材料采購管理細(xì)則

1、河北石家莊房地產(chǎn)開發(fā)有限公司材料 采 購 管 理 細(xì) 則水景花項(xiàng)目2011年12月采購管理是整個(gè)施工項(xiàng)目管理的重要組成部分。材料的采購管理 是項(xiàng)目采購管理的重要組成部分，也是耗用資金最多的一個(gè)環(huán)節(jié)，它 同時(shí)也是目前建筑項(xiàng)目成本管理中普遍失控的環(huán)節(jié)，也是參與人員損 公利己腐敗產(chǎn)生的環(huán)節(jié)；材料采購管理的優(yōu)與劣關(guān)系到了整個(gè)項(xiàng)目成 本管理的成敗，它已成為建筑施工業(yè)對施工項(xiàng)目管理重點(diǎn)關(guān)注的領(lǐng) 域。做好采購管理，應(yīng)該從兩個(gè)層面著手，分別是從技術(shù)層面提高 業(yè)務(wù)的執(zhí)行能力和從系統(tǒng)建設(shè)方面創(chuàng)建采購的環(huán)境，并不斷從這兩個(gè) 方面持續(xù)改進(jìn)，最終一定會收到良好的效益。規(guī)范采購行為，在技術(shù) 層面上提升業(yè)務(wù)能力。材料采購管

2、理是從采購計(jì)劃開始，到采購詢價(jià)、采購合同簽定,直到采購材料進(jìn)場為止的過程管理。第一章工作原則第一條參加物資采購的所有人員都要以對公司高度負(fù)責(zé)的精神，力 求節(jié)約,反對浪費(fèi)”廉潔高效的履行職責(zé)。第二條在各項(xiàng)采購活動(dòng)中都必須遵守國家有關(guān)法律、法規(guī)和公司的 有關(guān)規(guī)章制度，都要遵循公開、公平、公正和集體采購、貨比 三家、擇優(yōu)選購的原則，選定符合使用要求、性價(jià)比較高的物資。 第三條采購工作程序必須引入市場競爭機(jī)制，一般情況下至少應(yīng)引 入三家以上供應(yīng)商參與競爭。且要從維護(hù)公司利益出發(fā)，本著誠實(shí)、 信用、平等互利、協(xié)商一致的原則處理各種商務(wù)關(guān)系。第二章采購工作組的設(shè)立第四條采購工作組的設(shè)立1、采購工作組由項(xiàng)目

3、部組建，實(shí)行組長協(xié)調(diào)下的部門代表分工負(fù)責(zé) 制。組長由主管材料設(shè)備采購工作的工程部副經(jīng)理擔(dān)任,副組長由現(xiàn) 場工程師擔(dān)任，小組成員由工程部建議名單，報(bào)請公司總經(jīng)理同意后 確定。人員的組成應(yīng)以保證形成廉潔、高效的工作機(jī)制，保證采購任 務(wù)如期完成為原則。3、考察小組組長由工程部副經(jīng)理擔(dān)任、副組長現(xiàn)場工程師擔(dān)任,人 員由采購工作組確定,考察小組對采購工作組負(fù)責(zé)，職能是對經(jīng)資格 審查合格的供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營條件、產(chǎn)品質(zhì)量、銷售業(yè)績、售后服務(wù) 等情況進(jìn)行實(shí)地考察。并在考察基礎(chǔ)上形成考察報(bào)告，提交給采購工 作組。主要職責(zé)是通過考察后提出參加招標(biāo)的入圍供應(yīng)商名單和相關(guān) 資料，報(bào)采購工作組審定。4、評標(biāo)小組 組長由

