進(jìn)出口貿(mào)易作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)(范例B

1、 二、進(jìn)出口貿(mào)易作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)(范例B) 組織系統(tǒng)詳見組織系統(tǒng)圖18.2.1。經(jīng) 理業(yè)務(wù)科管理科專 業(yè)秘書總務(wù)人事會(huì)計(jì)圖18.2.1 組織系統(tǒng)圖 業(yè)務(wù)流程1.新產(chǎn)品開發(fā)(樣品收集)。2.客戶開發(fā)。3.客戶詢價(jià)(電報(bào)、信件、電報(bào)處理)。4.報(bào)價(jià)。5.訂單確認(rèn)。6.開立境內(nèi)訂單。7.生產(chǎn)督促及LC催開。8.出貨。9.押匯(出貨通知)。10.付款。 業(yè)務(wù)處理細(xì)則1.新產(chǎn)品開發(fā)(樣品收集)(1)業(yè)務(wù)科取得新樣品后，應(yīng)填寫產(chǎn)品卡(附表18.2.2)，寫明以下資料：臨時(shí)編號(hào)。品名、規(guī)格、包裝。制造廠商名稱、地址、電話、負(fù)責(zé)人、聯(lián)絡(luò)人、工廠產(chǎn)量規(guī)模。開發(fā)成本。預(yù)估生產(chǎn)成本。制造商報(bào)價(jià)?？赡茕N售對(duì)象及地區(qū)。預(yù)

2、估售價(jià)。預(yù)估毛利。(2)業(yè)務(wù)科于每周業(yè)務(wù)匯報(bào)時(shí)，就前項(xiàng)新產(chǎn)品提出討論，經(jīng)逐項(xiàng)評(píng)估，按開發(fā)價(jià)值分為A、B、C三類，A類為極具開發(fā)價(jià)值，B類為有開發(fā)價(jià)值，C類為無開發(fā)價(jià)值。(3)經(jīng)評(píng)估列為A、B類之產(chǎn)品，賦予正式產(chǎn)品編號(hào)，列入產(chǎn)品檔。樣品拍照存檔，樣品存放樣品室，并于產(chǎn)品卡上寫明存放位置。經(jīng)評(píng)估列為C類之產(chǎn)品，產(chǎn)品卡列入次品檔，樣品存放次品室。(4)業(yè)務(wù)科每月就現(xiàn)有產(chǎn)品，選擇過時(shí)產(chǎn)品，于每月第一周業(yè)務(wù)匯報(bào)時(shí)，提出檢查，經(jīng)評(píng)定已無開發(fā)價(jià)值者，產(chǎn)品卡列入次品檔，樣品移入次品室。(5)新產(chǎn)品臨時(shí)編號(hào)共六位數(shù)字，分別代表填寫產(chǎn)品卡時(shí)的年、月、日。即1995年6月10日開發(fā)的產(chǎn)品，臨時(shí)編號(hào)為。若同一日開發(fā)數(shù)

3、種新產(chǎn)品，則于第七位數(shù)，按英文字母順序編號(hào)。舊產(chǎn)品淘汰列入次品檔，其淘汰編號(hào)原則與新產(chǎn)品之臨時(shí)編號(hào)相同。(6)產(chǎn)品檔正式編號(hào)共七位數(shù)字，第一位數(shù)代表，第二位數(shù)代表，第三、四、五、六位數(shù)代表序號(hào)，第七位數(shù)填A(yù)、B分別代表A類產(chǎn)品或B類產(chǎn)品。第一位數(shù)填1代表 第一位數(shù)填6代表 2 7 3 8 4 9 5 第二位數(shù)填1代表 2 3 4 5 6 7 8 9 2客戶開發(fā)：(1)業(yè)務(wù)科于每月最后一周業(yè)務(wù)匯報(bào)時(shí)，提報(bào)下個(gè)月的客戶開發(fā)計(jì)劃，計(jì)劃內(nèi)容包括： 制作公司簡介，產(chǎn)品目錄(注明交貨期限及付款條件)。產(chǎn)品市場研究、分析、及客戶資料之收集。介紹新產(chǎn)品(郵寄新產(chǎn)品目錄)?？菑V告、郵寄開發(fā)信。其他。(2)客戶

