基本建設檔案管理.ppt

1、基本建設檔案管理,青海省檔案局 龐寧濤 電話Emerl-,基本建設綜述,基本建設，是指國民經(jīng)濟各部門中固定資產的再生產，包括工廠、礦井、鐵路、公路、橋梁、農田水利、商店、住宅、醫(yī)院、學校等工程的建設和機器設備、車輛、船舶等的購置。 建設工程項目就是指按照一個總體設計進行施工，經(jīng)濟上實行統(tǒng)一核算，并且有獨立的組織形式的基本建設單位。,基本建設綜述,建設項目按不同形式可以分為： 1、按建設性質分為工農業(yè)生產性基本建設、國防軍事基本建設和民用基本建設。 2、按建設類型分為新建項目、擴建項目，改造項目和恢復項目。其中恢復項目是指企業(yè)、事業(yè)單位因自然災害、戰(zhàn)爭等原因，原有固定

2、資產全部或部分報廢，再投資按原有規(guī)模重新恢復起來的建設項目。 3、按建設規(guī)模分為大、中、小型項目，是按項目的建設總規(guī)模或總投資確定的。,基本建設綜述,建筑物是指人們進行生產、生活或其他活動的房屋式廠所（包括建筑物里的設備）。 構筑物是指不直接在內進行生產或生活活動的建筑。 因此，基本建設檔案是指在上述工程建設和設備購置安裝活動中形成的檔案。但是，在檔案界，多年來約定俗成，基本建設檔案的特定含義是指在各項工程建設中形成的科技檔案；設備檔案除了同工程連在一起的部分外，一般單獨設類稱為設備檔案。,第一節(jié) 基本建設檔案概述,基本建設檔案簡稱基建檔案，是在各種建筑物、構筑物、地上地下管線等基本建設工程的

3、規(guī)劃、設計、施工、監(jiān)理和使用、維護活動中形成的科技檔案。其定義是：基建檔案是指在整個建設項目從醞釀、決策到建成投產（使用）的全過程中形成的、應當歸檔保存的文件，包括基本建設項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調試、生產準備、竣工、試生產（使用）等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。,基本建設檔案概述,基建檔案，按建筑對象性質的不同?？蓜澐譃槿N。一種是工農業(yè)生產性基建檔案，如廠礦建設、電站建設、鐵路和公路建設、農田水利工程建設等形成的科技檔案；再一種是軍事國防工程建設的基建檔案，如軍事要塞、堡壘以及軍事指揮、通訊等工程建

4、設形成的科技檔案；第三種是民用工程的基建檔案，如機關辦公樓、學校、商店、住宅等工程建設形成的基建檔案。,基本建設檔案概述,基建檔案是一個總類，它包括基本建設工程的規(guī)劃、設計檔案，基本建設工程的管理、監(jiān)理檔案，基本建設工程的施工、安裝檔案和基本建設工程的竣工檔案。 基本建設檔案，不僅從靜態(tài)上反映一項基本建設工程的面貌，而且從動態(tài)上反映該項基本建設工程的變化和發(fā)展情況，因此，基本建設檔案必須始終同它所反映的工程對象保持一致。,基本建設檔案概述,基建檔案的特點，是以工程項目成套。一個工程項目的檔案，是一個有機聯(lián)系的整體?；n案的特點是由基本建設工程的特點決定的?；窘ㄔO工程不論工程大小，也不論工程

5、的使用性質如何，都是以工程項目為單元進行建設的。因此，圍繞一個工程項目的基本建設活動，就形成了一個互相之間密切聯(lián)系的基建檔案整體。,第二節(jié) 基本建設檔案的內容構成,基建檔案的內容構成，因工程性質而異。諸如前面所提到的有工農業(yè)生產性建設、道路橋梁通訊等的基礎設施建設、國防軍事建設、民用建筑等。不同性質的工程，檔案的內容構成也各不相同。就是同一性質的基本建設，也因其不同的專業(yè)特性和工程的建設規(guī)模大小不同，所形成的基建檔案的內容構成，也不盡一致。如工業(yè)基本建設工程，就有冶金工業(yè)基本建設、化學工業(yè)基本建設、機械工業(yè)基本建設、水利電力基本建設等等。 不論基本建設項目其工程性質、專業(yè)、規(guī)模如何，就總體來說

