公司文件管理辦法范本

1、公司文件管理辦法范本【二】1、目的為規(guī)范本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。2、職責2、1總經理負責公司所有對外發(fā)文審批。2、2管理中心經理負責管理中心文件的審批。物業(yè)部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。2、3部門主管負責本部門文件的擬制與審核，及負責本部門對公司內部發(fā)文的審批，并負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。2、4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。3、文件種類3、1上行文:請示，報告，計劃，總結；3、2下行文:批復，決定，通知，通告，通報

2、，制度，規(guī)定；3、3平行文:信函，會議紀要。4、文件格式4、1發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別之一。4、2秘密等級和緊急程度，用來確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統(tǒng)一在文件的左上角位置加注。4、3收文單位。是指用來處理或答復文件中有關問題和有關事項的單位。文件管理制度。4、4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:4、5標題統(tǒng)一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；4、6正文統(tǒng)一使用四號或小四宋體字，與主送單位等持續(xù)一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則；4、7附件。通常指隨正文發(fā)

3、出的補充說明材料:如果該文件有附件的，應在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側，專行空兩格注明附件:xxx字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無附件的，無須注明；4、8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。以總經理的名義發(fā)出的，要用負責人姓名（前面冠以職務身分）署名:落款一般放在正文（或附件標記）的右下角，相關于書信中具名的位置；如果正文恰好占滿全頁，落款務必放在另頁空白紙上時，并在其上面加注一行（此頁無正文）字樣；落款字體與正文相同。4、9日期:4、9、1一般應寫發(fā)文日期；4、9、2制度或會議透過的文件應寫透過的日期；4、9、3重要的文件寫簽發(fā)的日期；5、文號5、1根據文件類別、發(fā)文日期、發(fā)文單位

4、及發(fā)文順序對文件進行統(tǒng)一編號；具體文號編制規(guī)則見附件。5、2公司文號由行政人事部統(tǒng)一管理，管理中心文號由物業(yè)部統(tǒng)一管理；5、3發(fā)文部門需到以上部門登記領取文號后，方可發(fā)文。6、用印6、1用印是發(fā)文單位對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，對外發(fā)文或內部重要文件都應加蓋印章。6、2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進行登記；6、3印章應蓋在落款和年月日中間，即騎年蓋月位置。7、文件管理7、1包括撰寫、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作:7、2正規(guī)文件應盡量打印，并由擬文人仔細校對審核。7、3簽發(fā)。簽發(fā)人對簽發(fā)的文件負有完全職責，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批

5、語。同意簽發(fā)的，注明同意發(fā)文字樣后按正常手續(xù)辦理；不同意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；7、4用印。印章管理人員依據規(guī)定加印，并作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。7、5發(fā)放。由發(fā)文部門填寫文件發(fā)放登記表，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫文件處理單，夾在文件前面，一并送有關人員或部門辦理。7、6收文。文件管理人員將所收到的文件登記在收文登記表內，資料包括:流水號、收文日期、發(fā)文單位、收文標題、文件編號、發(fā)文日期、份數、處理狀況、備注等。7、7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。7、8保存。文件辦理完畢后，由最后處理部門人員進行保管。7、9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。8、相關文檔8、1文號編碼規(guī)則8、2文件編號使用登記表8、3對外發(fā)文登記表8、4對內發(fā)文登記表8、5收文登記表8、6文件處理單8、7傳閱單8、8用印登記表8、9對外發(fā)文格式8、10對內發(fā)文格式8、11報告總結