公務(wù)差旅及費用報銷

1、1.0 目的 本程序規(guī)定了出差申請、差旅報銷的管理要求，旨在規(guī)范員工公務(wù)出差管理工作，合理控制差旅費用，提高出差管理效率，減低經(jīng)營管理費開支。2.0 要求2.1 制定公務(wù)差旅及費用報銷管理程序2.1.1 企業(yè)財務(wù)部應(yīng)當根據(jù)集團管理程序結(jié)合實際情況起草企業(yè)公務(wù)出差及費用報銷管理程序。該程序經(jīng)有關(guān)部門討論后報總經(jīng)理簽字批準。2.1.2 財務(wù)部應(yīng)當指定專人負責監(jiān)督管理公務(wù)出差事宜。各部門和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當按照授權(quán)嚴格控制公務(wù)出差審批。出差申請和出差費用報銷按審批權(quán)限表進行審批。2.1.3 企業(yè)應(yīng)當根據(jù)實際情況為各部門或每個員工設(shè)立費用核算科目，定期分析各部門和每位員工的差旅費開支狀況以及執(zhí)行管理費情況。

2、2.1.4 集團鼓勵企業(yè)實行公務(wù)出差統(tǒng)一集中管理制度。行政管理部門應(yīng)當集中統(tǒng)一辦理職工公務(wù)出差有關(guān)交通定票、預(yù)定賓館（旅館）、安排會議場所等具體業(yè)務(wù)。2.1.5 人力資源部應(yīng)當和財務(wù)部共同組織有關(guān)人員參加公務(wù)旅行及費用報銷管理程序?qū)W習培訓(xùn)。2.2 公務(wù)出差管理2.2.1 公務(wù)出差計劃2.2.1.1 企業(yè)各部門應(yīng)當根據(jù)部門開展業(yè)務(wù)需要，編制企業(yè)公務(wù)出差費用開支計劃。公務(wù)出差計劃應(yīng)當構(gòu)成企業(yè)經(jīng)營管理費計劃的重要組成部分。2.2.1.2 公務(wù)出差開支計劃經(jīng)企業(yè)財務(wù)部審核后，隨同經(jīng)營管理費計劃報財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理批準。2.2.1.3 各部門負責人應(yīng)當對本部門差旅費開支進行嚴格控制，財務(wù)部業(yè)務(wù)主管人員則應(yīng)

3、當對各部門差旅費實際開支進行監(jiān)督審核。2.2.2 出差申請和批準2.2.2.1 所有公務(wù)出差應(yīng)在出差前由出差人填寫“出差任務(wù)書”(請參見附錄2)和“出差費用預(yù)算表”（請參見附錄3）并經(jīng)過部門經(jīng)理和總經(jīng)理或副總經(jīng)理的批準。出差任務(wù)書和出差費用預(yù)算表是差旅費報銷時的必要附件。2.2.2.2 出差員工如果需要預(yù)借出差借款時，應(yīng)當根據(jù)計劃出差天數(shù)、具體活動安排以及費用和補助標準等計算出所需款額，然后報主管上級審核，最后根據(jù)授權(quán)報相應(yīng)的管理人員批準。2.2.2.3 財務(wù)部業(yè)務(wù)主管人員只有在審核授權(quán)人員簽字后，方可辦理付款手續(xù)。2.2.2.4 高級管理人員出差應(yīng)當?shù)玫娇偨?jīng)理批準，而總經(jīng)理出差則應(yīng)得到財務(wù)總

4、監(jiān)的批準。2.2.2.5 各級管理審批人員有責任確定其屬下人員是否需要出差。如果業(yè)務(wù)可以更經(jīng)濟的方式進行,則不應(yīng)批準其出差。2.2.2.6 企業(yè)所有人員因公務(wù)出國旅行，應(yīng)當報總經(jīng)理和財務(wù)總監(jiān)批準。2.2.3 出差標準2.2.3.1 交通工具l 一般員工出差可乘火車硬臥,輪船二等艙。l 部門經(jīng)理包括副經(jīng)理出差可乘飛機經(jīng)濟艙,火車硬臥,輪船二等艙。l 總監(jiān)及以上高級管理人員出差可乘飛機經(jīng)濟艙，火車硬臥或軟臥，輪船一等艙。l 因事情緊急或其他特殊情況需乘坐飛機或軟臥需有24小時以上的火車路程并要得到總裁或授權(quán)高級管理人員的批準；如乘火車在5小時以內(nèi),不得乘坐臥輔；乘坐輪船標準為二等艙。l 所有員工中

