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文檔簡(jiǎn)介
1、公司費(fèi)用報(bào)銷制度斯舒郞公司費(fèi)用報(bào)銷制度第一條: 為了嚴(yán)格公司管理制度, 合理控制公司經(jīng)營(yíng)費(fèi)用, 根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的特點(diǎn),特制訂制度。第二條:費(fèi)用報(bào)銷的控制原則:計(jì)劃管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、層層把關(guān)。由各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門人員費(fèi)用報(bào)銷的實(shí)質(zhì)性、 合理性的一級(jí)審查; 由財(cái)務(wù)經(jīng)理對(duì)報(bào)銷票據(jù)的合法性進(jìn)行二級(jí)審查;由總經(jīng)理進(jìn)行最后的審核批準(zhǔn)。第三條:費(fèi)用的控制實(shí)行計(jì)劃管理, 由需要支付費(fèi)用的部門或個(gè)人先行填寫 “借款單”,列明:費(fèi)用的性質(zhì)、費(fèi)用的用途、費(fèi)用的預(yù)計(jì)金額、款項(xiàng)支付預(yù)計(jì)時(shí)間等要素,先報(bào)部門經(jīng)理審批同意后, 報(bào)總經(jīng)理審批, 待取得總經(jīng)理簽署同意的 “借款單”后方能執(zhí)行。第四條: 費(fèi)用發(fā)生過(guò)程中, 原則上
2、必需由兩人或兩人以上同時(shí)參與或執(zhí)行, 并互相監(jiān)督和共同承兌相關(guān)責(zé)任。第五條:費(fèi)用發(fā)生過(guò)程中, 當(dāng)事人應(yīng)充分取得費(fèi)用的相關(guān)單據(jù), 如:合約或協(xié)議、合法的票據(jù)等, 如因未能取得合法 (被稅務(wù)機(jī)關(guān)認(rèn)可) 的票據(jù)而遭受財(cái)務(wù)經(jīng)理剔除的部分支出,公司原則上不予以承擔(dān), 由當(dāng)事人自行負(fù)責(zé)。第六條: 費(fèi)用發(fā)生完畢后, 當(dāng)事人應(yīng)及時(shí)將收集到的費(fèi)用單據(jù)加以整理歸類, 采用公司統(tǒng)一印制的“費(fèi)用報(bào)銷單”規(guī)范粘貼,粘貼過(guò)程中應(yīng)區(qū)別費(fèi)用性質(zhì)(如:交通費(fèi)、 住宿費(fèi)、 餐飲費(fèi)、 招待費(fèi)、 辦公費(fèi)等) 分類粘貼, 便于歸類計(jì)算和整理。第七條:當(dāng)事人在填寫“費(fèi)用報(bào)銷單”時(shí),應(yīng)遵照“實(shí)事求是、準(zhǔn)確無(wú)誤”的原則,將費(fèi)用的發(fā)生原因、發(fā)
3、生金額、發(fā)生時(shí)間等要素填寫齊全,并簽署自己的名字,交共同參與的人員復(fù)查, 并請(qǐng)其在證明人一欄上簽署其姓名。 “費(fèi)用報(bào)銷單”的填寫一律不允許涂改, 尤其是費(fèi)用金額, 并要保證費(fèi)用金額的大、 小寫必須一致,否則無(wú)效。第八條:當(dāng)事人應(yīng)將填寫完整、附件齊全的“費(fèi)用報(bào)銷單”和已經(jīng)審批過(guò)的“用款申請(qǐng)單”一起送交本部門經(jīng)理進(jìn)行審批, 部門經(jīng)理應(yīng)重點(diǎn)對(duì)費(fèi)用發(fā)生的真實(shí)性、費(fèi)用預(yù)算金額與實(shí)際金額的差異合理性進(jìn)行審查, 部門經(jīng)理審查無(wú)異議后, 應(yīng)在“費(fèi)用報(bào)銷單”部門經(jīng)理一欄簽署審批意見并簽署部門經(jīng)理的名字。第九條:當(dāng)事人將取得經(jīng)過(guò)本部門經(jīng)理審批簽署后的 “費(fèi)用報(bào)銷單” 以及原審批的“借款單”送交財(cái)務(wù)經(jīng)理進(jìn)行審核,財(cái)
