文書檔案管理_綱要1創(chuàng)新

文書檔案管理文書檔案管理內(nèi)容綱要導言文書檔案管理課程是文秘專業(yè)的必修課程。在現(xiàn)代社會，任何一項專業(yè)工作都需要科學理論指導。文秘專業(yè)的核心理論是秘書學和文書學，相關理論有行政管理學、檔案學等等。文書檔案管理的學科基礎是文書學和檔案管理學，課程內(nèi)容屬于文書學與檔案管理學結合的產(chǎn)物。課程名稱“文書檔案管理”是一個偏正短語，其含意是“文書檔案的管理”，屬實用知識類課程，主要講授文書檔案的基本概念、管理知識和操作規(guī)范，我國文書檔案管理工作的基本程序和一般原理，以完善文秘專業(yè)人員的知識技能結構。第一章文書與檔案要了解“文書檔案”，必須先認識“文書”和“檔案”。第一節(jié)第一節(jié)文書的概念文書的概念一、文書的概念“文書”一詞，早在兩千多年前的西漢時期就已出現(xiàn)，賈誼過秦論有“禁文書而酷刑法”句，是現(xiàn)今發(fā)現(xiàn)最早使用“文書”的例子?！拔臅钡母拍钍前l(fā)展的。在我國古代，“文書”的含義豐富多樣指圖書；指公文、案卷；指字據(jù)、契約；指書札；文章和書法的合稱。此外，文書還是彈詞的別稱?，F(xiàn)代“文書”有兩種含義。一是指物，即指人們在社會實踐中為了記載、憑證、公布和傳遞的需要，以文字方式在一定書寫材料上表達思想意圖的一種書面記錄。這是現(xiàn)代文書的一般含義、通用義。二是指人，指機關單位、團體和軍隊的辦公室中承擔文字材料和信息處理工作的文書工作人員，簡稱“文書”。在基層單位，有時是職務名稱。這是文書的特殊含義?！拔臅笔俏臅鴮W最重要的概念。在現(xiàn)代，文書主要指“物”（書面文字材料），有廣義和狹義之分。廣義的文書，指人類在社會生活中產(chǎn)生的一切文字書面材料。包括務實的和務虛的，用于公務活動和私人活動的，有固定程式的和隨意書寫的。有多種多樣的符號形式、制作方式。狹義的文書，僅指在公私活動中使用的、有固定格式的文字材料。本課程所說的“文書”限于這一意義。具體定義各家不同，本課程所用教科書的定義為文書是行為主體在社會活動中為一定目的而形成和使用的、具有特定格式的應用性文字材料。簡言之，文書是行為主體在社會活動中形成的應用性文字材料。該定義的內(nèi)涵文書是文字材料的一種。與圖書、報刊、檔案一樣，是從屬于“文獻”的種概念。從文書的實際看，這里的“文字”不限于“語言的記錄符號”，應理解為“書寫的痕跡”，即除聲音和活動影像之外的文字、表意符號、圖表圖形和標記等記錄方式。文書有特定的格式和明確的授受關系。文書具有應用性，屬應用文范疇。對“應用性”的理解不能太寬泛，應用于具體事務的文字材料才是文書。文書有很強的目的性和針對性。與一般圖書報刊不同，文書是處理具體事務的工具，有明確的“辦事”目的，有特定的對象和明確的作用范圍。文書是行為主體在社會活動中自然形成的，是行為主體處理具體事務的自然結果。這里的“行為主體”指文書的責任者、發(fā)布者，即文書的“作者”，又叫“行文名義”。它可以是機關、企事業(yè)單位、群眾團體，也可以是個人或家庭?！靶形拿x”才是文書的真正作者，而執(zhí)筆寫作的人倒未必是“作者”。所以，文秘人員不是公文的作者。二、文書的本質屬性文書有政治性、機密性和知識性等一般屬性，其本質屬性是現(xiàn)實執(zhí)行性。（P7）現(xiàn)實性。文書是“現(xiàn)實”的。行為主體的現(xiàn)實活動是文書產(chǎn)生的根源，文書的目的是解決現(xiàn)實問題。執(zhí)行性。文書是“必須執(zhí)行”的。文書是行為主體依據(jù)法定權利和責任處理事務的工具，受國家法律保障，必須被執(zhí)行。現(xiàn)實執(zhí)行性。文書的“執(zhí)行”有一定的有效期。工作完成或問題解決，文書的執(zhí)行即告終止。三、文書的特點文書在人類社會活動中的使用極為廣泛，品種繁多。概括地說，文書的特點主要有三個方面1、法定的作者。所謂法定的作者，即發(fā)文的名義。指依據(jù)法律和有關的條例、章則、決定等成立的，并能以自己的名義行使法定的職能權利和擔負一定的任務、義務的機關和組織。這些法定的機關與組織可以在自己的職權范圍制發(fā)相應的公文。以機關領導人名義發(fā)布的公文，代表了其所在的機關、單位，因而也是法定的作者。享有公民權的個人是私人文書的法定作者。2、法定的權威和效力。文書的法定權威和效力，來源于法定的作者和其法定的權利，如果不具備或者超越了這種法定性，也就失去權威和效力。3、特定的程式。程式，即規(guī)程法式。文書，特別是國家行政機關的公文，具有規(guī)范的程式，包括使用文書的種類和格式及文書的處理程序。文書的特定程式是文書在形成過程中的特點。四、文書、文件、公文文書、文件、公文是文書學中既有聯(lián)系又有區(qū)別的三個常用術語?！拔臅币辉~最早見于西漢，“公文”一詞始見于東漢末年和三國時期，而“文件”一詞大約在清末才出現(xiàn)。在多數(shù)情況下，文書、文件的同義語；公文是文書（文件）的一類，如“公務文書”“私人文件”。文書（或文件）與公文的關系比較清楚，文書與文件關系則復雜些，主要是對于二者的外延大小有不同看法。一種意見認為，文書的外延大于文件。理由是文書既包括一般意義的文件，還包括簿冊、報表、臺帳等等。另一種意見認為，文件的外延比文書大。理由是文書通常指書面的文字材料，而文件還包括非文本的、非文字的材料，如音像文件、電子文件?，F(xiàn)在一般不以外延、載體形式區(qū)分文書、文件。隨著現(xiàn)代社會文書制作材料的擴展和記載方式的變化，文書和文件的內(nèi)涵和外延都在變化。文書既指“物”（文字材料），也指“人”（職務）。而文件僅指“物”。在指“物”的時候，文書是不可數(shù)的集合概念，不能以數(shù)量詞修飾。文件是可數(shù)的具體概念，如某一份或若干份文件。使用習慣上的區(qū)分。在“中央文件”“紅頭文件”“一號文件”“文件袋”“文件柜”中均不說“文書”。在“文書工作”“文書人員”“文書檔案”中均不說“文件”。第二節(jié)第二節(jié)檔案的概念檔案的概念“檔案”是檔案學最重要的概念。