電子公文傳輸系統(tǒng)

1、李 明,青海省政府電子公文傳輸系統(tǒng)概述 系統(tǒng)安裝和設(shè)置 電子公文傳輸系統(tǒng)用戶(hù)管理平臺(tái) Word公文排版 青海省政府電子公文傳輸系統(tǒng)使用,青海省政府電子公文傳輸系統(tǒng)概述,系統(tǒng)簡(jiǎn)介 青海省政府電子公文傳輸系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)紅頭文件和相關(guān)信息在網(wǎng)絡(luò)中安全傳輸?shù)墓奶幚硐到y(tǒng)。該系統(tǒng)利用數(shù)字文檔技術(shù)、信息安全技術(shù)、中間件技術(shù)及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)實(shí)現(xiàn)了紅頭文件的制作、蓋章、分發(fā)、接收、閱讀、打印、歸檔等功能，以現(xiàn)代的電子公文傳輸系統(tǒng)模式取代了傳統(tǒng)的郵寄傳遞模式。 電子公文傳輸系統(tǒng)在不改變現(xiàn)有工作流程的情況下，使發(fā)送紅頭文件像發(fā)送普通電子郵件一樣快捷，同時(shí)能保留紅頭和公章，符合現(xiàn)行所有公文和公章的管理制度，保證文件的

2、有效性、規(guī)范性、嚴(yán)肅性，安全程度有質(zhì)的提高,系統(tǒng)特點(diǎn) 電子公文傳輸系統(tǒng)將電子公文傳輸系統(tǒng)方式從傳統(tǒng)的“先打印后傳輸”更改為“先傳輸后打印”，從而達(dá)到既能用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸紅頭文件，又不改變現(xiàn)有工作流程的目的，并解決了相應(yīng)帶來(lái)的遠(yuǎn)程傳版、電子公章管理、系統(tǒng)安全性等問(wèn)題。該產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)了用數(shù)字化方式傳送帶紅頭紅章公文的目標(biāo),手冊(cè)常用術(shù)語(yǔ)說(shuō)明 版式文件：是目前在出版界、印刷界、國(guó)家政府機(jī)關(guān)廣泛使用的一種文件格式。由于計(jì)算機(jī)處理系統(tǒng)不統(tǒng)一，版式文件格式有多種，后綴名為.SEP（書(shū)生公司文檔轉(zhuǎn)換工具對(duì)常用字處理軟件排版生成的文件轉(zhuǎn)換后生成的版式文件），金山公司利用WPS2000排版，生成.S72的版式文件，方

3、正7.X生成PS2格式文件，方正9.X組版軟件排版，生成S92版式文件，文星公司排版軟件則生成.S2版式文件等。 公文文件：又稱(chēng)為加密文件，是青海省政府電子公文傳輸系統(tǒng)對(duì)版式文件進(jìn)行蓋章加密操作后生成的帶有紅頭紅章的文件。公文文件的后綴為 .GW,脫密文件：又稱(chēng)為歸檔文件，是青海省政府電子公文傳輸系統(tǒng)對(duì)公文文件進(jìn)行解密操作后生成的文件，脫密文件和公文文件版式完全相同。脫密文件可以有紅頭黑章，黑頭黑章，紅頭無(wú)章，黑頭無(wú)章，紅頭紅章五種格式選擇，本系統(tǒng)使用的是黑頭黑章的脫密文件。脫密文件的后綴為 .GD。 移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)：移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)指能夠存儲(chǔ)信息的移動(dòng)介質(zhì)。主要包括軟盤(pán)、U盤(pán)等，公章就是存放在軟盤(pán)

4、或U盤(pán)上的,系統(tǒng)功能模塊 青海省政府電子公文傳輸系統(tǒng)由三大模塊構(gòu)成：公文排版模塊、電子公文傳輸系統(tǒng)模塊、公文生成和處理模塊。 公文排版模塊安裝在客戶(hù)端，主要使用方正書(shū)版等排版軟件生成版式文件，在公文處理流程中生成公文文件。 電子公文傳輸系統(tǒng)模塊主要進(jìn)行文件的登記、發(fā)送、簽收、退文等操作。 公文生成和處理模塊主要對(duì)版式文件進(jìn)行蓋章、加密、瀏覽、打印、歸檔等操作。該模塊在客戶(hù)端作為一個(gè)獨(dú)立模塊存在，在服務(wù)器端嵌入在電子公文傳輸系統(tǒng)模塊各相應(yīng)環(huán)節(jié),系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境 青海省政府電子公文傳輸系統(tǒng)運(yùn)行在青海省政府辦公網(wǎng)上，該系統(tǒng)采用B/S(瀏覽器端/服務(wù)器端)架構(gòu)設(shè)計(jì)，公文文件的登記、閱讀、發(fā)送、接收、打印、

5、歸檔等操作都是在IE瀏覽器中進(jìn)行的。使用此系統(tǒng)各單位需安裝電子公文傳輸系統(tǒng)客戶(hù)端軟件。 服務(wù)器 主要負(fù)責(zé)電子公文收發(fā)管理與電子公文數(shù)據(jù)集中管理。由青海省政府信息技術(shù)辦系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)安裝配置與維護(hù)。 客戶(hù)端 主要功能是為用戶(hù)提供電子公文收發(fā)界面，完成用戶(hù)的文件收發(fā)、瀏覽、打印等操作。所有的客戶(hù)機(jī)均使用Windows 2000+Sp4，需要安裝IE6.0+sp1、電子公文傳輸系統(tǒng)硬件和相關(guān)軟件,系統(tǒng)安裝和設(shè)置,青海省政府電子公文傳輸平臺(tái)采用B/S結(jié)構(gòu)，服務(wù)器端配置均在青海省政府信息技術(shù)辦公室進(jìn)行，因此本節(jié)內(nèi)容主要介紹客戶(hù)端系統(tǒng)安裝以及各單位管理員對(duì)本單位信息的設(shè)置,硬件加密狗安裝 這里主要介紹加密

6、狗以及驅(qū)動(dòng)程序的安裝過(guò)程。 加密狗的主要功能是進(jìn)行公文蓋章/加密、公文打印、公文脫密操作，在進(jìn)行以上幾項(xiàng)操作時(shí)必須用到加密狗。安裝加密狗操作步驟如下： 運(yùn)行光盤(pán)中”加密狗驅(qū)動(dòng)”目錄下的InstDrv.exe程序,圖21ROCKEY驅(qū)動(dòng)安裝程序 單擊“開(kāi)始安裝”，如圖22,圖22安裝驅(qū)動(dòng),單擊“下一步”，如圖23,圖23安裝驅(qū)動(dòng)程序成功 單擊“退出”按鈕，系統(tǒng)將完成ROCKEY驅(qū)動(dòng)程序的安裝過(guò)程。 安裝完畢后，插入加密狗，系統(tǒng)自動(dòng)找到硬件，您可以從系統(tǒng)的“設(shè)備管理器”中查看到加密狗的安裝情況。在桌面上，鼠標(biāo)右鍵單擊“我的電腦”圖標(biāo)，選擇“屬性”，出現(xiàn)“系統(tǒng)特性”對(duì)話框，選擇“硬件”標(biāo)簽，在“設(shè)備

7、管理器”項(xiàng)中單擊“設(shè)備管理器”按鈕，出現(xiàn)“設(shè)備管理器”對(duì)話框，如圖24,圖24設(shè)備管理器 您可以在“通用串行總線控制器”項(xiàng)中看到“USB Key”。這就說(shuō)明已正確安裝了加密狗以及驅(qū)動(dòng)程序。硬件部分的安裝結(jié)束,公文傳輸系統(tǒng)主程序安裝 硬件加密狗安裝完畢后，客戶(hù)端還需要安裝公文傳輸系統(tǒng)軟件,安裝方法如下： (1) 開(kāi)機(jī)，啟動(dòng)Windows，將公文傳輸系統(tǒng)安裝光盤(pán)放入光驅(qū)。 (2) 雙擊Windows桌面上“我的電腦”圖標(biāo)，雙擊光盤(pán)中主程序文件夾下的Setup.exe安裝程序，出現(xiàn)“公文傳輸系統(tǒng)”安裝對(duì)話框，如圖25,圖25安裝界面,單擊“下一步”，出現(xiàn)“許可證協(xié)議”對(duì)話框，如圖2 6,圖26許可證

