檔案計算機管理概述

1、第一章 檔案計算機管理概述,第一節(jié)檔案管理現(xiàn)代化 第二節(jié)檔案計算機管理系統(tǒng) 第三節(jié)檔案計算機管理的發(fā)展,第一節(jié)檔案管理現(xiàn)代化,一、什么是檔案管理現(xiàn)代化 1、概念 2、內(nèi)容 3、應(yīng)用,第一節(jié)檔案管理現(xiàn)代化,一、什么是檔案管理現(xiàn)代化 1、概念 檔案管理現(xiàn)代化是指用科學(xué)的思想、組織、方法和手段，對檔案工作進行有效的管理，使之獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟效益和社會效益。 三要素： 檔案管理中使用了現(xiàn)代化的技術(shù) 檔案管理者掌握了現(xiàn)代科學(xué)知識 建立起科學(xué)的檔案管理機制 檔案管理從以手工為主的傳統(tǒng)手段向采用現(xiàn)代化先進技術(shù)手段過渡。,第一節(jié)檔案管理現(xiàn)代化,一、什么是檔案管理現(xiàn)代化 2、內(nèi)容 主要是計算機技術(shù)的應(yīng)用

2、，即檔案計算機管理。 此外，還包括現(xiàn)代聲像技術(shù)、縮微技術(shù)、現(xiàn)代檔案保護技術(shù)、新型載體檔案管理等。新內(nèi)容會不斷增加。,第一節(jié)檔案管理現(xiàn)代化,一、什么是檔案管理現(xiàn)代化 3、應(yīng)用 可以解決檔案管理中迫切需要解決而用傳統(tǒng)手段又難以解決的問題。 如：自動控制檔案庫房溫濕度，改善檔案保管條件；防治檔案蟲、霉等生物性危害；減緩檔案載體老化、字跡褪變等由化學(xué)侵蝕和物理因素造成的影響，以利于檔案長期保管；實現(xiàn)高密度存儲，節(jié)省庫房造價；實現(xiàn)自動檢索和遠距離信息傳輸，做到快速準(zhǔn)確地利用檔案；對檔案借閱管理等工作進行自動化管理，提高工作效率。等等。,第一節(jié)檔案管理現(xiàn)代化,二、檔案計算機管理 1、概念 2、條件 3、應(yīng)

3、用,第一節(jié)檔案管理現(xiàn)代化,二、檔案計算機管理 1、概念 指在檔案管理的過程中，以計算機及其網(wǎng)絡(luò)作為工具或基本工作環(huán)境自動或半自動地代替人從事工作。 用計算機進行的檔案信息/數(shù)據(jù)處理 信息/數(shù)據(jù)：可以是反映檔案內(nèi)容和原始形態(tài)的一次信息、反映檔案著錄標(biāo)引數(shù)據(jù)的二次信息、經(jīng)過整理編輯的三次信息,第一節(jié)檔案管理現(xiàn)代化,二、檔案計算機管理 2、條件 （1）科學(xué)管理 思想和組織保證；制度保證等。 （2）檔案信息處理標(biāo)準(zhǔn)化 如檔案著錄規(guī)則、目錄組織規(guī)則、檢索語言和標(biāo)引工具標(biāo)準(zhǔn)、機讀目錄載體記錄格式等。 （3）檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)備 數(shù)據(jù)正確、完整和規(guī)范。 （4）設(shè)備、技術(shù)和人員準(zhǔn)備,第一節(jié)檔案管理現(xiàn)代化,二、檔案計算

