如何做好文書處理工作

1、如何做好文書處理工作 (一)學習目標掌握文書處理的基本原則；學會審核文稿；能夠對文書進行查辦；掌握文書會商及匯編文書的方法；掌握文書的借閱、翻印、存放方法。(二)文書處理文稿的審核把關工作文稿的審核把關工作是指文書草稿寫成之后，由文書擬稿部門的負責人或單位綜合辦公部門的文秘人員對其內容、文字、體式等方面進行的全面審核修改工作。從一定意義上說它既是擬稿工作的延續(xù)，又是終審定稿工作的一個組成部分。這項工作對控制文書的數(shù)量與質量有著重要意義。同時，還可以節(jié)省*在簽發(fā)審批文書上的時間和精力。核稿的重點是文稿的內容、文字表達和體式。文稿內容方面的審核主要包括三查：一是查矛盾抵觸。即檢查文稿的內容與黨和政

2、府現(xiàn)行的方針政策、法律、法令以及上級的指示、決定有無矛盾抵觸的地方；與本單位過去發(fā)過的文書有無矛盾和提法不一樣的地方；與同系統(tǒng)其它單位的規(guī)定有無矛盾的地方；文書本身前后提法有無矛盾的地方。二是查政策界限。即檢查文稿的內容有無該劃界限而沒有劃或界限不清、交待不明的情況；有無行政部門向黨的機關作指示、交任務的現(xiàn)象；有無應該內外有別而內外不分的現(xiàn)象。三是查措施落實。即文中提出的要求和措施是否明確具體、切實可行；涉及其它部門或單位的問題，是否已協(xié)商一致。文字表達方面的審核主要包括四個方面的內容：一是文字表達是否反映了發(fā)文意圖，是否簡明扼要，通俗易懂；二是是否符合語法，選詞造句是否符合邏輯，標點符號的使

3、用是否正確；三是有無錯字、漏字、別字；四是字跡是否工整清晰規(guī)范。文稿體式方面的審核主要包括以下內容：文書名稱是否使用得當；標題是否符合要求；主送和抄送單位的確定是否準確；密級、緩急時限、主題詞等是否標注并恰當。核稿之后，如果文稿的改動不大，可直接送*簽發(fā)。如果文稿改動較大或需要重寫，就應退回原擬稿單位重新謄抄或擬寫，經再次審核通過后，交*簽發(fā)。文書查辦(1)文書查辦的含義文書查辦是指核查重要文書的執(zhí)行情況，并督促與協(xié)助承辦單位全面、具體地落實文書精神，解決有關問題的活動。文書查辦是監(jiān)督控制文書處理的一種管理活動，其功能在于推動和保障文書效用的盡快實現(xiàn)，使文書的內容按時、按質、按量地辦畢。文書查

4、辦的一般過程是：確定查辦范圍和重點：查辦范圍包括對內查辦和對外查辦兩個方面。對內查辦是指對本單位文書辦理、執(zhí)行情況的督促檢查；對外查辦是指對本單位發(fā)出的文書的辦復情況的催詢。查辦的重點是急件、重要件和擬文、簽發(fā)環(huán)節(jié)。交辦：即向有關部門布置查辦任務、落實查辦人和查辦要求，并履行注冊登記手續(xù)。催辦：即向有關部門催詢辦理情況，核查辦理結果。可采用電話催辦、派人催辦，也可發(fā)信(適合對外查辦)催辦。結辦：將查辦結果向有關領導匯報。銷辦：即注銷已獲結果的查辦文書。(2)如何搞好文書的查辦工作第一，要建立切實可行的查辦工作制度，并指定專人負責。必要時，可設置專門機構負責文書的查辦落實工作。第二，正確選擇查辦

5、對象。需要查辦的文書應該是重要的、緊急的文書，或是久拖不決、無人過問的文書。為了保證查辦工作有目標地進行，應確定文書辦理的原則和期限，其原則是，除關系政策原則問題或牽涉面廣，內容復雜，需要調查研究，或指定了承辦期限的文書外，一般規(guī)定急件的承辦期應短于普通文書。凡是不能及時答復的文書，應先通知來文單位。承辦期限規(guī)定為：緊急件一日內辦畢，急件不超過三天，一般文書不超過一周。第三，加強檢查和匯報。收發(fā)單位在一定時期內，根據(jù)收發(fā)登記和統(tǒng)計材料，對尚未辦理結束的文書進行檢查登記，并將檢查結果分類列表向領導匯報，并作為對未辦結的文書進行查辦的依據(jù)。對于一些內容重要，拖延很久和屢查不辦的文書，除將積壓、拖延