8、協(xié)議 單擊“是”按鈕，在彈出“客戶(hù)信息圖”對(duì)話框的“姓名”欄中輸入“使用者姓名”，“公司”欄中輸入單位名稱(chēng)。輸入的名稱(chēng)將作為該套產(chǎn)品的授權(quán)用戶(hù)名稱(chēng)顯示在系統(tǒng)的版權(quán)信息中，然后單擊“下一步”按鈕，出現(xiàn)“選擇目的地位置”對(duì)話框，如圖27,圖27目標(biāo)文件夾 “目的地文件夾”默認(rèn)為C：Program FilesSureSenseSedA6，可根據(jù)情況改變目標(biāo)文件夾，然后單擊“下一步”按鈕，出現(xiàn)“選擇組件”對(duì)話框，如圖28,圖28安裝選項(xiàng) 在“選擇組件”的窗口中（如上圖），系統(tǒng)有默認(rèn)安裝的組件，用戶(hù)也可根據(jù)需要選擇要安裝的組件。單擊“下一步”，即可完成系統(tǒng)的安裝。 (3) 安裝完畢后，在“開(kāi)始”菜單的“

9、程序”項(xiàng)里將自動(dòng)生成公文傳輸系統(tǒng)文件夾,SEP Reader安裝 開(kāi)機(jī)，啟動(dòng)Windows，將安裝光盤(pán)放入光驅(qū)。雙擊Windows桌面上“我的電腦”圖標(biāo)，打開(kāi)光盤(pán)中SEP Reader文件夾下的Setup.exe安裝程序，系統(tǒng)將自動(dòng)運(yùn)行安裝程序，并由安裝向?qū)瓿烧麄€(gè)安裝，如圖29,圖29安裝向?qū)?安裝向?qū)瓿蛇\(yùn)行后，系統(tǒng)自動(dòng)彈出安裝界面， 如圖210,圖210安裝界面,單擊“下一步”，出現(xiàn)“許可證協(xié)議”對(duì)話框， 如圖211,圖211許可證協(xié)議,是否接受上述許可協(xié)議中的全部條款？如果選擇“否”，則安裝程序?qū)㈥P(guān)閉。要安裝SEP Reader，必須接受本協(xié)議。單擊“是”按鈕，在彈出“客戶(hù)信息”對(duì)話框

10、的“用戶(hù)名”欄中輸入“使用者姓名”，“公司名稱(chēng)”欄中輸入單位名稱(chēng)，如圖212,圖212客戶(hù)信息,輸入的客戶(hù)信息將作為該套產(chǎn)品的授權(quán)用戶(hù)名稱(chēng)顯示在系統(tǒng)的版權(quán)信息中，然后單擊“下一步”按鈕，出現(xiàn)“選擇目的地位置”對(duì)話框，如圖213,圖213目標(biāo)文件夾,目標(biāo)文件夾”默認(rèn)為C：Program FilesSureSenseSEP ReaderReader1.3，可根據(jù)情況改變目標(biāo)文件夾，然后單擊“下一步”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)安裝應(yīng)用程序所需要的文件，如圖214,圖214安裝過(guò)程,安裝完畢后，系統(tǒng)自動(dòng)彈出安裝完成對(duì)話框，如圖215,圖215安裝完成 最后單擊“完成”按鈕，完成SEP Reader的安裝過(guò)程,SE

11、P Writer的安裝 對(duì)于使用Word等字處理軟件來(lái)進(jìn)行排版的用戶(hù)，需要安裝書(shū)生公司提供的文檔轉(zhuǎn)換工具SEP Writer來(lái)生成版式文件。 SEP Writer是由北京書(shū)生電子技術(shù)有限公司開(kāi)發(fā)的文件格式轉(zhuǎn)換工具。使用文字處理系統(tǒng)可通過(guò)SEP Writer生成書(shū)生版式文件。SEP Writer通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)的GDI接口進(jìn)行控制，在客戶(hù)的應(yīng)用程序（如Windows下的文字處理系統(tǒng)Word、WPS等）中調(diào)用打印命令，以“打印”文件的方式創(chuàng)建書(shū)生版式文件,安裝步驟如下： (1) 將公文傳輸系統(tǒng)安裝光盤(pán)放入光驅(qū)； (2) 打開(kāi)光盤(pán)中SEP Writer文件夾，雙擊SepWriter.exe文件，出現(xiàn)SEP

12、Writer的安裝向?qū)?，完成?00%系統(tǒng)進(jìn)入安裝界面，如圖216,圖216安裝界面,單擊“下一步”按鈕，系統(tǒng)彈出“許可證協(xié)議”對(duì)話框，如圖217,圖217許可證協(xié)議 單擊“是”按鈕，系統(tǒng)彈出“客戶(hù)信息”對(duì)話框，輸入相應(yīng)的用戶(hù)信息，如圖218,圖218客戶(hù)信息 單擊“下一步”按鈕，系統(tǒng)將進(jìn)入文件復(fù)制的過(guò)程，最后系統(tǒng)彈出安裝完成對(duì)話框，如圖219,圖219安裝完成 單擊“完成”按鈕，即完成SEP Writer的安裝,安裝完成后，在計(jì)算機(jī)的打印機(jī)系統(tǒng)中出現(xiàn)新的打印機(jī)“ SEP Writer”,可從“控制面版”的“打印機(jī)”項(xiàng)中看到，如圖220,圖220打印機(jī)項(xiàng) 同時(shí)，系統(tǒng)在C盤(pán)根目錄下自動(dòng)生成“公章

13、定位圖片”文件夾，并在該目錄中存放四張公章定位圖片供用戶(hù)選擇,公文傳輸系統(tǒng)設(shè)置 在進(jìn)入電子公文傳輸平臺(tái)前，客戶(hù)端IE6(6.0及以上版本)需要進(jìn)行一些相關(guān)設(shè)置，設(shè)置方法如下： 打開(kāi)IE進(jìn)入“工具”菜單下“Internet選項(xiàng)”，如圖221,圖 221Internet選項(xiàng),1： 首先在“常規(guī)”選項(xiàng)卡，單擊Internet臨時(shí)文件中的“設(shè)置”按鈕，進(jìn)入“設(shè)置”對(duì)話框，如圖222,圖 222頁(yè)面更新設(shè)置 修改“檢查所存網(wǎng)頁(yè)的新版本”為“每次訪問(wèn)此頁(yè)時(shí)檢查”，單擊“確定”按鈕，返回“Internet選項(xiàng)”界面,2：?jiǎn)螕簟鞍踩边x項(xiàng)卡，如圖2-23所示,圖2-23 安全選項(xiàng),選中,，單擊“站點(diǎn)”如圖2-

14、24所示,圖2-24 受信任的站點(diǎn),去掉對(duì)該區(qū)域中的所有站點(diǎn)要求服務(wù)器驗(yàn)證(https：)(s)前的對(duì)勾，將青海省政府電子公文傳輸系統(tǒng)的地址加入如圖2-25所示的區(qū)域中,圖2-25受信任站點(diǎn),然后點(diǎn)擊“添加”，點(diǎn)擊“確定”返回圖2-23所示界面。 單擊“自定義級(jí)別”，進(jìn)入“安全設(shè)置”框，如圖226,圖226安全設(shè)置 將其中ActiveX控件和插件下相應(yīng)內(nèi)容均修改為“啟用”，單擊“確定”按鈕返回。然后再單擊“確定”按鈕返回IE,注意：有些軟件比如：上網(wǎng)助手會(huì)攔截青海省政府電子公文傳輸系統(tǒng)平臺(tái)的界面，最好不要安裝。Windows XP的IE有時(shí)候會(huì)與REALPLAYER沖突，如果登錄青海省政府電子

