《辦公室5S管理手冊(cè)》

1、辦公室5S管理手冊(cè)一、目的為配合公司質(zhì)量管理體系的有效實(shí)施，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，和諧融洽的管理氣氛，提升員工真、善、美的品質(zhì)，不斷規(guī)范日常工作，促使5S活動(dòng)向形式化-行事化-習(xí)慣化演變，塑造公司良好的形象，特編寫了辦公室5S管理手冊(cè)。二、范圍5S管理手冊(cè)詳實(shí)地介紹了5S的定義、目的、效用，推行要求。三、定義與目的5S就是整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SETKETSU）、素養(yǎng)（SHITSUKE）五個(gè)項(xiàng)目，因日語的羅馬拼音均以S開頭，簡稱為5S。1S-整理 定義：區(qū)分要與不要的東西，工作現(xiàn)場(chǎng)除了要用的東西以外，其他一切都不放置。目的：將空間騰出來活用 2S-整

2、頓 定義：要的東西依規(guī)定定位、定方法擺放整齊，明確數(shù)量，明確標(biāo)示。目的：不浪費(fèi)時(shí)間找東西 ，提高工作效率。3S-清掃 定義：清除工作現(xiàn)場(chǎng)內(nèi)的臟污，并防止污染的發(fā)生。目的：消除臟污，保持職場(chǎng)干干凈凈、明明亮亮 4S-清潔 定義：將上面3S實(shí)施的做法制度化，規(guī)范化，維持其成果。目的：通過制度化來維持成果 5S-素養(yǎng)定義：培養(yǎng)文明禮貌習(xí)慣，按規(guī)定行事，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。 目的：提升人的品質(zhì)，成為對(duì)任何工作都講究認(rèn)真的人 四、5S實(shí)施要求辦公室要求辦公桌圖1入座后左邊辦公桌電話電腦屏幕鍵盤臺(tái)式文件柜鼠標(biāo)紙簍便箋活動(dòng)辦公柜筆筒日歷座椅過道文件架圖2入座后右邊辦公桌臺(tái)式文件柜鼠標(biāo)電話電腦屏幕鍵盤紙簍便箋

3、筆筒日歷座椅文件架活動(dòng)辦公柜過道桌面文件柜物品擺放標(biāo)準(zhǔn)各部門可按本部門特點(diǎn)制定規(guī)范，內(nèi)部統(tǒng)一。建議按照如下標(biāo)準(zhǔn)存放文件：第一層 待辦文件第二層 待辦文件第三層 已辦文件第四層 已辦文件第五層 已辦文件文件夾使用標(biāo)準(zhǔn)（1）均統(tǒng)一選用藍(lán)色系文件夾（2）目錄標(biāo)準(zhǔn)1、尺寸：5.5X30cm2、字體標(biāo)準(zhǔn)：華文中宋小初3、對(duì)齊方式：上對(duì)齊4、顏色：白底黑字序號(hào)內(nèi) 容時(shí) 間負(fù)責(zé)人1無污點(diǎn)，無灰塵每日使用者2桌面不得放置私人物品每日使用者3每日使用的物品整齊有序固定位置擺放（包括電話、文件柜、電腦、個(gè)人使用的打印機(jī)、文件夾、日歷、筆筒、便箋），不得擺放閑置不用的物品（每日均不使用）（圖一、二）每日使用者4文件

4、柜應(yīng)整齊，將待辦文件和已辦文件由上到下有序排列，可參見桌面文件柜物品擺放標(biāo)準(zhǔn)。每日使用者5文件夾整齊豎立，不影響正常工作，（每月不使用的資料不得放置在桌面的文件夾） 每日使用者5文件分類區(qū)分和整理。每季度、每半年或者每年使用一次的個(gè)人資料應(yīng)區(qū)分，設(shè)置獨(dú)立的文件夾，標(biāo)識(shí)后進(jìn)行區(qū)域存放，并將使用頻繁的資料文件夾放置在其他材料的外部。一月使用一次的物品、每天都使用的物品和每小時(shí)都要使用的物品應(yīng)保存在辦公桌或隨身攜帶。按需要使用者6文件夾應(yīng)粘貼標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)應(yīng)醒目區(qū)分所存材料，區(qū)分是否進(jìn)行處理（嚴(yán)禁將保密材料放置在桌面上）參見文件夾使用標(biāo)準(zhǔn)使用文件盒，參見文件盒使用標(biāo)準(zhǔn)使用前使用者7電腦以及打印機(jī)等電器連

