辦公室日常工作培訓(xùn)ppt課件

1、辦公室日常工作培訓(xùn),1,辦公室日常工作技巧,2,拉進(jìn)關(guān)系的談話技巧,辦公人員的日常工作（以行政人員為例） 辦公人員日常工作的三大特征 辦公室的布置原則 郵件收發(fā)與傳閱注意事項(xiàng) 強(qiáng)化檔案管理 妥善安排上司的約會(huì),工作語(yǔ)言“規(guī)范”溝通 工作語(yǔ)言“文明”溝通,辦公室日常工作技巧,一）辦公人員的日常工作 （以行政人員為例,二）辦公人員日常工作的三大特征,多樣性與系統(tǒng)性的統(tǒng)一 輔助性與主動(dòng)性的統(tǒng)一 原則性與靈活性的統(tǒng)一,風(fēng)險(xiǎn)與機(jī)遇并存,三）辦公室的布置原則,整齊清潔、采光良好； 辦公桌椅柜架的排列應(yīng)采用直線對(duì)稱式； 使用同一規(guī)格的檔案柜、高度一致，增進(jìn)美觀； 將電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等大件辦公設(shè)備，安置在

2、一個(gè)區(qū)域內(nèi)，便于電源接線、管理和保養(yǎng)； 辦公室的桌面、桌椅應(yīng)保持一種色彩的協(xié)調(diào)。在辦公室內(nèi)點(diǎn)綴掛一些裝飾畫和放置一些自然或人工的綠色植物； 辦公桌和辦公區(qū)域要保持清潔等等,四）郵件收發(fā)與傳閱注意事項(xiàng),收信件細(xì)節(jié) 上司或同事的私人信件原封送交； “誤拆”應(yīng)立即封口、簽名、致歉； 裁開或剪開封口，保持信件完整； 檢查信封內(nèi)有無(wú)單據(jù)或名片，避免遺漏； 如有必要，可以登記信封的信息,五）強(qiáng)化檔案管理,強(qiáng)化“文檔一體化”意識(shí) 把文秘工作與檔案管理工作從組織制度到具體程序真正的交融在一起。 強(qiáng)化“全過(guò)程管理”工作意識(shí) “公文格式、行文規(guī)則、收發(fā)程序、公文管理要求、公文歸檔細(xì)節(jié)”，參考國(guó)家檔案法、格式、辦法

3、等法規(guī)。 強(qiáng)化“文書部門立卷”工作 公文立卷歸檔是文秘工作的最后環(huán)節(jié)，卻是檔案管理工作的開始環(huán)節(jié)，是真正的銜接點(diǎn),六）妥善安排上司的約會(huì),約會(huì)安排的原則 安排約會(huì)需要注意的細(xì)節(jié),1、安排上司約會(huì)的原則,配合上司的時(shí)間表 分辨輕重緩急 酌留彈性 處理好變更的約會(huì),2、安排約會(huì)需要注意的細(xì)節(jié),1）有些時(shí)間不宜安排約會(huì)：出差回來(lái)當(dāng)天、周末或假日、臨近下班,2）下班前將第二天的約會(huì)事項(xiàng)填進(jìn)小卡片，一張交給上司，一張交給司機(jī)，一張自己保存,3）及早備妥約會(huì)所需的資料，并在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候請(qǐng)上司過(guò)目。 （4）特別重要的約會(huì)在接近約會(huì)時(shí)間前，應(yīng)與對(duì)方再聯(lián)絡(luò)，以確保約會(huì)的順利進(jìn)行。 （5）按照需要，記錄會(huì)面內(nèi)容。

4、（6）保留會(huì)見人聯(lián)系資料，以便萬(wàn)一取消或是變動(dòng)時(shí)間可及時(shí)通知對(duì)方。 （7）隨時(shí)提醒上司準(zhǔn)時(shí)赴約等等,七）安全與保密工作,積極防范 突出重點(diǎn) 有保有放 內(nèi)外有別,不該說(shuō)的不說(shuō) 不該問(wèn)的不問(wèn) 不該看的不看 不該記錄的不記錄 不在非保密本上記錄 不在私人通信中涉及 不在公共場(chǎng)所談?wù)?不在非保密區(qū)存放 不在非保密區(qū)傳達(dá) 不在公共場(chǎng)所攜帶,原則,方針,八）有效的信息收集,經(jīng)濟(jì)信息 房產(chǎn)信息 政策信息 社會(huì)信息 投資信息,輔助決策 參考依據(jù) 工作基礎(chǔ) 管理依據(jù) 協(xié)調(diào)依據(jù),政府信息網(wǎng)絡(luò) 大眾傳播媒介 專業(yè)信息機(jī)構(gòu) 各大科研機(jī)構(gòu) 綜合專業(yè)網(wǎng)站,分類 加工篩選 綜合 核實(shí)與分析 使用,拉進(jìn)關(guān)系的談話技巧,一）工

5、作語(yǔ)言“規(guī)范”溝通,不非議國(guó)家國(guó)政 不涉及國(guó)家或行業(yè)秘密 不評(píng)論交往對(duì)象的內(nèi)部事務(wù) 不議論同事領(lǐng)導(dǎo) 不涉及格調(diào)不高的話題 不涉及私人問(wèn)題 “私人問(wèn)題五不問(wèn),工作場(chǎng)合六不談,問(wèn)題：工作場(chǎng)合哪些話題不適合談,工作語(yǔ)言“規(guī)范”溝通,不問(wèn)年紀(jì) “你多大了？” （臨近退休和白領(lǐng)麗人） 不問(wèn)收入 “你一個(gè)月掙多少？” 不問(wèn)健康 “貸款” 不問(wèn)經(jīng)歷 “學(xué)歷？” 不問(wèn)婚否 “國(guó)際慣例,私人問(wèn)題“五”不問(wèn),問(wèn)題：哪五個(gè)私人問(wèn)題不能問(wèn),工作語(yǔ)言“規(guī)范”溝通,請(qǐng)教對(duì)方擅長(zhǎng)的話題（你也在行） “貝多芬與裴多菲” 格調(diào)高雅的話題 哲學(xué)、歷史、地理、藝術(shù)、建筑、風(fēng)土人情 輕松愉快的話題 電影、電視、流行時(shí)尚、體育比賽、烹飪小吃、天氣狀態(tài)（聊天,工作場(chǎng)合最佳話題,工作語(yǔ)言“規(guī)范”溝通,行政職務(wù) 技術(shù)職稱 行業(yè)稱呼 時(shí)尚稱呼,無(wú)稱呼 替代性稱呼 不適當(dāng)?shù)胤叫苑Q呼 稱兄道弟 不適當(dāng)?shù)暮?jiǎn)稱,工作場(chǎng)合標(biāo)準(zhǔn)與禁忌稱呼,二）工作語(yǔ)言“文明”溝通,接待三聲 來(lái)有迎聲 問(wèn)有答聲 去有送聲,文明語(yǔ)言服務(wù)“三”要素,熱情三到 眼到（眼看眼） 口到（講普通話，因人而