4、務(wù)經(jīng)理應(yīng)重點(diǎn)對(duì)“費(fèi)用報(bào)銷單”后所附的原始發(fā)票和單據(jù)進(jìn)行合法性審查, 對(duì)費(fèi)用金額的計(jì)算進(jìn)行復(fù)核稽查。 財(cái)務(wù)經(jīng)理審查無(wú)異議后, 應(yīng)在“費(fèi)用報(bào)銷單” 財(cái)務(wù)部門一欄簽署審批意見并簽署財(cái)務(wù)經(jīng)理的名字。第十條:當(dāng)事人將取得本部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)部門經(jīng)理審核簽署后的“費(fèi)用報(bào)銷單”以及原審批的 “借款單” 一起,通過(guò)公司內(nèi)部單據(jù)傳遞程序報(bào)送到公司總經(jīng)理處,由總經(jīng)理進(jìn)行最后的審查和審批。 總經(jīng)理一般僅從 “費(fèi)用報(bào)銷單” 的形式要素上進(jìn)行審查, 看報(bào)銷審批程序和相關(guān)人員的簽字是否齊全、 字跡是否真實(shí)。 總經(jīng)理審查無(wú)異議后, 在“費(fèi)用報(bào)銷單” 總經(jīng)理一欄簽署審批意見并簽名。第十一條:當(dāng)事人取得審批齊全的“費(fèi)用報(bào)銷單”以及
5、“借款單”后,應(yīng)在 3天之內(nèi)送交財(cái)務(wù)部門的出納員手上領(lǐng)取資金, 出納人員應(yīng)對(duì) “費(fèi)用報(bào)銷單” 進(jìn)行審核,重點(diǎn)看報(bào)銷單是否有涂改、 費(fèi)用的計(jì)算是否正確、 后附的發(fā)票是否齊全合法,審批手續(xù)是否齊備。出納人員在審核無(wú)誤后方能付款。公司費(fèi)用報(bào)銷管理制度目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)管理,強(qiáng)化費(fèi)用控制。2、適用范圍 有限公司員工費(fèi)用報(bào)銷管理。3、職責(zé)3.1 行政人事部負(fù)責(zé)制度的制定;3.2 各部門負(fù)責(zé)按照制度執(zhí)行。4、內(nèi)容4.1 費(fèi)用報(bào)銷審批權(quán)限:4.1.1 公司的費(fèi)用開支均由各部門經(jīng)理、副總經(jīng)理負(fù)責(zé)審核,財(cái)務(wù)部核實(shí),但最終批核權(quán)由總經(jīng)理審批。4.1.2 如遇總經(jīng)理外出,又急需于支付時(shí),可按下列情況處理:費(fèi)用在
6、500 元以下的,經(jīng)副總經(jīng)理審批后,財(cái)務(wù)部可予以先行報(bào)銷;費(fèi)用在 500 元以上的, 先由副總經(jīng)理向總經(jīng)理報(bào)告, 再由總經(jīng)理口頭 (電話) 或書面 (傳真、E-mail )指示財(cái)務(wù)人員先行處理。以上兩種情況,財(cái)務(wù)部出納必須待總經(jīng)理回來(lái)時(shí),再將有關(guān)單據(jù)交給補(bǔ)簽。4.1.3 具審批權(quán)限的人員, 不得簽涉及自己的費(fèi)用, 其費(fèi)用由其上級(jí)主管負(fù)責(zé)簽批。4.1.4 所有的費(fèi)用開支必須先獲享有審批權(quán)人同意,才能實(shí)施。不得“先斬后奏” 。4.1.5 凡差旅費(fèi)的借支應(yīng)提前一天上報(bào)財(cái)務(wù)部。4.2 費(fèi)用報(bào)銷流程:4.2.1 當(dāng)費(fèi)用發(fā)生后,受款人必須在三天內(nèi)填寫有關(guān)的報(bào)銷憑證,并辦妥本部門的審批手續(xù),交本部門專人統(tǒng)計(jì)
