如何做好崗位說明書講解

1、2019/6/1 1 工作分析與職位說明書編制 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 2 說說 明明 ?工作分析是企業(yè)人力資源管理體系搭建的基礎(chǔ)平 臺，職位說明書是人力資源管理的基礎(chǔ)性文件 . 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 3 目目 錄錄 第一部分 理解工作分析與職位說明書 第二部分 工作分析的程序與方法 第三部分 職位說明書的編制 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 4 1 1、什么是工作？、什么是工作？ ?組織最基本的活動單元 ?相對獨立的責(zé)權(quán)統(tǒng)一體 ?部門、業(yè)務(wù)組和組織劃分的信息基礎(chǔ) ?人進(jìn)入組織的中介 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 5 2 2、什么是工作分析？、什么是工作分析？ ?定義：在全面了解工

2、作（職位）的基礎(chǔ)上，提取管理所必須的、 有關(guān)工作方面的信息，并依據(jù)戰(zhàn)略和組織運行的要求，對工作 進(jìn)行重新梳理分析的過程 ?人力資源管理具有兩類不同性質(zhì)的管理活動： ?日常例行的管理活動； ?維持和發(fā)展組織系統(tǒng)的活動； ?工作分析屬于第二類管理活動 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 6 3 31 1、什么是職位？ ?職位是指企業(yè)賦予每個員工的權(quán)利與責(zé)任.職位是員工權(quán)利與責(zé)任的 統(tǒng)一，是人力資源管理的基本單位； ?職位是由一系列內(nèi)容或者專業(yè)相似或相關(guān)，職責(zé)、職權(quán)范圍相同， 所需知識技能任職資格相通，可以交由同一個人來完成的一組工作 的組合 ； ?職位是以“事”為中心而設(shè)置的，以“事”的性質(zhì)來劃分；每個

3、職 位都有特定的職能，不宜按工作內(nèi)容和工作步驟將同一職能任意分 拆，分成多個職位； ?職位的幾個特點： ?先有職能，后有職位，再有相應(yīng)的工作人員； ?當(dāng)沒有合適的員工時，會出現(xiàn)“職位空缺”的現(xiàn)象； ?職位不能隨人走，若員工離職，其職位仍然存在； 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 7 3 32 2、什么是職位？ ? 同一職位可以在不同時間里由不同的員工擔(dān)任； ? 職位不是一成不變的，隨著職能的變化，職位在流程中所扮演的角色發(fā) 生變化，職位設(shè)置、權(quán)責(zé)也將發(fā)生變化 . ? 由于工作量大小不同，有的職位可以由一個人來承擔(dān)，有的職位需要由 多個人來承擔(dān). ? 職位說明書的對象是職位，擔(dān)任同一職位，但在工作內(nèi)

4、容上又有分工不 同的任職者可以享用同一個職位說明書 . 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 8 4 4、什么是職位說明書？、什么是職位說明書？ ?職位說明書界定的是“職位存在的價值”、“職位做什么事 / 有 什么職責(zé)”和“職位要求什么樣的人來做” .實際上解決了幾個 問題：工作如何科學(xué)地組合成為一個整體；每一個環(huán)節(jié) / 職位的 任職者應(yīng)該如何規(guī)范地行動；如何選擇適合于工作要求的人； 如何評價開發(fā)工作的人的能力和績效 ?職位說明書的具體內(nèi)容可以根據(jù)企業(yè)的需要來具體規(guī)定，一般 包括：職位名稱、所在部門、工作關(guān)系、職位基薪等級、職位 編號、編制日期、職位價值、職責(zé)要求、關(guān)鍵績效指標(biāo)和任職 資格等 北京自在

5、基業(yè)管理咨詢有限公司 9 5 5、工作分析與職位說明書的關(guān)系、工作分析與職位說明書的關(guān)系 工作分析 工作簇等 工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn) 報酬因素 工作者說明書 工作描述 職位說明書 工 作 分 析 結(jié) 果 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 10 工作分析在人力資源管理中的地位工作分析在人力資源管理中的地位 工作分析 職位說明書 職責(zé) 權(quán)限 任職 資格 授權(quán) 體系 協(xié)作 關(guān)系 工作 流程 工作 條件 角色 定位 績效 指標(biāo) 職位評價 績效管理 薪酬激勵 人力規(guī)劃 員工培訓(xùn) 招聘錄用 職涯規(guī)劃 公平管理 工作分析是人力資源管理 的平臺，是整個人力資源 管理體系搭建的基礎(chǔ) 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 11 1 1

6、、工作分析與人力資源規(guī)劃、工作分析與人力資源規(guī)劃 ?解決組織發(fā)展過程中“人”與“工作”相互適應(yīng)的關(guān)系 ?需要通過組織內(nèi)現(xiàn)有工作信息的了解，以及預(yù)測組織未來工作 可能發(fā)生的變化，制定人員的補充規(guī)劃、晉升規(guī)劃、人員配置 與調(diào)整規(guī)劃、培訓(xùn)與開發(fā)規(guī)劃、報酬規(guī)劃等 . ?人力資源規(guī)劃能夠解決組織發(fā)展過程中“人”與“工作”相互適應(yīng)的問題，但如何進(jìn)行 人力資源規(guī)劃呢？它需要通過對組織內(nèi)現(xiàn)有工作信息的了解，以及預(yù)測組織未來工作可 能發(fā)生的變化，從而制定人員的補充規(guī)劃、晉升規(guī)劃、人員配置與調(diào)整規(guī)劃、培訓(xùn)與開 發(fā)規(guī)劃、報酬規(guī)劃等，工作分析將為這些工作信息的獲取提供了快速的途徑. 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 12