4、開發(fā)應(yīng)選擇A類產(chǎn)品，并配合季節(jié)性需求。(3)經(jīng)研討定案之客戶開發(fā)計(jì)劃，應(yīng)由業(yè)務(wù)科列入下個(gè)月的營業(yè)計(jì)劃(附表18.2.3)，并按職責(zé)列入個(gè)人工作計(jì)劃(附表18.2.4)。3.客戶詢價(jià)(電報(bào)、信件、電話處理)(1)業(yè)務(wù)科收到客戶詢價(jià)的電報(bào)及信件，應(yīng)即加蓋收文戳記，填上收文日期，并依來電或來信內(nèi)容，于文件空欄填具處理意見后，將來文大意及處理情況，登記于收文簿(附件4)，將原文呈經(jīng)理核閱后，依經(jīng)理批示內(nèi)容，回函或回電，并將回函或回電大意填入收文簿。回函或回電副本存客戶檔(附表18.2.6)。(2)處理中的電報(bào)或信件，存于待辦卷，隨時(shí)查閱催辦，已經(jīng)處理的電報(bào)或信件，依客戶別歸入客戶檔。來文無適當(dāng)空欄時(shí)可

5、另以簽辦單(附表18.2.7)，粘附處理。(3)客戶電報(bào)限當(dāng)日回電，客戶信件，除按經(jīng)理指示期限外，限三日內(nèi)回函。(4)接到客戶電話，應(yīng)將通話內(nèi)容記入電話記錄上(附表18.2.8)，呈經(jīng)理批閱，并依指示處理。電話記錄一式兩聯(lián)，處理程序同電報(bào)、信件。處理完成后，第一聯(lián)依順序歸入電話記錄檔，第二聯(lián)按客戶別歸入客戶檔。4.報(bào)價(jià)：(1)業(yè)務(wù)科接到客戶詢價(jià)之電報(bào)或信件，應(yīng)立即按客戶需求指派人員洽詢廠商后，挑選產(chǎn)品ITEM，呈經(jīng)理審核后，打報(bào)價(jià)單(附表18.2.9)，必要時(shí)修剪樣品照片，貼于報(bào)價(jià)單上。 (2)報(bào)價(jià)單一式兩聯(lián)，第一聯(lián)寄客戶，第二聯(lián)存客戶檔。5.訂單確認(rèn)：(1)業(yè)務(wù)科接到客戶訂單，即依訂單內(nèi)容，

6、填成交卡(附表18.2.10)交專業(yè)人員，讓廠商確認(rèn)買價(jià)及交貨期后，打SALES CONFIRMATION(SC)(附表18.2.11)，SC一式五聯(lián)，第一、二、三聯(lián)寄客戶，第四聯(lián)存業(yè)務(wù)科待辦卷，第五聯(lián)存客戶檔，并將訂購品名、數(shù)量、單價(jià)、金額、交貨期、生產(chǎn)廠商填入客戶檔。6.開立境內(nèi)訂單：(1) 業(yè)務(wù)科依據(jù)SC及成交卡開立境內(nèi)訂貨單(附表18.2.12)。(2) 訂貨單一式四聯(lián)，第一聯(lián)交售方存查，第二聯(lián)存業(yè)務(wù)科待辦卷，第三聯(lián)交專業(yè)人員，據(jù)以協(xié)調(diào)廠商填寫生產(chǎn)及驗(yàn)貨進(jìn)度表，第四聯(lián)交售方簽認(rèn)后存廠商檔，并將訂購品名、數(shù)量廠價(jià)、交貨期等，記入廠商檔。(3)業(yè)務(wù)科依據(jù)SC及訂貨單填寫產(chǎn)品表。7生產(chǎn)督促及