4、總經(jīng)理擔(dān)任、畐9組長工程部經(jīng)理擔(dān)任，人員由采 購工作組確定，可根據(jù)需要在采購工作組人員的基礎(chǔ)上擴(kuò)充設(shè)立評標(biāo) 組，職能是根據(jù)考察報(bào)告及供應(yīng)商的投標(biāo)文件等資料，經(jīng)評標(biāo)組評議 向采購工作組提交評標(biāo)結(jié)果（即初步確定首選中標(biāo)人和備選中標(biāo) 人X5、詢價(jià)談判小組按采購工作的實(shí)際要求，組長由工程部副經(jīng)理擔(dān)任, 人員由采購工作組確定。職能是通過詢價(jià)談判的方式，按照合理低價(jià) 原則初步確定供應(yīng)商,報(bào)采購工作組最終確定結(jié)果。第五條采購工作組和部門代表的職責(zé)和權(quán)利采購工作組成員獨(dú)立履行本辦法要求的職責(zé)，對本部門或本單位 負(fù)責(zé)。參與采購活動(dòng)的小組成員都有權(quán)利和責(zé)任對包括質(zhì)量、價(jià)格在 內(nèi)的各項(xiàng)采購事宜行使質(zhì)疑權(quán)、建議權(quán)和表

5、決權(quán)，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。1、采購工作組，對基建物資采購工作業(yè)務(wù)總體負(fù)責(zé)，主要職責(zé)是： 負(fù)責(zé)擬寫采購小組工作方案；組織協(xié)調(diào)各有關(guān)部門參與采購活動(dòng);向 采購小組提交采購資源信息；落實(shí)采購工作組決議，整體推進(jìn)工作進(jìn) 度，保證按時(shí)完成任務(wù);負(fù)責(zé)組織監(jiān)理及施工單位一起對進(jìn)工地的物 資驗(yàn)收與檢驗(yàn);負(fù)責(zé)采購文件資料的形成、整理、歸檔工作;對采購 物資的總體質(zhì)量和價(jià)格情況承擔(dān)主要責(zé)任（其中工程部對所選擇的物 資的技術(shù)指標(biāo)及質(zhì)量負(fù)責(zé)，采購部對按要求采購回的物資的質(zhì)量和價(jià) 格負(fù)責(zé)L2、監(jiān)審處：由公司總經(jīng)理組織，在基建物資采購工作中主要負(fù)監(jiān)督 職責(zé)。參與擬定采購小組工作方案；監(jiān)督采購小組依據(jù)國家法規(guī)和學(xué) 校制度正確實(shí)

6、施工作程序；監(jiān)督采購少組成員正確履行職責(zé)；參與供 應(yīng)商的考察與資格認(rèn)定;參與相關(guān)驗(yàn)收工作;監(jiān)督檢查合同履行情況; 對采購情況建立成果檔案；在招標(biāo)采購活動(dòng)備案表中就采購小組 工作情況做出監(jiān)察報(bào)告;并對采購物資的合同價(jià)格承擔(dān)監(jiān)督責(zé)任。3、財(cái)務(wù)部：根據(jù)需要參與30萬元以上的物資采購活動(dòng)。加強(qiáng)對材 料及設(shè)備的采購資金的使用與管理。4、現(xiàn)場工程師：對標(biāo)的物的技術(shù)品質(zhì)和技術(shù)性能的評審結(jié)果負(fù)責(zé)， 參與相關(guān)的驗(yàn)收工作。5、其它部門根據(jù)采購活動(dòng)的具體情況和實(shí)際需要作為一般成員參與 工作對小組決議承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。采購員職責(zé)1）作為采購部的員工必須對公司絕對忠誠。不接受廠商的回扣、旅 游招待、贈(zèng)品、宴會,違者將按公司