7、 2 2、工作分析與人員的甄選、錄用、工作分析與人員的甄選、錄用 解決進(jìn)入組織中人員質(zhì)量的問題，工作分析的信息可以提供： 工作執(zhí)行人員的任職資格 求職者的信息提取內(nèi)容 考試、面試及心理測驗的內(nèi)容 設(shè)計人員錄用效度的檢驗 求職咨詢 個人職業(yè)發(fā)展展望 ?人員的甄選/錄用解決的是進(jìn)入組織中人員的質(zhì)量問題，這將直接關(guān)系到組織未來 的發(fā)展?jié)摿?但我們到底需要什么樣的人？我們又將如何從大量的求職者中挑選出 我們所需要的人才呢？這就需要我們對職位工作的內(nèi)容和執(zhí)行這些工作的人員所 應(yīng)具備的任職資格有清晰的了解，需要我們根據(jù)這些任職要求對甄選工具（包括 筆試、面試、心理測驗及無領(lǐng)導(dǎo)小組討論等等）進(jìn)行有效的設(shè)計，

8、而職位說明書 能夠直接提供職位的工作內(nèi)容和任職資格 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 13 3 3、工作分析與培訓(xùn)開發(fā)、工作分析與培訓(xùn)開發(fā) ?進(jìn)行培訓(xùn)必要性分析； ?確定培訓(xùn)方針和政策； ?確定培訓(xùn)內(nèi)容和選擇培訓(xùn)方法； ?培訓(xùn)師與受訓(xùn)人選擇； ?培訓(xùn)效果評估； ?培訓(xùn)工作的改善與發(fā)展等 . ?員工的培訓(xùn)與開發(fā)解決的是任職者的知識、技能和素質(zhì)與職位相互匹配的問題.但到底應(yīng)該培訓(xùn)開發(fā)什 么？是不是大家都盲目去上MBA或請專家、講師來講課就是培訓(xùn)與開發(fā)？上MBA也要有個選擇，到底哪 些職位需要MBA的知識？請專家、講師來講課能夠開闊人的視野，但所講的東西是否正是員工所短缺的 知識和技能，是否能夠有效的提

9、高員工的工作績效？一般意義上的培訓(xùn)很難回答以上的問題.因此我們 需要根據(jù)職位說明書對任職者的要求，有針對性的對員工短缺的知識、技能和能力素質(zhì)進(jìn)行培訓(xùn)與開 發(fā)，才能做到有的放矢，從而有效的提高員工的工作能力 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 14 4 4、工作分析與職位評價、工作分析與職位評價 ?工作分析為工作的相對重要性提供客觀依據(jù) ?工作分析越詳盡，職位評價結(jié)果的可靠性越強(qiáng)，以此確定的職 位相對價值越準(zhǔn)確. ?職位評價是對組織內(nèi)所有的職位的相對價值進(jìn)行比較的一個過程，職位評價是薪酬管理 的重要基礎(chǔ).但如何進(jìn)行職位評價呢？不能憑空說這個職位的價值比那個職位價值大， 而必須從工作內(nèi)容本身出發(fā)，以職位

10、的工作對組織的貢獻(xiàn)來評價其價值的大小.職位說 明書為職位評價提供了客觀的依據(jù)，工作分析越詳盡，職位評價結(jié)果的可靠性越強(qiáng)，以 此確定的職位相對價值越準(zhǔn)確 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 15 5、工作分析與薪酬管理 ?工作分析是確定職位族、外部薪資調(diào)查的基礎(chǔ) ?確定薪酬體系 ?確定薪酬水平 ?確定獎勵制度 ?進(jìn)行人工成本的有效控制等 ?薪酬管理是人力資源管理中最為重要的激勵手段，它直接影響員工的工作熱情和工作積 極性.工作的性質(zhì)不同，其激勵手段是有區(qū)別的，其薪酬水平和獎勵制度都會不一樣， 而要理解工作的性質(zhì)顯然離不開職位說明書 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 16 6 6、工作分析與績效管理、工作分

11、析與績效管理 ?確定員工績效完成情況（明確任務(wù)） ?對員工進(jìn)行績效改進(jìn)指導(dǎo) ?指導(dǎo)員工進(jìn)行在職培訓(xùn)（執(zhí)行指導(dǎo)） ?進(jìn)行職業(yè)生涯指導(dǎo)等 ?績效管理作為現(xiàn)代人力資源管理的核心，其最終的追求的員工和組織績效的提升，這也 是人力資源管理的最終目標(biāo).然而在績效管理體系中，首要的就是確定績效標(biāo)準(zhǔn).績效標(biāo) 準(zhǔn)確定的是否合理，將影響整個績效管理體系.但是如何確定績效指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)呢？我們 同樣離不開對工作的深入理解 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 17 7 7、工作分析與職涯規(guī)劃、工作分析與職涯規(guī)劃 ?工作分析提供了工作的內(nèi)容和任職資格，對能力素質(zhì)提出要求， 為員工的職業(yè)發(fā)展提供客觀的、可供遵循的軌跡 ?員工可以根

