企業(yè)ERP系統(tǒng)管理制度

1、深專車 ERP 系統(tǒng)管理規(guī)定 1、 總則 第一條 為了加強公司剛剛上線的信息系統(tǒng)（ ERP 信息系統(tǒng)）的管理，確保信息 數(shù)據(jù)的安全性和關(guān)鍵用戶錄入單據(jù)的準(zhǔn)確性，促進公司信息化系統(tǒng)管理 的工作持續(xù)健康發(fā)展，滿足深專車管理層決策信息和重要信息披露的需 要，根據(jù)公司相關(guān)管理規(guī)章制度，結(jié)合公司 ERP 信息系統(tǒng) 工作的特點， 特制定本辦法。 第二條 深專車 ERP 信息系統(tǒng)是指在公司各管理部門的工作中，運用公司網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)、計算機技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)而建設(shè)和運行的，能對有關(guān)數(shù)據(jù)進行收 集、傳送、加工、處理、存儲和各項業(yè)務(wù)管理總和。 第三條 深專車 ERP 信息系統(tǒng)工作的目標(biāo)是：以會計成本核算為基礎(chǔ)，逐步建

2、立 全公司統(tǒng)一的、科學(xué)的、經(jīng)濟合理的，并具有輔助核算、支持決策、半 自動化到自動化功能的企業(yè)信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。 第四條 公司技術(shù)中心 -IT 組主要負(fù)責(zé)管理公司上線和上線后的 ERP 信息系統(tǒng)運 維工作?；救蝿?wù)如下： （一）研究并提交制定的管理 ERP信息系統(tǒng)發(fā)展規(guī)劃，并組織上線和實 施工作； （二）根據(jù)中集集團公司新的需求組織相關(guān)部門、 人員對 ERP 信息系統(tǒng) 進行改進和完善； （三）制定管理ERP信息系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)的管理辦法和管理規(guī)章制度； （四）組織制定管理ERP信息系統(tǒng)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、并組織實施和監(jiān)督 （五）組織和管理ERP信息系統(tǒng)的有關(guān)人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)工作 （六）總結(jié)、 交流推廣 ER

3、P 信息系統(tǒng) 的經(jīng)驗，指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門開展 ERP 信息系統(tǒng)開展業(yè)務(wù)工作 （七）建立集團公司“技術(shù)支持熱線”和“項目管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)” ，負(fù)責(zé)協(xié) 調(diào)各種同信息系統(tǒng)相關(guān)的技術(shù)服務(wù)和相關(guān)技術(shù)問題的解答 第五條 應(yīng)根據(jù)中集車輛集團的各項規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范來開展本單位的 ERP 信息 系統(tǒng)工作 第六條 形成 ERP 信息系統(tǒng) 管理工作的發(fā)展方向和重點，各部門應(yīng)充分重視這一 工作，把它作為建立現(xiàn)代企業(yè)制度、提高信息質(zhì)量，滿足報告流程，加 強企業(yè)內(nèi)部管理的一項重要工作來抓，為決策者和管理者提供高質(zhì)量的 信息服務(wù)。要把 ERP 信息系統(tǒng) 工作同其他工作有機的結(jié)合起來，逐步過 度到以 ERP 信息系統(tǒng) 為基礎(chǔ)和手段的

4、工作方式上來。要重點做好普及工 作，是絕大部分企業(yè)辦公人員了解和掌握 ERP信息系統(tǒng)本信息化規(guī)模目 前適用于塑深圳中集專用車有限公司本規(guī)范即是保證系統(tǒng)正常運行的規(guī) 范，也是考核各部門工作情況的重要依據(jù)。 2 崗位及崗位職責(zé) 隨著集團 ERP 信息系統(tǒng) 應(yīng)用層次的不斷深化，計算機應(yīng)用在核算和管理方 面無論在范圍上還是層次上都有了很大的發(fā)展， 為了使我公司信息化工作沿著健 康嚴(yán)謹(jǐn)?shù)能壍览^續(xù)鞏固提高， 確保此項工作的合法性、 科學(xué)性、準(zhǔn)確性、安全性， 特制定如下 ERP 信息系統(tǒng) 的崗位及崗位責(zé)任，各部門要根據(jù)實際情況進行設(shè)置 進行相應(yīng)的考核機制。 2.1 系統(tǒng)管理崗位(軟件工程師) 為更好地發(fā)揮信

5、息系統(tǒng)為管理服務(wù)的原則， 在公司的領(lǐng)導(dǎo)下， 根據(jù)的生 產(chǎn)管理特點和生產(chǎn)管理崗位設(shè)置的要求，以實現(xiàn) ERP 信息系統(tǒng)替代手工計 劃的管理順利過渡，設(shè)置系統(tǒng)管理崗位 2.11 系統(tǒng)管理崗位 2.1.1.1 崗位要求 系統(tǒng)管理員是系統(tǒng)的維護和管理人員， 是一個技術(shù)性較強的崗位， 進過培訓(xùn)， 此崗位要求具備計算機軟件及數(shù)據(jù)庫知識，有維護系統(tǒng)環(huán)境的經(jīng)驗。 2.1.1.2 崗位職責(zé) a) 負(fù)責(zé)系統(tǒng)應(yīng)用軟件、硬盤的日常維護工作，例如軟件補丁更新、網(wǎng)絡(luò)環(huán) 境配置等，并登記相應(yīng)的維護記錄 b) 參加相關(guān)的系統(tǒng)業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)員培訓(xùn)， 解決軟件操作過程中出現(xiàn)的技術(shù)問題， 并在必要的時向相關(guān)部門或軟件的使用權(quán)限 c) 按照