5、短途出差可乘坐各種大巴旅行。員工因緊急情況需乘出租車旅行，事先必須獲得或財務(wù)總監(jiān)批準。l 員工在外需乘坐其他交通工具旅行時，應(yīng)當比照常用交通工具,遵循節(jié)約、合理、有效的原則選擇。l 火車、輪船、飛機票包含訂票手續(xù)費，機場建設(shè)費和保險費。2.2.3.2 差旅補助l 本公司長途差旅費報銷制度為包干制。l 國內(nèi)出差報銷標準如下： 內(nèi)容職務(wù)伙食、住宿、市內(nèi)交通/人天(元)低消費城市高消費城市一般員工280350部門經(jīng)理350400公司經(jīng)理*400500l 國外出差報銷標準如下： 內(nèi)容職務(wù)伙食、住宿、市內(nèi)交通/人天低消費國家地區(qū)高消費國家地區(qū)一般員工us$100us$150部門經(jīng)理us$120us$20

6、0公司經(jīng)理*us$200us$300*公司經(jīng)理也可選擇實報實銷。(住宿標準最高不超過四星級，餐費標準最高不超過：國內(nèi)100人民幣，國際100美元。 l 高消費城市指北京、上海、廣州、深圳、珠海、廈門、汕頭、海南l 高消費國家地區(qū)指美國，日本，香港，新加坡，德，法，英，意西班牙，荷蘭，加拿大，澳大利亞。l 出差補助中包括住宿費、伙食費、出差城市市內(nèi)交通費。l 員工可報銷從公司或家到機場、火車站、汽車站、碼頭等的來回公共交通車票，到機場來回無特殊情況需乘坐機場大巴。l 差旅補助天數(shù)按“算頭不算尾”或“算尾不算頭”的規(guī)定計算。2.2.3.3 通訊費l 在差旅目的地發(fā)生的與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的通訊費實報實銷

7、。報銷通訊費時應(yīng)附話費收據(jù)和話費清單，并在話費清單的相應(yīng)部分注明日期,通話時間,通話人,金額。員工應(yīng)當合理使用長話，減少話費開支。2.2.3.4 招待費l 出差過程中臨時發(fā)生招待費用的，應(yīng)事前提出申請并經(jīng)主管副總的電話批準。本人是副總的，應(yīng)經(jīng)過總裁同意。l 原則上普通業(yè)務(wù)人員不應(yīng)發(fā)生招待費。2.2.3.5 會議費l 員工會議出差可以根據(jù)會議統(tǒng)一標準安排辦理住宿。當舉辦單位的會議標準嚴重超過企業(yè)出差標準時，出差人員應(yīng)當另選合適的賓館。l 如由會議舉辦單位統(tǒng)一安排食宿的，則按公司包干標準的30%給予差旅補助。2.2.4 費用報銷規(guī)定2.2.4.1 員工在報銷出差費用之前，出差人應(yīng)首先完成出差報告并

8、得到部門經(jīng)理簽署。請參見附錄4-“出差報告”。2.2.4.2 報銷差旅費必須填寫“差旅費報銷單”。報銷人應(yīng)按規(guī)定要求填寫有關(guān)報銷內(nèi)容，具體包括：報銷人姓名、雇員編號、部門、出差目的、合同編號，出差起始日期、出差借款等。2.2.4.3 出差使用外幣的情況下,應(yīng)按照報銷當日官方公布的匯率將外幣折算成人民幣。2.2.4.4 員工出差或業(yè)務(wù)活動結(jié)束返回企業(yè)后，應(yīng)當在一周內(nèi)填報“差旅費報銷單”，并將住宿單據(jù)貼于“差旅費報銷單”后供參考。如果出差的實際天數(shù)超過預(yù)計天數(shù),則應(yīng)書面詳細陳述超過原因并附于報銷單后。2.2.4.5 “差旅費報銷單”填好之后,應(yīng)得到部門經(jīng)理的審核并簽署后交財務(wù)部處理。2.2.4.6