15、公文傳輸系統(tǒng)IE報(bào)非法關(guān)閉時(shí)，請(qǐng)注意,電子公文傳輸系統(tǒng)用戶(hù)管理平臺(tái) 青海省政府電子公文傳輸系統(tǒng)平臺(tái)維護(hù)由各單位管理員進(jìn)行。管理員使用自己賬號(hào)登陸青海省政府電子公文傳輸系統(tǒng)平臺(tái)后就可以進(jìn)行文件傳輸所必需的相關(guān)設(shè)置。各單位管理員賬號(hào)由青海省政府電子公文傳輸系統(tǒng)平臺(tái)管理員進(jìn)行分配,系統(tǒng)登錄 首先在IE的地址欄中輸入青海省政府電子公文傳輸系統(tǒng)平臺(tái)地址。（青海省政府電子公文傳輸系統(tǒng)平臺(tái)地址為（例）：），出現(xiàn)系統(tǒng)登錄界面，如圖31,圖31 系統(tǒng)登錄,輸入青海省政府設(shè)定的各單位管理員的賬號(hào)和密碼，單擊“登錄”按鈕，如果賬號(hào)和密碼正確，則進(jìn)入單位信息界面，如圖32,圖32 單

16、位信息,本單位信息 登錄后，管理員可以編輯自己?jiǎn)挝幌嚓P(guān)信息，如：?jiǎn)挝恍蛱?hào)，管理員賬號(hào)等，單位名稱(chēng)一般由上級(jí)單位指定，自己無(wú)權(quán)修改。 在單位信息界面中選中“密碼修改”框，可以修改管理員密碼，如圖33,圖33 修改管理員密碼,選中管理員密碼后的復(fù)選框，即可以輸入新的管理員密碼，并在確認(rèn)密碼中輸入同樣的密碼。 人員初始密碼指管理員新建本單位人員時(shí)，如果不另外指定密碼，則統(tǒng)一使用此處設(shè)定的人員初始密碼。 注意：帶紅“”號(hào)的項(xiàng)必須設(shè)定,本單位部門(mén) 本單位信息設(shè)定完畢后，即可以進(jìn)行本單位部門(mén)。單擊左邊“本單位部門(mén)”菜單，進(jìn)入本單位部門(mén)界面，如圖34,圖34 本單位部門(mén),單擊“新建部門(mén)”按鈕可以添加一個(gè)新的

17、部門(mén)，如圖35,圖35 新建部門(mén),輸入部門(mén)名稱(chēng)和部門(mén)電話，以及部門(mén)相關(guān)信息，輸入完畢后單擊確定，回到圖34界面，則部門(mén)新建完成。 單擊“部門(mén)名稱(chēng)”欄下對(duì)應(yīng)的各部門(mén)名稱(chēng)可以查看該部門(mén)信息。 單擊“操作”欄下，各部門(mén)對(duì)應(yīng)的“修改”可以修改該部門(mén)信息。 單擊各部門(mén)對(duì)應(yīng)的“人員查看”可以查看該部門(mén)下人員信息，如圖36。 如果某部門(mén)下沒(méi)有人員，則單擊“刪除”按鈕可以刪除該部門(mén),本單位人員 完成本單位部門(mén)和本單位角色后就可以進(jìn)行本單位人員維護(hù)。單擊左側(cè)“本單位人員”菜單，進(jìn)入本單位人員信息界面，如圖37,單擊右上角“新建人員”按鈕，進(jìn)入新建人員界面，如圖38,在該界面中選擇所屬部門(mén)（如果沒(méi)有該部門(mén)需先到“

18、本單位部門(mén)”中進(jìn)行配置），然后指定用戶(hù)賬號(hào)和姓名，用戶(hù)密碼可以不設(shè)定，使用初始密碼。然后依照該人員工作和權(quán)限選定相應(yīng)角色。 其它信息依據(jù)實(shí)際情況輸入。 輸入完畢后選擇“保存”按鈕，則新建人員成功。單擊相應(yīng)人員所對(duì)應(yīng)的操作欄下“修改”或“刪除”可以進(jìn)行人員相關(guān)信息的修改或刪除操作。 注意：修改人員信息時(shí)人員密碼僅能夠修改，不能查看,本單位角色 本單位角色主要是為了方便管理員進(jìn)行權(quán)限分配而設(shè)置。管理員可以依照系統(tǒng)提供的功能和收發(fā)文工作流程中不同的權(quán)限分配來(lái)設(shè)置不同的角色。 單擊左側(cè)“本單位角色”菜單即可進(jìn)入單位角色列表界面，如圖39,單擊右上角“新建角色”按鈕，進(jìn)入新建角色界面如圖310,管理員可

19、以在該界面中首先輸入角色名稱(chēng)和描述，然后依照相關(guān)人員所能夠使用的系統(tǒng)功能來(lái)選擇對(duì)應(yīng)的系統(tǒng)功能，選擇相應(yīng)的系統(tǒng)功能之后，針對(duì)每一項(xiàng)系統(tǒng)功能來(lái)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。設(shè)置完成后，單擊右下角“保存”按鈕，返回圖37本單位角色界面。 用戶(hù)也可以修改或刪除某一角色，通過(guò)單擊“操作”欄下的“修改角色”或“刪除角色”來(lái)進(jìn)行,直屬單位 單位管理員除可以進(jìn)行本單位部門(mén)、本單位角色、本單位人員外，如果需要還可以設(shè)定下屬單位（只有青海省政府的管理員才能設(shè)置直屬單位）。 單擊左側(cè)“直屬單位”菜單，進(jìn)入“直屬單位”列表界面，如圖311,單擊右上角“新建單位”按鈕，進(jìn)入新建單位界面，如圖312,帶紅色*號(hào)的內(nèi)容為必填內(nèi)容。其中打印

20、分?jǐn)?shù)是在發(fā)文選擇單位時(shí)該單位使用的打印份數(shù)，默認(rèn)值為1，使用時(shí)必須修改,單位群組 單擊左側(cè)“單位群組”進(jìn)入單位群組列表，如圖313,單擊右上角“新建群組”進(jìn)入新建群組界面，如圖314,輸入要建立的群組名稱(chēng)，在單位類(lèi)別列表中可以選擇“直屬單位”、“上級(jí)單位”或“全部單位”。則下面的單位列表中出現(xiàn)對(duì)應(yīng)的單位名稱(chēng)。選擇要放在一個(gè)群組內(nèi)的單位（在前面復(fù)選框中選中），然后單擊確定，則群組新建完成。 新建群組后還可以依照實(shí)際情況在群組列表界面，進(jìn)行群組的修改或者刪除操作。 注：用戶(hù)可以將行文關(guān)系密切的單位設(shè)置在一個(gè)群組內(nèi)實(shí)現(xiàn)群發(fā)功能,個(gè)人設(shè)置 “個(gè)人設(shè)置”項(xiàng)用來(lái)修改當(dāng)前用戶(hù)的口令。單擊左側(cè)個(gè)人設(shè)置中的“口