7、費(fèi)用報(bào)銷清單,再送往財(cái)務(wù)審核,超出三天的費(fèi)用不予報(bào)銷,責(zé)任自負(fù)。4.2.2.財(cái)務(wù)部必須認(rèn)真、負(fù)責(zé)地審查有關(guān)的報(bào)銷憑證及原始單據(jù),重點(diǎn)要審查其內(nèi)容是否真實(shí)合理,計(jì)算是否正確無(wú)誤,手續(xù)是否完備無(wú)缺, 有無(wú)違反公司規(guī)定和作弊嫌疑。 如有異議時(shí),財(cái)務(wù)部應(yīng)當(dāng)拒絕受理,并退回當(dāng)事人重新辦理。情節(jié)嚴(yán)重的, 必須立即報(bào)至其部門經(jīng)理及總經(jīng)理。4.2.3 由部門經(jīng)理審批無(wú)誤后,交副總經(jīng)理審批;經(jīng)財(cái)務(wù)部審核無(wú)誤的單據(jù),應(yīng)由財(cái)務(wù)部主管送給總經(jīng)理簽批。4.2.4 出納在收到經(jīng)獲總經(jīng)理,副總經(jīng)理( 500 元以下)批核的單據(jù)時(shí),應(yīng)當(dāng)盡快,足額地支付有關(guān)款項(xiàng)給受款人, 由受款人所在部門專人統(tǒng)一領(lǐng)取款項(xiàng), 并在費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表上簽
8、收領(lǐng)取金額款項(xiàng)。4.2.5 受款人到出納處領(lǐng)取款項(xiàng),在收款時(shí),應(yīng)當(dāng)面點(diǎn)清款項(xiàng),并在費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表上相應(yīng)領(lǐng)取的金額欄內(nèi)簽字確認(rèn)。4.3 借款:4.3.1 當(dāng)事人因公辦理涉及到費(fèi)用需借款,必須填寫借款申請(qǐng)單。4.3.2 借款時(shí)寫清借款的理由或用途,當(dāng)日借款金額在 500 元(含)以內(nèi)的經(jīng)部門經(jīng)理審核,副總審批。 借款金額超過(guò) 500 元時(shí),除完成以上程序外, 還須上報(bào)至總經(jīng)理報(bào)準(zhǔn)后方可支付。4.3.3 借款人在辦妥相應(yīng)的事項(xiàng)后, 應(yīng)及時(shí)辦理報(bào)銷手續(xù), 盡速與出納結(jié)算清楚。4.3.4、借款人在出納處已有借款沒(méi)有還清時(shí),出納有權(quán)拒付二次借款。4.3.5 當(dāng)借款人不及時(shí)結(jié)清借款之項(xiàng)目時(shí),出納有權(quán)從薪資中抵扣
9、。4.4 重點(diǎn)費(fèi)用有關(guān)規(guī)定:4.4.1 工資:4.4.1.1 每月 15 日為寫字樓薪金發(fā)放日, 15 日為各商場(chǎng)薪金發(fā)放日。4.4.1.2 薪資計(jì)算周期,每月 1 日至最后一日為一個(gè)月周期,每月 25 日后入職當(dāng)月不發(fā)放薪資,計(jì)入下一個(gè)月薪資內(nèi)。4.4.1.3 行政部在每月 5 日前,將上月各部門員工的“考勤情況”上報(bào)財(cái)務(wù)部。4.4.1.4 各商場(chǎng)的薪金核算必須在每月 10 日前,上報(bào)財(cái)務(wù)部核審。4.4.1.5 財(cái)務(wù)部在每月 13 日前,將所有員工的工資計(jì)算完畢,并交總經(jīng)理簽批。4.4.2 差旅費(fèi):4.4.2.1 出差人員住宿費(fèi)、伙食補(bǔ)助實(shí)行限額控制,部分包干的辦法,標(biāo)準(zhǔn)請(qǐng)見下表:類別 地區(qū)
