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1、辦公用品請(qǐng)購(gòu)、發(fā)放、領(lǐng)用管理辦法(草案)總則為加強(qiáng)公司辦公用品請(qǐng)購(gòu)、領(lǐng)用、發(fā)放管理,本著“節(jié)約成本,提高效率,規(guī)范流程,明確責(zé)任”的原則,倡導(dǎo)“健康優(yōu)質(zhì)、綠色環(huán)保、勤儉節(jié)約”的現(xiàn)代辦公方式,特制定本辦法。一、適用范圍本手冊(cè)適用于中機(jī)國(guó)際(湖南)環(huán)??萍加邢薰竞w下的各分公司和分支機(jī)構(gòu)全體員工(包括正式員工、試用期員工、見(jiàn)習(xí)徒工、實(shí)習(xí)學(xué)員)。每部門設(shè)立辦公用品領(lǐng)用記錄表,由辦公室發(fā)放、公司辦公用品保 管員統(tǒng)一管理,于領(lǐng)用時(shí)登記,嚴(yán)格控制辦公用品領(lǐng)用。各部門另設(shè)專人負(fù) 責(zé)領(lǐng)用及保管部門公用品。二、辦公用品分類1、固定資產(chǎn)類辦公用品:辦公電腦(筆記本)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、 碎紙機(jī)、掃描儀、投
2、影儀等。2、高值非消耗類辦公用品:辦公家具、驗(yàn)鈔機(jī)、電話機(jī)、打孔機(jī)、裝訂機(jī)、U盤、移動(dòng)硬盤、衣架、白板、書報(bào)架、電風(fēng)扇、電腦包等。3、高值消耗類辦公用品:墨盒、硒鼓、色帶、碳粉、網(wǎng)線、電話線等。4、低值消耗類辦公用品:筆類:簽字筆(芯)、圓珠筆(芯)、鉛筆、白板筆、記號(hào)筆、熒光筆、激光筆等;冊(cè)類:文件夾(盒/筐)、拉桿夾、按扣夾、單夾、板夾、拉邊袋、檔案盒(袋)、名片夾(盒/冊(cè))、支票夾等;紙本類:賬本、筆記本、彩條紙、 N次貼、便簽紙等;刀器類:計(jì)算器、訂書器、推釘器、起釘器、剪刀、裁紙刀、轉(zhuǎn)筆 刀、刀片等;夾釘類:裝訂條(圈)、推釘夾、燕尾夾、訂書釘、別針、曲別針、 大頭針等;耗材類:打印
3、/復(fù)印紙、傳真紙、復(fù)寫紙、鼠標(biāo)、鍵盤等;其他類:刻錄盤、膠水(棒)、膠帶、雙面膠、涂改液(帶)、筆筒、 尺子、橡皮、印臺(tái)(油)、電池、插線板、塑封皮、公司印刷品、紙 杯、咖啡、瓶裝礦泉水等;5、高值消耗類辦公禮品:茶葉禮盒、海豹油、購(gòu)物卡、紅酒禮盒、香煙等。三、辦公用品的申購(gòu)、發(fā)放、領(lǐng)用1、辦公用品申請(qǐng)需填寫辦公用品請(qǐng)購(gòu)單,辦公用品的申請(qǐng)人為部門辦公 用品管理負(fù)責(zé)人。2、 各部門辦公用品須于每月20日前,根據(jù)各部門的辦公用品需求填寫 辦公 用品請(qǐng)購(gòu)單,且注明申請(qǐng)領(lǐng)用人姓名及領(lǐng)用項(xiàng)目明細(xì) (高值非消耗類辦 公用品單位價(jià)值超過(guò)100元,需填寫審批單),交由所屬部門領(lǐng)導(dǎo)及綜合 部領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理會(huì)簽后,
4、將辦公用品請(qǐng)購(gòu)單提交綜合部統(tǒng)一采購(gòu)。3、未在本辦法規(guī)定日期內(nèi)提出購(gòu)買申請(qǐng)的部門,則視為當(dāng)月無(wú)購(gòu)買需求。4、 綜合部于申請(qǐng)當(dāng)月月底前采購(gòu)?fù)戤?,于每月一?hào)統(tǒng)一發(fā)放至各部門,由各部 門辦公用品管理負(fù)責(zé)人發(fā)放至具體使用人, 原則上綜合部不對(duì)個(gè)人發(fā)放。5、綜合部將根據(jù)日常辦公需要,對(duì)常用辦公用品進(jìn)行批量購(gòu)買,在保證正 常辦公需求的前提下,保持定量庫(kù)存。臨時(shí)急需用品,可根據(jù)情況進(jìn)行 米購(gòu)。6、各部門常用消耗類辦公用品月用量標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)各部門三個(gè)月加權(quán)平均數(shù)為 依據(jù)。此標(biāo)準(zhǔn)為暫定數(shù),可依據(jù)每月平均用量進(jìn)行合理調(diào)整。7、對(duì)于高檔耐用、但不常用的辦公用品,各部門間應(yīng)盡量協(xié)調(diào)相互借 用,原則上不重復(fù)購(gòu)置。辦公設(shè)備出現(xiàn)
