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1、基于會計電算化的會計檔案管理工作分析關鍵詞:會計電算; 會計檔案管理; 網(wǎng)絡安全管理; 防火墻;傳統(tǒng)會計檔案管理主要包括人工造冊、歸檔以及制定借閱手冊等, 同時銷毀一些過期的會計檔案還需嚴格遵守銷毀流程。該方式需要大量的人力和物力, 在管理過程中, 工作人員還容易出現(xiàn)管理差錯、檔案丟失等問題, 從而嚴重影響單位財務管理安全。會計電算化在會計檔案管理工作中的不斷應用, 不僅大大減少了人力和物力投入, 同時還有利于提高檔案管理的安全性和準確性。1 會計電算化條件下會計檔案管理工作存在的不足1.1 會計人員專業(yè)能力不高隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展, 會計電算化在單位會計管理工作中的應用越來越多, 并且隨著
2、相關技術人員不斷增加, 會計檔案管理工作也逐漸朝著規(guī)范化和系統(tǒng)化的方向發(fā)展。但是, 目前部分單位的會計檔案管理工作仍存在一些問題, 具體表現(xiàn)在以下幾點。第一, 部分會計人員沒有經(jīng)過專業(yè)的技術培訓或短期的培訓就開始上崗, 導致會計管理人員雖然簡單掌握了一些辦公軟件和財務管理軟件的操作方式, 但是對計算機的硬件和軟件了解非常少, 一旦出現(xiàn)問題很難及時采取正確的處理措施。第二, 部分會計工作人員不重視軟件更新后的相關功能, 在工作過程中仍然采用傳統(tǒng)的工作方式, 很難保障工作效率和質(zhì)量。第三, 招聘會計人員的方式過于單一。部分單位經(jīng)常在一些大型招聘會中招聘相關會計人才, 容易忽略其他渠道, 同時在招聘
3、過程中過于注重人才的專業(yè)技能, 而忽略人才的成長性, 因此在檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)員工不能勝任工作的情況。1.2 會計檔案管理工作的安全性難以得到保障隨著網(wǎng)絡犯罪率不斷升高, 采用電算化技術開展會計管理工作極易出現(xiàn)安全問題, 從而會威脅單位的信息安全。計算機網(wǎng)絡安全主要指數(shù)據(jù)和財產(chǎn)的安全性和保密性, 在日常工作中經(jīng)常出現(xiàn)黑客攻擊、網(wǎng)絡癱瘓以及數(shù)據(jù)庫被非法入侵等, 從而造成財務信息丟失、泄露以及損壞等。其中, 網(wǎng)絡攻擊對數(shù)據(jù)安全造成的危害最大, 一些不法分子在網(wǎng)絡上獲取的信息不僅對單位和個人的財產(chǎn)構成安全隱患, 同時還會泄露個人隱私, 進而會給單位和個人帶來損失。2 電算化會計檔案的特點電算化會
4、計檔案的內(nèi)容包括以下幾個方面:一是從會計電算化系統(tǒng)打印輸出的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等紙介質(zhì)檔案;二是以計算機硬盤、軟盤等磁性介質(zhì)或光盤等其他介質(zhì)存儲的、以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù)和會計數(shù)據(jù)庫;三是會計電算化軟件系統(tǒng)名稱、版本號, 與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務卡以及用戶手冊等全套文檔資料等。與傳統(tǒng)的財務檔案相比, 電算化會計檔案具有以下特點。2.1 擴大電算化會計檔案歸檔的范圍電算化會計檔案不僅能夠保管傳統(tǒng)意義上的由計算機財務軟件輸出的紙質(zhì)會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算資料, 還能保管脫離計算機系統(tǒng)存儲在光盤、磁盤等介質(zhì)上的電子會計檔案,
5、以及會計數(shù)據(jù)庫、計算機操作系統(tǒng)及網(wǎng)絡操作系統(tǒng)型號、會計電算化軟件系統(tǒng)名稱、版本號, 與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務卡以及用戶手冊等全套文檔資料等, 擴大了會計檔案的管理范圍。2.2 節(jié)省人力、物力電算化會計檔案能夠更方便、快捷、準確地保管會計資料。財務人員在存儲和調(diào)閱電算化會計檔案信息時, 在對以往幾年的財務數(shù)據(jù)進行分析時, 可以利用計算機財務軟件, 或部門局域網(wǎng)平臺進行查閱、運用財務數(shù)據(jù), 能夠在短時間內(nèi)準確、迅速地獲取相關信息, 為領導決策、業(yè)務部門項目管理等方面提供財務依據(jù)。同時, 會計電算化檔案能夠節(jié)約人力、物力, 提高了工作效率。2.3 對存儲的環(huán)境和條件有更高的要求電算化會計檔
