檔案資料管理系統(tǒng)運行管理制度

1、檔案管理系統(tǒng)運行管理制度第一章 總則 第一條 為提高公司檔案管理水平，嚴格按照省、市級檔案管理達標認定要求，結(jié)合公司實際情況，完善公司相關(guān)檔案管理制度，確保檔案管理系統(tǒng)的正常、安全運行，特制定本制度。 第二條本檔案管理系統(tǒng)是為我單位提供企業(yè)檔案資料管理功能的信息系統(tǒng)。第二章 組織管理 第三條 公司檔案室負責本檔案管理系統(tǒng)的規(guī)劃工作，并通過本系統(tǒng)來開展日常業(yè)務(wù)辦公，同時促進本系統(tǒng)的不斷完善和優(yōu)化。 第四條 信息中心負責配合檔案室保證檔案管理系統(tǒng)的正常運行和管理、制定網(wǎng)絡(luò)管理的標準規(guī)范，幫助檔案室及時解決應(yīng)用過程中出現(xiàn)的技術(shù)問題。同時有計劃地進行計算機知識培訓(xùn)，以不斷提高檔案室的信息化管理水平。

2、第五條 各級主管領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作，積極推廣信息技術(shù)在企業(yè)管理工作中的廣泛應(yīng)用，并定期對有關(guān)情況進行通報，對在信息化工作中做出突出貢獻的部門和個人，給予表彰和獎勵。第三章 系統(tǒng)管理第六條 軟件運行環(huán)境（一）客戶端必須安裝 microsoft internet explorer 5.01 版或更高版本，但不一定要將其設(shè)為默認瀏覽器； （二）客戶端配置奔騰 1.2ghz以上；winxp、內(nèi)存512以上。第七條 軟件功能模塊使用規(guī)范（一）本系統(tǒng)各模塊的使用均由信息中心系統(tǒng)管理員所分配的使用權(quán)限來控制，如果用戶對使用權(quán)限有疑問，應(yīng)及時與信息中心聯(lián)系；（二）所有用戶必須按照使用手冊中的規(guī)范要

3、求來填寫數(shù)據(jù)和操作軟件，以免出現(xiàn)錯誤或不可讀信息；如果出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤，當前用戶應(yīng)該負責。第八條 信息中心制定檔案管理系統(tǒng)的運行管理制度和操作使用手冊，系統(tǒng)用戶應(yīng)嚴格執(zhí)行，規(guī)范操作行為。第九條 對檔案管理系統(tǒng)有調(diào)整和優(yōu)化意見，可先提交信息中心，待信息化領(lǐng)導(dǎo)小組會議討論通過后協(xié)調(diào)軟件商統(tǒng)一修改。第四章 用戶管理第十條檔案管理系統(tǒng)用戶分為系統(tǒng)管理員、應(yīng)用操作員和一般用戶，并分別履行下列職責：（一）系統(tǒng)管理員 1、負責檔案管理系統(tǒng)軟硬件平臺的參數(shù)設(shè)定和日常運行管理與維護，并做好日志管理；2、管理和檢查檔案管理系統(tǒng)日志；3、負責密碼管理，以及為檔案管理系統(tǒng)用戶設(shè)置賬號和授權(quán)；4、負責檔案管理系統(tǒng)軟硬件平臺

4、的升級工作；5、發(fā)現(xiàn)并及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映檔案管理系統(tǒng)故障，診斷并排除一般性故障，確保系統(tǒng)處于良好的運行狀態(tài)；6、負責對相關(guān)使用人員（主要為檔案室人員）進行技術(shù)支持。（二）應(yīng)用操作員 1、負責對相應(yīng)功能模塊數(shù)據(jù)的錄入和日常維護，并確保數(shù)據(jù)的有效性和及時性；2、及時發(fā)現(xiàn)并向系統(tǒng)管理員反映檔案管理系統(tǒng)故障；3、確保對檔案管理系統(tǒng)進行授權(quán)以內(nèi)的合法操作。（三）一般用戶 1、遵守檔案管理系統(tǒng)的密碼管理；2、遵守應(yīng)用系統(tǒng)操作使用手冊的規(guī)定，按照相應(yīng)授權(quán)進行信息查詢與借閱，不得進行授權(quán)以外的非法操作。第十一條 用戶日常使用規(guī)范(一) 每個用戶在系統(tǒng)管理員開通賬號和授權(quán)后，必須及時更改自己的密碼，以保障自己密

5、碼的安全性；用戶應(yīng)該定期或不定期修改自己的密碼；密碼字符數(shù)量不應(yīng)太少，推薦在六位以上，并且要盡量避免使用自己或親屬的生日或其它特殊數(shù)字；（二）用戶如果忘記密碼，要及時與系統(tǒng)管理員聯(lián)系；用戶不得把自己的賬號密碼告訴其它任何人，因此所導(dǎo)致的所有后果均由自己承擔；（三） 檔案室人員應(yīng)及時錄入檔案信息、及時處理歸檔信息（包括收發(fā)文、工程技術(shù)資料等）、及時處理借閱申請；（四）用戶對公司相關(guān)檔案資料的查看與借閱必須通過系統(tǒng)發(fā)起申請流程，并在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，應(yīng)盡快處理待辦文件，以免出現(xiàn)超時情況，如果超時應(yīng)由自己承擔相關(guān)責任。第五章 數(shù)據(jù)管理第十二條 檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)由信息中心系統(tǒng)管理員專門負責。第十三條系