6、，其形成過程和主要內容如下：,一、基本建設工程前期工作文件,前期工作包括從基建項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、審批到建設管理各環(huán)節(jié)，它貫穿于整個基本建設工作的全過程，是基建項目得以立項并順利建設的重要保證?；窘ㄔO前期工作文件是基建檔案的重要內容。它包括： 1、項目建議書及批復。其內容有：請求立項的報告與批復、項目建議書及其論證材料。 2、可行性研究文件?？尚行匝芯?，其任務是研究、論證建設項目在技術、環(huán)境保護和經(jīng)濟方面的可行性和合理性，為編制設計任務書提供依據(jù)?？尚行匝芯课募缈尚行匝芯繄蟾?、方案論證等，是基本建設工程重要的基礎性和依據(jù)性文件。 3、項目評估和環(huán)境預測、調查報告及其審

7、查審批文件。 4、計劃任務書。計劃任務書也稱設計任務書，是確定基本建設項目、安排項目建設計劃和進行設計的基本依據(jù)。所有新建、改建、,一、基本建設工程前期工作文件,擴建項目，都必須編制計劃任務書。其內容包括：建設目的、建設規(guī)模、和建設依據(jù)，產品方案、生產方法或工藝原則（包括設備選型、操作技術、主要工藝路線和生產流程），資源條件（包括原料、燃料、動力、供水、運輸）等， 5、工程選址和設計原始資料。包括選址報告，擬選地區(qū)水文、地質勘探和地形測量形成的勘測資料，選點審批文件和建設項目規(guī)劃許可證。 6、征用土地批準文件及紅線圖、拆遷、補償協(xié)議書等文件。 7、基本建設計劃、基本建設程序中各項申請、審查、審

8、批文件。包括施工執(zhí)照，環(huán)保、消防、安全、衛(wèi)生等文件，水、暖、電、煤氣供應協(xié)議書等 8、招標、投標文件及各種有關的合同、協(xié)議等。 9、工程建設管理文件。包括對基建項目的設計、施工、安裝、試運行（使用）及與有關單位在工程建設管理工作中形成的往來文件,二、基本建設工程設計文件,基本建設工程設計文件是基建檔案的重要組成部分，主要包括： 設計依據(jù)性文件和工程設計基礎資料。包括工程地質、水文地質、勘察設計、勘察報告、地質圖、勘察記錄、化驗試驗報告、重要土、巖樣及說明；地形、地貌、控制點、建筑物、構筑物及重要設備安裝測量定位、觀測記錄；水文、氣象、地震等其他設計基礎材料。 初步設計文件。初步設計和擴大初步設

9、計文件（包括方案設計、初步設計及附圖、主要設備表、概算書等），技術設計文件。 施工圖設計文件。包括工程施工圖、施工圖設計說明書、計算書、預算書等。,三、基本建設工程施工文件,工程施工文件記錄了施工過程的實際面貌，是基建檔案的主要組成部分，也是基建檔案形成數(shù)量最多的部分。一個基本建設項目的施工，根據(jù)其項目建設規(guī)模和所涉及的專業(yè)情況，一般由多個不同的專業(yè)施工隊伍來完成，每個施工隊伍完成的獨立施工工作，可以看作一個施工子項，每個施工子項都將形成數(shù)量和內容各不相同的檔案資料，但其基本形式大體一致，主要有： 施工準備工作文件。包括：施工組織設計或施工工藝方案，工程開工報告，圖紙會審、技術交底記錄及施工預

10、算書等。 施工文件。包括：建筑工程測量定位記錄，建筑材料試驗報告及預制構件出廠證明書，隱蔽工程施工記錄，工程沉降、位移觀測記錄，設計變更及工程聯(lián)系單，材料代用審核文件，施工日志和大事記等。 施工驗收、總結文件。包括：基礎工程和隱蔽工程檢查驗收記錄，工程質量檢驗評定及缺陷處理文件，交工驗收證明，施工技術總結和竣工驗收報告。,四、基本建設工程安裝文件,與基本建設工程連在一起，密不可分的設備、電氣、儀表及管線的安裝工程形成的安裝文件，也是基建檔案重要的組成部分。它同施工過程相類似，一般也是由多個不同的專業(yè)安裝隊伍來完成，每個安裝隊伍完成的獨立安裝工作，也可看作一個安裝子項，每個安裝子項也都將形成數(shù)量

