OFFICE經(jīng)驗(yàn)交流

1、OFFICE經(jīng)驗(yàn)交流目 錄1EXCEL11.1輸入數(shù)據(jù)的注意事項(xiàng)11.2自動(dòng)填充11.3單元格內(nèi)換行11.4縮小字體填充11.5凍結(jié)窗口21.6篩選21.7數(shù)據(jù)有效性31.8簡(jiǎn)單公式41.9編輯技巧41.9.1輸入15位以上數(shù)據(jù)41.9.2分?jǐn)?shù)的輸入51.9.3序列“001”的輸入51.9.4日期的輸入51.9.5填充條紋51.9.6多張工作表中輸入相同的內(nèi)容51.9.7不連續(xù)單元格填充同一數(shù)據(jù)51.9.8快速清除單元格的內(nèi)容51.9.9單元格內(nèi)容的合并51.9.10條件顯示61.9.11自定義格式61.10函數(shù)102WORD102.1文檔比較102.2打印縮放102.3插入公式112.4表格

2、.文本轉(zhuǎn)換112.5自動(dòng)編號(hào)112.5.1自動(dòng)編號(hào)的優(yōu)點(diǎn)112.5.2設(shè)置自動(dòng)編號(hào)122.5.3以部門制度為例創(chuàng)建自動(dòng)編號(hào)文檔122.5.4表格列自動(dòng)編號(hào)舉例122.6自動(dòng)生成目錄122.6.1自動(dòng)生成目錄的前提122.6.2自動(dòng)生成目錄的操作122.7格式刷122.8查找替換132.9文檔結(jié)構(gòu)圖132.10標(biāo)題行重復(fù)132.11超鏈接132.12分節(jié)132.13奇偶頁(yè)眉頁(yè)腳142.14修改模板14 很高興和大家一起交流 Office經(jīng)驗(yàn)交流1 EXCEL1.1 輸入數(shù)據(jù)的注意事項(xiàng) Microsoft Excel 提供了一系列功能，可以很方便地管理和分析數(shù)據(jù)。若要很好地利用這些功能，在輸入數(shù)據(jù)

3、時(shí)就要注意。避免在區(qū)域中放置空行和空列，以利于 Excel 檢測(cè)和選擇相關(guān)數(shù)據(jù)區(qū)域。不要鍵入前導(dǎo)空格或尾隨空格 單元格開(kāi)頭或結(jié)尾的多余空格會(huì)影響排序與搜索?？梢栽趩卧駜?nèi)縮進(jìn)文本，而不是鍵入空格。1.2 自動(dòng)填充 雙擊單元格右下角的黑字一直填充到最后。輸入的序列.公式都可以自動(dòng)填充，也可選中前幾格用鼠標(biāo)下拉至需要位置。1.3 單元格內(nèi)換行 在需要換行的地方按“ALT+回車”，可以實(shí)現(xiàn)單元格內(nèi)強(qiáng)制換行，在單元格格式里可以選擇“自動(dòng)換行”但自動(dòng)換行列寬一變內(nèi)容就重排了。1.4 縮小字體填充 單元格內(nèi)容多時(shí)，可選中單元格，在單元格格式里選擇“對(duì)齊”選項(xiàng)卡，在文本控制項(xiàng)下選縮小字體填充。1.5 凍結(jié)窗

4、口 當(dāng)表格很大時(shí)，上下左右翻頁(yè)時(shí)候需要固定頂端（左端）標(biāo)題行，就要用到凍結(jié)窗口。凍結(jié)標(biāo)題行時(shí)選擇標(biāo)題行下面的一行，再在“窗口”菜單下選擇1.6 篩選 選擇標(biāo)題行，在數(shù)據(jù)菜單下點(diǎn)篩選，如上圖操作即可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)篩選。自動(dòng)篩選下列標(biāo)題單元格有下拉三角形，可以點(diǎn)三角形選擇篩選條件。 自動(dòng)篩選前一定要加上序號(hào)列，否則排序后回不去原樣了。只能選一行標(biāo)題。 條件篩選 如下圖，想只篩選出0101.0102等大類，可以使用自定義篩選，一定要用英文？，中文的不可以。選或等于，就可以同時(shí)篩選01和0101二種了，這樣篩選不包括11以后的，要有更多數(shù)據(jù)，要等于或，如果要選出二位.四位和六位的，可以用不等于八位來(lái)定義1.

