如何進(jìn)行崗位分析及崗位說(shuō)明書(shū)

1、;如何進(jìn)行崗位分析及崗位說(shuō)明書(shū)來(lái)源： 浙江大學(xué)CCE中心 發(fā)布日期： 2006-6-30 【字體：大 中 小】 一、崗位工作分析 崗位工作分析也就是崗位分析，即是指對(duì)某工作進(jìn)行完整的描述或說(shuō)明，以便為人力資源管理活提供有關(guān)崗位方面的信息，從而進(jìn)行一系列崗位信息的收集、分析和綜合的人力資源管理的基礎(chǔ)性活動(dòng)。很多企業(yè)由于缺乏準(zhǔn)的工作說(shuō)明而付出了很大的代價(jià)，結(jié)果導(dǎo)致了很多人力資源工作缺乏針對(duì)性，難以開(kāi)展。那么如何制訂崗位工作說(shuō)明書(shū)呢？崗位分析要從以下八個(gè)要素開(kāi)始著手進(jìn)行分析，即(7w1h): who:誰(shuí)從事此項(xiàng)工作，責(zé)任人是誰(shuí)，對(duì)人員的學(xué)歷及文化程度、專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能、經(jīng)驗(yàn)以及職業(yè)化素質(zhì)等資格要求。

2、what: 在雇員要完成的工作任務(wù)當(dāng)位中，哪些是屬于體力勞動(dòng)的范疇、哪些又是屬于智力勞動(dòng)的范疇呢？ whom:為誰(shuí)做，即顧客是誰(shuí)。這里的顧客不僅指外部的客戶(hù)，也指企業(yè)內(nèi)部的員工，包括與從事該工作的人有直接關(guān)系的人：直接上級(jí)、下級(jí)、同事、客戶(hù)等。 why:為什么做，即工作對(duì)從事該崗位工作者的意義所在。 when: 工作任務(wù)應(yīng)該被要求在什么時(shí)候完成呢？ where:工作的地點(diǎn)、環(huán)境等。 what qualificatiaons：從事這項(xiàng)工作的雇員應(yīng)該具備哪些資質(zhì)條件呢？ how:如何從事或者要求如何從事此項(xiàng)工作，即工作程序、規(guī)范以及為從事該工作所需要的權(quán)利。 崗位工作分析是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，企業(yè)

3、進(jìn)行崗位工作分析，必須統(tǒng)籌規(guī)劃，分階段、按步驟地進(jìn)行。進(jìn)行崗位工作分析通常使用的方法有：?jiǎn)柧碚{(diào)查、總結(jié)分析、員工記錄、直接面談、觀察法等方法。有了崗位工作分析的結(jié)果以后，我們就可以著手制定崗位工作說(shuō)明書(shū)了。 二、崗位工作說(shuō)明書(shū) 也稱(chēng)崗位說(shuō)明書(shū)，是表明企業(yè)期望員工做些什么、員工應(yīng)該做些什么、應(yīng)該怎么做和在什么樣的情況下履行職責(zé)的總匯。崗位工作說(shuō)明書(shū)最好是根據(jù)公司的具體情況進(jìn)行制定，而且在編制時(shí)，要注意文字簡(jiǎn)單明了，并使用淺顯易懂的文字填寫(xiě)；內(nèi)容要越具體越好，避免形式化、書(shū)面化。 另外，在實(shí)際工作當(dāng)中，隨著公司規(guī)模的不斷擴(kuò)大，崗位說(shuō)明書(shū)在制定之后，還要在一定的時(shí)間內(nèi)，有必要給予一定程度的修正和補(bǔ)充

