財務軟件功能設計的缺陷及對策 初稿

1、摘要財務軟件是會計信息化實施的軟件平臺。在我國，財務軟件也經(jīng)歷了一代又一代的發(fā)展，在會計電算化下，財務軟件主要是替代手工，利用各功能模塊更加快速、準確地完成會計核算。然而，我們在使用財務軟件進行賬務處理時，其功能中也存在著不足及缺陷。本文重點討論財務軟件的自動轉賬功能、憑證類型設置功能的缺陷及應對措施，以及用友軟件中購銷存模塊使用中存在的問題和企業(yè)實際應用中存在的問題和應對措施。關鍵字：財務軟件，功能應用，缺陷，對策ABSTRACTAccounting software is a software platform implementation of accounting informatio

2、n. In China, the financial software also experienced generation after generation in the development of computerized accounting, financial software, is mainly substitution of manual, using the function module more quickly and accurately completed accounting. However, we in the use of financial softwa

3、re, its function accounting treatment there is deficiency and defects. This paper mainly discussed the financial software autopay function, vouchers type setting function defects and countermeasures, and save module uf software sales in the problems in application and enterprise actual applications

4、of existing problems and countermeasures. KEYWORDS：Financial software, function applications, defect, the countermeasures一、財務軟件的概況（一）財務軟件的含義 財務軟件是以會計理論和會計方法為核心。以會計制度為依據(jù)，以會計數(shù)據(jù)為處理對象，以提供管理會計核算資料為目的，將計算機技術應用于會計工作的 軟件系統(tǒng)。財務軟件是會計電算化的技術基礎。（二）財務軟件的作用 1.有助于會計核算的規(guī)范化，有助于帶動財務管理乃至企業(yè)管理的規(guī)范化，從而提升企業(yè)的管理水平，提高企業(yè)的效益。 2.提

5、高會計核算的工作效率，降低會計人員在賬務處理方面的工作強度，改變“重核算輕管理”的局面。 3.減少工作差錯，便于賬務查詢等等。 （三）財務軟件的功能劃分財務軟件的內部一般包含如下子模塊或子系統(tǒng)：總賬管理系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)、成本管理系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)、工資管理系統(tǒng)、客戶及應收應付管理系統(tǒng)、報表管理系統(tǒng)、財務分析系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)等。（四）財務軟件的分類1.按軟件適用范圍劃分：可分為通用財務軟件和專用財務軟件。前者可適用于各種行業(yè)，后者一般又具體劃分為各自行業(yè)的財務軟件。2.按提供信息的層次分：可分為核算型財務軟件、管理決策型財務軟件。前

6、者一般不包括財務分析系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)功能，后者則包括之。3.按程序部署的位置不同分為本地財務軟件、在線財務軟件。在線財務軟件就是程序部署在營運商的服務器上，用戶只需要上網(wǎng)就可以隨時隨地使用服務。在線財務軟件的優(yōu)勢：1)省錢，軟件可以免費，只交少量服務費。2)方便，可隨時隨地上網(wǎng)做帳。3)簡單，不需要專業(yè)技術員或高配電腦，軟件自動升級。4.按適用的硬件結構分為單用戶(單機)、多用戶(網(wǎng)絡)財務軟件。網(wǎng)絡財務軟件還可分為：C/S模式、B/S模式；通俗地說，C/S模式就是應用程序放在客戶端，數(shù)據(jù)放在服務器端的財務軟件，而B/S模式程序和數(shù)據(jù)都存放在服務器，并以瀏覽器作為軟件客戶端的統(tǒng)一界面。在線財

7、務軟件即是B/S模式。5.按實現(xiàn)的功能多少分為大型財務軟和中小型財務軟件。前者往往包含上述(三)中所述的所有功能，后者則只包括其中部分功能。一般地，前者一般利用大型數(shù)據(jù)庫，如：Oracle、SQL server、Sybase等。后者一般采用中小型數(shù)據(jù)庫，如：MySQL、Access等。 6.按使用模式劃分：目前國內的財務軟件，主要分為兩大類：一是傳統(tǒng)的C/S模式的財務軟件；一是B/S模式的財務軟件。目前比較流行的還有一種SaaS模式的財務軟件（在線財務軟件），大體上也可以歸類為B/S模式。（五）財務軟件的發(fā)展階段1自主開發(fā)階段財務軟件應用比較早的是一些高校。利用計算機專業(yè)人員編寫簡單的應用財務

