專案管理介紹.ppt

1、1 專案管理,1-1專案管理（project management）l 有計劃的組織、用人、指導與控制的過程，充分運用企業(yè)的資源包括資本、物料、時間與員工等，以達成企業(yè)的短期目標。l專案管理是應用管理知識、技能，在既定的時間及預算下，完成專案目標與需求。,1-2 專案管理之特性,l 強調(diào)系統(tǒng)觀念及整合功能 l 專案經(jīng)理為專案管理之重心及中心 l 專案經(jīng)理常與各部門主管爭取機構內(nèi)資源 l 運用臨時性組織 l 專案管理與傳統(tǒng)（功能）管理交織成網(wǎng)狀權責關係 l 專案管理應有適度彈性 l 評估專案管理不宜單以專案成敗為基準,1-3 專案管理之目標,l 時 間（以時程為指標） l 成 本（以預算為指標）

2、 l 預期成果品質(zhì) l 最終目的仍以顧客滿意為主,1-4 專案管理之原則,l 籌組具生產(chǎn)力的專案團 l 激勵專案成員的使命感 l 充分授權 l 運用資訊做好溝通管道,2 專案管理程序,2-1 專案管理程序 起始（基本管理程序） 計劃、執(zhí)行、控制（作業(yè)管理程序） 結案（基本管理程序）,2-1 專案管理程序,l五程序在專案各階段中，相互影響、互為因果 l不同階段中，前一階段的“結案”即是下一階段的“起始”,起 始,計 劃,控 制,執(zhí) 行,結 案,2-2專案管理程序內(nèi)容(一),l 起始（initiating）：確定階段目標，依照階段目標設計一套工作項目綱要（scheme l 計劃（planning）

3、： 目標 時程（schedule） 預算 預測（forecast） 組織 政策 標準,2-2專案管理程序內(nèi)容(二),l 執(zhí)行（executing） 確實執(zhí)行專案計劃 增進專案團隊的技能，以提高專案績效 提供資訊 開拓商源（solicitation） 商源評選（source selection） 合約管理,2-2專案管理程序內(nèi)容(三),控制（controlling） 確實地鑑別專案進度的變異情況，並對變異加以控制,結案（closing） 專案管理階段性結果完成，該階段結束，進入下個階段 最後一階段的專案完成時，結案除了合約結束、專案管理單位裁撤之外，還包括專案管理責任轉(zhuǎn)移,3 專案規(guī)劃,3-1

4、專案規(guī)劃的定義 l根據(jù)專案目標，規(guī)劃應從事的活動、可運用的資源，研擬進行程序，以達成專案目的。,3-2 資源規(guī)劃(一),資源規(guī)劃的考慮因 專案所需資源種類 資源來源 資源測量單位 資源效率影響因素 分析專案工作內(nèi)容,3-2 資源規(guī)劃(二),資源規(guī)劃之步驟 根據(jù)專案所需資源種類，調(diào)查組織內(nèi)外可利用之資源 評估專案所需資源之特性，並分析每項資源運用於專案之可行性 設定資源分配原則，合理分配、妥善運用 由專案工作內(nèi)容估算總資源需求，凡由組織外投入專案之資源，應訂立合約，確保資源供應,3-3 專案規(guī)劃過程,研究上級或顧客之需求 選定重要幹部 建立專案目標 設定適當標準 研擬工作範圍 安排工作程序 編排

5、工作進度 編列專案預算：經(jīng)常支出、資本支出,4 專案執(zhí)行,4-1 專案執(zhí)行應注意 簽訂委託或合作契約書，並對專案成果之表達方式達成協(xié)議 專案經(jīng)理應與上層主管、委託機構或合作單位確認專案之目標、經(jīng)費、進度、查核點時間及應完成之主要事項 專案經(jīng)理與各工作組組長討論專案內(nèi)容、執(zhí)行細節(jié)，並分配任務及應負之責任 各工作組組長將工作分配給組員，並將專案工作說明書分送給各有關單位,4-2 建立完整專案記錄,l 設置資料袋以保存專案資料，為公司財產(chǎn) l準備記錄簿，填寫記錄時應註明日期、目的、結果、討論及參考資料等。 l工作記錄經(jīng)主管或見證人簽字後，可為法律證據(jù)，為公司反駁或答辯他人指控抄襲模仿之依據(jù)。 l屬於

