文書的處理課件

1、4文書的處理,1,第四章 文書的處理 156,第一節(jié) 文書處理程序 第二節(jié) 發(fā)文處理 第三節(jié) 收文處理,4文書的處理,2,本章學(xué)習(xí)目標(biāo),1、掌握發(fā)文處理的環(huán)節(jié)； 2、掌握收文處理的環(huán)節(jié)； 3、能夠獨(dú)立進(jìn)行收發(fā)文的處理。,4文書的處理,3,第一節(jié) 文書處理程序,4文書的處理,4,第一節(jié) 文書處理程序的概念,文書處理程序是指文件在機(jī)關(guān)內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)處理過程中所經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)。這些環(huán)節(jié)前后銜接、環(huán)環(huán)緊扣、排列有序，形成一個(gè)有序的整體，構(gòu)成一個(gè)文書運(yùn)轉(zhuǎn)與處理的科學(xué)流程。 文書處理程序由收文處理程序、發(fā)文處理程序、文件日常管理三個(gè)部分構(gòu)成。,4文書的處理,5,二、文書處理程序的特點(diǎn) 156,（一）確定性 1

2、、文書處理程序的各個(gè)環(huán)節(jié)是相對(duì)獨(dú)立且有確定的； 2、各個(gè)環(huán)節(jié)的排列順序是相對(duì)穩(wěn)定的，不得任意刪減環(huán)節(jié)和任意顛倒前后環(huán)節(jié)； 3、實(shí)際工作中可以對(duì)某些環(huán)節(jié)進(jìn)行合并辦理，但不得省略。,4文書的處理,6,（二）連續(xù)性 1、文書處理的各個(gè)環(huán)節(jié)是緊密銜接、前后連貫的一個(gè)統(tǒng)一整體； 2、運(yùn)用文書處理程序時(shí)不得顛倒順序或隨意增刪環(huán)節(jié)； 3、不同類型、不同大小的機(jī)關(guān)在具體運(yùn)用時(shí)可以有一定的靈活性。,4文書的處理,7,（三）規(guī)范性 1、文書處理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有特定的要求和規(guī)范； 2、規(guī)范性是文書處理的質(zhì)量要求； 3、規(guī)范性是文書處理工作所追求的最終目標(biāo)。 4、規(guī)范性體現(xiàn)在文書工作的內(nèi)容、工作方向、工作方式等方面。

3、,4文書的處理,8,注辦,調(diào)研,繕印,復(fù)核,登記,三、文書處理程序圖 157,4文書的處理,9,第二節(jié) 收文處理程序,P163-170,4文書的處理,10,一、收文處理程序的類型,收文可分為閱知性公文(以下簡(jiǎn)稱閱件)和批辦性公文(以下簡(jiǎn)稱辦件)兩大類。 收文辦理主要程序包括: 簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦（P163） （各機(jī)關(guān)對(duì)辦理環(huán)節(jié)的概括、流程不一致。還應(yīng)注意研究公文辦理體制機(jī)制等問題，以有利于分工協(xié)作，提升效率） 2012黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例： 簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù),4文書的處理,11,（一）簽收,簽收是對(duì)收到的公文進(jìn)行審核，檢查清點(diǎn)。 1、外收

4、發(fā)工作。對(duì)郵遞員、通訊員送來的信件進(jìn)行審核，按封皮作檢查： 1）查文件實(shí)際件數(shù)與回執(zhí)清單或發(fā)文登記數(shù)是否一致； 2）查來文是否屬于本機(jī)關(guān)收文； 3）查是否為急件、密件，急件隨到隨轉(zhuǎn)，密件轉(zhuǎn)機(jī)要室； 4）查封口是否完好，如有拆動(dòng)，需當(dāng)場(chǎng)聲明。 經(jīng)上述審核無誤，方能簽名驗(yàn)收。,4文書的處理,12,簽收是對(duì)收到的公文進(jìn)行審核，檢查清點(diǎn)。 2、內(nèi)收發(fā)工作。對(duì)外收發(fā)送來的文件進(jìn)行啟封審核。 內(nèi)收發(fā)啟封的權(quán)限為：整個(gè)機(jī)關(guān)名義收；領(lǐng)導(dǎo)同志收；負(fù)責(zé)同志收的文件。 啟封后的工作：檢查正件、附件及文件頁碼是否齊全，有無短少，如附有匯票、收據(jù)等，應(yīng)及時(shí)送財(cái)務(wù)部門。 收文審核后，內(nèi)收發(fā)加蓋收文章進(jìn)行收文登記。,4文書