4、機管理 3、應(yīng)用 （1）檔案自動編目和自動檢索 （2）檔案自動全文（原文）存儲與檢索 （3）檔案業(yè)務(wù)工作輔助管理 檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀、統(tǒng)計等環(huán)節(jié) （4）計算機輔助立卷 （5）檔案自動標(biāo)引 （6）檔案資料的自動編輯 （7）文檔一體化自動管理 （8）檔案保管環(huán)境的自動控制 （9）字跡褪變檔案的信息增強和恢復(fù)性處理,第二節(jié)檔案計算機管理系統(tǒng),檔案計算機管理系統(tǒng)，是指各級各類檔案部門及各種組織機構(gòu)用于對檔案信息/數(shù)據(jù)和檔案實體進行輔助管理的各種類型的計算機應(yīng)用軟件系統(tǒng)。又稱檔案管理軟件、檔案管理系統(tǒng)等。,第二節(jié)檔案計算機管理系統(tǒng),一、檔案管理系統(tǒng)功能規(guī)定 檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)

5、定 （國家檔案局中央檔案館2001年6月5日） 基本要求 第四條 檔案管理軟件應(yīng)具備數(shù)據(jù)庫管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，并能輔助實體管理及根據(jù)用戶特殊需求增擴其他相應(yīng)功能。 第五條 檔案管理軟件的開發(fā)研制與功能設(shè)計必須符合國家有關(guān)檔案工作和計算機信息系統(tǒng)管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。 第六條 檔案管理軟件的研制、安裝和使用，必須具有嚴(yán)格的安全保密機制。 第七條 檔案管理軟件應(yīng)具有良好的實用性、兼容性及可擴展性，并做到界面友好，用語規(guī)范，操作簡單，使用方便。,第二節(jié)檔案計算機管理系統(tǒng),檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定 （國家檔案局中央檔案館2001年6月5日） 第三章 數(shù)據(jù)

6、管理功能 第十條 數(shù)據(jù)管理模塊應(yīng)具備對各類檔案目錄及原文信息進行管理的功能，主要包括：數(shù)據(jù)庫的建立、修改、刪除，檔案數(shù)據(jù)的輸入、存儲、修改、刪除等內(nèi)容。 第十二條 數(shù)據(jù)項的設(shè)置應(yīng)符合檔案著錄規(guī)則（DA/T181999）規(guī)定。,第二節(jié)檔案計算機管理系統(tǒng),檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定 （國家檔案局中央檔案館2001年6月5日） 第四章 整理編目功能 第十五條 整理編目模塊應(yīng)具備數(shù)據(jù)采集、類目設(shè)置、分類排序、數(shù)據(jù)校驗、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、打印輸出等到基本功能，并能根據(jù)用戶需要增設(shè)主題詞（或關(guān)鍵詞）及分類號的自動標(biāo)引功能。,第二節(jié)檔案計算機管理系統(tǒng),檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定 （國家檔案局中央檔案館

7、2001年6月5日） 第五章 檢索查詢功能 第十七條 檢索查詢模塊應(yīng)具備對檔案信息數(shù)據(jù)進行多種途徑檢索查詢的基本功能，并具備借閱管理等輔助功能。 第十八條 檢索查詢模塊中必須設(shè)置題名、責(zé)任者、形成時間、主題詞、分類號等檢索項。根據(jù)用戶需求，還可設(shè)置文件編號、檔號等輔檢索項。,第二節(jié)檔案計算機管理系統(tǒng),檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定 （國家檔案局中央檔案館2001年6月5日） 第六章 輔助實體管理功能 第二十一條 輔助實體管理模塊應(yīng)具備對檔案征集、接收、移交以及檔案鑒定、密級變更等進行相應(yīng)管理的功能。 第二十二條 輔助實體管理模塊應(yīng)能滿足下列主要要求： （一）對征集、接收、移交檔案的時間、來源、交

8、接人、數(shù)量、種類、載體等進行管理； （二）對檔案劃控、保管期限變更、密級變更、鑒定銷毀等進行處理。,第二節(jié)檔案計算機管理系統(tǒng),檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定 （國家檔案局中央檔案館2001年6月5日） 第七章 安全保密功能 第二十三條 檔案管理軟件的研制、安裝和使用，必須符合計算機信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定（國保發(fā)19981號）的各項目要求，具備系統(tǒng)訪問控制、數(shù)據(jù)保護和系統(tǒng)安全保密監(jiān)控等基本功能，確保檔案數(shù)據(jù)安全。 第二十四條 系統(tǒng)訪問控制，必須能實現(xiàn)嚴(yán)格的權(quán)限控制，并具有防止越權(quán)操作的技術(shù)措施。,第二節(jié)檔案計算機管理系統(tǒng),二、開發(fā)方式 （1）自主開發(fā)，即完全由檔案館的技術(shù)人員進行研究開發(fā)。 （2

