企業(yè)ERP系統管理制度

1、深專車 ERP 系統管理規(guī)定 1、 總則 第一條 為了加強公司剛剛上線的信息系統（ ERP 信息系統）的管理，確保信息 數據的安全性和關鍵用戶錄入單據的準確性，促進公司信息化系統管理 的工作持續(xù)健康發(fā)展，滿足深專車管理層決策信息和重要信息披露的需 要，根據公司相關管理規(guī)章制度，結合公司 ERP 信息系統 工作的特點， 特制定本辦法。 第二條 深專車 ERP 信息系統是指在公司各管理部門的工作中，運用公司網絡技 術、計算機技術和現代信息技術而建設和運行的，能對有關數據進行收 集、傳送、加工、處理、存儲和各項業(yè)務管理總和。 第三條 深專車 ERP 信息系統工作的目標是：以會計成本核算為基礎，逐步建

2、立 全公司統一的、科學的、經濟合理的，并具有輔助核算、支持決策、半 自動化到自動化功能的企業(yè)信息化網絡系統。 第四條 公司技術中心 -IT 組主要負責管理公司上線和上線后的 ERP 信息系統運 維工作?；救蝿杖缦拢?（一）研究并提交制定的管理 ERP信息系統發(fā)展規(guī)劃，并組織上線和實 施工作； （二）根據中集集團公司新的需求組織相關部門、 人員對 ERP 信息系統 進行改進和完善； （三）制定管理ERP信息系統的標準的管理辦法和管理規(guī)章制度； （四）組織制定管理ERP信息系統行業(yè)標準、規(guī)范、并組織實施和監(jiān)督 （五）組織和管理ERP信息系統的有關人員的培訓和指導工作 （六）總結、 交流推廣 ER

3、P 信息系統 的經驗，指導各業(yè)務部門開展 ERP 信息系統開展業(yè)務工作 （七）建立集團公司“技術支持熱線”和“項目管理網絡系統” ，負責協 調各種同信息系統相關的技術服務和相關技術問題的解答 第五條 應根據中集車輛集團的各項規(guī)定、標準和規(guī)范來開展本單位的 ERP 信息 系統工作 第六條 形成 ERP 信息系統 管理工作的發(fā)展方向和重點，各部門應充分重視這一 工作，把它作為建立現代企業(yè)制度、提高信息質量，滿足報告流程，加 強企業(yè)內部管理的一項重要工作來抓，為決策者和管理者提供高質量的 信息服務。要把 ERP 信息系統 工作同其他工作有機的結合起來，逐步過 度到以 ERP 信息系統 為基礎和手段的

4、工作方式上來。要重點做好普及工 作，是絕大部分企業(yè)辦公人員了解和掌握 ERP信息系統本信息化規(guī)模目 前適用于塑深圳中集專用車有限公司本規(guī)范即是保證系統正常運行的規(guī) 范，也是考核各部門工作情況的重要依據。 2 崗位及崗位職責 隨著集團 ERP 信息系統 應用層次的不斷深化，計算機應用在核算和管理方 面無論在范圍上還是層次上都有了很大的發(fā)展， 為了使我公司信息化工作沿著健 康嚴謹的軌道繼續(xù)鞏固提高， 確保此項工作的合法性、 科學性、準確性、安全性， 特制定如下 ERP 信息系統 的崗位及崗位責任，各部門要根據實際情況進行設置 進行相應的考核機制。 2.1 系統管理崗位(軟件工程師) 為更好地發(fā)揮信

5、息系統為管理服務的原則， 在公司的領導下， 根據的生 產管理特點和生產管理崗位設置的要求，以實現 ERP 信息系統替代手工計 劃的管理順利過渡，設置系統管理崗位 2.11 系統管理崗位 2.1.1.1 崗位要求 系統管理員是系統的維護和管理人員， 是一個技術性較強的崗位， 進過培訓， 此崗位要求具備計算機軟件及數據庫知識，有維護系統環(huán)境的經驗。 2.1.1.2 崗位職責 a) 負責系統應用軟件、硬盤的日常維護工作，例如軟件補丁更新、網絡環(huán) 境配置等，并登記相應的維護記錄 b) 參加相關的系統業(yè)務聯絡員培訓， 解決軟件操作過程中出現的技術問題， 并在必要的時向相關部門或軟件的使用權限 c) 按照

