辦公室業(yè)務(wù)知識培訓

1、公文基礎(chǔ)知識培訓,2014年6月,目錄,一、公文常識、種類 二、公文格式 三、公文處理 四、請示、報告、函的寫法,公 文 常 識,公文具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書。 公文處理指公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作,公文的種類,股份公司的公文種類主要有九種： 1、決定 6、批復(fù) 2、通知 7、意見 3、通報 8、函 4、報告 9、會議紀要 5、請示,一）公文體例和格式規(guī)范 （二）怎樣對公文進行排版 （三）制發(fā)公文的流程,公文的格式,1. 發(fā)文字號 發(fā)文字號：由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文字號位于發(fā)文機關(guān)標識之下空2行，紅色反線之上，用3號方正仿宋體字，左右居中排

2、。年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應(yīng)標全稱，用六角括號“”括入,公文體例和格式規(guī)范,銷售人20145號,2. 秘密等級 凡密級文件都要標注秘密等級和秘密期限，位置在文件首頁右上角第1行，用3號黑體字居右標注。 吉林油田公司的商業(yè)秘密定為3級，統(tǒng)一采用如下方式標注： 吉油商密 吉油商密 吉油商密,公文體例和格式規(guī)范,公文體例和格式規(guī)范,3.簽發(fā)人 簽發(fā)人是指批準發(fā)出公文的機關(guān)領(lǐng)導人。主要用于請示、報告等上行文。一般由正職或主持日常工作的副職領(lǐng)導人簽發(fā)。 位置：平行列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號前空1字，簽發(fā)人后空1字，簽發(fā)人姓名用3號方正楷體,二、主體部分（主要包括標題、正文、成文日起、印章等） 1

3、. 公文標題 公文標題應(yīng)當準確簡要概括公文主要內(nèi)容并標明公文的種類。 公文標題一般由發(fā)文機關(guān)、主要內(nèi)容（事由）和文種三個要素構(gòu)成， 即發(fā)文機關(guān)+“關(guān)于”+事由+“的”+文種。 通常有紅色版頭的文件，由于版頭已標明發(fā)文機關(guān)名稱，標題中可省略發(fā)文機關(guān)，由事由和文種組成。 公文標題用二號方正小標宋體。行距用固定值35磅。 注意把握一點： 無論何時不省略文種,公文體例和格式規(guī)范,發(fā)文機關(guān)標識,文種,主要內(nèi)容（事由,標題編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布，呈梯形或菱形。要求回行斷詞時，詞意完整，排列對稱,公文標題中一般不用標點符號。當然“一般不用”也不是“一律不用”。除法律法規(guī)、規(guī)章制度

4、外，書刊名稱也可用書名號（）；某些表示特定意義的專用詞語等，可用引號（“ ”）；有些需加注釋或補充詞語時，可用括號；有些特別情況可用頓號（、），如下例情況；但人名、單位名之間等不用頓號，用半格空開。 禁止使用逗號、分號、冒號、句號、感嘆號等,不用頓號,轉(zhuǎn)發(fā)公文，如被轉(zhuǎn)發(fā)文件的標題過長，可以進一步壓縮文字，概括內(nèi)容，但不可以其發(fā)文字號代替標題。 比如：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)吉林油田公司中油吉內(nèi)控2008101號文件的通知。 轉(zhuǎn)發(fā)上級通知，在其標題之后，可以不再標公文的種類，以免出現(xiàn)“通知的通知,關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)財政部關(guān)于印發(fā)委托會計師事務(wù)所 審計招標規(guī)范的通知的通知,可省略,2.主送單位 主送單位是指公文的主要受理單

5、位，應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱，位于正文上方，頂格排印。決議、決定、公報、條例、規(guī)定、意見、通報、會議紀要等文種，主送單位名稱標注于印制版記上方，主題詞下方，打“發(fā)：xxx”。 行政口：公司各站隊、機關(guān)各科室： 黨群口：公司各黨支部（總支,3.正文 正文文字用3號方正仿宋體，公文用紙采用國際標準A4型，每頁22行，每行28個字；行距為固定值28磅。 自然段落起頭空兩格,4. 附件 標注附件題目，要在距正文空1行、前空2字寫上“附件：” 而后接著寫題目，若需回行，則采取內(nèi)對齊的方式編排。 附件標注序號均用阿拉伯數(shù)字，不用漢字序號；數(shù)字后面用的是圓點而不是頓號,對于“方案”、“計劃”、“工作要點