10、類別 交通工具 手機(jī)補(bǔ)貼 住宿補(bǔ)貼(元/天) 餐費(fèi)補(bǔ)貼(元)董事長(zhǎng) /總經(jīng)理 飛機(jī)經(jīng)濟(jì)倉(cāng) 實(shí)報(bào)實(shí)銷 實(shí)報(bào)實(shí)銷 實(shí)報(bào)實(shí)銷副總經(jīng)理 /總監(jiān)級(jí) 一級(jí)地區(qū) 飛機(jī)經(jīng)濟(jì)倉(cāng) 20 元/天 200 45二級(jí)地區(qū) 180 35三級(jí)地區(qū) 150 20經(jīng)理/主管級(jí) 一級(jí)地區(qū) 火車硬臥 10 元/天 150 35二級(jí)地區(qū) 130 25三級(jí)地區(qū) 120 15主管級(jí)以下員工 一級(jí)地區(qū) 火車硬臥 5 元/天 130 30二級(jí)地區(qū) 100 20三級(jí)地區(qū) 80 15注:(1)副總經(jīng)理級(jí)包括:副總經(jīng)理、總監(jiān)、項(xiàng)目經(jīng)理(2)經(jīng)理 /主管級(jí)包括:公司各部門經(jīng)理(指部門第一負(fù)責(zé)人) 。(3)主管級(jí)以下員工:各部門普通員工及各專柜店長(zhǎng)。
11、4.4.2.2 交通工具4.4.2.2.1 普通人員不能乘坐飛機(jī),如遇特殊情況確需乘飛機(jī)的,必須獲總經(jīng)理特批方可。4.4.2.2.2 購(gòu)買飛機(jī)票工作,由行政部負(fù)責(zé)訂購(gòu),盡量享受票價(jià)的優(yōu)惠。4.4.2.2.3 凡獲可乘坐飛機(jī)者,在出入機(jī)場(chǎng)時(shí)一律乘坐民艦班車。4.4.2.2.4 凡乘坐火車的,如遇可乘坐硬臥而坐了硬座時(shí),可獲兩者之差額的 60%補(bǔ)貼。改乘長(zhǎng)途大巴不予補(bǔ)貼。4.4.2.3 住宿費(fèi)4.4.2.3.1 住宿標(biāo)準(zhǔn)是以一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)間同時(shí)住兩位同性同事為準(zhǔn), 并以入住者最高職位的檔次為限。4.4.2.3.2 員工出差時(shí), 如能自行解決住宿 (由客戶提供住宿的除外) ,可按相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)之 50%給予獎(jiǎng)
12、勵(lì)。4.4.2.3.3 當(dāng)天離開出差住地的,必須在當(dāng)日中午 12 時(shí)前辦理退房手續(xù),公司不再報(bào)銷半天的住宿費(fèi)。4.4.2.3.4 一級(jí)城市為上海、北京、深圳;二級(jí)城市為省會(huì)城市;三級(jí)城市為一、二級(jí)城市以外的地方。4.4.2.3.5 駐地之省內(nèi)出差應(yīng)盡量安排當(dāng)天往返。4.4.2.3.6 住宿費(fèi)必須有附具住宿費(fèi)用清單,公司只負(fù)責(zé)住宿費(fèi)用,其它產(chǎn)生的雜費(fèi)(如洗衣費(fèi),電話費(fèi),餐費(fèi))一概不予報(bào)支。4.4.2.3.7 住宿費(fèi)低于住宿標(biāo)準(zhǔn)的部分,按其差額給予 80%的獎(jiǎng)勵(lì)。4.4.2.4 出差伙食補(bǔ)貼:4.4.2.4.1 出差過(guò)程發(fā)生交際應(yīng)酬餐費(fèi)時(shí), 需扣除參與人員當(dāng)天出差補(bǔ)貼的 50%餐補(bǔ)。4.4.2.4
13、.2 出差補(bǔ)貼最小計(jì)算單位半天,計(jì)算方法為:出發(fā)日 12:00 前算 1 天;12:0018:00 算半天; 18:00 后不算;返回日 12:00 前不算; 12:0018:00 算半天; 18:00 后算 1天。4.4.2.5 出差手機(jī)費(fèi)(指漫游區(qū))補(bǔ)貼,非漫游區(qū)不另行補(bǔ)貼:如特殊情況需加手機(jī)話費(fèi)補(bǔ)貼的, 需提供充分的理由, 總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能生效。4.4.2.6 出差地的市內(nèi)交通費(fèi)(含的士費(fèi))定額:職 位 一級(jí)城市 二級(jí)城市 三級(jí)城市副總經(jīng)理 /總監(jiān)級(jí) 45 35 25經(jīng)理/主管級(jí) 35 25 15主管級(jí)以下員工 15 10 10以上定額憑出差地的車票實(shí)報(bào)實(shí)銷, 最高不可超過(guò)上述補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn),