6、相關(guān)制度督促、檢查系統(tǒng)操作人員的工作，根據(jù)實際工作需要經(jīng)生 產(chǎn)主管批準(zhǔn)后合理分配系統(tǒng)操作人員的使用權(quán)限 d) 負(fù)責(zé)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的備份，系統(tǒng)及系統(tǒng)數(shù)據(jù)、檔案安全保密工作 e) 負(fù)責(zé)公司下發(fā)的數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)的維護、使用，并按照公司的要求按時連 通網(wǎng)絡(luò)上報數(shù)據(jù)如果遇到為題應(yīng)及時于公司聯(lián)系 f) 嚴(yán)格遵守公司其他關(guān)于安全性。 保密性的規(guī)章制度， 對于違反規(guī)章制度， 進行泄密的行為，有舉報的義務(wù) 2.1.1.3 崗位權(quán)限 a) 負(fù)責(zé)整個系統(tǒng)的用戶、數(shù)據(jù)信息的安全，根據(jù)公司的有關(guān)制度，保證數(shù) 據(jù)的準(zhǔn)確 b) 有對整個系統(tǒng)軟件進行系統(tǒng)升級的權(quán)限，負(fù)責(zé)系統(tǒng)環(huán)境的搭建問題 c) 有對數(shù)據(jù)管理元、員、各單位系統(tǒng)業(yè)務(wù)聯(lián)

7、絡(luò)員進行督促的權(quán)利，并知道 他們完成本職工作 d) 遵循公司其他關(guān)于系統(tǒng)管理的規(guī)則、制度 2.1.1.2.1 系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員 2.1.1.2.1.1崗位要求 數(shù)據(jù)維護員是系統(tǒng)中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的主要操作人員，主要負(fù)責(zé)物料編碼， 公司部門，供應(yīng)商和客戶(公司往來單位) ，公司組織和人員，物料采 購組和采購人員的關(guān)系等數(shù)據(jù)的維護；負(fù)責(zé)公司內(nèi)系統(tǒng)的操作人員權(quán) 限管理。經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審核后，有軟件供應(yīng)商進行操作培訓(xùn)，具備系 統(tǒng)操作和熟悉操作辦公軟件能力，并對公司業(yè)務(wù)有一定的了解，目前 有技術(shù)中心 -IT 組的同事處理這項業(yè)務(wù)。 2.1.1.2.2 崗位職責(zé) a) 對即將進入系統(tǒng)的物料編碼和物料主輔單位，必須

8、嚴(yán)格按照軟件要 求，進行核實后，在核對后物料的基本信息、財務(wù)屬性、采購屬性、 庫存屬性、生產(chǎn)屬性、計劃屬性后錄入系統(tǒng)，并做好記錄 b) 核實需要進入系統(tǒng)的人員、部門、公司往來單位、倉庫等基礎(chǔ)信息并 及時錄入系統(tǒng)，保證系統(tǒng)的正常運行 c) 對安全性和規(guī)格型號要求較高的貨源清單、 物料與采購員關(guān)系等數(shù)據(jù) 按照規(guī)定格式進行錄入、維護 d) 數(shù)據(jù)管理員必須對自己所維護的數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)，在系統(tǒng)中查詢、修改維護 的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，對維護的數(shù)據(jù)做好文字記錄 e) 遵守公司及有關(guān)保密性和安全性的規(guī)則制度， 遵循公司系統(tǒng)業(yè)務(wù)主管 部門，負(fù)責(zé)落實工作安排，熟悉和掌握本單位使用系統(tǒng)的基本情況， 把握操作人員動態(tài)， 并根據(jù)業(yè)務(wù)部

9、門提交的人員操作權(quán)限進行及時分 配，及時配合完成系統(tǒng)相關(guān)工作 f) 熟悉軟件的安裝調(diào)試及計算機、網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)施的維護工作，并按數(shù) 據(jù)管理小組要求； g) 協(xié)助系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理小組開展業(yè)務(wù)調(diào)研。 2.1.1.2.3 崗位權(quán)限 a) 數(shù)據(jù)管理員擁有自己的獨立賬號和密碼和擁有開通個業(yè)務(wù)部門人員的授權(quán)權(quán) 限，允許進入系統(tǒng)中相關(guān)維護基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的模塊和功能；數(shù)據(jù)管理員必須對自 己的賬號和密碼進行安全設(shè)置，做到各負(fù)其責(zé)； b) 數(shù)據(jù)管理員在系統(tǒng)能看到相關(guān)業(yè)務(wù)部門，相關(guān)模塊，相關(guān)數(shù)據(jù)維護的界面， 擁有操作權(quán)限的模塊和功能； c) 數(shù)據(jù)管理員在系統(tǒng)擁有管理和負(fù)責(zé)收集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的權(quán)限，并對所維護的數(shù)據(jù) 進行查詢和修改；

10、d) 數(shù)據(jù)管理員在系統(tǒng)中所維護的數(shù)據(jù)可以再系統(tǒng)中打印，也可以導(dǎo)出為電子格 式，但需要填寫操作記錄；遵循公司系統(tǒng)管理規(guī)定對權(quán)限分配的制度。 e) 有查詢系統(tǒng)數(shù)據(jù)權(quán)限，并根據(jù)公司的有關(guān)制度，檢查數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，同時負(fù) 責(zé)系統(tǒng)環(huán)境的搭建，對公司內(nèi)操作人員違反公司信息管理規(guī)章制度或系統(tǒng)規(guī) 章管理制度的行為，進行監(jiān)督的權(quán)利； f) 遵循公司其他關(guān)于系統(tǒng)管理的規(guī)章、制度。 2.2 供應(yīng)鏈系統(tǒng)崗位的職責(zé) 2.2.1 銷售員崗位 2.1.2.1.1 崗位要求 銷售員是系統(tǒng)中生產(chǎn)計劃管理模塊的主要操作人員， 主要負(fù)責(zé)制定銷售預(yù)測 模型及收集各銷售工作站的銷售預(yù)測、 銷售訂單及零星需求并進行匯總后及時進 行錄入，錄

