文件材料歸檔范圍及檔案保管期限規(guī)定

1、文件材料歸檔范圍及檔案保管期限規(guī)定第一條 為正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，便于保管和利用，制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定中的公司文件材料是指公司在其工作活動(dòng)過(guò)程中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的歷史記錄。第三條 公司文件材料歸檔范圍是： （一）反映本公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司工作.文化建設(shè).部門(mén)建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料； （二）公司工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)公司.部門(mén)和員工權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料； （三）本公司需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)部門(mén).業(yè)務(wù)協(xié)作單位等的文件材料；下級(jí)分公司或子公司報(bào)送的重要文件材料； （四）其他對(duì)本公司工作具有查考價(jià)值的文件材料。（五）公司重

2、要部門(mén)如財(cái)務(wù)部.HR部.業(yè)務(wù)部.法務(wù)部等，對(duì)其專(zhuān)有文件檔案有專(zhuān)門(mén)規(guī)定的，依照其規(guī)定的范圍。第四條 公司文件材料不予歸檔范圍是： （一）上級(jí)單位或者部門(mén)發(fā)來(lái)的文件材料中，普發(fā)性不需本公司辦理的文件材料，任免.獎(jiǎng)懲非本公司工作人員的文件材料，供我公司工作參考的抄件等； （二）本公司文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性.臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿.各次校對(duì)稿；公司內(nèi)部互相抄送的文件材料，本公司負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本公司無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料； （三）同級(jí)業(yè)務(wù)協(xié)作公司發(fā)來(lái)的文件材料中，不需我公司貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料； （四）下級(jí)分/子公司的

3、文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào).情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。第五條 凡屬公司歸檔范圍的文件材料，必須向本公司負(fù)責(zé)檔案工作的部門(mén)移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。第六條 公司文書(shū)檔案的保管期限定為永久.定期兩種。定期一般分為10年.30年。第七條 永久保管的文書(shū)檔案主要包括： （一）本公司制定的制度.政策性文件材料； （二）本公司召開(kāi)重要會(huì)議.舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料，包括重要會(huì)議紀(jì)要.董事會(huì)決議等； （三）本公司職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料； （四）本公司關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)主管單位或者部門(mén)的批復(fù).批示，重要的報(bào)告.總結(jié).綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等； （五）本公司機(jī)

4、構(gòu)演變.人事任免等文件材料； （六）本公司房屋租賃等重要的合同協(xié)議.資產(chǎn)登記等憑證性文件材料； （七）上級(jí)主管單位或者部門(mén)制發(fā)的屬于本公司主管業(yè)務(wù)的重要文件材料； （八）同級(jí)合作公司.下級(jí)子（分）公司關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函.請(qǐng)示與本公司的復(fù)函.批復(fù)等文件材料。第八條 定期保管的文書(shū)檔案主要包括： （一）本公司職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料； （二）本公司召開(kāi)會(huì)議.舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料； （三）本公司人力資源管理工作形成的一般性文件材料； （四）本公司一般性事務(wù)管理文件材料； （五）本公司關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)主管單位或者部門(mén)的批復(fù).批示，一般性工作報(bào)告.總結(jié).統(tǒng)計(jì)報(bào)表等； （

5、六）上級(jí)主管單位或者部門(mén)制發(fā)的屬于本公司主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料； （七）上級(jí)主管單位或者部門(mén)和同級(jí)合作公司制發(fā)的，非本公司主管業(yè)務(wù).但要貫徹執(zhí)行的文件材料； （八）同級(jí)合作公司.下級(jí)子（分）公司關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函.請(qǐng)示與本公司的復(fù)函.批復(fù)等文件材料； （九）下級(jí)子（分）公司報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃.總結(jié).統(tǒng)計(jì).重要專(zhuān)題報(bào)告等文件材料。第九條 公司形成的人力資源.財(cái)務(wù).市場(chǎng).法務(wù)及其他專(zhuān)門(mén)文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按專(zhuān)門(mén)規(guī)定執(zhí)行。若兩者在期限規(guī)定上有差異的，依照最長(zhǎng)期限保存。第條 公司對(duì)應(yīng)歸檔電子文件的數(shù)據(jù).背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。公司應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙.文件

6、處理單的，應(yīng)與文件正本.定稿一并歸檔。第一條 公司聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議.聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦公司歸檔，其他公司將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。第二條 各子.分公司應(yīng)根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本公司職能和各部門(mén)工作實(shí)際；編制本公司的文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表，經(jīng)總經(jīng)辦審查同意后執(zhí)行。第三條 在編制本公司或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表時(shí)，應(yīng)全面分析和鑒別本公司或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，準(zhǔn)確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。第四條 本規(guī)定適用于集團(tuán)總部及子.分公司。第五條 本規(guī)定由集團(tuán)公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)制定.修改并發(fā)布。第六條 本規(guī)定自發(fā)布之日起生效。附件：1