21、令維護(hù)” 菜單可以修改用戶(hù)口令。如圖316,退出系統(tǒng) “退出系統(tǒng)”項(xiàng)就是重新回到登陸界面。 進(jìn)入青海省電子公文傳輸系統(tǒng)，單擊“退出系統(tǒng)”，如圖3-17所示,至此，管理員系統(tǒng)維護(hù)工作已經(jīng)完成，本單位用戶(hù)可以依照系統(tǒng)管理員分配的賬號(hào)和密碼進(jìn)入公文傳輸管理平臺(tái)進(jìn)行相關(guān)操作,Word公文排版 使用書(shū)生公文傳輸系統(tǒng)進(jìn)行蓋章就是對(duì)Word轉(zhuǎn)換生成的版式文件（*.SEP）進(jìn)行蓋章加密的過(guò)程，下面我們介紹版式文件（*.SEP）的制作方法,公文制作版式規(guī)范 行政公文是任何一個(gè)國(guó)家行使行政管理和監(jiān)督職能不可缺少的重要工具之一，是上情下達(dá)、下情上報(bào)的一種基本工作手段。在新世紀(jì)的開(kāi)端，長(zhǎng)期在我國(guó)公文格式中處于主導(dǎo)地位

22、的16開(kāi)型紙將成為歷史，以國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型作為公文用紙的新式公文樣式將替代16開(kāi)型，成為未來(lái)我國(guó)行政公文采用的基準(zhǔn)紙型。這是我國(guó)行政機(jī)關(guān)公文格式的一項(xiàng)重大變革，它標(biāo)志著與我國(guó)行政機(jī)關(guān)公文制作相關(guān)的技術(shù)裝備以及辦公自動(dòng)化水平已經(jīng)與國(guó)際接軌。為了適應(yīng)這一具有劃時(shí)代意義的變革，同時(shí)規(guī)范行政機(jī)關(guān)的公文格式，由國(guó)務(wù)院辦公廳秘書(shū)局和國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督局所屬中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)研究中心共同修訂完成的GB/T97041999國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)已由國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局正式發(fā)布，并已于2000年1月1日起實(shí)施。該標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布、實(shí)施對(duì)于我國(guó)行政機(jī)關(guān)公文的印制，實(shí)現(xiàn)公文格式的統(tǒng)一，提高公文的制作水平和質(zhì)量具有非常重要的意義。本章節(jié)

23、只對(duì)制作公文的基本版式要求進(jìn)行說(shuō)明,正文版心的設(shè)置 版心字號(hào) 三號(hào) 版心字體 仿宋 每頁(yè) 22 行 每行 28 字 行距 *7/8 以上參數(shù)說(shuō)明版心設(shè)置以三號(hào)字為單位，每頁(yè)22行，每行28個(gè)字，行與行之間的距離為7/8,正文頁(yè)碼的設(shè)置 頁(yè)碼字號(hào) 四號(hào) 頁(yè)碼字體 白正 頁(yè)碼兩邊修飾 頁(yè)碼與正文距離 *7/8 頁(yè)碼為切口位置 右左 以上參數(shù)說(shuō)明頁(yè)碼以四號(hào)字為單位，字體為白正體，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條四號(hào)一字線；頁(yè)碼和正文之間的距離為7/8；單頁(yè)碼右空1字，雙頁(yè)碼左空一字,秘密等級(jí)和保密期限 如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用三號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第一行，兩字之間空一字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘

24、密等級(jí)和保密期限，用三號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第一行，秘密等級(jí)和保密期限之間用“”隔開(kāi),緊急程度 如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用三號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行,發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí) 由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)后加“文件”組成；對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm。對(duì)于上報(bào)的公文,發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm。 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋字體，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，一般應(yīng)小于22mm15mm

25、（高寬）。 聯(lián)合發(fā)文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱(chēng)在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)過(guò)多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文,發(fā)文字號(hào) 發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文標(biāo)識(shí)下空2行，用三號(hào)仿宋字體，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，用六角括號(hào)“ ”括入，序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。 發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線,簽發(fā)人 上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字，簽發(fā)人用三號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人

26、姓名置于第一行，其他簽發(fā)人姓名從第二行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm,公文標(biāo)題 紅色反線下空2行，用二號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞義完整，排列對(duì)稱(chēng)，間距恰當(dāng),主送機(jī)關(guān) 標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用三號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)頂格，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送,公文正文 主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)下一行，每一自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行,成文日期 用漢字將年

27、、月、日標(biāo)全；“零”寫(xiě)為“”；成文日期的標(biāo)識(shí)位置參閱十二、十三,單一發(fā)文印章 單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，只標(biāo)識(shí)成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文日期，印章用紅色,聯(lián)合發(fā)文印章 當(dāng)聯(lián)合發(fā)文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開(kāi)，左右各空7字，主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊，兩印章間互不相交或相切，相距不超過(guò)3mm。當(dāng)聯(lián)合發(fā)文需要加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)（可以簡(jiǎn)稱(chēng)）按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多3

28、個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文日期,加蓋印章特殊情況說(shuō)明 當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決,主題詞 “主題詞”用三號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用三號(hào)小標(biāo)宋字體；詞目之間空一字,抄送機(jī)關(guān) 公文如有抄送機(jī)關(guān)，在主題詞下一行；左右各空一字，用三號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識(shí)方法

29、同抄送,印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期 位于抄送機(jī)關(guān)之下（無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占一行位置；用三號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí),版記中的反線 版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心,版記的位置 版記應(yīng)置于公文最后一面，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。 以上內(nèi)容是參照GB/T 97041999國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用指南一書(shū)編寫(xiě)，在制作公文時(shí)請(qǐng)遵照該標(biāo)準(zhǔn)，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定制作,電子公文的模板制作 制作過(guò)程我們以Word2003為例，首先，進(jìn)入Word 2003系統(tǒng)：?jiǎn)螕簟伴_(kāi)始”菜單“程序”“Microsoft Office”“Mic

30、rosoft Office Word 2003”，進(jìn)入Word 2003界面,如圖4-1,用戶(hù)可根據(jù)實(shí)際需求制作公文模板，模板可以包括紅頭、紅線、文號(hào)和主題詞等。模板文件只需制作一次，以后直接調(diào)用模板來(lái)制作公文,進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置 選擇“文件”“頁(yè)面設(shè)置”,在此對(duì)話框中可以進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置。 1.選擇“頁(yè)邊距” 附簽，如圖4-2,上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米,2.選擇“紙張”附簽，如圖4-3,紙張大小：A4,3.選擇“版式”附簽，如圖4-4,1)若要實(shí)現(xiàn)公文的奇偶頁(yè)碼的位置不同，要在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”的“奇偶頁(yè) 不同”選項(xiàng)前打“”。 2）若要改變頁(yè)碼在紙張中的上下位置則修改“頁(yè)腳

31、”，一般設(shè)為3.1厘米,4.選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，單擊“字體設(shè)置”按鈕，進(jìn)入“字體設(shè)置”對(duì)話框，如圖4-5,中文字體”仿宋GB_2312； “字 號(hào)”三號(hào)； 設(shè)置完成后單擊“確定”，回到圖4-6,圖4-6 “文檔網(wǎng)格”設(shè)置 在此對(duì)話框中進(jìn)行如下設(shè)置：首先選中“指定行和字符網(wǎng)格”；將“每行”設(shè)置成“28”個(gè)字符；“每頁(yè)”設(shè)置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設(shè)置成了以三號(hào)字為標(biāo)準(zhǔn)、每頁(yè)22行、每行28個(gè)漢字的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn),插入頁(yè)號(hào) 1選擇“插入”“頁(yè)碼”，如圖4-7,位置”設(shè)置為“頁(yè)面底端（頁(yè)腳）”；“對(duì)齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”；選中“首頁(yè)顯示頁(yè)碼”。 然后單擊“格式”按鈕，如圖4-8,

