大型集團公司檔案管理制度

1、.檔案管理制度 第一章 總則第一條 為了規(guī)范（集團）股份有限公司（以下簡稱公司）檔案的分類、裝訂、歸檔、保管、查閱和銷毀的管理，特制定本制度。第二條 檔案的范圍1、公司內(nèi)部經(jīng)營形成的各種資料。2、外部政府機關(guān)、行業(yè)部門形成的與公司經(jīng)營或行業(yè)有關(guān)的公文、通知、批復(fù)等資料。3、下屬全資、控股子公司（以下簡稱子公司）備案形成的與經(jīng)營有關(guān)的資料。第二章 檔案的管理部門第三條 檔案的管理部門檔案管理由行政部及財務(wù)中心共同管理，其中行政部為主管部門。第四條 檔案管理部門的職責(zé)1、行政部檔案管理的職責(zé)（1）負責(zé)統(tǒng)一組織編制、修訂、完善公司的檔案管理制度，規(guī)范管理流程、分類目錄、管理表格，規(guī)范檔案分類、移交、

2、備份、備案、歸檔、立卷、保管、借閱、銷毀等的管理。（2）負責(zé)指導(dǎo)、培訓(xùn)、宣貫檔案管理制度。（3）負責(zé)組織、安排、檢查督導(dǎo)檔案管理制度的執(zhí)行。（4）負責(zé)整理、保管公司人事行政類和業(yè)務(wù)類檔案。（5）負責(zé)收集、整理、保管子公司備案的人事行政類和業(yè)務(wù)類檔案。（6）負責(zé)收集、整理各部門檔案分類目錄，匯總建立公司電子目錄并寫入OA檔案系統(tǒng)。2、財務(wù)中心檔案管理的職責(zé)（1）負責(zé)配合行政部編制、修訂、完善公司檔案管理制度中財務(wù)類檔案的分類目錄、分類管理流程。（2）負責(zé)收集、整理、保管公司及子公司備案的財務(wù)類檔案。第三章 檔案的分類管理第五條 檔案的分類原則公司檔案分類和分類編號由行政部統(tǒng)一集中管理。各部門不得

3、擅自增、減、變更檔案分類和分類編號。如有變更、調(diào)整、增加、刪除需求，應(yīng)由需求部門提出申請，經(jīng)部門主管和行政部審批同意后再做調(diào)整。第六條 檔案的分類檔案分類可按內(nèi)容、保存形式、密級性等多種方式分類。公司檔案主要采取按實質(zhì)內(nèi)容進行分類。1、按內(nèi)容進行分類：具體各級的分類目錄詳見檔案分類管理流程中具體規(guī)定。主要有：（1）、章程、規(guī)章制度、通知通報發(fā)文：主要包括章程、規(guī)章、制度、內(nèi)部通知通報發(fā)文、外部政府機構(gòu)、行業(yè)部門的發(fā)文、通知、批文等。（2）、會議資料。主要包括日常會議紀要和專題會議資料等。（3）、股東會、董事會、監(jiān)事會決議和成員資料。包括股東會、董事會、監(jiān)事會決議、股東會、董事會、監(jiān)事會成員資料

4、等。（4）、企業(yè)基本資料。包括企業(yè)簡介、資質(zhì)、證照登記、變更、注銷、年審資料、品牌形象等。（5）、經(jīng)營目標、計劃、總結(jié)：包括經(jīng)營目標與總結(jié)、經(jīng)營計劃與總結(jié)等。（6）、經(jīng)濟合同。包括對外形成收款的經(jīng)濟業(yè)務(wù)合同、對外形成付款的經(jīng)濟業(yè)務(wù)合同、關(guān)聯(lián)企業(yè)間收付款合同等。（7）、案件資料。（8）、行政后勤檔案/員工福利（餐娛、文體、圖書等）。包括基建項目、后勤福利文件、資產(chǎn)清單等。（9）、人力資源部資料。包括人力配置、人力開發(fā)、人力薪酬（成本）、勞資關(guān)系、員工信息管理等。（10）、財務(wù)部門資料。包括財務(wù)人員管理資料、會計報表/報告、涉稅資料、銀行融資評級授信資料、銀行資金帳戶資料、重大財務(wù)事項資料、會計賬

5、簿、憑證、年度帳套備份光盤等。（11）、戰(zhàn)略投資部資料（12）、工會文件（13）、登記記錄資料。包括印章使用登記表、收發(fā)文登記、檔案管理登記資料、圖書借閱登記表等。（14）、簽字印模。包括簽字樣本、印章印模等。（15）、特殊業(yè)務(wù)資料。2、按保存形式分類（1）紙質(zhì)形式（2）電子檔案形式：包括各種電子表格、電子文檔、掃描方式等形式。3、按保密性分類：分為絕密檔案、機密檔案、秘密檔案、一般（無密級）檔案。絕密、機密文件打印使用專用磁盤，絕密文件只能印1份，機密、秘密文件按審閱人數(shù)打印。文件機密級數(shù)，由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容，對照密級分類標準進行確定。（1）、絕密：處于最高保密等級，限指定人員