14、 如本次出差累計(jì)數(shù)超出定額的由個(gè)人承擔(dān)。4.4.2.7、銷售部外派督導(dǎo)及專店裝修人員出差定義:是指員工到已設(shè)專柜所在地出差,不區(qū)分常駐和臨時(shí)外派公干。4.4.2.7.1 住宿規(guī)定:在外派期間, 公司統(tǒng)一安排外派員工居住于公司的宿舍中。 若無(wú)公司宿舍情況下, 住宿標(biāo)準(zhǔn)按公司差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行4.4.2.7.2 交通費(fèi)用及其他費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定:外派員工在所派地的市內(nèi)交通費(fèi)及其他費(fèi)用, 財(cái)務(wù)部一律不直接受理報(bào)銷; 該部分費(fèi)用由該地專店負(fù)責(zé)人根據(jù)實(shí)際情況, 按經(jīng)手人提供的合法發(fā)票實(shí)報(bào)實(shí)銷; 財(cái)務(wù)部根據(jù)該專店負(fù)責(zé)人提供的費(fèi)用報(bào)銷單, 審核有效后, 予以銷賬; 否則, 費(fèi)用由該專店負(fù)責(zé)人承擔(dān)。4.4.2.7.
15、3 伙食補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn):凡外派員工均享有外派伙食補(bǔ)貼, 標(biāo)準(zhǔn)與公司差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)一致。 出差報(bào)銷起止日期算頭不算尾。4.4.3 交際應(yīng)酬費(fèi):4.4.3.1 一般人員不能以任何理由請(qǐng)客送禮,確因需請(qǐng)客送禮,應(yīng)當(dāng)掌握分寸,發(fā)生金額在200 元以下, 事先須經(jīng)副總經(jīng)理同意。 如發(fā)生額在 300 元以上 /餐次的, 必須先獲總經(jīng)理的批準(zhǔn)。4.4.3.2 一次的金額應(yīng)控制在人均 50 元以內(nèi), 如發(fā)生額在 500 元以上的, 必須有證明人簽字。4.4.3.3 一次發(fā)生的交際費(fèi), 必須如實(shí)填寫清楚所應(yīng)酬的項(xiàng)目方可報(bào)支。 出差時(shí)發(fā)生的交際應(yīng)酬費(fèi)應(yīng)在差旅費(fèi)報(bào)銷中填報(bào)。4.4.3.4 每月的交際實(shí)行總量控制,并與部門
16、當(dāng)月業(yè)績(jī)掛鉤。4.4.3.5 市內(nèi)交通費(fèi)(出差時(shí)發(fā)生的按 4.4.2.6 條辦理):(1)因公事外出的車費(fèi)可實(shí)報(bào)實(shí)銷;(2)交通工具均以公交車、專線、小巴、地鐵為主;4.4.3.6 出租車費(fèi)一般不予報(bào)銷,但以下情況除外:陪同客戶辦事(如:看板、看貨、看場(chǎng))的,先向副總經(jīng)理申請(qǐng):提款在現(xiàn)金壹萬(wàn)元以上的:其他特殊情況,總經(jīng)理批準(zhǔn)的。4.5 費(fèi)用報(bào)銷的有關(guān)規(guī)定:4.5.1 每次報(bào)銷費(fèi)用,必須在事項(xiàng)結(jié)束起 3 日內(nèi),特殊情況一周內(nèi)完成,過(guò)期財(cái)務(wù)部可不予報(bào)銷。4.5.2 有關(guān)費(fèi)用必須按相關(guān) “費(fèi)用報(bào)銷憑證” 準(zhǔn)確、 如實(shí)地填寫, 具體要求如下:4.5.2.1 報(bào)銷憑證一律使用鋼筆或簽字筆填寫:4.5.2