5、接線不應(yīng)過長，固定連接線應(yīng)有序打結(jié)和捆綁每日使用者8辦公抽屜應(yīng)擺放整齊，并按照使用頻次依次由里至外、下至上的循序擺放，零散物品應(yīng)裝盒或袋，個(gè)人物品應(yīng)放在抽屜的最下層。參見辦公柜物品擺放標(biāo)準(zhǔn)。立式文件柜物品符合擺放標(biāo)準(zhǔn)每日使用者9衣服柜應(yīng)整齊掛在個(gè)人衣柜中每日使用者10電腦顯示器置寫字臺(tái)左前角或中間，豎式主機(jī)置桌面下。每日使用者11卡座屏風(fēng)：除規(guī)定張貼的使用者信息外，內(nèi)外側(cè)不允許有任何張貼。每日使用者12垃圾簍置寫字臺(tái)下，罩塑料袋，桌洞下不得堆積雜物。每日使用者13每日整理桌面，關(guān)閉電源，整理物品，保持固定的位置離開前使用者文件盒使用標(biāo)準(zhǔn)（1）均統(tǒng)一選用藍(lán)色系文件夾與牛皮紙文件盒（2）側(cè)面目錄標(biāo)

6、準(zhǔn)1、尺寸：4X18.3cm2、字體標(biāo)準(zhǔn)：宋體初號(hào)加黑3、對(duì)齊方式：上對(duì)齊4、顏色：白底黑字（3）首頁目錄標(biāo)準(zhǔn)1、目錄格式標(biāo)準(zhǔn)分為序號(hào)、編號(hào)、文件名稱、備注（見附表）2、編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)要求QHDMCC（秦皇島移動(dòng)）-ZHB（部門開頭字母）-X001（X文件編號(hào)）3、目錄紙張標(biāo)準(zhǔn)：B54、字體標(biāo)準(zhǔn)（范例）（4）封面目錄標(biāo)準(zhǔn)（橫幅）1、尺寸：8.0X5.0cm2、字體標(biāo)準(zhǔn)：宋體加黑二號(hào)3、對(duì)齊方式：居中3、顏色：底色為白色（5）、文件索引要求1、同類型文件需加裝封面，封面可采用粘貼、鐵夾或裝訂形式，按順序自下而上錯(cuò)開索引標(biāo)志2、索引標(biāo)志只需要手寫編號(hào)即可3、首個(gè)文件索引從文件底部開始辦公柜物品擺放標(biāo)準(zhǔn)（

7、1）活動(dòng)辦公柜物品分層標(biāo)準(zhǔn)如下圖所示：第一層辦公用品第二層筆記本、學(xué)習(xí)記錄、培訓(xùn)筆記第三層個(gè)人用品（包、茶葉） （2）第一層抽屜擺放規(guī)范訂書器散物架計(jì)算器立式文件柜物品擺放標(biāo)準(zhǔn)（1）頂部無雜物(少量綠色植物除外)（2）柜體整齊、凈,玻璃清潔無手?。?）上柜第一層放置各種業(yè)務(wù)書籍、學(xué)習(xí)書籍,第二層放置各種檔案文件夾（4）下柜放置各種物品或需保存資料,并貼明標(biāo)簽區(qū)隔物品種類型號(hào)（5）標(biāo)簽按照公司統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)制作,粘貼辦公室要求辦公椅序號(hào)內(nèi) 容時(shí) 間負(fù)責(zé)人1無污點(diǎn)，無灰塵每日使用者2辦公椅上不得放置或者搭掛衣服或背包等物品每日使用者3辦公椅應(yīng)整齊放置在固定位置上，方向應(yīng)對(duì)應(yīng)辦公桌，不得歪斜每日使用者4人

8、離開時(shí)椅子調(diào)正，離開半個(gè)小時(shí)以上，椅子應(yīng)放回桌洞內(nèi)每日使用者辦公室要求公用設(shè)施序號(hào)內(nèi) 容時(shí) 間負(fù)責(zé)人1無污點(diǎn)，無灰塵每日使用者2公用設(shè)施應(yīng)放置在指定專用位置上，便于共同使用每日使用者3辦公室設(shè)施應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，并明確責(zé)任者和監(jiān)督者以及設(shè)備狀態(tài)（紅色代表故障，綠色代表正常）每日使用者4報(bào)刊、圖書等擺放架應(yīng)整齊，看后及時(shí)放在報(bào)架上，每半月及時(shí)更新報(bào)紙。每年不使用的圖書或資料及時(shí)撤柜，并要時(shí)存檔。圖書資料擺放應(yīng)統(tǒng)一方向，便于識(shí)別。使用后應(yīng)原位放好。每日使用者5暫時(shí)存放文件的存儲(chǔ)柜應(yīng)整齊，文件應(yīng)分類分區(qū)標(biāo)識(shí)后擺放，便于查閱。機(jī)密文件應(yīng)專人上鎖保管。每日使用者6下班前及時(shí)關(guān)閉電源每日責(zé)任人辦公室要求地面和墻