6、機密性的專案，工作記錄不可隨便示人 l專案記錄簿可作為員工績效評估之依據(jù)，並作為解決專案問題之參考資料。,4-3 組成專案團隊,l 專案團隊形成過程1. 組成（forming）2. 騷動（storming）3. 規(guī)範（normalizing）4. 實行（performing）,4-4 促使專案人員目標行動一致,1.簡明具體地說明專案的目標及應付之責任 2.擬定達成專案目標的關鍵因素，例如：組織、資源及團隊等 3.確認達成關鍵因素的必要程序或行動，以便研擬具體做法 4.依優(yōu)先順序，將程序或行動排列出 5.評估考核執(zhí)行專案活動之結果,4-5 阻礙專案團隊效能的因素,l 專案人員之期望、意見及價值判

7、斷不同 l 專案環(huán)境變動及專案目標不明確 l 專案人員缺乏團隊觀念，對自己的任務、角色不明瞭 l 專案人員選擇不當，成員競爭團隊領導 l 溝通管道不良，缺乏高階主管支持,4-5 克服阻礙專案團隊的因素,當專案團隊成立時，應解釋清楚專案內(nèi)容及獎酬，成員的任務、角色及責任 專案經(jīng)理應經(jīng)常與高階主管或?qū)０肝毴藴贤?，讓專案活動各相關團體了解專案目標及應投入之資源 高階主管應協(xié)助專案經(jīng)理建立領導角色，發(fā)揮團隊效能 為預防環(huán)境變動帶來的衝擊，專案團隊應制訂因應措施,5 專案控制,5-1專案控制之定義 掌握資源，並有效運用，使其達成專案目的之過程 衡量實際的工作結果（資訊）與專案的要求（標準）相比較，分析

8、差異的產(chǎn)生，採取適當行動糾正差異 專案控制經(jīng)計劃設立適當?shù)臉藴?，建立一套完整的溝通網(wǎng)路，在專案執(zhí)行期間，進行追蹤考核，以達專案目標,5-2 專案控制過程,5-3 專案控制的基本要素,l 進 度 l 預 算 l 品 質(zhì),5-4 專案控制之工具,l控制專案進度、預算及品質(zhì)之工具,5-5 人性管理的專案控制,詳盡描述整個專案組織中的職權與任務關係，讓專業(yè)人員了解 專案經(jīng)理應經(jīng)常訪問專案相關的顧客或支持專案的其他部門人員，以了解專案現(xiàn) 專案經(jīng)理應與專案人員及各階層建立相互信任的氣氛，以及溝通管道，使他們能提供寶貴的改進意見 專案經(jīng)理應重視專案組織內(nèi)之非正式組織，研究其對生產(chǎn)力、士氣、忠誠度及意見溝通上

9、之影響力,6 時間管理,6-1 時間管理的方法l時間管理習慣分析l建立工作計劃（action plan）l目標設定l區(qū)分優(yōu)先順序l找出荒廢時間的因素l制訂會議規(guī)劃,6-2 時間管理的程序,程序1： 作業(yè)（activity）定義： 以工作分解結構的方法，區(qū)別各項專案的作業(yè)並加以文件化。 程序2： 作業(yè)排序 程序3： 估算作業(yè)時間 程序4： 時程（schedule）發(fā)展：專案作業(yè)起始日與完成日的排定，並多次演練，直到確定可行 程序5： 時間控制 防止影響時程變化的因素 確定時程是否產(chǎn)生變化 時程變化時應及時有效的管理,7 成本管理,7-1 生命週期成本 l 採用生命週期成本的原因1.生命週期成本可

