如何有效管理合同檔案

1、如何有效管理合同檔案摘要：合同檔案在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的地位愈來(lái)愈重要.然而,由于管理不善,有相當(dāng)一部分合同無(wú)法作為原始依據(jù)在日后的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)揮作用；本文作者結(jié)合多年工作經(jīng)驗(yàn)，就合同檔案管理的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行分析。以供參考。關(guān)鍵詞：合同檔案管理前言合同是體現(xiàn)平等主體的自然人、法人、及其他組織之間,依照合同法及其有關(guān)法規(guī)和規(guī)定簽訂的設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)的協(xié)議。規(guī)范的合同管理是維護(hù)法人單位合法權(quán)益的有力保障。圍繞合同檔案管理,一直存在某些難點(diǎn)問(wèn)題,如收集歸檔率低,保管期限劃分隨意性大,管理模式與利用需求存在沖突,開(kāi)發(fā)利用水平低等,制約著合同檔案管理水平的進(jìn)一步提升。一、合同檔案的收集合同檔案收集難是

2、一個(gè)普遍現(xiàn)象。這與合同的形成方式與一般公文有所區(qū)別有關(guān)。從辦理程序看,在一個(gè)法人單位,不同性質(zhì)和類(lèi)別的合同往往由不同職能部門(mén)擬定和承辦,甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經(jīng)歷諸多流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié);從合同成立看,合同送交所有責(zé)任方簽署完畢后方才成立,流程多周期長(zhǎng)。受內(nèi)外因素的影響,合同容易出現(xiàn)“中途截流”和分散保管的現(xiàn)象,從而給檔案部門(mén)的收集工作帶來(lái)一定困擾,直接影響合同檔案管理質(zhì)量和開(kāi)發(fā)編研工作的開(kāi)展。如何解決這一問(wèn)題呢? 關(guān)鍵在于抓住合同流轉(zhuǎn)的中心環(huán)節(jié)。按照合同法第 32 條規(guī)定:“采用合同書(shū)形式訂立合同的,自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章時(shí)合同成立?！倍滥壳皣?guó)內(nèi)慣例,合同簽訂成立基本以簽

3、訂方蓋章為準(zhǔn)(簽訂方皆為自然人除外)。可見(jiàn),蓋章環(huán)節(jié)是合同檔案收集的關(guān)鍵。如果在合同用印環(huán)節(jié)即注意對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)登記,作為追索合同文本的憑據(jù),有助于提高合同收集歸檔率。對(duì)一個(gè)全宗單位而言,較為科學(xué)有效的方式是實(shí)行統(tǒng)一格式的合同審批單。審批單記載合同內(nèi)容、責(zé)任者、金額、經(jīng)辦部門(mén)等相關(guān)信息,由合同經(jīng)辦部門(mén)填寫(xiě),附合同文本一并 辦理審批流轉(zhuǎn)(一式三聯(lián),格式如下)。待合同簽署成立后,第一聯(lián)供檔案部門(mén)作為合同審批材料,與合同文本一并歸檔;第二聯(lián)存財(cái)務(wù)部門(mén),作為記賬憑證;第三聯(lián)可由合同部門(mén)作為專(zhuān)項(xiàng)資料保留。在合同用印階段,文書(shū)部門(mén)(或檔案部門(mén))直接在合同審批單編號(hào),并留下第一聯(lián)備案存查,督促合同經(jīng)辦部門(mén)在

4、合同正式簽署完畢后及時(shí)辦理移交歸檔手續(xù)。使用合同審批單既可以真實(shí)直觀(guān)地反映出每一份合同形成的全過(guò)程信息,又使得合同管理流程更加規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。采用這一方式,并通過(guò)制定配套的合同管理和移交制度,則合同檔案的歸檔率得以有效 保證,有助于從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。合同審批單二、合同檔案管理模式在國(guó)家機(jī)關(guān)和企業(yè)檔案分類(lèi)體系中,都未將合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)的管理門(mén)類(lèi)。換言之,在立卷歸檔階段,合同一般依據(jù)其性質(zhì)、類(lèi)別和承辦機(jī)構(gòu)等特征,被分別納入不同的檔案管理門(mén)類(lèi)。這自然有其一定的合理性和科學(xué)性。例如將采購(gòu)合同、工程合同、融資借貸合同分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行歸檔有助于保持設(shè)備檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案的成套性與系統(tǒng)性。但