9、壁序號(hào)內(nèi) 容時(shí) 間負(fù)責(zé)人1無污點(diǎn)，無灰塵，蜘蛛網(wǎng)等，污穢應(yīng)即擦拭除去每日使用者2垃圾分類，并送往指定地點(diǎn)每日使用者3地面無紙屑、煙頭（辦公室內(nèi)禁止吸咽）每日使用者4地面不得長期（5天以上）堆放物品（包括資料），臨時(shí)堆放物品應(yīng)放在制定的區(qū)域（不得影響正常進(jìn)出），整齊擺放每日使用者5墻壁上懸掛的壁畫、宣傳材料等不得歪斜每日責(zé)任人6窗臺(tái)上除放置的花草外，不得放置其他物品，每個(gè)墻臺(tái)放置的花草數(shù)量應(yīng)小于3，并均勻放置，花草大小應(yīng)適宜，不得影響正常工作?？菸幕ú輵?yīng)及時(shí)撤離每日責(zé)任人7門窗玻璃上除粘貼責(zé)任人標(biāo)簽和部門標(biāo)識(shí)外，不允許粘貼其它物品每日責(zé)任人會(huì)議室要求序號(hào)內(nèi) 容時(shí) 間負(fù)責(zé)人1無污點(diǎn)，無灰塵，垃圾

10、及時(shí)清理每日責(zé)任者2公用設(shè)施應(yīng)放置在指定專用位置上，便于共同使用，并保持整潔，配套設(shè)施應(yīng)齊全和完整（如飲水機(jī)桶裝水、紙杯、茶葉等），核查食物品不超過保質(zhì)期每日責(zé)任者3公用設(shè)施應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，并明確責(zé)任者和監(jiān)督者以及設(shè)備狀態(tài)（紅色代表故障，綠色代表正常）每日責(zé)任者4桌椅應(yīng)完好，離開會(huì)議室前，應(yīng)將椅子推放到桌子下。每日使用者5會(huì)議室門外應(yīng)對(duì)會(huì)議室的使用狀態(tài)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，如會(huì)議室正在使用，空閑每日使用者6會(huì)議室墻臺(tái)上禁止防止任何物品，保持清潔每日責(zé)任人7長期使用會(huì)議室（超過一天）應(yīng)按照辦公室要求實(shí)施每日使用者8臨時(shí)使用的電源線應(yīng)安全整齊每日使用者9桌面堆放的材料應(yīng)有序，不得平鋪在整個(gè)會(huì)議室中每日使用者10離

11、開前應(yīng)關(guān)閉所有電源設(shè)施每日使用者吸煙間要求序號(hào)內(nèi) 容時(shí) 間負(fù)責(zé)人1地面無污點(diǎn)，無灰塵每日責(zé)任者2公用設(shè)施應(yīng)放置在指定專用位置上，便于共同使用，并保持整潔每日責(zé)任者3煙灰缸應(yīng)整潔放在桌面上每日責(zé)任者4煙灰缸中的煙蒂不應(yīng)超過煙灰缸的1/2每日責(zé)任者5吸煙時(shí)應(yīng)關(guān)門，即使排氣每日使用者6離開后關(guān)閉電源每日使用者走廊要求序號(hào)內(nèi) 容時(shí) 間負(fù)責(zé)人1地面無污點(diǎn)，無灰塵每日責(zé)任者2公用設(shè)施應(yīng)放置在指定專用位置上，便于共同使用，并保持整潔每日責(zé)任者3消防設(shè)施應(yīng)整齊放置在消防柜中每日責(zé)任者4消防水帶應(yīng)整齊盤整放入消防柜中每日責(zé)任者5消防設(shè)備應(yīng)標(biāo)示，紅色表示故障，綠色標(biāo)志正?？捎妹咳肇?zé)任者6消防柜正常打開，不得鎖閉每

