會(huì)計(jì)電算化的會(huì)計(jì)管理吉林省專用PPT幻燈片

1、1,會(huì)計(jì)電算化管理制度包括： 1-內(nèi)部控制制度 2-人員管理制度 3-使用管理制度 4-維護(hù)管理制度 5-會(huì)計(jì)檔案管理制度 6-計(jì)算機(jī)替代手工賬的審批制度,第七章 會(huì)計(jì)電算化之會(huì)計(jì)電算化的會(huì)計(jì)管理,2,內(nèi)部控制就是自我調(diào)整、自我約束、自我監(jiān)督的手段。 實(shí)踐證明，一個(gè)單位，不論是采用計(jì)算機(jī)管理還是完全人工管理，也不論是從事管理工作還是經(jīng)營工作，如果沒有行之有效的內(nèi)部控制制度作保障，其業(yè)務(wù)活動(dòng)就不可能順利進(jìn)行，資產(chǎn)也不可能得到有效保護(hù)。,第一節(jié)會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制一、內(nèi)部控制的概念及意義,3,內(nèi)部控制的目的在于保護(hù)部門或企業(yè)的資產(chǎn)資源，保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的正確性、完整性和可靠性，提高業(yè)務(wù)工作效率和管理水

2、平，并為最終提高經(jīng)濟(jì)效益提供保障。 1資產(chǎn)資源的保護(hù) 2保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的正確、完整和可靠性 3提高管理水平 4促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益的提高 內(nèi)部控制的最終目標(biāo)是提高經(jīng)濟(jì)效益。,二、內(nèi)部控制的目的,4,1會(huì)計(jì)軟件也應(yīng)該建立健全其內(nèi)部控制機(jī)制，防止失誤和違法行為的發(fā)生，保證會(huì)計(jì)信息收集、傳遞和處理的及時(shí)準(zhǔn)確。 2電算化系統(tǒng)的控制比手工會(huì)更復(fù)雜，技術(shù)性更強(qiáng)。 (1)如果沒有嚴(yán)格的內(nèi)部控制，計(jì)算機(jī)程序設(shè)計(jì)一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤，都將產(chǎn)生比手工會(huì)計(jì)更為嚴(yán)重的后果，而且會(huì)造成錯(cuò)誤的重復(fù)性和連續(xù)性。 (2)大量事實(shí)證明，由于會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制出現(xiàn)漏洞所造成的損失，將比手工系統(tǒng)更為嚴(yán)重。 電算化后必須建立一整套全新的內(nèi)部控制制度

3、，這種內(nèi)部控制制度與手工條件下相比，必須更加完善和加強(qiáng)，才能確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確和安全。,三、會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的必要性,5,會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制可分為一般控制和應(yīng)用控制 一般控制是面向整個(gè)會(huì)計(jì)軟件的研制開發(fā)、組織、評(píng)審、應(yīng)用環(huán)境等方面的控制，是應(yīng)用控制的基礎(chǔ)； 應(yīng)用控制是指那些僅影響系統(tǒng)特定用途的控制，如系統(tǒng)中具體的數(shù)據(jù)處理功能的控制等。不同的應(yīng)用系統(tǒng)有不同的控制問題和控制要求，因而有不同的應(yīng)用控制。,四、會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的主要措施l會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的分類,6,一般控制 組織控制、開發(fā)控制、文檔控制、硬件控制和軟件控制軟件維護(hù)、軟件安全、軟件質(zhì)量 應(yīng)用控制 數(shù)據(jù)輸入控制、數(shù)據(jù)處理控制和數(shù)據(jù)輸出