7、有關(guān)規(guī)定處理。2）采購人員必須了解本部門的專業(yè)知識，避免采購假冒偽劣商品及 被廠商蒙騙。3）采購人員必須具備豐富的商品知識，慎重選擇商品，建立商品組 織，控制商品結(jié)構(gòu)，清除滯銷商品，經(jīng)常引進(jìn)新商品，維持商品的快 速周轉(zhuǎn)及新鮮度。4）采購人員應(yīng)密切注意市場行情的變化，掌握市場信息。5 ）采購人員應(yīng)隨時(shí)關(guān)注天氣的變化，及時(shí)調(diào)節(jié)受影響的商品的庫存。6）采購人員應(yīng)經(jīng)常深入賣場，了解商情、客情，以期創(chuàng)造最佳的銷 售業(yè)績。7）采購人員應(yīng)建立穩(wěn)定的采購渠道，尋找充足的貨源，避免脫銷。8）采購人員必須適時(shí)開發(fā)新商品。9）采購人員應(yīng)經(jīng)常做市場調(diào)查，掌握競爭對手的商品構(gòu)成、價(jià)格策 略、促銷手段等。并采取相應(yīng)對策。

8、10 ）采購人員應(yīng)定期收集銷售數(shù)據(jù)，分析銷售狀況，并及時(shí)做出整 改措施。11）采購人員應(yīng)定期擬定促銷計(jì)劃，并策劃實(shí)施。12 ）采購應(yīng)了解商品特性，并突顯其特性。13 ）作為一個(gè)合格的采購員，除應(yīng)具備豐富的商品知識外，還應(yīng)了 解與采購有關(guān)的法律、法規(guī)等相關(guān)的專業(yè)知識第六條采購工作組、詢價(jià)談判小組、考察小組、評標(biāo)小組議事規(guī)則:1、以滿足設(shè)計(jì)和使用需求為前提，依據(jù)審定的計(jì)劃控制待采購物資 的質(zhì)量等級，力求節(jié)約。2、投標(biāo)報(bào)價(jià)口徑一致，質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)并重，同等產(chǎn)品比質(zhì)量、 同等質(zhì)量比價(jià)格、同等價(jià)格比服務(wù)，綜合評議t岀交。3、在質(zhì)量、服務(wù)保證的前提下，貫徹合理低價(jià)中標(biāo)原則。在采 購價(jià)不低于成本價(jià)的情況下

9、,可以價(jià)格不封底。在質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù) 同樣的情況下，可優(yōu)先照顧有信管的老客戶。4、小組應(yīng)在充分考慮主要責(zé)任承擔(dān)人意見的基礎(chǔ)上，按照少數(shù)服 從多數(shù)的原則形成小組決議，小組決議會簽完成后認(rèn)定有效。第三童采購活動(dòng)的運(yùn)作方式第七條基建物資采購方式按采購資金的大小和性質(zhì)可分為公開 招標(biāo)、邀請招標(biāo)、詢標(biāo)競價(jià)、詢價(jià)談判、認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)、商務(wù)關(guān)系存續(xù)等 六種運(yùn)作方式選定供應(yīng)商。第八條采購計(jì)劃確定經(jīng)濟(jì)采購量。經(jīng)濟(jì)采購量就是項(xiàng)目一定期間材料存貨相關(guān) 總成本達(dá)到最低的一批采購數(shù)量;與存貨相關(guān)的成本，是指為形成和 維持材料采購管理而引起的各項(xiàng)費(fèi)用支出，其總額隨材料數(shù)量、價(jià)格 等屬性的變化而增減，主要由訂貨成本、購買成本、儲

10、存成本和缺貨 成本四部分構(gòu)成。確定經(jīng)濟(jì)采購量的目的，就是使與材料有關(guān)的上述 四項(xiàng)成本總和達(dá)到最低；根據(jù)施工項(xiàng)目的一般情況，由于訂貨成本和 儲存成本相對較小，重點(diǎn)要考慮購買成本和缺貨成本之和的最小化， 最終得出一定期間的經(jīng)濟(jì)采購量。編制采購計(jì)劃。根據(jù)材料的需用計(jì)劃和采購經(jīng)濟(jì)采購量的分析結(jié) 果以及將要選擇的合同類型編制采購計(jì)劃，說明如何對采購過程進(jìn)行 管理;具體包括合同類型、組織采購的人員、管理潛在的供應(yīng)商、編 制采購文檔、制定評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等采購計(jì)劃一般由項(xiàng)目部門制定；根據(jù)項(xiàng) 目需要，采購管理計(jì)劃可以是正式、詳細(xì)的，也可以是非正式、概括 的,關(guān)鍵強(qiáng)調(diào)其正確性、及時(shí)性和可執(zhí)行性。第九條采購詢價(jià)采購詢價(jià)就