12、日責(zé)任者7消防指示燈正常，懸掛整齊，不得出現(xiàn)歪斜每日責(zé)任者8走廊內(nèi)不得放置雜物每日責(zé)任者9廊燈完好，無故障每日責(zé)任者10墻壁上除統(tǒng)一懸掛壁畫或者文件宣傳等內(nèi)容外，不得懸掛其他物品每日責(zé)任者11壁畫或者文件宣傳材料應(yīng)統(tǒng)一樣式，在相同高度上懸掛，不得歪斜每日責(zé)任者12下班后關(guān)閉電源每日使用者五、5S現(xiàn)場(chǎng)管理檢查與獎(jiǎng)懲辦法（一） 檢查組成員組成及職責(zé)省公司組成以內(nèi)審檢查室為首的5S項(xiàng)目檢查小組，分公司成立以黨群工作部為首的檢查小組，組成小組成員，履行如下職責(zé)： 1、制定并下發(fā)階段性檢查標(biāo)準(zhǔn)；2、記錄檢查內(nèi)容，向被檢查者解釋5S內(nèi)部審核中出現(xiàn)的不合格項(xiàng)和需改進(jìn)的方面；3、對(duì)糾正和預(yù)防措施的反饋進(jìn)行跟蹤

13、管理。（二） 檢查的形式、周期及內(nèi)容5S檢查分為個(gè)人自查、部門檢查、分公司檢查和省公司檢查。1、個(gè)人自查（1）個(gè)人整理流程為先整理文件辦公用品清理桌面。（2）清理各自責(zé)任設(shè)備，流程為先清理外部雜物外表衛(wèi)生內(nèi)部衛(wèi)生關(guān)閉電源。（3）清掃完畢，進(jìn)行自我檢查合格后。5S自查標(biāo)準(zhǔn) 部門：檢查結(jié)果：優(yōu)秀 ：合格 ：不合格5S自我診斷表序號(hào)檢查區(qū)域檢查內(nèi)容5S小組評(píng)價(jià)檢查標(biāo)準(zhǔn)YN1辦公區(qū)域非必需品是否棄除具體標(biāo)準(zhǔn)見表格下方2辦公桌面顯示屏放在標(biāo)準(zhǔn)位置;面、縫隙無灰塵鍵盤放在標(biāo)準(zhǔn)位置;面、縫隙無灰塵鼠標(biāo)放在標(biāo)準(zhǔn)位置;纜線、面、底無灰塵筆筒放在標(biāo)準(zhǔn)位置;不超過2支筆/無雜物文件無隔日文件文件架（夾）分類、分頁水

14、杯放在標(biāo)準(zhǔn)位置;貼士板1、紙張大小一致；2、紙面無涂改； 3、無翹角私人物品無辦公桌下電腦主機(jī)1、無灰塵； 2、無雜物； 3、擺放位置統(tǒng)一 電纜1、集束捆綁； 2、目視隱藏；移動(dòng)辦公柜1、周表無灰塵； 2、上部無雜物； 3、抽屜有標(biāo)示； 4、內(nèi)部無雜物、私物； 5、物品分類存放雜物無地面無紙屑、灰塵紙簍1、放在標(biāo)準(zhǔn)位置;、廢棄物不超過1/2； 3立式文件柜頂部雜物無立式文件柜上部衛(wèi)生狀況無灰塵玻璃面衛(wèi)生狀況1、無手??； 2、無灰塵；文件夾1、無傾斜； 2、有打印版標(biāo)示； 、無過期文件； 零散文件無隔日文件雜物無私人物品無立式文件柜下部特殊物品標(biāo)簽標(biāo)簽齊全散落文件無散落、全部入夾私人物品無 監(jiān)督

15、員： 2、部門檢查（1）各部門辦公室人員依次作為5S監(jiān)督員，行使監(jiān)督職能，每人一周。（2）5S監(jiān)督員每日早晨上班時(shí)按照標(biāo)準(zhǔn)（見表：5S自查標(biāo)準(zhǔn)）對(duì)各區(qū)域人員的清理狀況進(jìn)行檢查，檢查不合格地方則放上“紅色”目視牌，并認(rèn)真做記錄，以備5S項(xiàng)目小組檢查。（3）每周部門主任抽查一次：各部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)整個(gè)辦公區(qū)域進(jìn)行綜合檢查，檢查內(nèi)容包含（見下表：部門主任檢查表）；對(duì)檢查出的問題應(yīng)當(dāng)即責(zé)令責(zé)任人立即整改并跟進(jìn)整改狀況；檢查表格請(qǐng)留存，以備5S項(xiàng)目組旬查與月查，并記入績效考核。部門主任檢查表辦公現(xiàn)場(chǎng)檢查表總評(píng)優(yōu) 良 一般 差天氣狀況 陰 晴 雨日期20 年 月 日 檢查時(shí)間段 辦公室照明系統(tǒng) 辦公室地面衛(wèi)生情