4、，以便與公司的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r保持同步。而且，崗位工作說(shuō)明書(shū)的基本格式，也要因不同的情況而異，但是大多數(shù)情況下，崗位說(shuō)明書(shū)應(yīng)該包括以下的主要內(nèi)容： 1.崗位基本資料：包括崗位名稱(chēng)、崗位工作編號(hào)、匯報(bào)關(guān)系、直屬主管、所屬部門(mén)、工資等級(jí)、工資標(biāo)準(zhǔn)、所轄人數(shù)、工作性質(zhì)、工作地點(diǎn)、崗位分析日期、崗位分析人等等。 2.崗位分析日期：目的是為了避免使用過(guò)期的崗位說(shuō)明書(shū)。 3.崗位工作概述：簡(jiǎn)要說(shuō)明崗位工作的內(nèi)容,并逐項(xiàng)加以說(shuō)明崗位工作活動(dòng)的內(nèi)容，以及各活動(dòng)內(nèi)容所占時(shí)間百分比，活動(dòng)內(nèi)容的權(quán)限；執(zhí)行的依據(jù)等。 4.崗位工作責(zé)任：包括直接責(zé)任與領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任（非管理崗位則沒(méi)有此項(xiàng)內(nèi)容），要逐項(xiàng)列出任職者工作職責(zé)。 5.崗

5、位工作資格：即從事該項(xiàng)崗位工作所必須具備的基本資格條件，主要有學(xué)歷、個(gè)性特點(diǎn)、體力要求以及其他方面的要求。 崗位說(shuō)明書(shū)是指對(duì)對(duì)崗位工作的性質(zhì)、任務(wù)、責(zé)任、環(huán)境、處理方法以及對(duì)崗位工作人員的資格條件的要求所做的書(shū)面記錄。它是根據(jù)崗位分析的各種調(diào)查資料，加以整理、分析、判斷所得出的結(jié)論，編寫(xiě)成的一種文件，是崗位工作分析的結(jié)果。此外，有必要注意的是，崗位工作說(shuō)明書(shū)的內(nèi)容，可依據(jù)崗位工作分析的目標(biāo)加以調(diào)整，內(nèi)容可繁可簡(jiǎn)。 崗位工作說(shuō)明書(shū)的外在形式，是根據(jù)一項(xiàng)工作編制一份書(shū)面材料，可用表格顯示，也可用文字?jǐn)⑹觥＞幹茘徫还ぷ髡f(shuō)明書(shū)的目的，是為企業(yè)的招聘錄用、工作分派、簽訂勞動(dòng)合同以及職業(yè)指導(dǎo)等現(xiàn)代企業(yè)管理

6、業(yè)務(wù)，提供原始資料和科學(xué)依據(jù)。 崗位工作說(shuō)明書(shū)一般由人力資源部門(mén)統(tǒng)一歸檔管理。爾后，崗位工作說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)，也并不是一勞永逸的工作。實(shí)際中，當(dāng)企業(yè)組織系統(tǒng)內(nèi)經(jīng)常有出現(xiàn)職位增加、撤消的情況，更常見(jiàn)的情形便是崗位的某項(xiàng)工作職責(zé)和內(nèi)容的變動(dòng)，甚至于每一次工作信息的變動(dòng)，都應(yīng)該要求及時(shí)記錄在案，并迅速反映到崗位工作說(shuō)明書(shū)的調(diào)整之中。在遇到崗位工作說(shuō)明書(shū)要加以調(diào)整的情況下，一般由崗位所在部門(mén)的負(fù)責(zé)人，向人力資源部提出申請(qǐng)，并填寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)的崗位說(shuō)明書(shū)修改表，由人力資源部門(mén)進(jìn)行信息收集，并對(duì)職位說(shuō)明書(shū)做出相應(yīng)的修改。 三、崗位說(shuō)明書(shū)的填寫(xiě) 崗位說(shuō)明書(shū)的格式可以是多種多樣的,關(guān)鍵是要在使用了統(tǒng)一格式的崗位說(shuō)明書(shū)后，

7、應(yīng)該用準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言，將上述的五大部份全部或主要部份加以表述，以便形成規(guī)范、準(zhǔn)確、使用方便的管理文件。 眾所周知，不同的企業(yè)和組織都有各自特點(diǎn)和急需解決的問(wèn)題。有的是為設(shè)計(jì)培訓(xùn)方案，提高工的技術(shù)素質(zhì)；有的是為了制定更切合實(shí)際的獎(jiǎng)勵(lì)制度，調(diào)動(dòng)員工工作的積極性；還有的是為根據(jù)工作要求，改善工作環(huán)境、提高安全性。因此，這些企業(yè)和組織所要進(jìn)行的崗位工作分析的側(cè)重點(diǎn)就不一樣?？梢话銇?lái)說(shuō)，崗位工作分析主要包括兩方面的內(nèi)容： （一）崗位描述 崗位描述就是確定崗位工作的具體特征。它包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容： 1、 崗位名稱(chēng)。即指崗位所從事的是什么工作。 2、 崗位活動(dòng)和程序。包括所要完成的工作任務(wù)、工作職責(zé)、