6、相關制度督促、檢查系統操作人員的工作，根據實際工作需要經生 產主管批準后合理分配系統操作人員的使用權限 d) 負責系統數據庫的備份，系統及系統數據、檔案安全保密工作 e) 負責公司下發(fā)的數據采集系統的維護、使用，并按照公司的要求按時連 通網絡上報數據如果遇到為題應及時于公司聯系 f) 嚴格遵守公司其他關于安全性。 保密性的規(guī)章制度， 對于違反規(guī)章制度， 進行泄密的行為，有舉報的義務 2.1.1.3 崗位權限 a) 負責整個系統的用戶、數據信息的安全，根據公司的有關制度，保證數 據的準確 b) 有對整個系統軟件進行系統升級的權限，負責系統環(huán)境的搭建問題 c) 有對數據管理元、員、各單位系統業(yè)務聯

7、絡員進行督促的權利，并知道 他們完成本職工作 d) 遵循公司其他關于系統管理的規(guī)則、制度 2.1.1.2.1 系統基礎數據管理員 2.1.1.2.1.1崗位要求 數據維護員是系統中基礎數據的主要操作人員，主要負責物料編碼， 公司部門，供應商和客戶(公司往來單位) ，公司組織和人員，物料采 購組和采購人員的關系等數據的維護；負責公司內系統的操作人員權 限管理。經過公司領導審核后，有軟件供應商進行操作培訓，具備系 統操作和熟悉操作辦公軟件能力，并對公司業(yè)務有一定的了解，目前 有技術中心 -IT 組的同事處理這項業(yè)務。 2.1.1.2.2 崗位職責 a) 對即將進入系統的物料編碼和物料主輔單位，必須

8、嚴格按照軟件要 求，進行核實后，在核對后物料的基本信息、財務屬性、采購屬性、 庫存屬性、生產屬性、計劃屬性后錄入系統，并做好記錄 b) 核實需要進入系統的人員、部門、公司往來單位、倉庫等基礎信息并 及時錄入系統，保證系統的正常運行 c) 對安全性和規(guī)格型號要求較高的貨源清單、 物料與采購員關系等數據 按照規(guī)定格式進行錄入、維護 d) 數據管理員必須對自己所維護的數據負責，在系統中查詢、修改維護 的基礎數據，對維護的數據做好文字記錄 e) 遵守公司及有關保密性和安全性的規(guī)則制度， 遵循公司系統業(yè)務主管 部門，負責落實工作安排，熟悉和掌握本單位使用系統的基本情況， 把握操作人員動態(tài)， 并根據業(yè)務部

9、門提交的人員操作權限進行及時分 配，及時配合完成系統相關工作 f) 熟悉軟件的安裝調試及計算機、網絡等硬件設施的維護工作，并按數 據管理小組要求； g) 協助系統數據管理小組開展業(yè)務調研。 2.1.1.2.3 崗位權限 a) 數據管理員擁有自己的獨立賬號和密碼和擁有開通個業(yè)務部門人員的授權權 限，允許進入系統中相關維護基礎數據的模塊和功能；數據管理員必須對自 己的賬號和密碼進行安全設置，做到各負其責； b) 數據管理員在系統能看到相關業(yè)務部門，相關模塊，相關數據維護的界面， 擁有操作權限的模塊和功能； c) 數據管理員在系統擁有管理和負責收集基礎數據的權限，并對所維護的數據 進行查詢和修改；

10、d) 數據管理員在系統中所維護的數據可以再系統中打印，也可以導出為電子格 式，但需要填寫操作記錄；遵循公司系統管理規(guī)定對權限分配的制度。 e) 有查詢系統數據權限，并根據公司的有關制度，檢查數據的準確性，同時負 責系統環(huán)境的搭建，對公司內操作人員違反公司信息管理規(guī)章制度或系統規(guī) 章管理制度的行為，進行監(jiān)督的權利； f) 遵循公司其他關于系統管理的規(guī)章、制度。 2.2 供應鏈系統崗位的職責 2.2.1 銷售員崗位 2.1.2.1.1 崗位要求 銷售員是系統中生產計劃管理模塊的主要操作人員， 主要負責制定銷售預測 模型及收集各銷售工作站的銷售預測、 銷售訂單及零星需求并進行匯總后及時進 行錄入，錄

