工程建筑工程合同管理

1、建筑工程合同管理關(guān)鍵詞：建筑 合同 要求 實(shí)施要點(diǎn)建筑建筑合同是對建筑工程進(jìn)行整個(gè)工程進(jìn)行全面監(jiān)督的法律 性文件，通過對合同的檔案管理，可以保存與合同有關(guān)的相關(guān)證據(jù) 材料，一旦發(fā)生糾紛，可以及時(shí)運(yùn)用檔案記載的內(nèi)容，依法維護(hù)單 位的權(quán)益。合同檔案的有序管理還會(huì)為施工單位進(jìn)行后期的竣工驗(yàn) 收和工程費(fèi)用結(jié)算支付帶來極大便利。目前按照建筑建筑合同管理 “各負(fù)其責(zé)” 的模式要求，由兩方以上形成的資料， 都按照按照“人 執(zhí)一份”的原則，由各方對自己簽署內(nèi)容的真實(shí)性、完整性、有效 性負(fù)責(zé)。這種合同模式在文本上明確了權(quán)利和義務(wù)的分工，也使在 責(zé)任明晰的情況下，對工程的施工更加容易進(jìn)行管理。但是，在建 筑建筑合

2、同的管理過程中，因?yàn)榻ㄖㄖ贤№?xiàng)包含的數(shù)量多、 種類雜、細(xì)節(jié)繁瑣，操作人員還要對以下幾個(gè)方面進(jìn)行關(guān)注：一、建筑工程合同管理的原則 合同檔案管理是合同管理制度的組成部分，也是單位為維護(hù)自身 的合法權(quán)益而進(jìn)行的必要工作。通過對合同的檔案管理，一方面可 以保存與合同有關(guān)的相關(guān)證據(jù)材料；另一方面一旦雙方合同發(fā)生糾 紛，可以及時(shí)運(yùn)用檔案記載的內(nèi)容，依法維護(hù)單位的權(quán)益。其主要 內(nèi)容包括檔案的期限、檔案的管理部門、合同檔案的歸檔與借閱、 檔案利用、檔案管理責(zé)任等。對于合同檔案的管理要遵循以下原則：1、為合同檔案管理營造網(wǎng)絡(luò)管理體系，由公司合同管理組集中 統(tǒng)一管理，以確保檔案完整、完全和有效利用。在現(xiàn)實(shí)中

3、，經(jīng)常出 現(xiàn)合同缺乏統(tǒng)一的管理模式。從合同管理機(jī)構(gòu)上看，有的單位成立 了專門的合同室，工程合同管理較好。有的單位則不然，工程合同 由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書合同員兼管，形成的合同分類五花八 門。2、為實(shí)現(xiàn)合同保管的有效性和秩序性，合同管理員應(yīng)該負(fù)責(zé)統(tǒng) 籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo) 各業(yè)務(wù)分公司、各部門的合同管理工作。3、各業(yè)務(wù)分公司、各部門應(yīng)分別建立建全合同文檔的形成、整 理、歸檔工作體系，并確定一名負(fù)責(zé)合同文檔管理。避免出現(xiàn)專業(yè) 素質(zhì)較差，既缺乏合同管理業(yè)務(wù)知識，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，難 以適應(yīng)工作需要層單位的合同管理人員來進(jìn)行合同的保管的行為。二、建筑工程合同

4、有效管理的注意事項(xiàng)（一）探索新型管理模式，保持同一項(xiàng)目合同之間的有機(jī)聯(lián)系。 首先，可以嘗試集中統(tǒng)一、區(qū)別管理的模式，對母公司合同管理系 統(tǒng)而言，要集中管理權(quán)屬公司本部以及子公司的檔案，各子公司將 合同定期向母公司移交；同時(shí)對子公司或其他相關(guān)單位的有關(guān)合同 實(shí)行目錄管控，建立合同之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。 另外，建立責(zé)任傳導(dǎo)機(jī)制，解決合同管理分散問題。由于合同的產(chǎn) 生過程不在檔案管理部門，所以要確保各個(gè)項(xiàng)目上的合同文件能夠 完整的收集起來，并將其立卷、裝訂、移交的責(zé)任進(jìn)行分解，明確 地傳導(dǎo)給項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)和合同管理部門，通過責(zé)任分解和獎(jiǎng)懲制 度，確保這部分合同檔案的齊全完整。（二）建立健