8、程序處理一些憑單錄入和賬務查詢功能，受當時計算機硬件水平和應用軟件的限制，編寫的財務軟件僅有特定的功能，并且處理速度較慢，應用和推廣比較慢。2委托開發(fā)階段隨著企業(yè)規(guī)模和業(yè)務的不斷擴大。大量的財務數(shù)據(jù)即使財務人員加班加點工作也無法完成需要的數(shù)據(jù)。一些單位借鑒高校的成功經(jīng)驗，委托專業(yè)科研機構和財務人員，利用本單位的工作環(huán)境和經(jīng)濟業(yè)務流程，開發(fā)財務軟件，開發(fā)的軟件有很強的針對性。僅僅是滿足本單位的需要，開發(fā)軟件的周期長，開發(fā)人員多。3通用化開發(fā)階段隨著計算機的普及和人們認識的不斷加深，一些參加開發(fā)財務軟件人員不斷開發(fā)大量財務軟件技術不斷成熟，開發(fā)工具和編程軟件也不斷更新。隨著編程水平和人員素質的不斷

9、提高，漸漸將財務軟件的主要模塊和功能稍加改動就移植到新的單位和行業(yè)中經(jīng)過不斷的移植和改進，適合整個行業(yè)的財務軟件得到行業(yè)主管部門的推廣和利用，出現(xiàn)了通用的財務軟件。4財務軟件商品化階段在通用化軟件發(fā)展的過程中，一些人將軟件進行小范圍推廣，在取得了一定的經(jīng)濟效益后。開始成立財務軟件公司，利用現(xiàn)有的財務軟件和銷售人員進行市場化運作，并不斷開發(fā)新功能和新應用使財務軟件如雨后春筍般出現(xiàn)，漸漸成為大中型企業(yè)和政府、事業(yè)單位的首選，開發(fā)財務軟件的企業(yè)也大量出現(xiàn)，形成了供求兩旺的環(huán)境。5財務軟件的專業(yè)化發(fā)展階段企事業(yè)單位財務軟件的應用為企業(yè)經(jīng)營和管理發(fā)揮了很大作用，提高了企業(yè)的管理水平。隨著企業(yè)管理水平的提

10、高，需要分析和了解的財務數(shù)據(jù)量不斷增加，現(xiàn)有的軟件功能已不能滿足需要，開發(fā)更專業(yè)更全面的軟件成為必需，由事后記賬、分析向事中預警、控制、事前預測發(fā)展，逐漸形成專業(yè)化的特點。6財務軟件的網(wǎng)絡化發(fā)展階段網(wǎng)絡技術的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)大中型企業(yè)和跨國公司的業(yè)務范圍遍布世界各地互聯(lián)網(wǎng)將延伸財務及企業(yè)管理軟件的管理范圍和管理能力，使移動管理成為現(xiàn)實。隨著互聯(lián)網(wǎng)應用和電子商務的發(fā)展，基于Web應用，包括財務管理、生產(chǎn)管理、人力資源管理、供應鏈管理、客戶關系管理、電子商務應用在內的完整的企業(yè)應用軟件將會在未來2到3年內得到全面發(fā)展。二、財務軟件的功能應用（一）財務軟件自動轉賬功能的應用1、自動轉賬功能概述自動

11、轉賬是指在財務軟件中，通過對記賬憑證生成要素的設置，由系統(tǒng)自動生成指定業(yè)務的規(guī)范化記賬憑證的一種操作功能，為在適當時刻生成記賬憑證而將某一轉賬業(yè)務所涉及的摘要、借貸方科目、金額計算方法等預先予以設定，即建立一項業(yè)務的轉賬模板的過程，稱為自動轉賬憑證的設置(或稱為定義)。依據(jù)自動轉賬憑證模板來生成特定業(yè)轉賬憑證的設置(或稱為定義)。依據(jù)自動轉賬憑證模板來生成特定業(yè)務的記賬憑證的過程稱為自動轉賬，由自動轉賬生成的憑證稱為自動轉賬憑證，屬于機制記賬憑證。通用財務軟件提供兩類自動轉賬功能，一類是在賬務處理模塊中，以輔助核算或期末業(yè)務處理的形式提供的轉賬設置與憑證生成功能。由于這種轉賬一般是在賬務系統(tǒng)內

12、進行，也被稱作內部轉賬或內部結轉，如銷售成本結轉、制造費用結轉、匯兌損益結轉、期問損益結轉等。第二類是在薪資、固定資產(chǎn)等專項管理模塊中提供的費用公攤與結轉功能。因為涉及賬務系統(tǒng)外的專項核算系統(tǒng)，亦稱之為外部轉賬或外部結轉，如工資費用分攤結轉、固定資產(chǎn)折舊計提、往來業(yè)務及壞賬準備計提、差異結轉與成本結轉等自動轉賬功能包括“轉賬定義”和“轉賬生成”兩個組成部分?！稗D賬定義”就是設計轉賬憑證模板設置好憑證的摘要、借貸方科目、以及金額的取數(shù)公式，該工作屬于自動轉賬憑證設置的初始化工作。當處理期未業(yè)務，制單人選擇調用設置好的憑證模板，由計算機自動生成所需的記賬憑證，這就是“轉賬生成”。2、自動轉賬功能處