11、入時必須做到數據準確、及時。經過培訓，此崗要求具備計算機操作 的基本知識，熟悉系統生產計劃的業(yè)務流程，熟悉掌握系統的操作方法。 2.1.2.1.2 崗位職責 a) 負責制作銷售計劃。 b) 及時辦理物料的銷售訂單業(yè)務，及時開制銷售提單。 c) 調整產品的銷售價格。 2.1.2.1.3 崗位權限 a) 銷售員擁有自己的獨立賬號和密碼，只允許進入系統的銷售管理模塊及倉庫 管理模塊，銷售員必須對自己的賬號和密碼進行安全設置，做到各負其責； b) 銷售員在系統只能看到本人負責的相關業(yè)務部門和物料，只能看到本人擁有 操作權限的模塊和功能； c) 銷售員在系統有制作銷售計劃、銷售訂單、銷售提單、內部零星需

12、求及對應 得單據審批權限，及相應單據的查詢權限。 d) 銷售員在系統庫存管理模塊中具有查詢所負責的產品的庫存查詢權限。 e) 銷售員在系統中制作的單據和帳表，可以在系統中進行打印，也可以導出為 電子文檔； f) 遵循系統其它管理文檔針對權限分配的制度。 2.2.6 倉庫管理員崗位 2.1.2.6.1 崗位要求 倉庫管理員是系統中庫存管理模塊的主要操作人員和負責人員， 主要負責物 料收發(fā)業(yè)務， 庫房管理在企業(yè)實際管理中業(yè)務復雜， 因此系統中庫房管理人員需 要了解企業(yè)實際業(yè)務流程， 并按照流程在系統中體現， 及時進行系統數據的錄入， 做到數據的準確性和及時性。經過培訓，此崗要求具備計算機操作的基礎

13、知識， 熟悉系統庫存管理的業(yè)務流程，熟悉系統的操作方法。 2.1.2.6.2 崗位職責 a) 及時辦理物料的入庫業(yè)務， 倉庫管理員在收到物料時， 必須及時審查， 及 時在系統中辦理物料的入庫業(yè)務。 為了保證系統的穩(wěn)定運行， 各個部門倉庫管理 員需了解不同的入庫業(yè)務在系統中操作方法， 制作單據。 不允許隨意更改單據類 型和制作單據。發(fā)現制作單據錯誤，需及時更改； b) 倉庫管理員針對自己負責的客房，需要對辦理物料入庫單進行系統庫存 管理模塊的入庫單記賬功能，原則為每天的單據在下班前必須記賬； c) 及時辦理物料的出庫業(yè)務， 倉庫管理員在進行發(fā)料業(yè)務后， 在系統中辦理 物料的出庫業(yè)務， 為了保證系

14、統的穩(wěn)定運行， 各個部門倉庫管理員需了解不同的 出庫業(yè)務在系統中操作方法， 制作單據類型， 業(yè)務類別。 不允許隨意更改單據類 型和制作單據。發(fā)現制作單據錯誤，需及時更改； d) 客房管理人員針對自己負責的庫房，需要對辦理物料出庫單進行系統庫 存管理模塊的出庫單記賬功能，原則為每天的單據在下載前必須記賬； e) 針對料廢， 工廢處理，嚴格按照操作崗位手冊辦理料廢， 工廢的系統業(yè)務 錄入，并及時進行系統登帳業(yè)務； f) 庫房管理人員需對系統中自己制作的單據進行檢查，發(fā)現錯誤后，按照流 程繼續(xù)擰修改； g) 庫房管理人員按照系統提供的查詢帳表和單據的功能，為領導或相關人員 提供查詢的數據，打印或電子

15、文檔進行呈報； h) 遵循公司其他針對系統管理的制度。 2.1.2.6.3 崗位權限 a) 倉庫管理員擁有自己的獨立賬號和密碼，只允許進入系統的庫存管理和采購 管理 2個模塊；庫房管理人員必須對自己的賬號和密碼進行安全設置， 做到各負 其責； b) 庫房管理人員在系統只能看到自己負責的倉庫和相關業(yè)務部門，只會看到自己 擁有操作的模塊和功能； c) 倉庫管理員在系統擁有制作入庫單的權限， 具體包括采購入庫單，生產入庫單, 其他入庫單，調撥移庫單，盤贏入庫單；生產入庫單、其他入庫單，調撥移庫單 d) 倉庫管理員在系統擁有制作出庫單的權限， 具體包括采購入庫單，生產領料單、 其它出庫單，調撥移庫單，

