電子檔案管理辦法

1、管理部門XX部受控狀態(tài)受控打印 2份打印份數(shù)審批留存XXXX有限公司編碼版次發(fā)放編號發(fā)放范圍各部室電子檔案管理辦法編制：日期：年月日審核：日期：年月日批準：日期：年月日發(fā)布日期：年月日實施日期：年月日電子檔案管理辦法1 目的為加強電子檔案管理，保障電子檔案的完整、準確、安全及有效開發(fā)利用，制訂本辦法。2 范圍本辦法規(guī)定了電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔與管理的一般要求。本辦法適用于本公司各類電子檔案管理。3 術語3.1電子文件指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募?.2電子檔案具有保存價值的電子文件及

2、相應的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明。3.3邏輯歸檔指在計算機網(wǎng)絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。3.4物理歸檔指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。14 職責4.1電子文件的形成與積累、整理歸檔工作由各業(yè)務部門負責。4.2電子文件的監(jiān)督、指導、保管和開發(fā)利用等工作由綜合部檔案室負責。5 管理內(nèi)容與要求5.1收集積累公司各有關職能部門負責收集積累和整理本單位形成的管理類、科技類等電子文件，屬歸檔范圍的按歸檔時間向檔案室歸檔。5.2歸檔范圍5.2.1管理檔案：包括公司形成的紅頭文、便文，上級來文等。5.2.2科技檔案：包括產(chǎn)品

3、檔案、科學技術研究檔案（簡稱科研檔案） 、基本建設檔案（簡稱基建檔案）、設備檔案。5.2.3計算機程序（命令）：計算機使用的或在某一軟件平臺上自行開發(fā)設計的系統(tǒng)軟件、支持軟件和應用軟件的程序。5.2.4公司重要新聞、重大事件的音、視頻等電子文件。5.2.5公司在管理活動中形成的其它有保存價值的電子文件。5.3歸檔時間各類電子文件于次年1 月 20 日前完成歸檔。5.4歸檔電子文件格式5.4.1文字型電子文件以DOC、XML、RTF、TXT為通用格式。5.4.2 掃描型電子文件以 JPEG、TIFF 為通用格式。對無法轉換成通用格式的電子文件，應將相關軟件一并歸檔。5.4.3視頻或多媒體電子文件

4、以MPEG、AVI 為通用格式。5.5歸檔電子文件的鑒定與檢查5.5.1電子文件形成部門應定期對要歸檔的電子文件進行鑒定與檢查，屬歸檔范圍的電子文件向綜合部檔案室移交歸檔。5.5.2鑒定：包括對電子文件的真實性、完整性、有效性鑒定。5.5.3檢測：包括硬件環(huán)境的有效性，軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄2格式，載體有無病毒、有無劃痕、是否清潔等。5.5.4對需要長期保存的電子文件，應在每一個電子文件的載體中同時存有相應的機讀目錄。如果采用專用軟件，要將此專用軟件及相關數(shù)據(jù)一并歸檔。5.6歸檔數(shù)量、手續(xù)歸檔分物理歸檔和邏輯歸檔。5.6.1邏輯歸檔電子文件形成部門按要求整理后，將電子文件的管理權限從網(wǎng)絡

5、上轉移至檔案室。5.6.2物理歸檔5.6.2.1凡在網(wǎng)絡上予以邏輯歸檔的電子文件及在各管理系統(tǒng)中形成的電子文件，每年完成一次物理歸檔。5.6.2.2歸檔的電子文件至少一式二套，一套封存保管，一套供查閱利用。必要時，復制第三套，異地保存。歸檔載體采用光盤。5.6.2.3與電子文件相關的支持軟件等歸檔的數(shù)量，一般以滿足電子文件識別讀取，轉換復制的需要為原則。5.6.2.4歸檔單位將整理好的電子文件和其配套的電子文件目錄等紙質文件移交檔案室驗收。5.6.2.5驗收時，每套載體均應接受檢驗，檢驗內(nèi)容同5.5.3 條款，驗收合格后，綜合部檔案室在電子檔案移交清單上簽字蓋章，一式二份，一份退歸檔單位，一份

6、留存?zhèn)洳椤?.7電子檔案的整理存儲歸檔電子文件的光盤，應附有標簽，標簽上應填寫檔號、光盤參數(shù)、套別、名稱和軟、硬件平臺等內(nèi)容。5.7.1檔號光盤序號電子檔案類別代碼3年度代號全宗號（用X 表示）5.7.1.1 電子文件類別代碼用字母表示。其中： G圖形文件； I 圖像文件； D數(shù)據(jù)文件； T文本文件； P程序文件； V影像文件；A聲音文件； M多媒體文件； O超媒體鏈接文件。如遇到一張光盤中存儲一種以上類別的電子文件時，應將所包含的類別都分別填寫上。5.7.1.2光盤序號是光盤排列的順序號，按年度在類別代碼內(nèi)流水編號。5.7.2套別：歸檔電子文件套號，用大寫英文字母A、B、C表示。 A 表示封

7、存保管； B 表示查閱利用； C 表示異地保管。5.7.3名稱：歸檔文件名稱。5.7.4密級：盤內(nèi)存儲電子文件的最高密級。5.7.5保管期限：盤內(nèi)存儲的電子文件的最長保存時間，分永久、長期（ 1650 年）和短期（ 15 年）。5.7.6軟、硬件平臺：識別或運行光盤內(nèi)電子文件的軟、硬件環(huán)境。5.7.7光盤參數(shù)：光盤類型、容量、記錄時間、記錄速度等。5.7.8電子檔案整理完畢應及時進行登記，并填寫電子檔案總目錄。5.7.9存儲電子檔案的光盤應放入盒中入庫保存。5.8保管環(huán)境及檢測與維護5.8.1歸檔載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。5.8.2環(huán)境溫度選定范圍 14 24；相對濕度選定范

8、圍 45%60%。5.8.3存放時應注意遠離強磁場、熱源，并與有害氣體隔離。5.8.4電子檔案應每 2 年進行一次抽樣機讀檢查，抽樣率不低于 20%，如發(fā)現(xiàn)光盤損壞或出現(xiàn)問題，應及時拷貝，并填寫電子檔案檢查記錄。5.8.5隨著系統(tǒng)設備更新或系統(tǒng)擴充，應及時對歸檔電子文件進行遷移操作，并填寫電子檔案檢查記錄。5.9統(tǒng)計與利用5.9.1綜合部檔案室應及時按年度對電子檔案歸檔情況、管理、保護、4利用等情況進行統(tǒng)計。5.9.2歸檔的光盤不得外借。只能以拷貝或網(wǎng)上傳輸?shù)男问教峁├?，并進行登記。使用者未經(jīng)批準不得擅自復制、拷貝、修改或轉送他人。5.9.3電子檔案可在管理終端上查閱，但利用者只能查閱本人權限之內(nèi)的電子檔案，如需查閱超越權限的電子檔案，需向主管領導申請獲批后方可查閱。5.10鑒定與銷毀5.10.1電子檔案的鑒定與銷毀參照紙質檔案鑒定銷毀有關規(guī)定執(zhí)行。5.10.2 屬于保密范圍的電子檔案，如存儲在不可擦除的載體上，應連同存儲載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡中徹底清除。不屬于保密范圍的電子檔案可進行邏輯刪除。6 相關文件本過程產(chǎn)生的記錄有：a) 電子檔案移交清單；b) 電子檔案總目錄；c) 電子檔案檢查記錄。5電子檔案移交清單編碼：第頁 共頁交出單位（章）接收單位（章）交接日期：年月日主 辦人接收人序