推薦檔案管理制度

1、白山鄉(xiāng)檔案管理制度目 錄一、檔案人員崗位責(zé)任制二、檔案保管制度三、檔案復(fù)制制度四、檔案查借閱制度五、檔案庫房管理制度六、檔案立卷歸檔制度七、“三納入”、“四參加”制度八、檔案史料編研制度九、文件材料歸檔制度十、檔案移交制度十一、會計檔案管理制度十二、聲像檔案管理制度十三、實物檔案管理制度十四、檔案保密制度十五、檔案鑒定銷毀制度十六、檔案利用制度十七、檔案統(tǒng)計制度十八、檔案鑒定銷毀制度一、檔案人員崗位責(zé)任制 1、努力學(xué)習(xí)政治理論和專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務(wù)技能和管理水平。忠于職守，遵守紀(jì)律，積極參加各級各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并經(jīng)考核取得崗位資格證書。 2、認(rèn)真貫徹執(zhí)行中華人民共和國檔案法及其實施辦法和湖

2、北省檔案工作條例，貫徹執(zhí)行黨和國家及本系統(tǒng)（行業(yè)）有關(guān)檔案工作的法規(guī)和規(guī)章，認(rèn)真履行本單位各項檔案管理規(guī)章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復(fù)制等瀆職行為的，要及時向領(lǐng)導(dǎo)報告，并根據(jù)檔案法及有關(guān)規(guī)定，追究當(dāng)事人和直接領(lǐng)導(dǎo)人的行政責(zé)任或刑事責(zé)任。 3、熟悉本單位和本系統(tǒng)業(yè)務(wù)工作，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。 4、切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭達到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。 5、同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑒定，對已到保管期限的檔案資料認(rèn)真鑒定分析，對已失去保存價值的檔案

3、提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析報告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，和有關(guān)人員一起進行認(rèn)真負(fù)責(zé)地銷毀。 6、保持庫房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認(rèn)真做好檔案“八防”工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。 7、編制科學(xué)的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔案資料，做好咨詢服務(wù)工作和檔案利用工作，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信息。 8、積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料

4、，以滿足各項業(yè)務(wù)工作的需要。 9、積極參加本單位組織的科研課題鑒定會、單位工程驗收會、初步竣工驗收會、竣工驗收會等活動，認(rèn)真接收上述活動形成的應(yīng)該歸檔的文件材料，并整理歸檔。 10、做好檔案的統(tǒng)計工作，建立統(tǒng)計臺帳，及時、準(zhǔn)確地向檔案管理部門填報機關(guān)檔案工作統(tǒng)計年報及其他調(diào)查統(tǒng)計表。11、在做好單位內(nèi)部檔案管理的同時，還要對單位內(nèi)部各科室和所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。二、檔案保管制度 1、收進、移出檔案和資料，必須認(rèn)真清點，嚴(yán)格履行交接手續(xù)。 2、保管檔案和資料，必須使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。 3、檔案資料庫房必須堅固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他防盜、

5、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽光直射、防有害氣體等“十防”設(shè)施。 4、隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風(fēng)、溫濕度調(diào)節(jié)，并適時進行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。 5、檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開，但要相對集中，便于管理。 6、庫房專管人員進出庫房，應(yīng)隨手關(guān)門上鎖，非專管人員，不得隨意進入庫房。 7、必須定期檢查、清點庫藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)檔案霉?fàn)€、褪變、破損或帳物不符時，必須及時追查、處理和修復(fù)。因失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規(guī)嚴(yán)肅處理。8、檔案管理人員工作變動時，必須將所保管的檔案和資料清點移交，否則不予辦理調(diào)離手續(xù)。三、檔案復(fù)制制度 1、要遵循保密原則，

6、凡涉及保密的檔案不得復(fù)制。 2、復(fù)制檔案中的內(nèi)容，須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)同意，由檔案管理人員進行復(fù)制。 3、破損的檔案，檔案員要及時修改和復(fù)制。 4、對利用較多的檔案，可復(fù)制數(shù)份，以利用使用，并保護原檔案，減少檔案的磨損。四、檔案查借閱制度 1、本著方便工作、滿足利用的原則，檔案資料一般不予借出，須在檔案室、閱文室內(nèi)查閱。 2、本處有關(guān)科室因工作需要須借閱檔案，原則上只能在閱文室內(nèi)查閱,確實要借出的檔案,必須經(jīng)分管處長簽批，方可辦理借閱手續(xù),借閱時間一般不超過一周。 3、外單位來查找利用檔案者，一律憑單位介紹信，經(jīng)本處領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，有關(guān)部門派人陪同，方可查閱。 4、借閱者不準(zhǔn)在檔案材料上劃杠、打圈、勾畫，