5、故障,由行政部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和 聯(lián)系退換、保修、維修、配件事宜。造成設(shè)備損壞的,按公司相關(guān) 管理規(guī)定處理。8 辦公耗材,電腦配件的領(lǐng)用必須以舊換新。9、各部門要控制和合理使用辦公用品,杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。部分辦公用品:簽 字筆(芯)、圓珠筆(芯)、線圈本(換芯)、記號(hào)筆、瓶裝膠水(可灌裝)、涂改液、計(jì)算器、鼠標(biāo)、鍵盤、打印紙(正反面使用)等,鼓 勵(lì)大家以舊換新,低碳、經(jīng)濟(jì)使用。9、離職員工在辦理離職或交接手續(xù)時(shí),應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公用品(消耗類辦中機(jī)環(huán)保|芒*1口旺秸J(rèn)U MUJkH両貞id公用品除外)如數(shù)歸還。有缺失的應(yīng)照價(jià)賠償,否則不予辦理相關(guān)手續(xù)。四、辦公用品費(fèi)用分?jǐn)?、各部門請(qǐng)購(gòu)的辦公用品費(fèi)用,計(jì)入其
6、日常費(fèi)用中。綜合部于每月30日前, 對(duì)領(lǐng)用的辦公用品費(fèi)用進(jìn)行核帳,經(jīng)各部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字確認(rèn)后,上報(bào)財(cái)務(wù)部門入賬。2、 辦公用品請(qǐng)購(gòu)單審批人(各部門領(lǐng)導(dǎo))為辦公用品費(fèi)用控制的責(zé)任 人,應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格控制費(fèi)用,把好請(qǐng)購(gòu)關(guān)。五、固定資產(chǎn)類辦公用品的入庫(kù)、領(lǐng)用及維修1、設(shè)備送達(dá)后由綜合部物資保管員、網(wǎng)絡(luò)部網(wǎng)管員共同驗(yàn)收辦理入庫(kù)手續(xù)。2、網(wǎng)絡(luò)部打印設(shè)備標(biāo)簽,貼在設(shè)備合適處,設(shè)備標(biāo)簽須包括以下內(nèi)容:設(shè)備名稱、設(shè)備配置、使用部門、使用人。3、各申請(qǐng)部門領(lǐng)用電腦時(shí),應(yīng)填寫物資領(lǐng)料單,并注明物資的名稱、規(guī)格 型號(hào)、數(shù)量,并由部門領(lǐng)導(dǎo)審批,同時(shí)提供審批過(guò)的請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)單復(fù)印件,一 并提交給綜合部物資保管員。綜合部物資保
7、管員核對(duì)后方能發(fā)貨同時(shí)通知網(wǎng) 管員安裝調(diào)試,設(shè)備管理部門登記電腦設(shè)備檔案。4、所有辦公設(shè)備在以下部門需有臺(tái)帳:總部綜合辦、網(wǎng)絡(luò)部,幾處臺(tái)帳必 須保持一致,并定期進(jìn)行盤點(diǎn)核對(duì)。5、對(duì)電腦設(shè)備、辦公設(shè)備的發(fā)外維修必須填寫設(shè)備維修申請(qǐng)單,并經(jīng)使用 部門領(lǐng)導(dǎo)、綜合部網(wǎng)管員(電腦設(shè)備)審核、綜合部領(lǐng)導(dǎo)審批、后由綜合部 采購(gòu)員安排發(fā)外維修。6、綜合部采購(gòu)員應(yīng)根據(jù)審批后的申請(qǐng)單通知供應(yīng)商上門取貨或送貨,必要 時(shí)要求到現(xiàn)場(chǎng)維修。7、維修單位對(duì)故障設(shè)備檢測(cè)后應(yīng)提供設(shè)備維修內(nèi)容確認(rèn)單,綜合部部網(wǎng)管 員進(jìn)行更換零部件型號(hào)審核。采購(gòu)部進(jìn)行價(jià)格審核或詢價(jià)、定價(jià)后報(bào)審核辦 備案,維修單位根據(jù)審核后的維修確認(rèn)單進(jìn)行維修。8對(duì)維修設(shè)備驗(yàn)收入庫(kù)時(shí),綜合部物資保管員根據(jù)維修供應(yīng)商提供的發(fā)外 維修申請(qǐng)單、更換舊件、設(shè)備維修內(nèi)容確認(rèn)單上物資明細(xì)與實(shí)物核對(duì)是否相 符,通知行政部部網(wǎng)管員驗(yàn)收,由綜合部網(wǎng)管員填寫驗(yàn)收單,按驗(yàn)收入庫(kù)流 程辦理入庫(kù)手續(xù)。(紅色為
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