11、是從可能的賣方那里獲得誰有資格、誰能最低成本完 成材料采購計(jì)劃中的供應(yīng)任務(wù)，確定供應(yīng)商的范圍，該過程的專業(yè)術(shù) 語也叫供方資格確認(rèn)，獲取信息的渠道有招標(biāo)公告、行業(yè)刊物、專業(yè) 建筑網(wǎng)站等媒體。第十條供應(yīng)商確認(rèn)和采購合同簽定選擇供應(yīng)商的主要參照條件就是在采購詢價(jià)環(huán)節(jié)的評價(jià)結(jié)果”當(dāng) 然也要參照其他標(biāo)準(zhǔn)，如供應(yīng)能力、歷史信譽(yù)等。比如具體確定商品 混凝土的供應(yīng)商是一家還是多家，一般都要考慮不少于兩家供應(yīng)商， 以防供應(yīng)不及時(shí)導(dǎo)致停工風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，這里就需要考慮到混凝土澆注 本身需要連續(xù)性等要求。采購合同就是在確定了供應(yīng)商后，項(xiàng)目與供應(yīng)商之間簽定的確保 雙方履行約定的一份法律文件；在簽定之前，需要對合同類型進(jìn)行

12、選 擇，因?yàn)椴煌暮贤愋蜎Q定了風(fēng)險(xiǎn)在買方和賣方之間分配；項(xiàng)目的 目標(biāo)是把最大的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)放在供應(yīng)商”同時(shí)維護(hù)對項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)、高效執(zhí) 行的獎(jiǎng)勵(lì)；供應(yīng)商的目標(biāo)是把風(fēng)險(xiǎn)降到最低，同時(shí)使利潤最大化。常見的合同可分為以下三種： 成本加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)合同：主要用于 長期的、硬件開發(fā)和試驗(yàn)要求多的合同；固定價(jià)格加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)用合 同：長期的高價(jià)值合同；固定總價(jià)合同：項(xiàng)目易于控制總成本，風(fēng) 險(xiǎn)最??；供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)最大而潛在利潤可能最大，因而最常用。遏制采購腐敗，在系統(tǒng)建設(shè)上全面完善現(xiàn)職某建筑項(xiàng)目采購的管理人員坦言:采購腐敗是防不勝防的, 我做了這么多年項(xiàng)目，大多數(shù)項(xiàng)目都繞不過這道坎采購腐敗 可謂觸目驚心，在許多項(xiàng)目，只要你和采購粘

13、上邊，一個(gè)項(xiàng)目下來， 幾萬、幾十萬是常有的事情，這里的名堂太多了 ！ 這就是現(xiàn)實(shí)。為 尋求對這類問題的解決方案，我們需要在以下多個(gè)方面來著手去采取 措施：崗位建設(shè)、人員選擇、員工培訓(xùn)、員工績效考核、薪酬分配制 度建設(shè)和利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)加強(qiáng)監(jiān)督等等。崗位建設(shè)針對采購環(huán)節(jié),需要設(shè)置不同的崗位，是為了解決采購權(quán)力不要 過分集中，需要互相制約和監(jiān)督,同時(shí)又不要影響各崗位人員工作積 極性。般來說，項(xiàng)目需要設(shè)置采購總負(fù)責(zé)人、詢價(jià)員、合同員、采購 員和庫管員等五個(gè)崗位；采購總負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)材料的采購管理，依 據(jù)材料需用計(jì)劃和崗位目標(biāo)責(zé)任成本的管理規(guī)定等，制定并執(zhí)行采購 計(jì)劃，協(xié)調(diào)并充分利用內(nèi)部資源，最終高

