K305 調(diào)研問卷-采購系統(tǒng)

1、XXX公司金蝶K/3ERP管理系統(tǒng)采購管理系統(tǒng)調(diào)研問卷 作 者： 建立日期： 2011/02/16確定日期： 2011/02/20版 本 號: V 1.0審 批：XXX項(xiàng)目經(jīng)理： 金蝶項(xiàng)目經(jīng)理： 金蝶軟件XXX分公司二零一一年二月文檔控制變更記錄日期作者版本變更參考審閱姓名職位分發(fā)編碼姓名地點(diǎn)1234文 件 目 錄填寫說明4部門基本情況5部門基本工作范圍7采購管理部分12供應(yīng)商情況13采購申請/價(jià)格管理14訂單管理15收料/退料17對賬19日常使用表單20需求21流程設(shè)置方面問題22請準(zhǔn)備并提供如下資料28未盡事宜和改進(jìn)意見29 文檔編號填寫說明業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與ERP實(shí)施項(xiàng)目的成功，離不開各部門

2、的切實(shí)投入與大力支持因此，首先感謝您在百忙中接受問卷的訪問，感謝您一直以來對業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與ERP實(shí)施項(xiàng)目的高度重視與大力支持！目前，XXX業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與ERP實(shí)施項(xiàng)目已進(jìn)入業(yè)務(wù)流程調(diào)研與管理診斷分析階段，此階段的工作目標(biāo)是：識別出企業(yè)的核心問題，對問題的存在原因進(jìn)行深刻分析，對問題可能的解決途徑提出初步意見。因此，您對問卷中各項(xiàng)情況的了解、對XXX歷史沿革的經(jīng)驗(yàn)體會，對當(dāng)前情況的深刻理解、對XXX未來發(fā)展的真知灼見，能給項(xiàng)目組本階段的工作起到重要的指導(dǎo)、幫助和參考作用。問卷包括以下幾個(gè)部分：v 部門崗位名稱與在崗人數(shù)清單，請?jiān)敿?xì)填寫；v 部門記錄情況清單，請?jiān)敿?xì)填寫；v 基本情況，請對每一個(gè)問

3、題給出詳細(xì)回答；v 對同本部門沒有任何關(guān)系的問題，不用做出回答，并注明“N/A”，表示“與本部門無關(guān)”；v 對于在流程圖描述中已經(jīng)說明清楚的問題，不用做出回答，注明“參見 * 流程”；v 對于在某項(xiàng)制度、規(guī)定里已經(jīng)規(guī)定的問題，需要將制度、規(guī)定中的有關(guān)部分摘錄出來進(jìn)行填寫；v 對于其他所有問題，請給出詳細(xì)回答。問卷回收時(shí)間：_2010_年_2_月_17_日問卷填寫咨詢：金蝶軟件XXX項(xiàng)目實(shí)施小組 問卷相關(guān)工作：如果對問卷有些問題的回答不夠清晰，還將返回問卷要求進(jìn)一步說明。部門基本情況部門名稱調(diào)研時(shí)間調(diào)研對象（職務(wù)與名稱）聯(lián)系電話聯(lián)系電話聯(lián)系電話聯(lián)系電話部門職責(zé)部門人員數(shù)、分組情況與職責(zé)劃分(有采

4、購部相關(guān)人員填寫說明)現(xiàn)有硬件環(huán)境計(jì)算機(jī)臺數(shù)：其中服務(wù)器數(shù)：操作人員數(shù)：計(jì)算機(jī)配置（CPU、內(nèi)存、硬盤）：網(wǎng)絡(luò)類型： 無網(wǎng)絡(luò) 局域網(wǎng) 廣域網(wǎng) 其它： 局域網(wǎng)介質(zhì)： 雙絞線 粗纜 細(xì)纜 光纖 其它： 廣域網(wǎng)介質(zhì)： PSTN ISDN DDN ASDL VPN 微波 其他 網(wǎng)絡(luò)帶寬： 理論： 實(shí)際：_ _即將配置計(jì)算機(jī)臺數(shù)： 其中服務(wù)器數(shù)： 操作人員數(shù)：計(jì)算機(jī)配置（CPU、RAM、硬盤）：網(wǎng)絡(luò)與介質(zhì)：軟件配置操作系統(tǒng)：數(shù)據(jù)庫：現(xiàn)有軟件： 品牌： 投資金額：應(yīng)用情況與效果：(此表格可以由信息部門協(xié)助填寫)部門基本工作范圍1、采購部門組織機(jī)構(gòu)及員工人數(shù)： 采購經(jīng)理 （ ）人 采購員 （ ）人 倉庫主管