8、完成工作所需要的資料、機(jī)器設(shè)備與材料、工作流程、工作中與其他工作人員的正式聯(lián)系以及上下級(jí)關(guān)系。 3、 工作條件和物理環(huán)境。包括正常的溫度、適當(dāng)?shù)墓庹斩?、通風(fēng)設(shè)備、安全措施、建筑條件，甚至工作的地理位置。 4、 社會(huì)環(huán)境。包括工作團(tuán)體的情況、社會(huì)心理氣氛、同事的特征及相互關(guān)系、各部門(mén)之間的關(guān)系等。此外，應(yīng)該說(shuō)明企業(yè)和組織內(nèi)以及附近的文化和生活設(shè)施。 5、 職業(yè)條件。由于人們常常根據(jù)職業(yè)條件來(lái)判斷和解釋職務(wù)描述中的其它內(nèi)容，因而這部分內(nèi)容特別重要。職業(yè)條件說(shuō)明了工作的各方面特點(diǎn)：工資報(bào)酬、獎(jiǎng)金制度、工作時(shí)間、工作季節(jié)性、晉級(jí)機(jī)會(huì)、進(jìn)修和提高的機(jī)會(huì)、該工作在本組織中的地位以及與其它工作的關(guān)系，等等。

9、 （二）崗位要求 崗位要求說(shuō)明了從事某項(xiàng)工作的人所必須具備的知識(shí)、技能、能力、興趣、體格和行為特點(diǎn)等心理及生理要求。制定工作要求的目的是決定重要的個(gè)體特征，以此作為人員篩選、任用和調(diào)配的基礎(chǔ)。 崗位要求包括：有關(guān)工作程序和技術(shù)的要求、獨(dú)立判斷與思考能力、記憶力、注意力、知覺(jué)能力、警覺(jué)性、操作能力（速度、準(zhǔn)確性和協(xié)調(diào)性）、工作態(tài)度和各種特殊能力要求。崗位要求還包括文化程度、工作經(jīng)驗(yàn)、生活經(jīng)歷和健康狀況等。崗位要求可以用經(jīng)驗(yàn)判斷的方法獲得，也可以通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析方式來(lái)確定。 基于以上崗位分析的基礎(chǔ)理論，是從大的方面加以分析出崗位說(shuō)明書(shū)的成果。若根據(jù)某公司職（崗）位說(shuō)明書(shū)的描述，再加以細(xì)化分析，具體可從

10、以下幾個(gè)方面進(jìn)行考慮： 1、 崗位基本信息 崗位基本信息也稱(chēng)為工作標(biāo)識(shí)。包括崗（職）位名稱(chēng)、崗位編號(hào)、姓名、所屬部門(mén)、直接上級(jí)、職等職級(jí)、定員等。 2、 工作內(nèi)容描述 這是最主要的內(nèi)容，此欄詳細(xì)描述該職位所從事的具體的工作，應(yīng)全面、詳盡地寫(xiě)出完成工作目標(biāo)所要做的每一項(xiàng)工作，包括每項(xiàng)工作的綜述、活動(dòng)過(guò)程、工作聯(lián)系和工作權(quán)限。同時(shí)，在這一項(xiàng)中還可以同時(shí)描述每項(xiàng)工作的環(huán)境和工作條件，以及在不同階段所用到的不同的工具和設(shè)備。 3、 任職資格 （1）教育背景 此項(xiàng)填寫(xiě)從事該職位目前應(yīng)具有的最低學(xué)歷要求。在進(jìn)行工作分析時(shí)，經(jīng)常有這樣的情況：某職員是一位有多年工齡、經(jīng)驗(yàn)豐富的高中學(xué)歷的員工，但他的教育背景顯