5、的處理,13,簽收注意兩點(diǎn)： 一是要清點(diǎn)信封或文件包數(shù)量，檢查密封是否完好，核對(duì)信件實(shí)際件數(shù)、信封編號(hào)與簽收單上的記載是否相符。 二是要逐份清點(diǎn)核對(duì)所收文件的編號(hào)、份數(shù)與簽收單上的記載是否相符。核對(duì)無誤后，要簽名或蓋收文章收件。,4文書的處理,14,（二）登記,登記是文秘部門對(duì)收到的文件按一定的形式進(jìn)行逐項(xiàng)登記的環(huán)節(jié)。收文登記由單位內(nèi)收發(fā)承擔(dān)。 1、登記的作用 1）是收文處理工作的基礎(chǔ)和重要程序； 2）便于對(duì)收文的控制與管理，便于對(duì)收文查找及檢查收文的承辦情況； 3）便于對(duì)收文的催辦和統(tǒng)計(jì)； 4）有效防止收文的紊亂、積壓和丟失； 5）有利于提高工作效率和保證歸檔文件的齊全完整。,4文書的處理,

6、15,公文登記的內(nèi)容主要包括：編號(hào)、收文時(shí)間、來文單位、來文號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、緊急程度、主送單位等。 要詳細(xì)記載收文的經(jīng)辦過程，便于工作中查詢。 登記不是一次完成。邊辦邊登。多環(huán)節(jié)登記。,4文書的處理,16,登記的項(xiàng)目（可選擇）,4文書的處理,17,登記應(yīng)注意的事項(xiàng),1）收文登記時(shí)黨內(nèi)文件和行政收文要分開登記； 2）收文數(shù)量多的單位可以分類登記；（詳見后） 3）收文較少的單位統(tǒng)一登記，不分類別。 4）收文登記的范圍。除事務(wù)性的通知、便函、請(qǐng)柬外，所有來文均屬于收文登記的范圍。（詳見后） 機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的親啟件由收件人決定是否登記保存。,4文書的處理,18,需要登記的收文：,1、上級(jí)機(jī)關(guān)或上級(jí)主管部門

7、發(fā)來的指示性、指導(dǎo)性、需辦理和參閱性的文件。 2、下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送來的請(qǐng)示性、報(bào)告性、建議性或批評(píng)性的文件。 3、其他單位發(fā)來的商洽性或需要答復(fù)的來函。 4、上級(jí)機(jī)關(guān)召開會(huì)議印發(fā)的會(huì)議性材料。 5、帶有密級(jí)的文件、刊物和資料等。,4文書的處理,19,不需要登記的文件：,1、事務(wù)性通知（征訂報(bào)刊、書籍的通知等）；與本單位無關(guān)的人事任免通知和啟用印章通知。 2、日常事務(wù)性公文（介紹信、請(qǐng)柬、感謝信、回執(zhí)單、便函、啟事等）。 3、無保密要求的內(nèi)部刊物、資料（工作簡(jiǎn)報(bào)、情況交流、業(yè)務(wù)通訊、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)等）。 4、公開發(fā)布的公文和私人信件等。,4文書的處理,20,收文登記的形式,收文登記的形式。收文登記的形式有

