北京銀泰中心項目管理手冊成本管理部分

1、項目管理程序手冊北京銀泰中心2004年9月第五部分 成本管理5.1 引言有效的成本控制是項目管理團隊進行財務(wù)管理的主要職責之一，其重要性決不亞于施工管理。事實上，不當?shù)呢攧?wù)管理有可能導(dǎo)致整個項目的永久停頓。因此，一個有條理的具有詳細檢索和匯報功能的成本控制系統(tǒng)對管理一個項目是很重要的。否則成本超支會在項目組不知曉的情況下愈演愈烈，以致于在發(fā)現(xiàn)該問題的時候已經(jīng)貽誤了采取措施的最佳時機。完善的成本控制體系的另一益處是對變更、洽商和索賠的及時解決。若采取適當?shù)某绦颍稍诙唐趦?nèi)對承包商索賠進行評估，并作出接受或拒絕的決定，從而可以避免冗長的收尾索賠談判工作。本部分將詳細介紹我們建議的項目成本控制程序，

2、提供基礎(chǔ)成本管理文件的樣本并推斷出典型的成本控制分析和項目成本匯報文件每月成本報告。5.2 項目成本控制流程更新每月成本報告成本控制部編制每月成本報告業(yè)主發(fā)變更令給承包商執(zhí)行變更、洽商管理流程（參見本章5.4節(jié))成本控制部對變更費用做出估算并更新每月成本報告合同執(zhí)行過程中發(fā)生設(shè)計變更或洽商項目發(fā)包并確定合同價格工料測量師編制預(yù)算業(yè)主確定項目造價目標5.3 項目預(yù)算有效的成本控制的第一步是由業(yè)主確立本項目的造價目標（概算）。該造價目標的產(chǎn)生可以基于以往的項目造價或加以調(diào)整后的造價（每平方米目標造價x預(yù)測的建筑面積+現(xiàn)場費用），或以當前的市場價格資料為依據(jù)，并在此造價的基礎(chǔ)上確定項目設(shè)計工作的“設(shè)

3、計范圍”。知曉這種“成本上限”連同一個編制完善的設(shè)計大綱將直接會為設(shè)計師在選擇不同的工程系統(tǒng)、外立面系統(tǒng)以及裝飾完成面等方面提供指南。然后由項目工料測量師（QS）在方案設(shè)計階段編制預(yù)算，并與最初的造價目標（概算）加以比較。若預(yù)算在“成本上限”以內(nèi)且設(shè)計時間也符合要求，則業(yè)主應(yīng)該認同項目設(shè)計的發(fā)展方向是正確的。若設(shè)計工作令人滿意但概念設(shè)計的預(yù)算超過造價目標，則業(yè)主需作出決定，是批準這個新造價作為預(yù)算（如他們想保留當前的設(shè)計），還是指示設(shè)計師修改設(shè)計方案以降低造價。當需要設(shè)計修改時應(yīng)將成本超支的數(shù)額告知設(shè)計隊伍。在隨后的方案設(shè)計、深化設(shè)計和施工圖制作的各階段，該預(yù)算應(yīng)不斷地更新并按要求進行設(shè)計修改

4、。在每個設(shè)計階段和每次公布項目預(yù)算時，業(yè)主都應(yīng)該正式批準新的項目預(yù)算和相關(guān)的設(shè)計工作。項目預(yù)算的及早制定和適當?shù)墓芾韺轫椖抗芾韴F隊在項目設(shè)計進程管理方面提供有力工具，并確保將與設(shè)計相關(guān)的成本超支減少到最低程度。5.4 變更、洽商管理流程施工合同執(zhí)行過程中發(fā)生的變更通常來自兩個方面：一、業(yè)主、設(shè)計方提出的設(shè)計變更；二、施工方提出的工程洽商。設(shè)計變更依照政府要求采用表C23設(shè)計變更通知單。設(shè)計變更是設(shè)計院提出的對原有設(shè)計的修改，造成該修改的原因有多種，可能是新的設(shè)計條件，也可能是業(yè)主方提出的某些使用功能的改變。設(shè)計變更首先由設(shè)計方簽發(fā)，然后由施工、監(jiān)理、業(yè)主會簽。工程洽商依照政府要求采用表C24