11、入時必須做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、及時。經(jīng)過培訓(xùn)，此崗要求具備計算機操作 的基本知識，熟悉系統(tǒng)生產(chǎn)計劃的業(yè)務(wù)流程，熟悉掌握系統(tǒng)的操作方法。 2.1.2.1.2 崗位職責(zé) a) 負(fù)責(zé)制作銷售計劃。 b) 及時辦理物料的銷售訂單業(yè)務(wù)，及時開制銷售提單。 c) 調(diào)整產(chǎn)品的銷售價格。 2.1.2.1.3 崗位權(quán)限 a) 銷售員擁有自己的獨立賬號和密碼，只允許進入系統(tǒng)的銷售管理模塊及倉庫 管理模塊，銷售員必須對自己的賬號和密碼進行安全設(shè)置，做到各負(fù)其責(zé)； b) 銷售員在系統(tǒng)只能看到本人負(fù)責(zé)的相關(guān)業(yè)務(wù)部門和物料，只能看到本人擁有 操作權(quán)限的模塊和功能； c) 銷售員在系統(tǒng)有制作銷售計劃、銷售訂單、銷售提單、內(nèi)部零星需

12、求及對應(yīng) 得單據(jù)審批權(quán)限，及相應(yīng)單據(jù)的查詢權(quán)限。 d) 銷售員在系統(tǒng)庫存管理模塊中具有查詢所負(fù)責(zé)的產(chǎn)品的庫存查詢權(quán)限。 e) 銷售員在系統(tǒng)中制作的單據(jù)和帳表，可以在系統(tǒng)中進行打印，也可以導(dǎo)出為 電子文檔； f) 遵循系統(tǒng)其它管理文檔針對權(quán)限分配的制度。 2.2.6 倉庫管理員崗位 2.1.2.6.1 崗位要求 倉庫管理員是系統(tǒng)中庫存管理模塊的主要操作人員和負(fù)責(zé)人員， 主要負(fù)責(zé)物 料收發(fā)業(yè)務(wù)， 庫房管理在企業(yè)實際管理中業(yè)務(wù)復(fù)雜， 因此系統(tǒng)中庫房管理人員需 要了解企業(yè)實際業(yè)務(wù)流程， 并按照流程在系統(tǒng)中體現(xiàn)， 及時進行系統(tǒng)數(shù)據(jù)的錄入， 做到數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。經(jīng)過培訓(xùn)，此崗要求具備計算機操作的基礎(chǔ)

13、知識， 熟悉系統(tǒng)庫存管理的業(yè)務(wù)流程，熟悉系統(tǒng)的操作方法。 2.1.2.6.2 崗位職責(zé) a) 及時辦理物料的入庫業(yè)務(wù)， 倉庫管理員在收到物料時， 必須及時審查， 及 時在系統(tǒng)中辦理物料的入庫業(yè)務(wù)。 為了保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運行， 各個部門倉庫管理 員需了解不同的入庫業(yè)務(wù)在系統(tǒng)中操作方法， 制作單據(jù)。 不允許隨意更改單據(jù)類 型和制作單據(jù)。發(fā)現(xiàn)制作單據(jù)錯誤，需及時更改； b) 倉庫管理員針對自己負(fù)責(zé)的客房，需要對辦理物料入庫單進行系統(tǒng)庫存 管理模塊的入庫單記賬功能，原則為每天的單據(jù)在下班前必須記賬； c) 及時辦理物料的出庫業(yè)務(wù)， 倉庫管理員在進行發(fā)料業(yè)務(wù)后， 在系統(tǒng)中辦理 物料的出庫業(yè)務(wù)， 為了保證系

14、統(tǒng)的穩(wěn)定運行， 各個部門倉庫管理員需了解不同的 出庫業(yè)務(wù)在系統(tǒng)中操作方法， 制作單據(jù)類型， 業(yè)務(wù)類別。 不允許隨意更改單據(jù)類 型和制作單據(jù)。發(fā)現(xiàn)制作單據(jù)錯誤，需及時更改； d) 客房管理人員針對自己負(fù)責(zé)的庫房，需要對辦理物料出庫單進行系統(tǒng)庫 存管理模塊的出庫單記賬功能，原則為每天的單據(jù)在下載前必須記賬； e) 針對料廢， 工廢處理，嚴(yán)格按照操作崗位手冊辦理料廢， 工廢的系統(tǒng)業(yè)務(wù) 錄入，并及時進行系統(tǒng)登帳業(yè)務(wù)； f) 庫房管理人員需對系統(tǒng)中自己制作的單據(jù)進行檢查，發(fā)現(xiàn)錯誤后，按照流 程繼續(xù)擰修改； g) 庫房管理人員按照系統(tǒng)提供的查詢帳表和單據(jù)的功能，為領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)人員 提供查詢的數(shù)據(jù)，打印或電子