4、控制,一般控制、應(yīng)用控制分類,7,會(huì)計(jì)電算化組織機(jī)構(gòu)將由系統(tǒng)部、操作部和會(huì)計(jì)部組成。 系統(tǒng)部負(fù)責(zé)整個(gè)電算化軟件的設(shè)計(jì)、開發(fā)和維護(hù)， 操作部負(fù)責(zé)電算化后的數(shù)據(jù)加工、硬件維護(hù)和日常管理工作， 會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)向操作部門提供完整、正確、合法、可靠的原始輸入資料。 當(dāng)然，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的這種調(diào)整和重新設(shè)置將因單位的規(guī)模和其他具體情況，但必須進(jìn)行職能分割。,2一般控制(1)組織控制,8,提高軟件的質(zhì)量和開發(fā)效率，最大限度地滿足用戶需求 開發(fā)控制方法： 開發(fā)前，可行性研究 按大型軟件開發(fā)步驟進(jìn)行。系統(tǒng)調(diào)查、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、程序設(shè)計(jì)、系統(tǒng)安裝調(diào)試、系統(tǒng)維護(hù)六個(gè)步驟 系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)有用戶部門的代表和審計(jì)或內(nèi)審人員參加 實(shí)

5、行試運(yùn)行制(“雙軌制”)。應(yīng)該與原手工系統(tǒng)并行運(yùn)行一段時(shí)間。 進(jìn)行評(píng)審,(2)開發(fā)控制,9,文檔控制是會(huì)計(jì)軟件內(nèi)部控制的重要內(nèi)容。 從系統(tǒng)投資立項(xiàng)開始的文件資料，到系統(tǒng)開發(fā)過程中的設(shè)計(jì)文檔、程序，以及運(yùn)行過程中所產(chǎn)生的磁盤文件、財(cái)會(huì)賬本、報(bào)表等無一不屬于文檔控制的范圍。,(3)文檔控制,10,計(jì)算機(jī)硬件包括主機(jī)、輸入設(shè)備(如鍵盤、鼠標(biāo)、掃描儀等)、輸出設(shè)備(如打印機(jī)、顯示 器)、外存儲(chǔ)器(如磁盤、磁帶等)。 硬件控制內(nèi)容： 為系統(tǒng)配備高可靠性、高性價(jià)比的設(shè)備。 確保機(jī)房設(shè)備環(huán)境良好 建立機(jī)房出入及設(shè)備使用制度和操作員崗位責(zé)任制 建立健全設(shè)備的檢查與維修制度 為系統(tǒng)配備不問斷電源和穩(wěn)壓電源,(4

6、)硬件控制,11,軟件控制包括軟件質(zhì)量控制、安全保密控制和維護(hù)控制三個(gè)部分。 軟件質(zhì)量控制 會(huì)計(jì)軟件必須具備正確性、可靠性、可移植性、可測(cè)試性和易操作性，這成為會(huì)計(jì)軟件軟件質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)的重要因素。,(5)軟件控制,12,A用戶識(shí)別 B建立日志文件 C建立數(shù)據(jù)存取保護(hù)制度 D程序加密 E數(shù)據(jù)加密,會(huì)計(jì)軟件采用安全保密方法,13,應(yīng)用控制又稱運(yùn)行控制，是指軟件系統(tǒng)在運(yùn)行過程中對(duì)數(shù)據(jù)的輸入、處理和輸出等環(huán)節(jié)采取的控制措施。 目的 減少數(shù)據(jù)在收集、輸入、處理和輸出過程中可能發(fā)生的錯(cuò)誤或舞弊。 由于應(yīng)用控制僅僅是針對(duì)軟件系統(tǒng)的特定用途所進(jìn)行的控制，因而不同的軟件有不同的應(yīng)用控制。,3應(yīng)用控制,14,有效

7、數(shù)據(jù)控制法 重復(fù)輸入法(通常為二次輸入法) 顯示復(fù)核法(又稱目檢法) 校驗(yàn)碼控制法,(1)輸入控制,15,處理控制又稱管理控制 通常處理控制方法： 利用數(shù)據(jù)問的多種約束關(guān)系進(jìn)行控制 數(shù)據(jù)的范圍控制或合理性控制 文件處理的安全性控制,(2)處理控制,16,輸出控制內(nèi)容： 輸出結(jié)果的正確性控制 對(duì)系統(tǒng)輸出數(shù)據(jù)的保護(hù)性控制,(3)輸出控制,17,按照財(cái)政部94年頒布的會(huì)計(jì)電算化管理辦法，會(huì)計(jì)電算化的使用管理可分為操作管理和系統(tǒng)的軟硬件管理。,第二節(jié) 會(huì)計(jì)電算化的使用管理,18,操作管理主要包括操作人員的職責(zé)和權(quán)限管理、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的輸入管理及嚴(yán)格的上機(jī)操作記錄制度等。,一、操作管理,19,操作人員的崗位