32、數(shù)字格式”設(shè)置為“全角”，如上圖所示，單擊“確定”按鈕，回到圖2-6，再次單擊“確定”按鈕完成頁(yè)碼設(shè)置,雙擊頁(yè)碼，如圖4-9,頁(yè)碼樣式設(shè)置如下： 字號(hào)四號(hào)； 字體任意； 在頁(yè)碼兩邊各加上一條全角方式的短線，方法是：將光標(biāo)挪動(dòng)到頁(yè)碼范圍內(nèi)閃爍，將輸入法切換成任意一種中文輸入法，將“半角”狀態(tài)（月亮形狀）單擊切換城“全角”狀態(tài)（圓形狀態(tài)），在頁(yè)碼的左右各輸入一個(gè)“”即可。 空格奇數(shù)頁(yè)的頁(yè)碼要設(shè)置成右空一個(gè)漢字，偶數(shù)頁(yè)的頁(yè)碼設(shè)置成左空一個(gè)漢字。方法如下：將光標(biāo)挪動(dòng)到頁(yè)碼范圍內(nèi)閃爍，選擇“格式”菜單下的“段落”，如圖4-10,奇數(shù)頁(yè)將“縮進(jìn)”的“右”設(shè)置為1字符； 偶數(shù)頁(yè)將“縮進(jìn)”的“左”設(shè)置為1字符

33、； 然后單擊“確定”即可，至此，頁(yè)碼設(shè)置完成,發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)制作 選擇“插入”“文本框”“橫排”菜單項(xiàng)，鼠標(biāo)將會(huì)變成“”，在Word 2003版面上會(huì)出現(xiàn)一個(gè)“在此處創(chuàng)建圖形”的圖形框，由于我們用文本框來(lái)建立紅頭而不創(chuàng)建圖形，所以將鼠標(biāo)放在這個(gè)圖形框外面的任一位置上拖動(dòng)鼠標(biāo)左鍵即可完成文本框的建立（文本框的大小可以任意，一會(huì)我們會(huì)進(jìn)行大小的設(shè)置），如圖4-11,文本框拖動(dòng)出來(lái)以后，我們?cè)谠撐谋究騼?nèi)輸入發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標(biāo)右鍵“設(shè)置文本框格式”，在這里我們來(lái)設(shè)置紅頭的屬性,1、選擇“顏色和線條”附簽，如圖4-12,填充顏色”設(shè)置成“無(wú)填充顏色”； “線條顏色”設(shè)置成“無(wú)

34、線條顏色,2選擇“大小”附簽，如圖4-13,這里的高度和寬度指的是紅頭所在的文本框的高度和寬度，而不是實(shí)際的紅頭文字的高度和寬度，確定紅頭文字的高度和寬度要打印出來(lái)對(duì)比一下，再來(lái)確定該文本框的高度和寬度。 注：用戶(hù)可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)尺寸,3選擇“版式”附簽，單擊“高級(jí)”按鈕，如圖4-14,水平對(duì)齊： “對(duì)齊方式”設(shè)置成“居中” “度量依據(jù)”設(shè)置成“頁(yè)邊距” 垂直對(duì)齊： “絕對(duì)位置”設(shè)置成“頁(yè)邊距” “下側(cè)”設(shè)置：根據(jù)要求設(shè)置。這里的距離指的是紅頭所在的文本框的上邊緣距離上頁(yè)邊距的高度。 設(shè)置好后，單擊“確定”，在彈出的窗口中再次單擊“確定”即可,4選中文本框內(nèi)的全部文字，將其居中；將顏色設(shè)置成

35、“紅色”，字體設(shè)置成“宋體”，字號(hào)根據(jù)文本框的大小設(shè)置成相應(yīng)字號(hào)；如文字太多可進(jìn)行縮放設(shè)置，但一定要盡量充滿(mǎn)該文本框，這樣，紅頭制作完成,紅線制作 首先將“視圖”“工具欄”“繪圖”選中，在Word 2003界面的下方將會(huì)出現(xiàn)“繪圖”工具條，單擊上面的直線工具，鼠標(biāo)會(huì)變成“十”字形，左手按住鍵盤(pán)上的Shift鍵，右手拖動(dòng)鼠標(biāo)從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置自選圖形格式”，紅線的屬性在這里進(jìn)行設(shè)置,1選擇“顏色和線條”附簽，如圖4-15,顏色”設(shè)置為“紅色”； “虛實(shí)”設(shè)置為“實(shí)線”； “粗線”設(shè)置為“1.5磅,2.選擇“大小”附簽，如圖4-16,寬度”設(shè)置為“15.6c

36、m,3選擇“版式”附簽，單擊“高級(jí)”按鈕，如圖4-17,水平對(duì)齊：“對(duì)齊方式”設(shè)置成“居中” “度量依據(jù)”設(shè)置成“頁(yè)邊距” 垂直對(duì)齊：“絕對(duì)位置”設(shè)置成“頁(yè)邊距” “下側(cè)”設(shè)置成“6.7cm” 平行文標(biāo)準(zhǔn) “13.5cm”上行文標(biāo)準(zhǔn),注：用戶(hù)可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)節(jié)。 單擊確定。這樣，直線屬性設(shè)置完成，一條長(zhǎng)為156mm、距上邊距67mm的紅線制作完成,文號(hào)制作 1平行文文號(hào)： 文號(hào)三號(hào)仿宋GB_2312、居中顯示。 2上行文文號(hào)： 文號(hào)三號(hào)仿宋GB_2312、左空一個(gè)漢字的距離； 簽發(fā)人三號(hào)仿宋GB_2312； 簽發(fā)人姓名三號(hào)楷體GB_2312、右空一個(gè)漢字的距離,注：文號(hào)一定要使用六角符號(hào)。

37、六角符號(hào)插入方法：選擇“插入”“符號(hào)”“符號(hào)”附簽，找到六角符號(hào)后，將光標(biāo)置于準(zhǔn)備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。效果如圖4-18,主題詞制作 選擇“表格”“插入”“表格”，如圖4-19,通過(guò)插入一個(gè)3行1列、列寬為15.6cm的表格來(lái)制作主題詞,1表格基本設(shè)置： 單擊鼠標(biāo)右鍵表格屬性“表格”附簽，如圖4-20,然后單擊“邊框和底紋”按鈕，如圖4-21,將線的寬度設(shè)置為“1磅”；在“預(yù)覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消，如上圖所示，然后單擊“確定”，回到上圖4-20。 將圖4-20的“對(duì)齊方式”設(shè)置為“居中”，單擊“確定”即可,在表格中填寫(xiě)具體內(nèi)容： 主題詞用三號(hào)黑體；主題詞詞目用三號(hào)宋

38、體；抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號(hào)仿宋GB_2312。 制作完成后的主題詞效果如圖4-22,保存成模板文件 單擊“文件”“保存”，如圖4-23,保存類(lèi)型”：選擇“文檔模板（*.dot）”；（根據(jù)需要而定，doc也可以） “文件名”：給模板命名； “保存位置”：模板所在路徑。 至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類(lèi)型的公文都可以調(diào)用該模板，直接進(jìn)行公文正文的排版。 要對(duì)該模板進(jìn)行修改，可以調(diào)出相應(yīng)模板，方法是：選擇“文件”“打開(kāi)”，找到相應(yīng)的模板路徑，然后單擊“打開(kāi)”按鈕調(diào)出模板即可進(jìn)行修改,公文模版的修改 根據(jù)已有的模板，修改單位名，制作成本單位的模板。 雙擊打開(kāi)模板，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成

39、doc文件“文檔1”，雙擊選中紅頭文字，輸入本單位名稱(chēng)，同樣的辦法把內(nèi)容不變的部分修改。一般要修改的是“紅頭”、“機(jī)關(guān)代字”、“年份”、“領(lǐng)導(dǎo)名”、“印發(fā)單位”等，下圖為修改前后比較,修改前的模版,修改后的模版,說(shuō)明：使用office軟件制作文件或文件模板的方法很多，這里只是提示一種方法，不管使用什么方法只要制作的文件符合要求即可。 這里提供的模板是參照國(guó)標(biāo)制作的。 某些單位的名稱(chēng)比較長(zhǎng)，輸入后如果出現(xiàn)折行現(xiàn)象，請(qǐng)選中文字，選擇菜單“格式”-“文字”，在“字符間距”選項(xiàng)中調(diào)整縮放比例（縮放比例根據(jù)情況調(diào)整）。如圖,以上是紅頭文字部分的說(shuō)明，對(duì)于我們青海省有藏族、蒙古族等少數(shù)民族，那相應(yīng)的公文文