16、盤虧出貨單 e) 倉庫管理員在系統中擁有查詢庫存管理中帳表的權限，具體包括庫存余額的月 報、日報、出入庫單據的查詢、批次管理的查詢及收發(fā)存匯總表查詢等 f) 倉庫管理員在系統中制作的單據和帳，可以在系統中進行打印，也可以進行 導出為電子文檔 g) 遵循系統其它管理文檔針對權限分配的制度 2.2.7 采購計劃崗位 2.2.7.1崗位要求 采購計劃員是系統中采購管理模塊的主要操作人員和負責人員，主要負責 物料采購計劃業(yè)務， 采購計劃業(yè)務在企業(yè)實際管理中極其重要， 因此系統中采購 計劃員需要了解企業(yè)實際業(yè)務流程， 并按照流程在系統中體現， 及時進行系統數 據的錄入， 做到數據的準確性和及時性。 經過

17、培訓， 此崗位要求具備計算機操作 的基本知識，熟悉系統采購管理模塊的業(yè)務流程，熟悉掌握系統的操作方法 2.2.7.2 崗位的職責 a) 及時處理各部門的采購請購需求并在系統中制作采購計劃 b) 采購計劃員需跟蹤系統中采購計劃的執(zhí)行情況， 如采購計劃的狀態(tài)變更：執(zhí)行, 終止，變更等，并根據實際情況在系統中進行體現 c) 對于系統中沒有的物料，需要及時按照操作規(guī)范錄入到系統中 d) 采購員需要跟蹤采購計劃在系統中的執(zhí)行情況，如物料的入庫或物料的在 途 e) 采購計劃員按照系統供應的查詢帳表和單據的功能， 為領導或相關人員提 供查詢的數據，打印或電子文檔進行呈報 f) 遵循公司其他針對系統管理的制度

18、 2.2.7.3 崗位權限 針對采購部門，供應系統和配套體系的保密性，系統對采購計劃員的權限設 備，具體內容有： a) 采購計劃員擁有自己的獨立賬號和密碼， 只允許進入系統的采購管理和 庫存管理；采購員必須對自己的帳號和密碼進行安全設置，做到各負其 責 b) 采購計劃員在系統只能看到自己負責采購計劃， 只能看到自己擁有操作 的模塊和功能，只能看到自己負責的物料、倉庫等信息 c) 采購計劃員在系統擁有制作采購采購計劃和修改采購計劃的權限， 在庫 存管理中具有錄入物料目錄，錄入貨位物料分布的權限 d) 采購計劃員在系統中擁有查詢采購管理和庫存管理中帳表和單據的權 限，具體包括采購計劃，采購訂單，采

19、購入庫單等 e) 采購計劃員在系統中制作的單據和帳表，可以再系統中進行打印，也可 以進行導出為電子檔案 f) 遵循系統其他管理文檔針對權限分配的制度 2.2.8 采購員崗位 2.2.8.1 崗位要求 采購員是系統中采購管理模塊的主要操作人員和負責人員， 主要負責物料 采購業(yè)務， 采購業(yè)務在企業(yè)實際管理中極其重要， 因此系統中采購員需要了解企業(yè)實際業(yè)務 流程，并按照流程在系統中體現， 及時進行系統數據的錄入， 做到數據的準確性 和及時性。 進過培訓，此崗位要求具備計算機操作的基本知識， 熟悉系統采購管 理模塊的業(yè)務流程，熟練掌握系統的操作方法 2.2.8.2 崗位職責 a) 及時處理采購計劃員在

20、系統中制作的采購計劃，并把采購計劃按照企業(yè)實際 情況轉化為采購訂單，滿足企業(yè)生產需要 b) 采購員需及時把系統中的采購訂單反饋到供應商那里，并跟蹤采購計劃，如 發(fā)生訂單變更時要及時更改訂單 c) 采購員需跟蹤采購訂單在系統中的執(zhí)行情況，如物料的入庫或物料的在途 d) 采購員按照系統提供的查詢賬表和單據的功能，為領導或相關人員提供查 詢的數據，打印或電子文檔進行呈報 e) 遵循公司其他針對系統管理的制度 2.2.8.3崗位權限 針對采購部門，供應體系和配套體系的保密性，系統對采購員的權限設備， 具體內容有： a) 采購員擁有自己的獨立賬號和密碼， 只允許進入系統的采購管理和庫存 管理 2 個模塊