11、和內容各不相同的檔案資料，主要有： 安裝準備文件。工準備工作文件。包括：開工報告，安裝施工組織設計或工藝方案、技術措施，圖紙會審、技術交底記錄及安裝預算書等。 安裝文件。包括：安裝材料試驗報告及合格證明書，隱蔽工程施工記錄，設備調試記錄，系統(tǒng)調試、試驗記錄，管線清洗、探測記錄，管線標高、位置、坡度測量記錄，操作、聯(lián)動試驗記錄，設計變更及工程聯(lián)系單，材料代用審核文件，安裝日志和大事記等。 安裝驗收、總結文件。包括：基礎工程和隱蔽工程檢查驗收記錄，安裝質量檢驗評定及缺陷處理文件，交工驗收證明，安裝技術總結和竣工驗收報告。,五、工程試生產(使用)文件,基本建設工程試生產（使用）是在相關專業(yè)特定的條件

12、和環(huán)境下，通過生產（使用）來檢驗基建工程的設計水平和施工安裝質量。主要有： 生產技術準備文件。包括技術準備計劃，試生產（使用）管理、技術責任制文件。 試生產（使用）文件。包括開停車方案，設備試車、驗收、運行、維護、觀測記錄，安全操作規(guī)程、事故分析處理報告，試生產產品質量鑒定報告等。,六、基本建設工程監(jiān)理文件,基本建設工程監(jiān)理工作，是近年來為了規(guī)范建筑市場，保證工程質量而引入的一項工作。此類文件主要有： 監(jiān)理管理文件。包括：監(jiān)理合同協(xié)議、監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理工作的規(guī)定、辦法和規(guī)程等。 組織協(xié)調文件。主要有：施工組織設計審核單、設計變更審簽單、設計交底會審紀要、各類協(xié)調會議紀要、

13、監(jiān)理工程師令、指示。 質量控制文件。包括：監(jiān)理工程項目工程質量階段報表，重大、特大質量事故報告，工程質量事故季報、年報，工程材料檢查試驗成果月報，工程質量試驗檢測成果月報，抽查、復檢記錄，工程質量等級評定，各項測量成果的質量評定等。,六、基本建設工程監(jiān)理文件,工程進度控制文件。包括：監(jiān)理工程項目總進度計劃及計劃表，監(jiān)理工程項目月施工進度計劃表和實施情況表，監(jiān)理工程項目完成工程量匯總表，開工令、復工令、停工令、迫工令，監(jiān)理工程項目的年度計劃、施工進度計劃的執(zhí)行報告，施工進度計劃的修改審核單，施工進度的記錄和統(tǒng)計，進度完成情況統(tǒng)計月報（年報）。 工程造價及合同管理文件。包括：合同項目分年度需用資金

14、計劃表，項目總狀況報告表，項目投資完成情況月報表，計量結單，索賠單，索賠處理意見，合同變更指令，索賠月匯總表，工程造價分析報告。 監(jiān)理記錄報告表。包括：現(xiàn)場監(jiān)理人員日志，各分項目監(jiān)理工作日志，監(jiān)理大事記，監(jiān)理月報、旬報和年報，專題討論會議紀要，緊急重大事項報告。 監(jiān)理驗收總結文件。包括：單元工程檢查及開工簽證，工程分部分項驗收簽證和申請報告，單位工程驗收簽訂書、階段驗收鑒定書和監(jiān)理總結報告，竣工驗收簽訂書和監(jiān)理總結報告。,七、基本建設竣工文件,基建工程項目單項驗收文件。包括：消防、環(huán)保、安全衛(wèi)生、檔案、審計等專項驗收中形成的文件。 工程項目總體竣工驗收證明書和竣工報告，全套工程竣工圖，工程決算

