庫存管理系統(tǒng)設(shè)計案例分析

1、案例：庫存管理系統(tǒng)第一節(jié) 系統(tǒng)調(diào)查與分析 以美國某批發(fā)服務(wù)公司的計算機信息系統(tǒng)為例。 該公司從生產(chǎn)廠家購進各類商品放入倉庫，接受各地零售商的訂單， 按要求將貨物運到指定地點。一般說來零售商總喜歡首先到這個公司訂貨由于它的批發(fā)價格較為低廉。但是，如果某個零售商的訂貨要求得不到滿足，它就會轉(zhuǎn)向其它公司訂貨，從而使這個公司失去顧客。零售商的訂貨量是受季節(jié)影響的。 為了滿足顧客訂貨要求并盡量減少庫存積壓，該公司計劃開發(fā)一個庫存控制系統(tǒng)。主要目的有:1）為顧客訂貨提供更好的服務(wù)；2）控制庫存水平；3）決定向廠家訂貨的時間和批量。一、系統(tǒng)調(diào)查與分析 系統(tǒng)開發(fā)隊伍由用戶、計算機工作人員和上層領(lǐng)導(dǎo)。它們用幾周

2、時間調(diào)查了現(xiàn)系統(tǒng)的工作情況和存在問題。產(chǎn)生了如下報告。1.現(xiàn)存系統(tǒng) 現(xiàn)存系統(tǒng)的工作流程如圖6-1所示。全部處理工作都是由手工來進行的。有的商品由于擔(dān)心訂貨無法滿足而造成嚴(yán)重積壓；有的商品由于錯過了合適的實際而使顧客轉(zhuǎn)移到其它公司。目前的訂貨時間基本上是由倉庫保管人員決定的。它們憑經(jīng)驗給出一個最佳訂貨點，當(dāng)發(fā)現(xiàn)庫存貨物低于此點時，便向采購部門發(fā)出訂貨要求。同時倉庫保管人員無法參考銷售預(yù)報結(jié)果。 2.計算機系統(tǒng)的目標(biāo) 在不降低顧客服務(wù)水平的前提下，減少庫存水平 改善訂貨策略 對于由季節(jié)變化和具有緩慢變化趨勢的商品，改善它們的庫存管理 搜集銷售數(shù)據(jù)，從中分析銷售趨勢以保證適當(dāng)?shù)馁徺I策略和庫存水平。

3、3.決策內(nèi)容 每一季度中都應(yīng)訂購什么貨物？ 在季節(jié)中應(yīng)追訂哪些貨物？何時追訂？ 每次應(yīng)追訂多少貨物？ 哪些貨物應(yīng)該從倉庫中淘汰？ 4.信息流 倉庫保管人員每天檢查實際庫存。當(dāng)發(fā)現(xiàn)庫存貨物低于訂貨點時， 便于日末向采購部門發(fā)出訂貨要求。采購部門檢查該商品的是否已經(jīng)在訂，如果沒有則發(fā)出訂貨書，如已在訂，則催促廠方盡快交貨。在每季度末，采購部門分析采購的訂單并估計下一季度各種商品各需要訂貨多少，據(jù)此確定下一季度的訂單。各月平均發(fā)出的訂單數(shù)量如表1所示。表2-1 信息流量調(diào)查結(jié)果月份平均訂單數(shù)月份平均訂單數(shù)一月4100七月5,000二月6,700八月5,100三月7,800九月6,200四月8,400

4、十月9,500五月5,400十一月10,100六月4,600十二月8,200合計81,100每月平均訂單數(shù)每天平均訂單數(shù)每天最多訂單數(shù)每張訂單上的平均商品類數(shù)6,7582225005.15.幾種不同方案的比較如表2-2:表2-2選取方案方案1對現(xiàn)系統(tǒng)稍加改善方案2用簡單的經(jīng)濟訂單批量模型進行計算機批處理方案3購買現(xiàn)成的庫存控制軟件包方案4開發(fā)在線的庫存控制系統(tǒng)可滿足多少指定的目標(biāo)5%75%60%95%可節(jié)約的金額5 000美元/年20 000美元/年15 000美元/年15 000美元/年無形的利益10%30%25%50%開發(fā)所需時間3個月18個月6個月2年以上總開發(fā)費用10 000美元50

