活動策劃與執(zhí)行方案(最精典之活動執(zhí)行方案)

1、.,事件策劃與執(zhí)行培訓(xùn),內(nèi)部培訓(xùn)資料,.,.,說在前面的話,公關(guān)策劃 321 法則,1個目的 滿足客戶要求,3個前提：,2個關(guān)鍵點,產(chǎn)品同質(zhì)化 傳播策劃 媒體資源有限化 議題策劃 傳播手段重復(fù)化 主題策劃,符合定位 支持品牌/產(chǎn)品定位 結(jié)果導(dǎo)向 方案的可行性 符合客戶要求,.,前期準(zhǔn)備目的,.,前期準(zhǔn)備確立目標(biāo)的程序,.,前期準(zhǔn)備預(yù)算,先確定預(yù)算，再確定計劃是穩(wěn)妥的方法,確定必須成本 來賓交通及接待 場地施工和裝飾 工作人員費用,納入非必須成本 表演和娛樂 主持人等,其他,.,前期準(zhǔn)備構(gòu)思,摒棄頭腦中所有雜念，全心全意地想象活動的全過程，這個想象應(yīng)至少重復(fù)三次，并將你想象的全過程詳細(xì)地說給你的

2、團隊，以便獲得補充： 每個環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)問題的地方 每個環(huán)節(jié)所需用到的物料 每個環(huán)節(jié)是否可以再優(yōu)化 每個環(huán)節(jié)是否給人驚喜 在構(gòu)思完成后，再次檢查你的目的是否達到？ 在構(gòu)思完成后，再次檢查你的預(yù)算是否足夠？,.,團隊構(gòu)成和時間表團隊,項目負(fù)責(zé)人 參與部門 項目所必須的人員配備,供應(yīng)商列表和對應(yīng)聯(lián)系人： 場地 搭建 租車/禮儀 攝影攝像 其他,確定你的工作團隊,確定你的供應(yīng)商,.,團隊構(gòu)成和時間表項目推進表,項目推進表（為可控因素預(yù)留必要時間：比正常時間多1/3 ） 項目執(zhí)行：為每個成員制定每日工作協(xié)調(diào)內(nèi)容 物料清單：列舉已有物料及需要準(zhǔn)備的物料 人員分工：列出每個子項目負(fù)責(zé)人 必須首先確定不可控因

3、素：障礙來自哪里？ 場地：如果不及時確定可能租不到合適的場地 重要來賓：他們的時間、行程是不確定的 其他不可控因素 預(yù)定的檢查時間通報: 向所有成員報告每日工作的完成情況,分享你的完成快樂,也分享別人的完成快樂 使其他成員知道應(yīng)該沿著你完成的項目去做什么? 應(yīng)付意外情況、贏得補救機會,.,項目推進表的分解正確制定并運用子目標(biāo),制定子目標(biāo)的原則:,所有子目標(biāo)的完成將自然導(dǎo)致總目標(biāo)的完成,制定子目標(biāo)的程序:,與所有成員逐個討論總目標(biāo),明確每個成員的工作及在總體任務(wù)中的位置,為每個成員限定目標(biāo)要求及資源,制定子目標(biāo)時的問題:,使每個成員了解子目標(biāo),但同時知道總目標(biāo),每個個體都應(yīng)該擁有完成子目標(biāo)所相應(yīng)

4、的權(quán)利,運用子目標(biāo)來限定責(zé)任和要求,.,墨菲法則：,可能出錯的就一定會出錯！,.,團隊構(gòu)成和時間表工作說明書,活動基本要素（時間、地點、參與人、主題、流程等） 活動物料匯總 部門工作（接待）流程和要求 活動現(xiàn)場具體分工（人員位置和要求） 文案準(zhǔn)備 新聞稿 主持人臺本 領(lǐng)導(dǎo)講話稿 重要領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)場文件夾內(nèi)容資料 通訊錄,.,工作說明書的主要目的確定活動基本要素/相互關(guān)系及檢查點,明確活動基本要素利于活動掌控 參與人員的工作指導(dǎo)，提升工作效率 新增人員的活動手冊，利于快速到位（補位） 相互關(guān)系的確認(rèn) 部門之間的配合和各自負(fù)責(zé)人； 哪些事情可以同時進行； 完成項目的方式可能不止一種，通過相互關(guān)系的檢查