5、 （ ）人 倉管員 （ ）人 其他 _2、各個(gè)崗位的職責(zé)是什么？ 采購經(jīng)理： 新增物料 供應(yīng)商維護(hù) 輸入采購申請單 審核采購申請單 輸入采購訂單 審核采購訂單 查詢采購訂單執(zhí)行情況匯總表采購訂單執(zhí)行情況明細(xì)表 輸入收料通知單 審核收料通知單 輸入外購入庫單 審核外購入庫單 入庫單對等核銷 輸入采購發(fā)票 審核采購發(fā)票 采購發(fā)票對等核銷 查詢采購發(fā)票明細(xì)表 輸入退貨通知單 審核退貨通知單 庫存查詢 查詢采購匯總表采購明細(xì)表 查詢價(jià)格分析表 其他_ 采購員： 新增物料 供應(yīng)商維護(hù) 輸入采購申請單 審核采購申請單 輸入采購訂單 審核采購訂單 查詢采購訂單執(zhí)行情況匯總表采購訂單執(zhí)行情況明細(xì)表 輸入收料通

6、知單 審核收料通知單 輸入外購入庫單 審核外購入庫單 入庫單對等核銷 輸入采購發(fā)票 審核采購發(fā)票 采購發(fā)票對等核銷 查詢采購發(fā)票明細(xì)表 輸入退貨通知單 審核退貨通知單 庫存查詢 查詢采購匯總表采購明細(xì)表 查詢價(jià)格分析表 其他_ 倉庫主管： 新增物料 供應(yīng)商維護(hù) 輸入采購申請單 審核采購申請單 輸入采購訂單 審核采購訂單 查詢采購訂單執(zhí)行情況匯總表采購訂單執(zhí)行情況明細(xì)表 輸入收料通知單 審核收料通知單 輸入外購入庫單 審核外購入庫單 入庫單對等核銷 輸入采購發(fā)票 審核采購發(fā)票 采購發(fā)票對等核銷 查詢采購發(fā)票明細(xì)表 輸入退貨通知單 審核退貨通知單 庫存查詢 查詢采購匯總表采購明細(xì)表 查詢價(jià)格分析表

7、 其他_ 倉管員： 新增物料 供應(yīng)商維護(hù) 輸入收料通知單 審核收料通知單 輸入外購入庫單 審核外購入庫單 入庫單對等核銷 輸入采購發(fā)票 審核采購發(fā)票 采購發(fā)票對等核銷 查詢采購發(fā)票明細(xì)表 輸入退貨通知單 審核退貨通知單 庫存查詢 查詢采購匯總表采購明細(xì)表 查詢價(jià)格分析表 其他_ 其他人員： 工作職責(zé)_3、與哪些部門的業(yè)務(wù)關(guān)系比較緊密？請按照緊密程度先后列舉。 行政部門主要處理業(yè)務(wù)范圍：_ 銷售部門主要處理業(yè)務(wù)范圍：_ 財(cái)務(wù)部門主要處理業(yè)務(wù)范圍: _ 策劃部門主要處理業(yè)務(wù)范圍: _ 維修部門主要處理業(yè)務(wù)范圍: _ 人力資源部門主要處理業(yè)務(wù)范圍: _ 其他部門主要處理業(yè)務(wù)范圍:_4、本部門目前正在