15、書和竣工驗收會議紀要等。,第三節(jié) 基建檔案整理工作,基建檔案整理工作的原則是：遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。 整理工作是基建檔案提供利用的基礎和前提條件。基建檔案經(jīng)過科學整理，就能夠保持它內部相互之間的有機聯(lián)系，揭示出它的內容和成分，這樣，檔案工作者就易于了解和熟悉所管理的基建檔案，從而能準確、迅速地提供利用；需要利用基建檔案的有關人員，也便于了解和查找他們所需要的基建檔案。,一、基建檔案的分類,基建檔案的分類，就是根據(jù)基本建設工作程序及基建檔案的內容性質和相互聯(lián)系，把基建檔案劃分成一定的類別，從而使每套基建檔案形成一個具有一定從屬關系和平行關系的不同等級

16、的系統(tǒng)。 對基建檔案進行科學分類，是管理基建檔案的必要手段，是基建檔案整理工作的核心內容。沒有一個科學合理的基建檔案分類方案（方法），就會使整理工作無從下手，工作雜亂無章。 對基建檔案的分類，要符合基本建設活動的性質和特點，要做到分類標準的一致性。在一個工程項目、一個單位或一個專業(yè)系統(tǒng)內部，對基建檔案的分類只能采用一個分類標準，而不能同時采用幾個分類標準。當然，對于基建檔案，不可能用同一個標準一分到底，一個分類標準內不同層次的分類標準是允許有所不同的。,一、基建檔案的分類,基建檔案的分類方案，是每一個工程項目（或建設單位或專業(yè)系統(tǒng)）的檔案管理部門和人員，根據(jù)該項目（或本單位本系統(tǒng)）基建工作的程

17、序和基建檔案的屬性、特征、關系等關聯(lián)，將分類的標準、分類方法、類目內容等固定下來的成果，是該項目（或本單位或本系統(tǒng)）用以指導基建檔案進行分類整理的依據(jù)性文件。 基建檔案的分類方案，實際上就是一個工程項目檔案（或一個單位一個系統(tǒng)全部基建檔案）的分類類目表，它由各大類和各級屬類（二級、三級）的類目組成。各大類和各級屬類構成分類方案的類目體系。在進行基建檔案的分類時，以分類方案為指導，根據(jù)基建檔案在分類方案在類目體系中的具體位置“對號入座”，從而實現(xiàn)科學分類。 因此，基建檔案分類方案的類目體系，必須滿足分類方案的類目體系的可包容性、嚴整性和相對穩(wěn)定性的要求。,二、文件材料的鑒別,為確?；n案的歸檔

18、質量，在整理工作中，要對基建工程文件材料進行鑒別工作，其內容包括歸檔材料完整性的鑒別，歸檔材料準確性的鑒別，文件材料屬性的鑒別，文件材料保存價值和保管期限的鑒別，文件材料密級的鑒別。鑒別工作直接關系著基建檔案的完整系統(tǒng)和質量。,1、完整性鑒別,為保證歸檔材料的完整，歸檔文件材料在整理歸檔前都應按項目收集齊全，完整成套。在一套基建工程文件材料內，不能缺項；在一份文件材料內，不能缺張少頁。一個項目的基建工程文件材料應該能夠完整地反映工程建設的全部內容和歷史面貌。,2、準確性鑒別,為保證基建工程文件材料的準確性，歸檔的文件材料應達到兩個“一致”，一是基建工程文件材料應該同它所記載和反映的基建過程和對

19、象相一致；二是同一個基建項目的文件材料相互之間在內容上相一致。并要做到：文件材料的簽署手續(xù)（包括簽字簽章）要齊備，竣工圖圖物相符，文件材料不得用復印件和傳真件代替原件歸檔。,3、文件材料屬性鑒別,就是把基建工程文件材料、科技資料、政務文件三者區(qū)分清楚，以便把應歸檔的基建工程文件材料整理歸檔，有效地保持基建檔案的有機聯(lián)系和系統(tǒng)成套。,4、保管期限的鑒別,歸檔的文件材料應當是具有保存價值的材料。因此，歸檔之前，要根據(jù)基建檔案的歸檔范圍和保管期限表等有關規(guī)定和文件材料的實際情況，鑒別文件材料是否具有保存價值，從而確定哪些材料應該整理歸檔，哪些材料不必歸檔。并對應歸檔的文件材料確定具體的保管期限?；?/p>

