水利工程建設(shè)項目檔案管理的幾個問題

1、水利工程建設(shè)項目檔案管理的幾個問題水利工程在其工程準(zhǔn)備、建設(shè)實施、施工過程及竣工驗收時會產(chǎn)生數(shù)量較多的文件資料，該類文件資料即水利工程檔案，其載體形式十分豐富，包括文字、圖片、音像制品、單據(jù)、憑證等。由于其是伴隨著工程建設(shè)的過程而產(chǎn)生的，其內(nèi)容記錄了建設(shè)活動的各項內(nèi)容，包括活動、業(yè)績、施工經(jīng)驗、出現(xiàn)的各類問題及原因，能夠直接反映出工程建設(shè)的具體過程。因此其的真實性、全面性、及時性對于工程在投產(chǎn)使用后的管理工作、日常維護、工程的擴建或者改造等，均有著較為深遠的影響，因此需要對其進行科學(xué)的管理。1 水利工程建設(shè)項目檔案管理中存在的問題由于水利工程一般規(guī)模較大，其信息資料也相對數(shù)量較多且十分繁雜，在

2、管理中也出現(xiàn)了許多問題，具體有以下幾點：檔案資料收集不及時、資料的全面性及真實性不佳工程的參與單位會由于各種原因在建設(shè)的過程中未完全收集相關(guān)資料或者信息，而是在竣工驗收時才開始進行該項工作，或者僅僅為了應(yīng)對驗收才進行檔案的管理事宜，資料收集不及時，會直接造成資料的不全面、完整性不佳，真實性無法保障；人員對檔案工作的意義沒有深刻的認識，許多管理人員僅僅注重工程的施工質(zhì)量，而認為檔案管理是工程的附屬工作，對其不重視，管理態(tài)度也較為隨意，僅僅為了應(yīng)對檢查而采取突擊整理的方式，給檔案的管理工作造成了較大的阻礙與困難；管理水平較低，設(shè)備落后檔案管理部門的設(shè)備較為落后，計算機性能不佳，無法適應(yīng)現(xiàn)代工程建設(shè)

3、的發(fā)展，使得許多檔案的分類、管理等存在許多漏洞，管理水平較低；管理人員的技能素質(zhì)有限許多單位由于人員配置及人力資源管理的原因，許多單位并沒有配備專業(yè)的檔案管理人員，由其他部門的人員進行該項工作，事實上，該類人員并不具備相關(guān)的專業(yè)知識及技能，或者對于資料并不熟悉，降低了檔案整理的效率及質(zhì)量【1】。2 相應(yīng)管理措施2.1 完善檔案管理制度根據(jù)工程項目的各種情況及基本管理規(guī)律，制定出完整的檔案管理制度，檔案管理的各項均受到該制度的有效約束，貫穿整個檔案管理的過程，包括信息的收集、整理、建立檔案、分類管理、檔案的使用、安全保密等。在一個工程竣工驗收完畢后，即將該項目的各種檔案資料歸檔，并建立專門的項目

4、，使水利工程建設(shè)項目的檔案管理工作逐步實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化，提高檔案管理水平，并制定相應(yīng)的監(jiān)督機制，如建立專門的監(jiān)督小組，對檔案管理工作進行檢查，或者不定期核查檔案等，保障制度的落實到位，使之能夠真正發(fā)揮出應(yīng)有的作用【2】。2.2 明確各個單位職責(zé)范圍水利工程項目需要在各個單位的共同努力與協(xié)調(diào)配合下才能完成，水利工程建設(shè)項目的檔案也是來自于該類參與單位，因此對其的管理也需要各個單位一同參與，做好四納入工作，完善檔案管理工作的責(zé)任制度。先根據(jù)工程項目的各項信息及所屬關(guān)系，將檔案管理工作根據(jù)其形成的環(huán)節(jié)，包括信息收集、資料整理、核查、鑒別、歸檔、分類管理等，將責(zé)任細化，分別劃分至行政人員、項目經(jīng)理、