文書處理完畢，經(jīng)過整理歸檔，便成為“檔案”進入一個新的運動過程。我國的檔案產(chǎn)生很早，幾乎是隨著文書的產(chǎn)生而產(chǎn)生，保存起來的文書就是檔案。在“檔案”一詞產(chǎn)生之前，歷史上各朝代檔案的名稱不同。商朝時稱為“冊”，周朝時稱為“中”，秦漢叫“典籍”，魏晉南北朝叫“文書”、“文案”，唐宋以來叫“文卷”、“案卷”、“案牘”。檔案一詞是由“中”、“冊”、“文案”、“案卷”、“案牘”、“檔子”演變而來的。從現(xiàn)有文獻看，“檔子”、“檔案”作為口頭詞匯可能出現(xiàn)于明代或更早一些，作為書面語言則出現(xiàn)于明末清初。一、檔案的概念人們在社會實踐中對檔案這一事物不斷加深認識，逐步形成了關于檔案的完整概念。但具體的表述各有不同，差異主要在于“屬概念”，主要有“文件”、“文書材料”、“歷史記錄”、“文獻”等。如果聯(lián)系“文書”概念，檔案的定義可以簡潔地表述為檔案是機關、組織和個人在自身的社會活動中形成，經(jīng)過系統(tǒng)整理，作為歷史記錄保存以備查考的文書。這一定義的內(nèi)涵有以下幾點檔案是由文書轉化而來的，是文書的另一種存在形式。文書轉化為檔案一般要具備三個條件第一，辦理完畢的文書才能作為檔案保存；第二，對日后實際工作和科學研究活動有一定查考利用價值；第三，按照一定的規(guī)律集中保存。檔案就是經(jīng)過整理歸檔、集中保存起來的文書。文書是檔案的因素，檔案是文書的組合。檔案是各機關、組織和個人在其自身活動中形成的。文書的作者未必就是檔案的形成者。檔案的形式是多種多樣的。文書的物質存在形式?jīng)Q定了檔案的物質形式。隨著科學技術的發(fā)展，檔案的形式還會發(fā)生變化。檔案是保存?zhèn)洳榈脑加涗?。文書是行為主體在自身的職能活動中形成的，由文書轉化而來的各種轉化而來的檔案就是人們社會活動的原始記錄，是歷史的真跡和憑證。二、檔案的性質檔案與文書一樣，具有政治性、機密性、知識（信息）性等一般屬性，其本質屬性是原始記錄性。（參見教科書P8）檔案是歷史的原始記錄，這首先是由檔案的前身文書的形成特點決定的。文書產(chǎn)生于行為主體的社會實踐，是這種實踐的“連帶產(chǎn)品”，是人類社會活動的直接記錄，從內(nèi)容到形式都打上了鮮明的時代印記。其次，還決定于檔案的形成特點。文書是隨著人的實踐交錯地陸續(xù)地產(chǎn)生的，信息難免“散亂”，而經(jīng)過整理轉化為檔案，就成為一個有機的信息系統(tǒng)，歷史得以清晰地“記錄”和保存。因此，在一定意義上，檔案比文書更系統(tǒng)地反映歷史的原貌，是最真實、最可靠、最寶貴的史料。原始記錄性不僅使檔案區(qū)別于圖書、報刊等，也區(qū)別于文書。三、檔案的特點1信息的系統(tǒng)性。檔案是對有關文書、信息材料進行系統(tǒng)整理以后形成的，不經(jīng)過系統(tǒng)整理的零散的信息材料，不能以其為檔案。檔案要經(jīng)過整理分類，并按照一定的規(guī)律和方法組合起來形成案卷或案盒，以便于保管和查找利用。2保存的選擇性。不是所有的文書材料都能轉化為檔案，必須是日后有查考利用價值的文書，才能轉化為檔案。因此，對文書材料的鑒別、選擇就成為檔案的一個重要特點。另一方面，這種鑒別和選擇必須保持歷史的原貌，保持原始的記錄性，不可修改添加或者縮減，這就同其他圖書、資料、情報有所不同。四、檔案的價值和作用（一）檔案的基本價值1憑證價值檔案是原始記錄，是歷史的真憑實據(jù)。檔案真實地記錄和反映了當時人們的思想和活動，是歷史的真跡，可靠性強，因此，具有不容置辯的證據(jù)作用，往往具有法律效力。2情報價值檔案是以往社會活動以及各項工作的經(jīng)驗成果，對于現(xiàn)實工作的查考、總結經(jīng)驗和科學研究、歷史研究都有著極其重要的參考作用。檔案保存的年代愈久，也就愈珍貴，對科學研究和歷史研究的價值也就愈大。（二）現(xiàn)實作用基于檔案的兩大價值，檔案在現(xiàn)實生活中的作用是多方面、多層次的，主要有三個方面的作用1現(xiàn)實工作、社會活動的查考依據(jù)。2歷史的憑據(jù)。3科學研究的基礎和條件。五、檔案的分類按不同標準，檔案有多種分類。習慣上，人們首先把檔案分為文書檔案、科技檔案、專門檔案三類。嚴格地說，這種分類并不科學。根據(jù)通用程度，把所有檔案分為普通檔案、專門檔案兩大類。普通檔案由通用文書轉化而來，專門檔案由專用文書轉化而來。文書檔案，就是由通用文書轉化而來的、反映一般管理活動的普通檔案。按檔案形成者分類，有國家機關檔案、黨派團體檔案、企業(yè)單位檔案、事業(yè)單位檔案、名人檔案。獨立的社會組織（立檔單位）是區(qū)分檔案全宗的依據(jù)，社會組織的類型是建立全宗群的依據(jù)。按檔案內(nèi)容性質分類，有立法檔案、行政檔案、訴訟檔案、軍事檔案、外交檔案、經(jīng)濟檔案、科技檔案、藝術檔案、宗教檔案等等。這種劃分對人們從不同角度檢索利用檔案有意義。按檔案載體形式分類，有石刻檔案、泥版檔案、甲骨檔案、金文檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、紙質檔案、紙草檔案、羊皮檔案、蠟版檔案、棕櫚葉檔案、樺樹皮檔案、膠片檔案、磁帶檔案等。按信息記錄方式分類，有文字檔案、圖形檔案、音像檔案。音像檔案又可分為照片、錄音、錄像、影片檔案。這些檔案的保管技術要求各有不同，這種劃分可以有針對性地保護檔案。按檔案所屬時期分類，有古代檔案、近代檔案和現(xiàn)代檔案。古代檔案和近代檔案又統(tǒng)稱歷史檔案。在我國，對國家全部檔案作如下劃分第三節(jié)第三節(jié)文書與檔案的關系文書與檔案的關系文書與檔案是具有密切聯(lián)系、但性質不同的兩個事物。一、文書與檔案的聯(lián)系和區(qū)別“文件生命周期”理論可以較好地說明文書與檔案的聯(lián)系與區(qū)別。1、聯(lián)系就實體來看，文書、檔案所指的是處于不同運動階段的同一類事物。文書是檔案的前身，是檔案的基本來源；檔案是文書的變身，是文書的主要歸宿。“立卷歸檔”是文書與檔案的接合部。