7、不準(zhǔn)涂改撕毀，不準(zhǔn)將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準(zhǔn)將檔案保密內(nèi)容外泄。 5、查閱檔案時，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。 6、借閱者歸還檔案時，應(yīng)填寫利用效果信息反饋，認(rèn)真履行交接簽字手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)有撕毀、涂改和損壞現(xiàn)象，按照檔案法規(guī)有關(guān)條款及追究責(zé)任。五、檔案庫房管理制度 為了加強檔案庫房管理，做好檔案的保管和保護工作，確保檔案的完整與安全，特制定本制度。 1、保持庫房內(nèi)清潔衛(wèi)生，整齊美觀，堅持不定期查庫，并認(rèn)真做好記載。 2、注意庫房安全。庫內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品及雜物。進出庫房隨時關(guān)門上鎖，不允許非庫房管理人員進入庫內(nèi)。 3、定時測量記錄庫內(nèi)溫度。要求庫內(nèi)溫度控制在14-2

8、4，相對濕度控制在45-60%范圍內(nèi)，并注意做好空調(diào)機和去濕機的定時開關(guān)工作。 4、搞好庫內(nèi)防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲、防鼠、防有害氣體等“十防”工作。 5、遇有特殊情況，及時向分管領(lǐng)導(dǎo)和職能部門報告，保護現(xiàn)場不受破壞。六、檔案立卷歸檔制度 1、歸檔范圍 凡是本單位在各項活動中直接形成的具有查考利用價值的各種門類、各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、照片、實物以及上級印發(fā)需要本單位長期執(zhí)行和落實的各項規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。 2、歸檔時間 （1）各項管理工作形成的文件材料，各科室應(yīng)在工作完成后及時向綜合檔案室移交。 （2）項目在立項之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時間移

9、交給綜合檔案室。 （3）財務(wù)會計檔案，由財務(wù)科按照歸檔要求整理裝訂成冊，保管一年后移交給綜合檔案室。 3、歸檔要求 （1）歸檔的文件材料一般一式一份，本單位發(fā)文、基建項目檔案一式貳份，堤防建設(shè)項目檔案按上級要求制定份數(shù)。 （2）自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水書寫，禁止圓珠筆、復(fù)寫紙書寫，粘貼裝訂要符合檔案技術(shù)保護要求。 （3）歸檔的文件材料必須整齊、清潔、字跡清楚，便于利用。 （4）歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規(guī)律。 （5）歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的反映各職能部門在各項活動中真實內(nèi)容的歷史過程。 4、歸檔手續(xù) 移交檔案時要認(rèn)真履行交接手續(xù)，填寫檔案移交登記表，

10、一式兩份，經(jīng)清點無誤，雙方簽字后，各自保管一份，以備查找、負(fù)責(zé)。七、“三納入”、“四參加”制度 1、將檔案工作納入到工作計劃，領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程、崗位責(zé)任制中。 2、有關(guān)會議要有檔案部門或?qū)＃妫┞殭n案人員參加。 3、工程項目建設(shè)、科研、設(shè)備安裝、調(diào)試等業(yè)務(wù)活動要有專（兼）職檔案人員參加。 4、科技項目的鑒定，有檔案專職人員參加。 5、基建、設(shè)備、科研成果驗收活動有檔案專職人員參加。 檔案人員參加以上活動中帶回的圖片資料，必須及時登記和整理，分類立卷歸檔，不得作為私有，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，從嚴(yán)處罰。八、檔案史料編研制度 1、綜合檔案室是堤防處檔案史料的收集、管理、開發(fā)、利用的職能部門，編研工作是檔案室的一

11、項重要工作職責(zé)。檔案人員應(yīng)根據(jù)管理過程中形成的檔案史料，堅持做到經(jīng)常不斷的搞好編研和開發(fā)，以滿足各方面利用檔案史料的需要。 2、根據(jù)各項業(yè)務(wù)工作需要，檔案室按規(guī)定搞好檔案全宗介紹、組織機構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計、專題文件匯編等必須編寫的檔案史料。 3、深層次的編研工作，可根據(jù)特點，由檔案部門或組織專門寫作班子集中進行編寫。 4、編研的檔案史料，只限內(nèi)部使用，不得對外借閱和向社會公布。如確因工作需要，外借或向社會公布檔案資料時，必須經(jīng)處分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理手續(xù)。九、文件材料歸檔制度 1、本單位形成的各種專業(yè)內(nèi)容、各種載體（紙張、膠卷、磁帶）、各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像