15、文檔進行呈報； h) 遵循公司其他針對系統(tǒng)管理的制度。 2.1.2.6.3 崗位權(quán)限 a) 倉庫管理員擁有自己的獨立賬號和密碼，只允許進入系統(tǒng)的庫存管理和采購 管理 2個模塊；庫房管理人員必須對自己的賬號和密碼進行安全設(shè)置， 做到各負(fù) 其責(zé)； b) 庫房管理人員在系統(tǒng)只能看到自己負(fù)責(zé)的倉庫和相關(guān)業(yè)務(wù)部門，只會看到自己 擁有操作的模塊和功能； c) 倉庫管理員在系統(tǒng)擁有制作入庫單的權(quán)限， 具體包括采購入庫單，生產(chǎn)入庫單, 其他入庫單，調(diào)撥移庫單，盤贏入庫單；生產(chǎn)入庫單、其他入庫單，調(diào)撥移庫單 d) 倉庫管理員在系統(tǒng)擁有制作出庫單的權(quán)限， 具體包括采購入庫單，生產(chǎn)領(lǐng)料單、 其它出庫單，調(diào)撥移庫單，

16、盤虧出貨單 e) 倉庫管理員在系統(tǒng)中擁有查詢庫存管理中帳表的權(quán)限，具體包括庫存余額的月 報、日報、出入庫單據(jù)的查詢、批次管理的查詢及收發(fā)存匯總表查詢等 f) 倉庫管理員在系統(tǒng)中制作的單據(jù)和帳，可以在系統(tǒng)中進行打印，也可以進行 導(dǎo)出為電子文檔 g) 遵循系統(tǒng)其它管理文檔針對權(quán)限分配的制度 2.2.7 采購計劃崗位 2.2.7.1崗位要求 采購計劃員是系統(tǒng)中采購管理模塊的主要操作人員和負(fù)責(zé)人員，主要負(fù)責(zé) 物料采購計劃業(yè)務(wù)， 采購計劃業(yè)務(wù)在企業(yè)實際管理中極其重要， 因此系統(tǒng)中采購 計劃員需要了解企業(yè)實際業(yè)務(wù)流程， 并按照流程在系統(tǒng)中體現(xiàn)， 及時進行系統(tǒng)數(shù) 據(jù)的錄入， 做到數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。 經(jīng)過

17、培訓(xùn)， 此崗位要求具備計算機操作 的基本知識，熟悉系統(tǒng)采購管理模塊的業(yè)務(wù)流程，熟悉掌握系統(tǒng)的操作方法 2.2.7.2 崗位的職責(zé) a) 及時處理各部門的采購請購需求并在系統(tǒng)中制作采購計劃 b) 采購計劃員需跟蹤系統(tǒng)中采購計劃的執(zhí)行情況， 如采購計劃的狀態(tài)變更：執(zhí)行, 終止，變更等，并根據(jù)實際情況在系統(tǒng)中進行體現(xiàn) c) 對于系統(tǒng)中沒有的物料，需要及時按照操作規(guī)范錄入到系統(tǒng)中 d) 采購員需要跟蹤采購計劃在系統(tǒng)中的執(zhí)行情況，如物料的入庫或物料的在 途 e) 采購計劃員按照系統(tǒng)供應(yīng)的查詢帳表和單據(jù)的功能， 為領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)人員提 供查詢的數(shù)據(jù)，打印或電子文檔進行呈報 f) 遵循公司其他針對系統(tǒng)管理的制度

18、 2.2.7.3 崗位權(quán)限 針對采購部門，供應(yīng)系統(tǒng)和配套體系的保密性，系統(tǒng)對采購計劃員的權(quán)限設(shè) 備，具體內(nèi)容有： a) 采購計劃員擁有自己的獨立賬號和密碼， 只允許進入系統(tǒng)的采購管理和 庫存管理；采購員必須對自己的帳號和密碼進行安全設(shè)置，做到各負(fù)其 責(zé) b) 采購計劃員在系統(tǒng)只能看到自己負(fù)責(zé)采購計劃， 只能看到自己擁有操作 的模塊和功能，只能看到自己負(fù)責(zé)的物料、倉庫等信息 c) 采購計劃員在系統(tǒng)擁有制作采購采購計劃和修改采購計劃的權(quán)限， 在庫 存管理中具有錄入物料目錄，錄入貨位物料分布的權(quán)限 d) 采購計劃員在系統(tǒng)中擁有查詢采購管理和庫存管理中帳表和單據(jù)的權(quán) 限，具體包括采購計劃，采購訂單，采

19、購入庫單等 e) 采購計劃員在系統(tǒng)中制作的單據(jù)和帳表，可以再系統(tǒng)中進行打印，也可 以進行導(dǎo)出為電子檔案 f) 遵循系統(tǒng)其他管理文檔針對權(quán)限分配的制度 2.2.8 采購員崗位 2.2.8.1 崗位要求 采購員是系統(tǒng)中采購管理模塊的主要操作人員和負(fù)責(zé)人員， 主要負(fù)責(zé)物料 采購業(yè)務(wù)， 采購業(yè)務(wù)在企業(yè)實際管理中極其重要， 因此系統(tǒng)中采購員需要了解企業(yè)實際業(yè)務(wù) 流程，并按照流程在系統(tǒng)中體現(xiàn)， 及時進行系統(tǒng)數(shù)據(jù)的錄入， 做到數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性 和及時性。 進過培訓(xùn)，此崗位要求具備計算機操作的基本知識， 熟悉系統(tǒng)采購管 理模塊的業(yè)務(wù)流程，熟練掌握系統(tǒng)的操作方法 2.2.8.2 崗位職責(zé) a) 及時處理采購計劃員在