8、薄冊(cè)式、聯(lián)單式和卡片式三種。 1）薄冊(cè)式登記。是用裝訂成冊(cè)的登記簿進(jìn)行登記。薄冊(cè)式登記一般采用大流水號(hào)順序登記，易于保存。小單位收文登記簿一年一冊(cè)；大單位采用分類登記簿登記。P164,4文書的處理,21,2）聯(lián)單式登記。是同時(shí)填寫兩聯(lián)或兩聯(lián)以上登記單的登記形式。以四聯(lián)單形式為多。第一聯(lián)貼在收文前面，隨收文運(yùn)轉(zhuǎn)；第二聯(lián)由內(nèi)收發(fā)保存，按順序裝訂后作為總收文登記簿；第三聯(lián)作為催辦憑據(jù)；第四聯(lián)送交檔案員，等待文件辦理完畢后整理登記。P165,4文書的處理,22,3）卡片式登記。是采用單份卡片進(jìn)行收文登記的形式?？ㄆ降怯浀膬?yōu)點(diǎn)是可以多人同時(shí)進(jìn)行收文登記；能夠編制多種檢索工具?？ㄆ降怯浀娜秉c(diǎn)是易于抽亂

9、和丟失。P166,4文書的處理,23,收文登記的方法,1、按照來文是否需要保密分類：可分為普通文件和保密文件。保密文件必須單獨(dú)設(shè)立一個(gè)登記賬簿。 2、按來文機(jī)關(guān)級(jí)別分類：上級(jí)、下級(jí)、其他（平級(jí)與不相隸屬）。 3、按來文處理要求分類：可分為參閱性公文、承辦性公文。 一般機(jī)關(guān)單位收文都是結(jié)合使用幾種分類方法進(jìn)行分類，即在某類下面繼續(xù)分類。如先按來文機(jī)關(guān)級(jí)別分類，然后在每個(gè)級(jí)別下按照是參閱還是承辦分類。,4文書的處理,24,（三）初 審(審核) 166,按2012條例要求，初審主要包括4個(gè)方面，經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來文單位并說明理由。（可以在退文時(shí)附退文單注明退文原因，或者將退文原因

10、電話告知來文單位。） 1.是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理。 2.是否符合行文規(guī)則。 常見問題有： 請(qǐng)示中一文多事，報(bào)告中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，將下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)原文轉(zhuǎn)報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)，黨委、政府辦公廳(室)之外的業(yè)務(wù)部門擅自向下級(jí)黨委、政府發(fā)布指令性公文。,4文書的處理,25,3、文種、格式是否符合要求 常見問題有： 該用“請(qǐng)示”的用了“報(bào)告”；主送、抄送機(jī)關(guān)標(biāo)注不規(guī)范；上行文未標(biāo)注“簽發(fā)人”；主附件分離，附件不全；缺頁、錯(cuò)頁、中間有空白頁；印制歪斜，等等。,4文書的處理,26,4.涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽，是否符合公文起草的其他要求。 常見問題有： 未經(jīng)協(xié)商就報(bào)文；已協(xié)商未達(dá)成一致意

11、見且沒有說明情況就報(bào)文；多個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文未會(huì)簽完畢就報(bào)文等。 初審合格的公文，進(jìn)入承辦程序。,4文書的處理,27,（四）承辦（擬辦-批辦-承辦）,2012條例規(guī)定： 1、閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送； 2、批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理； 3、需要兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門； 4、緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門對(duì)交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。,4文書的處理,28,承辦閱件。閱件應(yīng)合理確定分送范圍并分送。在分送范圍的確定上，以充分滿足工作需要、發(fā)揮文件最大效用、符合保密要求為原則。

12、承辦辦件。辦件應(yīng)提出擬辦意見報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理。 轉(zhuǎn)辦適用于黨委、政府辦公廳(室)根據(jù)有關(guān)規(guī)定有明確的授權(quán)，或請(qǐng)示事項(xiàng)明確在業(yè)務(wù)部門職權(quán)范圍內(nèi)的情況。,4文書的處理,29,按收文單位是否回復(fù)來文單位。承辦可分為：,1、貫徹落實(shí)收文 傳達(dá)、貫徹、執(zhí)行文件；制發(fā)執(zhí)行性文件（根據(jù)上級(jí)文件精神，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際，提出貫徹落實(shí)文件的措施、步驟、方法，制發(fā)新的文件，印發(fā)本機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)或下級(jí)機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行）；按照文件辦理事務(wù)；轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)或同級(jí)文件，批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的報(bào)告、通報(bào)等重要文件；復(fù)制收文轉(zhuǎn)往下級(jí)單位。 2、收文辦復(fù) 對(duì)下級(jí)單位報(bào)送來的請(qǐng)求性和需要批準(zhǔn)的文件辦理答復(fù)；對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)部署工作的文件，

