公司公關(guān)事務(wù)管理制度

1、公司公關(guān)事務(wù)管理制度1 、公司的國(guó)內(nèi)外來(lái)賓及公司領(lǐng)導(dǎo)接待工作除由公司總裁或其 他高級(jí)管理人員親自接待以外。其余由行政管理部門(mén)負(fù)責(zé) 安排接待工作。2 、外事接待工作必須按照公司的有關(guān)規(guī)定和統(tǒng)一部署安排辦 理。3 、外事接待工作的基本原則是：認(rèn)真負(fù)責(zé)，熱情周到，不卑 不亢，言行得體，嚴(yán)守秘密。4 、國(guó)內(nèi)外賓客來(lái)訪， 接待人員要準(zhǔn)確掌握賓客或領(lǐng)導(dǎo)乘坐的 交通工具和抵離時(shí)間，提前通知有關(guān)單位和人員做好接送 準(zhǔn)備。5 、國(guó)內(nèi)外賓客來(lái)訪時(shí)，接待者要根據(jù)來(lái)訪者的目的、規(guī)格及 興趣、意愿等選擇安排參觀項(xiàng)目，確定活動(dòng)內(nèi)容，擬定接 待方案，報(bào)請(qǐng)主管總裁批準(zhǔn)。6、有關(guān)單位根據(jù)批準(zhǔn)的接待方案，認(rèn)真做好政務(wù)接洽和業(yè)務(wù)

2、洽談。洽談中遇有非權(quán)限內(nèi)的事情，要向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示， 來(lái)不及逐級(jí)請(qǐng)示時(shí)可直接請(qǐng)示主管總裁。7、安排外賓用餐，除特殊情況外。原則上陪同人員不超過(guò)名， 安排娛樂(lè)活動(dòng)時(shí)我方陪同人員亦應(yīng)控制， 堅(jiān)決杜絕高消費(fèi)、 大吃大喝等現(xiàn)象的發(fā)生。8、對(duì)于本公司附屬外埠?jiǎn)挝蝗藛T的來(lái)訪，按通常規(guī)定接待， 如對(duì)方級(jí)別較高或?qū)镜臉I(yè)務(wù)開(kāi)展具有重要意義，必須將接待方案報(bào)集團(tuán)主管總裁審批。9、在接待來(lái)賓過(guò)程中，要認(rèn)真做好安全保衛(wèi)10、瑞森公司接待服務(wù)規(guī)定 本公司為了規(guī)范前臺(tái)員工的電話接待服務(wù)，特制訂如下 規(guī)定：1）響鈴時(shí) 電話鈴聲響起之后，應(yīng)盡快拿起話筒。在電話鈴聲響 起三聲之內(nèi)必須有人接聽(tīng)電話，以免引起顧客失望或不快。2）

3、找人時(shí) 來(lái)電話指名找人時(shí)，應(yīng)問(wèn)清對(duì)方姓名，如找員工，應(yīng) 禮貌告知對(duì)方，上班時(shí)間不能轉(zhuǎn)接電話，如有急事，讓對(duì)方留 言并及時(shí)轉(zhuǎn)告；如是業(yè)務(wù)電話，請(qǐng)對(duì)方留下電話、姓名、公司 名稱(chēng)，并作好詳細(xì)記錄，及時(shí)轉(zhuǎn)交給領(lǐng)導(dǎo)或相應(yīng)的員工。3）接聽(tīng)時(shí) 一般由前臺(tái)人員接聽(tīng)，其他人員一律不準(zhǔn)接聽(tīng)電話， 新員工對(duì)本店情況知之不多時(shí)，不要搶接電話，以免一問(wèn)三不 知，給顧客留下不良印象。4）對(duì)方說(shuō)話聲音小時(shí)， 不能大聲叫嚷， 而要有禮貌地告訴對(duì)方 “對(duì) 不起，聲音有點(diǎn)小”。5）通話時(shí) 通話時(shí)如果有其他客人進(jìn)來(lái)，不得置之不理，應(yīng)該點(diǎn) 頭致意，如果需要與他人講話，應(yīng)禮貌地說(shuō)“請(qǐng)您稍等” ，然 后捂住話筒，小聲交談。6）中斷時(shí) 通