8、分工和崗位變化通常由會(huì)計(jì)主管和系統(tǒng)管理員確定，而其工作權(quán)限可以通過所采用的電算化軟件，以口令或其它方式進(jìn)一步設(shè)定。,1操作人員的職責(zé)和權(quán)限管理,20,會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的輸入管理內(nèi)容 (1)進(jìn)行會(huì)計(jì)審核（原始憑證和記賬憑證經(jīng)過會(huì)計(jì)主管審核批準(zhǔn)） (2)進(jìn)行錄入審核，復(fù)核確認(rèn)可采用二次錄入復(fù)核或顯示復(fù)核等方法。,2會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的輸入管理,21,上機(jī)操作記錄應(yīng)包括操作人員姓名、上機(jī)起止時(shí)問、使用機(jī)器和型號(hào)、操作內(nèi)容、運(yùn)行情況、故障及處理情況等。,3嚴(yán)格的上機(jī)操作記錄制度,22,(1)機(jī)房清潔、安靜，遠(yuǎn)離強(qiáng)電場(chǎng)、磁場(chǎng)和機(jī)械振動(dòng)強(qiáng)場(chǎng)所，溫濕度控制、防火、防水、防塵、防靜電、防電磁波等方面的設(shè)備或措施； (2)機(jī)房要

9、有安全可靠的供配電系統(tǒng) (3)建立機(jī)房進(jìn)出登記制度 (4)建立設(shè)備的定期維修檢查制度,二、系統(tǒng)的軟硬件管理1嚴(yán)格的機(jī)房和設(shè)備管理制度,23,(1)加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)文件的操作管理 嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)軟件的機(jī)器上利用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的操作命令直接對(duì)數(shù)據(jù)庫文件進(jìn)行數(shù)據(jù)操作，嚴(yán)禁利用軟件工具直接對(duì)硬盤或數(shù)據(jù)文件進(jìn)行操作 (2)建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)備份制度 可以采用月備份和日備份兩種備份形式、按季或按半年的賬本打印周期。,2會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全保護(hù)措施,24,每天都在大量錄入的基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)如原始憑證或記賬憑證，及可能隨之發(fā)生變化的數(shù)據(jù)如會(huì)計(jì)科目文件等，必須采用日備份形式，以兩套軟盤或其他介質(zhì)輪流覆蓋方式備份(單、雙日各一套，既經(jīng)濟(jì)又便于

10、數(shù)據(jù)損壞后的恢復(fù))。,會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)日備份,25,根據(jù)基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)生成的各種賬本數(shù)據(jù)、報(bào)表數(shù)據(jù)等，采用月備份形式，用兩套軟盤或其他介質(zhì)進(jìn)行雙備份，作為會(huì)計(jì)資料妥善保存在不同地點(diǎn)。,會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)月備份,26,明細(xì)賬每季或每半年打印一次作為存檔資料； 匯總表等可根據(jù)業(yè)務(wù)量按月或按季打印，裝訂在一起； 會(huì)計(jì)報(bào)表除了根據(jù)會(huì)計(jì)制度要求打印上報(bào)外，應(yīng)多打印一份存檔。,會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)打印,27,(1)軟硬件環(huán)境的維護(hù) (2)機(jī)房使用環(huán)境的維護(hù),3加強(qiáng)會(huì)計(jì)軟件運(yùn)行環(huán)境的維護(hù),28,隨著軟件規(guī)模和復(fù)雜性的增加、硬件成本的降低，軟件系統(tǒng)的維護(hù)費(fèi)在系統(tǒng)總投資中所占比例將越來越高。,第三節(jié) 會(huì)計(jì)電算化的維護(hù)管理,29,軟件系統(tǒng)的維護(hù)主