7、.文書(shū)檔案保管期限表 附件1：文書(shū)檔案保管期限表 序號(hào) 文檔類(lèi)別 年限1 集團(tuán)公司董事會(huì)的文件材料1.1 請(qǐng)示.批復(fù).通知.名單.議程.報(bào)告.領(lǐng)導(dǎo)人講話（講話稿及音像資料）.選舉結(jié)果.討論通過(guò)的文件.決議.紀(jì)要.公報(bào).會(huì)議記錄等文件材料 永久1.2 會(huì)議重要發(fā)言，參會(huì)人員的重要建議和意見(jiàn).議案及答復(fù)，會(huì)議簡(jiǎn)報(bào) 永久1.3 籌備工作中形成的文件，小組會(huì)議記錄.會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)的計(jì)劃.總結(jié)等文件材料30年1.4 討論未通過(guò)的文件10年2 總裁辦公會(huì)議的文件材料2.1 公報(bào).決議.決定.記錄.紀(jì)要；議程.領(lǐng)導(dǎo)人講話.討論通過(guò)的文件，參加人員名冊(cè) 永久2.2 討論未通過(guò)的文件10年3 人力資源.財(cái)務(wù).市場(chǎng)

8、.銷(xiāo)售等專(zhuān)門(mén)會(huì)議的紀(jì)要.會(huì)議記錄 永久4 本公司召開(kāi)例行工作會(huì)議.專(zhuān)題會(huì)議的文件材料4.1 請(qǐng)示.批復(fù).通知.名單.日程.報(bào)告.講話.總結(jié).決議.決定.紀(jì)要 永久4.2 典型材料.參會(huì)發(fā)言材料.交流材料.簡(jiǎn)報(bào)30年5 公司聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議的文件材料5.1 本公司為主辦的聯(lián)合會(huì)議5.1.1 請(qǐng)示.批復(fù).通知.名單.日程.報(bào)告.總結(jié).決議.決定.紀(jì)要 永久5.2 本公司為協(xié)辦的聯(lián)合會(huì)議5.2.1 請(qǐng)示.批復(fù).通知.名單.日程.報(bào)告.講話.總結(jié).決議.決定.紀(jì)要的復(fù)制件或副本30年5.2.2 典型材料.參會(huì)者發(fā)言材料.交流材料.簡(jiǎn)報(bào)的復(fù)制件或副本10年6 本公司承辦全國(guó)性或者行業(yè)會(huì)議的文件材料6.1 請(qǐng)

9、示.批復(fù).申辦和籌辦組委會(huì)主要活動(dòng)安排.議程.名單.主報(bào)告（原文及譯文）.輔助報(bào)告（原文及譯文），上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人講話，會(huì)徽設(shè)計(jì) 永久6.2 會(huì)議參會(huì)者的發(fā)言材料.交流材料.簡(jiǎn)報(bào).新聞報(bào)道30年6.3 委員會(huì).分會(huì)會(huì)議等的討論記錄10年7 上級(jí)主管單位或者部門(mén)檢查.視察本地區(qū).本公司工作時(shí)形成的文件7.1 重要的 永久7.2 一般的30年7.3 本地區(qū).本公司工作匯報(bào)材30年8 本公司業(yè)務(wù)文件材料8.1 本公司制定的方針，政策性.法規(guī)性等業(yè)務(wù)文件，中長(zhǎng)期規(guī)劃.綱要等文件材料 永久8.2 本公司的請(qǐng)示與上級(jí)主管部門(mén)的批復(fù).批示8.2.1 重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的 永久8.2.2 一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的30年8.3 同級(jí)

10、合作公司.下級(jí)子（分）公司的來(lái)函.請(qǐng)示與本公司的復(fù)函.批復(fù)等文件材料8.3.1 重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的 永久8.3.2 一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的30年8.4 本公司代上級(jí)主管部門(mén)起草并被采用的重要法規(guī)性文件.專(zhuān)項(xiàng)業(yè)務(wù)文件的最后草稿30年8.5.1 本公司為主辦的8.5.1.1 重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的 永久8.5.1.2 一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的30年8.5.2 本公司為協(xié)辦的8.5.2.1 重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的30年8.5.2.2 一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的10年8.6 本公司編輯.編寫(xiě)的文件材料8.6.1 大事記.組織沿革等 永久8.6.2 簡(jiǎn)報(bào).情況反映.工作信息等10年8.7 與業(yè)務(wù)有關(guān)的，在HR.行政.市場(chǎng).法務(wù).財(cái)務(wù)等管理中形成的文件材

11、料8.7.1 行政類(lèi)管理工作制度.程序.規(guī)定等文件材料 永久8.7.2 專(zhuān)項(xiàng)檢查情況匯總.通報(bào)，整改通知等 永久8.7.3 行政管理工作中形成的審批.審查.核準(zhǔn)等文件材料8.7.3.1 固定資產(chǎn)投資.計(jì)劃等項(xiàng)目的審批（核準(zhǔn)）.管理.驗(yàn)收（評(píng)估）等文件材料 永久8.7.3.2 不動(dòng)產(chǎn).自然資源的所有權(quán).使用權(quán)確認(rèn)的文件材料 永久8.7.3.320年（含）以上有效或未注明有效期的許可證；執(zhí)照.資質(zhì)證.資格證等的審批.管理文件材料 永久8.7.3.420年以下有效的許可證.執(zhí)照.資質(zhì)證.資格證等的審批.管理文件材料30年8.7.4 行政管理工件中形成的備案文件材料10年8.7.5 處罰.處分.獎(jiǎng)勵(lì).