13、理的會計業(yè)務（1）銷售成本的結轉商品的銷售成本是由已銷售商品的數(shù)量乘以銷售商品的成本單價計算得到的。當實現(xiàn)產(chǎn)品銷售收入時，所做的賬務處理：一是收入的確認，二是銷售成本的結轉。在錄入收入確認的憑證時輸人產(chǎn)品銷售單價和數(shù)量，且事先在填制商品入庫的記賬憑證時，能將入庫商品的數(shù)量和單價及時輸入系統(tǒng)，則庫存商品的平均單價能計算出來。那么，已銷售商品的數(shù)量和成本單價都是已知數(shù)。也就是說，系統(tǒng)記賬后，系統(tǒng)町以從“庫存商品”賬戶中獲取單價，從“主營業(yè)務收入”賬戶中獲取已售產(chǎn)品的數(shù)量，商品的銷售成本是可以由系統(tǒng)自動計算出來的?；谶@個原理，許多財務軟件的賬務系統(tǒng)中，都提供了銷售成本自動結轉的功能。要想在“轉賬生

14、成”時生成正確的銷售成本結轉憑證，必須事先做好以下幾項操作：首先，該業(yè)務涉及的庫存商品、主營業(yè)務收人、主營業(yè)務成本必須在會計科目屬性中設置為數(shù)量核算，在“轉賬定義”時輸人三個科目對應的科目編碼，并且這i個科目的下級科目結構也必須相同；其次，在錄入收入確認的憑證時要輸入產(chǎn)品銷售單價和數(shù)量；再次，要將收入確認的憑證執(zhí)行記賬操作。這樣，執(zhí)行“轉賬生成”后系統(tǒng)就可以自動給出銷售成本結轉的憑證。(2)匯兌損益的結轉匯兌損益結轉設置用于期末自動計算外幣賬戶的匯兌損益，并在轉賬生成中自動生成匯兌損益轉賬憑證。匯兌損益只處理外幣存款戶、外幣現(xiàn)金以及外幣結算的各項債權、債務，不包括所有耆權益類賬戶、成本類賬戶和

15、損益類賬戶。在執(zhí)行匯兌損益結轉之前，先要做好以下幾項操作：在賬務系統(tǒng)的初始化設置中設置好外幣匯率；輸入外幣業(yè)務憑證時輸入外幣發(fā)生額；期末輸入調整匯率，并將涉及外幣科目的會計憑證執(zhí)行記賬操作。進行“轉賬定義”時給出匯兌損益入賬科目。期末執(zhí)行“轉賬生成”后系統(tǒng)就可以自動給出匯兌損益結轉的憑證了。(3)期間損益的結轉期間損益結轉設置用于在一個會計期間終了時，將損益類科目的余額轉到本年利潤科目中。損益類科目結轉主要是對于主營業(yè)務收入、主營業(yè)務成本、主營業(yè)務稅金及附加、其他業(yè)務收入、其他業(yè)務支出、管理費用、營業(yè)費用、財務費用、投資收益、營業(yè)外收入、營業(yè)外支出和所得稅等科目的結轉。進行“轉賬定義”時，損益

16、科目結轉表中將列出所有的損益科目。損益科目結轉表的每一行中的損益科目的期末余額將轉到該行的本年利潤科目中去。如果需要某損益科目參與期間損益的結轉，則應在該科目所在行的本年利潤科目欄填寫相應的本年利潤科目，若不填本年利潤科目，則將不結轉此損益科目的余額。執(zhí)行“轉賬生成”前，要將所有涉及損益科目的會計憑證進行記賬。 (4)科目余額的對應結轉如果要對兩個科目或其下級科目的期未余額進行一一對應的結轉，則可以選擇“對應結轉”功能。如將“制造費用”賬戶的余額轉入“生產(chǎn)成本”賬戶、“本年利潤”賬戶的余額轉入“利潤分配未分配利潤”賬戶。對應結轉一般針對資產(chǎn)、成本或費用類科日，且只結轉期末余額。在“轉賬定義”時