13、以報(bào)告形式辦復(fù)；對(duì)其他機(jī)關(guān)的商洽性、協(xié)辦性、詢問性來函，以復(fù)函形式辦復(fù)；對(duì)不太重要的問題，可以采用電話、面談等方式答復(fù)。,4文書的處理,30,承辦要求,承辦要填寫收文批辦單，在“處理結(jié)果”欄如實(shí)、簡(jiǎn)要填寫處理結(jié)果，并簽署承辦人姓名和日期。承辦收文時(shí)制發(fā)的文件，包括下發(fā)的貫徹落實(shí)收文的文件的復(fù)文，應(yīng)當(dāng)填寫文件標(biāo)題、文件字號(hào)、發(fā)文時(shí)間；采用電話、面談形式答復(fù)來文單位，要填寫答復(fù)的時(shí)間、方式、簡(jiǎn)要內(nèi)容和對(duì)方姓名；傳達(dá)文件，要填寫傳達(dá)文件的時(shí)間、地點(diǎn)、傳達(dá)人姓名、傳達(dá)范圍等。 收文辦理完畢，要向本部門負(fù)責(zé)人或批辦的領(lǐng)導(dǎo)人匯報(bào)承辦情況，然后將收文退回給文秘部門，并將收文的處理結(jié)果登記在“收文登記簿”上。

14、,4文書的處理,31,承辦包括辦文和辦事兩個(gè)方面的內(nèi)容 168-169,1、辦事。辦事是具體落實(shí)文件中要求辦理執(zhí)行的相關(guān)事項(xiàng)。承辦要注意以下幾點(diǎn)： 1）明確承辦人、承辦事項(xiàng)、承辦期限； 2）領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見，如實(shí)按領(lǐng)導(dǎo)意圖落實(shí)文件； 3）涉及若干部門，主辦部門與協(xié)辦部門要協(xié)調(diào)一致，相互協(xié)商。,4文書的處理,32,2、辦文。辦文是針對(duì)收文的擬稿回復(fù)，即辦理復(fù)文。 復(fù)文是收文處理的一個(gè)環(huán)節(jié)，又是發(fā)文處理的起始階段。 復(fù)文要注意的幾點(diǎn)要求： 1）領(lǐng)會(huì)擬辦和批辦意見，據(jù)此復(fù)文； 2）研究文件內(nèi)容，屬于自己承辦的要及時(shí)回復(fù)； 3）批辦意見要求本部門牽頭與其它部門聯(lián)合復(fù)文的，會(huì)簽后，再報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批； 4）內(nèi)

15、容涉及以前的收文或其它材料，要查找有關(guān)文件作為復(fù)文的參考。,4文書的處理,33,承辦的注意事項(xiàng),1、對(duì)承辦性收文，在文件前面附上“收文批辦單”后分送，供擬辦、批辦和承辦使用。 收文批辦單應(yīng)附在文件前面，隨文件一起運(yùn)轉(zhuǎn)，收文處理完畢后，和文件一起歸檔保存。對(duì)傳閱的承辦文件，還應(yīng)附上“文件傳閱單”然后傳閱，供領(lǐng)導(dǎo)人簽字、批示使用。 2、對(duì)較長(zhǎng)的收文，秘書應(yīng)撰寫提要或摘要，附在文件前面，然后分送領(lǐng)導(dǎo)人參閱。,4文書的處理,34,（五）傳閱,傳閱是安排多人閱看同一份文件。秘書部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人的批示或授權(quán)，按照一定的程序?qū)⒐乃椭劣嘘P(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門閱知。 文件分為閱件和辦件，對(duì)于閱件要安排相關(guān)人員閱讀。 傳閱