12、即照片、錄像、錄音等）各類檔案均須及時送本機關(guān)綜合檔案室歸檔。（1）文書檔案，應(yīng)于檔案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢。（2）會計檔案，應(yīng)于形成年度為單位，于決算批準(zhǔn)后，繼續(xù)在財會部門保存一年期滿時，向綜合檔案室移交。（3）科技檔案，應(yīng)分別在一個科研課題、一個試制產(chǎn)品、一項工程或其他技術(shù)項目完成或告一段落后及時歸檔。 （4）其他各種專業(yè)檔案，均必須按其形成規(guī)律，遵守上級檔案部門或?qū)I(yè)部門的規(guī)定及時歸檔。 2、凡屬本處職能工作所應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行及憑借指導(dǎo)本機關(guān)職能工作的，凡記述本處實際工作或生產(chǎn)技術(shù)活動歷史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）電報、圖紙（含底圖）圖表、報表簿冊（即各種登記簿

13、、帳簿、名冊）和錄音、錄像、照片等均須向綜合檔案室歸檔。 3、歸檔工作，務(wù)須保證歸檔文件材料的種類、稿本、份數(shù)以及每件文件的頁數(shù)均須齊全完整。 4、凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史聯(lián)”的同時按文件的保存價值（即永久、長期、短期）組成保管單位（案卷）編目歸檔。 5、歸檔文件材料中的文件與電報應(yīng)逐一分類立卷。正件與附件、印件與定稿、請示與批示、轉(zhuǎn)發(fā)文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開立卷。 6、按年度歸檔的檔案（如文書、會議檔案等），跨年度的請示與批復(fù)一并歸入復(fù)文件，沒有復(fù)文的請示歸入請示年；跨年度的規(guī)劃歸入針對的第一年；跨年度的會議文件歸入會議開幕年；非訴訟案材料，歸入結(jié)案

14、年。 7、卷內(nèi)文件必須排列有序。一般按責(zé)任者問題時間排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后；非訴論案件卷，結(jié)論、決定、判決性的文件材料在前依據(jù)材料在后。 8、卷內(nèi)文件，應(yīng)安排列順序逐件逐頁編所在頁號或件號。即：裝訂的卷，在有文字的每頁文件的下面右上角，背面左上角編全卷文件統(tǒng)一的順序頁號；不裝訂的卷，應(yīng)在每份文件首頁右上角加蓋檔號章，在章內(nèi)填上順序件號；圖表和聲像材料，應(yīng)在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。 9、凡歸檔案卷,不論永久、長期和短期保存價值，均須按規(guī)定格式逐卷填寫內(nèi)文件目錄和備考表。 （1）填寫目錄時，不得隨便改變和簡化文件題名（即標(biāo)

15、題）； （2）對沒有題名或題名（如通知）不能反映文件實質(zhì)內(nèi)容的文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容予以擬制；（3）對沒有責(zé)任者（即作者），年、月、日的文件，要考證清楚，補齊后填入有關(guān)項內(nèi)；（4）會議記錄、應(yīng)填寫每次會議的時間和主要內(nèi)容；（5）填寫卷內(nèi)文件目錄的字跡要工整； （6）填寫卷內(nèi)文件的情況說明，應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。無需說明的卷，亦應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和立卷的時間填上； （7）卷內(nèi)文件目錄置于卷首，備考表置于卷尾。 10、聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出所攝聲像的人、物名稱、身份（或職務(wù)）及其活動時間、地點、中心內(nèi)容和攝錄者。 11、凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針等金屬物；如有破損者，應(yīng)按裱糊