17、要指明轉出科目和轉入科目。執(zhí)行“轉賬生成”時轉出科目方向根據(jù)其科目屬性的余額方向確定，即若余額方向為“借”則從貸方轉出，否則從借方轉出，轉入科目方向與轉出科目方向相反。塒應結轉不僅可以進行兩個科目一對一結轉，還可以進行科目的一對多結轉。執(zhí)行“轉賬生成”前要把涉及轉出科目的會計憑證進行記賬。(二)憑證類型設置功能的應用各個單位在進行會計核算時都要使用會計憑證單位的規(guī)模及組織結構不同，選擇的憑證也有不同類型一般來說，規(guī)模小、組織結構單一、業(yè)務量少的單位可采用不分類的記賬憑證；規(guī)模較大、組織結構較為復雜、業(yè)務量較多的單位可采用分類的記賬憑證。為了便于管理，不同單位具體的選擇要根據(jù)其實際情況進行。分類

18、的記賬憑證按照其反映的經(jīng)濟業(yè)務內容不同，可分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證；收款憑證和付款憑證又可具體分為現(xiàn)金收款憑證、銀行收款憑證及現(xiàn)金付款憑證、銀行付款憑證。各個財務軟件都提供了單位選擇憑證種類的功能，用戶可以根據(jù)具體情況選擇其中之一。設定好憑證類型后，軟件要求設置不同類型憑證的限定條件，一般說來限定條件如下：一類記賬憑證沒有限定條件：三類憑證，收款憑證要求借方必須存在現(xiàn)金及銀行存款科目、貸方不能出現(xiàn)現(xiàn)金與銀行存款科目，付款憑證要求貸方必須存在現(xiàn)金及銀行存款科目轉賬憑證要求借貸不能出現(xiàn)現(xiàn)金及銀行存款科目：五類憑證與i類相似，僅僅把現(xiàn)金和銀行存款分開即可。如果上述類型中不存在本單位使用的憑證

19、，軟件提供了用戶自定義憑證類型功能。一般說來。會計年度內憑證類型一經(jīng)使用，則不允許修改。三、財務軟件功能應用的缺陷及對策（一）自動轉賬功能存在的不足：自動轉賬功能無級別設置及校驗功能自動轉賬業(yè)務是有先后順序的，因此也就形成了期末轉賬業(yè)務的級別。根據(jù)實際工作中會計業(yè)務發(fā)生的先后順序，進行會計業(yè)務的轉賬處理，才能形成正確的會計數(shù)據(jù)，這是每個財會人員所共知的。但在財務軟件的自動轉賬模塊中卻沒有設置轉賬業(yè)務的級別，致使會汁業(yè)務不熟練的人員操作時出現(xiàn)自動轉賬憑證數(shù)據(jù)錯誤。在財務軟件培訓教學中就曾發(fā)現(xiàn)，一些學員在使用自動轉賬功能處理期末 務時，未將制造費用結轉至生產(chǎn)成本(屬于低級別的轉賬業(yè)務)，就直接進行

20、期間損益的自動結轉(屬于較高級別的轉賬業(yè)務)，結果生成的利潤額自然出錯。經(jīng)了解，部分學員是由于操作疏忽而遺漏，另一些則是由于會計知識不扎實所致。如若設置了業(yè)務級別控制，只能生成了低級別的轉賬憑證才允許生成較高一級別的轉帳憑證，這可往定程度上規(guī)避部分會汁差錯的產(chǎn)生。姻用財務軟件的自動轉賬業(yè)務模塊廟當根據(jù)手工情況下會計轉賬業(yè)務的順序來沒計 ，同時要利用軟件和計算機的特殊功能，對轉賬業(yè)務級別進行校驗，以免轉賬級別較高的記賬憑證先生成，或低級別的憑證在未記賬的情況F生成高級別的憑證，從m篷成財務數(shù)據(jù)的錯誤。在財務軟件的使用過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)這種情況：低級別的憑證已經(jīng)生成，但尚未審核記賬，這時生成高一級

21、別的憑證時系統(tǒng)也允許生成，從而導致生成的自動轉賬憑證數(shù)據(jù)錯誤。 此，膻在自動轉賬模塊中增加憑證記賬級別校驗功能。（二）自動轉賬功能應用時應注意的問題及完善的措施1、應用時應注意的問題（1）自動轉賬憑證需進行與手工錄入憑證相同的后續(xù)處理?！稗D賬生成”后的憑證是未記賬憑證，對它們仍需進行后續(xù)的審核、記賬操作，否則賬務處理系統(tǒng)無法進行正常的記賬結賬。（2）轉賬前須將所涉及的相關業(yè)務登記人賬。轉賬憑證中各科目的數(shù)據(jù)都是從賬簿中提取、經(jīng)處理后生成的。因此，為了保證所取數(shù)據(jù)的完整、正確，在調用轉賬憑證模板生成轉賬憑證前必須將本月發(fā)生的相關業(yè)務努記入賬，否則，自動轉賬憑證生成的數(shù)據(jù)將出現(xiàn)差錯。（3）轉賬生成