20、系統(tǒng)中制作的采購計劃，并把采購計劃按照企業(yè)實際 情況轉(zhuǎn)化為采購訂單，滿足企業(yè)生產(chǎn)需要 b) 采購員需及時把系統(tǒng)中的采購訂單反饋到供應(yīng)商那里，并跟蹤采購計劃，如 發(fā)生訂單變更時要及時更改訂單 c) 采購員需跟蹤采購訂單在系統(tǒng)中的執(zhí)行情況，如物料的入庫或物料的在途 d) 采購員按照系統(tǒng)提供的查詢賬表和單據(jù)的功能，為領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)人員提供查 詢的數(shù)據(jù)，打印或電子文檔進行呈報 e) 遵循公司其他針對系統(tǒng)管理的制度 2.2.8.3崗位權(quán)限 針對采購部門，供應(yīng)體系和配套體系的保密性，系統(tǒng)對采購員的權(quán)限設(shè)備， 具體內(nèi)容有： a) 采購員擁有自己的獨立賬號和密碼， 只允許進入系統(tǒng)的采購管理和庫存 管理 2 個模塊

21、，采購員必須對自己的賬號和密碼進行安全設(shè)備，做到各 負(fù)其責(zé) b) 采購員在系統(tǒng)只能看到自己負(fù)責(zé)采購計劃(訂單)和采購入庫單，只能 看到自己擁有操作的模塊和功能 c) 采購員在系統(tǒng)擁有制作采購訂單和修改采購訂單的權(quán)限 d) 采購員在系統(tǒng)中擁有查詢采購管理和庫存管理中賬單和單據(jù)的權(quán)限， 具 體包括采購計劃，采購訂單，采購入庫單，采購發(fā)票，采購付款單等 e) 采購員在系統(tǒng)中制作的單據(jù)和帳表，可以再系統(tǒng)中進行打印，也可以進 行導(dǎo)出為電子文檔 f) 遵循系統(tǒng)其它管理文檔針對權(quán)限分配的制度 2.2.9 財務(wù)存貨會計崗位 2.2.9.1 崗位要求 財務(wù)存貨會計師系統(tǒng)中存貨核算模塊的主要操作人員和負(fù)責(zé)人員，是

22、銷售 管理及采購管理中發(fā)票與付款單、 匯款單的主要操作人員， 主要從資金管理的角 度出發(fā)，加強對物料的管理。 指在降低存貨的資金占用， 完成物料收發(fā)存的成本 核算，能夠正確及時的核算出材料成本， 進行材料的核算業(yè)務(wù)此崗位要求具備計 算機操作的基本知識， 熟悉系統(tǒng)存貨核算的相應(yīng)首付款的以物流程， 熟練掌握系 統(tǒng)的操作方法 2.2.9.2 崗位職責(zé) a) 負(fù)責(zé)企業(yè)原材料的結(jié)算業(yè)務(wù)和暫估業(yè)務(wù)；在系統(tǒng)制作采購發(fā)票，進行發(fā)票和 入庫單的核銷，制作銷售發(fā)票與銷售回款單等 b) 在系統(tǒng)中利用庫存管理和存貨核算從實物和價值兩個角度分別對倉庫物料 的收發(fā)存進行管理 c) 財務(wù)存貨會計針對在實際業(yè)務(wù)或系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)的庫

23、房管理人員或采購員的數(shù)據(jù) 或信息錯誤有職責(zé)進行監(jiān)管，并要求其進行及時的更改 e) 財務(wù)存貨會計在物料計劃價格價格變更的時候，必須在系統(tǒng)進行及時調(diào)整， 對于新物料，必須在及時對新物料的計劃價格進行調(diào)整 d) 財務(wù)存貨會計按照系統(tǒng)提供的查詢帳表和單據(jù)的功能， 為領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)人員提 供查詢的數(shù)據(jù)，打印或電子文檔進行呈報 g) 遵循公司其他針對系統(tǒng)管理的制度 2.2.9.3崗位權(quán)限 系統(tǒng)對財務(wù)存貨會計的權(quán)限設(shè)備，具有內(nèi)容有： a) 財務(wù)存貨會計擁有自己的獨立賬號和密碼， 只允許進入系統(tǒng)的存貨管理、 采購管理和銷售管理 3 個模塊，；財務(wù)存貨會計必須對自己的賬號和密碼 進行安全設(shè)置，做到各負(fù)其責(zé) b) 財

24、務(wù)存貨會計在系統(tǒng)自能看到自己負(fù)責(zé)的倉庫和相關(guān)業(yè)務(wù)部門，只能看 到自己擁有操作的模塊和功能 c) 財務(wù)存貨會計在系統(tǒng)擁有制作發(fā)票的全新，并對采購發(fā)票和入庫單進行 對采購入庫單進行暫估業(yè)務(wù)和沖銷業(yè)務(wù)，具有制作發(fā)票、銷售匯款單并 進行銷售的權(quán)限 d) 財務(wù)存貨會計在系統(tǒng)中擁有查詢采購發(fā)票和付款單、銷售發(fā)票與匯款單 的權(quán)限 e) 財務(wù)存貨會計在系統(tǒng)中具有調(diào)整計劃價格的權(quán)限 f) 財務(wù)存貨會計在系統(tǒng)中擁有查詢存貨核算中帳表的權(quán)限，具體包括庫存 存貨余額的月報、日報；出入庫單據(jù)的查詢，收發(fā)存貨匯總表查詢等 g) 財務(wù)存貨會計在系統(tǒng)中制作和查詢的單據(jù)和賬單，可以在系統(tǒng)中進行打 印，也可以進行導(dǎo)出為電子文檔