21、，采購員必須對自己的賬號和密碼進行安全設備，做到各 負其責 b) 采購員在系統只能看到自己負責采購計劃(訂單)和采購入庫單，只能 看到自己擁有操作的模塊和功能 c) 采購員在系統擁有制作采購訂單和修改采購訂單的權限 d) 采購員在系統中擁有查詢采購管理和庫存管理中賬單和單據的權限， 具 體包括采購計劃，采購訂單，采購入庫單，采購發(fā)票，采購付款單等 e) 采購員在系統中制作的單據和帳表，可以再系統中進行打印，也可以進 行導出為電子文檔 f) 遵循系統其它管理文檔針對權限分配的制度 2.2.9 財務存貨會計崗位 2.2.9.1 崗位要求 財務存貨會計師系統中存貨核算模塊的主要操作人員和負責人員，是

22、銷售 管理及采購管理中發(fā)票與付款單、 匯款單的主要操作人員， 主要從資金管理的角 度出發(fā)，加強對物料的管理。 指在降低存貨的資金占用， 完成物料收發(fā)存的成本 核算，能夠正確及時的核算出材料成本， 進行材料的核算業(yè)務此崗位要求具備計 算機操作的基本知識， 熟悉系統存貨核算的相應首付款的以物流程， 熟練掌握系 統的操作方法 2.2.9.2 崗位職責 a) 負責企業(yè)原材料的結算業(yè)務和暫估業(yè)務；在系統制作采購發(fā)票，進行發(fā)票和 入庫單的核銷，制作銷售發(fā)票與銷售回款單等 b) 在系統中利用庫存管理和存貨核算從實物和價值兩個角度分別對倉庫物料 的收發(fā)存進行管理 c) 財務存貨會計針對在實際業(yè)務或系統發(fā)現的庫

23、房管理人員或采購員的數據 或信息錯誤有職責進行監(jiān)管，并要求其進行及時的更改 e) 財務存貨會計在物料計劃價格價格變更的時候，必須在系統進行及時調整， 對于新物料，必須在及時對新物料的計劃價格進行調整 d) 財務存貨會計按照系統提供的查詢帳表和單據的功能， 為領導或相關人員提 供查詢的數據，打印或電子文檔進行呈報 g) 遵循公司其他針對系統管理的制度 2.2.9.3崗位權限 系統對財務存貨會計的權限設備，具有內容有： a) 財務存貨會計擁有自己的獨立賬號和密碼， 只允許進入系統的存貨管理、 采購管理和銷售管理 3 個模塊，；財務存貨會計必須對自己的賬號和密碼 進行安全設置，做到各負其責 b) 財

24、務存貨會計在系統自能看到自己負責的倉庫和相關業(yè)務部門，只能看 到自己擁有操作的模塊和功能 c) 財務存貨會計在系統擁有制作發(fā)票的全新，并對采購發(fā)票和入庫單進行 對采購入庫單進行暫估業(yè)務和沖銷業(yè)務，具有制作發(fā)票、銷售匯款單并 進行銷售的權限 d) 財務存貨會計在系統中擁有查詢采購發(fā)票和付款單、銷售發(fā)票與匯款單 的權限 e) 財務存貨會計在系統中具有調整計劃價格的權限 f) 財務存貨會計在系統中擁有查詢存貨核算中帳表的權限，具體包括庫存 存貨余額的月報、日報；出入庫單據的查詢，收發(fā)存貨匯總表查詢等 g) 財務存貨會計在系統中制作和查詢的單據和賬單，可以在系統中進行打 印，也可以進行導出為電子文檔

