編制邀標(biāo)書的基本步驟

1、編制邀標(biāo)書的基本步驟 一旦確定了來(lái)源戰(zhàn)略，采購(gòu)方就必須決定是向供應(yīng)商采購(gòu)，還是采用邀標(biāo)的方式。邀標(biāo)書的書寫方法不是惟一的。供應(yīng)商的標(biāo)書在提交前、提交期間和提交之后，標(biāo)書的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和處理信息的方法，一般都以道德準(zhǔn)則、公平采購(gòu)的原則和企業(yè)政策為指導(dǎo)。采購(gòu)方也應(yīng)該了解所在國(guó)或行業(yè)的商業(yè)文化。有些招標(biāo)形式可能不適用于所有場(chǎng)合。一些邀標(biāo)的形式如ifb，用供應(yīng)方的方案來(lái)替代就是不允許的，并且可能使招標(biāo)失去資格。在招標(biāo)文件中應(yīng)該明確指出這一點(diǎn)，而用建議替代標(biāo)書在rfp中就被大家普遍接受。 生成邀標(biāo)書的步驟是：確定招標(biāo)的類型；建立具有組合功能的團(tuán)隊(duì)；定義流程的目標(biāo)；形成評(píng)估矩陣和加權(quán)計(jì)劃；形成文件；開一個(gè)供

2、應(yīng)商信息會(huì)議；評(píng)估方案。 1.招標(biāo)的類型 復(fù)雜性高和交易金額大的交易通常需要規(guī)范的招標(biāo)流程。通常是通過(guò)郵件把規(guī)范、交易和投標(biāo)要求傳遞給可能的供應(yīng)商，但是也可以使用傳真或電子郵件。采購(gòu)方也可能選擇通過(guò)在貿(mào)易出版物、報(bào)紙或因特網(wǎng)上刊登廣告來(lái)招標(biāo)。這些交易通常包括大量的招標(biāo)包裝和廣泛的分析和比較。規(guī)范的招標(biāo)流程通常需要在特定的日期和時(shí)間把投標(biāo)書密封好再提交。 比較簡(jiǎn)單和金額小的交易可能通過(guò)非規(guī)范的方式完成。比如通過(guò)電話或傳真就足夠了，供應(yīng)商比較和合同訂單的授予相對(duì)也比較簡(jiǎn)單。 普通的招標(biāo)流程可以是兩階段流程。在兩階段流程中，首先僅僅根據(jù)技術(shù)特點(diǎn)來(lái)評(píng)估方案而不考慮價(jià)格因素。參照事先確定的采購(gòu)方技術(shù)需求

3、等級(jí)來(lái)對(duì)每個(gè)方案進(jìn)行評(píng)估和打分。只有當(dāng)那些方案能夠滿足第一步中所要求的最低技術(shù)水平時(shí)，它們才可以被考慮進(jìn)入第二步，這個(gè)時(shí)候才考慮成本。這種方法的優(yōu)點(diǎn)是對(duì)每項(xiàng)方案的評(píng)估首先依賴于技術(shù)特點(diǎn)；存在的問(wèn)題是進(jìn)入第二輪的方案所提出的報(bào)價(jià)可能會(huì)高于采購(gòu)資金的預(yù)算，并因此導(dǎo)致商品規(guī)格的改變和整個(gè)流程的重復(fù)。 研究表明： 原材料采購(gòu)的復(fù)雜度主要取決于原材料規(guī)范和sow的清晰度和詳細(xì)程度。 一般來(lái)講，原材料規(guī)格比服務(wù)的工作說(shuō)明要更加完整一些。 服務(wù)的成本分析和談判要比原材料的成本分析和談判更困難。 服務(wù)特點(diǎn)是難以確定的，這使服務(wù)很難被定義和評(píng)估。無(wú)論采購(gòu)方是采購(gòu)產(chǎn)品還是采購(gòu)服務(wù)，流程都是一樣的。比如，湯普森列出