5、000美元55 000美元80 000美元 6.幾種不同方案的詳細分析 （1）方案一 工作方式所需費用最低，對組織的影響最小，但可以達到部分改善效果。 決策和信息流最佳訂貨點和訂貨 批量的決定變的較為科學(xué)，其它不受影響，信息處理方式不變。 所用設(shè)備可不用計算機。 開發(fā)步驟2、3個月即可。 對組織的影響幾乎沒有影響。 對人員的影響采購人員工作稍多一些，倉庫人員工作相對減少。 費用和利益計算最佳訂貨點的機時費和打印費。利益是可以減少庫存積壓和選取單位成本最低的訂貨量。 工作方式庫房人員每周向計算機輸入貨物進出數(shù)量2次。計算機自動完成訂貨檢查和通知。采購部門按照通知訂貨，并通知計算機訂貨情況。該系統(tǒng)

6、能夠隨時查詢。 決策和信息流對四種決策都起到較好的作用。倉庫和采購部門輸入信息，采購部門還要從計算機得到信息。 所用設(shè)備可用穿孔卡片于輸入，打印訂貨通知作為輸出。在磁帶上建立一個文件以存儲各類商品的最佳訂貨點點和最佳批量。計算機可放在公司本部，而在批處理終端上運行本系統(tǒng)。 開發(fā)步驟大約需用一年時間。但為了謹慎起見，估計為18個月它包括最佳訂貨點和訂貨批量的計算以及相應(yīng)文件的建立；批處理軟件的設(shè)計、編程和調(diào)試；輸入輸出格式的設(shè)計；培訓(xùn)庫房和采購部門如何填寫輸入表格，培訓(xùn)從事卡片穿孔和數(shù)據(jù)輸入等工作的專門操作員。 對組織的影響有必要在庫房中專門安排幾個人從事數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備和控制工作，也要有人負責(zé)把倉庫

7、填寫的報表傳送給批處理終端上的操作人員。據(jù)調(diào)查、倉庫管理人員很歡迎不再每天核對實際庫存與最佳訂貨點，他們反映，這項核對工作十分麻煩又易出錯。如果由計算機來自動核對，會減輕負擔(dān)。采購部門人員也表示歡迎由計算機自動開訂貨單和催貨單因為他們目前每天都要從庫房接到許多訂貨通知，而且都要查對是否已經(jīng)在訂。 對人員的影響從表面上看，人員工作方式變化不大，但影響的范圍較廣泛，各類人員的工作方式都會有些變化。倉庫人員和采購人員都要為向計算機輸入準(zhǔn)備數(shù)據(jù)，上層管理人員可以隨時向計算機查詢并得到各種報告不過，具體到每個人來說，都沒有增添什么額外的工作。 費用和利益由于計算機對最佳訂貨點不會發(fā)生錯誤，所以更好地保證

8、了對顧客服務(wù)的水平，更大地減少了庫存積壓，可以更準(zhǔn)確地利用最佳批量的折扣，從而降低采購成本。所發(fā)生的費用主要是系統(tǒng)開發(fā)的人工費用， 50 000美元是根據(jù)本公司的計算機人員開發(fā)其它系統(tǒng)所用的費用估算出來的。（3）方案三：購買現(xiàn)成的庫存控制軟件包工作方式開發(fā)小組分析了幾種可以買到的庫存控制軟件包并選定了其中最理想的一種。這個軟件包的工作方式與批處理系統(tǒng)大致一樣。但該軟件包具備一些對我們毫無用處的功能，同時有些我們所需要的功能它又沒有，需要加以改造。決策和信息流同批處理系統(tǒng)。所用的設(shè)備同批處理系統(tǒng)。開發(fā)步驟購買和裝置軟件包，進行必要的改造以適合本公司需要，人員培訓(xùn)等估計要用半年左右時間。對組織的影

9、響同批處理系統(tǒng)。對人員的影響同批處理系統(tǒng)。費用和利益利益與批處理系統(tǒng)差不多，但費用會略高一些，因為軟件包本身費用就是40 000美元，還要加以改造和實施。（4）方案四：在線系統(tǒng)工作方式這種系統(tǒng)最為理想。它不需要有人專門從事鍵盤輸入工作，而是在倉庫、銷售部門和采購部門均設(shè)有終端。數(shù)據(jù)由用戶隨時在終端上鍵入。決策和信息流對決策的影響與批處理相同，但更為及時。信息流會發(fā)生變化，書面上的內(nèi)容會大大減少，用戶直接與計算機“會話”。所用的設(shè)備文件將不再存于磁帶上。而必須存于磁盤上以備各種用戶隨時存取，文件結(jié)構(gòu)也將變得復(fù)雜，輸出方式也多種多樣，有些是打印報表，有些是屏幕顯示。開發(fā)步驟雖然該公司已經(jīng)有了幾個在