古代“文、檔不分家”，民國政府試行過“文書檔案連鎖法”，新中國實行“文書部門立卷”制度。這些都表明了文書與檔案的天然聯(lián)系。在當代科技革命的推動下，辦公自動化、信息網(wǎng)絡化、文檔一體化、檔案管理計算機化等趨勢熱流涌動，將進一步增強文秘工作與檔案工作的聯(lián)系。2、區(qū)別文書與檔案的主要成分都是文字材料，但兩者又有區(qū)別?！傲⒕須w檔”是文書與檔案的分水嶺。文書是現(xiàn)實的；檔案是歷史的。文書并不是全部轉化為檔案；檔案還包括不屬于文書的資料。文書是社會生活進行中正在運行使用、未經(jīng)整理歸檔的文字材料；檔案則是工作完畢之后停止運行、且經(jīng)過整理歸檔的文字材料。文書產(chǎn)生于正在進行的工作之中或工作剛剛完成之后，與現(xiàn)行工作密切相關，是必須遵循的依據(jù)；檔案則產(chǎn)生于某項工作全面結束之后，是以往工作的歷史記錄，只對今后起參考或憑證作用。文書主要用于傳播組織意識、實施組織職能，及時地發(fā)揮實際功用；檔案則是既往工作活動情況的信息儲存，它的功用在于事后供人們參考。二、文秘工作與檔案管理的關系文秘工作與檔案管理既有區(qū)別，又有緊密聯(lián)系，難以完全區(qū)隔。在古代，秘書工作、文書工作與檔案工作往往由同一個結構掌管，負責撰擬、處理文書的官員，一般都兼有整理、保管檔案的責任。直到唐代，文書工作與檔案工作才開始分離，但分工也不是十分明晰。在現(xiàn)代，人們認識到秘書工作、文書工作、檔案工作的屬性不同，文書學、檔案學各自成為獨立學科，各有不同的研究對象。但是，在機關工作中，不僅秘書工作與文書工作難以截然分開，而且不可能把檔案管理完全推給獨立的檔案館，仍然在機關內(nèi)設檔案室。文書，是聯(lián)系秘書工作、文書工作與檔案管理工作的主要媒介。秘書學、文書學、檔案管理學，都研究文書，都研究怎樣利用文書為工作服務，為社會服務。三者形成了既有各自的側重又有相互交叉的狀況。第二章文書檔案的起源和流變文書檔案作為人類社會特有的一種文化現(xiàn)象，源遠流長。尤其是在中國這樣一個文明古國里，文書檔案不僅有它輝煌的昨天，而且是蘊藏極為豐富的傳統(tǒng)文化寶庫。第一節(jié)第一節(jié)文書檔案的起源文書檔案的起源文書檔案是人類文明的產(chǎn)物，又是人類文明最重要的載體。文書起源于原始記事。記述手段從原始的口耳相傳，到結繩、刻契，再進化為圖畫文字，具有“保存”記憶，“固定”事實的功能，是文書檔案的萌芽?？梢韵胍?，在遠古，文書檔案的成形經(jīng)歷了一個漫長的歷史過程。它的誕生有三個重要條件文字的發(fā)明國家的產(chǎn)生商貿(mào)的發(fā)展真正意義上的文書檔案是一種文字記錄，一直到原始社會末期文字的出現(xiàn)才使正式檔案的產(chǎn)生成為可能，也就是說，文字的產(chǎn)生是檔案產(chǎn)生的前提條件。公元前3200年左右，兩河（幼發(fā)拉底河和底格里斯河）流域的蘇美爾人發(fā)明了最早的文字，稱為楔形字或釘頭字，有意符和音符。楔形字在不同時代書寫不同的語言，并傳播到周圍的民族。古代巴比倫人、亞述人、波斯人等都曾使用這種文字。關于我國文字的出現(xiàn)，曾有“伏羲造字”、“倉頡造字”等等說法，現(xiàn)在一般認為，殷商甲骨文是我國最早的文字。當代的考古發(fā)現(xiàn)表明，距今約六千年的仰韶文化中的原始陶文是我國文字的源頭。根據(jù)周禮、尚書等古籍記載，我國原始社會末期已產(chǎn)生了最早的文書和檔案。原始先民的“刻契”（木契）可視為我國文書的萌芽。文字的產(chǎn)生發(fā)明擴展了人類交流、傳播信息的手段，國家的產(chǎn)生，使文書檔案的運用更為廣泛，管理更加規(guī)范，而商貿(mào)的發(fā)展，則促使文書檔案走向民間，走向大眾，文書便有了公、私之分。第二節(jié)第二節(jié)文書檔案的流變文書檔案的流變一、我國文書檔案的載體沿革甲骨檔案金石檔案簡牘檔案縑帛檔案紙張檔案機讀檔案甲骨文書是刻寫在龜甲和獸骨上的文書。1899年，清朝國子監(jiān)祭酒、金石學家王懿榮在北京的藥鋪中偶然發(fā)現(xiàn)被當作藥材的“龍骨”（即龜甲）上刻有符號，經(jīng)研究確定它是一種古文字。這些出土于河南安陽小屯村（商王盤庚遷國人于此，建立都城）的“龍骨”有十五萬多片，流散于世界各地，共約有五千個甲骨文字。金文文書是鑄在金屬器皿上的文書。商朝時人們已經(jīng)掌握了很高的青銅冶煉和鑄造技術，用于祭神、祭祖的青銅器上常常鐫刻文字，稱為“銅器銘文”，又稱“金文”或“鐘鼎文”。金文文書記載的都是重大史事和天子的訓誥，保存以昭示后人，這樣便形成了金文檔案。石刻檔案是鐫刻在石碑等的文書，所謂“勒石紀事”。與金文檔案一樣，石刻檔案的內(nèi)容也多為封禪紀念之類，它們雖然不是文書檔案的主體，但歷朝歷代都有。簡牘文書是刻寫在竹片或木片上的文書，主要用于記事。刻寫在竹片上的稱竹簡，也稱簡策、汗簡、簡冊、殺青；刻寫在木片上的稱木牘、版牘。簡牘文書在紙張普遍使用之前曾長期流行。東周及春秋戰(zhàn)國時期，公文書寫材料增多，開始用縑帛（絲織品）制作文書。人們把縑帛文書折疊起來，或用木棒為軸把帛書卷起來，卷成一束、一軸，叫“案卷”、“卷軸”，就是縑帛檔案。二、各時代文書檔案發(fā)展概略（一）奴隸制時代的文書檔案奴隸制的夏、商、周時期，是我國有文字記載的最早的國家形成時代。國家在管理活動中，形成了大批的策命、法典、文告、盟辭、契券等文書檔案，是古代文書檔案中最寶貴的部分。目前尚未發(fā)現(xiàn)夏朝文書檔案的原件，但尚書等古籍收錄了禹貢、禹誓、禹禁、夏箴、甘誓、教稷、胤征、五子之歌等八篇夏代文書。商朝的文書檔案相當豐富。由于國家事務增多，商朝有了各類秘書人員，更重要的是有了成熟的、能完整地表達思想的甲骨文字，產(chǎn)生了甲骨文書、簡牘文書和金文文書。西周的文書，在載體上仍然以甲骨文書、簡牘文書、金文文書為主，但文書的種類、數(shù)量均比前代有所增多。西周建立了我國歷史上最早的中央檔案機構天府。西周的重要文書，除正本之外，大都錄制有副本多份。正本收貯于天府，其余副本分別保存于“太史、內(nèi)史、司會及六官”處，這是我國文書檔案工作中副本制度的起始。