40、頭就有少數(shù)民族語(yǔ)言，那少數(shù)民族語(yǔ)言文頭怎么加入公文模版，因?yàn)榇蠹沂褂玫膾呙鑳x、掃描軟件、圖片處理軟件各不相同，所以這里也不能給大家提供一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以下方法以及步驟僅供參考,將現(xiàn)有的紅頭紙掃描后將民族語(yǔ)言部分裁剪出來(lái)（分辨率一般為300）。 修改顏色為紅色，尺寸大小參考實(shí)際紅頭尺寸，保存圖片（一般在photoshop中修改）。 將處理好的圖片插入到紅頭的位置，插入方法和2.6節(jié)中介紹插入公章定位圖片的方法相同。 插入圖片后還可以調(diào)節(jié)圖片的位置和大小,文件內(nèi)容修改完畢，選擇“文件”菜單中的“另存為”，保存類(lèi)型為“文檔模板(.dot)”,選擇模板保存路徑，如圖,單擊“保存”即在相應(yīng)的目錄下生成本

41、單位的模板文件,電子公文正文排版 依據(jù)模板建立新公文 在硬盤(pán)上找到模板文件（*.dot）雙擊，即可打開(kāi)一個(gè)通過(guò)該模板建立的新文檔（*.doc,制作公文正文內(nèi)容 正文內(nèi)容根據(jù)用戶(hù)的實(shí)際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復(fù)制進(jìn)來(lái)，但必須遵循以下國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)： 標(biāo) 題二號(hào)宋體，居中，若文字過(guò)多需要2行顯示，可以調(diào)整2行之間的行間距； 主送機(jī)關(guān)三號(hào)仿宋GB_2312，頂格，冒號(hào)使用全角方式； 正 文三號(hào)仿宋GB_2312； 成文日期三號(hào)仿宋GB_2312，方法：選擇“插入”“日期和時(shí)間”，選擇正確的顯示類(lèi)型，將其設(shè)置成右空四個(gè)字的距離（具體操作同頁(yè)碼右空的操作方法）。 文號(hào)、簽發(fā)人、主題詞按

42、照模板定義的字體填寫(xiě)完整。 最后，將紅頭、紅線、文號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、成文日期、主題詞的相互位置調(diào)整好,定義公章位置 安裝SepWriter程序后會(huì)在以下路徑自動(dòng)生成一個(gè)文件夾：“c：公章定位圖片”，里面含有4個(gè)圖片，可以用來(lái)進(jìn)行公章定位使用，用戶(hù)可以根據(jù)實(shí)際公章的大小來(lái)選擇使用哪幅圖片。 注：定義公章位置必須使用我們所提供的這4個(gè)圖片之一,word操作條上所顯示的是SEP Writer的這4個(gè)圖片的快捷方式，我們只要在需要的圖片上單擊一下，則此圖片就將被插入到word光標(biāo)當(dāng)前的所在位置上，如圖2-23,我們將此圖片移動(dòng)到成文日期之上，圖片所在的位置就代表將來(lái)公章所在的位置，若將

43、來(lái)蓋章發(fā)現(xiàn)公章位置不準(zhǔn)確，請(qǐng)?jiān)诖颂幮薷?插入Windows補(bǔ)字 如果公文里需要補(bǔ)字，首先我們要在造字軟件中將字補(bǔ)好，然后把補(bǔ)好的字插入到Word文件中。插入Windows補(bǔ)字方法如下： 首先打開(kāi)Word 2003的排版文件，將光標(biāo)置于準(zhǔn)備補(bǔ)字的位置上，將輸入法切換成“區(qū)位碼”，用鍵盤(pán)輸入補(bǔ)好的字的區(qū)位碼，該字顯示出來(lái)表示成功插入，沒(méi)有正確顯示表明該字區(qū)位碼輸入有誤或所補(bǔ)的字不正確,插入掃描圖片 方法同公章圖片插入方法一致。 報(bào)表制作 方法同制作主題詞方法一致,保存公文文件 選擇“文件”“保存”，如圖4-25,保存類(lèi)型”：選擇“Word文檔（*.doc）”； “文件名”：給文件命名； “保存位置

44、”：文件保存路徑,Word文件轉(zhuǎn)換成SEP文件 安裝SEPWriter程序后，會(huì)在“控制面板”下的“打印機(jī)”里有一個(gè)名稱(chēng)為 SEP Writer的打印機(jī)，Word 2003文件就是靠這個(gè)SEP Writer打印機(jī)完成轉(zhuǎn)換的。下面我們介紹轉(zhuǎn)換方法,在SEP Writer的快捷操作條上有個(gè)按鈕就可以完成轉(zhuǎn)換工作，如圖4-26,單擊此按鈕，彈出“選擇輸出文件名”的對(duì)話框，如圖4-27,選擇輸出路徑、輸入文件名后單擊“保存”按鈕，轉(zhuǎn)換完成,這時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)打開(kāi)剛才轉(zhuǎn)換生成的SEP文件進(jìn)行瀏覽，如圖4-28,這個(gè)SEP文件就是我們準(zhǔn)備蓋章的版式文件，生成的SEP文件不能再進(jìn)行修改，如果有錯(cuò)誤要進(jìn)行修改就必

45、須重新修改相應(yīng)的Word 2003文件，然后重新轉(zhuǎn)換成SEP文件。 在第一次使用之前，我們也可以對(duì)SEP Writer進(jìn)行設(shè)置，打開(kāi)word文檔，選擇“文件打印”，選擇型號(hào)為SEP Writer打印機(jī)后，單擊右面的“屬性”按鈕，可以對(duì)SEPWriter打印機(jī)進(jìn)行設(shè)置，如圖4-29,頁(yè)面設(shè)置”附簽設(shè)置打印方向、紙張類(lèi)型、頁(yè)邊距； “保存選項(xiàng)”附簽設(shè)置生成的SEP文件的路徑等等，如圖4-30,我們可以根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行設(shè)置，上圖所示為SEP Writer的默認(rèn)設(shè)置，設(shè)置完成后，單擊“確定”按鈕，以后就可以按照自己設(shè)置來(lái)使用。 注：此項(xiàng)只需設(shè)置一次。 至此，word排版及版式SEP文件的轉(zhuǎn)換操作完成,

46、青海省政府電子公文傳輸系統(tǒng)使用 各單位系統(tǒng)管理員完成各項(xiàng)設(shè)置后，操作員就可以使用管理員設(shè)定的賬號(hào)和密碼進(jìn)入電子公文傳輸系統(tǒng)進(jìn)行公文收發(fā)傳輸,系統(tǒng)登錄 首先在IE地址欄中輸入青海省政府電子公文傳輸系統(tǒng)服務(wù)器IP地址（3,實(shí)際工作地址應(yīng)由青海省政府信息中心決定），出現(xiàn)系統(tǒng)登陸界面，如圖5-1所示,輸入操作員的賬號(hào)和密碼，單擊登錄即可進(jìn)入電子公文傳輸系統(tǒng)。 用戶(hù)登錄后左邊為系統(tǒng)功能菜單。 注意：各用戶(hù)的系統(tǒng)功能菜單根據(jù)本單位管理員設(shè)定的該用戶(hù)所屬角色不同，使用的系統(tǒng)功能也不同。 下面以擁有所有功能的超級(jí)用戶(hù)為例分別講述系統(tǒng)的各項(xiàng)功能,用戶(hù)登錄后，界面顯示為“待辦事項(xiàng)”