6、情況及時匯報外，可請領導親自查辦。文書會商處理涉及兩個以上單位或部門的問題時，主辦單位或部門應準備好處理意見，會同有關單位或部門研究解決，并負責歸納整理，文稿擬好后，負責送會辦單位或部門簽注會商意見，這項工作就叫會商。會商的作用是維護文書的合法性、有效性、統(tǒng)一性。對于為依法依制必須在有關單位或部門取得一致意見的文書而言，這是文書形成過程中的重要步驟。會商時應注意以下問題：第一，協(xié)商的對象應齊全沒有遺漏。為保證文書合法并有效，被其內容所涉及的所有單位和部門都在協(xié)商范圍之列，應逐一征求他們的意見。第二，協(xié)商過程中，如果有些問題沒有取得一致意見，不得寫入文書中。第三，協(xié)商的方式很多，可根據(jù)不同情況采

7、用面會或函會。匯編文書匯編文書是指秘書部門將保管的文書按著一定的題目進行收集、挑選，匯編成冊，以利提供利用的一項工作。這種文書管理形式已被很多秘書部門采用。(1)匯編文書的要求匯編文書要有審批手續(xù)。匯編本單位制發(fā)的文書要經主管領導批準；匯編上級文件應報原發(fā)文單位批準。匯編本的使用應嚴格管理制度，發(fā)放數(shù)量應嚴格控制，發(fā)放及閱讀范圍應按匯編中密級最高的文書辦理。注明不準翻印或密級較高的文書，應遵照保密要求，不應選入匯編。(2)匯編文書的類型秘書部門編制的文書匯編類型主要有以下幾種：現(xiàn)行文書匯編。即將本單位當年的收發(fā)文書按一定的題目成冊。這是匯編文書常用的形式。這種文書匯編主要是供單位領導決策和業(yè)務

8、部門日常工作使用，具有較強的現(xiàn)實效用。會議文書匯編。就是把反映某一次會議的文書集中起來匯編成冊。其目的是，便于傳達、學習會議精神，了解會議全貌，并方便查找。政策法令匯編。就是將一定時期內黨和國家或本系統(tǒng)、本單位頒發(fā)的有關方針政策性的決定、決議、命令、指示、條例、辦法、規(guī)定等匯集起來，裝釘成冊。這類匯編對領導了解掌握有關政策法令及業(yè)務部門執(zhí)行政策都有很大的作用。專題文書匯編。就是把反映某一專門問題的文書收集起來匯編成冊。這類匯編不僅對單位領導掌握基本情況，總結經驗和指導工作，具有現(xiàn)實意義，而且對于積累某一方面的統(tǒng)計資料，進行各種專題研究具有長遠的參考價值。(3)匯編文書的步驟與方法匯編文書是一項

9、政治性、科學性、技術性很強的文書管理工作。必須要有嚴肅認真的態(tài)度和科學的工作方法。選題。這是匯編文書的第一個步驟。單位的收發(fā)文書很多，但并不是每種或每份文書都要匯編成冊，究竟匯編哪些文書，自然要有所選擇，這項工作就叫選題。選題是否恰當，直接影響著匯編文書作用的發(fā)揮程度。選題的依據(jù)有兩個：一是要根據(jù)本單位工作的需要，特別是要注重對現(xiàn)實工作、現(xiàn)實生產有用；二是要考慮材料基礎，即本單位有無這方面的文書，如果僅僅考慮實際工作的需要，而沒有相應的文書作基礎，再有用的題目也不可能成功。選材。確定了匯編文書的題目之后，就應圍繞題目挑選有關的文書。首先要擬制選材大綱，然后根據(jù)選材大綱的要求和范圍來查找和挑選有關文書。選材要經過初選、復選、定選三個步驟。初選的原則是從寬防漏，就是要查找本單位所有可能保存有關文書的地方，如辦公室、機要室、檔案室等，并根據(jù)匯編題目要求的范圍，收集的有關文書寧可多一些，對那些可選可不選的文書在初選階段都應選上，以防漏掉有用的文書。復選，是選