10、線計算機系統(tǒng)在運行，但要開發(fā)這種在線庫存控制系統(tǒng)，仍需要較大的努力。因此所用人工和時間都會較長。對組織的影響會對組織有較大影響。因為各種人的工作方式都發(fā)生了較大變化，不再以書面文字為主要媒介，而代之以直接同計算機打交道。也可能會出現(xiàn)計算機出故障從而影響正常工作的問題。各種備份文件也必須隨時準(zhǔn)備。對人員的影響系統(tǒng)用起來會十分順，減少了大量的文牘工作。但有個問題，就是各類人員必須盡快熟悉這種終端上的工作方式。由于多年來人們已習(xí)慣于利用書面材料，所以這種工作方式的轉(zhuǎn)換有個接受過程。費用和利益利益很大，主要是由于數(shù)據(jù)來源于現(xiàn)場，十分及時，十分可靠。但運行費用將會高于批處理系統(tǒng)。 二、領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 系統(tǒng)調(diào)查

11、的分析結(jié)果上報給公司上層的委員會。 委員們討論后同意開發(fā)小組對現(xiàn)存系統(tǒng)的分析，認為應(yīng)該開發(fā)一個新的系統(tǒng)。對于具體開發(fā)的四種方案，委員們否決了小改小革和購置軟件包兩個方案（注：事實上，從上面的分析中可以看出購置現(xiàn)成軟件包是最為可取的方案。拒絕此方案只是為了教學(xué)的需要，以便引入系統(tǒng)設(shè)計階段）。對于二、四兩個方案，委員們觀點不一致，因此要求開發(fā)小組作進一步的可行性研究。開發(fā)小組又用了兩周時間，詳細比較了兩種方案的優(yōu)劣，經(jīng)過細致的估算，得知第一次報告的估算過于保守。事實上，批處理系統(tǒng)只要12個月和8萬美元，而在線系統(tǒng)只需18個月和11萬美元。 鑒于各類用戶對終端工作很不熟悉，所以同意開發(fā)批處理系統(tǒng)，

12、但是要求開發(fā)小組在設(shè)計時留有充分的余地，以便在條件成熟時，可以較順利的轉(zhuǎn)入在線系統(tǒng)。 根據(jù)上述指示，開發(fā)小組進入了系統(tǒng)設(shè)計階段的工作。第二節(jié) 系統(tǒng)設(shè)計 一、代碼設(shè)計 倉庫中全部零件可分為幾十類，每類中又各有幾十個類， 每小類中又各有幾十種商品。所以商品代碼取六位數(shù)字即可。但為了減少輸入錯誤，多位代碼后邊加一個校驗值，所以一共是7位數(shù)。二、輸出設(shè)計 系統(tǒng)的主要輸出有四個： 庫存總帳、追訂報告、訂單分析報告、庫存盤點的調(diào)整報告。 下面分別進行描述。 1.庫存總帳 去向銷售部門、采購部門、倉庫、財會部門。形式縮微膠片。 順序依商品代號排序。 2.追訂報告 去向一采購部門。 形式打印。順序依商品代碼排

13、序。 頻率 每批處理打印一次。 3.訂單分析報告 去向采購部門。 形式打印。 順序依商品代碼次序或依訂貨廠方順序。 內(nèi)容代碼、商品名稱、單位、年訂貨量、最佳訂貨點、最佳批量、缺貨數(shù)量。4.庫存盤點后的調(diào)整報告 形式打印。 順序依商品代碼次序。 頻率每次盤點后打印。 內(nèi)容代碼、商品名稱、單位、前十二個月的盈余、帳面盈余、前十二個月的支出、本月支出、 盤點日期、調(diào)整數(shù)量。三、輸入設(shè)計 輸入的數(shù)據(jù)有四種，分別為顧客訂貨單、入庫通知、 采購部門的訂貨通知和錯誤改正。分別描述如下：1.顧客訂貨單來源銷售部門 媒體卡片（每張訂單上的每種貨物各占用一張卡片）字段顧客代碼（八位數(shù)字型） 商品代碼（八位數(shù)字型