5、7 數(shù)據(jù)有效性 給用戶提供一個(gè)選擇列表 ，限定輸入內(nèi)容的類型或大小 數(shù)據(jù)菜單下點(diǎn)有效性，設(shè)置選項(xiàng)卡里選允許序列，來(lái)源里用英文逗號(hào)分隔各項(xiàng)目，按輸入順序不能自動(dòng)排序，要排序也可以選取另一個(gè)排好序的工作表中的區(qū)域作為來(lái)源，但不能刪除來(lái)源表格，或者在另一列輸入后排序，粘到記事本中加逗號(hào)，然后再?gòu)?fù)制到來(lái)源里，這樣就可以刪除表格了。更改有效性時(shí)，不能全部顯示來(lái)源時(shí)，用箭頭移動(dòng)不好使，只能用鼠標(biāo)，按住左鍵拖動(dòng)就可以移動(dòng)了。最好整列定義有效性，更改時(shí)方便，個(gè)別單元格可以再設(shè)成任意值。1.8 簡(jiǎn)單公式 可以直接在單元格內(nèi)輸入“”然后再用鼠標(biāo)選參與計(jì)算的單元格，運(yùn)算符號(hào)用鍵盤輸入即可。 “Alt+=”自動(dòng)求和

6、公式輸入在文本格式的格內(nèi)就直接顯示公式，不顯示結(jié)果。 篩選后在屏幕底端自動(dòng)顯示計(jì)數(shù)等項(xiàng)結(jié)果，可以右鍵單擊計(jì)數(shù)處，改為顯示平均值等。 有時(shí)復(fù)制公式不能達(dá)到要的效果，有時(shí)用下拉填充只有復(fù)制，可以用數(shù)組公式，選中目標(biāo)單元格區(qū)域，再在第一個(gè)格輸入，然后輸入公式CTRL+SHIFT回車。 可以在工具自定義里選“命令”，在“所有命令”里可以拉出公式編輯器放在菜單里。1.9 編輯技巧1.9.1 輸入15位以上數(shù)據(jù) EXCEL默認(rèn)數(shù)字有效數(shù)字只有15位，要輸入15位以上的帳號(hào)，只能以文本形式，或在輸入前先在單元格里輸入一個(gè)撇號(hào)，然后再輸入數(shù)字，回車后就顯示全部數(shù)字了。1.9.2 分?jǐn)?shù)的輸入 如果直接輸入“1/

7、5”，系統(tǒng)會(huì)將其變?yōu)椤?月5日”，解決辦法是：先輸入“0”，然后輸入空格，再輸入分?jǐn)?shù)“1/5”。還可以用EQ域輸入分?jǐn)?shù)。1.9.3 序列“001”的輸入 如果直接輸入“001”，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)判斷001為數(shù)據(jù)1，解決辦法是：首先輸入“ ”（西文單引號(hào)），然后輸入“001”。1.9.4 日期的輸入 如果要輸入“4月5日”，直接輸入“4/5”，再敲回車就行了。如果要輸入當(dāng)前日期，按一下“Ctrl+；”鍵。1.9.5 填充條紋 如果想在工作簿中加入漂亮的橫條紋，可以利用對(duì)齊方式中的填充功能。先在一單元格內(nèi)填入“*”或“”等符號(hào)，然后單擊此單元格，向右拖動(dòng)鼠標(biāo)，選中橫向若干單元格，單擊“格式”菜單，選中“

