（最新）某公司檔案管理辦法（精品干貨）

1、某公司檔案管理辦法某公司檔案管理辦法第一章 總則第一條 為規(guī)范公司檔案管理，根據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實施辦法、企業(yè)檔案管理規(guī)定,并結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。第二條 公司檔案是指公司各部門在經(jīng)營管理中形成的,具有查考利用價值和原始憑證作用、并經(jīng)過系統(tǒng)整理的各種不同形式的歷史記錄。第三條 檔案工作堅持集中統(tǒng)一管理的原則.公司授權(quán)綜合管理部指定專人負責公司歷年檔案的保管與利用；各部門指定專人負責本部門當年文件材料的收集、整理、立卷、歸檔、保管和利用.部門總經(jīng)理對本部門檔案管理工作負有直接領(lǐng)導責任，綜合管理部對公司檔案管理工作負有監(jiān)督和指導責任。 .感謝聆聽第二章 歸檔范圍及

2、分類第四條 公司各種具有保存價值的文件材料（包括電子文檔)、技術(shù)軟件、音像制品等均屬歸檔范圍。其中,文件包括：公司戰(zhàn)略規(guī)劃、工作計劃、技術(shù)資料、人事資料、內(nèi)部管理制度、會議紀要、項目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等.第五條 檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為四類：管理類、會計類、業(yè)務(wù)類、研究類。檔案分類檔案細分管理類文書檔案(公司發(fā)文、請示報告、總部批復、各類通知、商務(wù)函件、傳真、會議紀要、工作總結(jié)等)人力資源管理檔案(與人事管理相關(guān)的制度與辦法、人事檔案、薪資檔案、勞動合同、考核結(jié)果等）會計類會計憑證、賬簿、財務(wù)報告、業(yè)務(wù)合同正本及其他業(yè)務(wù)類企業(yè)情況介紹、財務(wù)報表、項目可行性報告、立項文件、審批文件、融

3、資建議書及分析報告、融資工作計劃書、分立改制重組方案、財務(wù)顧問合同、會談紀要、備忘錄、往來傳真、項目情況總結(jié)、部門刊物及其他等業(yè)務(wù)類評級或評估企業(yè)的情況、財務(wù)報表及經(jīng)營情況、企業(yè)營業(yè)執(zhí)照復印件、評級、評估報告、協(xié)議、會計師事務(wù)所審核情況、信用評定記錄、信用等級證書復印件及簽發(fā)單、會議紀要、部門刊物等研究類專題研究、分析報告、研究月刊、網(wǎng)絡(luò)信息管理等第三章 文件的收集、整理與歸檔第六條 歸檔文件的收集各部門人員要積極配合檔案管理員的工作。所有的文件材料采取“誰產(chǎn)生誰負責收集”的原則,所有員工有責任將本職工作中辦理完畢的、符合歸檔要求的文件材料收集整理齊全，列明清單后交部門檔案管理員；由檔案管理員

4、按歸檔文件的整理原則進行整理歸檔,并將所有符合歸檔要求的電子檔案上傳到公司辦公網(wǎng)公共文件柜各部門文件柜,并備份紙制清單存查。.感謝聆聽第七條 歸檔文件的整理整理原則：遵循歸檔文件材料的形成規(guī)律,保持文件材料之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。整理要求：認真審核歸檔文件材料的真實性和完整性；對已破損的文件應(yīng)予修整；字跡模糊或褪變的文件材料應(yīng)予復印,且復印件附于原件后一并歸檔。第八條 管理類檔案的歸檔管理類檔案:按文件的種類分別立卷。對同一年度、同一類別的文件立卷,一般按照文件材料形成時間的先后順序，正本在前、定稿在后進行排序,如有與該文件有密切聯(lián)系的相關(guān)材料應(yīng)依次排列在后.會計類檔案:按國家有關(guān)會計

5、檔案管理辦法執(zhí)行.由財務(wù)人員按歸檔要求整理歸檔.第九條 業(yè)務(wù)類檔案的歸檔辦理債務(wù)融資、項目融資、企業(yè)改制、重組、兼并收購、不良資產(chǎn)處置等財務(wù)顧問業(yè)務(wù)過程中形成的文件材料,按單個項目組卷，一項一卷或數(shù)卷,卷內(nèi)文件按結(jié)論性報告在前，其它文件按時間順序依次排列在后。第十條 研究類檔案的歸檔一般按專題組卷，一專題一卷或數(shù)卷。專題內(nèi)文件按結(jié)論性文件在前，其它文件按時間順序依次排列在后.第十一條 編目編寫頁碼：卷內(nèi)文件排序后，用阿拉伯數(shù)字在文件右下角按順序編寫頁碼。雙面印刷的作為兩頁編寫頁號，翻面的頁號編寫在左下角。填寫卷內(nèi)目錄：序號-卷內(nèi)文件的順序號；文件名稱-文件的標題；文號-歸檔文件的發(fā)文號(沒文號

