秘書工作原則與悟性.ppt

1、1,秘書工作原則與悟性,XX縣郵政局辦公室培訓(xùn)課程,2,秘書工作原則與悟性,緒 論,【培訓(xùn)目的】 使學(xué)生掌握秘書工作的基本原則，領(lǐng)會堅(jiān)持秘書工作的原則性 和靈活性的統(tǒng)一是秘書思想水平與工作悟性的體現(xiàn)，重點(diǎn)培養(yǎng)秘 書的領(lǐng)悟力。 【培訓(xùn)重點(diǎn)和難點(diǎn)】 掌握秘書工作的基本原則，培養(yǎng)秘書工作的領(lǐng)悟力。 【培訓(xùn)內(nèi)容】 第一節(jié)“辦文”、“辦會”、“辦事”三者的交匯關(guān)系 第二節(jié)秘書工作的性質(zhì) 第三節(jié)秘書工作的基本原則,3,秘書工作原則與悟性,第一節(jié) 辦文辦會辦事的交匯關(guān)系,“辦文”、“辦會”、“辦事”三者的交匯關(guān)系 “辦文”，“辦會”、“辦事”是秘書對秘書工作形式的 精練概括。研究三者之間的關(guān)系，實(shí)際是為了認(rèn)

2、識秘書工 作中的邏輯關(guān)系和事理，明確和突出不同的秘書工作的重 心，增強(qiáng)對整體書工作的全盤認(rèn)識，以便更好地貫徹秘書 工作的原則，把秘書工作做好。,4,秘書工作原則與悟性,第一節(jié) 辦文辦會辦事的交匯關(guān)系,“辦文”、“辦會”、“辦事”三者的交匯關(guān)系示意圖,5,秘書工作原則與悟性,第一節(jié) 辦文辦會辦事的交匯關(guān)系,一、“辦文”、“辦會”“辦事”三者的相對獨(dú)立 （一）辦文 辦文通常稱為行文。行文可以指撰擬文書、起草文件等；也 可指文件的收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞等；還可以是指兩種意義綜合， 甚至是指由文書文件而產(chǎn)生的一切事務(wù)。由此可見，辦文的核 心是文字工作，這的特點(diǎn)就是辦理圍繞文字、文件、文書所展 開的工作。針對

3、辦文工作，有對秘書人員撰制公文的要求，有 收、發(fā)公文的處理程序，有明確的行文規(guī)則，所以，“辦文”具 有相對獨(dú)立的工作系統(tǒng)。,6,秘書工作原則與悟性,第一節(jié) 辦文辦會辦事的交匯關(guān)系,（二）辦會 辦會”就是辦理有關(guān)的組織事務(wù)工作?！皶笔蔷郏嵌嗳?參與的事，無論“議”還是“談”，都是把大家各自的想法、主 張、意見能通過聚在一起的形式統(tǒng)一起來，形成一個(gè)共識。 所以秘書辦會的一個(gè)中心任務(wù)就是起協(xié)調(diào)作用。在一定的時(shí) 間、一定的空間內(nèi)，既有各自的暢所欲言，心情舒暢，又有 共識共通，一致認(rèn)識，不留遺憾。秘書把“辦會”稱為“做會”。,7,秘書工作原則與悟性,第一節(jié) 辦文辦會辦事的交匯關(guān)系,會議辦得是否成功很

4、大程度取決于秘書對會議是否做到 精心策劃、組織落實(shí)。必須定時(shí)定點(diǎn)做好一切會務(wù)，是辦會 的特點(diǎn)。針對會議特點(diǎn)，秘書還應(yīng)總結(jié)出會議的要素，制定 會議的基本程序，并把會議改革作為一項(xiàng)重要的研究課題提 出來。這都表明“辦會”的相對獨(dú)立性。,8,秘書工作原則與悟性,第一節(jié) 辦文辦會辦事的交匯關(guān)系,（三）辦事 一切事務(wù)性工作都是“事”。廣義地理解，“辦文”、“辦會”也 是“辦事”。所以，“事”的特點(diǎn)就是雜，無邊無際，無盡無休，無 時(shí)無刻。 面對如此紛繁龐雜的事務(wù)，秘書的關(guān)鍵是摸索出事理，掌 握規(guī)律，舉一反三，才能盡量辦好所有的事。秘書的所有制度 和紀(jì)律要求，都是針對秘書辦事效率和辦事作風(fēng)提出來的，“辦 事

