如何組織有效會(huì)議實(shí)用性非常好

1、1,如何組織有效會(huì)議,2,開了幾個(gè)會(huì)？ 為會(huì)議花掉多少時(shí)間？ 因?yàn)殚_會(huì)達(dá)成幾項(xiàng)共識(shí)？ 因?yàn)殚_會(huì)完成幾個(gè)結(jié)論？ 因?yàn)殚_會(huì)加了多久的班？ 因?yàn)殚_會(huì)失去多少關(guān)鍵時(shí)刻？ 因?yàn)殚_會(huì)耽誤多少工作？,算算看，你一周內(nèi)總共：,3,以講話傳達(dá)講話， 以會(huì)議貫徹會(huì)議， 以文件落實(shí)文件 你如何看待“文山會(huì)?！爆F(xiàn)象？,4,會(huì)議的重要性,大多數(shù)企業(yè)在會(huì)議中決定其基本走向 90%以上的重大決策是通過會(huì)議制定的 企業(yè)花在開會(huì)上的時(shí)間越來越多 開會(huì)的頻率越來越高,調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在浪費(fèi)時(shí)間的事情列表上，會(huì)議總是居于首位。因?yàn)闀?huì)議通常都沒有很好的組織和召開。,5,6,雖然在許多組織中，會(huì)議是必須的，而且運(yùn)用廣泛，但不等于會(huì)議都能達(dá)到

2、預(yù)期的目的，會(huì)議受挫乃是常有的事。我們常常聽到這樣或那樣的對(duì)會(huì)議的抱怨，這是因?yàn)榛蛘咧鞔藳]有很好地控制會(huì)議的進(jìn)程，或者與會(huì)者沒有明確會(huì)議的目的。影響會(huì)議成效的因素自然是多方面的，但歸納起來主要有以下幾點(diǎn)：,7,會(huì)議低效的原因,8,為什么要開會(huì)？,9,1會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道 圖1-1集思廣益圖 會(huì)議是一個(gè)集合的載體。通過會(huì)議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點(diǎn)子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會(huì)期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。,會(huì)議的意義,10,2會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在 會(huì)議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個(gè)人的會(huì)議，這兩個(gè)人也是一種小型組織。沒有不開會(huì)的組織

3、或部門，一個(gè)組織或部門不召開會(huì)議，它的存在價(jià)值就會(huì)受到質(zhì)疑。因此，會(huì)議能夠充分顯示一個(gè)組織或部門的存在價(jià)值。,11,3會(huì)議是一種群體溝通的方式 開會(huì)很少是一對(duì)一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過-mail、多媒體等種種形式進(jìn)行溝通，但是，群體溝通，即會(huì)議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。因?yàn)檫@種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習(xí)慣。,12,開會(huì)的目的,13,開會(huì)讓您 小組面對(duì)面溝通 眾多訊息一次交流 融合意見凝聚共識(shí) 分派工作，公平合理,但開會(huì)也讓您 工作時(shí)間被分割 人多口雜，討論耗時(shí) 晚上加班 特殊問題

4、還是個(gè)別溝通 沒有產(chǎn)能 別人發(fā)言比自己開口多 Delay重要工作或客戶,14,無需開會(huì)的“五個(gè)如果”,15,必須開會(huì)的“五個(gè)如果”,16,一家合資工廠著火了，經(jīng)過調(diào)查，原因在于一名員工違反了操作條例，在車間內(nèi)吸煙，所以導(dǎo)致火災(zāi)發(fā)生。 (1)如果你是這家合資企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)理，你要采取下列哪種方式處理此事： A.一對(duì)一批評(píng) B.開會(huì)當(dāng)眾批評(píng) C.寫檢查處罰 (2)你為什么這么做？,17,怎樣才能讓會(huì)議更有效率？,18,高效會(huì)議的八大特征,19,會(huì)議的籌劃與管理,會(huì)前的準(zhǔn)備工作 會(huì)中的組織服務(wù) 會(huì)后的善后處理,會(huì)而議 議而決 決而行 行而徹,20,1、會(huì)議的頻率,1.固定的部門會(huì)議,21,2.全體會(huì)議

5、,22,3.處理突發(fā)事件的會(huì)議,23,4.一對(duì)一會(huì)議,24,2、明確舉行會(huì)議的目的,會(huì)前是否經(jīng)過多次討論和意見征詢 是否希望在會(huì)議上通過某項(xiàng)決議 會(huì)議目標(biāo)必須用書面形式列明 會(huì)議目標(biāo)必須具體且可以衡量 會(huì)議目標(biāo)數(shù)量要適當(dāng),25,3、做好會(huì)前籌劃,1、時(shí)間安排：絕大多數(shù)與會(huì)人員方便的時(shí)間 必須確定會(huì)議起始時(shí)間 大家易集中精力的時(shí)間,26,2、參會(huì)人員的選擇參與決策的人能否到場(chǎng)？ 會(huì)議決策的執(zhí)行者（參與者）能否到場(chǎng)？ 開會(huì)時(shí)能提供特定咨詢的人能否到場(chǎng)？,27,3、預(yù)約參會(huì)人員 所有與會(huì)者將每周工作安排時(shí)間表交給會(huì)議安排人，以找出最適宜所有參會(huì)人的開會(huì)時(shí)間。 確定了會(huì)議時(shí)間后要提前一周告知參加會(huì)議的