4、了用于加拿大政府的雇員援助計(jì)劃和醫(yī)療服務(wù)合同的簽訂流程，下圖給出了加拿大政府所使用的該流程。 2.組建團(tuán)隊(duì) 對(duì)大量的和復(fù)雜的采購(gòu)而言，組建一個(gè)多功能的團(tuán)隊(duì)來(lái)監(jiān)督采購(gòu)過(guò)程是非常有用的。這個(gè)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該由采購(gòu)人員、合同管理者和來(lái)自技術(shù)、質(zhì)量保證、操作人員和其他任何在采購(gòu)中承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)的人員組成。團(tuán)隊(duì)的首要工作是定義采購(gòu)流程的目標(biāo)并負(fù)責(zé)制定產(chǎn)品規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)。 3.規(guī)范的形成 采購(gòu)流程的下一個(gè)階段是規(guī)范及其相關(guān)資料的準(zhǔn)備。采購(gòu)中應(yīng)該避免向某些供應(yīng)商產(chǎn)生傾斜的規(guī)范。除產(chǎn)品規(guī)范和工作說(shuō)明外，下面這些信息也應(yīng)該包含在邀標(biāo)書中： 數(shù)量 數(shù)量可能被表述為一個(gè)固定數(shù)量或者最小的數(shù)量。數(shù)量也可以表述為供應(yīng)商能力的百分比。 交貨

5、的條件和時(shí)間 應(yīng)該包括對(duì)準(zhǔn)時(shí)交貨的定義。比如，某企業(yè)把準(zhǔn)時(shí)交貨定義為可以提前3天但不能延遲。如果交貨是隨時(shí)間逐一進(jìn)行的，那么方案中應(yīng)該指出所規(guī)定的數(shù)量和相應(yīng)的交貨時(shí)間。 最終用途 如果采購(gòu)方是依賴于供應(yīng)商的專家決定產(chǎn)品規(guī)格，那么在使用成果規(guī)范時(shí)，指明貨物的用途就是很重要的。 招標(biāo)的條款和條件 性能保證、價(jià)格調(diào)整流程、支付條款、投標(biāo)合同、性能合同和投標(biāo)前會(huì)議都應(yīng)該被包括在內(nèi)。 投標(biāo)評(píng)估準(zhǔn)則 這些因素是用于評(píng)選中標(biāo)的供應(yīng)商的。評(píng)選中標(biāo)供應(yīng)商的主要因素有交貨日期、技術(shù)支持、價(jià)格、質(zhì)量、供應(yīng)商過(guò)去的表現(xiàn)、服務(wù)和技術(shù)水平。 質(zhì)量的定義 對(duì)所要采購(gòu)的產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量可以根據(jù)市場(chǎng)等級(jí)、商標(biāo)或商品名、商品標(biāo)準(zhǔn)

6、、化學(xué)和物理規(guī)范、績(jī)效規(guī)范、原材料和制造方法的規(guī)范、設(shè)計(jì)圖或圖樣、樣品、合格品的清單的或上述方法的組合來(lái)進(jìn)行定義。標(biāo)明評(píng)估供應(yīng)商質(zhì)量的評(píng)估方法也是十分必要的。 最終期限 它指的是收到投標(biāo)和建議的時(shí)間和場(chǎng)所。采購(gòu)方在規(guī)定截止時(shí)間時(shí)應(yīng)該考慮到供應(yīng)商所需要的分析過(guò)程和投標(biāo)準(zhǔn)備。采購(gòu)方所規(guī)定的時(shí)間不應(yīng)該太短，以至于一些供應(yīng)商因?yàn)椴荒茉谥付〞r(shí)間內(nèi)投標(biāo)而被排除。 當(dāng)發(fā)出邀標(biāo)書時(shí)應(yīng)該注意一些問(wèn)題。發(fā)出的日期影響收到的日期和截止的日期。如果可能，發(fā)出邀標(biāo)書的日期不應(yīng)該使結(jié)束的日期在節(jié)假日，因?yàn)檫@個(gè)時(shí)候郵件的遞送就會(huì)受到影響，或者因?yàn)椴少?gòu)方不辦公而影響標(biāo)書的送達(dá)。同樣，如果可能，應(yīng)該避免在供應(yīng)商供貨的高峰季節(jié)發(fā)

7、出邀標(biāo)書。這可能會(huì)減少響應(yīng)的投標(biāo)數(shù)量并且增加價(jià)格。通過(guò)需求部門和采購(gòu)人員的合理規(guī)劃可以幫助企業(yè)避免這些情況。另一方面，在供應(yīng)商的淡季發(fā)出邀標(biāo)書可以使供應(yīng)商提供較低的定價(jià)和其他方面的讓步。 4.編制邀標(biāo)書 邀標(biāo)書有兩個(gè)使用方，分別為供應(yīng)商和采購(gòu)方。供應(yīng)商希望邀標(biāo)書容易滿足，采購(gòu)方希望邀標(biāo)書容易理解。為了實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)，邀標(biāo)書應(yīng)該是有條理的、有吸引力的、可讀的、可理解的和可改進(jìn)的。 企業(yè) 邀標(biāo)書應(yīng)該是有條理的。附錄c提供了一個(gè)根據(jù)實(shí)際rfp形成的邀標(biāo)書的樣例。本例闡明了以下要點(diǎn)： 采購(gòu)方需要避免多余的條款。在一個(gè)文件中，一個(gè)條款和問(wèn)題應(yīng)該只被闡述一次。這樣可以避免由于在一個(gè)文件中的不同地方對(duì)某項(xiàng)條款