25、h) 遵循系統(tǒng)其它管理文檔針對權(quán)限分配的制度 2.2.9.4操作管理制度 為了加強軟件的操作使用管理，確保會計核算軟件的正常運行及會計信 息的全面、準(zhǔn)確與安全特制定本制度 1、使用人員的操作權(quán)限： ( 1) 嚴(yán)格授權(quán)制度： 要嚴(yán)格系統(tǒng)管理員的授權(quán)權(quán)限， 必要時所有軟件操作員 的操作權(quán)限清單要經(jīng)過總監(jiān)(總會計師)或會計主管審核，尤其是對與 報表封存、 賬務(wù)月結(jié)、記賬與取消記賬等重要的功能權(quán)限一定要詳細(xì)設(shè) 置，應(yīng)由專門人員或由會計主管親自負(fù)責(zé) ( 2) 嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)碼制度： 所有單位必須嚴(yán)格遵守單位集團公司已經(jīng)下發(fā)的標(biāo)準(zhǔn) 編碼，并且按規(guī)定好的標(biāo)準(zhǔn)單位編碼、標(biāo)準(zhǔn)報表編碼、標(biāo)準(zhǔn)科目編碼上 報數(shù)據(jù)， 嚴(yán)禁私

26、自改變標(biāo)準(zhǔn)編碼。 系統(tǒng)管理員必須根據(jù)集團公司的整體 要求和本單位的實際特點進行初始化設(shè)置 ( 3) 數(shù)據(jù)錄入人員進行數(shù)據(jù)錄入操作時應(yīng)嚴(yán)格按照憑證編制人員或系統(tǒng)管 理人員， 并根據(jù)修正后的憑證修改錄入的數(shù)據(jù)。 數(shù)據(jù)錄入人員除可以進 行數(shù)據(jù)錄入操作外， 還可以進行數(shù)據(jù)查詢工作， 但不得進行數(shù)據(jù)復(fù)核操 作，復(fù)核人員亦不能進行數(shù)據(jù)錄入操作，復(fù)核時發(fā)現(xiàn)憑證錄入錯誤，必 須通知數(shù)據(jù)錄入人員進行修改， 復(fù)核人員不得進行已錄入數(shù)據(jù)的修改操 作，待數(shù)據(jù)錄入人員修正錄入數(shù)據(jù)后再進行復(fù)核簽字操作 （ 4） 系統(tǒng)維護人員除實施數(shù)據(jù)維護時， 一般情況下不允許隨意打開系統(tǒng)數(shù)據(jù) 進行操作。 實施維護時不準(zhǔn)修改數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。 其

27、他操作人員一律不允許實 施數(shù)據(jù)庫操作 （ 5） 用于信息化的硬盤和會計軟件只有操作人員才能上機操作使用。 其他人 員一律不允許上機。 操作人員必須進過培訓(xùn)并進過系統(tǒng)管理員認(rèn)可合格 后方可上機 （ 6） 操作使用人員上機操作前后必須填寫“上機操作登記簿” ，如實填寫操 作人員有不可推卸的責(zé)任 （ 7） 出納員、維護人員、程序人員均不準(zhǔn)實時數(shù)據(jù)錄入操作 （ 8） 備份數(shù)據(jù)軟件和存檔數(shù)據(jù)軟盤、帳頁、憑證、報表及其他資料由數(shù)據(jù)管 理人員按規(guī)定統(tǒng)一復(fù)制、核對、存放、保管 2. 賬務(wù)處理制度： （1）不應(yīng)在每年或上年末建立新的會計年度的完整的帳務(wù)文件。 根據(jù)現(xiàn)行 制度和集團公司要求， 運用軟件的規(guī)定正確的

28、設(shè)置全部級次的會計科 目，會計年度中間可以任意追加新的會計科目，但已經(jīng)制單或記賬的 會計科目不得任意修改或刪除 （賬務(wù)的修改工作由系統(tǒng)管理人員執(zhí)行 ） （2）轉(zhuǎn)換會計年度時，應(yīng)在新的會計年度開始后的 20 天內(nèi)，完成結(jié)轉(zhuǎn)各 帳戶的年初手續(xù)，并保證數(shù)據(jù)檢驗平衡正確，年初余額在當(dāng)年記賬以 前可以修改，當(dāng)年記賬以后如有調(diào)整，只能通過填制記賬憑證進行 （3）任何登記入賬的經(jīng)濟業(yè)務(wù)都必須填制記賬憑證，摘要區(qū)規(guī)范填入，在 機上填制的記賬憑證編號應(yīng)當(dāng)連續(xù) （4）記賬憑證必須進過復(fù)核人員簽字后，才能根據(jù)其登記賬簿，復(fù)核人員 必須在屏幕上直接對及其存儲的記賬進行復(fù)核簽字， 同時要對打印輸 出的記賬憑證或代用憑單

29、進行簽字蓋章。同一張記賬憑證，填單和復(fù) 核不能是同一人。記賬憑證在記賬以前必須打印輸出（記賬憑證清 單），沒有打印輸出的記賬憑證不得登記入賬 （5）總賬及現(xiàn)金賬和銀行帳均可采用計算機打印輸出的活頁帳裝訂， 出納 人員根據(jù) 審核人員審核并準(zhǔn)許報銷的憑證，收入或付出款項，出納人員可以不登記訂 本式日記賬， 如現(xiàn)金處理收支較多可根據(jù)需要自設(shè)輔助賬。 單位每天必須將當(dāng)日 發(fā)生的現(xiàn)金收支數(shù)據(jù)輸入計算機并據(jù)以計算出庫日報表，并在表上簽字蓋章 （6）日清月結(jié)制度：每日處理的憑證要及時記賬，要根據(jù)集團公司的要求 設(shè)備統(tǒng)一的月結(jié)日期。月結(jié)功能應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，并且月結(jié)以后不允許 在處理該月業(yè)務(wù)。單位應(yīng)保障至少每月核