10、以得到全面性的成本資料2.生命週期成本可以掌握設計的重要因子3.生命週期成本可協(xié)助專案策略分析,7-2 生命週期成本的內(nèi)容,1. 研究發(fā)展成本 專案管理成本 先期研發(fā)成本 裝備設計與測試成本 工程資料成本 2. 投資成本 製造成本 建築物成本 初期後勤支援成本,3. 操作與維修成本 運作成本 維修成本 系統(tǒng)裝備改進成本 4. 系統(tǒng)淘汰成本 報廢與殘值成本,7-3 成本管理程序,程序1： 編列資源計劃程序2： 成本估算程序3： 編製成本預算程序4： 成本控制,8 品質(zhì)管理,8-1 品質(zhì)管理的意義l 品質(zhì)政策1. 詳細說明要達成的品質(zhì)為何？如何達成。2. 促進功能性組織與專案組織的一致性品質(zhì)3.

11、建立一個可以對外部說明公司品質(zhì)觀點的管道（包括信息回饋）4. 提供關鍵性品質(zhì)因素的指引（guideline）,8-2 品質(zhì)目標,品質(zhì)目標需具備的特性：a. 必須是可達成的b. 明確陳述特定目標c. 必須是容易了解的d. 說明確定的完成日期,建立品質(zhì)目標的步驟：a. 鑑定潛在目標b.將目標數(shù)值化c.建立目標的優(yōu)先順序d. 配合高階層經(jīng)營者的理念,8-3 品質(zhì)保證,明確的品質(zhì)目標與品質(zhì)標準 多部門性的，以預防為導向 品質(zhì)保證乃持續(xù)改善行動中，收集與使用資料的計劃 品質(zhì)保證是設定與維持品質(zhì)績效評估的計劃 品質(zhì)保證應包括品質(zhì)稽核,8-4 品質(zhì)管制,1.選定管制項目 2. 設定標準，以提供改正方案決策所

12、需的參考基準 3. 建立評估標準 4. 評比實際品質(zhì)與標準品質(zhì) 5. 針對未符標準的程序，採取改正行 6. 監(jiān)控評估過程，力求公平、公正 7. 建立標準作業(yè)程序,8-5 品質(zhì)稽核,達成專案的品質(zhì)目標 產(chǎn)品要安全而且適用 遵守品質(zhì)法規(guī) 資料的收集與傳輸系統(tǒng)是準確而且合適的 適時採取必要的改正行動 已確認所有的改正機會,8-6 品質(zhì)計劃,明確界定組織的內(nèi)、外部顧客 充分顯示消費者需求的特徵，並指引品質(zhì)設計的方向 在專案的品質(zhì)管理執(zhí)行初期，即明確告知專案管理單位 品質(zhì)計劃必須依據(jù)消費者需求的改變及時反應 確認品質(zhì)程序有效的運作，且品質(zhì)目標按進度逐步實現(xiàn),9 工程管理,9-1 系統(tǒng)工程管理l系統(tǒng)工程的

13、意義以定義系統(tǒng)、發(fā)展系統(tǒng)及評估系統(tǒng)等經(jīng)濟有效的綜合技術，來解決問題、滿足需要的綜合學科,9-1 系統(tǒng)工程管理(續(xù)),l系統(tǒng)管理的特性： 目標導向 跨領域的 團隊工作 技術專家 爭取授權 以變革成長為導向 參與式、民主式領導 目標承諾及自我激勵,9-2 資料管理,l 專案進行期間，各類由合約商所發(fā)展出來的資料文件，建立一套資料管理系統(tǒng)，進行維護、選擇、保管、使用資料等工作。 l 資料庫管理系統(tǒng)（database management system；DBMS） 容許不同使用者同時操作 具有資料整合性 需定期或不定期維修，以確保資料準確、新穎,9-3 介面（interface）管理,l 在專案過程中