25、h) 遵循系統其它管理文檔針對權限分配的制度 2.2.9.4操作管理制度 為了加強軟件的操作使用管理，確保會計核算軟件的正常運行及會計信 息的全面、準確與安全特制定本制度 1、使用人員的操作權限： ( 1) 嚴格授權制度： 要嚴格系統管理員的授權權限， 必要時所有軟件操作員 的操作權限清單要經過總監(jiān)(總會計師)或會計主管審核，尤其是對與 報表封存、 賬務月結、記賬與取消記賬等重要的功能權限一定要詳細設 置，應由專門人員或由會計主管親自負責 ( 2) 嚴格標準碼制度： 所有單位必須嚴格遵守單位集團公司已經下發(fā)的標準 編碼，并且按規(guī)定好的標準單位編碼、標準報表編碼、標準科目編碼上 報數據， 嚴禁私

26、自改變標準編碼。 系統管理員必須根據集團公司的整體 要求和本單位的實際特點進行初始化設置 ( 3) 數據錄入人員進行數據錄入操作時應嚴格按照憑證編制人員或系統管 理人員， 并根據修正后的憑證修改錄入的數據。 數據錄入人員除可以進 行數據錄入操作外， 還可以進行數據查詢工作， 但不得進行數據復核操 作，復核人員亦不能進行數據錄入操作，復核時發(fā)現憑證錄入錯誤，必 須通知數據錄入人員進行修改， 復核人員不得進行已錄入數據的修改操 作，待數據錄入人員修正錄入數據后再進行復核簽字操作 （ 4） 系統維護人員除實施數據維護時， 一般情況下不允許隨意打開系統數據 進行操作。 實施維護時不準修改數據結構。 其

27、他操作人員一律不允許實 施數據庫操作 （ 5） 用于信息化的硬盤和會計軟件只有操作人員才能上機操作使用。 其他人 員一律不允許上機。 操作人員必須進過培訓并進過系統管理員認可合格 后方可上機 （ 6） 操作使用人員上機操作前后必須填寫“上機操作登記簿” ，如實填寫操 作人員有不可推卸的責任 （ 7） 出納員、維護人員、程序人員均不準實時數據錄入操作 （ 8） 備份數據軟件和存檔數據軟盤、帳頁、憑證、報表及其他資料由數據管 理人員按規(guī)定統一復制、核對、存放、保管 2. 賬務處理制度： （1）不應在每年或上年末建立新的會計年度的完整的帳務文件。 根據現行 制度和集團公司要求， 運用軟件的規(guī)定正確的

28、設置全部級次的會計科 目，會計年度中間可以任意追加新的會計科目，但已經制單或記賬的 會計科目不得任意修改或刪除 （賬務的修改工作由系統管理人員執(zhí)行 ） （2）轉換會計年度時，應在新的會計年度開始后的 20 天內，完成結轉各 帳戶的年初手續(xù)，并保證數據檢驗平衡正確，年初余額在當年記賬以 前可以修改，當年記賬以后如有調整，只能通過填制記賬憑證進行 （3）任何登記入賬的經濟業(yè)務都必須填制記賬憑證，摘要區(qū)規(guī)范填入，在 機上填制的記賬憑證編號應當連續(xù) （4）記賬憑證必須進過復核人員簽字后，才能根據其登記賬簿，復核人員 必須在屏幕上直接對及其存儲的記賬進行復核簽字， 同時要對打印輸 出的記賬憑證或代用憑單

29、進行簽字蓋章。同一張記賬憑證，填單和復 核不能是同一人。記賬憑證在記賬以前必須打印輸出（記賬憑證清 單），沒有打印輸出的記賬憑證不得登記入賬 （5）總賬及現金賬和銀行帳均可采用計算機打印輸出的活頁帳裝訂， 出納 人員根據 審核人員審核并準許報銷的憑證，收入或付出款項，出納人員可以不登記訂 本式日記賬， 如現金處理收支較多可根據需要自設輔助賬。 單位每天必須將當日 發(fā)生的現金收支數據輸入計算機并據以計算出庫日報表，并在表上簽字蓋章 （6）日清月結制度：每日處理的憑證要及時記賬，要根據集團公司的要求 設備統一的月結日期。月結功能應由專人負責，并且月結以后不允許 在處理該月業(yè)務。單位應保障至少每月核