5、工程洽商記錄。工程洽商是施工方從解決現(xiàn)場施工問題的角度出發(fā)提出的對原有設(shè)計的修改，如對采購困難的鋼筋進行替換等，也包括施工方對其合同外工作量的簽認。工程洽商首先由施工方簽發(fā)，然后由監(jiān)理、設(shè)計、業(yè)主會簽。如工程洽商涉及到需設(shè)計院確認的技術(shù)問題，施工方應(yīng)先與設(shè)計院做非正式溝通，然后再正式提出書面工程洽商。本項目對上述兩種變更分別采用不同的管理流程，見后頁流程一和流程二。流程一、業(yè)主、設(shè)計院提出設(shè)計變更的管理流程業(yè)主、設(shè)計院提出設(shè)計變更（表C23）業(yè)主方發(fā)正式變更令給承包商業(yè)主方審核承包商實施監(jiān)理公司審核業(yè)主方向承包商發(fā)變更令草案承包商報價業(yè)主方發(fā)正式變更令給承包商業(yè)主方審核監(jiān)理公司審核承包商報價承

6、包商實施承包商實施請承包商先執(zhí)行，然后提供報價請承包商提供報價，審核批準后再執(zhí)行純技術(shù)變更，不涉及費用流程二、承包商提出工程洽商的管理流程承包商提出工程洽商記錄（表C24）承包商實施業(yè)主方發(fā)正式變更令給承包商監(jiān)理公司審核簽認業(yè)主方發(fā)正式變更令給承包商承包商提供詳細報價供監(jiān)理、業(yè)主審核批準承包商實施監(jiān)理公司審核簽認承包商先提供詳細報價，經(jīng)各方批準后才實施承包商先提供估算報價（批準后再提供詳細報價或據(jù)實結(jié)算）承包商實施業(yè)主方審核簽認設(shè)計院審核簽認承包商填寫工程洽商申請單報監(jiān)理純技術(shù)變更，不涉及費用業(yè)主方審核簽認業(yè)主方審核簽認設(shè)計院技術(shù)簽認設(shè)計院技術(shù)簽認監(jiān)理公司審核簽認業(yè)主方審核簽認設(shè)計院技術(shù)簽認設(shè)

7、計院技術(shù)簽認業(yè)主方審核簽認5.5成本文件樣本一旦項目預(yù)算案獲得通過、設(shè)計作業(yè)完成且各分包合同簽訂以后，則項目成本應(yīng)采用一整套已制定的文件樣本進行管理。以下文件可作為標準的成本文件。變更令草案業(yè)主發(fā)給承包商洽商申請單承包商通過監(jiān)理發(fā)給業(yè)主變更令業(yè)主發(fā)給承包商變更/洽商審核表業(yè)主內(nèi)部使用以下簡要介紹上述各文件之間的關(guān)系。根據(jù)設(shè)計院發(fā)出的設(shè)計變更的內(nèi)容，業(yè)主方將發(fā)給承包商變更令草案要求其提供相應(yīng)的報價。承包商為了解決施工現(xiàn)場出現(xiàn)的問題通過監(jiān)理向業(yè)主方提出洽商申請單并提供相應(yīng)報價。在收到承包商對變更令草案或工程洽商的報價且該報價被監(jiān)理批準之后，業(yè)主方使用變更/洽商審核表進行內(nèi)部審核，審核通過后向承包商

8、發(fā)出正式變更令。同時每月成本報告中與此設(shè)計變更或工程洽商有關(guān)的“未承兌金額”將轉(zhuǎn)化為“承兌金額”。5.5.1 變更令草案變更令草案可作為項目管理團隊向承包商就新收到的設(shè)計變更發(fā)出的指令。由業(yè)主方責任工程師填寫并征詢成本控制部意見，最終由主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。變更令草案有三種報價方式供選擇：選項1 技術(shù)變更，沒有費用影響選項2 有費用影響，請承包商先實施，然后提供報價供審批選項3 有費用影響，請承包商先提供報價，經(jīng)批準后再實施如果選擇第1、2種方式，承包商在接到變更令草案后可立即組織實施，避免審批周期過長給工程帶來延誤。對于工程中注定要實施的設(shè)計變更，或造價能夠在合同中找到相應(yīng)依據(jù)的設(shè)計變更，通常選擇第