16、況-天花板上燈泡是否有損壞Y/N -地面是否有紙屑Y/N-天花板四角是否有蛛網(wǎng)Y/N -地面是否有灰塵、污漬Y/N-空調(diào)風(fēng)口是否有灰塵Y/N 辦公室物品擺放規(guī)范檢查所有設(shè)備 -所有臺(tái)面物品是否統(tǒng)一定位擺放Y/N（參見擺放規(guī)范）-復(fù)印機(jī)外部是否整潔Y/N -綠色植物是否干凈、底托無灰塵Y/N -復(fù)印機(jī)內(nèi)部部是否整潔Y/N -抽查 姓名 辦公桌面衛(wèi)生，是否合格Y/N-打印機(jī)外部是否整潔Y/N -抽查 姓名 桌面文件柜，物品擺放是否合格Y/N-打印機(jī)內(nèi)部是否整潔Y/N -抽查 姓名 活動(dòng)辦公柜，物品擺放是否合格Y/N-傳真機(jī)內(nèi)、外部是否整潔Y/N 辦公室文件存放溫度 -抽查 姓名 文本文件是否目錄、

17、索引俱全Y/N-溫度 度，是否適中Y/N -抽查 姓名 電腦桌面是否符合要求Y/N（冬季：20度夏季：26度） -抽查 姓名 硬盤文件是否分類、分時(shí)間存放Y/N辦公室宣傳信息 -抽查 姓名 是否存在游戲程序Y/N-報(bào)刊雜志是否擺放整齊Y/N 主要問題 -報(bào)刊雜志是否有過期Y/N （報(bào)紙3天之內(nèi)、雜志當(dāng)月（季） 整改反饋 檢查人： 3、分公司檢查（1）每旬檢查一次。（2）5S項(xiàng)目組、各部門副主任以上人員參與組成檢查組。（3）周一公布檢查結(jié)果，并執(zhí)行獎(jiǎng)懲。（4）近期檢查表附后供參考： （部門中心）辦公現(xiàn)場(chǎng)檢查表日期20 年 月 日 檢查時(shí)間段 辦公區(qū)域 辦公室地面衛(wèi)生情況-辦公用品擺放是否一致 Y

18、/N -地面是否有紙屑Y/N-辦公區(qū)域有無非必需品Y/N -地面是否有灰塵、污漬Y/N-文件柜內(nèi)物品擺放是否合格 Y/N 綠色植物是否干凈、底托無灰塵Y/N問題項(xiàng)說明： 問題項(xiàng)說明： 檢查所有設(shè)備 -責(zé)任人是否明確Y/N 抽查項(xiàng)-復(fù)印機(jī)外部是否整潔Y/N -抽查 辦公桌面，是否合格Y/N-復(fù)印機(jī)內(nèi)部部是否整潔Y/N -抽查 桌面文件柜，物品擺放是否合格Y/N-打印機(jī)外部是否整潔Y/N -抽查 活動(dòng)文件柜，物品擺放是否合格Y/N-打印機(jī)內(nèi)部是否整潔Y/N -抽查 衣柜，物品擺放是否合格Y/N-傳真機(jī)內(nèi)、外部是否整潔Y/N 問題項(xiàng)說明：問題項(xiàng)說明： 辦公室文件存放辦公室宣傳信息 -文本文件是否目錄

19、、索引俱全Y/N -報(bào)刊雜志是否擺放整齊Y/N -電腦桌面是否符合要求Y/N-報(bào)刊雜志是否有過期Y/N -硬盤文件是否分類、分時(shí)間存放Y/N （報(bào)紙10天之內(nèi)、雜志當(dāng)季） -是否存在QQ或游戲程序Y/N問題項(xiàng)說明： 問題項(xiàng)說明： 自檢記錄是否完備 Y/N 問題項(xiàng)說明： 檢查人： 3、省公司檢查（1）每年檢查一次。（2）5S項(xiàng)目組以及相關(guān)人員組成檢查組。（3）周一公布檢查結(jié)果，并執(zhí)行獎(jiǎng)懲。（4）近期檢查表附后供參考： 分公司 （部門中心）辦公現(xiàn)場(chǎng)檢查表日期20 年 月 日 檢查時(shí)間段 辦公區(qū)域 辦公室地面衛(wèi)生情況-辦公用品擺放是否一致 Y/N -地面是否有紙屑Y/N-辦公區(qū)域有無非必需品Y/N -地面是否有灰塵、污漬Y/N-文件柜內(nèi)物品擺放