7、催開LC：(1)業(yè)務(wù)科專業(yè)人員依據(jù)生產(chǎn)及驗(yàn)貨進(jìn)度表進(jìn)行督促，填寫實(shí)際生產(chǎn)進(jìn)度，于每周業(yè)務(wù)會(huì)報(bào)時(shí)提出報(bào)告，必要時(shí)現(xiàn)場取樣攜回核驗(yàn)。(2)業(yè)務(wù)科依每筆SC所訂LC開立日期，催開LC。(3)收到客戶開來之LC，應(yīng)立即核對(duì)交易內(nèi)容是否相符，若與原來的SC內(nèi)容不符，應(yīng)即要求客戶修改LC，或協(xié)調(diào)廠商修改訂貨單內(nèi)容，修改訂貨單處理程序與開立境內(nèi)訂單相同。8出貨：(1)出貨前，業(yè)務(wù)科聯(lián)絡(luò)船公司確定船期，填寫裝船預(yù)計(jì)表，同時(shí)聯(lián)絡(luò)專業(yè)人員，確定裝柜日期及地點(diǎn)，通知拖車公司將貨柜拖到指定地點(diǎn)，以備裝柜。(2)裝船預(yù)計(jì)表一式三聯(lián)，第一聯(lián)交報(bào)關(guān)行簽SHIPPING ORDER(SO)，第二聯(lián)業(yè)務(wù)科存查，第三聯(lián)交專業(yè)人員

8、據(jù)以驗(yàn)貨。(3)裝柜完成后，專業(yè)人員立即回報(bào)每一種貨品實(shí)際出貨數(shù)量、箱號(hào)、凈重、毛重、材數(shù)、及退稅方式，由業(yè)務(wù)科通知報(bào)關(guān)行修改，并通知報(bào)關(guān)行該筆出口押匯銀行。工廠退稅清表最晚須于結(jié)關(guān)前一日寄達(dá)本公司，匯送報(bào)關(guān)行。退稅清表上須用中文謄寫。9押匯(出貨通知)：(1)結(jié)關(guān)后三日內(nèi)，業(yè)務(wù)科自報(bào)關(guān)行取得提單及押匯文件，經(jīng)與LC條款核對(duì)相符，呈經(jīng)理簽名后送銀行辦理押匯，并隨時(shí)追蹤押匯程序，確定銀行已經(jīng)撥款后，通知銀行取回結(jié)匯證實(shí)書。海關(guān)簽放的輸出許可證(CBC)第六聯(lián)交會(huì)計(jì)，影本存待辦卷。(2)每筆貨品出口后，業(yè)務(wù)科依出口內(nèi)容，套打出貨通知單(SHIPPING ADVICE LETTER)，一式三聯(lián)，第一

9、聯(lián)(正本)及一份完整出口文件副本寄客戶，第二聯(lián)(副本)及一份完整出口文件副本(包括LC，CBC第六聯(lián)，裝船預(yù)計(jì)表第二聯(lián))存入出貨文件檔，第三聯(lián)(副本)存入客戶檔。(3)業(yè)務(wù)科依據(jù)實(shí)際出口內(nèi)容，分別填入客戶檔、產(chǎn)品檔及廠商檔。1付款：(1)每筆貨品出口后，業(yè)務(wù)科于結(jié)關(guān)后三日內(nèi)收集廠商寄來的發(fā)貨單、銷貨發(fā)票、及專業(yè)人員填具驗(yàn)收記錄之裝船預(yù)計(jì)表第三聯(lián)，核對(duì)無誤后送會(huì)計(jì)。(2)會(huì)計(jì)復(fù)核業(yè)務(wù)科轉(zhuǎn)來的付款憑證，確定該筆出口已經(jīng)押匯入帳后，即開立付款傳票，呈經(jīng)理核示后，開立結(jié)關(guān)后11天之支票支付貨款，并于所有付款憑證上加蓋“付訖”戳記。交 易 記 錄 SC N0 成交日期 嘜頭 數(shù)量 單位售價(jià) 總售價(jià) 單位