30、對一次總賬，每季核對一次 明細(xì)賬。 （ 7） 報表審核與封存制度：每月的報表在上報以前由總監(jiān)（總會計師）審 核，并由相應(yīng)授權(quán)的操作員在軟件上進行報表的封存（確認(rèn)報表封存 標(biāo)志），封存以后報表將不允許再修改。 （8） 必須將存儲在機器內(nèi)的賬簿數(shù)據(jù)打印輸出為書面賬簿，會計賬簿 打印間隔時間不得超過半年，平時可以打印已滿頁的賬簿數(shù)據(jù)， 但每年年末必須將全部賬簿數(shù)據(jù)打印輸出。 2、會計憑證的審核與管理： 會計憑證是計算機處理會計核算業(yè)務(wù)的依據(jù)。必須保證入賬前錄入計算機 的會計證準(zhǔn)確、可靠，因此應(yīng)從以下幾方面嚴(yán)格把關(guān)： （1）記賬憑證編制方法：編制記賬可以采取機制憑證和手工編制憑證兩種方 法，但要確保機

31、制憑證與手工憑證的一致性。對于電算化水平較高的單 位，應(yīng)當(dāng)采取機制憑證方法。 （2）原始憑證的稽核：部門收到業(yè)務(wù)人員編制的業(yè)務(wù)憑證后首先由稽核人員 審核業(yè)務(wù)發(fā)生地真實性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后再審查業(yè)務(wù)有無業(yè)務(wù)負(fù)責(zé) 人、業(yè)務(wù)主管的簽章，如確認(rèn)無誤則上機制單，依此編制記賬憑證。 （3）機制憑證的復(fù)核：數(shù)據(jù)錄入人員錄入憑證數(shù)據(jù)后，由數(shù)據(jù)復(fù)核人員對錄 入的憑證進行復(fù)查，確保與手工作主的一致性和復(fù)核無誤后簽字。 （4）復(fù)核后的憑證必須打印輸出、并經(jīng)有關(guān)人員（稽核員、制單人員、出納、 數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)復(fù)核人員、會計主管等）確認(rèn)簽字后方可進行記賬操 作。 3、系統(tǒng)維護制度 （ 1） 系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護的工

32、作，包括：硬件、軟件和數(shù)據(jù)維護。 （ 2） 建立維護監(jiān)督機制。 系統(tǒng)維護工作嚴(yán)禁單人操作， 在確定系統(tǒng)管理員的同 時，必須制定維護監(jiān)督人，以保證系統(tǒng)的安全。 （ 3） 實行維護記錄制度。 為積累經(jīng)驗和明確責(zé)任， 維護人員應(yīng)對每次維護進行 詳細(xì)記錄，內(nèi)容包括：維護目的、維護措施、時間、維護人和監(jiān)督人簽字 等。 （ 4） 重大項目的維護（如設(shè)備更新、擴充、修復(fù)和會計軟件修改、升級及二次 開發(fā)等），由系統(tǒng)管理員提出書面報告和實施方案，會計主管研究批準(zhǔn)后 方予實施。 實施前，實施者要制定保證數(shù)據(jù)安全的措施， 做好相關(guān)文件和 數(shù)據(jù)的備份。實施后，系統(tǒng)管理員會同會計主管制定調(diào)試維護方案進行系 統(tǒng)調(diào)試，以保

33、證項目維護效果和系統(tǒng)正常運行。 （ 5） 實行聯(lián)網(wǎng)的單位要采取各種措施來保障上網(wǎng)數(shù)據(jù)的安全性。 要嚴(yán)密控制好 數(shù)據(jù)庫及其服務(wù)器的口令， 控制好各用戶的口令， 并定期對有關(guān)的用戶口 令進行修改。 （ 6） 具有 ERP 信息系統(tǒng) 版權(quán)的單位其軟件的有關(guān)源程序及設(shè)計文檔由系統(tǒng)管 理員負(fù)責(zé)保管。 （ 7） 參加軟件開發(fā)的單位或?qū)Ｂ殢氖孪到y(tǒng)維護工作地人員不得泄露軟件的技 術(shù)資料、源程序和加密措施。 具體管理細(xì)則如下： （ 1） 硬件維護管理 1、部門計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)配備不間斷電源。 工作場地應(yīng)配備必要的火警設(shè)施、 消防 器材，嚴(yán)禁煙火。 2、用于會計電算化的計算機實行專機專同。禁止無關(guān)人員使用；禁止做游戲

34、， 播放 CD、VCD 、禁止進入本系統(tǒng)以外的其他網(wǎng)路；禁止用于與本職崗位無 關(guān)的其他用途。 3、操作人員應(yīng)每天保持設(shè)備及環(huán)境的清潔整齊， 在系統(tǒng)管理員的指導(dǎo)下， 每周 進行設(shè)備保養(yǎng)。 4、系統(tǒng)管理員每周全面檢查一次硬件系統(tǒng)， 做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時處理， 以保證系統(tǒng)正常運行 5、每月對計算機場地的安全進行檢查，包括：電源、消防、報警、防鼠、防電 磁波、防雷擊、防靜電等設(shè)備和措施，及時消除防患。 2）軟件維護管理 1、任何人員不擅自對系統(tǒng)文件進行刪除或修改。會計軟件操作人員不得對系 統(tǒng)文件進行任何內(nèi)容的操作。 2、系統(tǒng)管理員對軟件系統(tǒng)進行全面維護，包括軟件的補丁安裝等，并作以記 錄。 3、