5、是, 隨著合同數(shù)量的激增、合同憑證的頻繁調(diào)用以及合同信息資源的深層次開(kāi)發(fā),傳統(tǒng)做法已無(wú)法很好地滿(mǎn)足對(duì)合同進(jìn)行集中查詢(xún)、綜合統(tǒng)計(jì)以及編研開(kāi)發(fā)的需要,與當(dāng)前的利用需求存在一定矛盾。另外,在保管方式上,以往不少單位出于業(yè)務(wù)工作考慮,往往指定合同部門(mén)或財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)管理本單位合同檔案,這也給合同檔案管理帶來(lái)一定風(fēng)險(xiǎn)性。首先,合同管理人員(一般為兼職)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)有限,合同檔案管理水平參差不齊;其次,合同存放于業(yè)務(wù)部門(mén)不利于保管使用和到期鑒定銷(xiāo)毀;第三,一旦組織機(jī)構(gòu)或工作人員發(fā)生調(diào)整變動(dòng),往往容易造成合同散失。因合同憑證丟失導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)訴訟失利的案例并不鮮見(jiàn)。目前,隨著社會(huì)信用體系的構(gòu)建, 不少地方開(kāi)始推行“

6、重合同,守信用”企業(yè)認(rèn)證工作。收集、分析合同各階段執(zhí)行情況,加強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的控制能力,使動(dòng)態(tài)管理合同成為一種新的管理形式和需求。鑒于合同檔案所具有的特殊屬性,筆者認(rèn)為合同檔案的管理模式須分層次進(jìn)行。第一層次,實(shí)現(xiàn)合同安全統(tǒng)一管理。建議由檔案綜合管理部門(mén)對(duì)合同檔案文本實(shí)行集中管理,統(tǒng) 一開(kāi)展保管利用、鑒定銷(xiāo)毀和編研開(kāi)發(fā)工作,避免檔案缺散流失。第二層次,開(kāi)展合同執(zhí)行 情況跟蹤管理。由合同部門(mén)(或財(cái)務(wù)部門(mén)) 負(fù)責(zé)及時(shí)記錄合同履行、變更、廢止等完備信息, 并及時(shí)收集相關(guān)交易憑證(票據(jù)) 裝訂備查。在分類(lèi)歸檔方式上,理想做法是合同文本歸檔一式二份:一份用于檔案部門(mén)正常分類(lèi)歸檔,維護(hù)各類(lèi)檔案的系統(tǒng)完整;另一份

7、提供合同部門(mén)(或財(cái)務(wù)部門(mén)) 建立合同執(zhí)行信息記錄。為了便于統(tǒng)計(jì)查詢(xún)和開(kāi)發(fā)利用信息,后者可以采取靈活多樣的分類(lèi)和排列方式,實(shí)行動(dòng)態(tài)管理,列為專(zhuān)項(xiàng)業(yè)務(wù)資料保管。當(dāng)然,機(jī)構(gòu)規(guī)模較小的單位也可結(jié)合本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置情況,指定檔案部門(mén)行使上述“二合一”的合同管理職能。三、合同檔案保管的劃分對(duì)于合同保管期限,存在兩種極端的看法。一種片面夸大合同的重要性,將合同不分主次輕重一律列為永久保管;另一種則相反,認(rèn)為合同都有履行期限,全部列為短期保管則可。事實(shí)上這兩種做法在認(rèn)識(shí)上都存在誤區(qū),不利于合同檔案的科學(xué)管理和有效利用。劃分合同保存期限時(shí),要聯(lián)系合同價(jià)值進(jìn)行綜合分析。例如,對(duì)一般經(jīng)濟(jì)合同而言,合同標(biāo)的、履行期限是