22、時應遵循一定的處理順序。期末業(yè)務是相互關聯(lián)、互相銜接的，業(yè)務處理有嚴格的順序，必須保證讓系統(tǒng)按順序生成轉賬憑證。有些期末轉賬業(yè)務必須依據(jù)另一期末轉賬業(yè)務產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，如匯兌損益結轉產(chǎn)生的財務費用會影響往本年利潤結轉的費用數(shù)額，那么就要先結轉匯兌損益并將該憑證記賬后再結轉本年利潤。因此，期末轉賬需要根據(jù)業(yè)務的特點分批按步驟來進行處理?？梢岳密浖峁┑摹稗D賬序號”按業(yè)務正確的結轉順序進行“轉賬定義”。（4）掌握系統(tǒng)的自動明細匹配規(guī)則、 如在進行銷售成本結轉時，要求指定庫存商品、主營業(yè)務收入、主營業(yè)務成本這二個一級科目及其下級科目結構必須相同，系統(tǒng)軟件會自動匹配明細科目并按對應關系一一予以結轉，否則

23、系統(tǒng)將無法執(zhí)行自動轉賬功能。（5）控制自動轉賬運行的次數(shù)。自動轉賬憑證中，專項設置功能(如匯兌損益結轉)通常能自動控制一個會計期內被調用的次數(shù)，一般不會出現(xiàn)多次重復制證的情況。但大多數(shù)自動轉賬模板是可以在一個會計期間內被重復使用的。用戶必須留意期末結轉業(yè)務處理的次序，防止跳躍進程或重復進程而出現(xiàn)漏記、重記等錯誤。2、完善的措施設置轉賬業(yè)務級別，增加轉賬業(yè)務級別校驗功能自動轉賬模塊應增加轉賬業(yè)務級別設置及校驗功能，以劃分轉賬業(yè)務的先后順序及層次。只有這樣才能避免在低級別的憑證沒有生成時生成高級別的憑證，或在低級別的憑證沒有記賬就生成高級別的憑證，造成自動轉賬模塊生成的記賬憑證數(shù)據(jù)錯誤。增加轉賬業(yè)

24、務級別校驗功能，由軟件校驗轉賬業(yè)務屬于哪一級別的業(yè)務，并檢測本級轉賬業(yè)務是否全部生成，若有未生成的轉賬憑證，系統(tǒng)應給予報告，提示操作人員是否繼續(xù)生成高一級憑證。增加憑證記賬校驗功能并確保自動轉賬層次低的憑證均已記賬。在進行期末轉賬業(yè)務的憑證制作時，若奉級憑證尚未全部生成，而要執(zhí)行生成高一級別憑證的操作時，系統(tǒng)應予以提示，并限制其進行下一步的操作。這樣，可規(guī)避財會人員存在遺漏處理的差錯。（三）憑證類型設置功能存在的問題及解決思路按照手工會計操作的過程，財務軟件的憑證類型設置功能是必要的，但是結合計算機自身功能和會計憑證分類的基本要求還存在以下幾個的問題：1手工操作下，由于單位經(jīng)濟業(yè)務紛繁復雜，在

25、崗位分工的基礎上，為了減少會計人員填制憑證的下作量和減少誤差對會計憑證進行了分類。一般而言，企業(yè)可以根據(jù)自己規(guī)模大小即業(yè)務多少選擇一種記賬憑證、3種憑證或者5種憑證出納人員根據(jù)會計管理人員或指定人員審核批準的收付款憑證，作為貨幣資金收入或支出的依據(jù)，并據(jù)以登記現(xiàn)金及銀行存款日記賬。在計算機條件下，記賬過程實現(xiàn)了自動化，不會產(chǎn)生工作量過大或者錯誤登賬的問題。如果要得到現(xiàn)金及銀行存款的憑證或者是憑證清單(或匯總表)，可以隨時通過查詢功能獲得。因此，筆者認為財務軟件的憑證類型功能設置沒有存在的必要，僅僅是手下會計模擬到計算機中的一個程序，在計算機條件下已經(jīng)失去了應有的功能。2在設置憑證類型的限制條件

26、過程中，也存在著不可操作性。如對于用友軟件，無法實現(xiàn)定義“提現(xiàn)金與存現(xiàn)金”的經(jīng)濟業(yè)務。即：當“借貸同時出現(xiàn)庫存現(xiàn)金與銀行存款”時，按照要求應該填制“付款憑證”，不能做成“收款憑證”，收款憑證設置條件應該為“借方必有庫存現(xiàn)金及銀行存款”，同時“貸方必無庫存現(xiàn)金及銀行存款”。而對于金蝶軟件及其他軟件如高信財務軟件等，雖然實現(xiàn)了上述功能，但是對于復合業(yè)務，如借方或者貸方出現(xiàn)庫存現(xiàn)金或銀行存款科目，同時又出現(xiàn)其他非貨幣資金的多個科目時，直接填寫憑證則無法實現(xiàn)保存，必須人工拆解成兩個以上會計分錄，并填制成憑證，人為增加了工作量，違背了財務軟件的實廂要求。3對于初學會計電算化的人員，初始化工作過多容易增加