11、要是指程序維護(hù)。廣義來講，會(huì)計(jì)電算化的維護(hù)還應(yīng)包括故障性維護(hù)和特殊性維護(hù)、運(yùn)行環(huán)境維護(hù)等。 1程序維護(hù) (1)正確性維護(hù)(2)適應(yīng)性維護(hù)(3)完善性維護(hù) 2其它維護(hù) (1)故障性維護(hù)(2)特殊性維護(hù) (3)運(yùn)行環(huán)境維護(hù) 特殊性維護(hù)(病毒)可由系統(tǒng)管理員和專業(yè)維護(hù)人員共同承擔(dān)。,一、會(huì)計(jì)電算化維護(hù)的主要內(nèi)容,30,為確保會(huì)計(jì)軟件維護(hù)工作的安全順利進(jìn)行，防止維護(hù)產(chǎn)生的副作用，建立一套嚴(yán)密的工作程序、必要的審批和監(jiān)督檢查制度勢(shì)在必行。 1維護(hù)的提出和審核 2維護(hù)的組織和實(shí)施 3維護(hù)后的審核和測(cè)試 4維護(hù)程序的使用,二、會(huì)計(jì)電算化的維護(hù)管理,31,會(huì)計(jì)檔案通常是指會(huì)計(jì)工作中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)

12、計(jì)報(bào)表及相關(guān)資料的總稱。 電算化后的會(huì)計(jì)檔案除包括會(huì)計(jì)工作不可缺少的證、賬、表以外，還包括系統(tǒng)投資立項(xiàng)開始的文件資料，在系統(tǒng)開發(fā)和維護(hù)過程中產(chǎn)生的設(shè)計(jì)和維護(hù)文檔、程序，以及運(yùn)行過程中所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)文件等。,第四節(jié) 會(huì)計(jì)電算化的檔案管理一、會(huì)計(jì)電算化的檔案,32,1輸人數(shù)據(jù) 2輸出數(shù)據(jù) 3存儲(chǔ)數(shù)據(jù) 4備份數(shù)據(jù) 5開發(fā)資料 6維護(hù)資料,會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容,33,會(huì)計(jì)檔案的管理制度應(yīng)包括會(huì)計(jì)資料的保存范圍、存儲(chǔ)時(shí)間、存儲(chǔ)方式、存儲(chǔ)環(huán)境、借閱制度等。 根據(jù)會(huì)計(jì)電算化管理辦法對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定和實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，會(huì)計(jì)電算化的檔案的管理應(yīng)遵循相關(guān)原則,二、會(huì)計(jì)電算化的檔案管理,34,1采用雙備份形式，存放在兩地

13、，由不同部門如會(huì)計(jì)部和操作部保管。 2對(duì)磁介質(zhì)檔案，必須建冊(cè)登記 3磁介質(zhì)形式的會(huì)計(jì)檔案，保管期 4借閱制度 5證、賬、表經(jīng)輸出人員、審核人員和會(huì)計(jì)人員簽章，才能作為有效的會(huì)計(jì)資料上報(bào)和存檔 6對(duì)系統(tǒng)應(yīng)有詳細(xì)記錄或備份，一旦系統(tǒng)環(huán)境被破壞，能夠及時(shí)恢復(fù)。,檔案管理應(yīng)遵循原則,35,系統(tǒng)程序及系統(tǒng)的全套開發(fā)文檔資料，保管期至系統(tǒng)停止使用或有重大修改(即被修改的功能模塊占三分之一以上)之后的三年，會(huì)計(jì)科目、總賬的保管期為15年，明細(xì)賬、記賬憑證及其它會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)保存期為兩年，兩年之后，可根據(jù)需要?jiǎng)h除或延長(zhǎng)保存期,對(duì)磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案保管期,36,第七章 會(huì)計(jì)電算化的會(huì)計(jì)管理 第一節(jié)會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制 一、內(nèi)部控制的概念及意義 二、內(nèi)部控制的目的 三、會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的必要性 四、會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的主要措施 l會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的分類 2一般控制 3應(yīng)用控制