14、訂貨數(shù)量（六位數(shù)字型）廠方代碼（六位數(shù)字型 ） 單價（八位數(shù)字型一兩位小數(shù) ） 估計卡片數(shù)量每天平均1 600張每天最多2 500張 2.入庫通知 來源庫房 媒體卡片（每到一種貨物占用一張卡片）字段商品代碼（八位數(shù)字型）數(shù)量（六位數(shù)字型） 廠方代碼（六位數(shù)字型）訂單發(fā)出日期（六位數(shù)字型）估計卡片數(shù)量每天平均800張 每天最多1 500張3.訂貨通知 來源采購部門 媒體卡片（每訂一項商品占用一張卡片）字段商品代碼（八位數(shù)字型） 數(shù)量（六位數(shù)字型）4.錯誤改正 來源所有用戶媒體卡片字段由負責(zé)改錯工作的程序員設(shè)計（也包括盤點后的實際庫存的輸入）四、文件設(shè)計 要使用7個文件，其中3個位于磁盤上，四個存

15、于磁帶上。對它們分別描述如下：l.主文件主文件共有20個字段：字段名稱 長度 類型 商品代碼 8 數(shù)字型 商品名稱 50 字符型 單位 5 字符型 上期結(jié)余 8數(shù)字型 本期結(jié)余 8 數(shù)字型 過去十二個月結(jié)余 8*12=96 數(shù)字型 本期支出 6 數(shù)字型 過去十二個月支出 6*12=72 數(shù)字型 提前期內(nèi)支出 6 數(shù)字型 追訂數(shù)量 8 數(shù)字型 最新訂貨成本 9 數(shù)字型（小數(shù)2位） 在訂數(shù)量 8 數(shù)字型 訂貨日期 6 數(shù)字型 缺貨個數(shù) 3 數(shù)字型 三家新零售商 6*3=18 數(shù)字型 這三家本年訂單張數(shù) 3*3=9 數(shù)字型 這三家本年訂貨總額 7*3 數(shù)字型 這三家的地址代碼 6*3 數(shù)字型 超前期

16、（天） 3 數(shù)字型 刪除標(biāo)記 1 數(shù)字型 備用空間 20 數(shù)字型 2.索引文件它存于磁盤上。它按照商品代碼進行索引。3.報表格式文件它存于磁盤上。所存錄的格式與二種打印輸出格式相同。4.編輯文件它存于磁帶上，用來暫時存放輸入的數(shù)據(jù)。5.排序文件它存于磁帶上，用來存放經(jīng)過排序以后的輸入數(shù)據(jù)。6.庫存總帳文件它存于磁帶上。其內(nèi)容與輸出的庫存總帳一樣，用來準(zhǔn)備產(chǎn)生縮微膠片。7.報告文件它存于磁帶上，用來存放三種打印輸出報表所需要的全部信息。五、過程設(shè)計 圖2-1 系統(tǒng)流程圖 圖21給出了該系統(tǒng)的簡單流程圖。 可以解釋如下：四種輸入均先經(jīng)過一個編輯程序進行編輯，使得輸入的數(shù)據(jù)完全具備以后處理所必需的格

17、式。然后，經(jīng)過一個排序程序?qū)@些輸入數(shù)據(jù)予以排序（按商品代碼）。排好序的數(shù)據(jù)被更新程序用來更新主文件，并產(chǎn)生新的庫存總帳文件和報告文件，如有錯誤也立即打印出來。報告生成程序參照報表格式文件所描述的格式將報告文件生成三種打印報表。除此之外，還有一個專門的檢索程序，它可幫助用戶隨時進行自己所關(guān)心的查詢檢索。六、由人工進行的輸入準(zhǔn)備工作1.顧客訂貨單的輸入準(zhǔn)備工作 顧客訂貨單的處理分同步進行，分別如同22(a)和22(b)所示。在圖22(a)中，由接收顧客訂單開始。先檢查該訂單上的貨物是否在同一倉庫。如果在不同倉庫，則應(yīng)將訂單分成幾份送往各自的倉庫。倉庫人員則按照發(fā)貨的日期把訂單納人自已的文件夾中。(a) (b)圖2-2 顧客訂單輸入準(zhǔn)備工作2.訂貨通知的輸入準(zhǔn)備工作 圖23表明訂單通知的輸入準(zhǔn)備工作。采購部門由計