12、據(jù)自身發(fā)展目標(biāo)，結(jié)合自身的素質(zhì)特長，清晰規(guī)劃 自己的發(fā)展渠道 ?職業(yè)生涯規(guī)劃針對員工個人的發(fā)展方向和工作興趣，為員工提供了職業(yè)發(fā)展的通道.工 作說明書提供了工作的內(nèi)容和任職資格，對能力素質(zhì)也提出要求，為員工的職業(yè)發(fā)展提 供客觀的、可供遵循的軌跡.員工可以根據(jù)自身發(fā)展目標(biāo)，結(jié)合自身的素質(zhì)特長，清晰 規(guī)劃自己的發(fā)展渠道 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 18 8 8、工作分析與公平管理、工作分析與公平管理 ?公平管理：確保管理所使用信息的客觀性、完整性、準(zhǔn)確性 ?避免用人方面的不正之風(fēng)； ?克服晉升、考核、培訓(xùn)、薪酬等方面的管理的盲目性和主觀性； ?有效地進(jìn)行合同管理； ?客觀、公正地處理勞動關(guān)系和解

13、決勞動糾紛與爭議等； ?工作的可比價值； ?晉升與流動路線等. 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 19 目目 錄錄 第一部分 理解工作分析與職位說明書 第二部分 工作分析的程序與方法 第三部分 職位說明書的編制 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 20 工作分析的流程工作分析的流程 信息收集 流程梳理 部門職責(zé) 職位設(shè)置 公司戰(zhàn)略 部門職能定位 職位說 明書 ? 公司運作主 要業(yè)務(wù)流程和 各部門定位的 介紹 ? 收集現(xiàn)有各 部門資料（包 括現(xiàn)有部門職 責(zé)、職位設(shè)置、 各職位職責(zé)及 任職資格） ? 梳理公司核心流 程 ? 問題總結(jié) ? 公司戰(zhàn)略了解 ? 各部門職能的重 新定位 ? 各部門職責(zé)的 重新描述

14、? 各部門反饋、 交流、確認(rèn) ? 各部門職位規(guī) 劃 ? 職位名稱規(guī)范 ? 各部門反饋、 交流、確認(rèn) ? 編制各職位說 明書 ? 各部門反饋、 交流、確認(rèn) 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 21 1 11 1、信息收集的內(nèi)容 ?請熟悉公司運作的 2到3位人員介紹公司主要流程（核心業(yè)務(wù)流程和主 要的支持流程）和各部門定位、職能 ?收集現(xiàn)有各部門的資料，包括現(xiàn)有部門職責(zé)、職位設(shè)置及人員編制、各 職位職責(zé)及任職資格等 ?基本信息：包括職位名稱、職位編號、所屬部門、職位等級、制定日期等； ?工作活動和工作程序：包括工作摘要、工作范圍、職責(zé)范圍、工作設(shè)備及工具、工作流 程、人際交往、管理狀態(tài)等； ?工作環(huán)境：

15、工作場所、工作環(huán)境的危險、職業(yè)病、工作時間、工作環(huán)境的舒適程度等 ?任職資格：年齡要求、學(xué)歷要求、能力要求、工作經(jīng)驗要求、性格要求等. 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 22 1 12 2、信息收集的來源 ?工作執(zhí)行者； ?組織的各種文字資料； ?監(jiān)督管理者、培訓(xùn)部門； ?下屬、顧客和用戶； ?工作分析專家、獨立的第三者等 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 23 1 13 31 1、信息收集的常用方法 ?觀察法：觀察法：作為參與式觀察者或旁觀者 ?在對主要由身體活動構(gòu)成的工作進(jìn)行工作分析時，直接觀察是一種 特別有用的方法；像門衛(wèi)、流水線上的工人和會計所做的工作； ?主要研究工作的外顯特征，如工作負(fù)荷、

16、工作環(huán)境、工作關(guān)系等方 面； ?也可以用來證實其他渠道所提供的信息； ?初步了解工作的基本情況； 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 24 1 13 32 2、信息收集的常用方法 ?三種訪談法 ?對每個雇員進(jìn)行個人訪談； ?對做同樣工作的雇員群體進(jìn)行的群體訪談； ?對完全了解被分析工作的主管人員進(jìn)行的主管人員訪 談； ?訪談法 ?特別適用對文字理解有困難的人； ?能夠及時控制和引導(dǎo)； ?可以發(fā)現(xiàn)一些在其他情況下不可能了解到的工作活動 和行為； ?可以當(dāng)場評價信息質(zhì)量，決定取舍； ?適合提取工作的內(nèi)部信息，如任職資格、培訓(xùn)需求、 責(zé)任和權(quán)利等. 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 25 133、信息收集的常