20、檔案的保管期限，劃分為永久、長期和短期三種，其中永久表示文件材料需50年以上保存，長期為1650年，需保存15年（含15年）以下為短期。,5、密級的鑒別,這項工作的內容，是審查和確定應歸檔的文件材料的機密等級，以便根據(jù)不同的密級分別組成不同的案卷?；üこ涛募牧厦芗壍膭澐?，應以上級主管機關的技術政策、保密規(guī)定等指導性文件為依據(jù)，結合建設項目的專業(yè)性質，由建設項目負責人組織進行。密級劃分為三級，即絕密、機密和秘密。,三、組織保管單位(卷),歸檔的基建文件材料不應是一堆雜亂無章的材料，也不應是單份文件或圖紙，而應該經(jīng)過系統(tǒng)整理，組成保管單位（保管單位的形式有卷、冊、袋、盒，通常稱之為卷）。 保管

21、單位（卷）是一組具有有機聯(lián)系的、價值大體相同的文件材料的聚合體,1、組卷的要求,一是它是一組文件材料，這組文件材料是具有有機聯(lián)系的，不是內容不相關的一堆文件材料的隨意組合，而是由相互之間的密切聯(lián)系的文件材料組成的有機整體，“有機聯(lián)系”是保管單位的本質特征，也是組卷的基本要求。比如，一個基建項目的全部文件材料，可以組成一卷，如果這個項目的文件材料數(shù)量較多，也可以按其內部的有機聯(lián)系，分別組成若干卷。,1、組卷的要求,二是卷內的文件材料的數(shù)量要適度。組卷時，不但要保持文件材料之間的有機聯(lián)系，還要從的利于保管和利用的目的出發(fā)，善于處理整體與部分，大的聯(lián)系與小的聯(lián)系之間的關系，從而使案卷內文件材料的數(shù)量

22、適當。比如，一個基建工程項目的竣工圖有上萬張，作為該項目的一套完整的材料，它們之間是有有機聯(lián)系的；一個工程項目有許多個建筑物、構筑物組成，每個建筑物、構筑物又有上百張竣工圖，其內部之間也存在著有機聯(lián)系；一個建筑物的一套竣工圖按專業(yè)也可分為土建、結構、水、暖、電等，每個專業(yè)的圖紙又是具有有機聯(lián)系的。這說明，“有機聯(lián)系”的范圍，其大小幅度伸縮性很大。很顯然，把一個基建項目的上萬張竣工圖組成一卷是不適當?shù)?。作為保管單位（卷），還應該有一個量的界限，這就是保管單位（卷）的組合度。一般情況下，一個保管單位（卷）的組合度為100 50張A4基本圖幅的圖紙厚度為宜,1、組卷的要求,三是卷內文件材料的保存價值

23、和密級應該一致。但由于保持“有機聯(lián)系”和“區(qū)分價值”、“劃分密級”是從三個不同的角度提出的要求，其衡量標準不可能完全一致。應以保持有機聯(lián)系為主，在維護有機聯(lián)系的前提下，再考慮按不同價值和密級組卷，不要將有著密切聯(lián)系的文件材料硬性分開，在鑒定、保管和提供利用時，價值小的服從價值大的，密級低的服從密級高的。,2、組卷的方法,按結構組卷。這種方法，主要用于基建工程中的生產設備及工藝管線等安裝工程文件材料，尤其是施工圖、竣工圖。 按子項組卷。這種方法常用于基建工程的施工、安裝子項文件材料的組卷。 按工序或階段組卷。這種方法適用于較大基建項目或設備工藝安裝，如按前期管理階段、設計階段、施工安裝階段等組卷

24、。 按專業(yè)組卷。這種方法適用于不同的施工安裝專業(yè)和工程圖紙等。,2、組卷的方法,按問題組卷。這種方法就是按文件材料所反映的不同問題組卷。如都為征用土地工作中形成的文件材料，可以組到一起。 按名稱組卷。這種方法就是按照文件材料的不同名稱，分別組卷。如隱蔽工程記錄、分部分項質量評定表等 按區(qū)域組卷。這種方法適用于送變電線路建設、公路項目建設等的文件材料組卷。 按時間組卷。就是按照文件材料所反映或形成的時間，分別組卷。 按作者組卷。就是按文件材料的形成單位組卷。如按不同的參建單位所形成的文件材料分別組卷。,3、卷內文件材料的系統(tǒng)排列,卷內文件材料的系統(tǒng)排列，其目的是為了更好地保持和正確地反映文件材料