6、案改變了傳統(tǒng)會計檔案的存儲介質(zhì), 一般存儲在磁盤、光盤等介質(zhì)上, 對存儲的環(huán)境和條件有更高的要求。一是歸檔載體應作防寫處理, 不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應直立存放, 做到防塵、防變形。二是對環(huán)境溫度要求較高, 應控制在1424, 相對濕度控制在45%60%。三是存放時應注意遠離強磁場, 并與有害氣本隔離。因電算化會計檔案具有系統(tǒng)依賴性, 只能在特定軟硬件環(huán)境的支持下才能打開, 還具有已毀損難查痕跡的特點, 所以電算化會計檔案的安全性、完整性更高。3 會計電算化條件下做好會計檔案管理工作的對策3.1 提升工作人員的綜合能力為了有效提高會計檔案管理工作的安全性和有效性, 單位需要不斷提升會計管
7、理人員的綜合素質(zhì), 不斷提升其會計專業(yè)技能水平。第一, 根據(jù)實際運營情況定期組織會計管理人員專題會議, 著重培養(yǎng)會計工作人員的理論知識和操作技能, 以此提高其專業(yè)能力。同時, 單位應定期選拔一些學習能力較強的會計人員外出深造或參加一些大型交流會等, 使其能及時發(fā)現(xiàn)工作中存在的不足, 并積極改善, 提高工作能力。第二, 注重引進高素質(zhì)人才。單位在招聘人才時應拓展招聘渠道, 例如除了采用智聯(lián)招聘、58同城等網(wǎng)絡招聘方式, 還可以在各地區(qū)大型招聘市場設立招聘崗位, 從而吸納更多高素質(zhì)人才加入, 為本單位注入新鮮血液。第三, 制定會計財務人員考核制度。單位可通過工作業(yè)績和工作能力測評確定財務人員的考核
8、成績, 同時將考核成績與會計人員的薪資、福利待遇等掛鉤, 以此調(diào)動會計工作人員的工作積極性。第四, 在電算化系統(tǒng)快速發(fā)展的背景下, 為了提高會計檔案管理工作質(zhì)量, 除了提高會計工作人員的專業(yè)技能外, 還需要培養(yǎng)會計工作人員的責任意識和安全意識?;诖? 單位應讓會計檔案管理人員真正明白檔案管理對單位發(fā)展的重要性。3.2 完善會計檔案管理制度在檔案管理工作中, 企業(yè)采用科學的管理制度不但能提高會計檔案管理效率, 同時還能保證財務信息安全。完善會計檔案管理制度要做好以下工作。第一, 在電算化系統(tǒng)開發(fā)和應用過程中, 企業(yè)需要嚴格按照正常操作流程開展工作, 并且在打印數(shù)據(jù)前需要妥善管理副本, 同時分類
9、保管現(xiàn)金日記賬、總分類賬以及記賬憑證等, 以此提高相關資料的管理質(zhì)量。此外, 會計檔案管理人員需要按照審計、稅務等相關部門的要求, 對報表和賬簿等進行科學整理。第二, 對于一些比較重要的賬簿則需要根據(jù)要求按月、季度以及年等進行打印、封存和收檔;對于一些涉及大筆現(xiàn)金、業(yè)務往來的賬簿則需要及時進行審核、記錄, 避免出現(xiàn)操作失誤現(xiàn)象。第三, 對于一些比較重要的財務信息除了做好紙質(zhì)檔案記錄外, 還需要做好電子檔案記錄, 并采用一些質(zhì)量較好的光盤記錄檔案信息, 并在年終整理和歸類所有的檔案信息, 然后交由負責人進行妥善管理, 從而便于以后查詢和閱讀。第四, 為了落實以上管理措施, 單位還需要根據(jù)實際情況
10、制定歸檔管理制度, 要求所有管理人員嚴格按照規(guī)范流程開展財務檔案管理工作。3.3 重視計算機安全網(wǎng)絡管理會計電算化雖然有利于提高會計管理的質(zhì)量和效率, 但其中也存在潛在危險, 因此, 單位需要及時制訂相應的改善方案, 以此確保單位會計管理工作順利開展。首先, 單位需要根據(jù)檔案會計管理工作的實際情況, 定期更新和完善電算化系統(tǒng), 并采取防火墻、殺毒軟件、更新登錄密碼等措施, 提高會計檔案管理的安全性, 避免檔案信息出現(xiàn)泄漏、丟失等現(xiàn)象。其次, 加強對內(nèi)會計檔案資料管理, 例如微縮膠片、光盤等在沒有得到相關部門負責人允許的情況下不可私自帶出、外借和私用, 加大相關檔案的管理力度。再次, 檔案管理工作人員在工作中應嚴格按照國家檔案局相關要求對檔案進行管理, 創(chuàng)建完善的電算化系統(tǒng)管理制度, 按照管理要求對相關檔案進行分類著錄和編號, 同時還需要對一些紙質(zhì)檔案做好防潮、防腐蝕等處理, 避免出現(xiàn)檔案丟失和破損現(xiàn)象。最后, 加強軟件和硬件設施管理, 減少檔案管理資料丟失現(xiàn)象。4 結語單位會計檔案中詳細記錄了經(jīng)濟往來的具體信息和數(shù)據(jù), 對單位穩(wěn)健發(fā)展發(fā)揮著指導性作用。在日常工作中, 會計檔案管理人員需要嚴格遵守檔案管理工作的流程, 同時, 單位還應采用設立防火墻、更新殺毒軟件以及更新登錄密碼等方式,
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