5、可以使你找到最好的方法； 檢查點可為我們提供補救的機會 定期的回顧和檢討：在每隔固定時間由所有成員在一起檢查項目進展，并對意外情況作出補救。,.,場地選擇列出要求,需要類型：考慮活動類別、主題、品味要求 來賓人數(shù)：測算最小面積要求 活動內(nèi)容：是否有特殊物品擺放，是否需特殊設(shè)施？是否有頂高要求？是否有破壞可能？ 周邊環(huán)境：交通、噪音、光線、用餐及住宿 氣候條件：防雨、防寒、防暑、日落時間 費用限制：能夠用于場地租賃的最高限額,.,場地選擇詢問,是否有檔期？ 是否有足夠的布展時間？ 場地需要清空嗎？場地清空需要付費嗎？ 場地清掃需要特別安排嗎？ 場地可容納多少人？ 使用該場地是否需要辦理特別手續(xù)？

6、 是否有噪音及安全、清潔方面的要求？ 場地能夠提供什么設(shè)施？它們是否收費？ 現(xiàn)場視覺效果如何？是否有遮擋視線的裝飾？ 場地有多少衛(wèi)生間？條件怎樣？需要裝飾嗎？ 是否有供貴賓和工作人員休息的地方？ 場地自身工作人員的素質(zhì)如何？是否有類似活動的服務(wù)經(jīng)驗？ 場地是否有存放雜物或資料的地方？,.,車輛安排停車場,停車場在哪里？從停車場到活動場地步行需要多長時間？通過哪些線路？ 停車場的開放和關(guān)閉時間？ 停車場需要什么憑證？ 是否可以專辟停車場？ 是否有VIP專用停車場？ 是否有“停車已滿”標(biāo)志牌？ 停車場是否有保安管理？ 工作用車停在哪里？是否需付費？,.,車輛安排活動班車,來賓來自哪里？何時啟程？正

7、常何時抵達？ 以每半小時為單位，列出航班抵達時間表，并據(jù)此確定每班班車的間隔時間、發(fā)車輛數(shù) 班車品牌？新舊程度？ 司機素質(zhì)如何？會否迷路？聯(lián)系方式？ 班車途經(jīng)路線是否有擁堵可能？ 預(yù)留至少一輛機動車輛,.,車輛安排特殊來賓接待,特殊來賓有多少人（正確職務(wù)）？他們啟程和抵達的精確時間表？是否有陪同人員？入住酒店？入住時間和離開時間？ 特殊來賓的級別是否有差別？他們是否要求乘坐不同檔次的車輛？ 特殊來賓的行程安排（活動當(dāng)天），征求本人或隨從的意見；活動前是否觀看場地并參加彩排？ 由誰接待？期間是否有其他安排？（會議？用餐？） 特殊來賓的活動文件夾準(zhǔn)備：簡易流程、講話稿、行程提醒,.,來賓接待,當(dāng)來

8、賓準(zhǔn)備趕赴機場時，接待工作已經(jīng)開始： 來賓是否拿到了正確的機票？ 來賓是否方便抵達機場？ 當(dāng)來賓抵達機場時是否安排工作人員辦理手續(xù)？ 來賓是否知道下飛機后應(yīng)該如何做？ 突發(fā)情況處理： 航班延誤 個別來賓遲到,.,來賓接待,當(dāng)來賓走下飛機后： 確保第一時間知道接站人位置 在班車等候時間不能超過30分鐘 在班車行程中為來賓播放輕松音樂 突發(fā)情況處理： 班車損壞 部分來賓延誤 班車迷路,.,來賓接待,當(dāng)來賓抵達接待區(qū)時： 確保第一時間看到接待人員和接待指示牌 預(yù)估每批來賓人數(shù)，保障足夠的接待人力 如果是入住酒店，最好提前拿到所有來賓入住房間，以節(jié)省來賓登記時間，并在登記完成后交酒店總臺 在接待區(qū)預(yù)備