8、使用的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)有哪些，請簡要介紹已使用的該系統(tǒng)的功能，您對該系統(tǒng)應(yīng)用效果的評價(jià)如何？ 現(xiàn)在使用的軟件信息： 金蝶 用友 新中大 SAP 其他_ 使用模組信息： 總帳管理系統(tǒng) 報(bào)表管理系統(tǒng) 固定資產(chǎn)管理系統(tǒng) 應(yīng)收管理系統(tǒng) 應(yīng)付管理系統(tǒng) 現(xiàn)金流量管理系統(tǒng) 合并報(bào)表管理系統(tǒng) 結(jié)算中心管理系統(tǒng) 預(yù)算管理系統(tǒng) 采購管理系統(tǒng) 銷售管理系統(tǒng) 倉存管理系統(tǒng) 存貨核算管理系統(tǒng) 成本管理系統(tǒng) 其他_ 對現(xiàn)有系統(tǒng)的評價(jià)：_5、目前，有哪些信息想得到、但還不能及時(shí)、準(zhǔn)確的獲得？ 供應(yīng)商信息 價(jià)格分析表 財(cái)務(wù)數(shù)據(jù) 固定資產(chǎn)數(shù)據(jù) 應(yīng)收數(shù)據(jù) 應(yīng)付數(shù)據(jù) 出納數(shù)據(jù) 庫存數(shù)據(jù) 其他_6、本部門的工作現(xiàn)狀還有哪些值得改進(jìn)之處？這

9、些問題存在至今、暫時(shí)還沒有改進(jìn)的原因是什么？_7、企業(yè)存在那些類型的采購？ 現(xiàn)購 賒購 其他_8、各種采購是否由不同的人采購人員負(fù)責(zé)？是否由不同的由不同的部門提出請購？如何對采購人員進(jìn)行考核？_9、物品入庫前是否要全部進(jìn)行檢驗(yàn)？_10、公司是否有多個(gè)采購部門？ 是；分別是： 否；11、采購主管和采購人員名單，如有多個(gè)采購部門，請同時(shí)列出多個(gè)采購部門的人員名單司是否有多個(gè)采購部門？采購主管：采購員：12、采購業(yè)務(wù)是否由統(tǒng)一的部門進(jìn)行管理？ 是； 否；分別是：13、是否有計(jì)劃由專門的人員負(fù)責(zé)錄入采購訂單？ 是； 分別是： 否；采購員負(fù)責(zé)各自的訂單錄入。14、不同類的物料是否由不同采購人員負(fù)責(zé)？ 是

10、； 請列出采購員各自負(fù)責(zé)的物料分類，分別是： 否；15、不同類的物料是否由不同采購人員負(fù)責(zé) 是； 請列出采購員各自負(fù)責(zé)的地區(qū)，分別是： 否；16、請列出采購部門的組織結(jié)構(gòu)圖及本部門的整體業(yè)務(wù)流程，包括審批流程和與其它部門的接口？ 17、除以上內(nèi)容，尚有一些重要或需提請注意的方面，請予以列示。_采購管理部分1、采購業(yè)務(wù)中的財(cái)政年度及會計(jì)周期的劃分?會計(jì)期能否隨時(shí)改變？ 根據(jù)自然月份劃分 根據(jù)自定義時(shí)間劃分 會計(jì)期間不會輕易調(diào)整 會計(jì)期間經(jīng)常調(diào)整（屬于不正常情況） 其他_2、是否允許在已結(jié)帳的會計(jì)期中進(jìn)行操作?需什么樣的審批流程?是否可以反結(jié)帳：是 否需要什么審核程序：_3、供應(yīng)商/是否有明確編碼

11、，規(guī)則是怎樣的？ 有 沒有規(guī)則如何：_4、采購業(yè)務(wù)中有哪些外幣業(yè)務(wù)以及外幣種類，一般使用的匯率是多少? 美圓 匯率：_ 英磅 匯率：_ 歐圓 匯率：_ 德國馬克 匯率：_ 日圓 匯率：_ 港幣 匯率：_ 其他 _供應(yīng)商情況5、供應(yīng)商的信息是否統(tǒng)一由專人維護(hù)？ 是； 維護(hù)人員是： 否；采購員負(fù)責(zé)各自的供應(yīng)商信息錄入。6、公司有無統(tǒng)一的供應(yīng)商編碼？ 有；編碼長度共 位，請說明編碼原則： 無；7、公司的供應(yīng)商總數(shù)約為： 個(gè)， A、 國內(nèi)供應(yīng)商有 家，主要分布在哪些地區(qū)： ,經(jīng)常往來的有 家；占公司采購額： %；B、 國外供應(yīng)商有 _家，主要分布在哪些地區(qū)： ,經(jīng)常往來的有_ 家；占公司采購額： %；