6、知曉，一旦泄密會對集團公司安全、發(fā)展造成極其嚴重后果的資料，如導(dǎo)致公司財產(chǎn)損失伍萬元以上；資金鏈斷裂（七天內(nèi)不能恢復(fù)鏈接）；管理系統(tǒng)崩潰（三天內(nèi)不能恢復(fù)運行）或組織架構(gòu)動蕩（高管三人以上投訴或兩人以上離職的）等。絕密文件是集團公司的核心檔案。包括但不限于：A、總裁指定的絕密事項資料；B外單位提供的絕密文件資料和相應(yīng)的科研成果；C公司的重大經(jīng)營決策、戰(zhàn)略投資計劃；D購買或開發(fā)的科研成果和專利等資料；E資金運作計劃、協(xié)議、等相關(guān)財務(wù)資料；F重大項目的資料。 (2)、機密：保密等級次于絕密，集團相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員所知的資料。是指非法泄露后會給集團公司安全、發(fā)展造成嚴重損害的資料，如導(dǎo)致

7、公司財產(chǎn)壹萬元以上伍萬元以下；資金鏈鏈接不穩(wěn)（七天內(nèi)恢復(fù)鏈接的）；管理系統(tǒng)遭受破壞（技術(shù)平臺、作業(yè)工具等三天內(nèi)恢復(fù)使用的）或組織架構(gòu)出現(xiàn)危機（高管兩人以上投訴或一人離職的）等，包括但不限于：A集團公司領(lǐng)導(dǎo)指定的機密事項資料；B外單位提供的機密文件資料和相應(yīng)的研究成果；C集團及控股子公司的決策性會議紀要、股東會及董事會決議；D關(guān)于集團及控股子公司商業(yè)利益，發(fā)展的合同；E公司發(fā)展規(guī)劃、年度經(jīng)營計劃、業(yè)績合同、經(jīng)營分析會紀要等(未公開宣布者)；F尚未公布的技術(shù)基本資料、材料、圖紙；G投資計劃書、項目協(xié)議、項目運作方案；H財務(wù)帳薄、財務(wù)運行報告、驗資報告、審計報告等；I集團公司人事檔案、工資；J未公布

8、的內(nèi)部重大改革及人員變動的方案；K涉及總裁個人的收發(fā)文件。3、秘密：保密等級在絕密和機密之下，集團領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)人員所知的資料。但如果非法泄露，會給集團公司帶來損害和影響，如導(dǎo)致公司財產(chǎn)損失1萬元以下；資金鏈鏈受到輕微影響（不影響正常作業(yè)）；管理系統(tǒng)遭受輕微破壞（不影響正常使用）或組織架構(gòu)受到輕微動蕩（兩人以下投訴，無人員離職），包括但不限于：A外單位提供的秘密文件資料和相應(yīng)的研究成果；B公司招投標書，有關(guān)公司經(jīng)營的各項信息、數(shù)據(jù)、流通渠道和機構(gòu)等；C具有國際先進水平，并且應(yīng)用范圍廣、經(jīng)濟效益高或者學(xué)術(shù)價值大的科研成果、關(guān)鍵技術(shù)和有可能成為發(fā)明、專利的階段性成果、資料等；D合同，技術(shù)協(xié)議

9、；E公司制度匯編原件。（4）一般（無密級）檔案：除以上外，其他均為一般檔案。第四章 檔案的移交管理第七條 檔案移交的基本要求1、資料完成了日常經(jīng)營審批、傳閱等相關(guān)流程，已形成檔案。2、移交前，應(yīng)對破損、字跡擴散或紙張?zhí)〉奈募M行修裱、復(fù)制或加邊，對大小不一、長短不齊的文件折疊理齊。3、結(jié)合文書材料的形成時間、彼此聯(lián)系進行排列。批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；結(jié)論在前，依據(jù)在后。4、原則上整理好一一對應(yīng)的紙質(zhì)檔和電子檔。5、采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準確。第八條 分類檔案的移交人、保管人、移交時間、移交流程等的規(guī)定，詳見