6、”、“辦法”等非正式文種需要上報或印發(fā)時，必須利用正式文種（如報告、通知等）作為載體來行文。這類被載運的非正式文種內(nèi)容應(yīng)作為公文的主體，而不是附件,5.發(fā)文機關(guān)署名、成文日期 發(fā)文機關(guān)署名。署發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，列成文日期之上。各單位根據(jù)擬發(fā)文件等級在發(fā)文機關(guān)署名處標注本級機關(guān)名稱，不標所屬上一級機關(guān)名稱,成文時間一般以領(lǐng)導人簽發(fā)的日期為準；如系聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關(guān)的領(lǐng)導人簽發(fā)日期為準。 成文日期位于發(fā)文機關(guān)署名下方，一般右空4字編排。采用阿拉伯數(shù)字，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位,2014年6月20日,二一四年六月二十日,正確,錯誤,2014年06月20日,6. 印章 公文中有發(fā)文機

7、關(guān)署名的，應(yīng)加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。少數(shù)文種（如：會議紀要、簡報、情況通報等）不加蓋印章。印章為紅色，頂端應(yīng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。印章統(tǒng)一采用下套式，即端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，下弧邊緣與成文日期下邊相切。印章位置應(yīng)蓋在成文日期中間偏上位置，要求上不壓正文，下不壓日期（即：盡量露出日期,二五年十一月十七日,下套式,中套式,特殊情況說明：當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決,此頁無正文”不能再用了,三、附注,公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。上行文、平行文附注處注

8、明聯(lián)系人及電話；下行文可標注印發(fā)傳達范圍。用3號方正仿宋體字，位于成文日期下行左空2字加圓括號標識。但如要求報送材料等文件中的聯(lián)系人及電話屬于正文內(nèi)容，不應(yīng)標識在附注處,四、版記部分（包括印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期等,用4號方正仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，如名稱過長，可采用規(guī)范化簡稱。印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位，后加“印發(fā)”二字,五、頁碼：一般用4號半角方正宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各加一條一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)連續(xù)編排,六、公文用紙幅面尺寸

9、及版面要求。 公文用紙為A4型紙，尺寸：寬210mm高297mm。 公文版心尺寸：寬156mm高225mm。 公文頁邊距：指文字區(qū)域與各頁邊的距離。上邊：37 mm，下邊：35 mm，左邊：28 mm，右邊：26 mm。 公文排版：一般每頁22行，每行28個字，行距固定值28磅。 字體和字號：均為方正字體，根據(jù)各要素不同使用方正字庫內(nèi)的相應(yīng)字體和字號,制發(fā)公文的流程,填寫文件擬稿紙,文件的處理,不能僅簽名了事,一）適用范圍 用于向上級機關(guān)請求指示或批準的事項： 1.超出本單位職責權(quán)限,請求上級單位批準的事項; 2.在工作中遇到新情況、新問題，請求上級單位解決或協(xié)助解決困難； 3.因某些工作事項

10、比較復(fù)雜或涉及不相隸屬單位，請求上級單位批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)所制發(fā)的文件； 4.對上級單位有關(guān)政策、規(guī)定中未明確的問題或工作中遇到的難以把握的問題，請求上級單位指示或予以明確,請示 報告 函,一、請示,二）請示的寫法,1.主送機關(guān): 只能是一個(向主管機關(guān)請示)，而且原則上不能越級。 2.正文: （1）請示緣由:請示事項的原因、背景、理由和依據(jù)。 注意：寫清請示事項的重要性、必要性，以引起上級的重視。 （2）請示事項：寫明請求上級指示或批準的具體事項。必要時提出對解決問題的意見。情況復(fù)雜的還可提出幾種方案，分別說明理由，以供上級選擇。 3.結(jié)束語：常用妥否，請示等做結(jié)束語,模版,XX（單位）關(guān)于XXXX

11、（事由）的請示 XX（主送機關(guān)）： 為了XXX（目的）， 根據(jù)XXX（依據(jù)），我公司擬XXX（意圖主旨）。具體情況如下： 一、XXXX（工作基本情況）。 二、XXXX（請示事項的必要性和可行性及其意義）。 三、XXXX（具體方案和請示事項）。 妥否，請批示。 （印章） XXXX年X月X日 （聯(lián)系人及電話：XXX XXXXXXXX,需要注意的事項,1.請示應(yīng)一文一事。陳述請示原因時理由要充分，表明請示事項的重要性、必要性和迫切性。請示的事項要具體明確，并提出傾向性的處理意見，供上級機關(guān)批復(fù)時參考； 2.請示只有一個主送機關(guān)，不得多頭主送。由于請示事項尚未獲得上級機關(guān)的批復(fù)，一般不應(yīng)有抄送機關(guān)。特