11、然不能代表所需要的教育水平。在確定教育背景時(shí)應(yīng)該考慮，如果讓一位新員工來(lái)工作，他最低應(yīng)是什么學(xué)歷，而不一定是當(dāng)前在職員工的學(xué)歷。 （2）經(jīng)驗(yàn) 此項(xiàng)反應(yīng)從事該職位之前，應(yīng)具有的最起碼的工作經(jīng)驗(yàn)要求，一般包括兩方面，一是專(zhuān)業(yè)經(jīng)歷要求，即相關(guān)的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)背景；另一個(gè)需要的是本組織內(nèi)部的工作經(jīng)歷要求，尤其針對(duì)組織中的一些中、高層管理職位。 （3）技能要求 此項(xiàng)反映從事該職位應(yīng)具有的基本技能和能力。某些職位對(duì)專(zhuān)業(yè)技能要求較高，沒(méi)有此項(xiàng)專(zhuān)業(yè)技能就無(wú)法開(kāi)展工作。而另一些職位相比之下則對(duì)某些能力要求更為明確。 （4）個(gè)性特質(zhì) 指從事該崗位通常需要從業(yè)人員具備何種性格特征。 （5）培訓(xùn)經(jīng)歷 此欄反映從事該職位前，

12、應(yīng)進(jìn)行的基本的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，否則將不允許上任或不能勝任工作。具體是指員工在具備了教育水平、工作經(jīng)驗(yàn)、工作技能之后，還必須經(jīng)過(guò)哪些培訓(xùn)。 （6）其它 例如反映該崗位通常表現(xiàn)的工作特性，在流水線上可能需要三班倒；在高科技企業(yè)中需要經(jīng)常加班；建筑施工人員經(jīng)常出差；一般管理人員則正常上下班等。 4、 責(zé)權(quán)范圍 （1） 責(zé)任 指此項(xiàng)工作所擔(dān)負(fù)的職責(zé)和應(yīng)當(dāng)按時(shí)完成的任務(wù)。 （2） 權(quán)力 一定的工作崗位要承擔(dān)一定的責(zé)任，必須要有相映成趣的人、財(cái)、物上的支配權(quán)力。 四、案例分析研究 （案例摘要） “瑪麗，我真不知道你到底需要怎樣的機(jī)械操作工？”高爾夫機(jī)械制造有限公司人力資源部經(jīng)理約翰安德森說(shuō)道：“我已經(jīng)為你送去了

13、四個(gè)人給你面試，并且這四個(gè)人看上去都大致符合所需崗位說(shuō)明書(shū)的要求，可是，你卻將他們?nèi)烤苤陂T(mén)外?！?“符合崗位說(shuō)明書(shū)的要求？”瑪麗頗為驚訝地回答道：“可我所要找的卻是那種一錄用，就能夠直接上手做事的人；而你送給我的人，都不能夠勝任實(shí)際操作工作，并不是我所要找的人。再者，我根本就沒(méi)瞧見(jiàn)你所說(shuō)的什么崗位說(shuō)明書(shū)?！?聞聽(tīng)此言，約翰二話沒(méi)說(shuō)地為瑪麗拿來(lái)崗位說(shuō)明書(shū)的復(fù)印件。當(dāng)他們將崗位說(shuō)明書(shū)與現(xiàn)實(shí)所需崗位逐條加以對(duì)照時(shí)，才發(fā)現(xiàn)問(wèn)題之所在：原來(lái)這些崗位說(shuō)明書(shū)已經(jīng)嚴(yán)重地脫離實(shí)際，也就是說(shuō)，崗位說(shuō)明書(shū)沒(méi)有將實(shí)際工作中的變動(dòng)寫(xiě)進(jìn)去。例如，崗位說(shuō)明書(shū)要求從業(yè)人員具備舊式鉆探機(jī)的工作經(jīng)驗(yàn)，而實(shí)際工作卻已經(jīng)采用了數(shù)