8、單元格”命令，在彈出的“單元格格式”菜單中，選擇“對(duì)齊”選項(xiàng)卡，在水平對(duì)齊下拉列表中選擇“填充”，單擊“確定”按鈕。1.9.6 多張工作表中輸入相同的內(nèi)容 幾個(gè)工作表中同一位置填入同一數(shù)據(jù)時(shí)，可以選中一張工作表，然后按住Ctrl鍵，再單擊窗口左下角的Sheet1.Sheet2來(lái)直接選擇需要輸入相同內(nèi)容的多個(gè)工作表，接著在其中的任意一個(gè)工作表中輸入這些相同的數(shù)據(jù)，此時(shí)這些數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)在選中的其它工作表之中。輸入完畢之后，再次按下鍵盤上的Ctrl鍵，然后使用鼠標(biāo)左鍵單擊所選擇的多個(gè)工作表，解除這些工作表的聯(lián)系，否則在一張表單中輸入的數(shù)據(jù)會(huì)接著出現(xiàn)在選中的其它工作表內(nèi)。1.9.7 不連續(xù)單元格填充

9、同一數(shù)據(jù) 選中一個(gè)單元格，按住Ctrl鍵，用鼠標(biāo)單擊其他單元格，就將這些單元格全部都選中了。在編輯區(qū)中輸入數(shù)據(jù)，然后按住Ctrl鍵，同時(shí)敲一下回車，在所有選中的單元格中都出現(xiàn)了這一數(shù)據(jù)。1.9.8 快速清除單元格的內(nèi)容 如果要?jiǎng)h除內(nèi)容的單元格中的內(nèi)容和它的格式和批注，就不能簡(jiǎn)單地應(yīng)用選定該單元格，然后按Delete鍵的方法了。要徹底清除單元格,可用以下方法：選定想要清除的單元格或單元格范圍；單擊“編輯”菜單中“清除”項(xiàng)中的“全部”命令，這些單元格就恢復(fù)了本來(lái)面目。1.9.9 單元格內(nèi)容的合并 根據(jù)需要，有時(shí)想把B列與C列的內(nèi)容進(jìn)行合并，如果行數(shù)較少，可以直接用“剪切”和“粘貼”來(lái)完成操作，但如

10、果有幾萬(wàn)行，就不能這樣辦了。解決辦法是：在C列后插入一個(gè)空列（如果D列沒(méi)有內(nèi)容，就直接在D列操作），在1中輸入“=B1紅色999999#,#0,_m“噸“;999#,_k_m“千克“;#_k“克“” 可以看到，使用條件格式，千分符和均勻間隔指示符的組合，不用增加公式的數(shù)目就可以改進(jìn)工作表的可讀性和效率。另外，我們還可以運(yùn)用自定義格式來(lái)達(dá)到隱藏輸入數(shù)據(jù)的目的，比如格式；0只顯示負(fù)數(shù)和零，輸入的正數(shù)則不顯示；格式“；”則隱藏所有的輸入值。自定義格式只改變數(shù)據(jù)的顯示外觀，并不改變數(shù)據(jù)的值，也就是說(shuō)不影響數(shù)據(jù)的計(jì)算。靈活運(yùn)用好自定義格式功能，將會(huì)給實(shí)際工作帶來(lái)很大的方便。5.批量刪除空行 有時(shí)我們需要

11、刪除Excel工作薄中的空行，一般做法是將空行一一找出，然后刪除。如果工作表的行數(shù)很多，這樣做就非常不方便。我們可以利用“自動(dòng)篩選”功能，把空行全部找到，然后一次性刪除。做法：先在表中插入新的一個(gè)空行，然后按下Ctrl+A鍵，選擇整個(gè)工作表，用鼠標(biāo)單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“篩選”項(xiàng)中的“自動(dòng)篩選”命令。這時(shí)在每一列的頂部，都出現(xiàn)一個(gè)下拉列表框，在典型列的下拉列表框中選擇“空白”，直到頁(yè)面內(nèi)已看不到數(shù)據(jù)為止。在所有數(shù)據(jù)都被選中的情況下，單擊“編輯”菜單，選擇“刪除行”命令，然后按“確定”按鈕。這時(shí)所有的空行都已被刪去，再單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選取“篩選”項(xiàng)中的“自動(dòng)篩選”命令，工作表中的數(shù)據(jù)就全恢復(fù)了

