備用金管理制度及流程

1、備用金管理制度一、目的：為了加強項目部備用金的管理，提高資金利用效率，有效控制資金占用，特制定本制度。二、備用金定義：備用金是單位內(nèi)部各部門工作人員用作零星開支、業(yè)務(wù)采購、差旅費等以現(xiàn)金方式借用的款項。三、備用金借款和報銷手續(xù)1 工作人員需臨時借用備用金時，先到財務(wù)部索取“借款單”，（駐外人員發(fā)借款審批）財務(wù)人員根據(jù)實際需要向借款人發(fā)放“借款單”，借款人按規(guī)定的格式內(nèi)容填寫借款日期、借款部門、借款人、借款用途和借款金額等事項，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理簽字同意，方可到財務(wù)部處辦理借款手續(xù)。財務(wù)人員審核簽字后的“借款單”各項內(nèi)容是否正確和完整，經(jīng)審核無誤后辦理付款手續(xù)。2 借款人員完成業(yè)務(wù)后應(yīng)在三日內(nèi)

2、到財務(wù)部索取“報銷單”（駐外人員發(fā)報銷審批），填寫好“報銷單”的各項規(guī)定內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和經(jīng)理審批后，再將“報銷單”返回財務(wù)部，財務(wù)人員根據(jù)財務(wù)制度規(guī)定認(rèn)真審核，審核無誤后，辦理報銷手續(xù)。3 借款人辦理報銷手續(xù)時，財務(wù)人員應(yīng)查閱“備用金”臺賬，查明報銷人員原借款金額，對報銷的超支款項應(yīng)及時付現(xiàn)退還本人，對報銷后低于備用金金額款項的，應(yīng)讓其退回余額以結(jié)清原借款單所借賬款。四、備用金的管理1 因業(yè)務(wù)原因長期借用備用金的人員可由財務(wù)部根據(jù)實際情況核定，撥出一筆固定數(shù)額的現(xiàn)金并規(guī)定使用范圍；使用部門必須設(shè)立專人經(jīng)管定額備用金，備用金經(jīng)管人員必須妥善保存支付備用金的收據(jù)、發(fā)票以及各種報銷憑證，并設(shè)備

3、用金登記簿，記錄各種零星支出。2 財務(wù)部應(yīng)當(dāng)按照借款日期、借款部門、借款人、用途、金額、注銷日期建立備用金臺賬，按月及時對賬清理。3 借用備用金的人員應(yīng)及時沖賬，對無故拖延者，財務(wù)部發(fā)出最后一次催辦通知后還不辦理者，財務(wù)部將從下月起直接從工資中抵扣，不再另行通知。4 跨年度使用備用金時，年底必須重新辦理借款手續(xù)，并沖銷上年借款。備用金申請流程如下備用金保管人填寫備用金申請，寫明具體用途 部門經(jīng)理審批 總經(jīng)理審批 財務(wù)復(fù)核、付款 。1、各部門備用金支出需取得相應(yīng)發(fā)票和單據(jù)及時到財務(wù)部報銷，如備用金是作一次性支出，部門備用金保管人需在支出后七天內(nèi)報銷，如備用金作為經(jīng)常零星支出，部門備用金保管人需在每月月底前到財務(wù)部報銷。如有需要，可再申請。2、備用金支出后在報銷時，需要在費用明細(xì)欄寫明具體用途和支出明細(xì)（如用途跟申請時不同，必須詳細(xì)解釋），同時必須提供發(fā)票或原始票據(jù)。3、備用金支出報銷流程：備用金保管人填寫報銷憑證 部門經(jīng)理審核 總經(jīng)理審批 財務(wù)復(fù)核記賬1、 其他：員工出差借款時，需要根據(jù)具體情況申請借款額度，首先由備用金保管人填寫備用金申請，然后部門經(jīng)理審批，再交總經(jīng)理審批。并在員工出差回公司后七天內(nèi)報銷沖賬。其他因公借款，首先由備用金