展會(huì)管理規(guī)定

1、Important & Selected Documents展會(huì)管理規(guī)定一、總則 明確公司參展標(biāo)準(zhǔn)和操作流程， 掌握國(guó)內(nèi)外的大型專業(yè)展會(huì)的行 情，持續(xù)改進(jìn)和完善公司展會(huì)的組織、開展和管理工作。二、適用范圍 本制度適用于展會(huì)的組織、信息收集和參展的程序管理。 綜合辦行 政管理員為展會(huì)統(tǒng)一負(fù)責(zé)人，原展會(huì)負(fù)責(zé)人趙業(yè)水與劉建開應(yīng)與綜合辦 行政管理員進(jìn)行工作交接，并負(fù)責(zé)給綜合辦行政管理員提供之前參加過 的展會(huì)相關(guān)資料。三、展會(huì)操作規(guī)程（一）國(guó)內(nèi)展會(huì)參展操作規(guī)程 第一步：收集資料。收集與本公司業(yè)務(wù)相關(guān)的專業(yè)展會(huì)信息，并 與展會(huì)組委會(huì)取得聯(lián)系，向其索要參展指南以及參展注意事項(xiàng)； 第二步：確展。經(jīng)公司研究后確

2、認(rèn)參展及參展人員，籌備參展計(jì) 劃及人員分工；第三步：簽訂合同。與展會(huì)組委會(huì)聯(lián)系、洽談合同簽訂事宜，合 同簽訂后，催促對(duì)方盡快確認(rèn)展位；第四步：簽訂廣告合同。與展會(huì)組委會(huì)聯(lián)系，確定本次會(huì)議的廣 告代理商，如需廣告宣傳， 經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后，與其聯(lián)系并簽訂 合同，辦理相關(guān)事宜；第五步：辦理參展商證、參觀證。攤位確認(rèn)后，向組委會(huì)詢問參 展商證和參觀證辦理的有關(guān)事項(xiàng)， 確定參觀人數(shù)后， 酌情辦理參觀人 員的證件；第六步：預(yù)訂房間。展位確認(rèn)后，盡快預(yù)訂房間，房間盡量訂在 展區(qū)附近或交通便利、 價(jià)格適中的酒店， 做到既節(jié)省費(fèi)用又方便與客 戶洽談；第七步：展會(huì)籌備。在展前的籌備時(shí)間內(nèi)，參展人員按展會(huì)方案I

3、mportant & Selected DocumentsImportant & Selected Documents分工實(shí)施完成；第八步：展前動(dòng)員。展前要求召開參展會(huì)議，以確保參展過程中 萬無一失；第九步：參展總結(jié)。將各人匯報(bào)附在材料后歸檔，并將所有帶回 的客戶名單輸入公司客戶名單，所有影像資料，在電腦中存檔；第十步：存檔。將所有展會(huì)的資料匯總裝訂成冊(cè)，經(jīng)董事長(zhǎng)審批 后存檔，要求在電腦和檔案櫥中各保存一份；第十一步：落實(shí)政策補(bǔ)貼。根據(jù)國(guó)家、省、市相關(guān)規(guī)定辦理相關(guān) 手續(xù)，積極申報(bào)各項(xiàng)扶持政策。（二）國(guó)外展會(huì)參展操作規(guī)程 第一步：收集資料。通過因特網(wǎng)和各類信息刊物收集與本公司相 關(guān)的專業(yè)展覽會(huì)，

4、 特別是國(guó)際專業(yè)展覽會(huì)； 與展會(huì)的組委會(huì)或中國(guó)承 辦方聯(lián)系，向其索要參展指南及注意事項(xiàng)；第二步：確展。經(jīng)公司研究后確認(rèn)參展及參展人員，籌備參展計(jì) 劃及人員分工；第三步：簽訂合同。與展會(huì)主辦單位或組展方聯(lián)系洽談簽訂合同 事宜，合同簽訂后，催促主辦單位或組展方盡快確認(rèn)展位；第四步：簽訂廣告合同。與展會(huì)組委會(huì)聯(lián)系，確定本次會(huì)議的廣 告代理商，如需廣告宣傳， 經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后，與其聯(lián)系并簽訂 合同，辦理相關(guān)事宜；第五步：展會(huì)籌備。在展前的籌備時(shí)間內(nèi)，各人按展會(huì)方案的分 工實(shí)施完成；特別注意如參展形式為特裝展的，應(yīng)做好展臺(tái)的設(shè)計(jì)、 搭建工作；第六步：簽證辦理。攤位確認(rèn)后，向主辦機(jī)構(gòu)詢問簽證的有關(guān)事