17、用方法 訪談法的典型提問方式： 你所做的是一種什么樣的工作？ 你所在職位的主要職責(zé)工作是什么？你用如何做的呢？ 你的工作環(huán)境與別人的有什么不同呢？ 做這項工作所需要的教育程度、工作經(jīng)歷、技能時怎樣的呢？他要求你 必須具有什么樣的文憑或工作許可證？ 你都參與些什么活動？ 你的責(zé)任是什么？你工作績效的標(biāo)準(zhǔn)有哪些？ 工作對身體的要求是怎樣的？工作對情緒和腦力的要求是怎樣的？ 工作對安全和健康的影響如何？ 案例：某公司訪談問卷 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 26 1 13 33 3、信息收集的常用方法 ?問卷法：問卷法是一種快速、高效的信息收集方法，但設(shè)計問卷并進(jìn)行測量 ?例：（管理類） ?1、工作中

18、的決策程度 ?2、與人交往 ?3、在教育、經(jīng)驗和性格方面需求 ?4、在體力、精神努力和職位壓力方面的需求 ?5、工作的保密程度 ?6、特殊的溝通技能 ?7、特殊的資格，列出履行職責(zé)需要的清單 ?8、制定決策內(nèi)容，包括決定和控制公司的政策和法律；判斷失誤的影響；回顧你 決策的程度 ?9、什么是最重要的職責(zé) ?10、監(jiān)督什么職位和監(jiān)督多少職位 ?11、監(jiān)督的多樣化和復(fù)雜化程度 ?12、工作執(zhí)行的描述，包括依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)政策、方法、程序、原理、創(chuàng)造性思維、慣 例等 ?13、判斷，包括確定目標(biāo)、對信息的評價、判斷的多樣化、判斷的影響和重要性 ?14、決策，包括理由、決定等 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 27

19、 1 13 34 4、信息收集的常用方法 ?15、困難和復(fù)雜程度 ?16、正確和失誤的影響類型 ?17、準(zhǔn)確，運用技術(shù)的準(zhǔn)確性：技術(shù)的類型、需求程度、典型問題、正規(guī)的程序、 預(yù)防失誤 ?18、錯誤的影響，錯誤的類型、錯誤的偶然性、糾正錯誤的成本、錯誤的影響范 圍 ?19、對外工作關(guān)系，接觸人的類型、接觸目的、頻繁程度、接觸方式（電話）、 影響人的技能和老練、占工作的比例 ?20、內(nèi)部工作關(guān)系 案例：某公司職位調(diào)查問卷 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 28 1 13 35 5、信息收集的常用方法 ?例：工作問卷的設(shè)計（一般） ?1、如果你是工作是非整日的、季節(jié)的或臨時的，請解釋； ?2、描述學(xué)會和

20、執(zhí)行你的工作需要的培訓(xùn)和經(jīng)驗的種類和數(shù)量.如果是特殊的訓(xùn)練、 技能或經(jīng)驗，請記在下面； ?3、教育需求程度； ?4、多長時間的工作經(jīng)驗才能象你一樣滿足職務(wù)的需求； ?5、工作概要，你工作的所以目的是什么； ?6、應(yīng)該如何做和為什么這樣做； ?7、精神或視覺的需求程度，描述精神或視覺集中/ 注意的程度，在你的工作需求 的情況，如極少、這個工作、持續(xù)注視； ?8、設(shè)備和根據(jù)的責(zé)任，包括資金、維護(hù)或防止設(shè)備、根據(jù)損壞和丟失； ?9、對材料和產(chǎn)品的責(zé)任，包括在防止資金、材料、產(chǎn)品損壞、浪費過程的控制、 監(jiān)督、等； ?10、對他人的安全，包括維護(hù)他人安全環(huán)境方面； ?11、工作環(huán)境，包括站、走動、坐、舉

21、、爬蹲、跪等； ?12、外出時間，每周、月和年的比例； 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 29 1 13 36 6、信息收集的常用方法 ?工作日志法工作日志法： 序號 工作活動名稱 工作活動的程序 權(quán)限 時間消耗 備注 1 復(fù)印文件 審核領(lǐng)導(dǎo)簽字-復(fù) 印 - 登記 執(zhí)行 45分鐘 例行 2 開介紹信 審核領(lǐng)導(dǎo)簽字 -開 信 - 登記 執(zhí)行 15分鐘 例行 3 起草公文 領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖 - 撰寫 - 修改 -提交 需報審 2小時 偶然 4 送公文 親送 - 收件人簽 收 委托負(fù)責(zé) 40分鐘 例行 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 30 137、信息收集的常用方法 ?任務(wù)清單法： 例：總經(jīng)理辦公室 ?1、總