47、，如圖52所示,該界面顯示了當(dāng)前用戶(hù)所在單位、所屬部門(mén)、用戶(hù)姓名；同時(shí)，系統(tǒng)提示了當(dāng)前用戶(hù)的待完成工作，用戶(hù)可以直接單擊相關(guān)工作后面的“現(xiàn)在處理”，進(jìn)行相關(guān)文件處理。 左側(cè)功能菜單分為“收文管理”、“發(fā)文管理”、“查詢(xún)統(tǒng)計(jì)”、“系統(tǒng)設(shè)置”和“退出系統(tǒng)”五大部分，下面我們逐項(xiàng)介紹各種系統(tǒng)功能,系統(tǒng)設(shè)置 系統(tǒng)設(shè)置用來(lái)進(jìn)行主送單位、抄送單位、印發(fā)機(jī)關(guān)、抄送人、錄入人、等設(shè)置,主送單位 主送單位”可以設(shè)置發(fā)文登記中需要選擇的主送單位。 單擊“系統(tǒng)設(shè)置”中的“主送單位”，如圖53所示,視圖中顯示的是已設(shè)置好的主送單位，可以對(duì)其進(jìn)行修改、刪除，若要新建，單擊“新建主送單位”按鈕，進(jìn)入新建界面，如圖54所示

48、,輸入完成后，單擊“確定”按鈕即可保存，若要取消新建單擊“取消”按鈕，則系統(tǒng)返回上層界面,抄送單位 “抄送單位”可以設(shè)置發(fā)文登記中需要選擇的抄送單位。 單擊“系統(tǒng)設(shè)置”中的“抄送單位”，如圖55所示,視圖中顯示的是已設(shè)置好的抄送單位，可以對(duì)其進(jìn)行修改、刪除，若要新建，單擊“新建抄送單位”按鈕，進(jìn)入新建界面，如圖56所示,輸入完成后，單擊“確定”按鈕即可保存，若要取消新建單擊“取消”按鈕，則系統(tǒng)返回上層界面,印發(fā)機(jī)關(guān) “印發(fā)機(jī)關(guān)”可以設(shè)置發(fā)文登記中需要選擇的印發(fā)機(jī)關(guān)。 單擊“系統(tǒng)設(shè)置”中的“印發(fā)機(jī)關(guān)”，如圖57所示,視圖中顯示的是已經(jīng)建立的印發(fā)機(jī)關(guān)名稱(chēng)，可以對(duì)其進(jìn)行修改、刪除，若要新建，單擊“新

49、建印發(fā)單位”按鈕，進(jìn)入新建界面，如圖58,輸入完成后，單擊“確定”按鈕即可保存，若要取消新建單擊“取消”按鈕，則系統(tǒng)返回上層界面,簽發(fā)人信息 “簽發(fā)人信息”可以設(shè)置發(fā)文登記中需要選擇的簽發(fā)人。 單擊“系統(tǒng)設(shè)置”中的“簽發(fā)人信息”，如圖59所示,視圖中顯示的是已經(jīng)建好的簽發(fā)人信息，可以對(duì)其進(jìn)行修改、刪除，若要新建，單擊“新建簽發(fā)人”按鈕，進(jìn)入新建界面，如圖310,輸入完成后，單擊“確定”按鈕即可保存，若要取消新建單擊“取消”按鈕，則系統(tǒng)返回上層界面。 注：在新建簽發(fā)人時(shí)，一定要按照簽發(fā)人的行政職務(wù)級(jí)別大小，級(jí)別高的先建,錄入人信息 “錄入人信息”可以設(shè)置發(fā)文登記中需要選擇的錄入人。 單擊“系統(tǒng)設(shè)

50、置”中的“錄入人信息”，如圖511所示,視圖中顯示的是已經(jīng)建好的錄入人信息，可以對(duì)其進(jìn)行修改、刪除，若要新建，單擊“新建錄入人”按鈕，進(jìn)入新建界面，如圖512,輸入完成后，單擊“確定”按鈕即可保存，若要取消新建單擊“取消”按鈕，則系統(tǒng)返回上層界面,單位群組 “單位群組”功能模塊是為了簡(jiǎn)化公文發(fā)送方依次添加公文收文單位的繁瑣工作而建，管理員可以根據(jù)實(shí)際情況建立不同的單位群組，以方便操作員日常工作使用。進(jìn)入青海省政府電子公文傳輸系統(tǒng)，選擇“系統(tǒng)設(shè)置”，單擊“單位群組”，如圖5-13所示,右側(cè)視圖中顯示的是已經(jīng)建立的單位群組名稱(chēng)，查看該群組的具體內(nèi)容可以直接點(diǎn)擊群組名稱(chēng)，里面列出的是這個(gè)群組所包含的

51、單位，若要對(duì)其進(jìn)行修改、刪除，可單擊群組名稱(chēng)后面的按鈕進(jìn)行相應(yīng)工作；也可以進(jìn)行群組的 新建，單擊“新建群組”按鈕，如圖5-14所示,在“群組名稱(chēng)”處填寫(xiě)名稱(chēng)，在“單位類(lèi)別”里進(jìn)行實(shí)際選擇，將添加到本組的單位名稱(chēng)選中，然后單擊下面的“確定”按鈕，該群組即被建立,OA登記人信息 青海省政府電子公文傳輸系統(tǒng)可以與各直屬青海省政府單位本系統(tǒng)內(nèi)的OA平臺(tái)相銜接，在進(jìn)行信息流轉(zhuǎn)的時(shí)候需要有“OA登記人信息”的填寫(xiě)，所以“OA登記人信息”功能模塊是公文收發(fā)文人員在進(jìn)行文件上傳到OA上時(shí)需要填的信息，可以在這里來(lái)對(duì)信息進(jìn)行配置。 注：如果沒(méi)有OA系統(tǒng)可不配置該項(xiàng),進(jìn)入青海省政府電子公文傳輸系統(tǒng)，選擇“系統(tǒng)設(shè)置

52、”，單擊“OA登記人信息”，如圖5-15所示,右側(cè)視圖中顯示的是已經(jīng)建立的OA登記人的信息名稱(chēng)和帳號(hào)，若要對(duì)其進(jìn)行刪除，可單擊OA登記人信息名稱(chēng)后面的按鈕進(jìn)行相應(yīng)操作；也可以進(jìn)行OA登記人信息的新建或修改，單擊“新建OA登記人”按鈕，如圖5-16所示,在“OA登記人名稱(chēng)”處填寫(xiě)名稱(chēng)，“OA登記人名稱(chēng)”需要與本單位OA平臺(tái)上的登陸賬號(hào)相一致。 注：青海省政府OA登記人名稱(chēng)與OA系統(tǒng)的用戶(hù)賬號(hào)相一致,OA接口配置 在“OA接口參數(shù)配置”功能模塊里面，還可以對(duì)本單位的OA接口進(jìn)行設(shè)置。 進(jìn)入青海省政府電子公文傳輸系統(tǒng)，選擇“系統(tǒng)管理”，單擊“OA接口參數(shù)配置”，如圖5-17所示,視圖中顯示的是以測(cè)試

53、環(huán)境為例的參數(shù)設(shè)置。 視圖中的參數(shù)描述：共有五個(gè)可配置參數(shù)，這些參數(shù)可在部署了Web Services的打開(kāi)頁(yè)面上獲得，分別是TargetNamespace，WsdlLocation，ServiceName，ClassName，MethodName等五個(gè)參數(shù)，其中ClassName和MethodName分別為所調(diào)用接口的類(lèi)名和方法名。如圖5-18所示：,注：在圖5-18中15:8083處應(yīng)輸入本單位OA的地址,發(fā)文管理 發(fā)文管理用來(lái)完成公文的登記、蓋章、發(fā)送、歸檔等工作,新建發(fā)文 單擊“發(fā)文管理”下的“新建發(fā)文”，會(huì)出現(xiàn)如圖5-19的界面,在文種選擇里面包括“正式公