16、的方式由接力式和輪輻式兩種，以輪輻式為佳。 要隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延傳。 對(duì)于一些重要和緊急的公文，可以采用開會(huì)的形式集體研究文件承辦的問題，取代收文的傳閱。,4文書的處理,35,輪輻式傳閱法,以公文傳閱工作人員為中心點(diǎn)，以閱讀審批公文的領(lǐng)導(dǎo)人為外圈，由中心點(diǎn)開始送給第一個(gè)人閱看，第一個(gè)人看畢退回中心點(diǎn)，再由中心點(diǎn)傳給第二個(gè)人看，依次下推，每傳閱一人都經(jīng)過中心點(diǎn)。公文走過的路線，呈車輻條狀，因而得名。 這種方法可以有效地控制公文，完全掌握公文的行蹤，避免中途積壓和傳遞斷線，還可以合理調(diào)整閱文人的次序。,4文書的處理,36,傳閱（運(yùn)轉(zhuǎn)、送批、送閱）,按順序傳批 適用于只有一份文件且

17、需多人閱批的公文傳閱。 (1)正傳。按閱批人排序由前往后依次傳閱，一般多用于閱知類公文。 (2)倒傳。按閱批人排序由后往前依次傳閱，一般多用于請(qǐng)示類公文。,4文書的處理,37,專傳 對(duì)于保密要求特別嚴(yán)格的公文，可以采用專傳的方式，即指定專人負(fù)責(zé)將公文在規(guī)定時(shí)間內(nèi)送機(jī)關(guān)有關(guān)負(fù)責(zé)人閱批完畢。,4文書的處理,38,傳閱工作中的注意事項(xiàng)： 一要隨時(shí)掌握公文傳閱去向和進(jìn)度。 二要控制公文傳閱周期（時(shí)間）。 三要嚴(yán)格公文傳閱范圍。 四要減輕機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人閱文負(fù)擔(dān)（先摘編）。 五要確保傳閱安全保密。 六要適時(shí)將已傳閱完畢的文件收回歸檔。,4文書的處理,39,（六）催辦 169,催辦是指對(duì)文件辦理進(jìn)行催促、檢查，

18、防止文件處理的漏辦和延誤。 催辦是為了提高辦文效率。 催辦由文秘部門負(fù)責(zé)：緊急公文，跟蹤催辦；重要公文，重點(diǎn)催辦；一般公文，定期催辦。 催辦可以采用電話催辦、信函催辦、專程面催等方式。 區(qū)分情況適時(shí)催辦，跟蹤催辦，重點(diǎn)催辦，定期催辦。,4文書的處理,40,（七）答復(fù)（注辦）169,辦件辦理完畢后，應(yīng)將辦理結(jié)果及時(shí)答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。 書面答復(fù) 1.制發(fā)答復(fù)公文。 2.印送批件：將機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人在辦件上的批示復(fù)印或抄清后交來文單位和相關(guān)單位。 3.發(fā)辦文通知。 口頭答復(fù) ： 電話答復(fù) 面談答復(fù),4文書的處理,41,中辦發(fā)201214號(hào)條例在公文辦理中強(qiáng)調(diào)：,第二十六條 涉密公文應(yīng)當(dāng)

19、通過機(jī)要交通、郵政機(jī)要通信、城市機(jī)要文件交換站或者收發(fā)件機(jī)關(guān)機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞，通過密碼電報(bào)或者符合國(guó)家保密規(guī)定的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。 第二十七條 需要?dú)w檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集齊全、整理歸檔。兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，相關(guān)機(jī)關(guān)保存復(fù)制件。 機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)的，在履行所兼職務(wù)過程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)歸檔。,4文書的處理,42,第三節(jié) 發(fā)文處理程序,P158-162,4文書的處理,43,發(fā)文處理要求的變化 參考158-159,發(fā)文處理是公文形成的重要階段， 原來：草擬審核簽發(fā)復(fù)核繕印用印發(fā)文登記分發(fā) 草