10、廠商總廠價(jià) 毛利()， 廠商 預(yù)定交貨日期實(shí)際交貨日期B1V N0 附表182.3營 業(yè) 計(jì) 劃年 月 1 產(chǎn) 品 開 發(fā) 2 客 戶 開 發(fā) 日期客戶名稱廠商名稱SC N0 P0No售價(jià)廠價(jià)毛利備 注 3 出 口 計(jì) 劃 4 其 他 批示： 復(fù)核： 制表： 附表1824工 作 計(jì) 劃部門： 姓名： 年 月 日期 星 期 工 作 計(jì) 劃 執(zhí) 行 情 形 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 收 文 簿 收文編號(hào) 內(nèi) 容 摘 要 處 理 意 見 批 示 ( 回 函 )

11、 年 月 客戶名稱 日 收文編號(hào) 內(nèi)容 摘 要 處 理 意 見 批 示 ( 回 函 ) 年 月 客戶名稱 日 收文編號(hào) 內(nèi) 容 摘 要 處 理 意 見 批 示 ( 回 函 ) 年 月 客戶名稱 日 收文編號(hào) 內(nèi) 容 摘 要 處 理 意 見 批 示 ( 回 函 ) 年 月 客戶名稱 日 收文編號(hào) 內(nèi) 容 摘 要 處 理 意 見 批 示 ( 回 函 ) 年 月 客戶名稱 日 收文編號(hào) 內(nèi)容 摘 要 處 理 意 見 批示 ( 回 函 ) 年 月 客戶名稱 日 附表1826客 戶 卡客戶代號(hào)：名 稱 地 址 負(fù)責(zé)人(聯(lián)絡(luò)人) 電 話 號(hào) 碼 電 報(bào) 號(hào) 碼 傳 真 號(hào) 碼 交易記錄 SC No成交日期

12、產(chǎn)品編號(hào) 數(shù)量 單位售價(jià)總售價(jià) 單位廣商總廠價(jià) 毛利() 廠商 預(yù)定交貨日期實(shí)際交貨日期 INV N0 簽辦單(電話記錄 收文編號(hào)內(nèi)容摘要 擬辦、會(huì)辦批 示 年 客戶名稱 月日 電 話 記 錄 收話編號(hào) 內(nèi) 容 摘 要 擬辦、會(huì)辦 批 示 年 客戶名稱 月日 附表18210成 交 卡 年 月 日客戶名稱 輸往地區(qū) 交易條件 訂單號(hào)碼 交 期 品名規(guī)格包裝數(shù) 量單價(jià)總 價(jià)廠 商單位廠價(jià)總廠價(jià)毛利 () 交貨職 LC N0 保險(xiǎn) 嘜 頭 船 期 效期 分 批 轉(zhuǎn)船 海 運(yùn) 傭金 經(jīng) 理 業(yè) 務(wù) 科 長 專 業(yè) 人 員 附表18212訂 貨 單 圖 形 售價(jià)： 運(yùn)費(fèi)： 毛利： IC開狀情況售方： 訂單號(hào)碼： 訂約日期：交貨日期： 電話： 交貨地點(diǎn)：(外箱正面背面嘜頭) (外箱兩側(cè)面) 內(nèi)盒印刷 ITBM NO. ITEM No QTY： MADE IN SHANGHAI QTy： ITEM N0 QTY： MADE IN SHANGHAI NwKGS GwKGS ITEM No QTY： MADE IN SHANGHAI 本商品口貼MADE IN SHANGHAI 口貼客戶特別標(biāo)簽 口 月 日前要樣品 套 編 號(hào) 品