2021鑰匙管理制度

1、鑰匙治理制度1.0目的規(guī)范鑰匙治理，減少鑰匙治理偏差與失誤，保證鑰匙安全儲(chǔ)存與使用2.0適用范圍2.1項(xiàng)目?jī)?nèi)部鑰匙治理2.2業(yè)主委托鑰匙治理2.3空置房鑰匙治理2.4中介瞧房鑰匙借用治理2.5小區(qū)公共設(shè)施、設(shè)備房鑰匙治理2.6小區(qū)公共部位、樣板房、銷(xiāo)售大廳鑰匙治理2.7小區(qū)交付前房產(chǎn)公司鑰匙移交治理3.0職責(zé)3.1小區(qū)所有鑰匙由客戶服務(wù)部總體負(fù)責(zé)治理，客戶服務(wù)部領(lǐng)班為鑰匙治理的第一責(zé)任人；3.2客戶服務(wù)部，使用部門(mén)治理人員對(duì)鑰匙使用、遺失、損壞、不當(dāng)或違規(guī)使用行為進(jìn)行監(jiān)管；3.3客服服務(wù)部下班后，總控鑰匙交監(jiān)控室，有監(jiān)控室負(fù)責(zé)（21:00次日7:00）緊急情況下鑰匙管理；3.4行政部負(fù)責(zé)公司內(nèi)

2、部鑰匙整理，建立公司內(nèi)部鑰匙總控表；3.5客戶服務(wù)部負(fù)責(zé)業(yè)主委托鑰匙，中介瞧房鑰匙借用，空置房鑰匙的治理，建立鑰匙總控表及中介瞧房鑰匙借用/回還登記表；3.6工程維保部負(fù)責(zé)小區(qū)公共設(shè)施、設(shè)備的的鑰匙治理，建立鑰匙總控表；3.7秩序維護(hù)部負(fù)責(zé)小區(qū)公共部位、樣板房、銷(xiāo)售大廳的鑰匙治理，建立鑰匙總控表；3.8客戶服務(wù)部助理負(fù)責(zé)鑰匙的借用、回還，內(nèi)容需登記鑰匙借用/回還登記表；4.0制度內(nèi)容4.1設(shè)立鑰匙柜，有多套鑰匙的，分“備用鑰匙”與“供使用鑰匙”兩種功能分不同地點(diǎn)存放。4.2鑰匙編號(hào)4.2.1每一片鑰匙必須編號(hào)；4.2.2每一個(gè)鑰匙柜的鑰匙格上必須編號(hào)；4.2.3標(biāo)識(shí)使用小號(hào)標(biāo)簽，在標(biāo)簽上注明鑰

3、匙編號(hào)后張貼于鑰匙正面，并用透明膠布予以固定，如有脫落及時(shí)修正；4.2.4所有鑰匙按照用途類(lèi)別，取其重要字眼，使用中文編號(hào)，如出現(xiàn)同一類(lèi)別多個(gè)區(qū)域鑰匙的情況，則按照順序號(hào)或樓宇編號(hào)標(biāo)識(shí)。比如：4.2.4.1對(duì)講門(mén)鑰匙對(duì)講門(mén)1（棟號(hào)）、對(duì)講門(mén)2（棟號(hào)）；4.2.4.2辦公大門(mén)鑰匙辦公門(mén)1、辦公門(mén)2、辦公門(mén)3；4.2.4.3資料柜鑰匙行政柜1、財(cái)務(wù)柜1、前臺(tái)柜1；4.2.4.4業(yè)主房門(mén)鑰匙3-301進(jìn)戶門(mén)、夏5-301主臥、秋6-301信箱；4.2.4.5管井門(mén)鑰匙1-1管井、1-2管井、1-3管井。4.3建立鑰匙總控本，記錄鑰匙當(dāng)前情況，實(shí)施鑰匙動(dòng)態(tài)控制。4.4鑰匙存放4.4.1所有內(nèi)部使用的備

4、用鑰匙存放在鑰匙柜內(nèi)；4.4.2鑰匙存放內(nèi)別編號(hào)；4.4.3鑰匙牌編號(hào)與鑰匙本身編號(hào)必須一致；4.4.4所有鑰匙存放位置統(tǒng)一固定，由左至右，由上至下，不得空缺；4.4.5鑰匙柜上鎖，專(zhuān)人治理，鑰匙柜的3把鑰匙，第一把由客戶服務(wù)部領(lǐng)用，第2把存行政助理處，第3把存項(xiàng)目經(jīng)理處。4.5鑰匙使用標(biāo)準(zhǔn)4.5.1借用、回還，按公司規(guī)定的鑰匙借用權(quán)限控制鑰匙借用，在確認(rèn)借用人合法身份前提下，填寫(xiě)鑰匙借用/回還登記本，辦理完登記手續(xù)后方可借用；4.5.2使用、監(jiān)管，鑰匙使用者對(duì)鑰匙的正確使用和保管負(fù)責(zé)，使用者的上級(jí)和客戶服務(wù)部對(duì)使用行為和過(guò)程進(jìn)行監(jiān)管；4.5.3檢查、盤(pán)點(diǎn)，客戶服務(wù)部按班次定人，每日檢查、盤(pán)點(diǎn)