12、C、 大宗物料供應(yīng)商有 _家，分別是： 8、是否對供應(yīng)商進(jìn)行分類/分級？ 是；如何進(jìn)行分類/分級： 否；9、采購訂單中是否需帶有供應(yīng)商自身的物料編號（即供應(yīng)商物料編號） 是； 否；10、公司是否對供應(yīng)商進(jìn)行定期考核？ 是；考核周期為： ；考核指標(biāo)包括： ；考核的手段與流程如何？ 否； 11、未通過審核的供應(yīng)商是否允許交易？ 是；為什么： 否； 12、一次性（臨時(shí)）供應(yīng)商是否錄入系統(tǒng)？ 是；一次性供應(yīng)商全部使用一個(gè)供應(yīng)商編碼進(jìn)行采購； 分別給供應(yīng)商編碼進(jìn)行采購； 否；手工下采購單；13、對供應(yīng)商的不滿和投訴主要集中在哪些方面？ 質(zhì)量 交貨及時(shí)率 服務(wù) 價(jià)格14、如何選擇一個(gè)新的供應(yīng)商？采購申請/

13、價(jià)格管理15、是否有完整的供應(yīng)商價(jià)格資料庫： 是； 否；16、公司的物料，采購價(jià)格是否含稅？ 是；稅率是多少，有哪幾種稅率？ 否；17、不同的供應(yīng)商，針對同一物料，是否會有不同的價(jià)格？ 是；控制部門為： 否；18、與供應(yīng)商簽定的訂單價(jià)格是否可以與價(jià)格表上不同？ 是，采購人員可靈活掌握； 否，嚴(yán)格執(zhí)行價(jià)格表的價(jià)格；19、公司有供應(yīng)商報(bào)價(jià)的物料大概有多少 ：20、請描述報(bào)價(jià)的審批流程訂單管理21、公司的可采購件中包含以下哪些類型的物品： 產(chǎn)成品（買進(jìn)賣出，屬于貿(mào)易）； 半成品； 原材料； 其他；22、采購件是否有有效期控制？ 是；有效期是多長時(shí)間： 否；23、公司是否有同供應(yīng)商簽訂長期采購合同？

14、是；一般長期采購合同簽訂多長時(shí)間？主要內(nèi)容有哪些？ 否；24、公司是否有成套采購/組裝采購的物料？ 是；請列舉范例，并說明以何種收料方式： 否；25、采購件采用主供應(yīng)商，還是采用按比例分配供應(yīng)商政策？ 主供應(yīng)商，同一物料，每次采購僅向一個(gè)供應(yīng)商發(fā)訂單； 按比例分配供應(yīng)商；同一物料，每次采購都按比例同時(shí)發(fā)多個(gè)供應(yīng)商；26、采購的物料收料時(shí)，是否有搭配配件或組件一起收料的情況？ 是；請列舉范例： 否；27、采購物料的同時(shí)是否會采購物料的增殖服務(wù)？ 是；請說明是何種服務(wù)，是否收費(fèi)： 否；28、是否會有與供應(yīng)商簽定采購合同，但送貨需直接發(fā)給指定第三方用戶的情況 是；請說明流程： 否；29、公司的各相關(guān)

15、部門之間是否會有內(nèi)部采購訂單？ 是；請舉例： 否；30、是否有外幣訂單？ 是；請說明存在哪幾種外幣： 否；31、采購單是否存在多次交貨的情況，同一張采購訂單價(jià)格是否經(jīng)常變動？ 是；請說明： 否；32、公司采購訂單的發(fā)出方式有： 傳真； 郵件； 電話； 正式書面合同； 口頭下單； 其他；33、采購計(jì)量單位與報(bào)價(jià)單位、收貨單位、發(fā)票單位、庫存計(jì)量單位是否一致： 是； 否；一般都有多少種兌換關(guān)系，請列示：34、訂單交期： 最短 天，最長 天，平均 天，緊急訂單月平均 張。35、公司訂單交期達(dá)成率如何？ 98%； 90%98%； 80%90%； 70%80%； 70%36、公司所有采購訂單的處理流程（

16、從接單到收料、結(jié)算）是否一致： 是； 否 （處理流程因 物料不同 供應(yīng)商不同 其他原因 出現(xiàn)差異）；37、訂單變更是否頻繁： 是；變動訂單占總訂單量：_ _%；訂單變更流程如何？ 否；38、如何對采購訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤： 專人負(fù)責(zé)； 各采購人員自行跟蹤； PMC計(jì)劃人員； 其他；39、有無先開票后送貨的情況發(fā)生？ 是；為什么？ 否；40、采購件是否需要批號跟蹤？ 是；批號何時(shí)產(chǎn)生？批號的規(guī)則如何？請列示： 無；41、固定資產(chǎn)采購，生產(chǎn)性物料采購，非生產(chǎn)性物料采購的部門分別是哪里？流程如何？42、公司如何對采購人員進(jìn)行考核？收料/退料43、收料通知由哪個(gè)部門開出？收料通知上有哪些主要信息？