27、學習難度和復雜性，而憑證類型功能沒有實質意義，因此可以舍去，減少學習者的難度。（四）U8軟件購銷存模塊使用中存在的問題及其解決方法1在銷售時如何處理單價及收入均為0的贈品業(yè)務許多企業(yè)為了促銷或其他目的在銷售產(chǎn)品或進行廣告宣傳時經(jīng)常會向客戶提供一些贈品，這些贈在發(fā)送后需要修改庫存和結轉成本故需要填制發(fā)貨單和出庫單，但單據(jù)中的單價應該為， 其銷售收入也為0 即不記收人。但在U8購銷存的銷售和庫存0系統(tǒng)中不允許輸人單價為0的發(fā)票、發(fā)貨單及出庫單等單據(jù)，這樣這類贈品業(yè)務在系統(tǒng)中就無法處理 這是該系統(tǒng)未考慮周全的一個問題。在目前情況下，可以采用如下方法來處理這類業(yè)務：在填制發(fā)貨單、出庫單及發(fā)票時，將贈品

28、的單價輸人為0O0 001元，對于單價小于0O1元的商品，開發(fā)票后系統(tǒng)不會生成相應的記賬憑證從而不會產(chǎn)生收人和應收賬款，但不影響其生成相應的發(fā)貨單和出庫單。2銷售訂單在開發(fā)票或發(fā)貨單后不會自動關閉所產(chǎn)生的問題在購銷存的銷售系統(tǒng)中，提供了兩種銷售處理模式：一種是先發(fā)貨后開銷售發(fā)票(指根據(jù)銷售訂單或其他銷售合同，向客戶開出發(fā)貨單發(fā)貨后根據(jù)發(fā)貨單開發(fā)票并結算)；第二種處理模式是開發(fā)票后直接發(fā)貨(指根據(jù)銷售訂單或其他銷售合同 向客戶開發(fā)票，客戶根據(jù)發(fā)票到倉庫提貨，審核后的銷售發(fā)票由系統(tǒng)白動生成相應的發(fā)貨單、出庫單及應收賬款憑證)。在第二種模式下，在根據(jù)銷售訂單開發(fā)票時需要打開該訂單但開票后該訂單不會自

29、動關閉，而必須由人工進行關閉操作。如果操作員沒有及時或忘記關閉已開票的訂單 則以后就可能發(fā)生按該訂單重復開票的問題。由于增值稅發(fā)票的沖銷處理在會計上要求很嚴格 會造成不必要的麻煩。同樣在第一種模式下，也會造成重復開發(fā)貨單的問題。如果系統(tǒng)在開出發(fā)票或發(fā)貨單后BBI訂單自動關閉就可避免上述問題。3單據(jù)的刪除功能在購銷存模塊中提供了對出、入庫單及發(fā)票的刪除功能，這雖然方便了用戶對錯誤出、人庫單及發(fā)票的處理，但同時也會出現(xiàn)一些問題：錯誤的出、入庫單及發(fā)票被刪除后不留任何痕跡，且如果被刪除的出、入庫單及發(fā)票不是最后的單據(jù)，還將造成單據(jù)號不連續(xù)的問題，這對整個系統(tǒng)的職責和內部控非常不利。因此建議操作人員不

30、要使用出、人庫單及發(fā)票的刪除功能 對錯誤的出、人庫單應做反向的單據(jù)；中銷處理對錯誤的發(fā)票則可使用發(fā)票的作廢功能。4關于存貨編碼及其查找的問題在購銷存的采購系統(tǒng)中填制采購訂單時 對材料物資的查找只能按編碼進行，不能按存貨名稱查找，這樣就需要操作員記住存貨代碼。通常企業(yè)的存貨都非常繁雜 要記住所有代碼是極其困難的，因此在實際操作中很不方便。在目前情況下要解決這一問題，可以在設置存貨代碼時，考慮把存貨名稱的拼音首字符插入各存貨代碼之前以達到增加助記性、便于查找的目的。5庫存系統(tǒng)使用中存在的主要問題(1)存貨的庫存短缺報表沒有提供按倉庫進行統(tǒng)計的功能只能按所有的倉庫進行統(tǒng)計這對企業(yè)生產(chǎn)或采購部門編制生

