園林綠化工程有限公司采購部管理制度

1、 文件編號 XX 園林綠化工程有限公司 采購部管理制度 編制： 審核： 批準： 分發(fā)號： 徐啟珍 2013年 1月 30日發(fā)布2013年 2 月 1日實施 通訊地址： 采購部管理制度 采購制度嚴格按照公司的質量體系文件要求。采購過程簡化、程序可循，做到有據(jù) 可查、防范風險、降低成本。 本制度主要包含以下六點： 一、采購計劃 負責公司全部采購計劃，接到采購計劃報總經理批準后，組織實施，確保各項采購任務 完成。其中包括工程采購、物資采購和工具采購等。 1、 工程采購： 1.1 建立工程采購檔案： 將采購相關資料由電子文檔和書面文檔分項管理。每一年的工程合同與工程清單統(tǒng)一管理；工程詢價單、直接采購清

2、單、設備報價單統(tǒng)一管理；供應商合同根據(jù)具體工程統(tǒng)一管理；直接采購部分根據(jù)具體采購人直接管理。 1.2 采購計劃下達： 公司工程項目采購計劃由具體工程項目經理下工程請購單 ，經總經理批準后，統(tǒng)一下達到采購部。 1.3 采購計劃變更 ： 非該項目經理下達的采購計劃概不采購。 請購單中應標明：工程名稱、產品名稱、數(shù)量、型號、及相關技術參數(shù)、備（推）選廠家等。采購部接到采購計劃后，將采購計 劃與工程合同進行核對，如有更改之處，需經項目經理簽字才予采購（其中包括數(shù)量增減、型號更改、增減項目等） 。如項目經理出差，可請示總經理代簽或發(fā)電子文檔打印備案。 1.4 采購時效管理： 所有的采購計劃根據(jù)具體工程情

3、況，確定哪些材料先到位，那些材料訂貨周期長，力爭做到材料不耽誤工程的前提下，材料及時到位，不擠占、積壓公司采購貨款。所有下達的采購計劃在供應商供貨期沒有變更的情況下按采購計劃規(guī)定時間完成任務，做到及時采購及時跟蹤及時發(fā)貨及時反饋現(xiàn)場收貨情況及材料使用情況。 2、機械物資采購 獲得用戶采購計劃后，經初步調查確認?？尚械牟少徲刹少彶繄蠼浝砼鷾屎?，進行采購，統(tǒng)一管理備案。 2.1 對于物資采購產品根據(jù)市場行情進行合理報價。 2.2 對所報價產品進行及時的溝通， 說明價格漲落的原因以及供貨周期， 對于用戶指定的、而市場面臨淘汰的產品，應推薦新產品，若對方堅持應說明存在的質量問題以及保修問 題，并盡可能

4、有文字依據(jù)。 2.3 按具體的發(fā)貨通知單進行物資采購。 如有更改之處經用戶核準后方可采購， 到貨必需有收貨、驗貨記錄。 3、工具、內耗物資的采購： 工具采購，由使用部門下申購單 ，經批準后進行采購，入庫領料后由具體使用人保管；內耗物資采購，誰申請，誰下申購單 ，采購部見批復后的申購單組織采購并入庫、出庫。 4、采購手續(xù)流程 4.1 采購單下達 收到具體經批準的采購計劃即確認為采購任務的下達。采購部具體負責人根據(jù)采購任務單填寫采購單經簽字批準即為采購單下達。采購單須包含以下信息：產品名稱、規(guī)格型號、單價、金額、稅金情況、及供應商廠家、具體聯(lián)系人、聯(lián)系電話（緊急情況聯(lián)系電話）等信息。 4.2 審批

5、程序 確定采購的產品由采購負責人正確填寫采購單后，由公司經理簽字，確定同意采購的廠家以及價格和合同方式，同意付款采購。 請購單、申購單 見附件 1、 2 二、采購（比價） 平時多熟悉和掌握公司所需的各類物資的名稱、型號、規(guī)格、單價、用途、產地等，瀏覽相關網(wǎng)站。按時按量按質完成采購供應計劃指標，積極開拓貨源市場，做到貨比三家，控制、降低采購成本。如出現(xiàn)所采產品與采購計劃不符，則其損失由具體采購負責人承擔。對特殊產品采購、按合同約定要求廠方提供相關證件或檢測報告。采購活動具體實施分以詢價、比價、議價、供應商管理等四個方面： 1、詢價： 詢價可以通過多種方式，包括網(wǎng)絡查詢，面對直接供應商，供應商自我