30、對一次總賬，每季核對一次 明細賬。 （ 7） 報表審核與封存制度：每月的報表在上報以前由總監(jiān)（總會計師）審 核，并由相應授權的操作員在軟件上進行報表的封存（確認報表封存 標志），封存以后報表將不允許再修改。 （8） 必須將存儲在機器內的賬簿數據打印輸出為書面賬簿，會計賬簿 打印間隔時間不得超過半年，平時可以打印已滿頁的賬簿數據， 但每年年末必須將全部賬簿數據打印輸出。 2、會計憑證的審核與管理： 會計憑證是計算機處理會計核算業(yè)務的依據。必須保證入賬前錄入計算機 的會計證準確、可靠，因此應從以下幾方面嚴格把關： （1）記賬憑證編制方法：編制記賬可以采取機制憑證和手工編制憑證兩種方 法，但要確保機

31、制憑證與手工憑證的一致性。對于電算化水平較高的單 位，應當采取機制憑證方法。 （2）原始憑證的稽核：部門收到業(yè)務人員編制的業(yè)務憑證后首先由稽核人員 審核業(yè)務發(fā)生地真實性和準確性，確認無誤后再審查業(yè)務有無業(yè)務負責 人、業(yè)務主管的簽章，如確認無誤則上機制單，依此編制記賬憑證。 （3）機制憑證的復核：數據錄入人員錄入憑證數據后，由數據復核人員對錄 入的憑證進行復查，確保與手工作主的一致性和復核無誤后簽字。 （4）復核后的憑證必須打印輸出、并經有關人員（稽核員、制單人員、出納、 數據錄入員、數據復核人員、會計主管等）確認簽字后方可進行記賬操 作。 3、系統維護制度 （ 1） 系統管理員負責系統維護的工

32、作，包括：硬件、軟件和數據維護。 （ 2） 建立維護監(jiān)督機制。 系統維護工作嚴禁單人操作， 在確定系統管理員的同 時，必須制定維護監(jiān)督人，以保證系統的安全。 （ 3） 實行維護記錄制度。 為積累經驗和明確責任， 維護人員應對每次維護進行 詳細記錄，內容包括：維護目的、維護措施、時間、維護人和監(jiān)督人簽字 等。 （ 4） 重大項目的維護（如設備更新、擴充、修復和會計軟件修改、升級及二次 開發(fā)等），由系統管理員提出書面報告和實施方案，會計主管研究批準后 方予實施。 實施前，實施者要制定保證數據安全的措施， 做好相關文件和 數據的備份。實施后，系統管理員會同會計主管制定調試維護方案進行系 統調試，以保

33、證項目維護效果和系統正常運行。 （ 5） 實行聯網的單位要采取各種措施來保障上網數據的安全性。 要嚴密控制好 數據庫及其服務器的口令， 控制好各用戶的口令， 并定期對有關的用戶口 令進行修改。 （ 6） 具有 ERP 信息系統 版權的單位其軟件的有關源程序及設計文檔由系統管 理員負責保管。 （ 7） 參加軟件開發(fā)的單位或專職從事系統維護工作地人員不得泄露軟件的技 術資料、源程序和加密措施。 具體管理細則如下： （ 1） 硬件維護管理 1、部門計算機網絡應配備不間斷電源。 工作場地應配備必要的火警設施、 消防 器材，嚴禁煙火。 2、用于會計電算化的計算機實行專機專同。禁止無關人員使用；禁止做游戲

34、， 播放 CD、VCD 、禁止進入本系統以外的其他網路；禁止用于與本職崗位無 關的其他用途。 3、操作人員應每天保持設備及環(huán)境的清潔整齊， 在系統管理員的指導下， 每周 進行設備保養(yǎng)。 4、系統管理員每周全面檢查一次硬件系統， 做好檢查記錄，發(fā)現問題及時處理， 以保證系統正常運行 5、每月對計算機場地的安全進行檢查，包括：電源、消防、報警、防鼠、防電 磁波、防雷擊、防靜電等設備和措施，及時消除防患。 2）軟件維護管理 1、任何人員不擅自對系統文件進行刪除或修改。會計軟件操作人員不得對系 統文件進行任何內容的操作。 2、系統管理員對軟件系統進行全面維護，包括軟件的補丁安裝等，并作以記 錄。 3、

