辦公室管理-2015簡答題Word版

1、傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對您有幫助，可雙擊去除！一、 簡答題：1、 簡述辦公室的主要特點。答：（1）輔助性，（2）綜合性，（3）服務性2、 談談你對辦公室人員應具備的職業(yè)素質中“善某”的理解。答：（1）辦公室人員“善謀”要求：能夠正確理解上司的意圖，替上司過濾重要的事務；要“參”到點子上、“謀”到關鍵處、注重諫言技巧。 （2）辦公室工作人員“善謀”還必須謹防幾個誤區(qū)：一是“參政”意識過“度”，把自己擺在“準領導”或副職的位置，把幕后工作放到臺前；二是輕易拋出“夾生”想法，強加于領導，于公于已都不利；三是出“餿主意”幫倒忙，給工作帶來損失，造成被動。要避免以上誤區(qū)，就要求秘書人員用良好的職

2、業(yè)道德規(guī)范約束自己，踏踏實實地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悅、應付領導。3、 簡述辦公設備使用規(guī)范。答：（1）必須明確每臺設備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴格按照使用說明書的要求進行操作。 （2）必須明確專人專責專管制度，嚴禁任務人隨意使用，除非配置給個人專用或指定公用的。 （3）注意安全，注意節(jié)電，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)，注意每次使用的極限。 （4）未經(jīng)上司允準，任何人嚴禁私自使用辦公設備，尤其是用于處理私人事務。 （5）辦公設備的使用環(huán)境溫度為5OC到35OC，相對溫度為20%至85%，過低需用加溫器，過高需用除濕器，放在距設備5米左右有效影響距離。 （6）如果不處于工作狀態(tài)，使用完

3、畢應切斷電源。4、 簡述在儲藏間存儲辦公用品時的注意事項。答：（1）儲藏間或物品柜要上鎖，保證安全； （2）儲藏需要的面積取決于單位的大??； （3）合理擺放。例如在柜中和儲藏室放置物品，必須清楚地加標簽，發(fā)迅速找到物品和表明新物品應放置的地方，新物品置于舊物品的下面或后面等； （4）儲藏辦公用品應有良好的照明，以便容易找到； （5）辦公用品保存在干燥和通風良好的房間中。若存放在潮濕環(huán)境中，將導致紙張不能正常的送入打印機或復印機中； （6）訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。5、 簡述調查研究的三個階段及其主要任務。答：（1）準備階段，主要包括確定調研課題、成立調研小組、明確調研任務及要求； （2

4、）實施階段，主要包括確定調查方法、搜集整理材料、分析材料和綜合提煉調研成果； （3）完成階段，主要是撰寫調研報告。6、 簡述辦公室督查工作的方式。 答：（1）現(xiàn)場督查；（2）會議督查；（3）書面督查；（4）電話督查；（5）互聯(lián)網(wǎng)督查。7、 簡述辦公環(huán)境的含義并按照由遠及近的順序列舉環(huán)境類別。答：（1）辦公環(huán)境或稱辦公室環(huán)境，是直接或者間接作用和影響辦公過程的各種因素的綜合。（2）按照由遠及近的順序將辦公環(huán)境分為辦公活動社會環(huán)境、辦公活動職能環(huán)境和辦公活動工作環(huán)境。8、 簡述信訪工作中網(wǎng)絡來信的處理要求。答：（1）定時打開信箱，及時處理電子郵件； （2）重要信訪，及時報請； （3）轉辦信訪，跟蹤

5、督辦； （4）網(wǎng)絡保密，脫機閱讀。9、 簡述第三代時間管理的ABCD法則及其內容。答：（1）重要及緊急必須立刻做。（2）緊急但不重要在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來考慮這類事。（3）重要但不緊急只要是沒有前一類事的壓力，應該當成緊急的事去做，而不是拖延。（4）既不緊急也不重要（比如娛樂、消遣等事情）有閑工夫再說。10、 簡要回答公文寫作的五部曲。答：第一步，領悟領導意圖。要求：準確、全面、提煉，增加“貼近度“；第二步，站在領導角度考慮問題；第三步，把握常用思維方法：模式化思維、對象化思維、辨證思維、散點思維、求同存異思維；第四步，牢記擬寫公文要素及要求；第五步，符合國家公文格式標準。11、 簡要