14、控機(jī)床的最新技術(shù)。因此，工人們?yōu)榱烁行实厥褂眯聶C(jī)器，必須得具備更多的數(shù)學(xué)知識(shí)。 在聽(tīng)完瑪麗描述機(jī)械操作工作所需的技能以及從業(yè)人員需要履行的職責(zé)后，約翰喜形于色地說(shuō)道：“我想我們現(xiàn)在能夠?qū)懗鲆环轀?zhǔn)確描述該項(xiàng)工作的崗位說(shuō)明書(shū)，并且使用這份崗位說(shuō)明書(shū)作為指導(dǎo)，一定能夠找到你所需要的合適人選。我堅(jiān)信，只要我們的工作更加緊密地配合，上述那種不愉快的事情，決不會(huì)再發(fā)生了?！?（問(wèn)題分析）首先，必須要認(rèn)識(shí)到，雖然崗位說(shuō)明書(shū)在上述案例中，不能非常準(zhǔn)確無(wú)誤地界定出招聘崗位所要求的職責(zé)與技能，但是，人力資源部經(jīng)理約翰.安德森沒(méi)有崗位說(shuō)明書(shū)的幫助，就很難確定出所需崗位應(yīng)該具備何種專(zhuān)業(yè)技能了。通過(guò)以上案例，可以發(fā)

15、現(xiàn)這具有普遍規(guī)律性的人力資源管理問(wèn)題，那就是崗位說(shuō)明書(shū)所描述的崗位與實(shí)際工作當(dāng)中的崗位并不是絕對(duì)同一的概念。 盡管在當(dāng)今二十一世紀(jì)，科技發(fā)展神速、工作崗位的內(nèi)涵和要求變化如此之快，使得那些一成不變的崗位說(shuō)明書(shū)，在實(shí)際工作當(dāng)中起到的作用是如此的蒼白，甚至于起到適得其反的作用。但是，除上述案例列舉的要求人力資源部與用人單位親密無(wú)間地協(xié)作外，持續(xù)不斷地工作分析工作也可以用來(lái)規(guī)避崗位說(shuō)明書(shū)的負(fù)面影響外。 眾所周知，工作分析作為人力資源管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，即使連用于編制崗位說(shuō)明書(shū)的全套資料，也全都來(lái)源于通過(guò)科學(xué)的工作分析所采集到的信息。根據(jù)現(xiàn)代科學(xué)管理理論，工作分析就是指科學(xué)地規(guī)劃出組織體系中的各個(gè)崗

16、位在從業(yè)的過(guò)程中，應(yīng)該履行哪些職責(zé)，具備哪些知識(shí)，需要何種技能的管理過(guò)程系統(tǒng)。 如上述工作分析的質(zhì)界定義與量化案例觀，工作分析并不是一項(xiàng)一勞永逸的孤立人力資源管理的基礎(chǔ)性工作，而是一個(gè)具有重復(fù)性行為而就高于原有行為的管理過(guò)程系統(tǒng)。最少要在如下三種情形中，必須要進(jìn)行工作分析這一人力資源管理工作。 第一種情形是在初創(chuàng)組織體系時(shí)，著手進(jìn)行工作分析便是企業(yè)的第一次工作分析行為了。其次，企業(yè)新增工作崗位，要進(jìn)行工作分析。最后一種情形通常是，由于新技術(shù)、新方法、新工藝、新系統(tǒng)的使用，導(dǎo)致崗位工作內(nèi)容的變動(dòng)，也應(yīng)進(jìn)行工作分析。而崗位工作分析的信息、資料通常被用來(lái)厘定工作規(guī)范或編制崗位說(shuō)明書(shū)了古希臘哲學(xué)大師亞里士多德說(shuō)： 人有兩種，一種即“吃飯是為了活著”,一種是“活著是為了吃飯”.一個(gè)人之所以偉大，首先是因?yàn)樗谐诔Ｈ说男摹！爸井?dāng)存高遠(yuǎn)”,“風(fēng)物長(zhǎng)宜放眼量”,這些古語(yǔ)皆鼓舞人們要樹(shù)立雄心壯志，要有遠(yuǎn)大的理想。有一位心理學(xué)家到一個(gè)建筑工地，分別問(wèn)三個(gè)正在砌磚的工人：“你在干什么？”第一個(gè)工人懶洋洋地說(shuō)：“我在砌磚。” 第二個(gè)工人缺乏熱情地說(shuō)：“我在砌一堵墻?！?第三個(gè)工人滿懷憧憬地說(shuō)：“我在建一座高樓！”聽(tīng)完回答，心理學(xué)家判定： 第一個(gè)人心中只有磚，他一輩子能把磚砌好就不錯(cuò)了；第二個(gè)人眼中只有墻，好好干或許能當(dāng)一位技術(shù)員；而第三個(gè)人心中已經(jīng)立起了一座殿