20、擬包括交擬和起草兩個(gè)步驟。 交擬是領(lǐng)導(dǎo)或文秘部門負(fù)責(zé)人向擬稿人交待撰擬任務(wù)的過程。 現(xiàn)在：發(fā)文辦理主要程序包括復(fù)核、登記、印制和核發(fā)。,公文擬制,4文書的處理,44,中辦發(fā)201214號(hào)黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例 第二十五條 發(fā)文辦理主要程序是：,（一）復(fù)核。已經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；需作實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報(bào)原簽批人復(fù)審。 （二）登記。對(duì)復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號(hào)、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。 （三）印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時(shí)效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場(chǎng)所印制。 （四）核發(fā)。公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的文字、格式和印刷質(zhì)量

21、進(jìn)行檢查后分發(fā)。,4文書的處理,45,一、復(fù)核,文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)以前，對(duì)文稿的內(nèi)容、體式等方面進(jìn)行全面的檢查審定。已經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核。這是發(fā)文程序中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。 審核工作由文秘部門負(fù)責(zé)人或資深秘書負(fù)責(zé)。 審核主要是把好三關(guān)：行文關(guān)、文字關(guān)、政策關(guān)。,4文書的處理,46,主要包括：審核處理程序、附件材料、文件格式等。 1、審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備； 2、附件材料是否齊全； 3、格式是否統(tǒng)一、規(guī)范。 復(fù)核無誤，應(yīng)編發(fā)文字號(hào)，確定印制份數(shù)，注明時(shí)限和秘級(jí)，準(zhǔn)備繕?。?復(fù)核有誤，應(yīng)按程序退回復(fù)審。,4文書的處理,47,關(guān)于確定文件份發(fā)出方式： 在“復(fù)核”中考慮，在“核發(fā)

22、”中體現(xiàn),郵遞（普通郵寄、特快專遞、機(jī)要通信） 電信（電報(bào)、電話、傳真、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)） 專人傳遞、機(jī)要交通方式、報(bào)紙登載。 在準(zhǔn)確、可靠、及時(shí)的要求下，結(jié)合實(shí)際，盡可能選擇支出費(fèi)用較低的傳遞方式。,4文書的處理,48,批注印制文件的總份數(shù)和文件發(fā)出方式,復(fù)核人員將批注語寫在發(fā)文稿紙的上白邊處，并簽署姓名和日期。 如： “打印XX份，掛號(hào)郵寄。王XX，2015年3月5日?！?4文書的處理,49,繕印（根據(jù)定稿制作文件正本的過程）160-161,1、必須忠實(shí)定稿，不得隨意改動(dòng)原稿的文字、標(biāo)點(diǎn)、格式、段落，并保護(hù)好定稿； 2、版面設(shè)計(jì)要美觀大方；用紙、格式、印刷要符合規(guī)定；要防止出現(xiàn)多頁、缺頁、倒頁問

23、題； 3、注意繕印過程中的保密工作，秘密文書應(yīng)有專人負(fù)責(zé)并在指定繕印地點(diǎn)印制，并對(duì)印制的底版、校樣等進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止失密或泄密。 4、建立繕印程序中的登記制度。,4文書的處理,50,校對(duì) 參考122-123校對(duì)符號(hào)及其用法,校對(duì)是繕印中的一個(gè)環(huán)節(jié)。是指以簽發(fā)的定稿為底本，對(duì)繕印的校樣進(jìn)行格式和文字核對(duì)校正工作。 校對(duì)時(shí)應(yīng)注意的問題： 1、初校與復(fù)校相結(jié)合； 2、以定稿為依據(jù)； 3、要校改的文字要牽出版芯； 4、校對(duì)后要全面復(fù)查，復(fù)查無誤后，在發(fā)文稿紙的校對(duì)欄中填寫校對(duì)人姓名，然后付印。,4文書的處理,51,用?。ㄉw章）,用印是指在需要用印的文件上加蓋發(fā)文單位印章的程序。用印是公文生效的標(biāo)志。

