GY 01 茌平基地采購管理規(guī)定

1、.山東信發(fā)東信塑膠有限公司 茌平基地采購管理規(guī)定文件編號(hào)：XFDX/GL GY 01-2014 (A)編制/日期：審核/日期：批準(zhǔn)/日期：生效日期：1、目的為了保障公司生產(chǎn)、經(jīng)營的正常運(yùn)行，規(guī)范采購流程，加強(qiáng)成本控制，特制定本制度。2、適用范圍本制度適用于公司的日常采購活動(dòng)。3、定義3.1 定點(diǎn)采購：指采購部門通過招標(biāo)、議標(biāo)的方式，確定管理物資的定點(diǎn)供應(yīng)商或服務(wù)商，采購單位在定點(diǎn)范圍內(nèi)采購或消費(fèi)的一種采購方式。3.2 滯料：凡因型號(hào)、規(guī)格、材質(zhì)和性能不適用，以至貯存時(shí)間超過6個(gè)月未領(lǐng)用，或雖領(lǐng)用單累計(jì)數(shù)量小于30%，存量多而有變質(zhì)可能的需要單獨(dú)處理的原輔材料和回收的廢品物料。4、職責(zé)4.1供應(yīng)

2、部：負(fù)責(zé)對(duì)公司所需物品的采購和物品的入庫、報(bào)帳手續(xù)。4.2辦公室：監(jiān)督公司的日常采購活動(dòng)。4.3倉儲(chǔ)部：負(fù)責(zé)對(duì)公司所采購的物品辦理出入庫手續(xù)和數(shù)量的核對(duì)，需驗(yàn)收的通知相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)。4.4財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)對(duì)公司所采購物品的付款和發(fā)票的核實(shí)，負(fù)責(zé)采購成本的核查和監(jiān)督。5、工作程序5.1采購原則5.1.1嚴(yán)格執(zhí)行詢議價(jià)程序物品采購，至少應(yīng)有三家（獨(dú)家供應(yīng)或總代理等特殊情況除外）以上供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)，在權(quán)衡質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合評(píng)估，并與供應(yīng)商進(jìn)一步議定最終價(jià)格，臨時(shí)性應(yīng)急購買的物品除外。5.1.2職責(zé)分離采購人員不得參與貨物和服務(wù)的驗(yàn)收，采

3、購貨物質(zhì)量、數(shù)量、交貨等問題的解決，應(yīng)由相關(guān)部門根據(jù)合同要求及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與供應(yīng)商協(xié)商完成。5.1.3一致性原則采購人員采購的物品或服務(wù)必須與采購單所列要求規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量相一致，在市場條件不能滿足采購部門要求或成本過高的情況下，及時(shí)反饋信息供申請部門更改采購單作參考。5.1.4廉潔制度所有采購人員必須做到：（1）、自覺維護(hù)企業(yè)利益，努力提高采購質(zhì)量，降低采購成本，杜絕弄虛作假。（2）、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)法治觀念。（3）、廉潔自律，嚴(yán)格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。（4）、工作認(rèn)真仔細(xì)，不出差錯(cuò)，不因自身工作失誤給公司造成損失。（5）、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新設(shè)備及市場

4、信息。5.2管理內(nèi)容5.2.1管理原則采購應(yīng)當(dāng)遵循公開、公平、公正的原則，滿足使用的原則和效益優(yōu)先的原則，適合招標(biāo)采購要求的物資，必須進(jìn)行招標(biāo)采購。在同等質(zhì)量的情況下，應(yīng)優(yōu)先購買價(jià)格低且符合節(jié)能和環(huán)保要求的工程，貨物或接受費(fèi)用低的服務(wù)。5.2.2控制5.2.2.1 重點(diǎn)控制物資：單位價(jià)值高，用量大或?qū)Ξa(chǎn)品質(zhì)量有較大影響的常備物資（如：主要原輔材料）；單位價(jià)值高或一次性采購的數(shù)量大的偶發(fā)物資。 5.2.2.2 采購人員和倉庫管理人員要定期進(jìn)行滯呆物資的統(tǒng)計(jì)和分析。5.3 請購、入庫管理5.3.1 各部門物資需求計(jì)劃單的填報(bào)；5.3.2 物資需求計(jì)劃單要根據(jù)工程、生產(chǎn)計(jì)劃或訂單，用料定額和庫存限額