6、統(tǒng)管理員應(yīng)履行下列對數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的維護職責：（一）保障數(shù)據(jù)的安全性和完整性；（二）負責數(shù)據(jù)的交換和統(tǒng)計數(shù)據(jù)的匯總；（三）監(jiān)督、檢查數(shù)據(jù)質(zhì)量和更新情況。（四） 及時、準確地對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份、核對。第十四條檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)屬于公司機密，要保證和維護數(shù)據(jù)的嚴肅性、準確性、完整性和權(quán)威性。錄入的數(shù)據(jù)要真實反映數(shù)據(jù)的原始情況，不得隨意更改數(shù)據(jù)。 第十五條 每個月系統(tǒng)管理員對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，并檢驗備份數(shù)據(jù)的正確性和完整性，同時應(yīng)至少保存？年以上數(shù)據(jù)。第六章 安全管理第十六條 檔案室應(yīng)對檔案管理系統(tǒng)實施安全和保密管理，并建立并落實責任制，采取有效的安全和保密預(yù)防措施，避免檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)癱瘓，防止發(fā)生涉及

7、企業(yè)安全、保密信息丟失和泄密事件。第十七條 安全操作（一）信息中心應(yīng)建立完整的檔案管理系統(tǒng)用戶訪問權(quán)限管理體系，并登記備案； （二）信息中心應(yīng)采取嚴密的安全措施防止無關(guān)人員進入服務(wù)器系統(tǒng)，嚴禁用自帶的u盤或移動硬盤等設(shè)備連接到檔案管理系統(tǒng)的服務(wù)器上； （三）操作人員應(yīng)有互不相同的用戶名，定期更換操作口令，嚴禁操作人員泄露自己的操作口令，離崗時及時推出系統(tǒng)或關(guān)閉電腦，不允許其它人代為操作； （四）各崗位操作權(quán)限要嚴格按崗位職責設(shè)置，系統(tǒng)管理員應(yīng)定期檢查操作員的權(quán)限，由信息中心主任進行審定； （五）對數(shù)據(jù)備份等記錄建立定期查驗制度。第七章 相關(guān)責任第十八條 相關(guān)單位和部門應(yīng)嚴格執(zhí)行本暫行規(guī)定，出現(xiàn)

8、以下情節(jié)將追究有關(guān)人員的相應(yīng)責任。 （一）軟件系統(tǒng)上線后由于各單位各部門未按進度要求進行相關(guān)模塊和節(jié)點的測試或數(shù)據(jù)初始化錄入，造成工作延誤，由責任人及所屬部門或單位承擔相應(yīng)后果。 （二）各單位各部門應(yīng)按信息中心要求提交軟件修改和調(diào)整意見，超出時間的由責任人及所屬部門或單位承擔相應(yīng)后果。 （三）各單位各部門未按要求保質(zhì)保量完成數(shù)據(jù)錄入，造成系統(tǒng)運行延誤的，由該單位或部門承擔延誤責任。 （四）各單位各部門應(yīng)保證進入檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的正確性，因數(shù)據(jù)錯誤造成的危害追究該單位主要負責人或直接責任人的責任。 （五）應(yīng)用軟件功能發(fā)布上線后，業(yè)務(wù)單位沒有按時使用，造成程序變更、修改或驗收延期的，由該單位承擔相

9、應(yīng)責任。 （六）因下列行為致使檔案管理系統(tǒng)感染病毒，造成病毒傳播或遭到惡意攻擊，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)發(fā)生故障的，根據(jù)造成的危害程度追究該部門或單位主要負責人、直接責任人的責任。 1、未及時安裝、使用、升級防病毒軟件的； 2、未及時安裝系統(tǒng)補丁的； 3、業(yè)務(wù)系統(tǒng)申報等環(huán)節(jié)所需介質(zhì)未查殺病毒的； （七）故意傳播病毒，故意攻擊檔案管理系統(tǒng)主機服務(wù)器或數(shù)據(jù)庫的，將追究單位負責人或直接責任人的責任，直至追究其法律責任。 （八）權(quán)限、口令等系統(tǒng)資源分配后，因用戶管理不善造成泄漏，被別人盜用導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)等系統(tǒng)資源受損的，根據(jù)其造成的危害程度追究該部門或單位負責人和直接責任人的責任。 （九）涉密的系統(tǒng)資源如因管理不善造成泄漏，根據(jù)其造成的危害程度追究該部門或單位負責人和直接責任人的責任。 （十）業(yè)務(wù)人員操作失誤造成嚴重后