24、 單位印章由文秘部門指定的專人負(fù)責(zé)，并建立一定的用印制度。 單位要建立用印登記制度，在用印前填寫用印登記簿上相關(guān)欄目和內(nèi)容。,4文書的處理,52,用印注意事項(xiàng),1、用印須經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由掌管單位印章的專人經(jīng)手進(jìn)行； 2、用印文件的制發(fā)機(jī)關(guān)必須與印面一致，文件內(nèi)容與定稿一致； 3、用印時(shí)位置準(zhǔn)確，印文要端正清晰； 4、根據(jù)發(fā)文印數(shù)核實(shí)用印的份數(shù)，不得蓋空白印； 5、送印刷廠印制的文件，如需套機(jī)關(guān)印章，應(yīng)派專人送?。?6、通過報(bào)刊發(fā)布文件，簽發(fā)稿上應(yīng)加蓋印章。,4文書的處理,53,二、登記 161-162,基本要求： 復(fù)核后的公文，應(yīng)在發(fā)文登記本或計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中認(rèn)真詳細(xì)記載發(fā)文登記的內(nèi)容，包括

25、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、緊急程度、簽發(fā)人、主送單位、成文日期、分送范圍、印發(fā)日期、印制份數(shù)等。 用印后，分發(fā)前,4文書的處理,54,1、登記的作用：便于對(duì)發(fā)文管理、統(tǒng)計(jì)和核查。 2、發(fā)文登記形式為薄本式登記簿，一般每年一冊(cè)。每一個(gè)單位一般有三種發(fā)文登記簿。內(nèi)收發(fā)的發(fā)文登記簿、內(nèi)收發(fā)對(duì)外收發(fā)的送文登記簿和外收發(fā)的發(fā)文登記簿。 其中外收發(fā)的發(fā)文登記簿中的登記項(xiàng)目與收文登記簿基本相似，可以使用與收文登記簿同樣格式的登記簿。,4文書的處理,55,一般（內(nèi)收發(fā)對(duì)外收發(fā)）送文登記簿 161,4文書的處理,56,三.印制,(一)確保質(zhì)量。公文印制必須以經(jīng)過機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的定稿為依據(jù)。 (二)確保時(shí)效。尤其是對(duì)

26、于標(biāo)注特急或要求限時(shí)發(fā)出的公文，要嚴(yán)格按照時(shí)限印制完畢，不得延誤。 (三)確保安全保密。涉密公文應(yīng)當(dāng)在具有國(guó)家秘密載體印制資質(zhì)的單位或機(jī)關(guān)內(nèi)部非經(jīng)營(yíng)性印刷廠、文印中心印制。,4文書的處理,57,四、核發(fā) 參考P162,公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。 (一)認(rèn)真檢查成品文件質(zhì)量。 (二)準(zhǔn)確及時(shí)分發(fā)成品文件。,4文書的處理,58,核發(fā)環(huán)節(jié) 1、分發(fā)環(huán)節(jié)由文秘部門的內(nèi)收發(fā)承擔(dān)，主要工作內(nèi)容是書寫封面、裝入文件、封口和發(fā)送。 2、分發(fā)前要清點(diǎn)份數(shù)、檢查公章、有無缺頁倒頁現(xiàn)象；根據(jù)主送、抄送機(jī)關(guān)分別裝封，如有需要還要加蓋密級(jí)、急件印戳，核對(duì)無誤后，將封口封緘。 3、分裝

27、時(shí)急件、密件、普通件要分別裝封；封面書寫要工整、規(guī)范；份數(shù)準(zhǔn)確；封口要嚴(yán)實(shí)。,4文書的處理,59,發(fā)送時(shí)的注意事項(xiàng),公文發(fā)送方式有：普通郵寄、機(jī)要投遞、專人遞送等，但不得托人代送。 1、郵遞應(yīng)準(zhǔn)備回執(zhí)，機(jī)要遞送和專人遞送要有交接手續(xù)，履行簽字手續(xù)。 2、會(huì)議發(fā)送的公文應(yīng)向會(huì)議所在單位發(fā)送“會(huì)議文件目錄”或“會(huì)議文件通知單”，以確保收文完整準(zhǔn)確。 3、發(fā)文封裝后，要及時(shí)將定稿和存本歸檔。如是復(fù)文還須進(jìn)行“注辦”。,4文書的處理,60,第四節(jié) 文書的管理,79-83,4文書的處理,61,公文管理是指以安全保密和充分發(fā)揮公文效用為目標(biāo)，在公文形成、傳遞、運(yùn)轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)、利用、整理歸檔、清退銷毀等環(huán)節(jié)中所