35、定期對系統進行病毒檢查。 4、建立故障報告制度。 系統運行或軟件操作中發(fā)生故障，如屬簡單故障，由系統管理員現場解 決；現場無法解決的，由系統管理員進行故障登記，會計主管同系統管理員 制定處理方案（方案包括：故障分析、擬采取措施、保障數據安全防范措施 等），經會計主管批準后實施。對于本單位無法排除的故障，由系統管理員 及時聯系相關單位解決。 3）數據維護管理 1、對會計數據實行備份。分為日備份、月備份、年備份。備份由系統檔 案管理員完成。每日下班前對賬務數據進行日備份；每月末完成月備份；會 計年度終了結賬后完成年備份。月、年備份內容包括賬務、報表和其他核算 子系統的數據文件。備份文件應異地存放。

36、 2、備份盤標識清楚，包括注明帳套、時間、備份人。年度備份屬檔案資 料。歸檔后應定期復制（視保存期而定） 3、健全必要的防治計算機病毒措施。在網絡上安裝防治病毒卡，實施 開機檢測病毒。防病毒軟件要及時升級，嚴禁任何人員自帶磁盤、光盤進入 網絡系統。會計軟件操作人員一概不得在客戶機上安裝、使用任何磁盤、光 盤。系統管理員實施維護是需使用磁盤或光盤時，必須首先對所用盤進行病 毒檢測 6、機房管理制度 網絡機房是公司信息化的中心，服務器里存儲著大量的重要數據，為保證 24 小時網絡安全運行，加強防火、防盜、防病毒等安全意識，要求網絡中心 所有人員都嚴格遵循如下制度： （1）網絡中心的工作人員必須嚴格

37、遵循國家有關法律、 法規(guī)的規(guī)定， 細心、 認真的履行工作職責，保障網絡系統正常、安全、可靠地運行 （2）熟練掌握所維護設備的原理，正確使用系統軟件，掌握系統操作和維 護方法 （3）認真做好維護作業(yè)計劃，定期測試設備的技術指標，負責設備的維護 和保養(yǎng)，保證設備性能符合技術指標 （4）每天早上 8：008：30，下午 5：005：30，檢查網絡運行情況，（包 括 web/Email、ERP 服務器、防護墻），及時處理所發(fā)現的問題，如有 尚未解決的故障或隱患及其他疑難問題，應及時和相關人員聯系，盡 快解決，并立即上報主管領導 （5）對重要的系統數據的測試和檢查，要就、應認真做好原始記錄，定期 備份數

38、據并檢查備份數據的正確性。做好各種技術資料、文件檔案的 管理工作，確保資料完整正確 （6）機房設備（含服務器、路由器、交換機和防火墻）的開啟、運行和關 閉，有專人負責操作、管理。每次操作都要填寫操作日志，認真做好 記錄 （7）認真做好服務器密碼的保管工作，密碼設定需要上報主管領導審批， 并做好記錄，密碼要定期更改 （8）節(jié)假日 ，要有專人檢查網絡運行情況，如發(fā)現問題及時解決，并做 好處理記錄，重大事項必須在兩小時內報告主管領導 （9）外來人員進出網絡機房要登記，未經信息部人員許可，不得隨意進出 機房， （10）保持機房環(huán)境清潔、整潔、清靜 6、數據備份制度 第一條 數據的本分或保存介質可采用磁

39、盤、光盤、微縮膠片等。網絡服務器 在引進時必須配置磁帶機或讀寫光盤機。沒有條件的單用戶單位可短 期內用軟盤、硬盤備份，以后向光盤和磁帶機過渡 第二條 要經常對系統中的數據進行備份，以便在計算機發(fā)生故障時可將數 據恢復到最近狀態(tài)。數據備份的目的是防止任何事件發(fā)生的硬、軟件 故障及人為失誤的數據損毀，因此，原則上要求在發(fā)生業(yè)務的當天都 進行備份。推薦的數據備份模式為： （一）與每星期的七天對應的七個備份循環(huán)覆蓋 （二）最近三個月月末的備份 （三）每年年末的備份 （四）備雙份以上，存儲于不同的地點 （五）備份要采用 0RACLE 數據庫管理系統提供的數據備份和以及和以及雙 機熱備等多種數據備份方案 第四條 對備份的數據應加強管理，防止被非法拷貝或毀壞，要對其內容 及運行環(huán)境（如軟件的版本）等進行記錄 第五條對會計數據的備份、回復、轉出、轉入的權限都應嚴加控制。嚴 禁未經授權將數據拷貝出系統，轉給相關人員或單位：嚴禁未經 授權進行數據恢復或轉讓操