10、檔案分類管理流程中的規(guī)定。第九條 檔案移交時移交人填寫檔案交接登記表，報部門主管審核確認簽字。接收人核對無誤后簽字確認。第五章 檔案的備案管理第十條 檔案的備案是指子公司向集團備案。集團各檔案管理員對備案檔案的管理應(yīng)分公司分年度按分類順序建立目錄并立卷歸檔。第十一條 具體需要備案的分類檔案、子公司備案人、集團受理人、備案時間等詳見檔案分類管理流程中具體規(guī)定。第六章 檔案的歸檔管理第十二條 檔案的歸檔原則1、按立檔單位分開建檔。2、按形成或針對的年度分開建檔。3、自有檔案和備案檔案分開建檔。4、按檔案內(nèi)容分類排序歸檔。5、按公司/年度/檔案類別/順序號歸檔編號。6、按末級分類檔案登記檔案目錄。7

11、、不相容職務(wù)檔案分開歸檔。第十三條 檔案管理員應(yīng)在收到移交檔案資料后3日內(nèi)歸檔。檔案管理員填寫登記分類檔案目錄，將檔案文件有序置放在目錄后面。檔案文件右上角應(yīng)標注檔案的分類編號、目錄序號及檔案密級。第七章 檔案的立卷管理第十四條 檔案的立卷裝盒原則上應(yīng)與檔案分類保持一致。分類檔案資料較少時，連序的分類檔案可組合立卷。分類檔案資料較多時，可分多盒立卷。檔案管理員應(yīng)編制檔案立卷目錄，對每一卷宗號所管理的分類檔案編號、分類檔案名稱進行列示。對于跨年的案件資料、基建項目、施工項目、投資項目、委貸業(yè)務(wù)、擔(dān)保業(yè)務(wù)、典當(dāng)業(yè)務(wù)，應(yīng)在完結(jié)當(dāng)年立卷歸檔。與單個項目、業(yè)務(wù)或事項相關(guān)的要素應(yīng)進行組合成一個文檔，建立清

12、單目錄，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批確認完整齊備、準確無誤后再歸檔立卷。比如：1、單個專題會議相關(guān)組合要素：（1）關(guān)于召開會議的請示與批復(fù)；（2）提交會議審議批準的資料：包括工作規(guī)劃、計劃、報告；預(yù)算決算；各項決議的草案；（3）會議期間使用的資料：包括開幕詞、閉幕詞、領(lǐng)導(dǎo)人講話稿；大會發(fā)言資料；會議總結(jié)報告；（4）會議參考性資料：包括調(diào)查報告；可行性分析報告；統(tǒng)計報表；技術(shù)圖紙或圖表；（5）會議管理性資料：包括會議通知、日程與議程安排表；會議須知、保密規(guī)定；會議主席團名單、委員會名單、與會人員名單；票證、簽到簿；（6）會議宣傳性資料：包括會議簡報；會議紀要；新聞報道；（7）照片、錄音、錄像等資料。2、單個股

13、東會、董事會、監(jiān)事會成員資料相關(guān)組合要素：簡歷、身份證復(fù)印件、授權(quán)書及其他資料。3、單個資質(zhì)、證照登記、變更、注銷、年審事項相關(guān)組合要素：資質(zhì)、證照新舊或前后復(fù)印件；公司登記、變更、注銷、年審申請資料；有關(guān)政府或行業(yè)部門登記、變更、注銷、年審批復(fù)資料。4、單個案件相關(guān)組合要素：訴訟合同、立案資料、過程資料、結(jié)案資料。5、單個員工的檔案相關(guān)組合要素：員工應(yīng)聘信息登記表、學(xué)歷及學(xué)位證復(fù)印件、身份證復(fù)印件、三張一寸彩色免冠照保險接續(xù)卡（養(yǎng)老保險冊）、與工作過公司解除或終止勞動合同的證明、專業(yè)技術(shù)資格證書、完整應(yīng)聘人員信息登記表、體檢證明、勞動合同和保護協(xié)議、員工用工協(xié)議、告知書、聲明書、崗位變動通知

14、、辦理交接手續(xù)資料。6、單個基建項目、施工項目、工程項目、資金申報項目、委貸業(yè)務(wù)資料、擔(dān)保業(yè)務(wù)也應(yīng)根據(jù)具體項目或業(yè)務(wù)要求進行相關(guān)要素組合。第八章 檔案的保管要求第十五條 檔案管理員負責(zé)檔案的保管。各檔案管理部門應(yīng)指定專人進行檔案管理。行政類檔案指定行政主管保管；人事類檔案由人事主管保管，涉及員工個人信息檔案及時報檔案管理專員保管；財務(wù)類檔案應(yīng)由秘書和會計作為檔案管理員;其他業(yè)務(wù)類檔案應(yīng)由行政類的檔案管理員統(tǒng)一管理。行政部應(yīng)對OA中單位檔案系統(tǒng)應(yīng)指定專人作為系統(tǒng)管理員進行維護和管理，主要負責(zé)：1、負責(zé)統(tǒng)一建立集團及子公司的單位檔案結(jié)構(gòu)體系。2、負責(zé)指導(dǎo)集團及子公司行政人事檔案管理員將檔案分類目錄