6、的文件不填）;發(fā)文時間文件的形成時間；頁數(shù)歸檔文件所在的頁碼；備注注釋文件需說明的情況。裝盒：將整理好的歸檔文件按一盒一卷或一盒數(shù)卷裝入檔案盒,并填寫檔案盒封面、盒背及備考表等項目。檔案盒封面填寫案卷標題;盒背填寫檔號、檔案年度、檔案保存期限及卷內(nèi)文件件數(shù)，其中檔號是指檔案排列順序號，它由二部分組成即“檔案形成部門名稱前兩個字的拼音縮寫+“檔案順序號,例如,綜合管理部1號檔案可用ZH1表示，若同一項目的文件材料需裝多個檔案盒的可編小號,如ZHX1HX- ZHX3。備考表一般置于盒內(nèi)文件之后，包括:盒內(nèi)文件說明文件需說明的情況，如文件的缺損、修改等需要說明的問題；整理人-負責整理卷內(nèi)歸檔文件人員

7、姓名；日期歸檔文件整理完畢日期。.感謝聆聽編寫案卷目錄:檔號每卷檔案的順序號;名稱-案卷的標題;時間卷內(nèi)文件的起止時間；頁數(shù)卷內(nèi)文件的起止頁碼;柜號-檔案存放具體柜子的編號;備注-注釋卷內(nèi)需說明的情況。第十二條 歸檔時間。管理類檔案為次年1月31日前歸檔;其它檔案在檔案形成部門保存一年，于第二年1月31日前向綜合部移交.檔案移交時,必須填寫檔案移交清冊（附表1），一式兩份,一份留檔案形成部門，一份隨檔案移交綜合管理部。第四章 檔案保管與利用第十三條 檔案要專柜存放，檔案的保管要做到防火、防光、防塵、防蟲蛀、防盜、防有害生物和防潮,確保檔案安全。電子版本檔案統(tǒng)一保存在銀通辦公網(wǎng)上的公共文件柜里，

8、各部門總經(jīng)理要定期查看部門文件柜的檔案的內(nèi)容是否符合歸檔要求、文件數(shù)目是否齊全。網(wǎng)絡(luò)管理員要定期備份電子文檔。第十四條 檔案保存期限:永久保存、十五年保存、五年保存、一年保存。凡反映本公司主要職能活動和基本歷史面貌，對公司建設(shè)有長遠利用價值的檔案均屬于永久保存范疇.主要包括:公司規(guī)章制度；公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、決策、專題研究、分析報告、研究月刊、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在00 萬元以上的合同；處理重要業(yè)務(wù)形成的檔案；重要的請示、報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表、機構(gòu)演變、公司領(lǐng)導人任免；召開重要會議的文件材料;年度財務(wù)報表、賬簿;人事資料；大型活動圖片、音像資料等.感謝聆聽凡反映

9、本公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案均屬于十五年保存范疇。主要包括：一般工作文件材料、一般會議的主要文件材料、人事管理工作中形成的一般文件材料、會計憑證、評級評估協(xié)議、金額在00 萬元以內(nèi)的合同等。凡在較短時間對本公司有參考利用價值的檔案均屬于五年保存范疇。主要包括：一般事務(wù)性的文件材料；階段性工作總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料；期滿或解除的合同協(xié)議；完結(jié)后的項目方案。 凡在短期內(nèi)對本公司有參考價值的檔案均屬于一年保存范疇。主要包括：部門工作計劃及總結(jié)；完結(jié)后的部門請示報告；一般企業(yè)參考資料及完結(jié)后無長期保存必要的文件材料。第十五條 檔案的借閱各部門人員因工作需要需調(diào)

10、閱檔案時，均須填寫檔案調(diào)閱單(附表2）,并經(jīng)相應(yīng)核準人核準后方可調(diào)閱。管理類、業(yè)務(wù)類、研究類非機密檔案的調(diào)閱須部門總經(jīng)理核準,跨部門檔案調(diào)閱須公司分管總經(jīng)理核準，機密檔案的調(diào)閱須公司總經(jīng)理核準。第十六條 檔案管理員必須嚴格按照檔案調(diào)閱單的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。查閱人未經(jīng)許可不得擅自復印、拍照，嚴禁涂改、拆換或?qū)⒃槌?第十七條 檔案借閱完畢后，檔案管理員要對檔案進行核查,發(fā)現(xiàn)借閱人損壞檔案的,要及時報告有關(guān)領(lǐng)導，并追究當事人責任。第十八條 檔案調(diào)閱單由檔案管理員留存?zhèn)洳椤?第十九條 電子版本檔案的查閱遵照上述規(guī)定執(zhí)行。第六章 檔案的鑒定與銷毀第二十條 超過保存期，經(jīng)鑒定無保存價值的檔案應(yīng)銷毀。第二十一條 需銷毀的檔案由保管部門填報檔案銷毀清單(附表）,經(jīng)檔案形成部門總經(jīng)理審查簽字、公司領(lǐng)導核準后方可銷毀.第二十二條非機密檔案由分管副總經(jīng)理核準銷毀；機密檔案由公司總經(jīng)理核準銷毀。銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，綜合管理部指定專人監(jiān)督銷毀。第二十三條 檔案銷毀清單由綜合管理部永久保存。 第七章 附則第二十四條 本辦法的制定、修改、解釋權(quán)屬于公司。第二十五條 本辦法自印發(fā)之日起實施.附件1 :檔案移交清冊案卷標題 案卷數(shù)量 卷卷內(nèi)文件頁數(shù) 頁移交部門 經(jīng)辦人 （簽章)接收部門 經(jīng)辦人 （簽章） 移交日期