東周及春秋戰(zhàn)國時期，公文書寫材料增多，開始用縑帛（絲織品）制作文書。在西漢蔡倫發(fā)明造紙術之前，縑帛和簡牘是文書檔案主要的載體材料。從文書種類上來看，奴隸制時代的文書主要有典、命、誥、訓、誓、質劑、盟書、事書、丹書、丁籍、譜牒、版圖等種類。值得注意的是，這個時期已有了文書檔案制度的萌芽，文書的制作、署名及編號歸檔都有了初步的規(guī)范，為后來的文書檔案工作打下了一定的基礎。（二）封建時代的文書檔案經(jīng)過了東周及春秋戰(zhàn)國時期的過渡，秦始皇建立統(tǒng)一王朝，中國進入了封建社會。在兩千多年漫長的歷史歲月中，隨著社會的發(fā)展和時代的演進，文書檔案也日趨豐富，以至于卷帙浩繁，難以數(shù)計。秦漢魏晉時期，文書檔案發(fā)展迅速。秦朝在統(tǒng)一文字、統(tǒng)一貨幣、統(tǒng)一車軌、統(tǒng)一度量衡的同時，明確了掌管文書的部門及人員，推行了文書用字、避諱、?？?、用印、傳遞、收發(fā)登記等一系列制度，在文書種類上改“命”為“制”，改“令”為“詔”，初創(chuàng)了“奏”、“議”等種類，在文書制作及運行上有了明顯的進步。漢魏時期，文書檔案的載體發(fā)生了根本性的變化。由于“縑貴而簡重”，人們開始尋求一種價廉易得、書寫方便的材料來代替簡牘和縑帛。西漢時就出現(xiàn)的紙較原始，數(shù)量也少，未普及。到了東漢，蔡倫改進了造紙術（公元105年），制成了植物纖維紙。但是，用紙張代替縑帛為書寫材料，卻是東晉末年的事。當時的豪族桓玄規(guī)定用紙張代替簡帛為文書書寫材料，自此，紙張成為日常公文的主要制作材料，完全取代了使用一千多年的簡牘。漢魏六朝的文書種類有了較大發(fā)展，主要有制、詔、敕、策書、告諭、令、璽書、議、奏、章、表、疏、上書、對策、檄、移教、封事等之類，文書的避諱制度、起行“抬格”制度、用印制度、簽署制度等都得到了進一步強化，文書檔案有了基本完善的規(guī)范。唐宋時期是我國文書檔案發(fā)展的高峰期，文書檔案也更為豐富、成熟。唐王朝皇室中有專門撰制文書的幕翰林學士、中書舍人，各州、縣都有掌管文書的幕府、主簿、書記，文書檔案工作形成了嚴密的系統(tǒng)。唐王朝繼承并發(fā)展了先朝的文書規(guī)范，形成了文書撰擬制度、封駁制度、簽押制度、判署制度、用印制度、折疊制度、傳遞制度、催辦制度、移交制度、保存制度、保密制度及貼黃、引黃制度，使文書從制作到運行到保存都有一系列的制度保證。宋代沿襲唐代的制度規(guī)范，在文書種類上更為繁多，出現(xiàn)了制、詔、誥、敕、冊、御札、德音、口宣、批答、札子、敕牒、部符、榜文、堂帖、告身、照札、宣札、印紙、頭子、疏、申狀、表、封事、上書、移、關、刺、牒、諮、密白等幾十種文書。宋代非常重視文書的歸檔編纂，從中央到地方各級官府都普遍設立“架閣庫”，存放文書檔案，派專人負責管庫，并利用文書檔案資料編纂了宋大詔令集、赦書德音、神宗御批、元祐詔旨、大觀詔令等典籍。元明清三朝的文書檔案在繼承的基礎上又有發(fā)展。元朝除有類似唐宋的文書檔案管理系統(tǒng)外，還專門設置了蒙古翰林院，設翰林院學士承旨、侍制等官員，負責擬制、翻譯文書，在皇帝各部門及地方政權中設令史、掾（YUN）史、書吏、典籍、照略案牘、提控案牘等官員掌文書檔案，在文書檔案的管理上增加了翻譯繕寫制度、當面交卷制度、周年交案制度、辦理程限制度，朱銷文簿制度等，使文書檔案的管理更加嚴密。明朝設通政使司專管文書檔案，創(chuàng)立了題本和奏本為新文書種類，并屢禁繁文，將“貼黃”改變?yōu)槲臅鴥?nèi)容摘要制度，加快了文書的運轉，使文書的處理進一步完善。清朝設內(nèi)閣為執(zhí)掌文書檔案的最高機關，所屬典籍廳、滿本房、漢本房、蒙古房、誥敕房、稽察房、批本處等分掌文書檔案的各項事宜，設通政使司接收各省文書，在文書處理上增加了遞呈、初閱、錄副、發(fā)抄、議復、傳宣、存記、催辦、歸檔、密奏等制度，使文書檔案的運行程度更加嚴密完善。（三）民主革命時期的文書檔案民主革命時期，中國大地存在著不同性質的政權，這一時期的文書檔案也出現(xiàn)了截然不同的狀貌。南京國民政府為維護其統(tǒng)治，也很重視文書檔案。先后頒布了公文程式條例、公文用紙式樣的訓令、公文革新辦法、公文改良辦法、文書處理競賽實施辦法綱要等規(guī)定，文書種類有令、呈、批、咨、函、訓令、指令、布告、手諭、牌示等。南京國民政府的文書檔案仍存在著濃厚的封建色彩，稱“老爺”、“大人”、“卑職”、“賤職”，開頭結尾有“奉”、“伏乞”、“飭遵”等套語，字句艱澀難懂，而且文牘泛濫，辦理繁瑣。中國共產(chǎn)黨在革命斗爭中創(chuàng)立了體、用全新的文書檔案。在“五四”新文化運動的推動下，中國共產(chǎn)黨及人民政府的文書，用白話文，加標點符號，與舊文書完全不同。在文書種類上，完全脫開封建文化的窠臼，創(chuàng)立了宣言、綱領、章程、計劃、通告、通知、命令、訓令、通令、條例、決議案、指示信、報告、請示、批復、布告、決定、公函等幾十種新型文書。在文書檔案制度上，先后制定了文件處置辦法、公文程式方案、簡明公文程式、公文程式改革令、公文處理暫行辦法等一系列規(guī)定，推動新型文書檔案的不斷發(fā)展。在艱苦的戰(zhàn)爭環(huán)境，中共中央還設立了檔案庫“中央文庫”，將文書材料分四類九項十三部（1最高決議；2一般決議；3對外宣言；4個別指示；5對共產(chǎn)國際的報告；6中央同志的意見；7組織部及秘書處各種文件；8刊物；9秘委婦委民委文件；10特委及軍委文件；11反帝文件；12烈士絕筆；13政治局與常委會會議記錄）進行整理歸檔，建立了科學有序的文書檔案管理規(guī)則，保存了珍貴的文書檔案，為新中國的文書檔案奠定了堅實的基礎。（四）社會主義革命和建設時期的文書檔案中華人民共和國成立后，文書檔案的發(fā)展進入了全新的時期。