15、匯總寫入OA單位檔案系統(tǒng)中。3、負責(zé)檢查人事檔案管理員在OA單位檔案系統(tǒng)中對檔案分類目錄匯總的查閱權(quán)限進行合理授權(quán)。第十六條 紙質(zhì)或?qū)嵨餀n案的保管的一般要求1、檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有適應(yīng)的防火器材；2、采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞；3、檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀；4、檔案室內(nèi)保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕；5、嚴防毀壞損失、散失和泄密；第十七條 電子檔案的保管的一般要求1、檔案管理員應(yīng)建立電子文件夾將電子檔案進行統(tǒng)一保管。2、電子文檔應(yīng)保存在單機版的計算機中，必須

16、設(shè)置密碼，注意防泄。3、電子文件應(yīng)定期進行備份，防病毒等安全措施。4、備份磁介質(zhì)應(yīng)注意防磁。第十八條 密級檔案管理的特別要求1、嚴禁在不具備保密條件的地方存放檔案。2、檔案管理員應(yīng)當(dāng)貫徹執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和集團公司的保密規(guī)定，做到對公司的機密不說、不外傳。3、檔案管理員在調(diào)離或離職時，由總裁辦負責(zé)人監(jiān)督辦理移交、檔案交接之后，方可離開。4、檔案管理員無論在職期間、調(diào)離或離職后，都不得向任何個人或單位泄漏涉及公司經(jīng)濟合同、稅收籌劃、核心技術(shù)等機密性檔案內(nèi)容。丟失檔案或擅自泄露檔案機密，公司將追究其個人的經(jīng)濟責(zé)任和法律責(zé)任。5、秘密載體必須確保任何時候都處于絕對安全、保密狀態(tài)，對秘密載體生成過

17、程中不需歸檔的材料，應(yīng)及時銷毀。秘密載體指以文字、數(shù)據(jù)、符號、圖形、圖像、聲音等方式記載公司秘密信息的紙介質(zhì)、磁介質(zhì)（含計算機硬盤、軟盤和錄音帶、錄像帶等）、光盤等各類物品。6、秘密文件在公司內(nèi)部的借閱、復(fù)制必須由借閱人申請，經(jīng)過載體管理部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、行政部負責(zé)人審批，有對外發(fā)布需要時，必須報經(jīng)批準。7、絕密、機密文件在公司內(nèi)部的借閱、復(fù)制必須由借閱人申請，經(jīng)過載體管理部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、行政部分管領(lǐng)導(dǎo)、批準。8、在秘密事項形成后、歸檔前以“誰形成誰負責(zé)”為原則，進行管理。9、秘密事項由形成部門在檔案歸檔時，按照密級資料具體分類標準做好標識（蓋上標識印章，標識印章由檔案管理員保管，絕

18、密檔案移交前移交人須做好密封），交檔案管理員負責(zé)妥善保管，并建好記錄、臺帳。第九章 檔案的借閱管理第十九條 申請借閱、查閱或復(fù)印檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱/借閱/復(fù)印申請單，根據(jù)檔案密級級別向各級領(lǐng)導(dǎo)申請報批。除此外，公司外部人員借閱時還應(yīng)持單位正式介紹信，檔案保管人員方能接待。第二十條 借閱人應(yīng)認真填寫檔案借閱/查閱/復(fù)印登記簿，詳細登記借閱人的姓名、工作單位、查閱理由、查閱日期、檔案名稱、數(shù)量、內(nèi)容、歸還期、歸還簽名等情況。第二十一條 在借閱、查閱或者復(fù)制檔案時，嚴禁在檔案上涂畫、拆封和抽換。第二十二條 申請復(fù)印時，應(yīng)由檔案管理員親自復(fù)印，并加蓋“再復(fù)印無效”印章，并注明“此復(fù)印件僅用于用途”。第二十三條 一般檔案的借閱、復(fù)印由借閱人提出申請，報部門負責(zé)人、行政部負責(zé)人審批后至檔案員處辦理相關(guān)手續(xù)。檔案一般不得帶出檔案室。檔案管理人員應(yīng)負責(zé)將原件及時、完好無缺地歸放原處。第二十四條 絕密、機密文件嚴禁帶出檔案室、復(fù)制，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽批人員在檔案室查閱后應(yīng)立即歸還。如確因工作需要帶出、復(fù)印，除簽批手續(xù)外，檔案員還需當(dāng)面或電話聯(lián)系方式，向、確認后辦理相關(guān)手續(xù)。辦理中做好記錄，按時追回加密的復(fù)印文件存檔（由于工作需要交予其它關(guān)聯(lián)機構(gòu)、政府部門的除外）。第二十五條 絕密、機密、秘密、一般檔案借閱、復(fù)印如涉及財務(wù)內(nèi)容的，除正常審批手續(xù)外，