22、結(jié)總經(jīng)理辦公室的工作 ?2、將業(yè)務(wù)動向中對公司其他部門有重大關(guān)系者向上級管理機(jī)構(gòu) 報告 ?3、在指定范圍內(nèi)，協(xié)調(diào)本部門的活動 ?4、在指定范圍內(nèi)，協(xié)調(diào)本部門與其他部門的活動 ?5、在諸如企業(yè)服務(wù)等問題上，與專家、技術(shù)顧問以及外界組織 進(jìn)行商談 ?6、代表公司參加委員會、專門小組會議 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 31 2 2、公司戰(zhàn)略、公司戰(zhàn)略 核心價值觀 企業(yè)的愿景 戰(zhàn)略 落地 使命與追求 行業(yè)命題的思考 企業(yè)文化 事業(yè)理論 盈利模式 外部環(huán)境分析 內(nèi)部生態(tài)研究 業(yè)務(wù)領(lǐng)域 管理領(lǐng)域 市場 營銷 策略 產(chǎn)品 研發(fā) 策略 產(chǎn)品 生產(chǎn) 策略 產(chǎn)品 銷售 策略 組織 流程 再造 人力 資源 開發(fā) 資

23、本 財務(wù) 營運 企業(yè) 文化 塑造 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 32 3 3、部門職能定位、部門職能定位 ?部門職能就是考慮部門所要發(fā)揮的作用以 及所扮演的角色 ?部門職能定位常常會因為各種原因進(jìn)行調(diào) 整 ?職能調(diào)整直接影響到業(yè)務(wù)流程、部門職責(zé) 以及職位說明書 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 33 3 31 1、舉例：某公司部門職能調(diào)整 意見 ?建議將改制與資本運營職能歸入同一個部門 投資發(fā) 展部 ?這兩項工作聯(lián)系緊密，實施起來交叉多，分成兩個部門，增加 了溝通成本 ?這兩件工作往往是一個項目的兩個有機(jī)組成部分，分成兩個部 門管理，子企業(yè)會感到不便，甚至?xí)a(chǎn)生政出多門的感覺 ?改制與資本運作是落

24、實戰(zhàn)略規(guī)劃的重要組成部分，歸口由投資 發(fā)展部管理，能更好的體現(xiàn)集團(tuán)戰(zhàn)略意圖 ?經(jīng)營計劃的管理是作為控股管理公司的集團(tuán)公司管理下屬子企 業(yè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，目前是薄弱環(huán)節(jié)，令企管部集中精力管好這一 關(guān)鍵環(huán)節(jié)十分必要 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 34 3 32 2、舉例：某公司部門職能調(diào)整 意見 ?在資本運營中，有部分工作（例如：集團(tuán)內(nèi)劃轉(zhuǎn)、兼并）現(xiàn)在還由財務(wù) 部進(jìn)行策劃和實施，這是歷史形成的，也應(yīng)劃歸投資部承擔(dān)，以便讓財 務(wù)部從財務(wù)規(guī)劃的高度管理好其本職工作； ?人力資源部的工作應(yīng)該提升到戰(zhàn)略性管理地位，這是知識經(jīng)濟(jì)時代企業(yè) 管理的趨勢，現(xiàn)有的人力資源部對整個集團(tuán)實施戰(zhàn)略性的管理的職能急 待建立，建

25、議將由歷史原因形成的由人力資源部在辦理的信訪管理、老 干部管理、喪葬撫恤、慰問病號、防暑降溫、勞保用品管理等工作從人 力資源部門的職能中劃出，分別劃歸紀(jì)檢（信訪）、工會（老干部管理、 喪葬撫恤、慰問病號、防暑降溫、勞保用品管理）等部門管理，這樣做 與這些部門應(yīng)有的職能并不違背，又可以充實這些部門的工作內(nèi)容 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 35 3 3、流程的梳理、流程的梳理 ?簡單地說，流程就是做事情的順序；業(yè)務(wù)流程回答的是一項 任務(wù)在組織內(nèi)如何完成的問題； ?流程是整合組織各項資源和部門，完成某一任務(wù)（或目標(biāo)） 而進(jìn)行的一系列邏輯相關(guān)的活動，是縱向分工與合作體系,有 明確的輸入與輸出 ?流程無

26、處不在，每天都在我們身邊發(fā)生： ?病人看病流程：生病、掛號、就診、開方、劃價、交錢、取藥、服藥、 康復(fù) ?消費者購物流程：購買欲望、購前挑選、付款購買、使用商品、購后感 受 ?企業(yè)報銷的流程：填寫報銷單、部門領(lǐng)導(dǎo)審批、財務(wù)部門責(zé)任會計核對 （預(yù)算、發(fā)票、部門領(lǐng)導(dǎo)簽字）、財務(wù)主任在授權(quán)范圍內(nèi)審批（授權(quán)外 報再上一級領(lǐng)導(dǎo)，在其授權(quán)范圍內(nèi)再審批）、企業(yè)最高財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)人簽字、 出納付款、會計入帳 ?招聘流程：部門提出用人需求、人力資源部做計劃、報批、組織招聘、 甄選、各用人單位確定 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 36 3 31 1、流程的種類 ?一般公司有以下兩類流程： ?核心經(jīng)營流程：如市場策劃流程、

