如何做好機(jī)關(guān)檔案管理工作

1、如何做好機(jī)關(guān)檔案管理工作是人類發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，是處理完畢的、具有參考價(jià)值的、集中保存的、系統(tǒng)的歷史文件，是檔案信息與檔案客體的復(fù)合體，它具有個(gè)體意識(shí)和群體意識(shí)的功能。 提高檔案工作的效率與質(zhì)量， 可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。 因此，機(jī)關(guān)檔案管理工作人員務(wù)必認(rèn)真做好檔案收集、管理、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。那么，如何做好檔案管理工作呢 ?我作為一名辦公室的文秘工作人員，同時(shí)兼任機(jī)關(guān)檔案管理人員，在實(shí)踐中，我通過不斷總結(jié)，尋找其中的規(guī)律，得到了一些粗淺的見解，愿與大家共同分享。公文是檔案的前身， 當(dāng)其處在傳遞、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦和執(zhí)行過程中，具有現(xiàn)行效用，不能稱其為檔案 ; 檔案一

2、般是完成了文書處理程序，完成了傳達(dá)和記述使命而備查的歷史文件。 因此公文形成是檔案工作的起點(diǎn)，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。 不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的， 有的則是由相關(guān)職能部門起草然后交由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。 我局就屬于后者， 由于各職能科隊(duì)寫作人員的水平、 素質(zhì)各不相同， 對(duì)公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。 我局在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個(gè)方面： 1、文種使用不當(dāng)。主要有請(qǐng)示、報(bào)告不分 ; 一文請(qǐng)示多件事情 ; 生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等

3、2、附件標(biāo)識(shí)比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識(shí)， 也不在附件名稱前標(biāo)識(shí)出具體的序號(hào)， 行文程序很混亂。 3、公文印制不規(guī)范，用紙有大有小，給后來的檔案裝訂和管理帶來很大不便。 4、公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確，不利于檢索查找。5、數(shù)字使用不規(guī)范等等。 上述情況，嚴(yán)重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專門負(fù)責(zé)公文擬制人員，平時(shí)有責(zé)任也有義務(wù)對(duì)各部門呈送的公文初稿進(jìn)行規(guī)范處理，依照有關(guān)規(guī)定， 全面審核，嚴(yán)格核稿，特別是對(duì)那些突出表達(dá)主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴(yán)格把關(guān)， 發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)盡快與提供初稿的科隊(duì)進(jìn)行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題

4、推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。公文形成后，經(jīng)過一段時(shí)間的歸整處理，待文件涉及的事務(wù)處理完畢，文書人員即可以對(duì)公文的保存進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進(jìn)行初步的篩選和：去掉一部分普通的、 不重要的( 但不能立即或隨意銷毀， 而是放到別處 ); 將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來，以備隨時(shí)查閱和調(diào)用。 評(píng)估工作對(duì)文書人員是個(gè)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、 內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項(xiàng)工作，可以從以下幾

5、個(gè)方面進(jìn)行：1、對(duì)檔案工作要有高度的認(rèn)識(shí)， 要實(shí)現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理， 實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織的真正交融，加強(qiáng)檔案部門對(duì)文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量， 減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷， 使文書工作流程更加科學(xué)化、合理化。 2、要有高度的職業(yè)責(zé)任感。檔案工作人員要有較強(qiáng)的職業(yè)悟性，要隨時(shí)將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，使檔案工作平時(shí)化、 平?；?。因此，務(wù)必要按照辦法的要求，規(guī)范地、 科學(xué)地辦理好每一份文件，對(duì)每一份文件做出科學(xué)的評(píng)估。 3、要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)

6、性和技術(shù)性。在日常工作中， 文秘人員要重視檔案知識(shí)的，加強(qiáng)檔案意識(shí)的培養(yǎng)， 最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，檔案管理學(xué)、檔案管理基礎(chǔ)等，以便需要時(shí)查閱，真正做到邊工作，邊學(xué)習(xí)，在工作實(shí)踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對(duì)形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)地評(píng)估歸類。我局在檔案過程中， 已經(jīng)形成了一套較科學(xué)的歸檔方法，具有較強(qiáng)的規(guī)律性，即年度- 組織機(jī)構(gòu) -內(nèi)容，但在實(shí)際工作中，文秘人員不應(yīng)該拘泥于傳統(tǒng)的歸類思路，但也不應(yīng)該隨意更改， 要結(jié)合單位的具體發(fā)展實(shí)際，嚴(yán)格依照檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)范和要求， 進(jìn)行科學(xué)地創(chuàng)新， 不斷提高單位的檔案管理水平，盡量做到

7、查找簡(jiǎn)便、快捷。文書部門在公文最初歸檔時(shí)要認(rèn)真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時(shí)歸檔的要催要， 同一事項(xiàng)有外來文件未按時(shí)上交的要跟蹤收回， 以避免長(zhǎng)時(shí)間留在個(gè)人手中而遺失。 具體可以從以下幾點(diǎn)著手： 1、檔案工作必須從平時(shí)做起。對(duì)于上級(jí)發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值， 如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會(huì)價(jià)值而被淘汰 ; 而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲(chǔ)存價(jià)值，能使后人通過其載錄進(jìn)行借鑒和利用。因此應(yīng)按檔案規(guī)范要求，后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時(shí)查閱。 2、檔案工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)。對(duì)于本單位自生文件，領(lǐng)導(dǎo)

8、簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為 “件”，初步做好檔案入庫前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。隨著社會(huì)形勢(shì)的變化和發(fā)展，對(duì)檔案工作的規(guī)范性要求也會(huì)隨著時(shí)代發(fā)展而越來越高， 文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作， 對(duì)遇到的困難要多請(qǐng)教上級(jí)檔案主管部門， 不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價(jià)值，一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色， 創(chuàng)造性地使用歸檔方法進(jìn)行歸檔。同時(shí)檔案工作人員必須強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)， 樹立精品意識(shí)，培育職業(yè)意識(shí)。不斷接受新信息，擴(kuò)大知識(shí)視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機(jī)會(huì)，主動(dòng)推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織沿革、專題概要、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集、 會(huì)議簡(jiǎn)介等，從而達(dá)到資源共享的目的。總之，檔案管理工作具有很強(qiáng)的挑戰(zhàn)性。在今后的工作中，我將很好地把文秘工作和檔案工作結(jié)合起來，不斷提高單位文書檔案管理質(zhì)量，提高其利用率。 目前