25、之間的有機聯(lián)系，便于今后的管理和查找利用。 1、文字材料的排列。文字材料的排列，可以按照問題、重要程度、時間順序等方法排列。即同一問題的文件材料，應集中排列在一起，反映重要問題的文件材料，可以排列在一卷的最前面；同一問題中重要的文件材料，可排在該問題其它文件材料的前面，如結果性的文件材料在前，過程性的文件材料在后；不同問題或同一問題中不同的文件材料，除按重要程度將重要的提前外，其它的文件材料，可按文件材料反映或形成的時間先后順序排列。,3、卷內文件材料的系統(tǒng)排列,1、圖樣材料排列。都是圖樣材料組成的案卷，可以根據(jù)圖紙相互之間的隸屬關系，按照總體到局部的關系，結合圖紙形成的時間順序排列。 3、圖

26、文混合材料的排列。由圖樣材料和文字性材料混合組成的案卷，如果文字性材料是對全面情況進行說明或具有指導性的，則排在圖樣材料前面；如果文字性材料只是對卷內圖樣材料進行補充或局部性的一般說明，則排在圖樣材料后面。,四、編目,編目就是以卷為對象，通過一定的形式，固定案卷系統(tǒng)整理的成果，揭示卷內文件材料內容與成份的工作。編目的內容有：編頁號，填寫卷內目錄、備考表和卷內封面。,1、編制頁號,文件材料排列順序確定以后，就應當編制頁號。頁號必須編制在有書寫內容的頁面上；頁號統(tǒng)一采用阿拉伯數(shù)字從“1”開始依次逐頁標注，頁號編寫在文件材料的右下角，背面需要編頁號的，應編寫在左下角。圖紙的頁號一般在圖紙圖標框外下釤

27、編寫。 有下列情況的可不編寫頁號：成套圖樣或印刷成冊的工程文件材料。成套圖樣或印刷成冊的工程文件材料，與其它工程文件材料組成一卷的，應將其排在最后，作為一份文件填寫卷內目錄，可不必另行編寫頁號，只須在目錄備注中，注明總頁數(shù)即可。卷內目錄和備考表不編寫頁號。,2、填寫卷內目錄,卷內目錄是反映一卷檔案中包含的文件材料基本情況的表格，是卷內每一份文件材料的明細表。其內容包括序號、文件編號、責任者、文件材料題名、日期、頁號和備注等，卷內目錄排放在每卷文件材料的最前面。 序號是指該份文件材料在卷內的排列序號，用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注。 文件編號是卷內每份文件材料的文號或圖紙的圖號、設備代號、合同編號等

28、。 責任者是該份文件材料的形成部門或主要形成部門。 文件材料題名是指該文件材料的具體名稱。有些文件材料自身名稱不全時，填寫時應補全，如：隱蔽工程記錄等，填寫時應將該隱蔽工程記錄的是哪個基建工程項目，哪個部位的隱蔽工程記錄填寫齊全。 日期應填寫該份文件材料的形成日期。 頁號應填寫該份文件材料在卷內的頁碼或頁碼區(qū)間。,3、填寫卷內備考表,備考表是用來記載和說明歸檔前和歸檔后卷內文件材料基本情況和變化情況的一種工具。它對案卷的管理和使用及鑒定和統(tǒng)計都有一定的作用。備考表填寫的內容主要有：該卷檔案中文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和提供使用過程中需要說明的問題等；檔案內容相同而載體形式不同且另行保管的檔案的檔案互見號及檔案載體形式；立卷人、檢查人及立卷日期和檢查日期。 卷內備考表排列在文件材料最后面。,4、編制卷內封面,卷內封面是以一定的格式概要介紹卷內文件材料內容和形式特征的一種工具。卷內封面需填寫的內容有： 檔號：同基建檔案的分類方法的結構