27、產(chǎn)品銷售流程、訂單執(zhí)行流 程等 ?支持流程：如戰(zhàn)略管理流程、經(jīng)營計劃流程、生產(chǎn)經(jīng)營管理流 程、財務(wù)管理流程、人力資源管理流程等 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 37 3 32 2、對哪些流程進(jìn)行梳理 ?此階段的流程梳理并非對公司的所有流程都進(jìn)行全面的梳理， 而是對公司一些重要的（主要是涉及到各部門之間相互配合協(xié) 作的流程）業(yè)務(wù)流程（例如：采購流程、產(chǎn)品研發(fā)流程、生產(chǎn) 流程、銷售流程等）和支持保障流程（例如：財務(wù)流程和人力 資源管理流程）進(jìn)行梳理； ?通過對核心流程的梳理，發(fā)現(xiàn)部門職能短缺和部門之間的配合 協(xié)作方面的問題； ?基于公司的戰(zhàn)略，在總經(jīng)理辦公會上對各部門的職能進(jìn)行重新 定位，并進(jìn)一步對

28、流程進(jìn)行限 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 38 3 33 3、流程存在的弊端 ?原流程可能存在的弊端 ?弊端1 ?癥狀：過多的信息交換，過多的數(shù)據(jù)處理， 任務(wù)重復(fù) ?原因：職責(zé)劃分不清，任意分割流程 ?弊端2 ?癥狀：檢查、控制等活動比增值活動還多 ?原因：部門分割，授權(quán)不夠 ?弊端3 ?癥狀：過多的返工和重做 ?原因：工作流程長，流程中反饋不夠 ?弊端4 ?癥狀：過于復(fù)雜、例外和特殊情況 ?原因：原工作流程不完善 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 39 3 34 4、改進(jìn)流程的方法 ?活動本身的突破 ?活動的清除 ?活動的簡化 ?活動的整合 ?活動的自動化 ?活動間關(guān)系的突破 ?活動的先后順序改

29、變 ?活動的邏輯關(guān)系改變 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 40 3 35 5、流程改進(jìn)的誤區(qū) ?流程改進(jìn)中容易出現(xiàn)的錯誤 ?為完美而完美 ?唯技術(shù)主義 ?短視行為 ?脫離不了原有窠臼 ?業(yè)務(wù)部門不參與 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 41 舉例：招聘、甄選流程舉例：招聘、甄選流程 提出需求 每年5月和11月，各部門根據(jù)經(jīng)營計劃和財務(wù)預(yù)算計劃，以及部門人員 狀況，提出人員需求，并提出具體的人員素質(zhì)能力要求，遞交人力資 源部 匯總 人力部匯總?cè)藛T需求，提出處理意見，形成半年度人力資源規(guī)劃報告 ，報公司高層 審議 公司高層召集相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，討論人力資源規(guī)劃報告，提出修訂意 見，交人力資源部 需求分析

30、根據(jù)人力資源規(guī)劃，人力資源部分析各部門的人員需求，并進(jìn)行人員 素質(zhì)和獲得渠道分析 招聘計劃 人力資源部作出具體招聘計劃（日常招聘計劃和專項招聘計劃），報 公司高層 收集簡歷 通過各種渠道（報紙雜志廣告、招聘會、網(wǎng)絡(luò)廣告等），發(fā)部招聘信 息，收集簡歷，并進(jìn)行簡歷初步篩選 書面測驗 人力資源部組織對所有篩選出來的人員進(jìn)行能力素質(zhì)測驗 人力資源部組織根據(jù)不同申請職位性質(zhì)，進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)測驗，測試試 題由用人部門提供 再次篩選 人力資源部，根據(jù)個人簡歷、書面測驗結(jié)果，確定參加復(fù)試人員 復(fù)合面試 公司領(lǐng)導(dǎo)、用人部門、人力資源部對所有參加復(fù)試人員，采取無領(lǐng)導(dǎo) 小組討論、角色扮演、文本筐等方法考察能力 各用人

31、單位，對應(yīng)試者進(jìn)行背景性結(jié)構(gòu)化面試，考察實際經(jīng)驗等 確定人選 綜合考慮個人背景、能力、素質(zhì)、專業(yè)水平以及公司人員結(jié)構(gòu)，確定 最終人選 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 42 4 4、部門職責(zé)的編制、部門職責(zé)的編制 ?根據(jù)業(yè)務(wù)流程，將流程的職責(zé)落實到具體 的部門，就是部門職責(zé) ?部門職責(zé)的編制需要清晰界定相應(yīng)部門在 流程中承擔(dān)的準(zhǔn)確任務(wù) 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 43 5 5、各部門職位體系建設(shè)、各部門職位體系建設(shè) ?根據(jù)各部門職能，對各部門職位進(jìn)行規(guī)劃； ?對各職位名稱進(jìn)行規(guī)范； ?各部門反饋意見； ?與主管領(lǐng)導(dǎo)及各部門交流并最終確認(rèn) 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 44 5 51 1、如何認(rèn)識

32、職位體系 ?部門職責(zé)和功能要通過具體的人來完成，需要將部門的職責(zé)進(jìn)行分 解，即職位的設(shè)置. ?所謂職位（Position）是指在一個特定的組織中的一定時間內(nèi)，由 特定的人所擔(dān)負(fù)的一個或數(shù)個任務(wù)的集合. ?職位是組織的基本單位，職位存在的目的是落實組織使命，是具體 的承擔(dān)者.職位伴隨著應(yīng)付的責(zé)任，必須有產(chǎn)出的結(jié)果.職位不是人， 職位的實質(zhì)是工作活動（work activities）； ?職位可以理解為業(yè)務(wù)流程上的節(jié)點，或者理解為漁網(wǎng)的網(wǎng)結(jié)，也可 以理解為按照一定的順序和規(guī)則擺放的一把把椅子； ?組織內(nèi)所有的職位組成組織的職位體系，即職位的集合，其中包含 職位與職位之間在分工、合作與管理中的關(guān)系