9、休息區(qū) 如果是直接進入會場，應(yīng)準(zhǔn)備存衣處、行李寄存處，并有專人管理，預(yù)備存衣牌 突發(fā)情況處理： 因交通原因突然導(dǎo)致來賓人數(shù)劇增,.,來賓接待,來賓登記時應(yīng)了解什么？ 活動的日程安排 活動所需佩戴證件及使用要求 活動場地平面圖及入口、出口、衛(wèi)生間位置 何時可以離開？離開機票領(lǐng)取的時間和方式 來程時的費用報銷時間、地點、方式 離開時是否有班車接送？ 用餐時間、地點？用餐憑證？,.,來賓接待,當(dāng)來賓進入酒店房間休息： 準(zhǔn)備小型歡迎卡 確保來賓能夠迅速聯(lián)絡(luò)接待人員 是否需要提前清空房間內(nèi)的收費物品？ 房間內(nèi)是否需要準(zhǔn)備鮮花及水果？ 房間內(nèi)應(yīng)準(zhǔn)備當(dāng)?shù)芈糜问謨约暗貓D,.,現(xiàn)場布置,來賓行走線路現(xiàn)場勘察：

10、場地有多少入口？是否可以確保來賓從指定入口進入？ 來賓人數(shù)有多少？是否能夠及時順暢地通過入口？ 入口是否需要鋪設(shè)紅地毯？ 在抵達會場途中是否要穿越其他場地？是否有明確方向指示？ 來賓進入會場后是否能夠立即找到自己的位置？ 不同類別的來賓是否需要分別設(shè)定入口？ 是否有來賓需要特別休息室？,.,現(xiàn)場布置,搭建施工 保證施工期間的用電及保安 保證施工用料的擺放位置 檢查施工單位用料擺放是否合理 搭建完成時間應(yīng)保障至少12小時的彩排時間 務(wù)必進行最大負(fù)荷電量測試 施工完畢后應(yīng)清理一切施工痕跡 確保用電線路安全隱秘,.,現(xiàn)場布置,舞臺布置 保障上場及下場通道暢通 后臺有方便快捷且安全的物品存放處 來賓上

11、下舞臺通道地板檢查，是否有松動可能 舞臺布置的設(shè)備不能遮擋現(xiàn)場攝影攝像視線 確保來賓無法進入后臺,.,現(xiàn)場布置,來賓區(qū)域 貴賓席如何布置（座位安排圖）？是否需要名簽或椅背簽？ 為外籍人士座位的側(cè)后方安排翻譯人員座位 來賓的通道是否暢通？ 是否要準(zhǔn)備同傳？規(guī)格？現(xiàn)場翻譯？ 預(yù)留攝影攝像位置，是否需要架高？ 來賓取用飲料位置是否方便？ 當(dāng)來賓退場時是否可能發(fā)生擁擠？,.,后勤安排,安排專門工作人員負(fù)責(zé)用餐預(yù)訂及送達 指定工作人員用車和司機 文件打印 資料裝袋、運輸和存放 物品領(lǐng)取登記 視頻、圖片資料,.,媒體接待基礎(chǔ)文件,媒體接待基礎(chǔ)文件 邀請媒體名單 新聞夾內(nèi)容 航班時刻表（接、送車輛安排） 住房登記表 媒介分工（活動現(xiàn)場位置） 接待物料 專訪安排（名單、Q&A、陪同媒介、速錄）,.,其他事項,