6、人員，這樣可以讓他們提前安排好自己的工作日程，以免出現(xiàn)打擾別人計(jì)劃或參會(huì)人員無法到場(chǎng)的情況。 在預(yù)約人員的同時(shí)需要把會(huì)議的主要目的告訴他們，如果有相關(guān)的資料可以提前發(fā)放，讓他們有充分考慮的時(shí)間。,28,4、會(huì)議資料準(zhǔn)備 有用的信息應(yīng)該在會(huì)議召開前就貼在公司內(nèi)部網(wǎng)站上，這樣每個(gè)人都可以看到它，而實(shí)際的會(huì)議時(shí)間就可以用來討論怎樣解決新問題，并形成建議。 會(huì)議使用的文字資料也需要提前一天發(fā)放給與會(huì)人員，讓他們有思想準(zhǔn)備。,29,內(nèi)部會(huì)議通知的樣式,30,按照議案的輕重緩急編排處理 如遇幾個(gè)議題，應(yīng)按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。盡量保證在最佳時(shí)間開會(huì)。一般來說，全體會(huì)議安排在上午，分組討論安

7、排在下午，晚上可安排一些文娛活動(dòng)。 每一個(gè)議案應(yīng)預(yù)估所需的處理時(shí)間并清楚的標(biāo)示,5、會(huì)議議題的設(shè)計(jì),31,4、會(huì)議召開,遵守時(shí)間 1、不要遲到 浪費(fèi)時(shí)間等于浪費(fèi)生命，浪費(fèi)別人的時(shí)間等于謀財(cái)害命！ 2、不要隨意推遲和變更開會(huì)時(shí)間打亂原定計(jì)劃會(huì)影響與會(huì)人員的其他工作安排，有些人可能因此不能出席會(huì)議；管理召集部門（人）的威信下降。 3、嚴(yán)格按照議程進(jìn)行，不要超時(shí),32,例子：,33,議程的開頭為會(huì)議的日期、時(shí)間和地點(diǎn),每項(xiàng)均有一個(gè)起始時(shí)間,下次會(huì)議細(xì)節(jié)寫在議程的末尾,34,按部就班,35,主持會(huì)議,要掌握會(huì)議節(jié)奏 和控制會(huì)議,36,會(huì)后，我又該執(zhí)行哪些后續(xù)工作呢？,開會(huì)過程中，我應(yīng)守住哪些原則？,為

8、了珍惜自己及團(tuán)隊(duì)的時(shí)間，也為了提高決策品質(zhì)， 減少資源內(nèi)耗，管理者應(yīng)以身作則，率先以專業(yè)的 會(huì)議運(yùn)作技巧來提高會(huì)議的價(jià)值。,在發(fā)起及安排會(huì)議時(shí)，我該考慮哪些因素？,37,我應(yīng)如何控制才能創(chuàng)造均衡發(fā)言？,身為主持人如何應(yīng)付 干擾，引導(dǎo)會(huì)議按議程 進(jìn)行？,面對(duì)爭(zhēng)辯時(shí)，我應(yīng)主動(dòng)做出哪些回應(yīng)以化解僵局？,當(dāng)會(huì)議產(chǎn)生無序討論時(shí)，如何處理？,38,先主動(dòng)停止發(fā)言，請(qǐng)對(duì)方總結(jié) 以條列式提出論點(diǎn) 針對(duì)差異點(diǎn)逐條討論,先尊重，再轉(zhuǎn)延至?xí)蠡驎?huì)尾 拉回主題，指定其他人發(fā)言,引導(dǎo)回歸議程,面對(duì)爭(zhēng)辯的回應(yīng),1 2 3 4,39,與不同的與會(huì)者打交道,始終保持沉默的與會(huì)者 喋喋不休的與會(huì)者 專拍上司馬屁的與會(huì)者 吹毛求疵的與會(huì)者 竊竊私語(yǔ)的與會(huì)者 脫離主題的與會(huì)者,40,41,如何圓滿結(jié)束會(huì)議,42,決定事項(xiàng)的落實(shí) 行動(dòng)計(jì)劃誰？什么任務(wù)？何時(shí)完成？怎么完成？ 催辦 催辦的范圍一般綜合性、交叉性的工作內(nèi)容由秘書部門或綜合部門負(fù)責(zé)催辦；領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)本身會(huì)議形成的決定，由秘書部門或指定單位負(fù)責(zé)催辦。業(yè)務(wù)范圍明確、專一的工作，責(zé)成相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)催辦；幾個(gè)部門