5、項(xiàng)，督促參展人員辦理護(hù)照，要求對(duì)方寄發(fā)邀請(qǐng)函，隨后安排辦理簽 證；該項(xiàng)事宜由組展方統(tǒng)一辦理的，應(yīng)積極配合提供相關(guān)證件；第八步：預(yù)訂房間及往返機(jī)票。展位確認(rèn)后，應(yīng)盡快預(yù)訂往返機(jī)Important & Selected DocumentsImportant & Selected Documents票及房間，房間應(yīng)盡量訂在展區(qū)附近或交通便利、價(jià)格適中的酒店， 做到既節(jié)省費(fèi)用又方便與客戶洽談；第九步：展前動(dòng)員。展前召開參展要求會(huì)議，以確保參展過程中 萬無一失；第十步：參展總結(jié)。將各人匯報(bào)附在材料后歸檔，并將所有帶回的客戶名單輸入公司客戶名單，所有影像資料，在電腦中存檔；第十一步：存檔。將所有展會(huì)的資料

6、匯總裝訂成冊(cè)，經(jīng)董事長(zhǎng)審 批后存檔，要求在電腦和檔案櫥中各保存一份；第十二步：落實(shí)政策補(bǔ)貼。根據(jù)國(guó)家、省、市相關(guān)規(guī)定辦理相關(guān) 手續(xù)，積極申報(bào)各項(xiàng)扶持政策。四、展會(huì)管理實(shí)施細(xì)則（一）參展目的企業(yè)形象和品牌推廣、產(chǎn)品展示、市場(chǎng)宣傳和信息收集。（二）參展原則1）參加展會(huì)應(yīng)本著嚴(yán)謹(jǐn)、經(jīng)濟(jì)、實(shí)效、符合市場(chǎng)戰(zhàn)略的原則， 避免盲目、沖動(dòng)及鋪張浪費(fèi)的參展行為；2）參展前應(yīng)認(rèn)真了解展會(huì)信息，仔細(xì)閱讀參展商手冊(cè)，并做好 真實(shí)性調(diào)查等風(fēng)險(xiǎn)防范工作；3 ）參加展會(huì)應(yīng)做詳細(xì)周密的策劃，包括展位的選擇、展臺(tái)的布 置方案、廣告的發(fā)布、目標(biāo)客戶的邀請(qǐng)等；4）除布展工作外，應(yīng)強(qiáng)調(diào)參展人員的作用，做好明確的職責(zé)分 工和展前培訓(xùn)，

7、展示公司團(tuán)結(jié)、專業(yè)的良好形象，把握商機(jī)；5）展會(huì)應(yīng)與市場(chǎng)拓展緊密集合，國(guó)外展會(huì)是我公司拓展市場(chǎng)區(qū) 域接觸客戶的主要途徑之一，展會(huì)后應(yīng)及時(shí)、積極跟進(jìn)，做好后續(xù)宣 傳和客戶開發(fā)工作；6）展會(huì)結(jié)束后應(yīng)做效果分析并提交總結(jié)報(bào)告，積累參展活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)（三）年度展會(huì)計(jì)劃Important & Selected DocumentsImportant & Selected Documents組織展會(huì)負(fù)責(zé)人應(yīng)在每年 12 月份對(duì)下一年度展會(huì)的信息進(jìn)行收 集，并整理為展會(huì)信息報(bào)告 ，發(fā)給國(guó)際項(xiàng)目部，國(guó)外展會(huì)具體市 場(chǎng)調(diào)研由國(guó)際項(xiàng)目部負(fù)責(zé)， 國(guó)際項(xiàng)目部對(duì)收集后的展會(huì)信息應(yīng)做初步 的評(píng)價(jià)，對(duì)其相關(guān)性、影響力、往期信譽(yù)和效

8、果進(jìn)行分析，選定目標(biāo) 展會(huì)；綜合辦行政管理員負(fù)責(zé) 在每年 1 月份根據(jù)各項(xiàng)目部意見， 整理、 確定本年度展會(huì)信息及參展提案報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)研究確定， 企劃法務(wù) 室趙業(yè)水與采購履約部劉建開負(fù)責(zé)協(xié)助綜合辦整理 展會(huì)信息機(jī)參提 案。1）信息調(diào)研綜合辦行政管理員 應(yīng)對(duì)目標(biāo)展會(huì)做詳盡的信息調(diào)查， 包括：主辦 方、承辦單位、舉辦時(shí)間、展館位置、承租信息、展位信息、展會(huì)影 響力、往期影響和反饋、參展單位、參觀者范圍等。國(guó)際項(xiàng)目部經(jīng)理 應(yīng)配合外聯(lián)員做好該項(xiàng)工作， 通過咨詢展會(huì)所在國(guó)代理商考究展會(huì)的 真實(shí)情況；如赴國(guó)外參展，還應(yīng)了解當(dāng)?shù)卣Z言、 政治環(huán)境、文化風(fēng)俗、 交通和食宿信息等。 （企劃法務(wù)室與采購履約部劉建開負(fù)