9、2種方式。第3種方式用于并不急于實施設(shè)計變更，如果承包商報價過高業(yè)主方可能放棄此變更或另外委托其它承包商實施。成本控制部在收到新的設(shè)計變更后，將及時對該設(shè)計變更可能造成的費用影響進行估算，根據(jù)估算數(shù)值調(diào)整每月成本報告中的“未承兌金額”一欄，用于提醒業(yè)主有關(guān)潛在的、未實際發(fā)生的費用。5.5.2 洽商申請單洽商申請單是承包商從解決現(xiàn)場施工問題的角度出發(fā)而提出的變更要求，也包括對其合同外附加工程量的簽認要求。洽商申請單由施工方首先報監(jiān)理，監(jiān)理責任工程師、造價工程師依據(jù)施工合同和所掌握的現(xiàn)場實際情況進行審核，總監(jiān)簽署意見后轉(zhuǎn)報業(yè)主。洽商申請單有三種報價方式供選擇：選項1 技術(shù)變更，沒有費用影響選項2

10、有費用影響，先提供粗略估算，批準實施后補報詳細報價選項3 有費用影響，詳細報價附后，業(yè)主批準后再實施承包商選擇第1、2種方式能夠較短的時間內(nèi)得到簽認，避免審批周期過長給工程帶來延誤，適用于施工中急需立即處理的問題。成本控制部在收到洽商申請單后，將及時對該洽商申請單可能造成的費用影響進行估算，根據(jù)估算數(shù)值調(diào)整每月成本報告中的“未承兌金額”一欄，用于在該洽商未正式批準實施前提醒業(yè)主有關(guān)潛在的、未實際發(fā)生的費用。5.5.3 變更令在收到承包商提交的對變更令草案或工程洽商的相應(yīng)報價后，若這些報價已通過監(jiān)理核查并經(jīng)業(yè)主審批同意，業(yè)主方即可向承包商發(fā)出變更令，同意讓其進行所指示的工作并確認相關(guān)費用。一份變

11、更令所確認的可以是多個變更令草案或工程洽商的累積成本。業(yè)主方發(fā)出變更令后，成本控制部將此前估算的相應(yīng)變更令草案或工程洽商所造成的費用數(shù)額從每月成本報告中的“未承兌金額”欄中刪除，并將該變更令的費用加入相應(yīng)受影響的工種的“承兌金額”欄中，項目總成本隨之調(diào)整。如果所發(fā)出的變更令涉及的費用只是從某工種現(xiàn)有的不可預(yù)見費用中相應(yīng)扣減，項目總成本將保持不變。5.5.4 變更/洽商審核表在正式變更令簽發(fā)前，業(yè)主方需要有一個內(nèi)部審核程序，這時就要用到變更/洽商審核表。此表需要由以下三方面簽署意見：工程技術(shù)部 責任工程師首先填寫此表并從技術(shù)角度提出審核意見，部門經(jīng)理簽字確認成本控制部 合同、造價工程師分別從合同

12、、造價角度提出審核意見，部門經(jīng)理簽字確認主管領(lǐng)導(dǎo)最終簽發(fā)或責成相關(guān)部門重新與承包商談判。5.6每月成本報告每月成本報告是項目管理非常有效的成本匯報工具，它在短短的幾頁報告中簡要概述了整個項目及各分包工種的財務(wù)狀況。運用每月成本報告對于“項目是超出還是低于預(yù)算”之類的問題就一目了然了。對于各分包工種，相同的評估也可快速地確定。該報告每月制作并遞交業(yè)主作為當前成本匯報的一部分，然后載入每月項目進展報告的成本匯報部分中。以下是包含在每月成本報告中的主要標題及其功能簡介：代碼預(yù)算代碼對應(yīng)于每月成本報告中的每一項目。描述對在每月成本報告中被跟蹤的各分包工種或成本條目的描述。初始預(yù)算初始預(yù)算（或概算）由工

13、料測量師編制的并經(jīng)業(yè)主批準，通常為基于概念設(shè)計或方案設(shè)計的預(yù)算。具體數(shù)據(jù)應(yīng)根據(jù)批準的預(yù)算輸入。批準的工作范圍變更通過工作范圍變更通知對業(yè)主批準的初始預(yù)算進行更改。這些更改既可反映經(jīng)審核批準的更新的預(yù)算，也可反映由業(yè)主批準的項目工作范圍的增減。這些數(shù)據(jù)應(yīng)在收到業(yè)主簽署的工作范圍變更通知后進行更新。 當前預(yù)算當前預(yù)算為初始預(yù)算加批準的工作范圍變更金額。當前預(yù)算作為確定項目成本是超過還是低于預(yù)算的依據(jù)。本欄目內(nèi)已編有計算公式，每月成本報告會自動計算出有關(guān)數(shù)據(jù)。合同金額包括已簽定的工程合同和采購定單合同在內(nèi)的所有初始合同金額。批準的變更令通過批準的變更令對已簽訂的合同工作進行更改。本欄目應(yīng)在收到業(yè)主簽