9、）聯(lián)合開發(fā)，即檔案館和軟件開發(fā)公司聯(lián)合起來進行檔案管理軟件的開發(fā)。 （3）第三方開發(fā)，即檔案管理軟件的開發(fā)者既不是檔案館，也不是主管部門，而是商業(yè)性的軟件開發(fā)公司。 （4）全國統(tǒng)一開發(fā)。這種方式存在于部分系統(tǒng)，如我國的氣象系統(tǒng)和工商銀行系統(tǒng)就實現(xiàn)了整個系統(tǒng)使用一套檔案管理軟件。,第二節(jié)檔案計算機管理系統(tǒng),三、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn) 1999年，我國第一個電子文件管理國家標(biāo)準(zhǔn)CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理（GB/T 17678.1-1999）發(fā)布。此后，相繼發(fā)布了電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T 18894-2002）、紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范 （DA/T 31-20

10、05）、公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則（DA/T 32-2005）、縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（DA/T 43-2009）、電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范（ DA/T 38-2008）。制訂和發(fā)布的電子檔案目錄交換標(biāo)準(zhǔn)有：全國革命歷史檔案數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn) 革命歷史檔案機讀目錄軟磁盤數(shù)據(jù)交換格式（DA/T 17.5-1995）、民國檔案目錄中心數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn) 民國檔案機讀目錄軟磁盤數(shù)據(jù)交換格式（DA/T 20.4-1999）、明清檔案目錄中心數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn) 明清檔案機讀目錄數(shù)據(jù)交換格式（DA/T 33-2005）。,第二節(jié)檔案計算機管理系統(tǒng),三、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn) 正在制訂的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)有電子文件名詞術(shù)語、電子檔

11、案著錄規(guī)則、電子文件歸檔細則、電子文件管理細則、電子公文文檔一體化管理規(guī)范、電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件管理系統(tǒng)通用功能需求、歸檔電子文件信息載體保護技術(shù)規(guī)范、歸檔電子文件真實性鑒定規(guī)程、網(wǎng)站資源歸檔與管理規(guī)范、檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全測試規(guī)程、數(shù)字檔案館設(shè)計與建設(shè)規(guī)范、計算機管理檔案軟件測評方法、數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范、縮微影像數(shù)字化轉(zhuǎn)換技術(shù)規(guī)范、照片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范、錄音檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范、錄像檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范、電子文件光盤存檔技術(shù)規(guī)范、數(shù)字檔案信息輸出到縮微膠片上的規(guī)定、檔案著錄標(biāo)記語言、文書檔案目錄數(shù)據(jù)元規(guī)范等。,第三節(jié)檔案計算機管理的發(fā)展,一、實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)軟件業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化 從統(tǒng)一規(guī)范的檔案術(shù)語到對檔案立卷、標(biāo)引、分類等各個工作環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)進行統(tǒng)一。唯有在行業(yè)內(nèi)部首先實現(xiàn)了不同軟件之間標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，才可能在此基礎(chǔ)上通過技術(shù)的升級來開發(fā)出可以適應(yīng)不同機構(gòu)和利用要求的通用性軟件。 而且只有達成全行業(yè)檔案管理軟件的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)后，才可以實現(xiàn)不同的軟件之間更好的進行數(shù)據(jù)的交換和信息的交流。,第三節(jié)檔案計算機管理的發(fā)展,二、功能更完善 1、仍有很多的軟件在處理文本檔案時都僅能進行目錄和標(biāo)題以及檔號的輸