6、回答起草請求的“五步棋”。答：第一，因為什么請求對原因、目的進行說明； 第二，請求什么問題提出請示的主題內容； 第三，怎樣解決問題提出解決問題的建議或方案； 第四，請求上級回復結尾用語的使用； 第五，有無附件需要說明根據(jù)需要確定使用附件與否。12、 簡述公文校對工作要求。答：（1）校正、補充一切與定稿不符的文字、標點符號、圖表、格式等錯漏； （2）解決統(tǒng)行、倒板、編面等排版方面的問題和正文、注碼與注文之間銜接以及頁碼編排問題； （3）進一步審核定稿中的疏漏，發(fā)現(xiàn)問題及時提交有關領導人或撰稿人處理； （4）需要使用標準校對符號； （5）對于重要的或者大量印刷的公文，應實施三校，四校，以確保公文的

7、正本不出差錯。13、 簡答電子公文處理過程的五個環(huán)節(jié)。、答：（1）創(chuàng)建:根據(jù)一定的規(guī)則建立電子公文的過程； （2）辦理：通過計算機系統(tǒng)對電子公文進行收發(fā)、批閱等相關操作； （3）交換：按始發(fā)者意圖進行跨系統(tǒng)的公文傳遞； （4）歸檔：依據(jù)國家或本部門檔案管理規(guī)定對辦理完畢后的電子公文予以存儲； （5）銷毀：依據(jù)有關規(guī)定將電子公文從存儲介質上物理刪除。14、 簡述公共關系的三大構成要素及其原則。答：一、公共關系的三大構成要素是：（1） 主體：社會組織；（2） 客體：公眾；（3） 手段：傳播途徑。二、公共關系的原則是：（1）公眾利益至上；（2）實事求是；（3）互惠互利；（4）雙向溝通；（5）始終如一

8、；（6）開拓創(chuàng)新；（7）整體統(tǒng)一。15、 衡量會議質量的會前基本標準有哪些？答：（1）會議是否確有召開的客觀必要性； （2）會議目的和會議風氣是否端正； （3）會議時機是否已經(jīng)成熟； （4）會議的議題是否明確，會前的溝通是否到位； （5）各項準備工作是否已經(jīng)準備充分，包括軟件和硬件。16、 簡述會議的積極作用。答：（1）交流信息，互通情報； （2）發(fā)揚民主，科學決策； （3）增強友誼，促進團結； （4）統(tǒng)一認識，協(xié)調行動； （5）帶動消費，促進經(jīng)濟。17、 簡述會務管理的要求。答：（1）會前的最后檢查：工作認真負責、細心、耐心； （2）組織簽到和登記：任勞任怨能連續(xù)作戰(zhàn)； （3）做好聯(lián)絡協(xié)調：

9、溝通協(xié)調能力強； （4）會議記錄與保密：業(yè)務素質與原則性； （5）會議后勤保障：服從分配協(xié)作意識好。18、 提高會議質量的主要方法和措施答：二、 案例題1、 問題：請你分析小曹這樣做的對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應該怎么辦？答：（1）小曹犯了多頭請求的錯誤。遵照領導職權公工、單身請求的原則，既然向主管領導請求了，就應該按孫的意見，不應多頭請求； （2）在工作中不應過分親近或疏遠某領導，以至落到尷尬的境地；（3）兩位領導都作了指示，如果張通情達理， 小曹應向他說明只能按職權分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；（4）如果不能求得諒解時，小曹應向兩位領導分別自我檢討，再建議兩位商議一個方法遵照

10、執(zhí)行；（5）如果矛盾不能統(tǒng)一，應向總經(jīng)理請求，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請他對孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。2、 問題：陳小姐被解雇是因為上司說她犯了五個錯，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯？答：一、她的犯的一個錯，分別是：（1） 該問的沒有問（指對方情況，手套的需要量）；（2） 該記的沒有記錄（對的姓名、公司、電話號碼）；（3） 該說的沒有說（沒有及時向上級匯報）；（4） 不該說的卻說了（價格上的自作主張，不向上司請求）；（5） 不懂得保護自己（即使自己自作主張拒絕了對方，犯了錯誤，也沒有必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地）。二、她在電話禮儀方面還犯了以下兩點錯誤：（1）

11、鈴響了沒有自報家門；（2）不等對方說完，就“啪“掛上電話。3、 問題：（1） 文秘人員接聽電話時，首先應做些什么？電話結束后又應做些什么？答：文秘人員接聽電話時，首先應自報家門。掛斷電話應該遵循“誰先打出誰先掛“的原則。丁秘書做錯了。（2） 假如你是丁秘書，針對朱磊第三次來電，你怎么說？答：丁秘書在朱磊第二次來電時，就應告知對方經(jīng)理不想與他聯(lián)系。在朱磊第三次來電時，丁秘書應該說：“你的事情，我已經(jīng)與經(jīng)理匯報過，對你們的生意經(jīng)理無意參與，尚未考慮與你聯(lián)系。請你以后不要來電話了。如果情況有了變化，我會主動與你聯(lián)系的。謝謝！“（3） 文秘人員怎樣審查來電？上體做法怎樣？答：審查來電時應該詢問對方的姓