5、等情況進(jìn)行確定；5.3.3 物資需求計(jì)劃單注明需采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、特性（技術(shù)要求）、需求日期等內(nèi)容；5.3.4 請購經(jīng)辦人（工程材料需有工程負(fù)責(zé)人依據(jù)施工方需求）填寫物資需求計(jì)劃單，報(bào)本部門負(fù)責(zé)人審核。5.3.4.1需求計(jì)劃的填寫:應(yīng)寫清技術(shù)參數(shù)要求,要同時(shí)將需求物資的相關(guān)信息(包括非標(biāo)加工件的圖紙、物資品牌、配置、材質(zhì)、參數(shù)等)及時(shí)準(zhǔn)確上報(bào)，如因計(jì)劃填寫不清造成的物品不能使用，應(yīng)由報(bào)計(jì)劃方承擔(dān)責(zé)任并負(fù)責(zé)相應(yīng)的費(fèi)用，因采購造成的失誤有采購人承擔(dān)責(zé)任并負(fù)責(zé)相應(yīng)的費(fèi)用。5.3.4.2各原料保管和配件保管,每天下班前半個(gè)小時(shí)統(tǒng)計(jì)當(dāng)天到貨物資報(bào)采購主管。5.3.5 對(duì)物資需求計(jì)劃應(yīng)注意提高計(jì)

6、劃質(zhì)量，并根據(jù)采購周期的長短提前五天定制（具體采購時(shí)間詳見附件三），盡量避免緊急采購現(xiàn)象的發(fā)生。配件、辦公用品等只允許周一、周二申報(bào)，原料計(jì)劃等根據(jù)生產(chǎn)狀況和進(jìn)貨周期提前進(jìn)行申報(bào)，所有計(jì)劃單經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后由倉庫保管或辦公內(nèi)勤交于供應(yīng)主管審核，供應(yīng)主管簽字后再交于副總審批，審批完成由保管或辦公內(nèi)勤做請購單，ERP顯示請購單后進(jìn)入實(shí)際采購流程。5.3.6物資入庫時(shí)，保管與交貨人一起核對(duì)清點(diǎn)物資名稱、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量等信息是否與計(jì)劃相符；5.3.7.驗(yàn)收中不合格物資，嚴(yán)禁接收，如出現(xiàn)工作失誤故意接收的，保管員負(fù)全部經(jīng)濟(jì)責(zé)任；5.3.8采購物資到廠后，倉管通知驗(yàn)收人驗(yàn)收，原材料和包裝物驗(yàn)收，技術(shù)部主

7、管驗(yàn)收簽字，若驗(yàn)收入庫后出現(xiàn)問題，處罰技術(shù)主管200元；工具和配件驗(yàn)收，維修班長驗(yàn)收簽字，若驗(yàn)收入庫后出現(xiàn)問題，處罰維修班長100元、生產(chǎn)部主管100元；若沒有驗(yàn)收就辦理入庫的，出現(xiàn)問題處罰倉儲(chǔ)原料保管100元、倉儲(chǔ)主管100元。5.3.9采購物資驗(yàn)收入庫后，2日內(nèi)倉管填制完畢采購入庫單，傳遞驗(yàn)收人簽字，通知采購人簽收，采購物資不能跨月入庫，哪一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，處罰50元。5.4 采購5.4.1 采購部門必須依據(jù)申購人上報(bào)的物資需求計(jì)劃由采購主管統(tǒng)一按排實(shí)施采購；正常采購物品限定計(jì)劃審批后一周內(nèi)到貨，特殊情況由供應(yīng)主管提前與請購部門溝通協(xié)調(diào)。5.4.2 要優(yōu)先選擇制造商直供單位或總代理商的供應(yīng)方

8、，盡量避免和減少中間環(huán)節(jié)，供應(yīng)方還應(yīng)具備以下條件：具有法人資格或有獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力；符合國家法律、法規(guī)和國際貿(mào)易規(guī)則，具有良好的質(zhì)量和商業(yè)信譽(yù)；具有履行合同的能力和良好的履約記錄，良好的財(cái)務(wù)狀況和銀行信譽(yù)；5.4.3 采購方式的選擇應(yīng)符合下列原則：1）具有共性的物資，應(yīng)匯總計(jì)劃集中統(tǒng)一采購，以降低采購成本；2）常用量較大的原輔材料采購部門應(yīng)事先選定供應(yīng)方，議定供應(yīng)價(jià)格，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后采購部定量采購；3）為確保供應(yīng)渠道的暢通，防止意外情況的發(fā)生，應(yīng)有兩家或兩家以上供應(yīng)商作為后備供應(yīng)商或在其間進(jìn)行交互采購。5.4.4 對(duì)不采用定點(diǎn)采購的重點(diǎn)控制物資，采購部門要根據(jù)采購物資的特性，查閱制造商或

9、供應(yīng)商資料，記錄及其他有關(guān)信息，進(jìn)行三家以上詢價(jià)與報(bào)價(jià)，采購人員詢價(jià)完成后，詢價(jià)或議價(jià)結(jié)果及擬訂“訂購廠商”“交貨期限”與“報(bào)價(jià)有效期限”填寫物資比價(jià)表經(jīng)主管審核。5.4.5采購部門應(yīng)建立供應(yīng)方信用記錄檔案，作為對(duì)供應(yīng)方評(píng)價(jià)和優(yōu)選的基本資料；5.4.6緊急采購的物品,金額在5000以內(nèi)的可以由副總批準(zhǔn)，金額在5000以上的必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)采購，緊急采購的物品可以先不進(jìn)行比價(jià),但價(jià)格不能高于市場價(jià)的20%。5.4.7采購人員必須按采購要求運(yùn)作，對(duì)不按計(jì)劃要求及質(zhì)量要求采購,造成超儲(chǔ)積壓或影響生產(chǎn)的，損失由采購人員承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。5.4.9采購人員未能及時(shí)完成采購任務(wù)時(shí),應(yīng)及早報(bào)告部門主管說明異常原