28、進(jìn)行的規(guī)劃、組織、控制、監(jiān)督、保管、整理、統(tǒng)計(jì)、提供服務(wù)的職能活動(dòng)。公文管理貫穿于公文處理工作全過程，是公文處理工作的重要保障。,4文書的處理,62,一、公文管理的作用,一是有利于確保國(guó)家秘密安全。 二是有利于充分發(fā)揮公文效用。 三是為公文運(yùn)轉(zhuǎn)提供保障。,4文書的處理,63,二、公文管理基本要求,1.統(tǒng)一管理 統(tǒng)一管理要求公文由文秘部門或者專人管理。主要表現(xiàn)在收文發(fā)文歸口管理、統(tǒng)一公文處理制度規(guī)范、統(tǒng)一公文運(yùn)轉(zhuǎn)程序、統(tǒng)一審核用印、統(tǒng)一整理歸檔、統(tǒng)一清退銷毀等方面。 2.安全保密 條例規(guī)定，設(shè)立黨委（黨組）的縣級(jí)以上單位應(yīng)當(dāng)建立機(jī)要保密室和機(jī)要閱文室，并按照有關(guān)保密規(guī)定配備工作人員和必要的安全保

29、密設(shè)施設(shè)備。 3.有效利用 4.完善制度,4文書的處理,64,三、公文密級(jí)管理,2012條例規(guī)定： “公文確定密級(jí)前，應(yīng)當(dāng)按照擬定的密級(jí)先行采取保密措施。確定密級(jí)后，應(yīng)當(dāng)按照所定密級(jí)管理。公文的密級(jí)需要變更或者解除的，由原確定密級(jí)的機(jī)關(guān)或者其上級(jí)機(jī)關(guān)決定。,4文書的處理,65,1.絕密級(jí)國(guó)家秘密載體應(yīng)當(dāng)在符合國(guó)家保密標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)施、設(shè)備中保存，并指定專人管理； 2.未經(jīng)原定密機(jī)關(guān)、單位或者其上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄； 3.收發(fā)、傳遞和外出攜帶，應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)，并采取必要的安全措施； 4.對(duì)接觸、知悉人員要作出文字記載，禁止攜帶參加涉外活動(dòng)或出境。,4文書的處理,66,四、公文印發(fā)傳達(dá)管理,印

30、發(fā)傳達(dá)： 公文發(fā)給組織，不發(fā)給個(gè)人。公文的印發(fā)傳達(dá)范圍應(yīng)嚴(yán)格按照發(fā)布層次和有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 確定知悉范圍有2個(gè)基本原則： 一是工作需要原則。 二是涉密最小化原則。,4文書的處理,67,公開發(fā)布：,1.公開發(fā)布權(quán)限。公文的公開發(fā)布實(shí)際上是變更公文的印發(fā)傳達(dá)范圍，必須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。不能將公文不涉密作為公文可隨意公開的依據(jù)，凡沒有標(biāo)注可公開發(fā)布的，公開時(shí)必須請(qǐng)示。 2.涉密公文公開發(fā)布前應(yīng)當(dāng)履行解密程序。解密的不一定公開，但公開的一定是已經(jīng)解密的。 3.公開發(fā)布的時(shí)間、形式和渠道，由發(fā)文機(jī)關(guān)確定。 4.經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機(jī)關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。,4文書的處理,68,五、翻印復(fù)制匯編管理,復(fù)制、匯編機(jī)密級(jí)、秘密級(jí)公文，應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定并經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。復(fù)制、匯編的公文視同原件管理。 絕密