5、”的核心是認(rèn)識事理，認(rèn)識事理的目的在于提高辦事悟性，較 高的辦事悟性才能使秘書懂事、能辦事、把事情辦出最好。,9,秘書工作原則與悟性,第一節(jié) 辦文辦會辦事的交匯關(guān)系,二、“辦文”、“辦會”、“辦事”三者的相互聯(lián)系 （一）“辦文”有時(shí)是通過“辦會”解決的 秘書所辦之文，是代表組織的，即使是以領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人或法人 代表名義發(fā)文，文書的形成也需要通過領(lǐng)導(dǎo)集體的討論認(rèn)可， 也有必要集思廣益。圍繞著“辦文”，領(lǐng)導(dǎo)可以通過開會交代撰 文意圖，秘書通過開會領(lǐng)會意圖，可以通過集中討論，分析歸 納辦文的要領(lǐng)，也可以通過會議來貫徹落實(shí)文件精神。即使是 文件的傳遞運(yùn)轉(zhuǎn)，也可以能過會議來發(fā)傳達(dá)。所以，“辦會”， 有的時(shí)候是

6、“辦文”的另一種形式。,10,秘書工作原則與悟性,第一節(jié) 辦文辦會辦事的交匯關(guān)系,（二）、“辦會”離不開“辦文”的工作 圍繞著會議的籌備和組織落實(shí)，秘書要做的實(shí)際上一系列的文 字工作的落實(shí)。從會議通知、會議議程表、會議手冊到?jīng)Q定、決 議、會議決錄、會議簡報(bào)、會議紀(jì)要，還有典型發(fā)言、領(lǐng)導(dǎo)講 話、開幕詞、總發(fā)言等等，每一份會議文字材料的落實(shí)，對辦會 的會務(wù)秘書來說，都是實(shí)實(shí)在在的“辦文”。通過會議所達(dá)到的一 致目標(biāo)，也是要靠文書來體現(xiàn)和留存的。圍繞會議所形成的文字 材料，是組織好會議的重要工具，也是貫徹落實(shí)會議精神的重要 依據(jù)，還是記錄記載會議的重要?dú)v史資料。所以，“辦會”工作中 融舍合著“辦文”

7、的工作。,11,秘書工作原則與悟性,第一節(jié) 辦文辦會辦事的交匯關(guān)系,（三）“辦事”在多數(shù)情況下是通過“辦文”或者“辦會”體現(xiàn)的 以文書的形式或者會議的形式來交代辦事意圖，這是領(lǐng)導(dǎo) 經(jīng)常采取的交辦方式。“辦文”、“辦會”也經(jīng)常是秘書在處理事 務(wù)時(shí)采取的具體方法，特別是在一些具體問題的處理上，秘書 要通過會議收集信息，廣泛征求解決問題的意見建議；能過文 書的形式拿出解決問題的辦法。,12,秘書工作原則與悟性,第一節(jié) 辦文辦會辦事的交匯關(guān)系,三、全面掌握“辦文”、“辦會”、“辦事”的原則方法 （一）體現(xiàn)秘書的綜合職業(yè)能力 （二）體現(xiàn)秘書準(zhǔn)確地選擇處理事務(wù)方式和判斷力 （三）“辦文”、“辦會”、“辦事

8、”的原則和方法,13,秘書工作原則與悟性,第一節(jié) 辦文辦會辦事的交匯關(guān)系,1.功力扎實(shí)，工作落實(shí) “辦文”、“辦會”、“辦事”首先是辦具體事務(wù)，秘書的事務(wù)能力必須扎 實(shí)。辦事員浮躁，工作毛糙的秘書，什么也干不好。秘書的工作是瑣碎 平凡的，做好了不顯眼，做不好誤大事。所以，“辦文”、“辦會”、“辦事” 的首要原則是秘書的事務(wù)工作基本功扎實(shí)，工作落到實(shí)處。 2.綜合考慮，系統(tǒng)籌劃 在扎扎實(shí)實(shí)做好具體工作的基礎(chǔ)上，秘書要學(xué)會從局的角度綜合考 慮工作安排，從全系統(tǒng)的工作考慮，采取哪種“辦文”、“辦會”、“辦事”的 具體方式更有利于工作，秘書選擇“辦文”、“辦會”、“辦事”具體方式的依 據(jù)不僅僅是哪種方