12、殊情況如受雙重領(lǐng)導的部門或單位，可將請示抄送另一個上級機關(guān)； 3.準確規(guī)范使用文種，不得將請示和報告混用。報告中不得夾帶請示事項。報告中若涉及請示事項，應(yīng)另行請示文件，與報告嚴格區(qū)分,4. 公司各單位報送公文，應(yīng)統(tǒng)一歸口報送至公司總經(jīng)理（黨委）辦公室辦理，一般不直接主送公司領(lǐng)導同志或業(yè)務(wù)部門。如因領(lǐng)導同志直接交辦確需主送領(lǐng)導同志的，應(yīng)以便函形式報送，文件落款處由單位負責人親筆簽字，不加蓋單位印章； 5.公司各單位報送上行公文時，主送機關(guān)應(yīng)寫規(guī)范化簡稱，即“吉林油田公司”或“吉林石油集團有限責任公司”，不得使用“油田公司”、“吉林油田”、“吉林油田公司辦公室”等。上行公文應(yīng)規(guī)范使用結(jié)束語，請示的

13、結(jié)束語為“妥否，請批示?！?，報告的結(jié)束語為“特此報告?！?。標點均為“?！保坏糜谩埃俊被颉?！”。結(jié)束語均另起段落，單占一行，與正文間不空行,一） 適用范圍： 用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問或交辦的事項、上報有關(guān)材料等。 （二） 種類： 1.工作報告 2.情況報告 3.答復(fù)報告 4.報送文件或材料的報告 提醒 關(guān)于XX的匯報不合適，因為 “匯報”不是規(guī)范的文種，應(yīng)改為“報告,二、報告,三）報告的寫法,正文部分結(jié)構(gòu)：原由（陳述報告的原因、目的）+事項（分條或分段）+結(jié)語（“特此報告”，或“以上報告如有不妥，請指正”） 1. 工作報告：簡要寫明匯報緣由、目的；重點對所做的工作進

14、行認真總結(jié)，寫明基本情況、主要成績、存在問題、經(jīng)驗體會和教訓；闡述下一步工作的意見和采取的措施,模版,XX（單位）關(guān)于XXXXX工作的報告 XX（主送機關(guān)）： 根據(jù)XX要求（或XX以來），我們XX（概述工作背景或基本情況），對XX工作進行了認真總結(jié)?，F(xiàn)將有關(guān)情況報告如下： 一、XXXXXX（工作基本情況）。 二、XXXX（主要做法和成績，包括辦法、措施和效果等）。 三、XXXX（存在問題及擬采取的對策措施）。 四、XXXXX（下一步工作安排和思路）。 （印章） XXXX年X月X日,2.情況報告,面對工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，特別是突發(fā)事件、意外事故、特殊問題等，需要向上級單位反映情況而寫的報

15、告。 以陳述為主，首先要交代清楚事件有關(guān)情況。敘述事件的發(fā)展過程，其性質(zhì)及當時的態(tài)勢；其次是分析存在的問題，提出處理意見和擬采取的措施等。 要側(cè)重闡述情況、問題和所采取的措施,請示和報告的區(qū)別,1.行文目的不同：請示需要上級機關(guān)做出明確答復(fù)，具有呈請性；報告不需要答復(fù)，具有呈報性。 2.行文時間不同：請示在工作行動之前行文；報告在工作結(jié)束或進程中、以及情況發(fā)生之后行文。 3.寫作內(nèi)容不同：報告不能夾帶請示內(nèi)容，請示可以帶有報告內(nèi)容；報告內(nèi)容可以寬泛（綜合性報告），也可以集中（專題報告）；請示只能一事一文,4.處理方式不同：上級必須答復(fù)下級的請示，不必一定答復(fù)下級的報告。 5.失誤后責任劃分不同：把應(yīng)該請示的寫成報告使問題得不到及時處理而造成損失的由下級負責；未能及時處理下級請示而造成損失的由上級負責。 請示和報告都是上行文，用語要尊重、簡要，分寸適度,保密知識宣貫,保密工作方針誰主管、誰負責， 誰產(chǎn)密、誰定密誰使用、誰管理， 誰泄密、誰負責,保密工作原則積極防范 突出重點 技管結(jié)合