17、.2 受款人姓名一律使用中文字書寫,字體要清楚。4.5.2.3 所屬部門按受款人所在部門的名稱填寫:4.5.2.4 填報(bào)日期按填寫當(dāng)日的日期填寫:4.5.2.5 附件張數(shù)按所附單據(jù)數(shù)量填寫:4.5.2.6 大、小寫金額必須填寫一致,不得涂改:4.5.2.7 發(fā)票、收據(jù)必須分開填寫有關(guān)“費(fèi)用報(bào)銷憑證” ;4.5.2.8 凡涉及購(gòu)物或非本人事項(xiàng)的報(bào)銷,必須有本部門同事作驗(yàn)收或證明人的簽名;4.5.3 如填報(bào)未符合上述要求,財(cái)務(wù)部有權(quán)要求經(jīng)辦人重新填報(bào)。4.5.4 所有費(fèi)用報(bào)銷,必須憑“發(fā)票”或“收據(jù)”為原始憑證,如確實(shí)無(wú)法取得原始票據(jù)的,須以“支付證明單”代替,并必須注明未能取得票據(jù)的原因。4.5
18、.5 如遇有票據(jù)丟失的, 將視同沒(méi)有發(fā)生費(fèi)用, 相關(guān)的損失由票據(jù)丟失人承擔(dān)。4.5.6 所有票據(jù)必須真實(shí), 如發(fā)現(xiàn)作弊時(shí), 財(cái)務(wù)部將按票面金額的兩倍處罰當(dāng)事人。4.6 出差管理辦法4.6.1 員工因公出差,應(yīng)填寫出差申請(qǐng)單 ,明確工作任務(wù)、出差地點(diǎn)、路線、時(shí)間及出差費(fèi)用預(yù)算。出差申請(qǐng)單由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后報(bào)總經(jīng)理審批,員工憑審批單據(jù)到財(cái)務(wù)部辦理借支手續(xù)后交行政人事部備案。4.6.2 出差期間,在不影響公務(wù)前提下就近回家省親辦事的,其繞道車船費(fèi)及其他非因公開支的一切費(fèi)用均由個(gè)人自理。4.6.3 出差期間若公休日加班未休息的,跨度 1 次周末假日的可以在返程兩日內(nèi)申請(qǐng)補(bǔ)休一日,跨度 2 次周末假日的
19、則可補(bǔ)休兩日,以此類推。4.6.4 出差期間除因工作需要或其他不可抗力,需要延時(shí)可電話請(qǐng)批外,不得因私事或其他原因借故延長(zhǎng)出差時(shí)間,否則額外費(fèi)用由個(gè)人承擔(dān),并以事假處理。4.6.5 員工出差費(fèi)用,應(yīng)據(jù)實(shí)提供真實(shí)票據(jù),不得虛報(bào)。對(duì)出差報(bào)賬有弄虛作假者除 扣回虛報(bào)金額外,并按嚴(yán)重過(guò)失予以處罰。4.6.6 出差人員出差完畢應(yīng)及時(shí)回公司報(bào)到,在行政人事部辦理銷差考勤登記,否則按曠工處理;同時(shí)應(yīng)在兩天內(nèi)到財(cái)務(wù)辦理費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)。4.6.7 出差期間,出差人員應(yīng)每天用出差所在地電話及短信形式向直接上級(jí)匯報(bào)工作情況;出差結(jié)束后, 出差人員應(yīng)就本次出差工作任務(wù)完成情況提交 出差工作反饋表 。4.7 關(guān)于辦公用品的采購(gòu)及維修:4.7.1 各業(yè)務(wù)公司所需辦公用品必須于每月 3 日前上報(bào)行政部,由行政部進(jìn)行審核匯總,上報(bào)總經(jīng)理審批。4.7.2 行政部根據(jù)審批采購(gòu)計(jì)劃,填寫“借支單” ,到財(cái)務(wù)部借支采購(gòu)。4.7.3 所采購(gòu)的物品必須統(tǒng)一保管,領(lǐng)用物品時(shí)填
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