9、式自己熟悉或熟練，而是要從全局考慮怎樣對工作更,14,秘書工作原則與悟性,第一節(jié) 辦文辦會辦事的交匯關(guān)系,3、形式多樣，主攻明確 “辦文”、“辦會”、“辦事”在具體實(shí)踐中相互交匯，相互融合，不可 分割。在完成具體工作任務(wù)，解決具體問題時(shí)，“辦文”、“辦會”、 “辦事”三者只能有所偏重，不能有所偏廢。秘書的工作中一方面應(yīng) 當(dāng)盡量采取靈活多樣的形式，另一方面應(yīng)當(dāng)明確主要的辦事方式， 力求主攻成果顯著。比如開會，會務(wù)工作中有“辦文”工作，也有具 體的事務(wù)要辦，文和事也都要辦好。“辦會”就有會務(wù)工作的特點(diǎn)， 工作側(cè)重點(diǎn)要放在會務(wù)上?！稗k會”中“辦文“也重要”，可以另派文筆 優(yōu)秀的秘書主抓會務(wù)中的文字工

10、作，“辦會”的秘書要一心一意做好 會務(wù)。,15,秘書工作原則與悟性,第一節(jié) 辦文辦會辦事的交匯關(guān)系,4.勤于總結(jié)，勇于創(chuàng)新 在完成領(lǐng)導(dǎo)交給的任務(wù)、承接領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情時(shí)，秘書常常在時(shí) 間緊、任務(wù)重的情況下及時(shí)選擇了具體的處理事務(wù)的方法。事情按 這種方式辦了，就不知道按另一種方式辦是什么結(jié)果。這么辦成功 了。也許另一種方式更成功；這么辦失敗了，也許另一種方式不一 不定失敗。在實(shí)際工作中，秘書總結(jié)失敗的教訓(xùn)比總結(jié)成功的經(jīng)驗(yàn) 更重要作用。所以勤于總結(jié)，勇于創(chuàng)新，并且在創(chuàng)新中模索更好的 工作方法，是秘書在“辦文”、“辦會”、“辦事”中取得事關(guān)功倍效果的 一項(xiàng)重要原則,16,秘書工作原則與悟性,第二節(jié) 秘

11、書工作的性質(zhì),此節(jié)改為悟性章節(jié) 如何？ 后邊的要求去了,17,秘書工作原則與悟性,第二節(jié) 秘書工作基本原則與要求,（一）秘書工作的基本原則 周恩來同志曾對秘早年我黨機(jī)要工作提出過要求：“第一要保密，第二要準(zhǔn)確，第三要迅速?！焙髞沓蔀槲尹h和我國政府對秘書工作基本原則的科學(xué)概括。 1、保密 （在秘書實(shí)務(wù)專門增加一講專題講授） 2、準(zhǔn)確 工作中秘書職業(yè)總結(jié)的主要經(jīng)驗(yàn)就是“辦文要準(zhǔn)，辦事要穩(wěn)，情況要實(shí)，主意要慎”。準(zhǔn)確既是對秘書工作量的要求，也是度的要求，更是質(zhì)的界定。,18,秘書工作原則與悟性,第二節(jié) 秘書工作基本原則與要求,（一）秘書工作的基本原則 3、迅速 秘書工作是針對領(lǐng)導(dǎo)意圖應(yīng)對各種復(fù)雜多變的情況，因此我們必須做到工作及時(shí)，提高效率，防止因動(dòng)作遲緩造成工作中變動(dòng)的局面出現(xiàn)。,19,秘書工作原則與悟性,第二節(jié) 秘書工作基本原則與要求,（二）秘書工作的基本要求：高效、求實(shí)、創(chuàng)新 1985年做好“三服務(wù)”即為直接領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為相關(guān)的各級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為人民群眾服務(wù)。 1985年，四個(gè)轉(zhuǎn)變 第一，從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻(xiàn)策。 第二，從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息。 第三，從單憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理。 第四，從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱幹鲃?dòng)服務(wù)