6、推銷，展會等多種渠道。確定部分適合長期合作的合作伙伴的同時，也要不斷開拓新供應商，尋找新產品，可采用少量進貨的原則不斷改進。 2、比價： 對供應商所報的產品價格進行有效的核對（對具有可比性的廠家產品進行比價） 。對單項產品做到至少比價三家，以正規(guī)比價格式存于計算機或手工紀錄文字資料。在比價 同時做出價格分析。 3、議價： 在確定廠家后進行產品價格商務談判， 盡量降低采購成本， 可通過多種方式進行壓價（通常可以以公司中標價格低， 要求降低采購成本為由 ;以多家公司比較后相對競爭為由 ; 以拖延時間，給供應商產生我們要更改采購意向為由 ;也可以與銷售推心置腹，為對方能給予支持和幫助等等），具體問題

7、需具體分析。 4、供應商管理 ： 通過尋找新貨源拓展供應商范圍，加強老供應商管理。每年對供應商進行一次評定（其 中以質量、售前 /后服務、交貨期、付款及價格等方面考核） ，對不合格供應商及時進行調整。合格、長期供應商要進行年度復核（查看生產能力、供應能力、資質證書（執(zhí)照年審）、產品證書等） 比價表、合格供方評定表 附件 3、 4 三、合同管理 負責與客戶簽訂采購合同，督促合同的正常履行，并催討所欠、退或索賠款項。 1、合同簽訂：統(tǒng)一制定標準合同樣本， 主要體現(xiàn)產品明細及價格、 質保、主要技術參數(shù)、運輸方式、到貨時間、質保期等幾個大的方面。如大型設備盡可能的爭取扣留質保金。 2、合同管理則按具體

8、工程項目細分，直接采購部分按人頭細分，跟蹤供貨周期長的產品執(zhí)行情況（型號、數(shù)量、貨期、運輸?shù)龋?。 3、工程合同管理：采購依據(jù)工程合同，工程合同歸財務室統(tǒng)一管理。 四、驗貨 負責物資到貨驗收，所有采購的物資到貨后必須詳細查看、清點，做到發(fā)票與實物的數(shù)量、規(guī)格、單價一致。如因清點不詳造成公司一切損失由采購員個人承擔。如有必要，將填寫進貨驗證紀錄 。直接由廠方發(fā)貨到用戶的需保存有廠家發(fā)貨記錄清單。 六、聯(lián)動責任 1、負責與財務協(xié)調做好合同管理、出入庫工作、發(fā)票清理和結款工作。 2、及時與技術部、工程部，了解項目進行情況和緊急情況變動。 3、售后服務，由專人負責返修產品明細，其中包括產品、廠家、使用

9、用戶、返修時間、及聯(lián)系方式等。由具體采購負責人與廠家協(xié)商、跟蹤，保證產品在最短的時間內返還到工程現(xiàn)場。 4、做到以公司利益為重，不索取回扣，饋贈物品上繳公司，如發(fā)現(xiàn)以上情況，根據(jù)情節(jié)輕重，扣除 1-3 個月工資。 5、做好各部門及本部門內的工作協(xié)調。 6、樹立公司形象，不斷學習，不斷進步，體現(xiàn)自我價值，為公司創(chuàng)造更多效益。 7、以上采購標準超出2000 元以上的報公司，有公司采購部統(tǒng)一安排采購，2000 元以下 由項目部現(xiàn)場自行采購辦法。 附：崗位責任制 采購崗位責任制 一、在部門經理領導下，采購負責公司所有采購范圍內的工作，其中包 括設備、設備備件、材料等。 二、采購應嚴格遵守采購程序，有效