4、話中突然中斷，應(yīng)立即掛上電話，再次接通后要表 示歉意，說(shuō)明原因。7）掛斷時(shí) 打完電話，不得自己先掛電話，應(yīng)該等對(duì)方掛斷之后 再輕輕放下話筒。11、公司來(lái)賓參觀管理規(guī)定1）申請(qǐng)與許可：（1）與參觀公司者，必須事先與預(yù)約室主任聯(lián)系，填寫(xiě)“參觀 公司申請(qǐng)書(shū)”。并正式提出申請(qǐng)，然后，轉(zhuǎn)交相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé) 人審批；（2）相關(guān)部門(mén)對(duì)“參觀公司申請(qǐng)書(shū)”進(jìn)行審核，已經(jīng)批準(zhǔn)即 轉(zhuǎn)交總務(wù)部；（3）由總務(wù)部填寫(xiě)參觀內(nèi)容、范圍與路線，然后交副總裁審 批。2）許可資格（1）凡持有公司印制的“公司參觀許可證”者，有資格進(jìn)入公 司參觀；（2）凡事先用電話或其他方式與本公司聯(lián)系。并經(jīng)由總務(wù)部批 準(zhǔn)者，有資格進(jìn)入公司參觀（3）凡合

5、乎下列條件，并經(jīng)由副總裁許可者，有資格進(jìn)入公司 參觀：事先與本公司總部或其他事業(yè)部門(mén)聯(lián)系過(guò)， 并征得有關(guān)部門(mén)許可者；主顧及其介紹給本公司的人： 政府機(jī)構(gòu)、社會(huì)公眾團(tuán)體及其介紹給本公司的人： 其他希望參觀者3）參觀者胸卡：申請(qǐng)者必須向公司總務(wù)部出示“公司參觀許可證”以及“參觀公 司申請(qǐng)書(shū)”，領(lǐng)取“參觀者胸卡”?？倓?wù)部在參觀公司申請(qǐng)書(shū)上填寫(xiě) “許 可證號(hào)”后轉(zhuǎn)交門(mén)衛(wèi)。4）拍 照：（1）一般情況下禁止外來(lái)參觀者在作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)拍照；（2）和本公司有關(guān)系的公司、職員，如果對(duì)所參觀的某機(jī)械設(shè) 備感興趣，希望拍攝該設(shè)備的照片，必須向總務(wù)部經(jīng)理請(qǐng)示；（3）總務(wù)部經(jīng)理可以在獲得該生產(chǎn)主管同意的前提下，指定專(zhuān) 人對(duì)該

6、設(shè)備所需要部分進(jìn)行拍照， 并以公文形式把照片寄給參觀者 主管；（4）為了防止所拍攝照片被過(guò)量復(fù)制， 應(yīng)由所在生產(chǎn)廠保管底 片；（5）本公司設(shè)備的照片， 不得擅自公開(kāi)刊登， 如果有必要刊登， 必須事先請(qǐng)示公司工程部 .12、公司來(lái)賓參觀接待辦法1）茲為促進(jìn)公共關(guān)系擴(kuò)大宣傳效果兼顧公司機(jī)密特訂定本辦法。2）參觀種類(lèi)：（1）定時(shí)參觀： 先以公文或電話預(yù)先約定參觀時(shí)間與范圍。 （1） 團(tuán)體參觀：機(jī)關(guān)學(xué)?；蛏鐣?huì)團(tuán)體約定來(lái)廠參觀者。 （2） 貴 賓參觀：政府首長(zhǎng)、社會(huì)名流以及國(guó)內(nèi)外各大企業(yè)負(fù)責(zé)人 經(jīng)公司允準(zhǔn)來(lái)廠參觀者。 （3） 普通參觀：一般客戶或業(yè)務(wù) 有關(guān)人員來(lái)廠參觀者。 2. 臨時(shí)參觀：因業(yè)務(wù)需要臨時(shí)

7、決定 來(lái)廠參觀者。3）接待方式： 1. 團(tuán)體參觀：凡參觀人數(shù)能在會(huì)客室容納者，均 以煙茶招待， 否則一律免于招待， 至于陪同人員由管理部協(xié)調(diào)有關(guān)單 位決定。 2. 貴賓參觀：按公司通知以咖啡、西點(diǎn)、冷飲、煙茶或其 他方式招待的，并由公司高級(jí)人員陪同或由有關(guān)單位簡(jiǎn)報(bào)。 3. 普通 參觀：以煙茶招待的，由管理部或有關(guān)部門(mén)派員陪同。 4. 臨時(shí)參觀： 同普通參觀。4）參觀規(guī)則： 1. 貴賓參觀及團(tuán)體參觀：由公司核準(zhǔn)并于參觀前 三日將參觀通知單填送各工地管理部門(mén)， 以憑辦理接待， 如有急事先 以電話通知后補(bǔ)通知單。 2. 普通參觀：由各部經(jīng)理核準(zhǔn)，并于參觀 前一日將參觀通知單填送工地， 以利接待，但參