9、責(zé)協(xié)助綜合 辦處理相關(guān)事宜 ）2）價(jià)格及優(yōu)惠政策落實(shí)綜合辦行政管理員 在參展前應(yīng)與主辦方或組展單位咨詢價(jià)格， 爭(zhēng) 取國(guó)家、省、市方面的各項(xiàng)優(yōu)惠政策。對(duì)我公司擬長(zhǎng)期參展的展會(huì)， 應(yīng)與主辦方或組展單位建立良好關(guān)系， 以獲得優(yōu)惠的參展價(jià)格， 好的 展位和相關(guān)待遇。3）參展財(cái)務(wù)預(yù)算 在提交參展計(jì)劃提案時(shí)應(yīng)做好財(cái)務(wù)預(yù)算，包括：參展費(fèi)用、特裝 展示布置費(fèi)用、展品運(yùn)輸保管費(fèi)用、廣告費(fèi)用、宣傳贈(zèng)品費(fèi)用、人員 差旅費(fèi)用等其他可預(yù)見費(fèi)用；參展的投資規(guī)模應(yīng)參考展會(huì)對(duì)市場(chǎng)戰(zhàn)略的支持作用、 對(duì)區(qū)域市場(chǎng) 銷售的現(xiàn)實(shí)作用、品牌宣傳和企業(yè)宣傳的影響力。Important & Selected DocumentsImporta

10、nt & Selected Documents（四）參展籌備工作1）定立合同決定參展后應(yīng)與主辦方或組展單位訂立合同； 如有條件， 事先核 實(shí)后，請(qǐng)法律顧問出具意見和確認(rèn)。2）展會(huì)策劃綜合辦行政管理員 針對(duì)每一展會(huì)制定詳細(xì)的參展方案并負(fù)責(zé)落實(shí)。 展位選擇 展位應(yīng)選擇有利位置，主要考慮：出口、入口、中廳、休息區(qū)、 餐飲區(qū)、洗手間附近等人流密集地段。避免選擇死角、長(zhǎng)排中段、有 墻柱障礙等展位；展位的大小可根據(jù)具體需要選用標(biāo)準(zhǔn)展位、 雙展位、特裝展位以 適合品牌形象策略；選擇展位前， 應(yīng)了解附近展位的廠商信息和展示方式， 并作出必 要的設(shè)計(jì)調(diào)整。 展臺(tái)布置和展品陳列展臺(tái)布置的基本原則：遠(yuǎn)觀效果醒目、

11、有沖擊力，近觀效果舒適、 明快，整體效果協(xié)調(diào)； 展位結(jié)構(gòu)和圖片序列應(yīng)考慮人流密度和流向； 無論標(biāo)準(zhǔn)展位還是特裝展示，都必須增加照明燈光； 展品和圖片的展示高度應(yīng)符合人體身高和視角； 展區(qū)微觀細(xì)節(jié)構(gòu)造應(yīng)考慮：展臺(tái)、展架、展示墻、標(biāo)牌、標(biāo)識(shí)、 洽談區(qū)，圖片設(shè)計(jì)、說明性文字、動(dòng)態(tài)屏幕演示系統(tǒng)、布展使用材料 材質(zhì)（一次性 / 重復(fù)性）。 廣告信息的發(fā)布 根據(jù)需要可考慮在會(huì)刊發(fā)布廣告，可以封面和頁內(nèi)文章形式發(fā)表。 可根據(jù)需要選擇條幅、彩球等展會(huì)外設(shè)廣告； 在參加展會(huì)前三個(gè)月， 可以考慮在有影響力的網(wǎng)站、 刊物上發(fā)布Important & Selected DocumentsImportant & Sel

12、ected Documents報(bào)道，以擴(kuò)大知曉度。 目標(biāo)客戶的邀請(qǐng) 參展前應(yīng)邀請(qǐng)潛在客戶、原有客戶、目標(biāo)客戶前來參加。 展品及模型的運(yùn)輸和保管各種資料及展品及模型應(yīng)在展前 3 個(gè)月列出明細(xì)清單并制定運(yùn) 輸方案，綜合辦專人負(fù)責(zé)，展后應(yīng)對(duì)展品進(jìn)行核對(duì)，對(duì)損壞、丟失等 情況進(jìn)行匯報(bào)。（五）參展人員根據(jù)展會(huì)的規(guī)模， 應(yīng)配備相應(yīng)的參展人員， 并做明確的職責(zé)分配 和展前培訓(xùn)。人員主要包括：展會(huì)項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目助理、專業(yè)技術(shù)人 員，參展前 2 個(gè)月由國(guó)際項(xiàng)目部提報(bào)并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。1 ）參展人員的職責(zé)展會(huì)項(xiàng)目經(jīng)理：了解市場(chǎng)和廣告需求； 監(jiān)督展位的制作和設(shè)計(jì)方案； 保證布展時(shí) 模型和文件的及時(shí)到場(chǎng)； 保證展期提