14、，採用管理方法，以改善介面間的關係及提高系統(tǒng)的整體效率與效益 介面管理的目的 明確定義靜態(tài)介面（組織日常生活運作的介面，非專案所發(fā)展的） 初期掌握技術性定義，確保專案成功 依管理階層與專案階段，提供動態(tài)介面管理技術 依專案階段與管制階層，控制需求的變化,9-4 介面管理的要點,好的開始a.發(fā)布專案執(zhí)行計劃b.建立完整的專案工作分析結構c. 建立專案組織d.發(fā)布專案程序指引e.提出專案資材採購預估表f.頒布業(yè)務權責手冊,規(guī)劃專案整合程序 建立整合性的工作分析結構、時程與預算計劃 建立整合性的專案管制計劃 介面衝突管理 訂定縝密的專案轉(zhuǎn)移計劃,10 人力資源管理,10-1 人力資源管理的目標l 達

15、成專案團隊的工作滿足感l(wèi) 創(chuàng)造專案的執(zhí)行優(yōu)勢l 促進專案團隊的效率l 提昇專案團隊的形象,10-2 人力資源管理的策略,l 吸引策略：培養(yǎng)專案團隊的可靠性與穩(wěn)定性，允許團隊人員在指定工作範圍內(nèi)有穩(wěn)定、一致的表現(xiàn)，運用薪酬制度 l 投資策略：延攬多專長的員工，提高專案應變彈性，儲備多樣專業(yè)技能 l 參與策略：授權到最低層，使大多數(shù)員工參與決策,10-3 專案團隊的建立,1.建立一個堅實的組織：矩陣式組織是專案管理常見方式 2.選拔適任的專案領導人工作熱忱 企圖心溝通技巧專業(yè)技能有遠見的決策能力領袖魅力 3. 改善實體的工作環(huán)境,4.消除溝通障礙 權責劃分不清 規(guī)則定義不明 專案目標模糊 過度簡略

16、的專業(yè)術語 缺乏適用的文件 未能有效的管理會議 欠缺合適的工具與設備 未及時化解衝突,10-3 專案團隊的建立(續(xù)),領導與激勵專案團隊 a.選用正確的人員 b.善用專案團隊的工作誘因 c.消弭團隊中的難纏人員 d.發(fā)掘並鼓勵有創(chuàng)造力的人員 e.適度地授權 f.推動持續(xù)性的訓練,激勵專案團隊 a. 辨識造成專案不和諧的源頭 b. 矯正危害團隊精神的負面因素 c. 發(fā)掘團隊精神有益的正面因素 d. 建立專案團隊的典範 e. 培養(yǎng)專案人員的使命感與責任感,10-4 專案人員的訓練與發(fā)展,l 訓練與發(fā)展的過程1. 專案目標、策略、文化2. 人力資源策略3. 人員的行為與態(tài)度4. 人員訓練發(fā)展計劃確定

17、訓練發(fā)展的目標規(guī)劃訓練發(fā)展的內(nèi)容及方法學習原則的應用：目標的設定、練習、回饋及加強學習激勵,5. 訓練方案6. 訓練執(zhí)行7. 方案評估8. 訓練發(fā)展計劃評估學習者參與評估選定衡量標準、衡量方法、衡量時間評估訓練發(fā)展的真正效果,10-5 績效評估,l 績效評估制度的建立l 績效評估的應用,11 溝通與衝突管理,11-1 專案溝通l專案內(nèi)外部的人或團體，進行語言或非語言系統(tǒng)的過程l專案溝通方式 - 向下、上、雙向、水平、斜向溝通,11-1 專案溝通(續(xù)),溝通過程 溝通方式 專案溝通的障礙 語言文字結構問題 語意的扭曲 訊息傳送問題 過濾資訊 溝通之心理問題：感受、選擇性知覺、透過語言無法表達的感