8、觀涉及兩個(gè)部以上者， 應(yīng)比照?qǐng)F(tuán)體參觀辦理。 3. 臨時(shí)參觀：由各部經(jīng) （副） 理核定，并于參 觀前一小時(shí)以電話通知各工地管理部辦理接待， 如參觀涉及兩個(gè)部以 上者，應(yīng)商請(qǐng)管理部協(xié)調(diào)辦理之。 4. 未經(jīng)核準(zhǔn)的參觀人員，一律拒絕 參觀，擅自率領(lǐng)參觀人員參觀者，得按泄露商業(yè)機(jī)密論。 5. 參觀人員 除特準(zhǔn)者外，一律婉拒拍照，并由陪同參觀人員委婉說(shuō)明。5）本辦法如有未盡事宜得隨時(shí)檢討修正。6）本辦法呈報(bào)公司核準(zhǔn)后公布施行。13、招待用餐管理規(guī)定1）用餐程序1）各部門(mén)在公司安排用餐須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并提前將報(bào)告送交 訂餐部。報(bào)告要列明招待單位、時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)及餐廳名稱(chēng)。（2）在員工餐廳用餐， 經(jīng)接待部門(mén)

9、的經(jīng)理批準(zhǔn)后， 直接在該部門(mén)秘 書(shū)處領(lǐng)取餐券用餐。（3）如遇特殊情況，可口頭請(qǐng)示，同意后先用餐，再補(bǔ)辦手續(xù)。2）用餐標(biāo)準(zhǔn)（1）餐費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。營(yíng)業(yè)餐廳用餐標(biāo)準(zhǔn)分為 A、B、c 三個(gè)檔次 （酒水除 外） 。也可按以上標(biāo)準(zhǔn)零點(diǎn)，但須在報(bào)告上說(shuō)明。（2）公司內(nèi)食堂：A檔360元；B檔260元；C檔160元；D檔80 元。酒店：A檔800元；B檔600元；C檔400元；D檔200元。3）酒水標(biāo)準(zhǔn) 除有明確批示外，招待一律只供應(yīng)適量的本地啤酒及飲料。其余如 香煙、洋酒、葡萄酒、烈酒、冰淇淋等須經(jīng)批準(zhǔn)后方可按量供應(yīng)。4）宴請(qǐng)外賓標(biāo)準(zhǔn)5）總公司領(lǐng)導(dǎo)出面舉辦宴請(qǐng)，可到“大廈餐廳”進(jìn)行，按每人每餐 140150元控制

10、。6）部門(mén)或子公司領(lǐng)導(dǎo)出面舉辦宴請(qǐng)， 一般控制在 100元以內(nèi)，特殊 情況可到“大廈餐廳”就餐。7） 處級(jí)領(lǐng)導(dǎo)出面舉辦的宴請(qǐng)，每人每餐控制在80元之內(nèi)。8）冷餐、酒會(huì)、茶會(huì)，每人每次分別為 80元、65元、50元。9）組織外賓到郊區(qū)參觀、游覽，需要在外用餐，每人每餐 65 元。10）宴請(qǐng)、便宴、冷餐所用的酒、飲料、水果等的費(fèi)用，不得超過(guò) 其全部費(fèi)用的三分之一。11）陪餐人數(shù)，根據(jù)有關(guān)規(guī)定和工作需要從嚴(yán)掌握。14、宴請(qǐng)內(nèi)賓標(biāo)準(zhǔn)1）總公司領(lǐng)導(dǎo)出面舉辦宴請(qǐng)，每人每餐 100 元，特殊情況下可到 “大廈餐廳”就餐。2）部門(mén)和子公司領(lǐng)導(dǎo)出面舉辦的宴請(qǐng)，每人每餐 8085元。3）處級(jí)領(lǐng)導(dǎo)出面舉辦的宴請(qǐng)，每

11、人每餐 5055元。4）所用酒、飲料、水果等費(fèi)用及陪餐人數(shù)可參照宴請(qǐng)外賓標(biāo)準(zhǔn) 從嚴(yán)掌握。15、工作午餐開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)1）宴請(qǐng)外賓或內(nèi)賓的承辦人員填“宴請(qǐng)、工作餐申請(qǐng)單”。宴請(qǐng) 外賓、內(nèi)賓的申請(qǐng)單，應(yīng)由部門(mén)和子公司負(fù)責(zé)人審批。工作餐申 請(qǐng)單應(yīng)由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)（含公司機(jī)關(guān)和子公司的處級(jí)領(lǐng)導(dǎo)）審批。16、用餐后的核算1）所有招待用餐和飲料，接待部門(mén)須及時(shí)注明并簽字。2）員工餐廳月底將招待用餐數(shù)核準(zhǔn)無(wú)誤后，交財(cái)務(wù)部撥款。3）對(duì)不符合手續(xù)、不按規(guī)定辦理的，各有關(guān)崗位可以拒絕提供 服務(wù)，否則將追究有關(guān)人員的責(zé)任。17、接待費(fèi)用管理規(guī)定1)本公司有關(guān)客戶、供應(yīng)商、融資方以及其他外部關(guān)系者的交 際費(fèi)、接待費(fèi)和招待費(fèi) (