33、北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 45 5 52 2、如何確立職位體系 ? 職位分析為職位體系設(shè)計的基本工具 .職位分析有多種方法，變革公司 的職位分析要采取下行法，自上而下確定職位的設(shè)計； ? 研究部門職責(zé)和業(yè)務(wù)流程，將部門職責(zé)進(jìn)一步分解到可操作的職責(zé)、任 務(wù)或活動.將近似或者由一個人完成更方便的職責(zé)、任務(wù)或活動歸為一 個職位； ? 借鑒先進(jìn)公司的職位設(shè)置，尤其是通用部門 /職位. 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 46 5 53 3、職位體系示意圖 總經(jīng)理 副總經(jīng)理 a部經(jīng)理 職員1 職員2 b部經(jīng)理 職員1 職員2 副總經(jīng)理 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 47 5 54 4、舉例：某公司職位體系

34、設(shè)置 ?各部門職位設(shè)置是根據(jù)部門職能調(diào)整后的需要設(shè)置的； ?為各部門設(shè)置職位時考慮了現(xiàn)有人員素質(zhì)狀況以及新職能對任職者素質(zhì) 提出的新的要求，為此，在許多部門增設(shè)了一些專家職位，所增設(shè)的專 家職位有的可以兼任現(xiàn)有的職位，有的可以替代現(xiàn)有的職位，有的可以 在現(xiàn)有職位的基礎(chǔ)上增加職位； ?各部門原則上不設(shè)副職，考慮到管理幅度過大所造成的困難，在部門人 數(shù)超過八人以上的部門設(shè)置了助手型的副職，該副職除在正職指派下協(xié) 助正職從事管理工作外，必須與其他業(yè)務(wù)經(jīng)理 / 主管一樣分管一塊業(yè)務(wù)； 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 48 5 55 5、舉例：某公司職位體系設(shè)置 ?這次職位設(shè)置統(tǒng)一了職位的名稱，即： ?業(yè)

35、務(wù)部門負(fù)責(zé)人稱“XX 部門經(jīng)理”，其副職稱“XX部門副經(jīng)理”； ?行政部門負(fù)責(zé)人稱“XX 部門主任”，其副職稱“XX部門副主任”； ?部門經(jīng)理以下分管一塊業(yè)務(wù)的負(fù)責(zé)人稱“XX業(yè)務(wù)經(jīng)理/ 主管”； ?在業(yè)務(wù)中從事某項專門工作的人員稱“XX 業(yè)務(wù)專員”； ?在部門內(nèi)從事綜合性事務(wù)工作的人員稱“文員”； ?對于專業(yè)性、技術(shù)性要求很高的工作設(shè)技術(shù)職位，包括會計師、工程師、策劃師、 專家（法律事務(wù)專家、金融事務(wù)專家、經(jīng)濟(jì)事務(wù)專家） .技術(shù)職位設(shè)為三個層次， 資深級（包括資深會計師、資深工程師、資深策劃師、資深專家）、高級（包括 高級會計師、高級工程師、高級策劃師、高級專家）、師級（包括會計師、工程 師、

36、策劃師、專家）. ?黨工部門職位的稱呼仍沿用原來的名稱； ?各子公司/ 分公司/ 事業(yè)部負(fù)責(zé)人稱“XX 公司/ 事業(yè)部總經(jīng)理”，其副職稱“ XX 公司/ 事業(yè)部副總經(jīng)理”； ?各工廠負(fù)責(zé)人稱“XX廠廠長”，其副職稱“XX廠副廠長”. 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 49 目目 錄錄 第一部分 理解工作分析與職位說明書 第二部分 工作分析的程序與方法 第三部分 職位說明書的編制 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 50 現(xiàn)象 ?甲部門：公司經(jīng)常安排乙部門的甲部門：公司經(jīng)常安排乙部門的XXXX工作給自己部門做？ ?員工甲：部門負(fù)責(zé)人將職位乙該做的XX工作安排給自己 ?員工丙：自己要做什么事情？ ?員工丁：

37、自己所在職位的同事都很忙，而丙和他的同事很悠閑 ?是否有人覺得XX流程很怪異、不順暢？ ?。 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 51 部門職能、崗位、個人工作關(guān)系 部門職能說 明書 崗位說明書 個人工作說 明書 ?部門職能定位決定了部門崗位職責(zé)，職能不清 則工作任務(wù)、流程不清 ?部門職能是部門應(yīng)該做的工作內(nèi)容而非現(xiàn)在的 工作內(nèi)容 ?部門職能=部門崗位工作職能之和 ?部門職能可由其他部門代為行使 ?履行部門職能所需設(shè)置的崗位種類、人員數(shù)量 ?崗位工作內(nèi)容之和為部門職能 ?一崗可多人 ?一人可多崗 ?同一崗位不同人員工作內(nèi)容可不同 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 52 部門職