12、表?yè)P(yáng)等文件材料8.7.5.1 重要的 永久8.7.5.2 一般的30年8.8 計(jì)劃.總結(jié).統(tǒng)計(jì).調(diào)研等方面的文件材料8.8.1 年度和年度以上的計(jì)劃.總結(jié).統(tǒng)計(jì)材料 永久8.8.2 年度以下的計(jì)劃.總結(jié).統(tǒng)計(jì)材料10年8.8.3 重要活動(dòng)的總結(jié).重要專(zhuān)題的調(diào)研材料 永久8.8.4 一般活動(dòng)的總結(jié).一般問(wèn)題的調(diào)研材料10年8.9 出國(guó)訪問(wèn)考察.參加國(guó)際會(huì)議，接待來(lái)訪等外事活動(dòng)形成的文件材料8.9.1 簽訂的協(xié)議.協(xié)定.備忘錄，重要的會(huì)談?dòng)涗?紀(jì)要等 永久8.9.2 出國(guó)審批手續(xù).執(zhí)行日程.考察報(bào)告.一般性會(huì)談?dòng)涗?0年9 本公司機(jī)構(gòu)編制.人事任免等工作文件材料9.1 機(jī)構(gòu)設(shè)置.機(jī)構(gòu)撤并.名稱更改

13、.組織簡(jiǎn)則.人員編制.印信啟用和作廢等文件材料 永久9.2 人力資源等公司工作制度.規(guī)定.辦法等文件30年9.3 人事任免文件 永久9.4 績(jī)效考核先進(jìn)部門(mén).子（分）公司，優(yōu)秀員工的申報(bào)文件材料9.4.1 受?chē)?guó)家.省市等級(jí)別，或集團(tuán)表彰.獎(jiǎng)勵(lì)的 永久9.4.2 受集團(tuán)部門(mén)或子公司或子公司部門(mén)表彰.獎(jiǎng)勵(lì)的30年9.5 對(duì)本公司有關(guān)人員的處分材料9.5.1 受到誡勉談話.一級(jí)違章違紀(jì)（不含）以上處理的 永久9.5.2 受到誡勉談話.一級(jí)違章違紀(jì)處理的30年9.6 員工錄用.轉(zhuǎn)正.聘任.調(diào)資.績(jī)效定級(jí).辭退.辭職等文件材料 永久9.7 人力資源績(jī)效考核.其它考核.職級(jí)評(píng)審工作文件材料 永久9.8 員

14、工調(diào)動(dòng)工作的行政.工資（含社保等）.黨團(tuán)組織關(guān)系轉(zhuǎn)接有關(guān)資料 永久9.9 員工名冊(cè) 永久9.10 紀(jì)檢.財(cái)務(wù)檢查工作中形成的綜合性報(bào)告.調(diào)查材料9.10.1 重要的 永久9.10.2 一般的30年9.11 安全檢查.安全設(shè)備維修等記錄10年10 本公司事務(wù)管理文件材料10.1 房產(chǎn).土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料 永久10.2 與有關(guān)單位簽訂的合同.協(xié)定.協(xié)議.議定書(shū)等文件材料10.2.1 重要的 永久10.2.2 一般的10年10.3 各部門(mén)工作的計(jì)劃.方案10.3.1 重要的30年10.3.2 一般的10年10.4 公司財(cái)務(wù)預(yù)算30年10.5 公司物資（辦公設(shè)備及用品.機(jī)動(dòng)車(chē)等）采購(gòu)計(jì)劃.審批手續(xù).招標(biāo)投標(biāo).購(gòu)置等文件材料，機(jī)動(dòng)車(chē)調(diào)撥.保險(xiǎn).事故.轉(zhuǎn)讓等文件材料30年10.6 固定或者重大資產(chǎn)管理（登記.統(tǒng)計(jì).核查清算.交接等）文件材料10.6.1 重要的 永久10.6.2 一般的10年11 上級(jí)主管單位或者部門(mén)制發(fā)的文件材料11.1 上級(jí)主管單位或者部門(mén)制發(fā)的屬于本公司主管業(yè)務(wù)的文件材料11.1.1 重要的 永久11.1.2 一般的10年11.2 上級(jí)主管單位或者部門(mén)制發(fā)的非本公司主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料10年11.3 上級(jí)主管單位或者部門(mén)制發(fā)的關(guān)于本公司機(jī)構(gòu)設(shè)置.領(lǐng)導(dǎo)人任免.人員編