31、產(chǎn)或采購計劃可能問題不大但對各倉庫的存貨管理就很不方便。企業(yè)的存貨大部分是按倉庫進行管理的 顯然每個倉庫的管理人員需要隨時掌握其存貨庫存短缺的情況。(2)無法以產(chǎn)品為條件在一張表上查詢某一產(chǎn)品在多個倉庫中的總庫存情況 只能按倉庫分別查找 這在實際使用中非常不便。在實務中，許多企業(yè)的一種產(chǎn)品往往會存放于多個不同倉庫中，銷售部門需要隨時了解各種產(chǎn)品的總庫存數(shù)據(jù)。在查詢那些存放于多個倉庫中的產(chǎn)品庫存時，就必須按各個倉庫分別查詢 然后手工進行匯總顯然非常麻煩其實在軟件中很容易實現(xiàn)按產(chǎn)品查詢總庫存數(shù)據(jù)這一功能。6關于業(yè)務員的輸入問題在采購和銷售系統(tǒng)中填制采購及銷售訂單時系統(tǒng)允許不輸人業(yè)務員?？赡苡行┢髽I(yè)

32、并不要求按業(yè)務員進行訂單匯總，但多數(shù)企業(yè)有這方面的嚴格要求，軟件不強制輸人業(yè)務員業(yè)務員就很容易被忽略輸人這對日后的匯總管理將造成很大不便，也不便于經(jīng)濟責任制的落實。故建議用戶在操作中應注意輸人業(yè)務員，軟件也應有強制輸人業(yè)務員的要求。四、財務軟件在企業(yè)實際應用中面臨的問題與對策（一）存在的問題 1、財務軟件初始化面臨的問題財務軟件初始化是指將本單位將要采用的核算程序、方法、規(guī)則、基礎數(shù)據(jù)錄入電腦，使會計軟件能適應本單位的核算、管理需要的過程，這也是手工核算過渡到會計電算化處理的橋梁。會計人員面臨會計軟件初始化的問題，將直接影響會計電算化工作的質量與效率。（1） 數(shù)據(jù)編碼不規(guī)范數(shù)據(jù)編碼就是將納入會

33、計核算、會計管理范圍內的人、財、物進行科學合理的編號。數(shù)據(jù)編碼應滿足電腦處理數(shù)據(jù)的需要，具有可操作性、可擴展性的特點。計算機識別、分類、匯總、查詢，是初始化中最復雜、最費時的一項工作，它直接影響到初始化的成敗。有些企業(yè)因為種種原因，早期沒有重視編碼規(guī)則，簡單化對待，或者沒有區(qū)別不同項目編碼規(guī)則，導致啟用后單位數(shù)據(jù)編碼混亂，實物與編碼無法對應，實物之間界定不清。（2） 數(shù)據(jù)錄入缺乏完整性數(shù)據(jù)錄入是電算化初始化的重要基礎工作。年初進行初始化工作比較簡單，只需錄入啟用月份的余額，但是多數(shù)單位是破月甚至破年啟用，僅按正常輸入啟用月份余額，沒有錄入年初余額和一月到啟用賬務系統(tǒng)之前各月的累計發(fā)生額，使得系

34、統(tǒng)正式運行后不能查到以前月份的明細賬務，會計報表結賬也采集不到本年度完整的數(shù)據(jù)，不能滿足會計核算和管理上最基本的需求。（3） 會計報表缺乏統(tǒng)一格式集團企業(yè)系統(tǒng)初始化時要特別注意報表的統(tǒng)一規(guī)范化管理，如果是集團公司，納入合并范圍的分公司和子公司提供的電子報表，應嚴格符合集團公司所要求的格式，而不應該由各分公司或者子公司自己定義這一類報表。否則集團公司在擬制報表，進行合并、匯總工作時，常因行業(yè)不一，管理各異，導致合并錯誤，取數(shù)遺漏。2、 企業(yè)財務軟件實際應用管理方面存在的問題隨著財務軟件的飛速發(fā)展，利用軟件系統(tǒng)的弱點進行的貪污、舞弊等違法犯罪活動也有所增加，勢必給企業(yè)和社會造成了嚴重的損失。（1）