13、供充足的材料和宣傳品， 確保公 司形象反映在展會(huì)上； 負(fù)責(zé)資料和宣傳品的分發(fā)管理并解答提問； 負(fù) 責(zé)展品的清點(diǎn)和匯總；負(fù)責(zé)信息的收集、匯總和整理；負(fù)責(zé)參展人員 的管理；撰寫展會(huì)總結(jié)報(bào)告。專業(yè)技術(shù)人員：必須是經(jīng)驗(yàn)豐富的技術(shù)人員， 對(duì)產(chǎn)品和技術(shù)細(xì)節(jié)非常了解， 在參 觀客戶的要求下進(jìn)行產(chǎn)品演示， 或預(yù)先安排演示； 對(duì)客戶提出的技術(shù) 問題進(jìn)行回答；撰寫信息收集和產(chǎn)品反饋報(bào)告。項(xiàng)目助理：主動(dòng)問訊駐足的參觀者， 并對(duì)公司和產(chǎn)品的概況進(jìn)行介紹； 將參 觀者引導(dǎo)給項(xiàng)目經(jīng)理或?qū)I(yè)技術(shù)人員； 分發(fā)宣傳品和紀(jì)念品； 指導(dǎo)客 人填寫信息和聯(lián)絡(luò)表格； 恭送問詢者離開， 負(fù)責(zé)展會(huì)客商來訪登記表 的填寫、整理及展會(huì)客戶信息

14、匯總表的匯總； 會(huì)后負(fù)責(zé)撰寫展會(huì)總結(jié)。Important & Selected DocumentsImportant & Selected Documents2 ）人員規(guī)范和培訓(xùn) 全體參展人員要求統(tǒng)一著裝；佩戴名卡；態(tài)度親切主動(dòng)，舉止合 乎禮儀；談吐規(guī)范，富有熱情；對(duì)參展的必要事項(xiàng)、信息和規(guī)范應(yīng)該 做事前培訓(xùn)， 由負(fù)責(zé)展會(huì)所在國(guó)的市場(chǎng)部負(fù)責(zé)。3）參展人員培訓(xùn)內(nèi)容 參展意義、目的和理念，展覽必要常識(shí)（當(dāng)?shù)仫L(fēng)俗禮節(jié)、展會(huì)性 質(zhì)、目標(biāo)客戶鎖定等） ；行為、規(guī)范和禮儀；職責(zé)分配和合作溝通； 活動(dòng)時(shí)間表；產(chǎn)品知識(shí)及常規(guī)問題的統(tǒng)一回答；信息的收集。（六）展會(huì)的總結(jié) 展會(huì)結(jié)束后應(yīng)該對(duì)參展的效果進(jìn)行總結(jié)和評(píng)價(jià)

15、。 必須指出， 展覽 的效果，尤其是潛在影響力不易測(cè)定，因此，對(duì)展覽的實(shí)效分析不宜 作不切實(shí)際的要求。1 ）效果分析 包括參觀流量、有效客戶數(shù)量、展覽對(duì)銷售的促進(jìn)效果、客戶對(duì) 該次展覽的印象等等。2）信息收集信息收集應(yīng)作為展會(huì)活動(dòng)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。 信息內(nèi)容包括： 行業(yè) 信息、產(chǎn)品發(fā)展動(dòng)態(tài)、新技術(shù)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息、客戶信息、客戶質(zhì)詢 和建議、展示設(shè)計(jì)趨勢(shì)和改進(jìn)等等；可考慮安排專門的信息收集人員， 不參與展臺(tái)展示活動(dòng)以起到身 份隱蔽作用，主要負(fù)責(zé)收集其他競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息。3）總結(jié)報(bào)告展會(huì)總結(jié)報(bào)告應(yīng)在參展后 10 個(gè)工作日內(nèi)由展會(huì)項(xiàng)目經(jīng)理提交 綜 合辦主任 ，內(nèi)容涵蓋信息收集概要、 效果分析、展會(huì)評(píng)價(jià)、改進(jìn)建議等；展會(huì)結(jié)束 10 個(gè)工作日內(nèi)，展會(huì)項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)按財(cái)務(wù)規(guī)定報(bào)銷完 畢所有展會(huì)財(cái)務(wù)支出。4）資料存檔Important & Selected DocumentsImportant & Select