14、效低成本地采購到所需要物 資;詢價(jià)員主要負(fù)責(zé)按計(jì)劃探詢市場中定向物資的信息，書面提供給 采購負(fù)責(zé)人和采購員，同時(shí)進(jìn)行文檔的存檔管理；合同員的職責(zé)就是 管理合同文件，隨時(shí)監(jiān)督合同執(zhí)行情況;采購員的職責(zé)更多的是具體 按合同,以指定的價(jià)格和數(shù)量執(zhí)行采購任務(wù)；庫管員的主要職責(zé)是按 標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收材料入庫”材料進(jìn)場后”合理規(guī)劃存放和使用,盡可能的減 少儲存成本，做好庫房的管理。崗位設(shè)置的多少也不是一概而論，要以項(xiàng)目的大小和施工時(shí)間的 跨度等實(shí)際情況而定，最終目的就是把事情做好，建立好內(nèi)部崗位間 的權(quán)利制約機(jī)制人員選擇采購管理各崗位人員的選擇標(biāo)準(zhǔn)，需要具備以下綜合素質(zhì):具備 定的專業(yè)能力和溝通能力、具有法律意識

15、、清廉等。專業(yè)能力不僅 包括對所負(fù)責(zé)的材料屬性有一定的認(rèn)識，還要對材料管理的流程有_ 個(gè)清晰的思路;清廉的素質(zhì)，對經(jīng)常與花錢打交道的采購人員來說尤 其重要,雖然在內(nèi)部管理各個(gè)環(huán)節(jié)上采取了種種措施，但對一線的采 購人員來說，還是不可避免地遇到供應(yīng)商主動(dòng)提供的種種誘惑，怎樣 防止誘惑背后的陷阱設(shè)置,就需要采購人員本身要具備清廉的素養(yǎng)和 法律意識等等。員工培訓(xùn)對采購各崗位人員的培訓(xùn)包括:業(yè)務(wù)培訓(xùn)、法律常識培訓(xùn)、公司 制度培訓(xùn)等等。業(yè)務(wù)培訓(xùn)重在提高業(yè)務(wù)能力，比如采購的流程管理、 采購經(jīng)濟(jì)采購量的確定方法、如何在新形勢下做好采購詢價(jià)等等；而 法律常識培訓(xùn)和公司制度培訓(xùn)則重在在環(huán)境上約束非正常行為，清楚

16、和明確采購腐敗的風(fēng)險(xiǎn)成本輸考核和薪酬分配制度建設(shè)公司對各崗位成績進(jìn)行考評，引進(jìn)和制定科學(xué)的管理方法即績效 考核的標(biāo)準(zhǔn)是非常重要的，它可以不斷促進(jìn)采購管理的各環(huán)節(jié)的持續(xù) 改進(jìn)，對有效的工作給予肯定和鼓勵(lì)，對其他一些非增效工作就給予 客觀性的評定;目前在施工企業(yè)項(xiàng)目管理中這方面的差距普遍存在， 可以說是一項(xiàng)空白。成本管理的過程包含了六個(gè)環(huán)節(jié)的管理”分別是成本策劃、成本 計(jì)劃、成本控制、成本核算、成本分析和成本考核;策劃和計(jì)劃階段 可有針對性地將采購各崗位目標(biāo)責(zé)任確定下來，再通過強(qiáng)調(diào)崗位目標(biāo) 責(zé)任制，考核成本降低率等手段，對做好其他環(huán)節(jié)的管理如成本控制、 成本核算和成本分析都會收到明顯的效果。目前在上海的某知名施工