12、以下簡(jiǎn)稱(chēng)“接待費(fèi)” ) 的開(kāi)支一律按本規(guī) 定執(zhí)行。2) 有關(guān)接待費(fèi)的申請(qǐng)、批準(zhǔn)、記賬、結(jié)算等，一律按本規(guī)定的 手續(xù)辦理。 凡不按本規(guī)定辦理者， 任何對(duì)外接待與交際的開(kāi)支費(fèi) 用，本公司一概不負(fù)責(zé)。3) 無(wú)論總裁、董事，還是業(yè)務(wù)人員，一律按本規(guī)定執(zhí)行，不得 擅自或任意動(dòng)用接待和交際費(fèi)用開(kāi)支。 但是，本規(guī)定允許業(yè)務(wù)接 待人員委托代理人辦理必要的手續(xù)。4) 本規(guī)定所指接待費(fèi)，包括以下所列各項(xiàng)費(fèi)用開(kāi)支項(xiàng)目 ( 但其中 典禮費(fèi)與捐贈(zèng)兩項(xiàng)開(kāi)支另有制度性規(guī)定 ) ：(1) 會(huì)議費(fèi)；(2 )研討費(fèi)；(3) 招待費(fèi)；(4) 交際費(fèi)；(5) 典禮費(fèi)；(6) 捐贈(zèng)。5) 使用接待費(fèi)用注意事項(xiàng)：(1) 必須注意接待費(fèi)支

13、出項(xiàng)目與接待用途及目的一致。公司的營(yíng) 業(yè)、采購(gòu)、融資以及其他經(jīng)營(yíng)，有其客觀的目的性，任何接待上 的開(kāi)支不得背離經(jīng)營(yíng)上的目的與要求；(2) 接待費(fèi)用開(kāi)支，必須本著最小支出、最大成果的原則，充分 考慮和認(rèn)清第一次接待的目的和接待的方法， 合理接待， 有效使 用經(jīng)費(fèi)開(kāi)支；(3) 各級(jí)責(zé)任者或主管領(lǐng)導(dǎo)，必須充分審核每一次接待任務(wù)與接 待方式，給予接待任務(wù)的擔(dān)當(dāng)者以適當(dāng)?shù)闹甘尽?) 每個(gè)部門(mén)都必須分別進(jìn)行預(yù)算，并在預(yù)算范圍內(nèi)開(kāi)支。預(yù)算 按過(guò)去的平均實(shí)績(jī)來(lái)確定。7) 接待次數(shù)原則上每人每日不得超過(guò)x次，但是，xx元以下 的開(kāi)支不在其列。 同樣內(nèi)容與對(duì)象的接待應(yīng)盡量避免， 不要重復(fù) 接待。8) 對(duì)重要的關(guān)系

14、戶要設(shè)立接待卡，詳細(xì)記載其嗜好、興趣與特 點(diǎn)等。有關(guān)接待卡的填寫(xiě)與保管，另行規(guī)定。10)接待的目的按下列原則分類(lèi)，并在“接待申請(qǐng)及報(bào)告書(shū)”上 寫(xiě)明規(guī)定的“接待目的”：(1) 招待新交易伙伴關(guān)系戶；(2) 慶祝合作關(guān)系的建立；(3) 銷(xiāo)售收入提高后的致謝；(4) 出訪時(shí)的請(qǐng)客；(5) 來(lái)訪時(shí)的招待；(6) 接納各種建議后的致謝；(7) 達(dá)到各種目的后的致謝；(8) 重要的節(jié)目或慶典；11）接待按對(duì)象、目的以及場(chǎng)合，分為以下三檔：（1）A檔（特別重要和重大的接待）;（2）B檔（比較重要和重大的接待）；（3）C檔（一般的接待）。12）接待場(chǎng)所根據(jù)接待檔次確定，分為“高”“中”“低”三類(lèi) 場(chǎng)所。（1）高（適合于 A 檔接待規(guī)格 ） ，主要指高級(jí)的飯店、餐館、美 食中心。（2）中（適合于 B 檔接待規(guī)格 ），略低于“高”檔水平的中高檔 餐館。（3）低（適合于c檔接待規(guī)格），主要指中低檔大眾用餐場(chǎng)所。13）接待當(dāng)事人根據(jù)具體情況，判斷是否需要接待或招待，并填 寫(xiě)公司規(guī)定的 “接待申請(qǐng)及報(bào)告書(shū)” ，向主管領(lǐng)導(dǎo)正式提出申請(qǐng)，