17、采購部； 計(jì)劃部； 貨倉； 其他；44、公司共有哪些物料倉庫及物料倉庫的管理部門：45、是否有專門的部門執(zhí)行收料 是；部門是： 否；46、是否嚴(yán)格按采購單執(zhí)行收料，有無超收、欠收比例？ 是；訂單不允許超收或欠收； 否；超收、欠收是否需經(jīng)哪個(gè)部門批準(zhǔn)？47、收料控制： 無訂單不可收料； 無訂單可暫收物料，但需補(bǔ)充訂單； 無訂單也可收料；48、物料收料時(shí)會有什么單據(jù)伴隨？ 送貨單； 采購單； 發(fā)票； 其它單據(jù)；49、物料收料時(shí)的運(yùn)輸方式： 供應(yīng)商送貨上門； 公司去供應(yīng)商處提貨； 通過第三方物流公司送貨； 其它運(yùn)輸方式： 50、是否存在多個(gè)物料接收部門或接收地點(diǎn)？ 是；分別是： 否；51、退料給供應(yīng)

18、商后，供應(yīng)商是否需要進(jìn)行物料的調(diào)換？ 是；需再單獨(dú)補(bǔ)送或下次送貨時(shí)補(bǔ)齊； 否；直接扣款；52、退料給供應(yīng)商后，供應(yīng)商是否需要退回貨款？ 是；何時(shí)退款： 否；53、物料檢驗(yàn)不合格，退料給供應(yīng)商后，是否要對供應(yīng)商進(jìn)行罰款？ 是；如何罰？ 否；54、退料給供應(yīng)商是否需要審批/檢驗(yàn)？ 是；哪個(gè)部門審批/檢驗(yàn)： 否；55、請描述物料收料流程：56、請描述物料退料流程：對賬57、采購訂單是否都需要供應(yīng)商開具發(fā)票？ 是； 票到付款 月結(jié)發(fā)票 天； 否；58、公司是否有預(yù)付貨款的情況 是；一般預(yù)付貨款的比例是： 否；59、公司是否允許同一供應(yīng)商，在其即是客戶同時(shí)又是供應(yīng)商的情況下，用其應(yīng)收款核銷應(yīng)付款？ 是；

19、有此種業(yè)務(wù)發(fā)生的供應(yīng)商所占比例： 否；60、財(cái)務(wù)部根據(jù)什么進(jìn)行付款？ 采購訂單； 供應(yīng)商的送貨單； 雙方的對賬單； 其它單據(jù)；61、請描述財(cái)務(wù)日常付款流程如何進(jìn)行？62、對于物料已經(jīng)入庫但發(fā)票當(dāng)月沒到的情況如何處理?63、采購費(fèi)用和采購費(fèi)用發(fā)票在公司是如何處理的？日常使用表單64、請列出本部門日常使用的表單，并請將每種類型表單附在本調(diào)研清單后，如請購單、采購訂單、收料通知單、對賬單等。65、請列出本部門日常使用的報(bào)表，并請將每種類型報(bào)表附在本調(diào)研清單后。如訂單統(tǒng)計(jì)表、收料統(tǒng)計(jì)表、采購金額統(tǒng)計(jì)表等。需求66、采購業(yè)務(wù)中其他需要特別說明的問題？67、希望使用系統(tǒng)之后，系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)的關(guān)鍵功能？流程設(shè)置方面問題請參考K/3標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)規(guī)程庫 1、現(xiàn)行采購總體流程如何，是否符合貴公司現(xiàn)行的實(shí)際業(yè)務(wù)？ 是 否改動之處：_2、采購申請流程如下，是否符合貴公司實(shí)際業(yè)務(wù)？ 是 否目 標(biāo)處理采購申請環(huán)節(jié)的申請單錄入、審核等工作內(nèi)容業(yè)務(wù)背景根據(jù)企業(yè)的實(shí)際