辦公郵件使用禮儀規(guī)范

1、精選文庫 辦公郵件使用禮儀規(guī)范 電子郵件是我們?nèi)粘＾k公不可或缺的交流方式, 如何規(guī)范地使用郵件, 了解 郵件使用的禮儀,對有效溝通、提高工作效率、營造文明的辦公環(huán)境,有著重要 的作用。 1. 決定郵件的目的和內(nèi)容 6 發(fā)郵件前，需要考慮內(nèi)容是否適宜用郵件發(fā)送。 1.1 郵件適用范圍： 正式工作報告； 部門之間事務(wù)往來； 3) 通知； 4) 5) 知識推薦和信息傳遞； 沒有見面交流條件的其他交流內(nèi)容； 6) 難以簡單用口頭表達說明清楚的其他事項。 1.2 不適用內(nèi)容： 1) 要求立即回應(yīng)的緊急事務(wù)； 2) 有不同觀點的人需要參與討論的內(nèi)容； 3) 不方便使用郵件呈現(xiàn)的其他內(nèi)容,如:動畫、音頻、視

2、頻等。 2. 郵件寫作 2.1 收件對象 理應(yīng)對郵件予以回復(fù) (1) 收件人/TO:要受理這封郵件所涉及的主要問題, 響應(yīng)； 2) 抄送人/ CC :只是需要知道郵件所說明事情,沒有義務(wù)予以響應(yīng),有建 議時可回復(fù)； （3）密送人/BCC:收信人不知道的收件對象。 2.1.1收件對象排列順序 收信人的排列需遵循一定的順序規(guī)則: （1）按部門排列； （2）按職等職級從高到低排列。 2.1.2注意事項 只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人資源。 2.2標(biāo)題/主題 引起收件人的注意; 告知郵件的主要內(nèi)容; (3) 讓收件對象知其所以然。 2.2.1 注意事項 空白標(biāo)題是最失禮的，如果在未寫明標(biāo)題的情

3、況下誤發(fā)郵件，請追加 一封郵件表示歉意； （2）標(biāo)題宜短不宜長; (3) 對外郵件標(biāo)題應(yīng)寫明出處，例如：“來自豐誠公司 XXX的郵件”； 標(biāo)題要能真實反映郵件的內(nèi)容和重要性； (5) 一封郵件盡可能只針對一個主題; (6) 可適當(dāng)使用大寫字母、字符（如“！”）來突出標(biāo)題，引起收件對象 的注意; 不可出現(xiàn)錯別字和語句不通順的地方。 2.3稱呼和問候 郵件開頭要稱呼收件人，開頭結(jié)尾最好有問候語。 2.3.1 稱呼 稱呼是頂格第一行書寫; 同級、下級用親切的稱呼，昵稱等均可; 多人、群體用統(tǒng)稱，如各位、大家、Dear All等均可； 上級用尊稱（頭銜、性別），如 X總、丫經(jīng)理、Z女士等均可。 2.3

4、.2 問候語 (1) 開頭問候語，換行空兩格書寫； 非常正式的郵件，可用問候語“您好！”、“大家好！ ”等。 2.4正文 （1）一般使用默認(rèn)字體; （2）若收件對象不認(rèn)識您，應(yīng)先表明身份?？梢允谴淼钠髽I(yè)名或您的姓 名，具體身份根據(jù)郵件的目的而采用； （3）正文應(yīng)簡明扼要，多用簡單詞匯和短句; （4）清晰列出觀點或事項：1, 2, 3; （5）合理提示重要信息，可以是加粗或者標(biāo)紅色，但盡量保證頁面簡潔, 不影響查閱； （6）如有附件，應(yīng)在正文中提示。如附件是特殊格式，應(yīng)說明打開方式。 2.5結(jié)尾 （1）明確表明發(fā)件人的身份; 有些正式郵件（如信件、感謝函、邀請函）需落款：包括企業(yè)名（以 個人名

5、義發(fā)送時可省略）、發(fā)件人職位姓名（代表企業(yè)身份時可省略）、時間; （3）如無需落款，我司統(tǒng)一采用個人簽名檔。 2.6簽名檔 (1) 請使用市場部提供的統(tǒng)一版本; (2) 對內(nèi)郵件需添加簽名檔； (3)對外郵件已有落款時，無需添加簽名檔，否則一律使用統(tǒng)一的簽名檔。 2.7 附件 (1)附件命名應(yīng)能概括附件內(nèi)容; (2) 附件數(shù)目不宜超過4個，超過4個應(yīng)打包壓縮; (3) 如附件過大，可壓縮或轉(zhuǎn)成 PDF格式，或發(fā)送稍小的圖表或圖片。 3. 郵件的發(fā)送 3.1 發(fā)送前的檢查 檢查主題欄是否書寫，有無錯別字，標(biāo)題能否概括郵件內(nèi)容; 收件人郵箱是否正確，收件人有無遺漏，收件人的順序是否正確; (3) 檢查正文，是否有錯別字或語句不通順; 檢查是否附上正確的附件。 3.2 發(fā)送時間 較緊急的郵件請勿在臨下班前或者休息時間發(fā)送。 若必須發(fā)送，可致電提醒 收件人查收。 4.郵件的回復(fù) (1) 回復(fù)郵件時,可根據(jù)回復(fù)內(nèi)容適當(dāng)修改標(biāo)題，請勿“ RE RE RE” 一大串; 回復(fù)郵件時，應(yīng)刪除附件，避免占用太多資源; 避免將同一個主題的討論內(nèi)容