5、財務(wù)人員、質(zhì)量監(jiān)督人員、工程技術(shù)人員、建設(shè)資料專門管理人員等各個部門工作者的工作范圍，并將該責(zé)任直接收作項目經(jīng)濟合同書的條款內(nèi)容，建立完善的檔案工作責(zé)任制度，從責(zé)任機制上來提高檔案管理工作的水平，保障工程檔案的質(zhì)量。2.3 保持檔案管理工作與工程建設(shè)工作的同步性由于水利工程的形成特點，其是在工程建設(shè)的工作過程中產(chǎn)生的，且其各類信息會隨著水利工程建設(shè)工作的發(fā)展而不斷更新，因此在落實好水利工程檔案管理工作的四納入，保障檔案信息的全面性及真實性的基礎(chǔ)上，使工程的檔案管理工作與工程的建設(shè)工作保持一致，有利于保障各類信息的及時性，為了達到上述目標(biāo)，需要進行一系列的保障措施，具體有以下幾種：準(zhǔn)備階段的管理

6、要求在項目進行籌備時，即應(yīng)該直接提出各類文檔信息材料的收集要求，并做好思想工作。在項目的設(shè)計階段，應(yīng)將相關(guān)設(shè)計圖紙、計劃方案等文件妥善保存；在施工監(jiān)理、招標(biāo)投標(biāo)階段需要將各項要求納入合同條款或者協(xié)議內(nèi)容，包括各項資料的產(chǎn)生、保存、積累、建檔的規(guī)章制度等；施工階段的管理要求在施工中一般需要對施工進度、施工質(zhì)量等進行檢測，可以在該過程中加入各項文件材料產(chǎn)生情況的檢查，不僅能夠保障檔案形成的合理性，兩項工作同步進行也能提高管理工作的效率；竣工驗收后的措施項目在施工完畢后，竣工驗收時，也需要將工程檔案的核查編入工作范圍。2.4 引進先進管理技術(shù)社會在不斷進步，各項科學(xué)技術(shù)也在不斷的更新?lián)Q代，現(xiàn)代水利工

7、程項目的檔案管理也需要適應(yīng)新的社會形勢，達到使用者的要求而與時俱進的利用新型的管理技術(shù)管理各種檔案資料，更加方便于檔案資料的使用，使之能夠快速的發(fā)揮其基本功能。檔案管理部門應(yīng)引進先進的管理設(shè)備，如性能優(yōu)越的電腦，檔案管理系統(tǒng)等，并開展各項工作，推行電子文件檔案、縮微檔案、磁介質(zhì)檔案等檔案形式代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式，逐步實現(xiàn)檔案管理的電子化、信息化，并能夠更好的開展檔案管理工作的監(jiān)督工作，規(guī)范檔案的產(chǎn)生、收集、整理及分類等工作，并保持上述工作與電子檔案的一致性，提高檔案的全面性及準(zhǔn)確性。2.5 定期組織人員培訓(xùn)在引進先進設(shè)備的同時，還需要相應(yīng)的提高人員的技能素質(zhì)，便于掌握相關(guān)設(shè)備及系統(tǒng)的操作方法

8、，不斷的提高工作效率及質(zhì)量。檔案管理部門應(yīng)定期組織人員進行相關(guān)培訓(xùn)活動，如知識講座、進修、外派學(xué)習(xí)等活動。學(xué)習(xí)的內(nèi)容不僅需要涵蓋檔案管理工作的基本理論、計算機及管理系統(tǒng)的操作技巧、常見問題及注意事項，還需要包括英語學(xué)習(xí)、檔案管理工作的積極及重要性，不斷將管理人員的知識面擴寬、完善知識結(jié)構(gòu)閉關(guān)提高其在、思想覺悟，深刻認識到自身工作的意義及作用。3 結(jié)束語我國現(xiàn)代社會的發(fā)展，國家對于公共建設(shè)事業(yè)的重視程度逐步加深，建設(shè)工程的數(shù)量及規(guī)模都有了較大的提升。水利工程建設(shè)作為其中重要的組成部分，其在建設(shè)的各個階段均會產(chǎn)生的各種形式的信息資料，其即為水利工程的檔案。其作為水利工程建設(shè)、投產(chǎn)使用、今后的管理、日常維護等活動的重要依據(jù)，對于工程質(zhì)量及后期的安全使用有著重要意義，因此進行科學(xué)有效的管理措施是十分有必要的。在實際的管理工作中，管理人員需要全面把握工程的各項要素，如性質(zhì)、規(guī)模、人員結(jié)構(gòu)、管理水平、組織形式等，探索出適合實際工程的檔案管理辦法，提高管理水平，保障建設(shè)工程的質(zhì)量