14、署批準的變更令后作相應(yīng)的更新。承兌金額合同金額加批準的變更令金額。本欄目反映所有目前合同工作的約定款額。每月成本報告會自動計算出有關(guān)數(shù)據(jù)。未承兌金額從當前預(yù)算中減去承兌金額得出。它反映所有將來成本可使用的款額。最終預(yù)計成本為承兌金額加潛在變更令金額。本欄目反映項目管理團隊對項目總成本的最佳預(yù)測。成本控制部在設(shè)計變更或工程洽商出現(xiàn)時，及時做出費用測算，在變更令尚未簽署前預(yù)估潛在的成本費用。這些潛在的成本變化代表了業(yè)主對尚未產(chǎn)生的成本變化的最佳估計。本成本項目的目的是為了對包括已知和估算成本在內(nèi)的所有預(yù)計項目成本提供項目成本管理的最佳預(yù)測。項目變更量（增）/減由當前預(yù)算減去最終預(yù)計成本而得出。本欄

15、目根據(jù)目前的成本數(shù)據(jù)計算得出項目成本的節(jié)省金額或低于預(yù)算的金額。這些數(shù)據(jù)將會因發(fā)布新的變更令而逐月變化。5.7現(xiàn)金流轉(zhuǎn)成本控制部應(yīng)準備與工作范圍、進度制約和其他因素相對應(yīng)的統(tǒng)一格式的現(xiàn)金流轉(zhuǎn)初始數(shù)據(jù)。每月（或按其他約定的時間）定期更新。需更新的數(shù)據(jù)包括當前成本計劃、項目預(yù)算金額和實際發(fā)生的資金收支情況。5.8中期付款評估5.8.1進度款申請流程承包商提交工程進度款申請表格 調(diào)整修改后重報監(jiān)理核查付款帳單的準確性以及完成工程量的百分比 業(yè)主工程技術(shù)部復(fù)核完成工程量的百分比業(yè)主成本控制部審核業(yè)主財務(wù)部安排付款5.8.2評估程序在首次對已完成的工作進行評估之前，承包商需要提交中期付款所需的工程進度款

16、申請表格供監(jiān)理和業(yè)主方審批。付款申請格式應(yīng)包括兩部分：1）付款申請單， 2）分包款項明細表。 付款申請單應(yīng)置于月付款帳單的首頁，其中應(yīng)寫明該月請款數(shù)額，以及諸如原合同價格、截至該月的變更價格、和已結(jié)帳的工作內(nèi)容等的信息。另外分包款項明細表應(yīng)詳細列出在合同中的工作項目的明細，并指明包含在本次付款帳單中的項目。對固定總價合同而言，此項工作由監(jiān)理與業(yè)主以完成工程量的百分比為基礎(chǔ)審查在中期付款期間完成的工作（而不是檢測實際完成的工作量）。分包款項明細表應(yīng)足夠詳細以便于核實所完成的工作，但也無需太過瑣碎以致審核過程花費太多時間。例如，工程量清單的細化程度對于分包款項明細表就過于詳細了。承包商應(yīng)在每月的最后一個工作日或之前把一式六份月付款申請遞交給監(jiān)理，每份均須由承包商認可的代表簽署。這些月付款申請應(yīng)包括當月所申請的所有工作。另外應(yīng)向承包商明確指出，業(yè)主方有權(quán)將沒有按時在月底遞交的月付款申請延遲到下個付款周期中去。監(jiān)理在收到承包商遞交的月申請付款單后，負責核查付款帳單表格和內(nèi)容，以及確認實際完成工程量的百分比。如果發(fā)現(xiàn)有重大錯誤或不相符（如付款明細表未經(jīng)同意，未收到變更令而進行新的工作，變更令未確認及其金額未與基本合同工作分開等，則交還承包商進行修正。經(jīng)監(jiān)