大學學生會學生干部檔案管理條例

1、青海大學學生會干部檔案管理條例青海大學學生會2013年5月青海大學學生會干部檔案管理條例 學生會干部檔案作為對學生會干部的重要考核依據(jù)，如實記錄著學生會干部在任職期間的表現(xiàn)，為了實現(xiàn)學生會工作的正規(guī)化以及學生會干部檔案管理的系統(tǒng)化，特制定本條例。1、 適用范圍 此條例適用于青海大學學生會以及各學生分會所有正式干部。2、 責任分管 （一）青海大學學生會負責青海大學學生會各職能部門所有正式學生會干部以及各院（直屬系）學生會正副主席、團委（團總支）副書記、各院下屬分會主席檔案的建立、填寫、更改、保管和銷檔。 （二）各院（直屬系）學生會管理本院（直屬系）學生會所有正式學生會干部成員的檔案。具體管理如下

2、： 1、指定專門的部門對學生會干部檔案進行系統(tǒng)化管理。 2、制定相應的學生會干部檔案管理條例，并具體落實。 3、由專人負責檔案的建立、填寫、更改、保管和銷檔，并制作相應的記錄冊進行登記。 4、平時掌控好檔案的借閱，以免造成私人信息的外漏。 （三）青海大學學生會有權(quán)督察及過問各院（直屬系）學生會干部檔案的管理情況。三、確立建檔（一）在正式提交個人入會申請，參加相關(guān)的面試活動被錄取試用，并且通過試用期之后的學生會干部，方可建立青海大學學生會干部檔案。具體事項如下：1、學生會干事未滿一年者建立學生干部臨時檔案（電子版）。2、學生會干事滿一年者，各級學生會部長、學生會主席團成員、團總支成員建立學生干部

3、正式檔案。（二）檔案內(nèi)容：入會申請表、個人基本情況登記表、工作表現(xiàn)、退會申請和個人鑒定表。（三）干部檔案為紙質(zhì)版，一式兩份，一份裝檔、一份學生會存檔，修改、涂改無效，遺失不補。（四）學生干部檔案每人只須建檔一次。（五）以下情況不予建立學生干部正式檔案，已建立的應立即撤銷：1、任職未滿一年者。2、受過學校、院系、黨團處分者。3、非正常原因離職者。四、檔案的填寫 （一）學生會干部個人檔案基本情況由本人如實填寫，由青海大學學生會辦公室以及各院（直屬系）學生會辦公室存檔保存，未經(jīng)允許任何人不得私自查閱； （二）青海大學學生會干部以及各院（直屬系）學生會正副主席、團委（團總支）副書記、各院下屬分會主席的

4、干部檔案中的“在會期間情況登記表”由其本人在青海大學學生會的監(jiān)督下每學年如實填寫本年度的信息資料。 （三）各院（直屬系）學生會干部的檔案中的“在會期間情況登記表”由其本人在各院（直屬系）學生會的監(jiān)督下每學年如實填寫本年度的信息資料。 （四）學生會干部有任何職位變動、調(diào)動，必須及時上報青海大學學生會或各院（直屬系）正副主席，由青海大學學生會辦公室或各院（直屬系）正副主席如實填寫變動信息。 （五）學生會干部如因任期滿申請退會，由本人填寫青海大學學生會干部檔案中“退會情況登記表”并附上退會申請書，經(jīng)逐級審批后通過。同時還需提交個人工作鑒定。青海大學學生會給予其工作鑒定（加所屬單位或上級單位公章方可生

5、效），一式兩份，一份裝檔，一份學生會存檔。 （六）學生會干部如因辭職或被撤職而退會，由本人填寫青海大學學生會干部檔案中“退會情況登記表”并附上退會申請書或撤職通知經(jīng)逐級審批后通過。6、 檔案的保管（1） 個人任期滿、主動辭職或被撤職而退會，在辦理好相關(guān)手續(xù)后（具體見檔案的填寫），由本人填寫青海大學學生會干部檔案中“退會情況登記表”并附上退會申請書，經(jīng)逐級審批通過后，自行或由各院（直屬系）正副主席負責交由青海大學學生會進行存檔。（二）學生會干部檔案存檔期為十年。 （三）青海大學學生會正副主席、團總支書記，學生分會正副主席、團委（團總支）副書記。學生干部任期滿，由青海大學學生會負責將其干部檔案整理

6、并上交校團委批閱蓋章后裝入學生個人檔案。 （四）青海大學學生會干部檔案由青海大學學生會辦公室統(tǒng)一管理；各院（直屬系）學生會干部檔案由各院（直屬系）正副主席統(tǒng)一管理。 （五）青海大學學生會辦公室將學生會干部檔案分部門、分院系保管；各院（直屬系）正副主席將學生會干部檔案分部門保管，以便以后更改信息時的查閱。 （六）青海大學學生會辦公室以及各院（直屬系）正副主席及時將更新的學生會干部檔案存檔，以避免文件丟失。 （七）青海大學學生會辦公室以及各院（直屬系）正副主席定期組織人員對學生會干部檔案進行整理，并核對信息和數(shù)量。 （八）學生會成員需經(jīng)青海大學學生會辦公室或各院（直屬系）正副主席批準方可查閱學生會

7、干部檔案。 （九）加強對檔案的科學管理，嚴防潮濕、水淹、污染、霉爛、蟲蛀。（十）檔案管理人員要經(jīng)常檢查室內(nèi)水電、取暖設備的完好情況，并及時消除隱患。七、檔案查閱（一）學生會成員可以根據(jù)工作所需向青海大學學生會辦公室或各院（直屬系）正副主席借閱干部檔案，但不得將有關(guān)文件做非工作之用。 （二）學生會成員借閱干部檔案后，應保持檔案的完整、清潔，不得在文件上亂涂亂寫，并且應該及時歸還，若有遺失應作出書面檢討，青海大學學生會辦公室或各院（直屬系）正副主席作出相應的警告、批評。 （三）認真辦理相關(guān)的借閱手續(xù)，告知歸還日期，并由部長或部長以上簽名（各院（直屬系）正副主席的借閱手續(xù)由青海大學學生會主席團簽名）

8、。 （四）檔案閱畢后請及時歸還，過期不還者，青海大學學生會辦公室或各院（直屬系）正副主席有權(quán)進行查詢并作相應處理。具體情況及處理方法如下： 1、若有弄臟、弄破檔案者，其本人上交2000字以上書面檢討，并對在借閱手續(xù)上簽名的部長或主席提出批評； 2、若有無意將檔案遺失者，其本人上交3000字以上書面檢討，同時將被取消一年的評優(yōu)的資格，在借閱手續(xù)上簽名的部長或主席上交2000字以上書面檢討；3、若有故意篡改檔案信息者，其本人將被勸其退會，在借閱手續(xù)上簽名的部長或主席將被取消一年的評優(yōu)資格，同時上交3000字以上書面檢討。九、注銷檔案 （一）注銷學生干部檔案由辦公室具體負責，主席團審批。（二）存檔期滿，由主席團審批簽字，辦公室負責填寫學生干部檔案注銷登記表，進行銷檔。八、檔案編號：編號組成：組織編碼+入會年月+具體編號 示 例：qxh2009090001組織編碼：青海大學學生會（qxh）醫(yī)學院學生會（qyx）農(nóng)牧學院學生會（qnm）財經(jīng)學院學生會（qcj）化工學院學生會（