12、。插入一個(gè)空行是為了避免刪除第一行數(shù)據(jù)。如果想只刪除某一列中的空白單元格，而其它列的數(shù)據(jù)和空白單元格都不受影響，可以先復(fù)制 此列，把它粘貼到空白工作表上，按上面的方法將空行全部刪掉，然后再將此列復(fù)制，粘貼到原工作表的相應(yīng)位置上。6.如何避免錯(cuò)誤信息 在Excel中輸入公式后，有時(shí)不能正確地計(jì)算出結(jié)果，并在單元格內(nèi)顯示一個(gè)錯(cuò)誤信息，這些錯(cuò)誤的產(chǎn)生，有的是因公式本身產(chǎn)生的，有的不是。下面就介紹一下幾種常見(jiàn)的錯(cuò)誤信息，并提出避免出錯(cuò)的辦法。）錯(cuò)誤值： 含義：輸入到單元格中的數(shù)據(jù)太長(zhǎng)或單元格公式所產(chǎn)生的結(jié)果太大，使結(jié)果在單元格中顯示不下?；蚴侨掌诤蜁r(shí)間格式的單元格做減法，出現(xiàn)了負(fù)值。解決辦法：增加列的

13、寬度，使結(jié)果能夠完全顯示。如果是由日期或時(shí)間相減產(chǎn)生了負(fù)值引起的，可以改變單元格的格式，比如改為文本格式，結(jié)果為負(fù)的時(shí)間量。）錯(cuò)誤值：DIV/0! 含義：試圖除以0。這個(gè)錯(cuò)誤的產(chǎn)生通常有下面幾種情況：除數(shù)為0.在公式中除數(shù)使用了空單元格或是包含零值單元格的單元格引用。解決辦法：修改單元格引用，或者在用作除數(shù)的單元格中輸入不為零的值。）錯(cuò)誤值：VALUE! 含義：輸入引用文本項(xiàng)的數(shù)學(xué)公式。如果使用了不正確的參數(shù)或運(yùn)算符，或者當(dāng)執(zhí)行自動(dòng)更正公式功能時(shí)不能更正公式，都將產(chǎn)生錯(cuò)誤信息VALUE!。解決辦法：這時(shí)應(yīng)確認(rèn)公式或函數(shù)所需的運(yùn)算符或參數(shù)正確，并且公式引用的單元格中包含有效的數(shù)值。例如，單元格C

14、4中有一個(gè)數(shù)字或邏輯值，而單元格D4包含文本，則在計(jì)算公式=C4D4時(shí)，系統(tǒng)不能將文本轉(zhuǎn)換為正確的數(shù)據(jù)類型，因而返回錯(cuò)誤值VALUE!。）錯(cuò)誤值：REF! 含義：刪除了被公式引用的單元格范圍。解決辦法：恢復(fù)被引用的單元格范圍，或是重新設(shè)定引用范圍。）錯(cuò)誤值：N/A 含義：無(wú)信息可用于所要執(zhí)行的計(jì)算。在建立模型時(shí)，用戶可以在單元格中輸入#N/A，以表明正在等待數(shù)據(jù)。任何引用含有#N/A值的單元格都將返回#N/A。解決辦法：在等待數(shù)據(jù)的單元格內(nèi)填充上數(shù)據(jù)。）錯(cuò)誤值：NAME? 含義：在公式中使用了Excel所不能識(shí)別的文本，比如可能是輸錯(cuò)了名稱，或是輸入了一個(gè)已刪除的名稱，如果沒(méi)有將文字串括在雙引

15、號(hào)中，也會(huì)產(chǎn)生此錯(cuò)誤值 解決辦法：如果是使用了不存在的名稱而產(chǎn)生這類錯(cuò)誤，應(yīng)確認(rèn)使用的名稱確實(shí)存在；如果是名稱，函數(shù)名拼寫(xiě)錯(cuò)誤應(yīng)就改正過(guò)來(lái)；將文字串括在雙引號(hào)中；確認(rèn)公式中使用的所有區(qū)域引用都使用了冒號(hào)（：）。例如：SUM（C1：C10）。注意將公式中的文本括在雙引號(hào)中。）錯(cuò)誤值：NUM! 含義：提供了無(wú)效的參數(shù)給工作表函數(shù)，或是公式的結(jié)果太大或太小而無(wú)法在工作表中表示。解決辦法：確認(rèn)函數(shù)中使用的參數(shù)類型正確。如果是公式結(jié)果太大或太小，就要修改公式，使其結(jié)果在-110307和110307之間。）錯(cuò)誤值：NULL！ 含義：在公式中的兩個(gè)范圍之間插入一個(gè)空格以表示交叉點(diǎn)，但這兩個(gè)范圍沒(méi)有公共單元格