5、，并簽名確認(rèn)。4.6鑰匙遺失處理4.6.1鑰匙一經(jīng)遺失，必須在5分鐘之內(nèi)報(bào)告客戶服務(wù)領(lǐng)班，并在秩序維護(hù)部登記備案；4.6.2秩序維護(hù)部經(jīng)理對(duì)當(dāng)事人進(jìn)行例行調(diào)查，并對(duì)談話做出記錄；4.6.3遺失鑰匙的門(mén)鎖立即更換，費(fèi)用由當(dāng)事人承擔(dān)；4.6.4遺失鑰匙一次以上者，負(fù)責(zé)換鎖費(fèi)用，并給予口頭警告處理，參照員工獎(jiǎng)罰制度；4.6.5遺失鑰匙兩次以上者，負(fù)責(zé)換鎖費(fèi)用，并給予書(shū)面警告處理，參照員工獎(jiǎng)罰制度。4.7.2工程設(shè)備類(lèi)：指小區(qū)配電房、水泵房、風(fēng)機(jī)房、設(shè)備房、電梯房、弱電井、水電表井4.7.2.1日常使用權(quán)限：工程維保部；4.7.2.2輔助使用權(quán)限：秩序維護(hù)部；4.7.2.3備用：客戶服務(wù)部。4.7.3

6、公共部位內(nèi)：小區(qū)樣板房、銷(xiāo)售大廳、監(jiān)控室、消控室、小區(qū)大門(mén)、防火門(mén)、消防卷簾門(mén)4.7.3.1日常使用權(quán)限：秩序維護(hù)部；4.7.3.2輔助使用權(quán)限：工程維保部；4.7.3.3備用：客戶服務(wù)部。4.7.4空置房鑰匙、業(yè)主委托鑰匙4.7.4.1日常使用權(quán)限：房產(chǎn)銷(xiāo)售員、業(yè)主本人；4.7.4.2輔助使用權(quán)限：工程維保部、秩序維護(hù)部、客戶服務(wù)部；4.7.4.3存放：客戶服務(wù)4.7.5注釋4.7.5.1日常使用權(quán)限:是指在職權(quán)范圍內(nèi)正常使用鑰匙的權(quán)限；4.7.5.2輔助使用權(quán)限：是指限緊急情況在其職權(quán)范圍內(nèi)可第一時(shí)間進(jìn)進(jìn)的區(qū)域的鑰匙使用權(quán)限；4.7.5.3備用：所有鑰匙均在客戶服務(wù)處進(jìn)行備存。4.8內(nèi)部鑰

7、匙使用治理4.8.1公司鑰匙總控本將記錄公司內(nèi)部鑰匙類(lèi)別增減、轉(zhuǎn)換情況；4.8.2鑰匙借用/回還登記表是指內(nèi)部鑰匙的借用、回還情況；4.8.3客戶服務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)按照“公司內(nèi)部鑰匙分類(lèi)及使用權(quán)限”將鑰匙的移交給對(duì)應(yīng)部門(mén)，并填寫(xiě)公司鑰匙總控表記錄轉(zhuǎn)換情況，辦公區(qū)域內(nèi)的鑰匙客戶服務(wù)部備存1把，其余全部交項(xiàng)目行政助理進(jìn)行治理；4.8.4本公司人員借用鑰匙，需由本部門(mén)負(fù)責(zé)人或授權(quán)人親臨客戶服務(wù)部前臺(tái)辦理鑰匙借用手續(xù)；4.8.5非本公司人員，借用鑰匙必須由客戶服務(wù)部主管/經(jīng)理簽名才準(zhǔn)許外借；4.8.6任何人未經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理同意不可自配鑰匙，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理同意客戶服務(wù)部登記鑰匙類(lèi)別、數(shù)量、用途及經(jīng)手人方可配置鑰匙；