18、情經(jīng)驗問題、具情緒偏見的刻板印象,11-1 專案溝通(續(xù)),凡事墨守成規(guī)，不知變通 管理階層的疏離 階級優(yōu)越感的自我設限 生理障礙 開會氣氛不佳 權力鬥爭 有效溝通 訊息傳送方面 語言方面 溝通行為方面,12-2 專案衝突管理,l 衝突的徵兆 危機、偶發(fā)事件 緊張關係 不滿意、負面語言 誤會 彼此分得很清楚,l衝突的基本原因 目標衝突 爭奪有限資源 個性衝突、感情衝突 角色衝突、價值觀與認知衝突 權益利害衝突 組織的變革 職責規(guī)定不清 參考架構與文化之差異,13-2 專案衝突管理(續(xù)),l衝突的過程 1.潛在的對立或彼此意見不相容 2.認知差異與成員個人介入 3.專案組織成員或部門間的意圖 4

19、.衝突行為 5.衝突處理結果,l 衝突處理原則 1. 探討它的起因 2. 正視衝突，並將之轉(zhuǎn)化為正面的作用 3. 專案衝突若轉(zhuǎn)為私人恩怨，應加以疏導，再作處理 4.由於不熟悉組織制度而引起的衝突，應特別說明相關規(guī)定,15 風險管理,15-1風險管理週期 風險計劃（專案計劃階段） 風險評估（執(zhí)行階段）：風險識別、風險評等 風險分析（執(zhí)行階段） 風險處理（執(zhí)行階段）：風險規(guī)避、風險降低與控制、風險轉(zhuǎn)移,16 合約管理,16-1 擬訂專案合約 專案合約的內(nèi)容 專案合約之執(zhí)行與管理的基本認知 掌握時程 適時檢討評估 付費受益之體認 建立互信之合作關係 權責分明，成敗與共,16-2 專案合約管理之步驟,

20、1. 專案合約之先期準備工作 2. 專案合約執(zhí)行與管理：時間管制、品質(zhì)管制、預算管制 3. 專案合約之變更管理 4. 專案合約之驗收與結案：產(chǎn)品交付、審查會議等,17 後勤管理,17-1 後勤管理l 後勤的功能 需求（requirement） 獲得（acquisition） 分配（distribution） 儲存（storage） 維修（maintenance ）,l 後勤管理的內(nèi)容 企業(yè)內(nèi)後勤：指原料到生產(chǎn)線間的後勤活動 工廠內(nèi)後勤：指工廠間料與半成品的後勤活動 企業(yè)外後勤：指成品至最終消費者間的後勤活動 逆向後勤：指廢棄物與瑕疵品返場修理或報廢處理,17-2 企業(yè)後勤,l 需求面 強調(diào)顧客

21、需求，以滿足顧客為第一要務功能性的需求：後勤系統(tǒng)對公司的貢獻 財務性的需求：使收入極大化，提高消費者滿意度的收益,l 成本面強調(diào)後勤成本佔銷售額比率及總成本的概念，成本因子包括：1.消費者服務水準（以喪失銷貨額為基準）2.運輸成本3.倉儲成本4.訂購成本5.批量成本6.存貨持有成本,17-2 企業(yè)後勤(續(xù)),l 後勤工作要項 管理要項：計劃、執(zhí)行與控制 管理標的：原料物、再製品存貨、製成品 後勤系統(tǒng)輸入要素：天然資源、人力資源、財務資源、資訊 後勤系統(tǒng)輸出項目： - 行銷導向的競爭優(yōu)勢 - 時間與地域效用 - 對顧客的服務 - 公司專屬所有權,17-3 後勤工作,服務消費者 需求預測 配銷溝通

22、 存貨管理 物料控制 訂貨系統(tǒng),零組件供應 工廠與倉庫的選擇 採購/包裝/交通/運輸 回收品/廢品處理 倉儲管理,17-4 後勤管理的要項,預算需求 服務水準 利潤水準 後勤審查：功能性審查、存貨審查、運費審查等,18 計劃書的撰寫18-1編寫專案計劃書,(1) 封面：專案名稱、編號、專案經(jīng)理、執(zhí)行機構（或單位）、執(zhí)行時間及日期（編寫計劃書完成日）等。 (2) 摘要（專案申請表） (3) 緣起及背景 (4)目的 (5)執(zhí)行程序（實施方法） (6)預期效益 (7)預定進度：註明專案執(zhí)行之起訖日期，及查核點之日期及內(nèi)容 (8)預算：經(jīng)常支出、資本支出 (9) 參考文獻 (10 附錄,18-2 專案