建國四十多年來，黨和政府非常重視文書檔案工作，先后發(fā)布了中國共產(chǎn)黨中央和省（市）級機關文書處理工作和檔案工作的暫行條例、中國共產(chǎn)黨縣級機關文書處理工作和檔案工作暫行辦法、國務院和所屬各部門行文關系的暫行規(guī)定、關于公文名稱和體式問題的幾點意見、國家機關文書立卷工作和檔案工作暫行通則、中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例、國家行政機關公文處理辦法、中華人民共和國檔案法等一系列法律、法規(guī)，完善了文書檔案工作制度，使我國的文書檔案走上了規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學化的正確軌道。目前，我國在文書工作中形成了齊全、合理的文種，簡明實用的程式，較為完備的文書檔案工作制度。第三章文書工作概述文書工作通常也叫文書處理工作，主要是指公務文書的形成、處理和管理的程序、手續(xù)等。一個機關的組織或辦事機構，圍繞公文的形成、處理與保管工作，需要有一系列的工作環(huán)節(jié)，形成一個運轉流程，在這一流程中所做的一切工作，都是文書工作。第一節(jié)第一節(jié)文書工作的內(nèi)容和任務文書工作的內(nèi)容和任務不同的機關、不同的時期，文書工作的具體內(nèi)容是不一樣的；不同類型的公文，也有不同的程序和手續(xù)，如專用公文，其處理過程直接關系某種業(yè)務的完成，方式較多，也較特殊。這里所說的文書工作主要是以國家行政機關通用文書的處理工作為主。一、文書工作的內(nèi)容文書工作主要包括三大環(huán)節(jié)，即公文的形成、公文的處理和公文的管理。公文的形成是文書工作的前提環(huán)節(jié)；公文的處理是文書工作的中心環(huán)節(jié)；公文的管理是文書工作的歸結環(huán)節(jié)。前提、運轉處理、歸結正是公文產(chǎn)生、發(fā)展、終結的一個有規(guī)律性的完整過程。文書工作的具體內(nèi)容主要包括（1）公文的草擬、審核、簽發(fā)、復核、登記和分送；（2）公文的繕印、用印、登記、分發(fā)（包括傳遞）等；（3）公文的簽收、登記、審核、擬辦；（4）批辦、承辦、催辦、注辦等；（5）會議、匯報的記錄與整理；（6）公文的平時歸卷、提供借閱與保管；（7）公文的系統(tǒng)整理與歸檔；（8）為領導人準備有關資料；（9）文書的機要保密；（10）完成領導人交辦的其他文書工作事項。二、文書工作的任務文書工作的基本任務是根據(jù)工作的需要和客觀實際，高質量地形成機關的公文，科學地組織和準確地處理機關的公文，有秩序而安全地進行公文運轉，完整妥善地保管公文，正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進機關工作，為領導工作服務，為社會主義現(xiàn)代化建設服務。第二節(jié)第二節(jié)文書工作的原則和要求文書工作的原則和要求一、文書工作的原則國務院發(fā)布的國家行政機關公文處理辦法（2000年）指出“公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。”“公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定，確保國家秘密的安全?！备鶕?jù)上述精神，文書工作的基本原則應該是堅持實事求是、反映客觀實際；精簡公文，反對官僚主義、形式主義和文牘主義；注重實用，高效率地做好文書工作。二、文書工作的要求文書工作的具體要求是準確、及時、安全、保密。要做到嚴肅認真、一絲不茍，不能粗枝大葉，不可出現(xiàn)紊亂和錯漏，以免給機關工作帶來麻煩和困難，以至造成嚴重損失。文書處理要及時、迅速，反對拖拉、積壓和迂緩，注重時效，講究效率，不搞公文“旅行”。要做好協(xié)調催辦工作，防止誤時誤事。有些公文宜減少手續(xù)，避免人為地制造迂回和曲折過程。文書處理要做到安全、可靠，確保國家機密。要保護好公文，使之不丟失、不損壞。要嚴格執(zhí)行保密制度，防止失密泄密。保守機密，慎之又慎。第三節(jié)第三節(jié)文書工作的機構和領導文書工作的機構和領導文書工作主要是對本機關進行負責，是為本機關的領導工作和業(yè)務工作以及各項公務處理進行服務，由內(nèi)設的文書工作的機構進行管理。檔案工作，根據(jù)統(tǒng)一管理的原則，設置全國規(guī)模的檔案工作機構進行管理，各機關的檔案，由機關設立檔案室集中統(tǒng)一管理；各機關形成的需要長遠保存的檔案和歷史檔案，由國家設立各級各類檔案館，分別進行集中統(tǒng)一管理；全國的檔案工作，由各級檔案事業(yè)管理機構統(tǒng)一地、分工負責地進行指導和監(jiān)督。一、文書工作機構文書工作的領導機構是各級黨政機關和負責人；管理機構是各級黨政機關辦公廳（室），并設立文秘部門或者配備專職人員負責文書處理工作。文書工作擔負的不是機關的某一項專業(yè)職能，而是綜合職能，因此，文書部門是機關綜合機構即秘書部門的一個組成部分。機構的設置大體有兩種情況第一，對一些較大的機關來說，由于他們的文書處理工作任務比較繁重，而且某些環(huán)節(jié)又具有專門的業(yè)務技能，則設立專門的文書工作部門，如“文書處”、“文書科”等，歸機關辦公廳（室）領導。這里要指出的是，文書處理工作不僅僅由專業(yè)部門負責，機關的領導和其他職能部門也會承擔一部分文書處理的任務。第二，對于一些較小的機關或者基層單位來說，由于文書處理工作的任務較少，就沒有必要成立專門的文書工作部門，一般只在辦公室設立一兩個專職或兼職的文書工作人員。文書部門的任務主要是形成文書、處理文書和保管文書。二、文書工作的組織領導文書工作主要是對本機關負責，為本機關服務，文書部門主要接受本機關的領導，但也不排除上級文書部門對文書工作的指導。一般地說，對文書工作的領導、指導關系可以從以下幾個方面分析第一，從全國來說，中央辦公廳、國務院辦公廳分別負責領導和指導黨和政府系統(tǒng)的文書工作。這種領導和指導主要是通過制定和發(fā)布有關的條例、制度和辦法，作有關的指示和決策，負責召開有關的會議等形式和途徑對文書工作進行業(yè)務上的指導。第二，從一個機關來說，文書工作由本機關的秘書長或辦公廳（室）主任負責領導。其主要職責是對本機關文書工作的任務和文書工作的組織工作，提出全面的工作計劃和實施方案?？