38、能部門職能 職位二 職位一 職位. 員工一 員工二 員工員工. ?定責(zé) ?定崗 ?定編 部門職能、崗位、個人工作關(guān)系 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 53 編制各部門職位的職位說明書編制各部門職位的職位說明書 ?根據(jù)各部門職責(zé)編制各職位說明書； ?職位說明書制定的原則是直接上級為下屬制定職位說明書 .為加 深下屬對工作的了解，可下屬草擬、上級修訂 ?定期根據(jù)公司業(yè)務(wù)和戰(zhàn)略的變化而不斷更新和修訂 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 54 崗位說明書組成部分 ?基礎(chǔ)部分 ?崗位名稱、所在部門、直接上級、直接下級、輪崗方向、職等職級、 職位編號、編制日期/ 版本 ?主體部分 ?職位概要、工作內(nèi)容、任職資格

39、?其他部分 關(guān)鍵績效指標(biāo)（KPI ）、任務(wù)占比、工作條件等 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 55 1 1、如何填寫、如何填寫“崗位名稱崗位名稱” ?崗位名稱是對工作名稱的進(jìn)一步明確，規(guī)范職位的名稱有利于 員工角色認(rèn)知、管理部門進(jìn)行職位管理；越明確越好。 ?JAVA 工程師？ ?人事行政專員？ ?代運營？ ?推廣？ ?XX負(fù)責(zé)人？ 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 56 2 2、如何填寫、如何填寫“所在部門所在部門” ?所在部門是指該職位所屬的機(jī)構(gòu)或部門 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 57 3 3、如何填寫、如何填寫“直接上級直接上級” ?單一管理的直接上級簡單明了 ?雙重或多重管理或有多重交叉指導(dǎo)的

40、上級指行政范疇的管理者 ?1、CEO指派小林設(shè)計代理商海報， CEO 是直接上級嗎？ ?2、客服A負(fù)責(zé)與技術(shù)部B對接某項工作如 UI ，A和B形成上下級嗎？ ?3、XX助理崗與某某崗是不是上下級關(guān)系？ ?。 助理1 助理2 助理3 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 58 4、如何填寫“輪崗方向” ?輪崗方向一般是指工作性質(zhì)、內(nèi)容相近的職位 下列哪些是客服專員輪崗方向 ?招商主任 ?客服專員 ?JAVA工程師 ?前臺 ?。 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 59 5 5、如何填寫、如何填寫“職等職級職等職級” ?職等職級是職位薪資等級的簡稱 ?指該職位經(jīng)過職位評估和薪酬設(shè)計后的薪資等和級別的位置 ?它是

41、員工在公司發(fā)展規(guī)劃中重要的一環(huán) ? 。 ? XX主管 ? 技術(shù)開發(fā) XB 17 等11級 ?客服專員/ 行政專員 技術(shù)部職等職級 ? 文員/ 助理 ? 清潔工 ? 技術(shù)學(xué)徒 初級技術(shù)員 。資深技術(shù)員 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 60 6 6、如何填寫、如何填寫“職位編號職位編號” ?職位編號是指職位的代碼，組織中的每個職位都應(yīng)當(dāng)能有一個代碼； ?編碼的繁簡程度視企業(yè)具體需要而定； ?職位編號的目的是為了便于快速查找所有的職位； ?這一欄將在全公司職位說明書編制完成后由人力資源部為全公司所有職 位說明書統(tǒng)一編號并填補上； 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 61 6 6、如何填寫、如何填寫“編制日期

42、編制日期” ?編制日期是指工作說明書的具體編寫日期是什么時間； ?與之類似的名詞-版本； ?原因：崗位說明書是動態(tài)的、階段性的 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 62 ?職位設(shè)置的目的，簡短而準(zhǔn)確地表示該職位為什么存在。 ?機(jī)構(gòu)整體目的的哪一部分由該職位完成？ ?職位設(shè)置的目的部分還應(yīng)當(dāng)描述工作的總體性質(zhì)，只列出其主要功 能或活動即可. 7、如何填寫、如何填寫“職位概要職位概要” 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 63 8 8、如何填寫、如何填寫“工作內(nèi)容工作內(nèi)容” ?列工作清單：將本職位職責(zé)的幾個大塊找出來，即本職位應(yīng)該做那 幾方面的事情，然后對每塊事情進(jìn)行具體描述 ?依據(jù)重要程度/耗費時間比重依次從高到低填寫 ?詳細(xì)描述每項工作內(nèi)容 ?填寫規(guī)范：動詞+內(nèi)容+目的 ?負(fù)責(zé)代運營銷售售后工作？ ?負(fù)責(zé)定期回訪零售店？ 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 64 10102 2、如何填寫“職責(zé)要求” ?職位的職責(zé)分解 職位 職位使命和主要職責(zé) 職位職責(zé)的分解 4.0 1.0 2.0 3.0 1.1 1.2 1.3 1.4 2.1 2.2 2.3 3.1 3.2 3.3 3.4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 65 常見動詞 類別類別 常用動詞常用動詞 制度、方案