12、名、單位、來電事由、回電號碼，然后請求上司是否想與對方通話。如上司同意通話，可打回電或請對方再打過來；如上司不想通話，應想辦法拒絕對方。（4） 文秘人員替上司審查來電時應遵偱什么原則？答：在電話中應既做到為領導“擋駕“，又不得在言語、行動上失禮，冒犯對方。4、 問題：你認為小趙在這兩件事上做得怎么樣？他有什么失誤？他應該怎么做？答：（1）不能說“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧“，辦公室人員不能替上司做主； （2）接待來訪者應細心傾聽，不應邊看報表邊聽； （3）對提重要建議的來訪者，應認真記錄，匯報給上司； （4）應熱情，不能對來訪者冷嘲熱諷； （5）對言辭激烈的來訪者應有禮有節(jié)，宣傳政策；

13、（6）應盡快為總經(jīng)理解圍，可以請保安或打110。5、 問題：你認為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應該怎么做才是正確的？答：（1）主人和客人之間，應該主人先伸手； （2）在替客人拿行李前應征求同意：“我替你拿可以嗎？“； （3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意； （4）司機開車，汽車的位次禮儀是“右為上，左為下；后為上，前為下“； （5）客人應該坐后排，小李應該坐副駕駛座； （6）客人公司的一些內部情況、個人收入、福利和家庭情況等是不合適的話題； （7）應該與客人談一些合適的話題，如天氣、風土人情、新聞等。6、 問題：你認為小劉究竟錯在哪些地方？正確的做法應該是怎樣的？答：（1）應該搞

14、清楚銷售員的人數(shù)和姓名，準備這份名單； （2）打印好書面通知； （3）在3天內，當面發(fā)放通知或電話通知（電話中需要對方確認時間、地點、內容等）到名單上的每個人； （4）通知不能寫在布告欄里，可能不被人注意； （5）通知上應寫清會議的時間（開始到結束時間）、地點； （6）應詳細寫清會議內容，應做好哪些準備； （7）應提前到會議室做好準備，做好簽到工作。7、 問題：小萬錯在哪里?應該怎樣寫這份會議通知？答：（1）會議通知缺少主題（議題）； （2）時間上缺少從幾點到幾點； （3）請哪些人出席不明確。 （4） 發(fā)放會議通知要交到會議出席者手上，可進行說明解釋。如本人不在，應請代收人（或秘書）簽字，打電

15、話確認是否出席。 三、 設計題1、 幾位領導同時布置任務怎么辦？面對兩位領導幾乎同時布置的工作，李助理陷入左右為難的境地請你為李助理設計一個合理的應對之策。答：（1）李助理接受任務后回到辦公室，向辦公室主任匯報，與其他助理協(xié)商，由他人完成楊副市長交辦的事項；（2）李助理自己全神貫注認認真真起草徐市長交代的緊急材料寫作任務；（3）他人查找完楊副市長所要的材料后，李助理親自將材料送至楊副市長處，如果可能，可以順帶把參與查找人員名字講一下。2、 設計一份A4白文件紙庫存記錄卡。庫存記錄卡項目：A4白文件紙 單位（數(shù)量包）：1令=500頁庫存參考號最大庫存量最小庫存量再訂貨量備注B4100令15令25令物品接收物品發(fā)放接收日期接收數(shù)量發(fā)票號供應商發(fā)放日期發(fā)放數(shù)量申請?zhí)柹暾埐块T余額3、 設計一份電話記錄卡。電話記錄卡來電者姓名來電者姓別來電者單位部門來放時間年月日時分通話要點1.2.結束時間年月日時分處理要點1.交由進行處理2.請由盡快回復記錄人4、 設計一個開業(yè)典禮的籌備工作流程。（1） 開業(yè)典禮的輿論宴會工作可運用傳播媒價在報紙、電臺、電視臺廣泛發(fā)布廣告或在告示欄中張貼開業(yè)告示；（2） 要做好來賓邀請工作；（3） 發(fā)放請柬；（4） 現(xiàn)場的布置；（5） 準備開幕詞、致答詞；（6） 要做好接待服務工