偨Y本機關及其所屬單位文書工作的經(jīng)驗，推廣先進典型，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正，并提出改進的意見和辦法；根據(jù)中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例和國家行政機關公文處理辦法設計文書規(guī)格，制定機關文書工作規(guī)范，促進文書工作科學化、規(guī)范化、制度化；組織購置文書工作設備，促進文書工作的辦公自動化；指導、幫助機關各部門專職、兼職的文書工作人員提高業(yè)務水平。第三，從上下級機關的關系來說，上級領導機關的辦公廳（室）有責任對其所屬的機關單位的文書工作進行業(yè)務上的指導。第四，由于文書工作與檔案工作有著密切的聯(lián)系，因此，機關檔案部門有責任按照檔案工作要求對機關各部門的歸檔文書整理分類及歸檔工作進行指導監(jiān)督和檢查。第四章文書的形成第一節(jié)第一節(jié)文書的種類文書的種類一、文書種類的劃分和選用文書種類簡稱文種。（一）文書種類劃分的意義1、適應組織管轄范圍和職能，保證機關工作有序運轉。2、適應不同的行文關系，保證文書處理正確、及時。3、反映不同文書的寫作規(guī)律，實現(xiàn)文書寫作規(guī)范化。（二）劃分的標準和類別按不同的標準，文書可有多種不同的分類。1、按文書的形成主體劃分，有公務文書和私人文書兩大類。文書的公私之分，在我國古代已見端倪。（1）公務文書公務文書是指法定機關、團體和組織為處理公共事務而形成和使用的文書。簡稱“公文”。國家行政機關公文處理辦法（教科書附錄一）第一章第二條對公文下的定義是“行政機關的公文（包括電報，下同），是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具?！卑垂牡姆ǘㄐ再|分類，有法定性公文、非法定性公文兩類。法定性公文是國家規(guī)定使用的公文。我國的法定性公文在不同時期略有更易，目前，國家行政機關的法定性公文為13種，執(zhí)政黨中國共產(chǎn)黨機關的法定性公文為14種。非法定性公文范圍極廣，包括法定性公文之外的所有應用文種類。公文的作用指導工作。規(guī)范行為。聯(lián)系公務。憑據(jù)備忘。宣傳教育。（2）私人文書私人文書指個人、家庭（或家族）在社會活動及處理私人事務中形成和使用的文書。其中包括隨生命歷程自然形成的文書（如出生證、身份證等），在教育、工作和生活中形成的各種文書，以及創(chuàng)作材料。在我國，文書學的研究對象主要是公務文書，以及著名人物的私人文書。2、按文書的使用范圍劃分，有通用文書、專用文書、常用文書和雜體文書等四類。（1）通用文書通用，即在一定范圍內(nèi)普遍使用。文書“通用”的前提，是標準統(tǒng)一、體式規(guī)范。國家行政機關公文格式（中華人民共和國國家標準GBT97041999）、國家行政機關公文處理辦法、中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例等法規(guī)性文件對我國黨政機關的通用文書做了明確規(guī)定，因此，通用文書又稱法定文書。目前，國家規(guī)定的行政機關通用文書為13種，黨的機關通用文書為14種。如命令（令）、決定（決議）、通知（指示）、通報、請示、批復等等。（2）專用文書專業(yè)部門的業(yè)務活動中形成和使用的文書，具有專業(yè)性、專用性。如經(jīng)濟文書、科技文書、司法文書等等。由于當代社會活動分解細致，因而其具體品種繁多。（3）常用文書指未納入“法定文書”范圍、國家未規(guī)定其體式標準的經(jīng)常使用的其他文書。如規(guī)章類的條例、辦法、章程，事務類的計劃、總結、調查報告、簡報等。（4）雜體文書除上述三類之外的文書，主要有書信類、禮儀類。如證明書、意見書、聘書、介紹信、慰問信、賀信（電）、請柬及各類致辭等。3、按文書的來源劃分，有外發(fā)文件（發(fā)文）外來文件（收文）內(nèi)部文件4、按行文關系劃分，有上行文平行文下行文5、按文件密級和閱讀范圍劃分，有秘密文件（密級絕密、機密、秘密）普通文件公布文件6、按文書的功用劃分，有法規(guī)性文書、指導性文書、報請性文書、知照性文書、契約性文書、記錄性文書、計劃性文書、禮儀性文書等。（三）文書種類的選用1、依據(jù)機關權限選用2、依據(jù)行文關系選用3、依據(jù)發(fā)文目的選用二、通用文書即法定文書。國家行政機關公文處理辦法規(guī)定了13種命令（令）適用于依照有關法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。通告適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。通知適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。請示適用于向上級機關請求指示、批準。批復適用于答復下級機關的請示事項。意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。函適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。第二節(jié)第二節(jié)文書的體式文書的體式體式，指文章的體裁和格式。文章的體裁即文體。文體是文本構成的規(guī)格和模式，屬于形式范疇。文體是歷史積淀的產(chǎn)物，它反映了文本從內(nèi)容到形式的整體特點。任何文體都同其一定的表達內(nèi)容相適應，每種文體都具有某種對現(xiàn)實社會內(nèi)容的表達功能。新文體的產(chǎn)生依賴于新的歷史環(huán)境，然而文體一經(jīng)形成和確定，又會反作用于表達內(nèi)容，對它具有一定的制約和要求。文體有多種分類。一般分為政論文體、科學文體、文藝文體、公文文體、廣告文體等幾類。各類文體在運用語言表達內(nèi)容時，各有不同的特征。