10、地進行采購，包括：采購申請單的審 查、詢價、比價、正式訂單的審查、合同審查、合同簽定和跟蹤貨物等三、 不斷開辟建立新的物資供應渠道，尋找物美價廉的物資，提高供應商的服務質量，減少采購費用，節(jié)省開支，降低成本，獲得充分的物資供 應。 四、采購合同的起草及審核、其中包括物資、設備、采購合同、零部件加 工改制合同、維修服務以及其它相關合同的談判、起草、和審定。 五、提高工作效率、縮短采購周期、提高經濟效益。 六、 對國內物資采購工作要及時提出對企業(yè)經營管理意見， 以及相關采購的戰(zhàn)略措施，按實際需要，與供應廠商進行商務談判，遵照技術先進可 靠、質量好、價格低，服務優(yōu)良、交貨期有利的原則，對大型設備的采

11、購提出建設性意見。 七、在任職期間，嚴格履行本崗位的職責，廉潔自律 定期向經理匯報本部門的月、 季、年的統(tǒng)計工作，并提出好的意見和建議。 附件一： 安徽世紀瑞林園林綠化工程有限公司 請購單 工程名稱： 編號： CGB-7.4-04 序 型號 單位 單價 實購 到貨 物品名稱 數(shù)量 數(shù)量 備注 號 規(guī)格 日期 合同編號 : 請購人：日期：采購員：日期：主管：日期： 附件二： 安徽世紀瑞林園林綠化工程有限公司 設施配置申請單 編號： GCB-6.2-01 設施名稱 型號（規(guī)格） 購置數(shù)量 單價預算 使用部門 到廠時間 主要技術參數(shù)： 用途說明： 預定的訂購廠家及對廠家質量控制能力的評價 （必要時附

12、各種證明資料） 申請人： 日期： 審核：（總工） 日期： 批準：（總經理） 日期： 附件三： 安徽世紀瑞林園林綠化工程有限公司 設備比價記錄單 編號： CGB-02 采 序 購 供應商 設備主要參數(shù)、性能 價格 交貨期 售前、售后 付款 備注 號 項 反應速度 方式 目 附件四： 安徽世紀瑞林園林綠化工程有限公司 供方評定記錄表 編號： CGB-7.4-02 序號： 供方名稱 電話 /傳真 采購的產品 : 地址 聯(lián)系人 質量保證能力（包括營業(yè)執(zhí)照、體系、設備、人員、檢測能力）： 進貨檢驗結果（附檢測報告編號） ： 信譽及售后服務： 評定結論（是否列入合格供方名錄） 主管： 日期： 年度業(yè)績復評

13、記錄： 年度 是否繼續(xù)列入合格供方名錄年度 是否繼續(xù)列入合格供方名錄年度 是否繼續(xù)列入合格供方名錄 批準 批準 批準 時間 時間 時間 安徽世紀瑞林園林綠化工程有限公司 供方業(yè)績評定表 編號： CGB-7.4-03 供方名稱：地址： 電話傳真：聯(lián)系人： 供應產品及類別 進貨物資質量控制方式（在 內標注） 進貨檢驗 ；進貨外觀驗證 ； 本廠到供方現(xiàn)場驗證 ；顧客到供方現(xiàn)場驗證 ； 顧客到本廠現(xiàn)場驗證 ； 質量得分（占 60% ）；（合格批次 /到貨總批次） 60 質量評分： 記錄人 / 日期： 按期交貨得分（占20% ）；（按時到貨批次 /到貨總批次） 20 交貨期評分： 記錄人 / 日期： 其他情況（占 20% ）；如包裝質量、售后服務、配合度等。 其他評分： 記錄人 /日期： 總評分及處理建議： 供應部經理簽名： 日期： 總經理意見（總分100，低于 60 分，或質量得分低于48 分時填此欄）。 總經理： 日期： 博世谷（北京）系統(tǒng)工程技術有限公司 合格供方名錄 編號： CGB-7.4-01 序 供方名稱 供應的產品 首次列 評定表序 年度復評 號 名稱及類別 入日期 號 結果 編制：日期：審核 /批準：日期： 附件五： 安徽世紀瑞林園林綠化工程有限公司 進貨驗證記錄 編號： JSB-7.5-01