35、定期對系統(tǒng)進行病毒檢查。 4、建立故障報告制度。 系統(tǒng)運行或軟件操作中發(fā)生故障，如屬簡單故障，由系統(tǒng)管理員現(xiàn)場解 決；現(xiàn)場無法解決的，由系統(tǒng)管理員進行故障登記，會計主管同系統(tǒng)管理員 制定處理方案（方案包括：故障分析、擬采取措施、保障數(shù)據(jù)安全防范措施 等），經(jīng)會計主管批準(zhǔn)后實施。對于本單位無法排除的故障，由系統(tǒng)管理員 及時聯(lián)系相關(guān)單位解決。 3）數(shù)據(jù)維護管理 1、對會計數(shù)據(jù)實行備份。分為日備份、月備份、年備份。備份由系統(tǒng)檔 案管理員完成。每日下班前對賬務(wù)數(shù)據(jù)進行日備份；每月末完成月備份；會 計年度終了結(jié)賬后完成年備份。月、年備份內(nèi)容包括賬務(wù)、報表和其他核算 子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。備份文件應(yīng)異地存放。

36、 2、備份盤標(biāo)識清楚，包括注明帳套、時間、備份人。年度備份屬檔案資 料。歸檔后應(yīng)定期復(fù)制（視保存期而定） 3、健全必要的防治計算機病毒措施。在網(wǎng)絡(luò)上安裝防治病毒卡，實施 開機檢測病毒。防病毒軟件要及時升級，嚴(yán)禁任何人員自帶磁盤、光盤進入 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。會計軟件操作人員一概不得在客戶機上安裝、使用任何磁盤、光 盤。系統(tǒng)管理員實施維護是需使用磁盤或光盤時，必須首先對所用盤進行病 毒檢測 6、機房管理制度 網(wǎng)絡(luò)機房是公司信息化的中心，服務(wù)器里存儲著大量的重要數(shù)據(jù)，為保證 24 小時網(wǎng)絡(luò)安全運行，加強防火、防盜、防病毒等安全意識，要求網(wǎng)絡(luò)中心 所有人員都嚴(yán)格遵循如下制度： （1）網(wǎng)絡(luò)中心的工作人員必須嚴(yán)格

37、遵循國家有關(guān)法律、 法規(guī)的規(guī)定， 細(xì)心、 認(rèn)真的履行工作職責(zé)，保障網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常、安全、可靠地運行 （2）熟練掌握所維護設(shè)備的原理，正確使用系統(tǒng)軟件，掌握系統(tǒng)操作和維 護方法 （3）認(rèn)真做好維護作業(yè)計劃，定期測試設(shè)備的技術(shù)指標(biāo)，負(fù)責(zé)設(shè)備的維護 和保養(yǎng)，保證設(shè)備性能符合技術(shù)指標(biāo) （4）每天早上 8：008：30，下午 5：005：30，檢查網(wǎng)絡(luò)運行情況，（包 括 web/Email、ERP 服務(wù)器、防護墻），及時處理所發(fā)現(xiàn)的問題，如有 尚未解決的故障或隱患及其他疑難問題，應(yīng)及時和相關(guān)人員聯(lián)系，盡 快解決，并立即上報主管領(lǐng)導(dǎo) （5）對重要的系統(tǒng)數(shù)據(jù)的測試和檢查，要就、應(yīng)認(rèn)真做好原始記錄，定期 備份數(shù)

38、據(jù)并檢查備份數(shù)據(jù)的正確性。做好各種技術(shù)資料、文件檔案的 管理工作，確保資料完整正確 （6）機房設(shè)備（含服務(wù)器、路由器、交換機和防火墻）的開啟、運行和關(guān) 閉，有專人負(fù)責(zé)操作、管理。每次操作都要填寫操作日志，認(rèn)真做好 記錄 （7）認(rèn)真做好服務(wù)器密碼的保管工作，密碼設(shè)定需要上報主管領(lǐng)導(dǎo)審批， 并做好記錄，密碼要定期更改 （8）節(jié)假日 ，要有專人檢查網(wǎng)絡(luò)運行情況，如發(fā)現(xiàn)問題及時解決，并做 好處理記錄，重大事項必須在兩小時內(nèi)報告主管領(lǐng)導(dǎo) （9）外來人員進出網(wǎng)絡(luò)機房要登記，未經(jīng)信息部人員許可，不得隨意進出 機房， （10）保持機房環(huán)境清潔、整潔、清靜 6、數(shù)據(jù)備份制度 第一條 數(shù)據(jù)的本分或保存介質(zhì)可采用磁

39、盤、光盤、微縮膠片等。網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器 在引進時必須配置磁帶機或讀寫光盤機。沒有條件的單用戶單位可短 期內(nèi)用軟盤、硬盤備份，以后向光盤和磁帶機過渡 第二條 要經(jīng)常對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，以便在計算機發(fā)生故障時可將數(shù) 據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)。數(shù)據(jù)備份的目的是防止任何事件發(fā)生的硬、軟件 故障及人為失誤的數(shù)據(jù)損毀，因此，原則上要求在發(fā)生業(yè)務(wù)的當(dāng)天都 進行備份。推薦的數(shù)據(jù)備份模式為： （一）與每星期的七天對應(yīng)的七個備份循環(huán)覆蓋 （二）最近三個月月末的備份 （三）每年年末的備份 （四）備雙份以上，存儲于不同的地點 （五）備份要采用 0RACLE 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)備份和以及和以及雙 機熱備等多種數(shù)據(jù)備份方案 第四條 對備份的數(shù)據(jù)應(yīng)加強管理，防止被非法拷貝或毀壞，要對其內(nèi)容 及運行環(huán)境（如軟件的版本）等進行記錄 第五條對會計數(shù)據(jù)的備份、回復(fù)、轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入的權(quán)限都應(yīng)嚴(yán)加控制。嚴(yán) 禁未經(jīng)授權(quán)將數(shù)據(jù)拷貝出系統(tǒng)，轉(zhuǎn)給相關(guān)人員或單位：嚴(yán)禁未經(jīng) 授權(quán)進行數(shù)據(jù)恢復(fù)或轉(zhuǎn)讓操