16、。比如輸入：“=SUM(A1:A10 C1:C10)”，就會(huì)產(chǎn)生這種情況。解決辦法： 取消兩個(gè)范圍之間的空格。上式可改為“=SUM(A1:A10 ,C1:C10)”選擇性粘貼 選擇性粘貼里有運(yùn)算功能，如在每個(gè)數(shù)上加8，可以在一個(gè)單元格里輸入8，選擇復(fù)制，在要加8的區(qū)域選擇后選“選擇性粘貼”，勾選“加”1.10 函數(shù) EXCEL內(nèi)置很多函數(shù)，單元格輸入等號(hào)后就會(huì)出現(xiàn)函數(shù)提示，點(diǎn)下拉三角可以選常用的，選其他函數(shù)可以按類別查到全部的。2 WORD 說(shuō)WORD前對(duì)標(biāo)題.樣式及大綱級(jí)別要有所了解，標(biāo)題就是類似于第一章XXX，第一節(jié)XXX等這樣的。樣式就是具有一些文字屬性（格式）的集合，通過(guò)樣式，可以把文

17、字很方便地設(shè)置成你需要的格式。大綱級(jí)別舉例來(lái)說(shuō)：在一篇文檔中，第一章XXX對(duì)應(yīng)的大綱級(jí)別就是一級(jí)，第一節(jié)XXX對(duì)應(yīng)的大綱級(jí)別就是二級(jí)，以此類推。以上是本人對(duì)這幾個(gè)概念的理解，不正確的地方請(qǐng)指正。關(guān)于標(biāo)題.樣式及大綱的詳細(xì)介紹可以參考WORD的幫助。2.1 文檔比較 在工具菜單里選比較并合并文檔。2.2 打印縮放 在打印菜單里選。2.3 插入公式 在插入菜單選“對(duì)象”，選“Microsoft 公式3.0”，舉例如下：2.4 表格.文本轉(zhuǎn)換 選中表格或文本，在表格菜單下選“轉(zhuǎn)換”。表格1：表格快捷鍵 快捷鍵 功 能 Tab 移動(dòng)到下一個(gè)單元格中 Shift+Tab 移到前一個(gè)單元格中 Alt+Ho

18、me 移到當(dāng)前行的最左一個(gè)單元格中 Alt+End 移到當(dāng)前行的最右一個(gè)單元格中 Alt+PageUp 移到當(dāng)前列的最上一個(gè)單元格中 Alt+PageDown 移到當(dāng)前列的最下一個(gè)單元格中2.5 自動(dòng)編號(hào)2.5.1 自動(dòng)編號(hào)的優(yōu)點(diǎn) 在編寫(xiě)結(jié)構(gòu)復(fù)雜的大型文檔時(shí)經(jīng)常會(huì)遇到層次很多的編號(hào)問(wèn)題，若不采用自動(dòng)編號(hào)功能，則在修改或調(diào)整文章標(biāo)題中的一個(gè)或幾個(gè)編號(hào)后，以后的所有編號(hào)都要進(jìn)行修改，很麻煩且容易出錯(cuò)。有時(shí)文章結(jié)構(gòu)太復(fù)雜，很可能要寫(xiě)某個(gè)標(biāo)題時(shí)不知這個(gè)標(biāo)題到底是屬于哪個(gè)級(jí)別的標(biāo)題，用自動(dòng)編號(hào)就能很好地解決這些問(wèn)題。2.5.2 設(shè)置自動(dòng)編號(hào) 下面著重介紹多級(jí)編號(hào)的設(shè)置，格式項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)，打開(kāi)項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)對(duì)話框，選擇多級(jí)符號(hào)選項(xiàng)卡（在修改樣式時(shí)選擇“編號(hào)”菜單也可以打開(kāi)此對(duì)話框）。2