8、的闡述差異而引起理解上的差異。 相關(guān)的問(wèn)題和主題應(yīng)該集中在一起進(jìn)行闡述。 邀標(biāo)書的內(nèi)容應(yīng)包括下面幾項(xiàng)： 標(biāo)題頁(yè) 標(biāo)題頁(yè)應(yīng)該被合理地劃分為若干部分，邀標(biāo)書中的數(shù)據(jù)應(yīng)該包括開始時(shí)間、交貨地點(diǎn)說(shuō)明和招標(biāo)文件的概要。 引言 引言指出了項(xiàng)目或需求、接收標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)估流程和訂單的授予流程的總述。 主要規(guī)范 這是邀標(biāo)書的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，提供了與需求相關(guān)的詳細(xì)信息。 輔助規(guī)范 這個(gè)部分包括的條款：發(fā)貨流程、折扣、包括運(yùn)載工具的規(guī)范在內(nèi)的交貨細(xì)則、fob地點(diǎn)和訂購(gòu)變更流程。 通用條款和條件本部分給出了通用條款和條件，并附有實(shí)際的文件，還包括了邀標(biāo)書所需要的說(shuō)明和補(bǔ)充。 投標(biāo)信息和評(píng)估標(biāo)準(zhǔn) 這一部分首先為投標(biāo)者詳細(xì)說(shuō)明了所

9、需要的信息和信息的表達(dá)形式。其次，這部分還向投標(biāo)者表明了采購(gòu)方將使用什么標(biāo)準(zhǔn)來(lái)評(píng)估投標(biāo)和選擇中標(biāo)者。 表格 本部分提供了所需要的全部表格。表格應(yīng)該為投標(biāo)留下充足的空白部分。提供的文字處理平臺(tái)或電子數(shù)據(jù)表可以減少收集數(shù)據(jù)的時(shí)間，但是在前期需要投入較多的時(shí)間。 進(jìn)度表和其他附件 本部分包括邀標(biāo)書所涉及的補(bǔ)充文件，并且應(yīng)該對(duì)每一項(xiàng)進(jìn)行標(biāo)注。 外觀 盡管這個(gè)問(wèn)題看起來(lái)似乎不重要，但是邀標(biāo)書的外觀可以提高投標(biāo)率和投標(biāo)質(zhì)量。頁(yè)眉和頁(yè)腳可以在整個(gè)文件中幫助讀者進(jìn)行查找。可以為讀者提供他們正在閱讀部分的信息，比如頁(yè)碼和日期。印刷字體的大小不應(yīng)該小于10磅，文件應(yīng)該使用段落標(biāo)題。總體上，應(yīng)該避免把過(guò)多的信息集中

10、到某一頁(yè)上?？瞻撞糠值氖褂每梢园炎x者的注意力集中到文件的重要部分。 可讀性 邀標(biāo)書的可讀性越強(qiáng)，采購(gòu)方獲得清楚的投標(biāo)文件的可能性就越大，誤解的可能性就越小，應(yīng)避免使用費(fèi)解的法律條款。 文件的每個(gè)部分都應(yīng)該用法律的編號(hào)方法進(jìn)行標(biāo)注，也就是說(shuō)應(yīng)清楚地標(biāo)示文件中的所有號(hào)碼，以便清楚地顯示應(yīng)答者所處理的是哪一部分（比如，i-c-l-a-iii）。當(dāng)提供目錄時(shí)，除了要提供目錄的編號(hào)還要提供這一部分的標(biāo)號(hào)。這樣可以防止采購(gòu)方錯(cuò)誤地理解投標(biāo)人正在處理的那一部分。 容易回應(yīng)的投標(biāo) 投標(biāo)文件的結(jié)構(gòu)化對(duì)提高投標(biāo)的比較程度是很重要的。實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的最好辦法就是提供打印的表格，或使用電子數(shù)據(jù)處理結(jié)構(gòu)化供應(yīng)商的投標(biāo)。要

