辦公室文件管理制度

1、.綜合科文件管理制度1 總則1.1 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用 ,根據(jù)公文的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我辦實(shí)際，特制定本制度。1.2 文件管理內(nèi)容：上級(jí)黨政機(jī)關(guān)、上級(jí)行業(yè)主管部門來(lái)文；同級(jí)單位來(lái)文；本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。1.3本單位的各類文件（黨委和行政）統(tǒng)一由綜合科歸口管理。2 收文的管理2.1公文的簽收2.1.1簽收文件時(shí)，要檢查收文單位或收件人姓名無(wú)誤后再進(jìn)行簽收。2.1.2簽收文件時(shí)，要對(duì)文件的份數(shù)、標(biāo)題等內(nèi)容逐份清查核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。2.1.3簽收文件應(yīng)簽寫姓名并注明時(shí)間。2.2文件的

2、登記編號(hào)：對(duì)收到的文件，要分類逐件在收文登記薄上詳細(xì)登記。登記項(xiàng)目一般包括： 收到日期、 順序編號(hào)、 來(lái)文單位、 發(fā)文字號(hào)、 文件標(biāo)題。 參加各種會(huì)議帶回的文件、材料，在傳達(dá)、匯報(bào)結(jié)束后應(yīng)交綜合科保管，個(gè)人不得存放。2.3文件的閱批與分轉(zhuǎn)2.3.1 凡正式文件應(yīng)附上 “文件處理傳閱單 ”，由綜合科根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后， 由文書分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦， 重要文件或急件應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo) （或分管領(lǐng)導(dǎo)） 閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。2.3.2為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，文書就在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天

3、（特殊情況例外）。2.4文件的傳閱：2.4.1傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和詳細(xì)規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家里閱讀或隨身攜帶到公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。2.4.2閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交給綜合科，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)，如有領(lǐng)導(dǎo)“批示 ”、 “擬辦意見 ”，綜合科應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。2.4.3文件閱完后，應(yīng)交給綜合科，切忌橫傳。3 發(fā)文的管理3.1綜合科負(fù)責(zé)文件的上報(bào)下發(fā)，各基層單位和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。3.2發(fā)文的范圍：凡是以辦黨政名義上報(bào)、下發(fā)的各種文件均屬發(fā)文范圍。3.3發(fā)

4、文的程序：3.3.1各職能部門需要發(fā)文，應(yīng)事先向綜合科提出申請(qǐng)。3.3.2綜合科同意發(fā)文后，由職能部門草擬文稿。文搞擬就后，擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人。3.3.3部門負(fù)責(zé)人核稿并簽字。1 / 2.3.3.4綜合科文書對(duì)文稿內(nèi)容、格式進(jìn)行把關(guān)，確定分發(fā)或報(bào)送份數(shù)，綜合科負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。3.3.5文書將文稿送辦領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3.3.6經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交由文書統(tǒng)一編號(hào)送打字室打印。3.3.7文件打印清樣，應(yīng)由核稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名。3.3.8文件打完后，由文書向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示是否需要在辦網(wǎng)站公布，如果需要，則上傳文件。4 文件的借閱和清

5、退4.1文件的借閱4.1.1需要留用的文件，需要向綜合科辦理借閱手續(xù)，明確責(zé)任人借閱時(shí)間和歸還時(shí)間。4.1.2借閱人必須做好保密工作，不得翻印和復(fù)印，不能轉(zhuǎn)借他人，絕密文件在指定地點(diǎn)閱讀。4.2文件的清退4.2.1文書應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。4.2.2清退時(shí)要加蓋清退戳記，保存好文件清退單。5 文件的立卷歸檔5.1文件歸檔工作依照檔案法及時(shí)整理（立卷）、歸檔。5.2聯(lián)合辦理的文件，原件由主辦機(jī)關(guān)整理（立卷）、歸檔，其他機(jī)關(guān)保存復(fù)制件和其他形式的文件副本。5.3存檔時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。5.4要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則，重要工作、 重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。6 文件的銷毀對(duì)已不具備歸檔和存查價(jià)值的文件應(yīng)填寫檔案銷毀清單，經(jīng)綜合科負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，可以銷毀。銷毀秘密文件應(yīng)到指定場(chǎng)所，由兩人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。下發(fā)至各基層單位、科室的無(wú)密級(jí)文件由其自行銷毀，并向綜