54、文”和“其它”，其中，正式公文就是我們平時(shí)指的正式的紅頭文件；而“其它”指的是不需要蓋章的那一類(lèi)文件，在后面的發(fā)文里面我們以正式公文為例。選擇文種后點(diǎn)擊“確定”，如圖520所示,用戶(hù)可依據(jù)實(shí)際情況填寫(xiě)秘密等級(jí)、保密期限、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、文件標(biāo)題、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、錄入人等內(nèi)容；并且，在所填項(xiàng)左側(cè)有“*”的表示是必填的內(nèi)容，右側(cè)有下拉箭頭或按鈕的，可以單擊進(jìn)行選擇，如秘密等級(jí)、緊急程度等；單擊“主送機(jī)關(guān)”右側(cè)的按鈕，系統(tǒng)會(huì)彈出 選擇主送單位的對(duì)話框；簽發(fā)人、主送機(jī)關(guān)等可直接進(jìn)行選擇；單擊“公文正文”域后面的按鈕，如圖5-21所示,單擊“瀏覽”按鈕，選擇需要粘貼的正文，然后點(diǎn)擊“上傳文

55、件”按鈕，把正文上傳到服務(wù)器上，最后點(diǎn)“完成”按鈕，如圖5-22所示,如果添加的Sep文件有誤，可以選擇這個(gè)文件后面的“刪除”按鈕，刪除該文 件，然后重新上傳文件。 注意：“公文正文”只能是版式文件，并且一次只能上傳一個(gè)公文文件。 如果文件還有附件，單擊“公文附件”域的右側(cè)按鈕按照提示進(jìn)行附件添加， 文件類(lèi)型是任意的,按“保存草稿”按鈕可以將此登記單保存到“發(fā)文管理”下的“文件草稿”，以后可以對(duì)其繼續(xù)進(jìn)行修改；如果登記完畢可按“保存”按鈕完成此項(xiàng) 工作，如圖5-23所示,單擊“保存”按鈕，如圖5-24所示,提示用戶(hù)登記發(fā)文成功后，該文件記錄自動(dòng)轉(zhuǎn)移到“發(fā)文管理”下的“蓋章加密”流程下等待蓋章,

56、蓋章加密 登記完畢后的新建發(fā)文進(jìn)入到待蓋章文件列表，選擇“發(fā)文管理”下的“蓋章加密”，如圖5-25所示,右側(cè)視圖中列出的是等待蓋章的文件列表，單擊標(biāo)題打開(kāi)該文件記錄， 如圖5-26 所示,在蓋章前應(yīng)先瀏覽正文以檢查其正確性，單擊“瀏覽”按鈕，如圖5-27,瀏覽完畢后，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，可重新登記；若正確，單擊“關(guān)閉窗口”或 擊右上角的“”將文件關(guān)閉。然后單擊“蓋章”按鈕，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)搜索U盤(pán)或軟盤(pán)上的公章，并彈出選擇公章對(duì)話框，如圖5-28所示,選擇要加蓋的公章，單擊“確定”按鈕，如圖5-29所示,輸入正確的公章密碼后，單擊“確定”按鈕，如圖5-30所示,單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)打開(kāi)公文閱讀器進(jìn)行瀏

57、覽，如圖5-31所示,選擇書(shū)生公文瀏覽器中的“退出”或直接關(guān)閉書(shū)生公文瀏覽器，系統(tǒng)返回 到電子公文傳輸系統(tǒng)界面，系統(tǒng)提示確認(rèn)蓋章是否正確，如圖5-32所示,單擊“確定”，則系統(tǒng)完成蓋章過(guò)程；單擊“取消”，則蓋章過(guò)程取消,待發(fā)送文件 蓋章完畢的文件，文件記錄自動(dòng)進(jìn)入到“發(fā)文管理”下的“待發(fā)送文件”流程等待發(fā)送，單擊“待發(fā)送文件”，如圖5-33所示,單擊標(biāo)題即可打開(kāi)當(dāng)前文件記錄進(jìn)入到文件發(fā)送界面，如圖5-34所示,為保證其正確性可對(duì)其進(jìn)行瀏覽檢查，若正確可單擊“發(fā)送”按鈕，若在“新建發(fā)文”中還沒(méi)有設(shè)置收文單位，則系統(tǒng)將自動(dòng)彈出“請(qǐng)選擇收文單位， 再進(jìn)行發(fā)送！”對(duì)話框，單擊“選擇地址”按鈕，如圖5-

58、35所示,系統(tǒng)默認(rèn)顯示單位列表是“下拉形式”且發(fā)送方式為“按單位發(fā)送”，通過(guò)選擇右側(cè)的單位類(lèi)型為“下級(jí)單位”、“上級(jí)單位”或者“所有單位”來(lái)從不同的單位列表中選擇收文單位。 也可以選擇“樹(shù)形選擇”選擇發(fā)送單位，如下圖所示,第一列顯示上級(jí)單位列表，點(diǎn)擊上級(jí)單位名稱(chēng)前的+號(hào)可以展開(kāi)下級(jí)單位列表，注意每個(gè)單位名稱(chēng)前都有打印份數(shù)顯示。 鼠標(biāo)選中收文單位，就會(huì)在中間的列表顯示當(dāng)前單位，此時(shí)雙擊當(dāng)前單位名稱(chēng)或者選中當(dāng)前單位點(diǎn)擊向右的箭頭，要選擇的收文單位就會(huì)到第三列收文單位列表,如果需要修改收文單位的打印份數(shù)，有兩種修改方式： （1）單個(gè)單位修改，雙擊收文單位列表中的收文單位，會(huì)顯示修改打印份數(shù)對(duì)話框，如

59、下圖所示,設(shè)置正確的打印份數(shù)，選擇“確定,2）如果所有收文單位的打印份數(shù)權(quán)限相同的話可以統(tǒng)一修改打印份 數(shù)，選中所有的收文單位， （先按住鍵盤(pán)上的Ctrl鍵再分別選擇收文單位） 如下圖所示,在收文單位列表上方的統(tǒng)一設(shè)置份數(shù)的對(duì)話框輸入打印份數(shù)，后點(diǎn)擊 “統(tǒng)一設(shè)置份數(shù)”。 如果本單位系統(tǒng)管理員建立了“用戶(hù)群組”，用戶(hù)也可以選擇“按群組發(fā)送”，選中右側(cè)列表中的相應(yīng)群組名稱(chēng)，并選擇該群組中相應(yīng)單位，如果接收方為該群組中的所有單位則可以選中“全選”，在被選中的單位名稱(chēng)后面發(fā)文方可以針對(duì)每一個(gè)單位設(shè)定不同的可打印份數(shù)，設(shè)置完成后單擊“確定”按 鈕回到圖5-35,確認(rèn)文件無(wú)誤后單擊“發(fā)送”按鈕，彈出界面5

60、-36所示,單擊“確定”按鈕，提示“發(fā)送成功”，如圖5-37所示,單擊“確定”，完成文件發(fā)送過(guò)程，該文件記錄被自動(dòng)轉(zhuǎn)移到“發(fā)文管理”的“已發(fā)送文件”視圖下,已發(fā)送文件 發(fā)送成功的文件均進(jìn)入“發(fā)文管理”下的“已發(fā)送文件”視圖中，單擊“已發(fā)送文件”，如圖5-38所示,已發(fā)送文件列表中顯示了已發(fā)送的文件標(biāo)題、文號(hào)、密級(jí)、緩急等，單擊標(biāo)題即可打開(kāi)當(dāng)前文件記錄，如圖5-39所示,可以對(duì)已發(fā)送的文件進(jìn)行回執(zhí)情況的查看，單擊操作條上的“發(fā)文跟蹤”按鈕即可進(jìn)入“查看公文發(fā)送日志”界面，如圖5-40所示,公文發(fā)送日志中記錄了該文件的公文標(biāo)題、文件字號(hào)、發(fā)送人、最新發(fā)送時(shí)間，并將所有接收單位的接收情況以表格形式羅