11、求供應(yīng)方很好地識(shí)別規(guī)范的變動(dòng)和偏差是很有用的。如果電子郵件和傳真都可以用來(lái)投標(biāo)，那么本部分的提交程序中應(yīng)該包括交貨地址、郵寄地址、電子郵件地址或者傳真地址等。如果采購(gòu)方提供表格，那么應(yīng)該保證為投標(biāo)方留有足夠的空白部分。 可改進(jìn)的 應(yīng)該不斷地尋找辦法改進(jìn)邀標(biāo)書。ism的網(wǎng)站上就有這方面的例子，它有一個(gè)部分專門介紹招標(biāo)規(guī)范。這種規(guī)范清單提供與最初的開發(fā)者聯(lián)系的信息以便取得規(guī)范。此外，ism的網(wǎng)頁(yè)上可以通過(guò)info online搜索引擎取得大量的合同范例。 5.供應(yīng)商會(huì)議 隨著項(xiàng)目的復(fù)雜性和規(guī)模的增加，供應(yīng)商會(huì)議的重要性也在增加。在招標(biāo)前的會(huì)議中，由跨職能部門組成團(tuán)隊(duì)與所有潛在的供應(yīng)商會(huì)談。供應(yīng)商會(huì)

12、議的主題一般包括設(shè)計(jì)圖和規(guī)范、工作說(shuō)明、條款和條件、報(bào)價(jià)的預(yù)計(jì)日期、交貨時(shí)間表、發(fā)布程序、貨品計(jì)價(jià)程序和文件（包括激勵(lì)因素）、中標(biāo)的要求（比如報(bào)表、保護(hù)性措施、背景檢查、安全調(diào)查和執(zhí)照）、其他的采購(gòu)方和供應(yīng)商的要求。如果在會(huì)議當(dāng)中邀標(biāo)書發(fā)生變動(dòng)，采購(gòu)方應(yīng)該向所有的參加人員發(fā)出書面的補(bǔ)充。 招標(biāo)前的會(huì)議是有益的，因?yàn)闀?huì)議為采購(gòu)方和供應(yīng)商之間提供了一種雙邊論壇，以討論招標(biāo)流程的起始階段（邀標(biāo)書）的細(xì)節(jié)。在會(huì)議之前讓參加者取得招標(biāo)文件是很重要的，這樣就可以使他們有充足的時(shí)間研究?jī)?nèi)容。通過(guò)公開的論壇，采購(gòu)方可以快速了解招標(biāo)文件中的矛盾和錯(cuò)誤。任何的修正都應(yīng)該以書面的形式作為原招標(biāo)文件的補(bǔ)充。這有利于加

13、速招標(biāo)流程，并且確保收到的信息滿足需要。 應(yīng)該由采購(gòu)方來(lái)決定是否必須召開招標(biāo)前的會(huì)議。為了確保采購(gòu)方收到有用的和可比的投標(biāo)，當(dāng)方案的復(fù)雜性和技術(shù)的先進(jìn)性越大，或者規(guī)范的清晰度越差時(shí)，對(duì)招標(biāo)前會(huì)議的需求就越大。如果招標(biāo)前的會(huì)議是必要的，并且出席會(huì)議是參與投標(biāo)的一個(gè)條件，那么在將要發(fā)出的招標(biāo)前的通知中向投標(biāo)者提醒這一點(diǎn)就是非常重要的。在規(guī)劃必需的招標(biāo)前會(huì)議時(shí)，應(yīng)該確保供應(yīng)商有足夠的時(shí)間收到資料并為出席會(huì)議做好準(zhǔn)備。 6.供應(yīng)商的預(yù)審和事后審查 有些企業(yè)要求對(duì)所有參加投標(biāo)的供應(yīng)商進(jìn)行預(yù)審。也就是，供應(yīng)商必需被證明是有投標(biāo)能力的和可靠的。這種方法對(duì)于那些從來(lái)沒有被使用過(guò)的供應(yīng)商來(lái)說(shuō)需要大量的工作和時(shí)間。事后審查只調(diào)查收到訂單的供應(yīng)商。 7.對(duì)方案的評(píng)估 對(duì)方案的評(píng)估是通過(guò)一些在方案形成前就存在的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)評(píng)估的。標(biāo)準(zhǔn)的表格和電子數(shù)據(jù)表的使用可以大大提高評(píng)估流程的效率。然而，評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)可能只適用于惟一的一個(gè)方案。影響