9、 財務(wù)部對“差旅費報銷單”進行審核后根據(jù)審批權(quán)限表、實際內(nèi)容、金額大小報送總經(jīng)理和財務(wù)總監(jiān)審批。2.2.4.7 財務(wù)部收到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準手續(xù)后，由出納向出差報銷人支付超額現(xiàn)金或收取沒有用完的出差預(yù)借款。報銷申請人應(yīng)在“差旅費報銷單”上注明已收到財務(wù)部的報銷款，或者出納在收到出差人的退款后向出差人開具收據(jù)。2.2.4.8 二人以上出差，原則上應(yīng)各自填報差旅費報銷單，不能分開的費用由其中級別較高者填報。如果不同級別人員共同出差又不分開報銷時，報銷人應(yīng)當由全部出差人聯(lián)合簽字，并交非出差的上級人員審批簽字。2.2.4.9 出差報銷涉及招待費時，招待費應(yīng)注明所有參加人員的姓名以及招待目的。當在同一場合有公

10、司其他員工參加時, 應(yīng)分別取得各人的發(fā)票。當不能分開取得單獨的發(fā)票時,應(yīng)由最高級別的人付款取得發(fā)票。非正式發(fā)票一律不予報銷。2.2.4.10 所有的招待費用都要經(jīng)其上級主管和財務(wù)總監(jiān)的批準；如果實際發(fā)生的招待費用超過申請金額，報銷人須申明理由并重新得到批準。2.2.4.11 各部門經(jīng)理應(yīng)對屬下發(fā)生的招待費用的合理性及必要性進行審核，從最大程度上控制招待費用支出。2.2.4.12 在通常情況下,“其他費用”都應(yīng)附有正規(guī)發(fā)票收據(jù)并在“差旅費報銷單”的相應(yīng)部分注明。2.2.4.13 出差人發(fā)生超標準開支時，財務(wù)部應(yīng)嚴格按標準執(zhí)行或得到總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)或其他授權(quán)主管副總的批準。2.2.4.14 出差人

11、在發(fā)票丟失的情況下,應(yīng)遵循以下處理程序:l 從機票代辦處或是航空公司處取得機票的副本以及附上登機牌。l 丟失的發(fā)票如金額較大時，應(yīng)力爭補辦手續(xù)。否則應(yīng)書面說明并經(jīng)部門副總和財務(wù)總監(jiān)批準。l 如丟失的發(fā)票金額較小而且有同行人佐證時，應(yīng)書面說明并經(jīng)部門副總和財務(wù)總監(jiān)批準。2.2.4.15 財務(wù)部辦理員工出國旅行報銷手續(xù)時，應(yīng)當仔細審核各項費用開支發(fā)票和報銷標準。2.2.4.16 財務(wù)部應(yīng)當每月一次向各部門提交員工借款情況表（參見附錄6-“職工借款明細表”）。各部門負責人應(yīng)當敦促借款人限期向財務(wù)部辦理報銷或退款手續(xù)。當借款人未能在規(guī)定期限內(nèi)辦理報銷手續(xù)時，財務(wù)部將在計算其下月工資時從其工資中扣除。2

12、.3 政策和規(guī)定2.3.1 出差借款應(yīng)嚴格執(zhí)行“前款不清，后款不借”的管理政策。特殊情況個別員工需緊急出差而一時無法完成前次出差費用報銷手續(xù)時，其主管上級應(yīng)當為其作出書面說明并對該員工返回后履行報銷手續(xù)承擔敦促報銷的責任。2.3.2 禁止員工長期占用公款不辦理報銷和退款手續(xù)。發(fā)現(xiàn)員工利用公款辦理私人事務(wù)，應(yīng)根據(jù)金額大小和獎懲管理規(guī)定對其進行相應(yīng)的處罰。涉及舞弊案件時，移交當?shù)厮痉C關(guān)處理。2.3.3 禁止上級人員將自己的出差費用交下級人員填報辦理報銷手續(xù)。任何人員不能審批自己的費用支出。2.4 審批權(quán)限金額業(yè)務(wù)審批財務(wù)審批rmb5,000.00部門經(jīng)理財務(wù)經(jīng)理rmb50,000.00副總經(jīng)理財