一、文書的文體公文文體是表達領導意圖、傳達政務信息、反映有關情況的，要求格式規(guī)范，表達方式多為敘述、說明、議論，語言簡明、準確、平易，文風莊重、嚴肅、樸實。文書的體式是指構成文書的文字形態(tài)、表達體例、文書結構以及文書上的各種標記、文字排列、用紙格式等。各種文書都必須按照規(guī)定的統(tǒng)一體式撰寫和印制。只有符合規(guī)定體式的要求，才能保證文書發(fā)揮其特有的作用。掌握文書體式方面的知識，對于學習公文寫作和辦理公文，都是非常必要的。在表達方式上，文書以說明為主，兼用敘述、議論等方式。公文的內(nèi)容制約著表達方式的采用，公文的主要內(nèi)容所在不一，表達方式也各有側重。以提出要求為主要內(nèi)容的公文，表達方式側重于說明；以反映情況為主要內(nèi)容的公文，表達方式側重于敘述；以闡明道理為主要內(nèi)容的公文，表達方式側重于議論。說明是公文運用最多的表達方式。每一篇公文中都有完整的說明文字，但它與一般的說明文也有所不同，不需要對不必要的細節(jié)作過細的說明，而往往采用概括性的說明。另外，正因為公文敘述的要領是說清概況，公文議論的要旨是證實目的，所以，公文中敘述和議論因而帶有說明性，敘述、議論的文字中也往往夾有說明。公文中的敘述，雖然也離不開時間、地點、人物、事件、原因、結果等要素，但它帶有顯著的概括性。公文中敘述事物，一般不細膩地刻畫、特寫，不象記述文那樣詳寫事情發(fā)展變化的具體過程，而是直述事實，概括反映全面情況，簡潔地敘說梗概。公文中表達情感時，不象記述文那樣奔放或細膩，而是具有莊重、鮮明的特色。公文在說明情況、分析問題、得出結論時，有時也做適當?shù)淖h論，但是它又與學術論文不同，不需要過多的論證。議論文（如社論、評論、學術論文）的目的在于影響讀者，并非針對某一具體事項直接提出要求，所以帶有泛泛而論的屬性。而公文中的論述則是為了解決實際工作中某一問題、圍繞既定要求而發(fā)，帶有直接的目的性，不允許偏離目的，涉及與要求無關的內(nèi)容，更不得放言空論。二、文書的格式文書格式，簡言之就是文書的表現(xiàn)形式。它相對于文書的內(nèi)容而言，既由文書的內(nèi)容所決定，又服務于文書內(nèi)容的需要。通常我們將國家行政機關公文格式作為文書格式的范本。公文格式的范疇包括以下內(nèi)容。（一）公文的介質紙介質公文是國家行政機關公文（以下簡稱“行政公文”）的基本表現(xiàn)形式。這是由行政公文的性質和作用決定的。行政公文是公民、法人所遵從的行為規(guī)范、依據(jù)和憑證，因此必須以物質（紙）介質的形式存在。即使隨著科學技術的進步，公文在傳播、傳遞中大量使用現(xiàn)代化手段如電話、電視、計算機網(wǎng)絡等來進行，但最終作為憑證和依據(jù)的，仍然是紙介質公文，這如同俗話所說的“空口無憑，立字為據(jù)”。從中國歷史來看，有甲骨介質公文、竹簡介質公文、絲絹介質公文和紙介質公文。世界各國大都如此，都以紙介質公文的形式存在。公文紙介質產(chǎn)品形態(tài)包括開本、規(guī)格、印刷、裝訂等，它們均屬于公文格式規(guī)范化的范疇。（二）公文數(shù)據(jù)的表現(xiàn)形式公文的數(shù)據(jù)通過文字、符號、數(shù)字、圖表、圖形等表現(xiàn)出來，對這些表現(xiàn)形式做出規(guī)定，也是公文格式所要解決的問題。（三）公文的組成要素公文的內(nèi)容是核心要素，圍繞著公文內(nèi)容必然產(chǎn)生其他的要素，如公文要給誰看，就產(chǎn)生了公文的主送、抄送要素；公文的內(nèi)容何時生效，就產(chǎn)生了公文的成文時間和印章要素等等。規(guī)定公文由哪些要素組成，這些要素的作用是什么，各要素的排列順序、所處位置及其標識方法，是公文格式最終要解決的問題。三、公文格式標準化的意義（一）公文格式標準化是公文的性質所決定的。行政公文由法定的作者制成和發(fā)布，代表法定機關發(fā)言，在現(xiàn)實執(zhí)行中具有法定權威，由此也產(chǎn)生法定效力，這是行政公文區(qū)別于其他文字材料的最根本的特征。對公文的法定效力，我們可以作以下幾點理解其一，行政公文之所以具有法定效力，是由于公文的制發(fā)機關是依照國家法律成立并被授予相應行政職權的機關，其基本職權之一就是制發(fā)國家機關公文。因此，行政機關制發(fā)的公文具有法定效力。其二，行政公文的法定效力必須在各自的職權范圍內(nèi)發(fā)揮，不能失職也不能越權。其三，行政機關公文的法定效力具有強制性。如果沒有強制性，法定效力就是一句空話。行政機關公文的法定效力如果得不到執(zhí)行，行政機關則有權依法對拒不執(zhí)行者予以行政制裁或者提交司法機關進行法律制裁。（二）公文格式標準化是公文處理所需要的。國務院發(fā)布的國家行政機關公文處理辦法（國發(fā)200023號，以下簡稱辦法）要求，公文處理要實現(xiàn)制度化、科學化、規(guī)范化。公文格式的標準化是實現(xiàn)這“三化”的重要形式保證。可以說，公文格式的每一項內(nèi)容，都有其存在的必要性，都是為保證公文處理所設立的。例如，公文的份數(shù)序號用于顯示公文的制發(fā)份數(shù)，這就能準確掌握公文特別是帶有密級的公文的數(shù)量，防止和及時發(fā)現(xiàn)公文的丟失；緊急程度用于告知公文的辦理時限；秘密等級用于警示公文的閱讀范圍和保管等級；公文標題會提示公文的主要內(nèi)容和行文方向等?？傊?，公文處理的規(guī)范化要求公文格式的標準化與之相適應，公文格式的標準化又保證公文處理的規(guī)范化。（三）公文格式的標準化是順應社會發(fā)展而產(chǎn)生的。在中國共產(chǎn)黨領導下，我國的政治、經(jīng)濟形勢前景很好。在國內(nèi)，隨著政治體制改革和經(jīng)濟體制改革的不斷深人，黨中央、國務院推出了一系列以政府機關改革、國企改革、農(nóng)村工作改革為主要內(nèi)容的重大措施；在國際，我國與世界各國的政治、經(jīng)濟交流不斷擴大，政治地位穩(wěn)步提高，特別是加入WTO，標志著我國經(jīng)濟將融入世界經(jīng)濟發(fā)展的大潮中。