35、存在有法不依，違法不究的現(xiàn)象我國財政部自1994 年起，相繼頒布了關于大力發(fā)展我國會計電算化事業(yè)的意見、會計電算化管理辦法、商品化會計核算軟件評審視則、會計核算軟件基本功能規(guī)范等法規(guī)和文件，這標志著我國會計電算化工作已納入法制化的軌道。但有些會計人員根本就不知道這些法規(guī)的具體內容，在實際工作中出現(xiàn)違規(guī)行為后，也沒有相應的部門去監(jiān)管。會計主管部門對單位會計電算化違規(guī)行為也沒有懲罰制度。（2） 數(shù)據(jù)保密性、安全性、共享性差財務上的數(shù)據(jù)，是企業(yè)的秘密，很大程度上關系著企業(yè)的生存與發(fā)展。但幾乎所有的軟件系統(tǒng)都是圍繞完善會計功能和適應財務制度，卻很少有軟件公司認真研究過數(shù)據(jù)的保密問題。在數(shù)據(jù)安全性上，確

36、實令人擔憂，系統(tǒng)一旦受病毒侵襲，或者突然斷電，很難恢復原來的數(shù)據(jù)。根據(jù)會計電算化管理辦法規(guī)定，電子計算機替代手工記賬后，其會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案要打印輸出。一般單位，其會計檔案都是通過針式打印機打印出來，字跡往往會褪色，達不到規(guī)定的保存期限。有許多單位在購買財務軟件時，往往只考慮財務部門工作的需要，沒有從整個單位網(wǎng)絡信息管理的高度出發(fā)，結果是其他部門不能通過網(wǎng)絡有效地共享財務部門的有關信息，也不能真正滿足高層次管理的需要。（3）電算化會計監(jiān)督機制的缺陷在手工會計時，表現(xiàn)為對人的控制，強調職責分清、相互牽制，采用的手段主要是利用紙面信息進行手工核對和檢查，責任容易明確，結果也比較

37、直觀?？墒?，在會計電算化條件下，轉變?yōu)閷θ撕拖到y(tǒng)兩方面的控制，而且多數(shù)情況是以計算機內部控制為主。除了因審計線索自然消失所帶來的差錯難以發(fā)現(xiàn)以外，在沒有控制的情況下，對計算機的數(shù)據(jù)和程序的修改可以完全不留痕跡地進行。國內外利用計算機犯罪的眾多案例也告訴我們，電算化不僅是財務信息處理的有效工具，也是舞弊犯罪的絕妙手段，這對審計工作來說，無疑又增加了新的難題。（二）對策與措施1、認真細致地做好會計電算化初始化工作賬務軟件系統(tǒng)初始化是一項很重要的工作，對計算機操作不夠熟練的會計人員，在系統(tǒng)初始化時尤其應當注意各個關鍵環(huán)節(jié)，高質量地做好初始化工作，這樣才能最大限度地發(fā)揮賬務處理的作用。（1）規(guī)范科目編

38、碼的基本原則唯一性: 一個代碼只表示一個實體，而一個實體也只能有一個代碼; 擴展性: 編碼要為今后系統(tǒng)發(fā)展保留一定的空間，以便增加新的內容; 穩(wěn)定性，編好后要盡量少改動，以便有關人員熟悉、使用; 簡練性: 便于存儲處理; 規(guī)范性: 代碼必須具有一定的結構、格式，利于統(tǒng)計、交流; 可靠性: 會計軟件應當具備自動校驗功能。（2）解決數(shù)據(jù)錄入完整性的方法解決這個問題可以采用兩種方法: 一種是如果單位的業(yè)務量小，憑證的數(shù)量較少，可以采取手工錄入追加憑證的方法。另一種是適用于更換財務軟件的單位，要與軟件公司的人員協(xié)商，使用特定的軟件，將過去使用的軟件的數(shù)據(jù)轉出來，再導入新的軟件系統(tǒng)中?？傊?，在年度中間實

39、施會計電算化、初始化涉及的問題較多，應盡量在會計年度的開始或者是結尾來更換財務軟件，這樣既方便上線工作，又便于以后查詢。（3） 統(tǒng)一會計報表格式會計報表是會計工作流程中的最后一個環(huán)節(jié)，在會計軟件中通常都預置了通用會計報表，各企業(yè)可以根據(jù)自己的行業(yè)不同、不同的管理要求進行部分調整，但是集團內所有納入合并報表的分公司和子公司，必須采用同樣的模板進行編制，避免集團合并報表時造成偏差。2、建立健全會計電算化的監(jiān)督機制（1） 建立健全單位內部會計電算化管理制度會計電算化過程中，內部會計控制制度的薄弱和漏洞，會使資金面臨很大風險。為了保證財政資金的安全，建議各單位責任人及會計人員不斷提高認識，防微杜漸，按照財政部會計電算化工作規(guī)范的要求，根據(jù)工作需要，建立健全包括會計電算化崗位責任制、會計電算化操作管理制度、計算機硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度、電算化會計檔案管理制度等在內的會計電算化內部管理制度。（2） 建立健全保證數(shù)據(jù)保密性、安全性、共享性的有關制度一是加強程序操作控制