10、因,提出相應(yīng)意見方案,采購部應(yīng)及時(shí)與請購部門溝通,擬定補(bǔ)救辦法和處理對(duì)策,特別重大的事項(xiàng)應(yīng)報(bào)總經(jīng)理。5.5財(cái)務(wù)5.5.1財(cái)務(wù)部門依據(jù)采購人員傳遞的批準(zhǔn)的付款申請單實(shí)施匯款，并根據(jù)采購人員的需求打印匯款回單，如有特殊原因不能匯款的，需通知采購人員。5.6 監(jiān)督檢查采購部門應(yīng)當(dāng)接受公司和社會(huì)監(jiān)督，任何單位和個(gè)人有權(quán)對(duì)采購活動(dòng)中有以下行為向總經(jīng)理投訴或檢舉：（1）計(jì)劃不當(dāng)造成的浪費(fèi)；（2）未經(jīng)比價(jià)、批準(zhǔn)擅自采購的；（3）應(yīng)定點(diǎn)采購的物資對(duì)外采購的；（4）弄虛作假的。6、其他事項(xiàng)6.1為不影響生產(chǎn)，原料需至少到貨周期前三天申報(bào)，且盡量周一、周二申請，盡量避開周五周六周日，原料除PVC外歸公司總部購買，

11、可由保管寫申請后直接與采購部主管溝通，茌平基地采購員協(xié)助。PVC采購由生產(chǎn)車間填寫采購申請單，由保管做請購單。周六周日財(cái)務(wù)不能打款，PVC采購申請必須在周五前上報(bào)，并根據(jù)生產(chǎn)狀況合理安排庫存量，申請單由茌平基地采購員和副總審批后交于財(cái)務(wù)部并寫付款申請，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)安排打款事宜，因款項(xiàng)問題造成的PVC斷料由財(cái)務(wù)部承擔(dān)責(zé)任，因車間自身問題造成的斷料由車間承擔(dān)責(zé)任。6.2為降低采購成本、提高效率，配件、辦公用品等，需至少提前一周申請，生產(chǎn)需用小型設(shè)備提前十五天報(bào)計(jì)劃，每周一、二遞交申請單，由采購部主管審核后安排采購。6.3如遇請購單型號(hào)不明確的，申請人可配合采購部人員外出采購。6.4如遇特殊情況采購人

12、不能及時(shí)將所需物資采購到位的，采購人需電話通知申請人并通過OA書面通知。6.5采購物資需當(dāng)月取得發(fā)票，支付預(yù)付款的須要求發(fā)票隨貨同行，或郵寄到公司。6.6 采購人在ERP系統(tǒng)建立供應(yīng)商檔案，完善供應(yīng)商檔案信息（聯(lián)系人、電話、傳真）。6.7采購物資取得的發(fā)票與實(shí)際內(nèi)容相符，超越經(jīng)營范圍的不予報(bào)銷，過期、虛假發(fā)票不予報(bào)銷。6.8紙質(zhì)采購合同傳遞到副總、財(cái)務(wù)部。7、采購流程申請人填制申請單-部門主管簽字-供應(yīng)人員簽字副總簽字-保管ERP填制請購單-采購部主管審核請購單-供應(yīng)人員采購、采購訂單貨到保管及驗(yàn)收人驗(yàn)收 保管填制采購入庫單傳遞相關(guān)人員簽字傳遞供應(yīng)人員供應(yīng)人員依據(jù)發(fā)票、入庫單報(bào)賬供應(yīng)人員填制付款申請單財(cái)務(wù)付款。8、附則8.1本規(guī)定簽字后執(zhí)行。8.2本規(guī)定由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。8.3當(dāng)本規(guī)定出現(xiàn)重大不可執(zhí)行項(xiàng)時(shí)，可及時(shí)進(jìn)行修改。附表一 生產(chǎn)需要采購申請表申請部門： 申請日期： 序號(hào)品名規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量需用日期備注申請人： 主任簽字： 批準(zhǔn)人：附表二 物資比價(jià)報(bào)告單年 月 日比價(jià)內(nèi)容：序號(hào)供應(yīng)商名稱聯(lián)系人報(bào)價(jià)情況產(chǎn)地備注最終供應(yīng)商：記錄人： 審核： 批準(zhǔn)：附表三生產(chǎn)物資到貨時(shí)間表序號(hào)產(chǎn)品名稱到貨周期序號(hào)產(chǎn)品名稱到貨周期1微晶蠟B5210天17 硬脂酸鈣5天2微晶蠟1085天18PVC7004天3工業(yè)沉淀碳酸鈣5天19PVC10003天4微