16、技術(shù)要求托裱；如有字跡擴散褪變者，應(yīng)復(fù)制，復(fù)制件與原件一并歸檔。 12、凡歸檔的文件、材料，均須裝訂。凡裝訂的案卷，須按卷內(nèi)文件目錄在其首、備考表在其尾，卷內(nèi)文件依預(yù)先后排列的順序理齊，做到右、下側(cè)齊整；采直徑1-1.5毫米粗細(xì)的紗繩和用“三孔一線”裝訂法裝訂；凡不裝訂的案卷，應(yīng)用細(xì)線和縫紉機裝卷內(nèi)文件逐件裝訂。 13、歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷目錄等，必須符合檔案部門規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并按規(guī)定格式和要求填寫清楚。 14、歸檔案卷的標(biāo)題要簡明、確切地反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，一般應(yīng)由卷內(nèi)文件的負(fù)責(zé)者（即作者）、內(nèi)容和名稱等部門組成，對責(zé)任者簡稱的使用，要通俗易懂，保持一致。十

17、、檔案移交制度 1、國家規(guī)定應(yīng)向當(dāng)?shù)貦n案館移交的永久和長期保管檔案，本處必須按規(guī)定時間辦理移交手續(xù)，并妥善保管交接憑證，還應(yīng)在檢索工具上注明。 2、檔案工作人員調(diào)離工作后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。 3、對檔案收進、移出、利用銷毀的情況要認(rèn)真登記，為統(tǒng)計和移交工作作好準(zhǔn)備。 4、移交登記要本著實事求是的原則，既要有綜合性的報表，又要有詳細(xì)的明細(xì)表，要做到帳物相符、賬表相符。十一、會計檔案管理制度 為加強會計檔案的管理與利用，根據(jù)財政部、國家檔案局頒布的會計檔案管理辦法，結(jié)合本單位實際，制定本制度。 1、每年形成的會計檔案，包括會計憑證、會計帳薄、會計報表等會計核算專業(yè)材料，均應(yīng)

18、由財務(wù)科按歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊。在會計年度終了后，暫由財務(wù)科保管一年，期滿后，編造清冊全部移交到綜合檔案室保管。 2、檔案室接收保管的會計檔案，原則上應(yīng)保持原卷、冊的封裝，個別需要拆裝、整理的，應(yīng)會同財務(wù)科經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清職責(zé)。 3、嚴(yán)格執(zhí)行安全保管制度，謹(jǐn)防損毀，不得失密和泄密。 4、調(diào)閱會計檔案，須由財務(wù)科長陪同借閱。 5、對保管期已滿的會計檔案，由綜合檔案室提出銷毀意見，經(jīng)處檔案鑒定銷毀小組鑒定，編造會計檔案銷毀清冊后，方可銷毀，監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字蓋章。十二、聲像檔案管理制度 為了加強聲像（照片、錄相帶）檔案管理，更好地開發(fā)和利用聲像檔案信息資料，特制定本制度

19、。 1、對聲像檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、系統(tǒng)、安全，以備管理使用。 2、聲像檔案的收集工作、整理程序和保管條件必須嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理。 3、聲像檔案管理員應(yīng)隨時收集、征集零散的具有保存價值的照片、錄相帶。 4、借閱聲像檔案，必須按有關(guān)規(guī)定辦理借閱審批手續(xù)，歸還時按規(guī)定進行質(zhì)量檢查、驗收。 5、對收藏的聲像檔案要根據(jù)具體情況定期檢查。 6、嚴(yán)格做好聲像檔案的保密工作。十三、實物檔案管理制度 為了加強對實物檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用實物檔案，按照中華人民共和國檔案法，特制定本制度。 1、對實物檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，以備開發(fā)和利用。 2、

20、實物檔案范圍包括：錦旗、匾牌、字畫、印章、榮譽證書、獎杯。 3、實物檔案的歸檔，要求保證實物的完整、整潔、干凈，注意防火、防潮、防塵。 4、實物檔案的歸檔時間要求處屬各科室應(yīng)及時將實物檔案移交檔案室歸檔。 5、實物檔案的借出，必須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按規(guī)定辦理借出手續(xù)，如果展出，要對展出實物檔案定期進行檢查。 6、實物檔案如有破損，必須進行認(rèn)真修復(fù)和技術(shù)加工，以延長實物檔案壽命。 7、建立實物檔案登記和統(tǒng)計制度，每年檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。十四、檔案保密制度 1、檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī)，遵守保密紀(jì)律，明確保密職責(zé)，維護檔案的安全的完整。 2、保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和