5、全合同打理制度是做好建筑工程合同檔案管理的基 礎(chǔ)。為了加強(qiáng)對工程建設(shè)各階段合同資料的有序管理，保證歸檔合 同和資料的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項(xiàng)目從工程立項(xiàng)開始， 就應(yīng)按照國家合同管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實(shí)際情況，制定相應(yīng) 的合同管理制度、措施。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招 投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及合同人 員在工程合同形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范合同資料的收 集、整理，以保證工程自立項(xiàng)開始與合同跟蹤管理同步。（三）加強(qiáng)對工程合同管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力 度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑合同管理 工作的特點(diǎn)也有了新的變化，從

6、而提高合同干部隊(duì)伍的管理水平也 更加重要。合同管理人員的業(yè)務(wù)索質(zhì)包括服務(wù)意識、服務(wù)質(zhì)量、服 務(wù)水平。合同管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識，認(rèn)清合同工作的意義和重 要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和 設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法，更好地服務(wù)于建筑工程合同管理工作。 合同管理人員要更新觀念，提高認(rèn)識，變被動(dòng)為主動(dòng)，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)和 掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活 運(yùn)用；要有較強(qiáng)的責(zé)任心，嚴(yán)把合同管理質(zhì)量關(guān)。（四）建立健全規(guī)章制度，完善依法治檔體系。建筑施工企業(yè)大 都呈現(xiàn)出投資主體、企業(yè)性質(zhì)、組織結(jié)構(gòu)和市場結(jié)構(gòu)的多元化特征, 加上固有的分散、流動(dòng)特點(diǎn)，再靠傳統(tǒng)的行政命

7、令手段去推動(dòng)合同 管理工作顯然不行。為此，一方面應(yīng)繼續(xù)加強(qiáng)檔案法和適用規(guī) 章制度的宣傳，讓依法治檔是維護(hù)國家利益、企業(yè)利益和職工權(quán)益 的認(rèn)識深入到合同管理人員心中；另一方面，要抓緊清理健全相關(guān) 的制度，建立與多元化特征相匹配的制度體系，制定現(xiàn)在缺失的制 度，修訂或廢除不相宜的制度，建立起符合實(shí)際、相互聯(lián)系、共同 遵守的合同檔案管理規(guī)范。（五）充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程合同 信息資源，做好合同信息統(tǒng)計(jì)工作。大力推行對縮微合同、磁介質(zhì) 合同、電子文件合同在工程合同中運(yùn)用。當(dāng)前，多媒體電子文件合 同管理已趨于成熟，近幾年在工程合同管理中采用 autocad 光盤 技術(shù)。我們可以借

8、鑒先進(jìn)管理方法，采用先進(jìn)技術(shù)，避免走彎路。 由于目前光盤的刻錄技術(shù)已相當(dāng)普遍，國家又制定 cad 電子文件 光盤存儲、歸檔與合同管理要求 ，使得工程建設(shè)合同管理中利用 光盤塔或光盤庫載體進(jìn)行合同管理成為可能，成為項(xiàng)目合同管理的 一個(gè)發(fā)展方向。近幾年，各個(gè)建設(shè)公司也開始對照片合同、錄像合 同、紙質(zhì)合同制成多媒體和進(jìn)行光盤刻錄，對合同管理網(wǎng)絡(luò)化、信 息化作了有益探索。各部門還應(yīng)有效利用計(jì)算機(jī)資源，建立本部門 的合同檢索系統(tǒng)。提高各部門（公司）的合同管理水平，提高各部 門合同管理工作的協(xié)調(diào)工作能力， 方便各部門 （單位）對合同利用， 藉以提高工作效率。按照合同的性質(zhì)和類型，收集整理的部門的合 同資料

9、，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進(jìn)行分 類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄 的來源、性質(zhì)不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（六）及時(shí)做好合同的傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳 遞和變更，容易使合同的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及 時(shí)的對合同的增減變動(dòng)及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記 錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等） ，才可能有 效地了解合同的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保合同的 完整性和有效性，確保各部門獲取及時(shí)，有效合同信息。三、結(jié)束語建筑建筑合同的管理是一項(xiàng)全面的、長期的、耐心細(xì)致的工作。 要求管理人員在工作中程序上慎重、細(xì)節(jié)上穩(wěn)重，能夠熟悉各個(gè)合 同的撰寫規(guī)范和要點(diǎn)，同時(shí)對工程各個(gè)環(huán)節(jié)還要有相當(dāng)高的認(rèn)識和 理解才能做好。隨著電子合同管理等輔助工具的使用、合同管理人 員自身素質(zhì)的不斷提升和合同管理理論的進(jìn)一步發(fā)展，相信建筑工 程合同管理的工作強(qiáng)度會(huì)逐漸下降，合同管理工作的開展也會(huì)更加 簡便、高效。參考