8、重要參考指標(biāo);合同作為技術(shù)文檔時(shí),它所依附的設(shè)備儀器、土地不動(dòng)產(chǎn)等使用年限應(yīng)作為考慮因素;有的合同具有深遠(yuǎn)的社會(huì)影響(如反映重大經(jīng)濟(jì)和社會(huì)意義的合資合作協(xié)議等) ,可以考慮列入永久保管。近年來(lái),經(jīng)濟(jì)糾紛案件呈現(xiàn)上升之勢(shì),因此合同爭(zhēng)議的訴訟時(shí)效也在參考之列。可見(jiàn),盡管鑒定合同價(jià)值并無(wú) 具體標(biāo)準(zhǔn)可循,劃分保管期限也不宜一概而論,只要善于綜合各方面信息,運(yùn)用經(jīng)濟(jì)的、法律的眼光和動(dòng)態(tài)觀(guān)點(diǎn)看問(wèn)題,就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準(zhǔn)確合理。四、對(duì)變更、撤銷(xiāo)和失效合同的管理對(duì)變更、撤銷(xiāo)和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點(diǎn),容易被忽視。事實(shí)上,由于合同具有法律意義上的特殊憑證效用,對(duì)其變更與解除也應(yīng)慎而處

9、之。合同法規(guī)定,當(dāng)事人協(xié)商一致的,可以變更合同。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)(解除)登記手續(xù)的,依照其規(guī)定。因此,對(duì)已簽訂或生效合同進(jìn)行變更、撤銷(xiāo)或解除時(shí),要參照法律規(guī)定辦理有關(guān)審批程序和登記手續(xù),并在合同簽訂方共同見(jiàn)證下將合同 文本全部回收,統(tǒng)一辦理變更或銷(xiāo)毀。必要時(shí)還需對(duì)履約執(zhí)行情況作出相關(guān)書(shū)面說(shuō)明,雙方 確認(rèn)后備案存查。避免因疏于管理或隨意處置造成受控合同流失,而造成不必要的經(jīng)濟(jì)糾紛或損失。五、合同檔案信息資源的開(kāi)發(fā)長(zhǎng)期以來(lái),合同管理中存在的上述現(xiàn)象制約著合同信息資源的深入開(kāi)發(fā)和有效利用。在編研方式上,除了采取傳統(tǒng)的分類(lèi)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)匯總、比較分析等方式對(duì)合同檔案開(kāi)展一次、二次編研

10、外,還要緊密結(jié)合社會(huì)利用需求,發(fā)掘其獨(dú)特的信息內(nèi)容。應(yīng)當(dāng)注意到,伴隨世界經(jīng) 濟(jì)一體化和中國(guó)加入 WTO ,構(gòu)建各個(gè)層次的信用管理體系已逐漸成為社會(huì)以及企業(yè)界的共識(shí)。積極開(kāi)發(fā)合同檔案資源,找準(zhǔn)切入點(diǎn),是檔案編研領(lǐng)域新的增長(zhǎng)點(diǎn)。合同管理作為信用體系管理的重要組成部分,應(yīng)當(dāng)與信用體系互動(dòng)互惠,從而發(fā)揮更大的現(xiàn)實(shí)意義。首先,合同管理對(duì)信用檔案體系的形成和完善具有積極作用。建立社會(huì)信用體系的目的在于整頓和規(guī)范市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序,形成誠(chéng)信為本,操守為重的良好風(fēng)尚。其功能實(shí)現(xiàn)方式之 一就是對(duì)社會(huì)、企業(yè)、個(gè)人誠(chéng)實(shí)守信或違法違約行為進(jìn)行懲惡揚(yáng)善。對(duì)企業(yè)自身而言,通過(guò)收集本企業(yè)在工商、信貸、稅收、合同、社會(huì)公益等方面的

11、成果(包括所獲得的資質(zhì)證書(shū)、憑證及相關(guān)資料等) ,構(gòu)筑本企業(yè)信用體系架構(gòu),可以樹(shù)立和展示本企業(yè)良好的資信形象,提升信用等級(jí)。尤其是在合同管理方面,通過(guò)規(guī)范的合同管理,取得政府部門(mén)認(rèn)證的“重合同守 信用”企業(yè)稱(chēng)號(hào),無(wú)疑對(duì)樹(shù)立、宣傳本企業(yè)的良好信用大有裨益。因此,完善的合同檔案管 理有利于豐富社會(huì)和企業(yè)“信用管理體系”成果。其次,在合同管理中引入信用管理機(jī)制,有利于提高科學(xué)管理水平,避免損失。例如,合同簽訂前,對(duì)簽約方資信(信用等級(jí))進(jìn)行信用調(diào)查和分析評(píng)估;合同執(zhí)行中,對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督、分析評(píng)價(jià),及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)并采取應(yīng)對(duì)措施;合同履行后,對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總,發(fā)掘有效信用信息,確定(修改)客