8、4.8.7鑰匙必須隨身攜帶，當(dāng)日下班前應(yīng)回還客戶服務(wù)部；4.8.8客戶服務(wù)部人員在各部門(mén)必須清點(diǎn)鑰匙數(shù)量級(jí)借出鑰匙回還情況，并在交接班本上做好記錄，當(dāng)日內(nèi)鑰匙借出未回還，須在下班之前通知客戶服務(wù)部主管/經(jīng)理，由客戶服務(wù)部主管/經(jīng)理負(fù)責(zé)催促鑰匙借用人回還。4.9業(yè)主委托鑰匙治理4.9.1為配合工程維修的鑰匙委托治理，業(yè)主確有實(shí)際的生活、工作困難，又不至于給治理工作帶來(lái)額外事端的特定情況的鑰匙委托寄存治理；4.9.2客服助理填寫(xiě)鑰匙委托單，請(qǐng)業(yè)主在鑰匙委托單的“業(yè)主簽名”欄簽名確認(rèn)，將回執(zhí)聯(lián)交給業(yè)主保存，并告知業(yè)主需業(yè)主本人親臨并攜帶鑰匙委托單回執(zhí)聯(lián)及有效證件領(lǐng)回鑰匙，委托單存檔；4.9.3客服助

9、理在鑰匙總控本上做好登記，并在鑰匙正面貼上標(biāo)簽，按鑰匙類(lèi)別放進(jìn)鑰匙柜內(nèi)；4.9.4施工單位借用鑰匙必須由房產(chǎn)公司開(kāi)據(jù)授權(quán)書(shū)（明確被授權(quán)人的姓名、職務(wù)、身份證號(hào)碼及借用期限，有授權(quán)書(shū)內(nèi)的指定人在客戶服務(wù)部前臺(tái)借用鑰匙；4.9.5施工單位借用鑰匙時(shí)需注明預(yù)計(jì)回還時(shí)間，超過(guò)預(yù)計(jì)回還時(shí)間尚未將鑰匙回還，客戶服務(wù)部助理必須上報(bào)主管/經(jīng)理，有客戶服務(wù)部主管/經(jīng)理跟催鑰匙保證回還；4.9.6施工單位回還鑰匙時(shí)，客戶服務(wù)部應(yīng)安排園區(qū)助理/工程人員對(duì)房屋進(jìn)行復(fù)查，保證維修完成、房屋設(shè)施設(shè)備完好；4.9.7復(fù)查無(wú)誤后，客服助理應(yīng)在當(dāng)日內(nèi)致電業(yè)主，通知其前來(lái)領(lǐng)取鑰匙，并保持三日至少一次的頻率往提醒，做好提醒書(shū)面記錄

10、；4.9.8客服助理核對(duì)業(yè)主身份后及回收鑰匙委托單回執(zhí)聯(lián)，取出鑰匙交業(yè)主，請(qǐng)業(yè)主在鑰匙總控本簽收，客戶服務(wù)經(jīng)手人簽名、日期，鑰匙委托單回執(zhí)聯(lián)存檔；4.9.9當(dāng)班客服助理下班時(shí)按鑰匙總控本與接班客服助理交代清楚未還的鑰匙，如鑰匙不清楚，必須檢查鑰匙借用/回還登記本查問(wèn)簽收人，直至正確方可下班。4.10空置房鑰匙治理4.10.1客服前臺(tái)助理根據(jù)空置房屋鑰匙留存情況制定鑰匙總控本；4.10.2空置房維修、保潔，由工程維保部/環(huán)境事務(wù)部主管在客戶服務(wù)部前臺(tái)簽領(lǐng)鑰匙，鑰匙必須在領(lǐng)取當(dāng)日下班前回還客戶服務(wù)部，單戶鑰匙僅限一條；4.10.3房產(chǎn)銷(xiāo)售部瞧房，由售房置業(yè)顧問(wèn)在客戶服務(wù)部前臺(tái)簽領(lǐng)鑰匙，鑰匙必須在領(lǐng)

11、取當(dāng)日下班前回還客戶服務(wù)部，當(dāng)空置房已售出交付使用后，前臺(tái)客服助理當(dāng)日更新鑰匙總控本的記錄情況。4.11中介瞧房借用業(yè)主托管的鑰匙4.11.1必須業(yè)主本人書(shū)面同意或電話確認(rèn)，前臺(tái)物業(yè)助理核對(duì)業(yè)主房號(hào)、姓名、聯(lián)系電話無(wú)誤，在中介瞧房鑰匙借用登記本登記方可借出，單次借用僅限1把，借用時(shí)間根據(jù)單元位置定為10分鐘、20分鐘、30分鐘以?xún)?nèi)4.12小區(qū)交付前房產(chǎn)公司鑰匙移交4.12.1交付前1個(gè)月制定移交計(jì)劃及鑰匙移交記錄表（計(jì)劃根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況制定）；4.12.2成立鑰匙移交小組，組員最少4人分別為：工程維保部1人、客戶服務(wù)部2人、秩序維護(hù)部1人；4.12.3客服助理根據(jù)鑰匙移交記錄表整理鑰匙，整理標(biāo)準(zhǔn)參照鑰匙治理制度4.2內(nèi)容執(zhí)行；4.12.4客服助理必須對(duì)所有移交的鑰匙進(jìn)行復(fù)核，將復(fù)核有誤的鑰匙上報(bào)給客服主管/經(jīng)理及工程主管/經(jīng)理，退還