21、解密，必須按照國家有關(guān)制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，要妥善保管，絕密檔案要單獨保管。 3、檔案庫房設(shè)施應(yīng)符合“八防”的要求，要安裝鐵門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節(jié)日應(yīng)提前對庫房的安全保密設(shè)施進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。 4、不該說的國家秘密不說，不該知道的國家秘密不問，不該看的國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。 5、不準(zhǔn)私自或在無保密保障的情況下復(fù)制、使用、存放、銷毀于國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準(zhǔn)將屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。 6、不準(zhǔn)借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，應(yīng)履行審批手續(xù)，并限于保密室或檔案室內(nèi)閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文

22、件的內(nèi)容。 7、不準(zhǔn)攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料的物品外出開會、參觀、學(xué)習(xí)、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經(jīng)保密部門審查批準(zhǔn)，同時指定專人保管。 8、不準(zhǔn)向家屬、子女、親友及其他不應(yīng)知悉者談?wù)搰颐孛堋?9、定期進行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告。 10、不準(zhǔn)隱瞞泄密事件，對于造成失密、泄密的人員或事件要及時報告，并視其情節(jié)依法追究責(zé)任。十五、檔案鑒定銷毀制度 1、成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，成員由檔案人員及有關(guān)部門的人員組成。 2、鑒定小組以專業(yè)主管部門確定的檔案價值鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩，以檔案的保管期限為依據(jù)，及時組織對到期檔案

23、進行鑒定。 3、鑒定工作結(jié)束后，要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由鑒定小組負(fù)責(zé)人簽名并注明日期，對無保存價值需要銷毀的檔案及文件材料，要造出清冊，提出銷毀報告，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并報送有關(guān)檔案部門備案，然后方可銷毀。 4、對已超過保管期限的檔案或文件材料，重新鑒定后，確有保管利用價值需要延長保管期限的，應(yīng)重新規(guī)定保管期限，其保管期限從第一次鑒定的年限算起。 5、經(jīng)過鑒定，對延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量達到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，檔案部門要及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，責(zé)成有關(guān)科室或責(zé)任人負(fù)責(zé)修改、補充。 6、銷毀檔案時，監(jiān)銷人員不

24、得少于2人，應(yīng)由檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)部門派員在指定地點共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀以前，應(yīng)認(rèn)真進行清點核實，銷毀后要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將銷毀情況報告領(lǐng)導(dǎo)。 7、銷毀檔案時，必須注意保密，監(jiān)銷人員在檔案尚未安全毀掉時不得離開現(xiàn)場。 8、情況特殊的專門檔案另有銷毀規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。十六、檔案利用制度 1、本單位檔案僅限于本單位及本系統(tǒng)工作人員利用。凡查借閱檔案，必須履行登記手續(xù)，填寫查借閱登記表和利用效果登記表，并將利用結(jié)果及時向檔案室反饋，任何人不得例外。 2、外單位來查閱檔案資料的人員，必須持有單位介紹信，檢驗查閱人員的身份和問清查閱的目的、范圍，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。 3、查閱檔案人員

25、應(yīng)在閱文室、保密室內(nèi)查詢，并保持安靜、衛(wèi)生，不得在室內(nèi)吸煙、喝水，以防損壞檔案。 4、查閱秘密文件必須履行審批手續(xù)，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。 5、借閱檔案時間一般不超過3天，延長時間需辦理續(xù)借手續(xù)，最多不得超過7天，借用份數(shù)每人每次不得超過3份。 6、借閱者應(yīng)維護檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫亂畫，不得轉(zhuǎn)借和影印、復(fù)制、拆換、涂改及污損，違者必究。 7、借閱檔案歸還時，檔案管理人員要認(rèn)真清點，仔細(xì)檢查，并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長期離崗必須在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利保管和利用。 8、凡遇節(jié)假日特殊情況，檔案室有權(quán)隨時收回借出的檔案、材料，以利安全保密等工作。 9、凡在借閱檔案過程中，造成案卷散失，污損或不歸還者，應(yīng)按檔案法及有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。 10、復(fù)制、抄錄檔案資料，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，抄錄復(fù)制的檔案由檔案員核對無誤，加蓋公章，方可有效。 11、檔案人員應(yīng)根據(jù)本單位工作的特點按照室藏檔案的內(nèi)容、種類和結(jié)構(gòu)，編制科學(xué)的檢索工具和有參考價值的檔案資料，以提高檔案的查全率。十七、檔案統(tǒng)計制度 1、檔案統(tǒng)計要符合中華人民共和國統(tǒng)計法及其他有關(guān)