13、務(wù)總監(jiān)rmb100,000.00總 裁財務(wù)總監(jiān)rmb100,000.00董事會財務(wù)總監(jiān)3.0 文件和記錄附錄1-出差管理流程圖附錄2-出差任務(wù)書（兼借款單） 附錄3-出差費用預(yù)算表附錄4-出差報告書附錄5-職工借款明細表附錄1-出差管理流程圖出差人提出“出差申請”部門經(jīng)理、或直接主管審核”同意嗎？修改申請按授權(quán)得到適當批準準批準了嗎？到出納出領(lǐng)取借款財務(wù)部記賬財務(wù)部核算借款金額否是是否完成出差報告填寫“差旅費報銷單”直接主管審核同意嗎？修改出差報告及“差旅費報銷單”獲得適當?shù)呐鷾逝鷾柿藛?？修改出差報告及“差旅費報銷單”通過？財務(wù)記賬更改財務(wù)審核準備職工借款明細表通知到借款員工及其部門經(jīng)理跟蹤職

14、工還款及報銷從工資中扣除超期借款否是否是否是是是是是是是attachment 2 travel request附錄2 出差任務(wù)書(兼借款單)出差人姓名name： 所屬部門dept：計劃返回時間est. return date： 本部門差旅費預(yù)算余額dept balance：同行人姓名with：計劃出差時間planed date：計劃交通工具trans. methods： 其他特別說明especially note：計劃借款金額planed borrowing amount：（大寫capital） 借款日期 date：出差目的地 distinction：出 差 任 務(wù) 簡 述 task desc

15、ription ：(第一站 first station：1.聯(lián)系單位名稱 contact unit2.主要聯(lián)系人姓名 contact person3聯(lián)系電話 tel.4預(yù)計停留時間 est. period 5(第二站 second station：1聯(lián)系單位名稱 contact unit2主要聯(lián)系人姓名 contact person3聯(lián)系電話 tel.4預(yù)計停留時間 est. period 5(第三站 third station：1聯(lián)系單位名稱 contact unit2主要聯(lián)系人姓名 contact person3聯(lián)系電話 tel.4預(yù)計停留時間 est. period 5總裁飛機特批ceo

16、：財務(wù)總監(jiān)cfo：部門經(jīng)理mgr.: 出差人traveler ：注：1.本借款單一式二份。出差人自留一份，報銷前寫完成任務(wù)報告書時用。this form has two copies: one for the traveler to prepare the expense report.2.出差人辦理報銷時必須出具完成任務(wù)報告書，簡要報告任務(wù)完成情況。重大專題任務(wù)應(yīng)另寫報告。the traveler shall complete the task report when he/she has his/her expense reimbursed. for heavy project, a ad

17、ditional specific report is requested. 3.總裁，財務(wù)總監(jiān)及營銷副總或其他部門經(jīng)理 的出差報銷如涉及公司重大機密，可不附完成任務(wù)報告書。但應(yīng)注明存總經(jīng)理處。if the reimbursement includes company secrets, the task report will not be custody in gm than retained as an attachment of reimbursement. attachment 3- travel expense budget附錄3出差費用預(yù)算表出差日期： 年 月 日 年 月 日 出差

18、地點：項 目預(yù)算金額(元)說明部門經(jīng)理意見財務(wù)部核準金額總經(jīng)理和副總經(jīng)理意見1交通費 -1a機票機場建設(shè)費 航空保險費-1b火車票費-1c長途汽車費-1d出租汽車費-1f輪船費2差旅補助3通訊費5*交際應(yīng)酬費6*會議費7*培訓(xùn)費8*其他合計總經(jīng)理/副總經(jīng)理： 財務(wù)部： 部門經(jīng)理： 出差人：注：1.此預(yù)算表作為報銷單的必要附件，必須簽署完整。財務(wù)部將按被批準的預(yù)算表進行差旅費報銷。2.填寫帶*的行項目時, 必須說明預(yù)計發(fā)生費用的理由或附上已經(jīng)總經(jīng)理和副總經(jīng)理批準的申請或其他支持材料。3.填寫此表時,應(yīng)做到字跡工整,表面整潔。批準后的預(yù)算表不得隨意更改，否則，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，當事人將受到嚴肅處理。attachment 4 travel report附錄4 出差報告出差人姓名name： 所屬部門dept：實際出差返回時間act.