在這種形勢下，國家行政機關的公文處理也必然要與之相適應。目前，國家機關公文格式首先實現(xiàn)了行政機關公文紙張大小從16開型向國際標準A4型的轉變，使公文格式與國際接軌，這對我國政府機關與世界各國政府機關在公文方面的交往起到了促進作用?？傊姓C關的公文之所以要有規(guī)范化的格式，主要是為了保證公文的完整性、準確性和有效性，提高辦事效率，給公文處理工作提供便利。四、現(xiàn)行國家行政機關公文格式現(xiàn)行國家行政機關公文格式，指公文的書面格式，即公文全部文面組成要素的排列順序和標識規(guī)則。我國現(xiàn)行國家行政機關公文格式的標準，是國家行政機關公文格式（中華人民共和國國家標準GBT97041999）。（參見P216）通常將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。眉首（亦稱文頭）公文首頁紅色反線（又稱間隔橫線）以上的各要素統(tǒng)稱；主體紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱；版記（亦稱文尾）主題詞以下的各要素統(tǒng)稱。（一）眉首眉首的特點是位置相對固定，一般由公文份數(shù)序號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、會簽人等部分組成。1公文份數(shù)序號公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號，作用是準確掌握公文的印制份數(shù)和分發(fā)范圍和對象。并不是所有的公文都需要編制份數(shù)序號。帶有密級的公文必須編制份數(shù)序號，用阿拉伯數(shù)碼（應不少于兩位數(shù)），頂格標識在版心左上角第1行。如果發(fā)文機關認為有必要，也可對不帶密級的公文編制份數(shù)序號，如國務院文件都編有份數(shù)序號。2秘密等級和保密期限秘密等級是標識公文保密程度的一種標志。密級由高到低分別為“絕密”、“機密”和“秘密”。國家行政機關的公文應按要求標識秘密等級。保密期限是對公文密級的時效加以規(guī)定的說明。秘密等級和保密期限間用“”隔開。如絕密3個月，意味著該公文屬于絕密等級，保密的期限為3個月，過期即可解密。3緊急程度緊急程度是對公文送達和辦理時間的要求，有“特急”、“急件”兩等。電報的緊急程度分為“特提”、“特急”、“加急”、“平級”等四種。4發(fā)文機關標識發(fā)文機關標識應使用小標宋體字，一般用紅色標識。有3種形式發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱“文件（電報）”“函”只標識發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱，不加“文件（電報）”字樣；“命令（令）”、“會議紀要”發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱文種聯(lián)合行文時，主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關名稱右側，上下居中排放；如聯(lián)合行文機關過多（曾發(fā)現(xiàn)過有14家聯(lián)合行文），必須保證公文首頁顯示正文，可將發(fā)文機關字號、行距縮小，直至保證公文首頁顯示正文為止（還要考慮留出發(fā)文字號、主送機關、標題的位置）。聯(lián)合行文的同級別機關，一般按黨、政、軍、群的順序排列。5發(fā)文字號發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成，一般在發(fā)文機關標識下居中排布，但函、命令（令）、會議紀要的發(fā)文字號排布有異。聯(lián)合行文，只標明主辦機關發(fā)文字號。發(fā)文字號的作用主要有一是統(tǒng)計發(fā)文數(shù)量，便于文件的管理；二是在查找和引用文件時可以作為文件的代號使用。機關代字，是該機關名稱中最具特征、最精練、最集中的概括，反映發(fā)文機關或部門的性質。如“中”，代表中共中央；“國”，代表國務院；“國辦”，代表國務院辦公廳。發(fā)文機關和機關內(nèi)各部門組織的代字，應由機關的辦公廳（室）統(tǒng)一編排，并注意名稱相近的單位機關代字不能重復或雷同。機關代字一經(jīng)確定，就不能輕易改變。機關代字一般由兩個層次組成。第一個層次是發(fā)文機關代字，第二個層次是發(fā)文機關主辦文件的部門的代字。代字后加“發(fā)”字的，多用于下行文；加“文”字的多用于上行文；加“函”字的多用于平行文。年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應標全稱，用六角括號“”括入；序號不用虛位（即1不編為001），不用“第”字。6簽發(fā)人重要文件上標注簽發(fā)人姓名，是表示文件生效并對文件內(nèi)容鄭重負責。上報的公文需標注簽發(fā)人姓名，如聯(lián)合行文還需標注會簽人姓名。簽發(fā)人姓名平行排列于發(fā)文字號右側，如有多個會簽人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行。（二）主體主體的長短依公文內(nèi)容而定。主體一般由標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注等要素組成。1標題公文標題是對公文中心內(nèi)容的高度概括與提煉，一般由發(fā)文機關、事由、文種三部分組成，通常稱為公文標題“三要素”。從語法結構上看，公文標題是以文種為中心詞，以發(fā)文機關、事由為限定修飾成分的偏正詞組。其中，在作者與事由之間，通常用“關于”、“對”等介詞連接，組成一個介詞結構。有時，公文標題的某些要素可以省略其一，省略發(fā)文機關名稱，只寫事由和文種。有三種情況一是一些法規(guī)性公文的標題一般不加發(fā)文機關；但正式公布這些法規(guī)類公文時，仍要使用完整的公文標題。二