23、計劃書的種類及內(nèi)容(一),l 詢價書的內(nèi)容 工作條款 規(guī)格 必須完成的工作項目，包括軟體、硬體、文件等 對於工程計劃書，管理計劃書、成本計劃書的要求標準 合約商應遵循的規(guī)定或法規(guī) 相對應的單位或人員,18-2 專案計劃書的種類及內(nèi)容(二),l 工程計劃書 1. 對需求的了解描述 2. 工程方法：可行備案、推薦備案 3. 可行性分析 4. 測試 5. 設備與人員 6. 工作分解結構與時程 7. 工程人力對照矩陣 8. 物料需求 9. 次合約商,18-2 專案計劃書的種類及內(nèi)容(三),l管理計劃書 過去的績效與經(jīng)驗 合約商與需求者共同組成專案團隊的管理方式 專案的架構 a. 合約的目標如何達成 b

24、. 在合約進行過程中，不同介面間的整合方式 c. 對於專案所發(fā)生問題的反應方式 d. 如何運用成本控制的方式管理成本 e. 如何管理專案績效,18-2 專案計劃書的種類及內(nèi)容(四),l 成本計劃書 直接成本與間接本的彙總表 人員成本與工時對照矩陣 人員成本與工作對照矩陣 工作成本與工時對照矩陣 物料成本 成本報告表 差旅成本 管理成本 次合約商成本,18-3 計劃書的評審,l 關於工程計劃書方面 合約商對專案的了解程度 合約商所建議的方案，可行性如何 合約商的商譽與以往的經(jīng)驗 人員水準 時程是否合理,18-3 計劃書的評審(續(xù)),l 關於成本計劃書方面 成本計算是否合理？有無高估或低估 成本對

25、照表是否清晰 成本因素是否考慮周詳 l 關於管理計劃書方面 管理的組織是否完整可行 所建議的專案管理方式及管理能力是否完備,19 專案評估考核,19-1 評估方法l 基準評估法 定量評估：數(shù)據(jù)分析 定性評估：價值判斷 經(jīng)濟性評估法 群體評估法,19-2 評估模式,評估模式的功能1. 專家評估2. 整合評估專家意見 建立評估模式1. 針對與評估專案進行文獻查閱，了解該類專案評估時所採用的評估模式與方法。,2. 收集該專案相關資料、統(tǒng)計分析，以便深入了解專案內(nèi)容及執(zhí)行現(xiàn)況，並確立評估目標。3. 研擬評估架構及設計評估模式草案4. 舉辦評估模式說明會，邀請專案執(zhí)行者、委託者及評估專家等共同討論，達成

26、評估共識，建立可行評估模式,19-3 專案評估考核,l 專案評估考核之階段、時期及目的,19-4 專案評估的注意事項,l 規(guī)劃專案評估時應注意1. 首先確認專案評估應為事前、期中或事後評估2. 認定評估的層面及標準3. 選擇適當?shù)脑u估方法及工具4. 排定評估考核作業(yè)的日程表5. 編列評估預算及合理的預算分配,l 依專案性質(zhì)建立評估模式 l 評估對象應考慮主客觀因素 l 評量評估應受到重視 l 借重專家評估,20 完成專案管理,20-1 專案管理結束的程序l專案管理責任轉(zhuǎn)移l準備結案報告，包括： 專案成本記錄 專案物質(zhì)使用狀況 待辦事項 工程設計文件檔 採購裝備文件檔 專案管理人員的調(diào)遣 辦理移交手續(xù),20-2 專案管理之技能,領 導 專案經(jīng)理必須 對